Corso di rendicontazione FP7- 7°settimo programma quadro ed.2009

Settimo Programma QuadroSettimo Programma QuadroSettimo Programma Quadro Settimo Programma Quadro della Comunità Europeadella Comunità Europeapp

GLI STANDARD diGLI STANDARD di RRendicontazioneendicontazioneGLI STANDARD diGLI STANDARD di RRendicontazioneendicontazioneGLI STANDARD di GLI STANDARD di RRendicontazioneendicontazioneGLI STANDARD di GLI STANDARD di RRendicontazioneendicontazione

dott. Domenico Dalia - Manager

Cos’è il 7PQCos’è il 7PQCos è il 7PQCos è il 7PQIl Programma Quadro (PQ) di Ricerca e Sviluppo Tecnologico (RST) èIl Programma Quadro (PQ) di Ricerca e Sviluppo Tecnologico (RST) è

lo strumento principale di finanziamento alla ricerca europeaattraverso il quale la Commissione Europea si propone diraggiungere diversi obiettivi, come rafforzare le basi scientifiche e

àgg g ,

tecnologiche dell'industria, favorire la competitività internazionalee promuovere le azioni di ricerca nell’ Unione Europea, così comesancito dal TITOLO XVIII, Ricerca e sviluppo tecnologico, Articolo163 del Trattato europeo – “VERSIONI CONSOLIDATE DEL163 del Trattato europeo – VERSIONI CONSOLIDATE DELTRATTATO SULL'UNIONE EUROPEA E DEL TRATTATO CHEISTITUISCE LA COMUNITÀ EUROPEA (2002) (2002/C 325/01)”.

DURATADURATA I precedenti Programmi Quadro hanno avuto una durata

quinquennale (1 anno di avvio più 4 anni di effettiva operatività). La durata dell’attuale VII PQ sarà settennale (2007-2013).La durata dell attuale VII PQ sarà settennale (2007 2013).


LE AREE TEMATICHE


Budget in miliardi di Euro Budget in miliardi di Euro Budget in miliardi di Euro Budget in miliardi di Euro del 7 Programma Quadrodel 7 Programma Quadrodel 7 Programma Quadrodel 7 Programma Quadro


Terminologia: I principali cambiamentiTerminologia: I principali cambiamenti

Grant Agreement Contratto (Contract)

Proponenti (Proposer)

Grant Agreement

Richiedenti (Applicant) Proponenti (Proposer)

Strumenti (Instruments) Meccanismi di Finanziamento

(Funding schemes)

Linee Guida finanziarie (Financial Guidelines)

Guida sulle questioni finanziarie (Guide to Financial Issues)( )

INCO ICPC

Certificati di Audit (Audit Certificate)

Certificati dello stato finanziario (Certificate on Financial Statement)


Il t t di di t iIl t t di di t iIl nuovo status di rendicontazioneIl nuovo status di rendicontazione

Nel 6PQ i costi erano:Nel 6PQ i costi erano:FC: Tutti i costi diretti e indiretti eleggibili; con calcolo analitico di tutti igg ;costi indiretti.

FCF: Costi diretti eleggibili e una percentuale forfetaria per i costiindiretti (pari al 20% dei costi diretti eleggibili tranne i subcontratti);indiretti (pari al 20% dei costi diretti eleggibili tranne i subcontratti);con calcolo forfetario dei costi indiretti

AC: Costi diretti addizionali eleggibili e una percentualeforfetaria per i costi indiretti ( 20% dei costi diretti addizionaliforfetaria per i costi indiretti ( 20% dei costi diretti addizionalieleggibili tranne i subcontratti); con calcolo forfetario dei costiindiretti


Le novità del 7PQLe novità del 7PQLe novità del 7PQLe novità del 7PQ

Passaggio da Additional Cost a FULL Cost: Passaggio da Additional Cost a FULL Cost:

-- si tende ad si tende ad un sistema di Full Cost, con una t bilità di ti liticontabilità di tipo analitico

Nuovi criteri per la determinazione delle spese generaliNuovi criteri per la determinazione delle spese generali Nuovi criteri per la determinazione delle spese generaliNuovi criteri per la determinazione delle spese generali

..


I nuovi costiI nuovi costiI nuovi costiI nuovi costi

L’Additional CostL’Additional Cost

Generalmente il contributo sarà “C t R i b t”“Cost Reimbursement”.

I partner di paesi INCO potranno optareI partner di paesi INCO potranno optare per una forma di contributo forfettaria: la commissione stabilirà le “lump sums”commissione stabilirà le lump sums .


Tipologie di sovvenzione della U ETipologie di sovvenzione della U ETipologie di sovvenzione della U.E.Tipologie di sovvenzione della U.E.

• Cost reimbursement: rimborso dei costi eligibili di i iti d ll t t d l tt ( i t )diminuiti delle entrate del progetto (receipts);

• Flat rates - % di finanziamento forfettaria; Flat rates % di finanziamento forfettaria;

• Lump sums – importo forfettario.


Il nuovo quadro dei contributi U.E.

Il rimborso dei costi eligibili avviene gapplicando le % di rimborso per attività e per beneficiario ai costi ammissibili delper beneficiario ai costi ammissibili del progetto.


Il nuovo quadro dei contributi U.E.

Tassi massimi diTassi massimi di rimborso dei costi

RTD Dimostrazione Training Management Other

NOE

Large collaborative projects (IP)

50% grandi imprese e 75% altri

50% 100% 100% 100%

S ll ll b ti 50% diSmall collaborativeprojects (STREPS)

50% grandi imprese e 75% altri

50% 100% 100%

Specific research 50% grandi pprojects for SMEs

gimprese e 75% altri

100% 100% 100%

CSA 100% 100%(costi indiretti

100%(costi indirettiCSA solo per CA (costi indiretti

flat rate 7%)(costi indirettiflat rate 7%)


…Il nuovo quadro dei contributi U.E.

Attività di Ricerca: 50% dei costi ammissibili , fatta eccezione per:per:

- PMI: 75%- Organismi pubblici senza scopo di lucro: 75%- Istituti di istruzione secondaria e superiore: 75%- Istituti di istruzione secondaria e superiore: 75%- Organismi di ricerca (no-profit): 75%

Attività di Dimostrazione: 50%Atti ità di M t 100% A i i di i di “F ti ” Attività di Management: 100% Azioni di ricerca di “Frontiera”: 100%

Azioni di coordinamento e sostegno: 100%A i i l f i l il d ll i d i i t i Azioni per la formazione e lo sviluppo della carriera dei ricercatori: 100%


I C ti A i ibili

P i ibili i ti d

I Costi Ammissibili

Per essere ammissibili i costi devono essere: sostenuti dal beneficiario;

essere costi reali;

sostenuti nel corso della durata dell’azione, ad eccezionedi quelli sostenuti per l’elaborazione delle relazioni finalidi quelli sostenuti per l elaborazione delle relazioni finali(se previsto);

determinati conformemente ai principi e alle pratichecontabili e di gestione abituali del beneficiario;


I C ti A i ibili......I Costi Ammissibili

rispetto dei principi di economia, efficienza, ed efficacia;

devono essere al netto dei costi non ammissibili, in particolare tasseindirette identificabili (ivi compresa l’Iva), diritti, interessi debitori,

t ti ibili dit d i f t iaccantonamenti per possibili perdite od oneri futuri, ecc..;

Indicati nel budget di previsione; Indicati nel budget di previsione;


I costi non ammissibiliI costi non ammissibili

tasse indirette identificabili (ivi compresa l’Iva); interessi debitori; interessi debitori; accantonamenti per possibili perdite od oneri

futuri;futuri; costi dichiarati, sostenuti in altro progetto

comunitario;comunitario; spese eccessive.


I costi ammissibili:I costi ammissibili: costi diretti e indiretti

Personale Attrezzatura

S b t tti Sub-contratti Viaggi e missionigg Materiale di consumo

O h Other costs


I ti di tti il lI costi diretti: il personale

Solo ed unicamente le ore impegnate neltt (ti h t )progetto (timesheets);

Il personale deve essere contrattualizzatod l ti d l d l b fi i isecondo la normativa del paese del beneficiario;

il lavoro deve essere svolto sotto la direzione ei i d l b fi i isupervisione del beneficiario;

Il costo va individuato sulla base di tutti gli onerit ti d l b fi i i l t ib isopportati dal beneficiario per la retribuzione

ordinaria del personale;


I ti di tti il l…I costi diretti: il personale

Devono essere permanent employees (con un contrattodi lavoro permanente) o temporary employees (con undi lavoro permanente) o temporary employees (con uncontratto di lavoro temporaneo);

Il tempo dedicato al progetto va individuato e registratoIl tempo dedicato al progetto va individuato e registratonei timesheets, facendo attenzione a non superare iltempo pianificato.U tt i t i d ll d di t l tt Una corretta registrazione delle ore dedicate al progettoè indispensabile dato che, la sola redazione del contrattonon è sufficiente;non è sufficiente;

La registrazione delle ore va fatta indicando il tipo diattività a cui esse si riferiscono.


I ti di tti l tt t

Il 7 PQ (cosi come i precedenti) consente di imputare al

I costi diretti: le attrezzature

Il 7 PQ (cosi come i precedenti) consente di imputare al contratto i costi sostenuti per l’acquisto di attrezzatura durevole necessaria allo svolgimento del progetto. La f l di if i t èformula di riferimento è:

(A/B) x C x D - dove:- “A” è il periodo di utilizzo per lo svolgimentoA è il periodo di utilizzo per lo svolgimentodell’attività di ricerca, espresso in mesi (l’inizio di taleperiodo è determinato dalla consegna del bene);

“B” è il “periodo di ammortamento” e cioè il periodo- “B” è il “periodo di ammortamento”, e cioè il periodoconvenzionale di deprezzamento dell’attrezzatura.- “C” è il costo storico;;- “D” è la percentuale di utilizzo delle apparecchiaturestesse per lo specifico progetto di ricerca.


I ti di tti i b t ttiI costi diretti: i subcontratti

Il subcontraente è una terza parte che entra int l’ t b fi i i lrapporto con l’ente beneficiario per svolgere una

parte del progetto, per essere validi devono:- debitamente eseere giustificati nel progetto;- coprano l’esecuzione di una parte limitata del

ttprogetto;- le attività siano elencate nel progetto e che siafatta anche una stima dei costi.fatta anche una stima dei costi.


I ti di tti i i i i iI costi diretti: viaggi e missioni

T tte le spese di iaggi e soggio ni Tutte le spese di viaggi e soggiornicollegate alle attività del progetto;

Se le regole interne al beneficiario Se le regole interne al beneficiarioprevedono la diaria, allora è possibileinserirla tra i costi;

È prevista l’autorizzazione dellaCommissione per viaggi al di fuori deipaesi membri del progetto tranne in casipaesi membri del progetto, tranne in casiin cui tali viaggi siano stati previstinell’allegato tecnico al progetto.nell allegato tecnico al progetto.


I costi diretti: il materiale di consumo

Tutti i costi sostenuti per acquistare Tutti i costi sostenuti per acquistaremateriale di consumo collegato alleattività del progetto, ivi compreso ilattività del progetto, ivi compreso ilsoftware.


I ti di tti th tI costi diretti: other costs

Dissemination ad esempio la presentazione del progetto Dissemination, ad esempio la presentazione del progettoad un convegno o ad una conferenza;

Intellectual property, i diritti e/o pagamenti di royalties a Intellectual property, i diritti e/o pagamenti di royalties aterzi parti;

Studi dell’impatto economico- sociale; La creazione di spin-off;

Attenzione tali costi vanno discussi in sede di negoziazione.


I costi ammissibili:I costi ammissibili: costi indiretti

I costi indiretti (o Overheads) si riferisconoa quelli che non sono direttamente imputabili al progettoa quelli che non sono direttamente imputabili al progettoma sono sostenuti in relazione diretta col progetto:- Spese Generali, o meglio tutti quei costi strutturali eSpese Generali, o meglio tutti quei costi strutturali edi supporto di natura logistica e amministrativa legati allagestione del progetto da parte del beneficiario.


…….I costi ammissibili:…….I costi ammissibili: costi indiretti

Sono costi indiretti ad esempio:di ffitt t t i bili- spese di affitto e ammortamento immobili;

- acqua, gas, elettricità, ecc..;costi di comunicazione e di connessione;- costi di comunicazione e di connessione;

- spese postali, telefoniche, ecc..;- tutti i costi di servi trasversali che sono riconducibili atutti i costi di servi trasversali che sono riconducibili aspese di amministrazione, personale, utilizzo diattrezzature, ecc..


…….I costi ammissibili:…….I costi ammissibili: costi indiretti

I costi indiretti non vanno rendicontati in maniera analitica ma soloforfettaria.N l t i di t li ti l i i ti t ti d ll Nel conteggio di tali costi vanno esclusi i costi supportati dallerisorse di parti terze e parimenti vanno esclusi i costi per isubcontratti


Le opzioni di finanziamentoLe opzioni di finanziamento per i Costi Indiretti

Costi indiretti reali, Modello semplificato, Importo forfetario pari al 20% dei costi diretti esclusi i

subcontratti, Importo forfetario pari al 60% dei costi diretti esclusi i

subcontratti (Special Transitional Flat Rate),



Costi indiretti reali

- beneficiari che dispongono della contabilità analiticain grado di identificare e raggruppare i loro costi indirettiin accordo con i criteri di eleggibilitàin accordo con i criteri di eleggibilità.



Modello semplificato:

- metodo analitico di calcolo dei costi indiretti per chinon dispone di una contabilità analitica in grado dip gaggregare i costi indiretti dettagliatamente.



Importo forfetario pari al 20% dei costi direttiesclusi i subcontratti:

- metodo potenzialmente adottabile da qualsiasibeneficiario indipendentemente dal suo msitemabeneficiario, indipendentemente dal suo msitemacontabile.

si possono rendicontare il 20% dei costi diretti- si possono rendicontare il 20% dei costi diretti(esclusioniterze parti e sub contratti)terze parti e sub contratti)



Importo forfetario pari al 60% dei costi direttiesclusi i subcontratti (Special Transitional FlatRate):- consente di quantificare i costi indiretti comei t f f t i i l 60% d l t t l d i tiimporto forfetario pari al 60% del totale dei costidiretti esclusi i subcontratti. Tale possibilità, riservataperaltro solo a Università Enti di ricerca Enti pubblici eperaltro solo a Università, Enti di ricerca, Enti pubblici ePMI, è disponibile per un periodo transitorio (fino al 31dicembre 2009).- TassoTasso forfettarioforfettario nonnon superioresuperiore alal 4040%% deicosti diretti eleggibili (ad esclusione delle terze parti edei sub contratti) per inviti che si chiudono dopo il31/12/2009 dott. Domenico Dalia - Manager

Fondo di garanziaFondo di garanzia

Eliminata la responsabilità finanziaria collettiva Eliminata la responsabilità finanziaria collettiva. Istituzione di un fondo di garanzia (5%), scompare la

responsabilità amministrativa solidaleresponsabilità amministrativa solidale. Il contributo al fondo da parte di ogni partecipante non

supera l’importo del 5% del contributo finanziariosupera l importo del 5% del contributo finanziariocomunitario dovuto al partecipante (viene prelevatodal prefinanziamento)


Il CFS – Certificate onIl CFS Certificate onFinancial Statement

Ulteriore novità è data dal controllo sui rendicontit ti ll C E h i d t tti i ti (fi i tipresentati alla C.E. che riguardano tutti i costi (finanziati

e cofinanziati).L’obbligo del CFS sussiste: L’obbligo del CFS sussiste:- quando l’importo cumulativo di tutti i pagamenti (intermedi efinale) fatti a un partecipante è pari o superiore a 375.000 € per) p p p p pprogetto;- per progetti ≥ ai 2 anni il CFS è richiesto ai partecipanti non più di

CFS ll t t fi i i d i lt h il t ib tun CFS sullo status finanziario ed ogni volta che il contributocumulativo superi i 375.000 , segue esempio:


…..Il CFS – Certificate on…..Il CFS Certificate onFinancial Statement

Esempio :C t ib ti 1a lità 175 000 € Contributi 1a annualità 175.000 €- 1 annualità (175.000 € < 375.000 €) NO CFS;

Contributi 2a annualità 200.000 €- 2 annualità (175 000 € + 200 000 € > 375 000 €) SI- 2 annualità (175.000 € + 200.000 € > 375.000 €) SI CFS;

Contributi 3a annualità 300.000 €- 3 annualità (300.000 € < 375.000 €) NO CFS


L C tifi i d llLa Certificazione delle spese

L’incarico di certificazione va dato ad Auditor esternoi di d t d l t t lifi t i i VIIIindipendente dal contraente - qualificato ai sensi VIIIDir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984:

Per l’Italia v Registro dei revisori contabili Istituito dal- Per l’Italia v. Registro dei revisori contabili, Istituito dalD.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia.Gli i bbli i ff l ifi i Gli enti pubblici possono effettuare la certificazionetramite un pubblico funzionario competente.


Metodologia di certificazioneMetodologia di certificazionedelle spese

Rispettare le regole del programma comunitariodi li i i i i i di di t idi applicazione e i principi di rendicontazione.

Costo storico e costo reale Inerenza dei costi Competenza dei costi legata all’arco temporale

del progetto Documentazione e giustificazione No costi ineleggibili (interessi, costi eccessivi,

costi di altri progetti, ecc..)


Documentazione richiesta perDocumentazione richiesta perla certificazione delle spese

Personale:- Copia dei CV;

Descrizione dell’attività svolta dalle singole- Descrizione dell attività svolta dalle singole persone;Copi dei ont tti- Copia dei contratti;

- Copia dei timesheets;


….Documentazione richiesta per….Documentazione richiesta perla certificazione delle spese

Attrezzature:- Fatture;

Ordinativi verso fornitori;- Ordinativi verso fornitori;- Certificazioni di eventuali collaudi o

m n ten ionemanutenzione;- Eventuali documenti di trasporto;- Giustificativi contabili di avvenuto pagamento

(contabili bancarie).( )



subcontratti:- Fatture;- Copia del contratto;- Giustificativi contabili di avvenuto pagamento

(contabili bancarie);- Eventuali autorizzazioni (se previste dalla C.E.);- Descrizione del servizio reso;- Prova dei risultati ottenuti.



Viaggi e soggiorni:- Fatture;- Copia del contratto;- Giustificativi contabili di avvenuto pagamento

(contabili bancarie);- Eventuali autorizzazioni (se previste dalla C.E.);- Descrizione del servizio reso;- Prova dei risultati ottenuti.



Altri Costi:- Dettaglio delle spese sostenute;

Copia di eventuali autorizzazioni richieste e/o- Copia di eventuali autorizzazioni richieste e/oricevute dalla Commissione EuropeaF tt e- Fatture;

- Giustificativi contabili di avvenuto pagamento(contabili bancarie);


A dit d ll C i i EAudit della Commissione Europea

E’ Previsto dal contratto, può essere realizzato entro 5anni dalla conclusione di un progetto o anche in corso;l’ dit i ff tt t d i tà t tt li tl’audit viene effettuato da una società contrattualizzatadalla C.E., le fasi sono:

- Invio della lettera raccomandata della Commissione;

- Contatto per stabilire luoghi e date;- Richiesta di documentazione;Richiesta di documentazione;- Controllo in loco;- Verbale;- Lettera della Commissione sugli esiti del controllo (in caso di irregolarità: proposta- Lettera della Commissione sugli esiti del controllo (in caso di irregolarità: propostadei necessari aggiustamenti ai Form C esaminati);- Osservazioni del beneficiario entro 30 gg.;- Lettera definitiva della Commissione;Lettera definitiva della Commissione;- Eventuale ricorso.


Corso di rendicontazione FP7- 7°settimo programma quadro ed.2009

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