Convegno Roma Siav Definitive

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    30-Jun-2015
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  • 1. E-GOVERNMENT, E-DEMOCRACY NORMATIVE, TECNOLOGIE, INNOVAZIONE, ORGANIZZAZIONE PER LEFFICIENZA E TRASPARENZA NELLA PA ROMA, 9 ottobre 2008 Portare i servizi a casa dei city user.Semplificazione, Dematerializzazione e Interoperabilit, unopportunit e un dovere

2.

  • Avvicinare la Pubblica Amministrazione al Cittadino e adottare tutte le iniziative volte a semplificare la vita a cittadini/ city user e imprese al fine di migliorare la qualit della loro vita e rendere pi competitiva la citt

La Pubblica Amministrazione va al cittadino Scopo Linee di intervento Impatti(esempi) Indirizzi Realizzazione degli obiettivi: Portale, Contact Center, Sportello integrato, Gestione Reclami, Digitalizzazione, Riorganizzazione Spazi, Cittadella degli Archivi, Qualit, Semplificazione dei Regolamenti per facilitare laccesso ai servizi Mappa delle coerenze: il servizio arriva a casa del cittadino e nella sede dellimpresa.Interoperabilit (capacit dellintero sistema di condividere i processi) Multicanalit (costituzione di tre front end principali, Portale Sportello e Contact Center, di cui il Portale si pone come elemento di governo). Snellimento e semplificazione dei processi, con particolari riflessi sui tempi dei procedimenti pi complessi (75% max 30 gg) Diminuzione costi front/back office del 15% in un biennio Valorizzazione delle risorse umane attualmente dedicate a compiti routinari e che non creano diretto valore aggiunto per il cittadino a compiti pi professionalizzanti e motivanti. (dipendenti interessati 250) 3. Sportello Integrato Contact Center Portale Dematerializzazione Qualit Certificazione E.F.Q.M. CertificazioneISOComune Sedii Protocollo Sportello delDipendente Firma Digitale Progetto Archivi SportelloReclami Controllate Layout/ Promozione Servizierogati La Pubblica Amministrazione va al cittadino 4.

  • Abolizione del cartaceo attraverso ladozione di un applicativo che consenta la gestione elettronica completa dei documenti.

Dematerializzazione Scopo Linee di intervento Impatti(esempi) Indirizzi Gestione della corrispondenza in entrata facendola pervenire in un unico punto che provvede alla dematerializzazione dei documenti e allinoltro presso i Servizi / Uffici dellAmministrazione. Creazione di un unico Archivio e progressiva riduzione dellarchivio da cartaceo a elettronico Applicazione delle normative vigenti in materia. Ricorso massivo agli strumenti informativi e alle risorse di rete Revisione dei processi dal punto di vista tecnico e procedurale Diminuzione 30% allanno per 3 anni del materiale cartaceo che perviene agli uffici.Riduzione del 25% di pratiche da protocollare manualmente con limpiego limpiego di 100 persone in attivit a maggior valore aggiunto Diverso utilizzoin 3 annidi 15000 mq ora occupati da archivi Trasparenza dellazione amministrativa attraverso latracciabilit del 90%pratiche in 2 anni 5. Le esigenze del Comune di Milano

  • ABOLIZIONEdel cartaceo, ovvero necessit di provvedere alla dematerializzazione dei documenti in ingresso al Comune di Milano mezzo servizi postali o consegnati a sportello dai cittadini.
  • GESTIONEdei fax in formato elettronico in ingresso e uscita dal e per il Comune di Milano.
  • OTTIMIZZAZIONEdelle comunicazioni tra le diverse sedi centrali e periferiche del Comune di Milano e della rete logistica che le collega.
  • RAZIONALIZZAZIONEdella rete di sportelli aperti al cittadino, anche attraverso lutilizzo di punti esterni.
  • RIDUZIONEdella tempistica del ciclo di lavorazione delle istanze del cittadino e i relativi tempi di risposta al cittadino.
  • EFFICIENTAMENTOdelle risorse del Comune di Milano impegnate nelle diverse attivit di protocollazione e trattamento dei documenti e delle pratiche in ingresso.
  • ADOZIONEdi una soluzione applicativa per la gestione elettronica completa dei documenti rispondente alla normativa vigente integrata con le soluzioni applicative operanti nel Comune di Milano .

6. Elementi di contesto

  • La struttura organizzativa del Comune di Milano composta da :
  • Circa25DIREZIONI
  • Circa80SETTORI
  • 16.500DIPENDENTI
  • Il Comune di Milano movimenta un volume complessivo di2.500.000documenti lanno gestiti mediante tre soluzioni di gestione protocollo distinte secondo la seguente organizzazione:
  • gestisce in ingresso circa650.000documenti allanno attraverso il canale di corrispondenza che sono protocollati nella misura del 50% mediante la soluzione di gestione protocolloPG@WEBdel Protocollo Generale;
  • gestisce circa1.500.000documenti allanno attraverso gli sportelli al cittadino, istanze queste che sono protocollate mediante la soluzione di gestione di protocolloSIPO ;
  • Il Comune di Milano :
  • presente sul territorio con circa 750 sedi e100Uffici di protocollo che scambiano tra loro documentimediante un Giro Posta di collegamento fisico;
  • circa500addetti alla protocollazione dei documenti;
  • circa100addetti al servizio di Giro Posta che utilizzano 5 mezzi comunali e, per la maggior parte, mezzo proprio.
  • 1.297.000cittadini residenti
  • Giornalmente si ha una incidenza media dei non residenti a Milano per circa600.000unit
  • 214.000imprese che hanno accesso a Internet
  • 350.000famiglie circa hanno accesso a internet

7. La gestione documentale digitalizzata

  • La soluzione individuata propone ladozione di una applicazione di gestione documentale integrata e completa che consente lo svolgimento di tutte le attivit che compongono la gestione elettronica dei documenti ovvero la protocollazione, la classificazione, la fascicolazione, il workflow documentale (di processo e collaborativi), fino allarchiviazione ed eventualmente alla conservazione sostitutiva con apposizione di firma digitale e marcatura temporale.
  • Tale scelta consente a Comune di Milano anche di uniformarsi alle linee guida sancite dal Codice Digitale della Pubblica Amministrazione.
  • Lipotesi progettuale discrimina i processi in tre principali temi:
  • CORRISPONDENZA IN INGRESSO
  • ISTANZE AI CITTADINI e FAX IN INGRESSO
  • CORRISPONDENZA IN USCITA

8. La posta Elettronica Certificata

  • La Posta Elettronica Certificata (PEC) un sistema simile a quello "tradizionale", a cui sono state aggiunte funzioni e caratteristiche che danno agli utenti la certezza, con valore legale, dellinvio e della consegna dei messaggi e-mail al destinatario.
  • La casella Pec un canale privilegiato di comunicazione scelto dal Comune per dialogare con i cittadini e le imprese che si inserisce fra le iniziative del progetto La P.A. va al cittadino: semplificazione, qualit e decentramento, mirate a semplificare la vita dei milanesi.
  • Dal 4 marzo 2008 la Pec disponibile sul portale del Comune.
  • Il documento inviato tramite posta elettronica certificata, che reca la firma digitale, ha valore legale a tutti gli effetti.
  • Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio di posta rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dellavvenuta spedizione del messaggio e degli eventuali allegati.
  • Allo stesso modo, il gestore della posta del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
  • I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute" che il messaggio stato spedito e consegnato e che non stato alterato.

9. I vantaggi della Pec

  • I vantaggi della PEC:
  • Semplicit: il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica sia tramite programma client che via web;.
  • Sicurezza: il servizio utilizza i protocolli sicuri. Tutte le comunicazioni sono protette: crittografate e firmate digitalmente per garantire che i messaggi inviati o ricevuti non vengano contraffatti;
  • Valore legale: a differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione e anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore dei servizi di posta e sono anchesse opponibili a terzi;
  • No Virus e Spam: l'identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto e il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati, rendono il servizio PEC pressoch immune dalla fastidiosa posta spazzatura.

10. Milano Semplice la casella di posta dei cittadini milanesi

  • Con Milano Semplice, progetto a carattere sperimentale, il Comune di Milano mette a disposizione tutti i servizi offerti da Windows Live per migliorare le relazioni con il Cittadino, rendere pi fruibili i propri servizi on-line disponibili sul portale e ridurre i tempi di accesso alle informazioni.
  • Per poter utilizzare i servizi Windows Live necessario compilare il modulo on line oppure chiamare Infoline 020202. Entro 24 ore sar rilasciata una Live ID (identit digitale) per laccesso a tutti i servizi quali posta elettronica (es.[email_address] ), messenger, ecc.
  • Il progetto rivolto a tutti i residenti nel Comune di Milano di et superiore a 15 anni
  • Questo servizio rende disponibile, ai cittadini residenti a Milano, un sistema di comunicazione con il Comune di Milano simile alla posta elettronica certificata, permettendo la tra