Consiglio Nazionale delle Ricerche - IIT · Keywords: e-government, human resource management,...

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Consiglio Nazionale delle Ricerche

ePAS – Manuale per l'Ufficio del Personale e per il dipendente

C. Baesso, C. Lucchesi, A. Martelli M. Martinelli, D. Murgia, I. Sannicandro, D. Tagliaferri

IIT TR-15/2015

Technical Report

Novembre 2015

Iit

Istituto di Informatica e Telematica

Electronic Personnel Attendance System

Manuale per l'Ufficio del Personale eper il dipendente

Claudio Baesso, Cristian Lucchesi, Alessandro MartelliMaurizio Martinelli, Daniele Murgia, Irene Sannicandro, Dario Tagliaferri

Istituto di Informatica e Telematica (IIT)Italian National Research Council (CNR)

Via G. Moruzzi, 1 - 56124 PISA, Italy{ claudio.baesso , cristian.lucchesi, alessandro.martelli,

maurizio.martinelli, daniele.murgia, irene.sannicandro, dario.tagliaferri }@iit.cnr.it

Abstract: ePAS è un sistema di rilevazione delle presenze sviluppato dall'Istitutodi Informatica e Telematica (IIT). EPAS è utilizzato sia dall'IIT che da altri istitutiCNR. Obiettivo di questo report è la descrizione delle funzionalità del sistemadisponibili sia dal punto di vista del Ufficio del Personale che gestisce i dati relativialle presenze/assenze del personale, sia dal punto di vista dei dipendenti chepossono utilizzare il sistema per verificare i propri orari e presenze/assenze.Nel documento vengono anche spiegate le principali decisioni a livelloamministrativo adottate nel progetto.

Keywords: e-government, human resource management, reusable software

ACM Classification: D.2.11 Software Architectures, D.2.13 Reusable Software,H.3.5. Online Information Services

ePAS – Manuale per l'Ufficio del Personale e per il dipendente pag. 1 di 75

mailto:[email protected]

mailto:dario.tagliaferri%[email protected]

mailto:dario.tagliaferri%[email protected]






Indice generale 1 Introduzione...................................................................................................................................4 2 Architettura di massima.................................................................................................................42.1 Sistema locale ePAS..................................................................................................................52.2 Sistema centralizzato CNR........................................................................................................6

3 ePAS nel dettaglio..........................................................................................................................73.1 Caratteristiche principali............................................................................................................73.2 ePAS Client – rilevazione delle timbrature................................................................................8

Rilevazione delle timbrature via Web.........................................................................................83.3 Servizio di autenticazione..........................................................................................................9

4 Scelte progettuali/amministrative................................................................................................104.1 Premessa: Orario di lavoro......................................................................................................104.2 Pausa Pranzo............................................................................................................................104.3 Timbrature................................................................................................................................114.4 Residui orari.............................................................................................................................124.5 Assenze....................................................................................................................................124.6 Competenze.............................................................................................................................14

5 Documentazione per il dipendente CNR.....................................................................................155.1 Situazione mensile...................................................................................................................155.2 Assenze mensili........................................................................................................................185.3 Assenze annuali........................................................................................................................195.4 Ferie.........................................................................................................................................205.5 Competenze.............................................................................................................................215.6 Riepilogo orario.......................................................................................................................225.7 Ore di formazione....................................................................................................................235.8 Gestione password...................................................................................................................25

6 Documentazione per l'Ufficio del Personale...............................................................................266.1 Gestione e inserimento Personale............................................................................................26

Inserimento persona..................................................................................................................27Modifica persona.......................................................................................................................29Inserimento figli dipendente.....................................................................................................33

6.2 Gestione e inserimento orario di lavoro...................................................................................35Inserimento di un nuovo orario di lavoro..................................................................................36

6.3 Gestione timbrature..................................................................................................................376.4 Gestione Sedi e amministratori................................................................................................426.5 Gestione parametri...................................................................................................................43

Parametri generali.....................................................................................................................43Parametri Annuali.....................................................................................................................45

6.6 Assenze....................................................................................................................................466.7 Assenze annuali........................................................................................................................48

Gestione allegati per codice......................................................................................................49Gestione allegati per persona....................................................................................................49Assenze in periodo....................................................................................................................50

6.8 Gestione ferie e permessi.........................................................................................................516.9 Gestione competenze...............................................................................................................53

Abilita competenze....................................................................................................................54


Configurazione monte ore.........................................................................................................56Esporta competenze..................................................................................................................57Competenze nell'anno...............................................................................................................57

6.10 Gestione buoni pasto.............................................................................................................586.11 Invio attestati di presenza......................................................................................................606.12 Schermate di riepilogo...........................................................................................................64

Timbrature mancanti.................................................................................................................64Presenza giornaliera..................................................................................................................65Riepilogo mensile.....................................................................................................................66

6.13 Utilità....................................................................................................................................67Grafici.......................................................................................................................................68Controllo schedone anno passato..............................................................................................69

7 Riconoscimenti............................................................................................................................70 8 Sviluppi futuri..............................................................................................................................70 9 Appendici.....................................................................................................................................719.1 Piano maturazione giorni di permesso e giorni di ferie...........................................................71


1 IntroduzioneIl Consiglio Nazionale delle Ricerche (CNR) Italiano è il maggior ente di ricerca Italiano in cuilavorano più di 8.000 persone, è composto dalla sede centrale di Roma e da 108 Istituti di Ricercasparsi sul territorio italiano i quali a loro volta possono avere diverse sedi distaccate. Ad oggi ilCNR fornisce alla propria rete scientifica una serie di servizi informatici centralizzati, tra cuil’anagrafica dei dipendenti, la gestione delle buste paga, i dati degli istituti, le rendicontazioni deiprogetti, etc. Ogni istituto gestisce localmente la rilevazione delle presenze del personale, legiustificazioni delle assenze, i flussi di lavoro interni per l’approvazione delle assenze, dellemissioni all’estero, etc., e trasmette mensilmente alla sede centrale i dati relativi alla rilevazionedelle presenze di ogni dipendente.L'Istituto di Informatica e Telematica nell'ambito della collaborazione con l'Ufficio SPR Reti eSistemi Informativi del CNR, ha sviluppato un sistema di rilevazione delle presenze che potràessere utilizzato dagli istituti CNR interessati.Il sistema sviluppato è stato denominato ePAS - Electronic Personnel Attendance System. Questo documento contiene un manuale di riferimento per il suo utilizzo sia da parte dell'Ufficio delPersonale degli Istituti sia da parte del personale dipendente.ePAS è in grado di gestire le informazioni relative a presenze, giustificativi di assenze orario egiornalieri, competenze (straordinari, turni, reperibilità, etc), buoni pasto ed ore di formazione delpersonale, fornendo sia all'ufficio del personale che ai dipendenti una visione completa edaggiornata di queste informazioni.

2 Architettura di massimaL'architettura è basata su due tipi di ecosistemi software che interagiscono tra di loro, i sistemilocali dell'istituto ed il sistema centralizzato del CNR.Lo scopo di questa architettura distribuita è di uniformare le informazioni e i flussi di lavoronecessari alla sede centrale per il corretto svolgimento delle proprie attività amministrative econtestualmente garantire agli istituti una elevata flessibilità nell'adozione di soluzionipersonalizzate per la risoluzione di problematiche specifiche.Infine, per evitare la duplicazione delle credenziali del personale CNR viene adottato un sistemafederato di autenticazione degli utenti basato sul progetto Idem del GARR. La sede centrale delCNR mette infatti a disposizione un proprio Identity Provider tramite il quale sia le applicazionidella sede centrale che quelle locali possono accedere per effettuare l’autenticazione dell’utente.

La figura 1 mostra l'architettura del sistema, sulla sinistra è rappresentata la sede centrale con il suodatabase del personale ed i suoi servizi, sulla destra invece è rappresentato ePAS con i sui dati localie la sue interazioni con il portale servizi interni della sede centrale.


2.1 Sistema locale ePAS

Il sistema ePAS è di tipo modulare (Figura 2). Il sistema si suddivide in tre componenti: ePASServer, ePAS Rest, ePAS Stamping Client. ePAS colleziona in un database locale dedicato tutte leinformazioni relative ai dati gestiti dal sistema.Il modulo ePAS Server utilizzando le moderne tecnologie del Web (HTML5, CSS3, Bootstrap3,Javascript...) rende l'applicazione disponibile per la consultazione da parte degli utenti tramitel'utilizzo dei principali browser Internet sia da postazione fissa che da device mobile. Gli utenti delsistema possono consultare tramite web la propria situazione delle timbrature e delle assenze ed iresoconti delle informazioni legate al proprio orario. Tramite questo modulo l'ufficio del personalepuò aggiornare e tenere sotto controllo i dati di propria competenza.Il modulo ePAS Rest mette invece a disposizione le principali funzionalità di ePAS tramiteun'interfaccia RESTful ed è fondamentale per garantire l'integrazione di ePAS con gli eventuali altrisistemi presenti localmente agli istituti.In particolare è tramite questo modulo che vengono inserite nel sistema le timbrature prelevate daeventuali lettori badge o da altri sistemi di rilevazione delle presenze.Il modulo ePAS Stamping Client consiste in una serie di script che si occupano di interagire con isistemi di rilevazione delle presenze, tipicamente con i lettori badge, estrarre dai lettori leinformazioni ed inviarle via Rest al modulo ePAS Rest per il loro salvataggio e trattamento.


2.2 Sistema centralizzato CNR

La sede centrale del CNR mette a disposizione degli istituti il portale “Attestati”(https://attestati.rm.cnr.it) dove il personale amministrativo degli istituti inserisce le informazionirelative alle assenze, competenze (straordinari, turni, reperibilità, etc), buoni pasto e ore diformazione usufruite. Queste informazioni sono poi utilizzate dal CNR per vari scopi tra cui lagenerazione delle buste paga dei dipendenti.Il portale “Attestati” è utilizzato da ePAS per inviare automaticamente le informazioni soprariportate e gestite all'interno di ePAS stesso. In questo momento l'interazione tra ePAS ed “Attestati” è tramite protocollo HTTPS e messagginon precisamente definiti, è previsto in futuro che le stesse funzionalità per l'invio delleinformazioni avvenga tramite una serie di endpoint RESTful.Inoltre il sistema centralizzate CNR mette a disposizione un Identity Provider Shibboleth comeservizio di autenticazione e Single Sign On utilizzabile dai dipendenti con le applicazioni abilitate alsuo utilizzo.


Figura 2: Panoramica dell'architettura di ePAS

http://attestati.rm.cnr.it/

3 ePAS nel dettaglio

3.1 Caratteristiche principali

Lo scopo principale di ePAS è l'acquisizione delle informazioni relative alle timbrature diingresso/uscita del personale e quelle relative alle assenze giornaliere ed orarie, oltre ad effettuare icontrolli di consistenza e coerenza delle presenze sulla base delle indicazioni del contratto nazionaleCNR e delle sue circolari applicative.

Il sistema consente di:● gestire le informazioni del personale dipendente e a contratto: dati anagrafici, contrattuali,

contatti e riferimenti, tipologia dell'orario di lavoro;● gestire le timbrature del personale dipendente, timbrature rilevate tramite sistemi di badge

con banda magnetica e/o sensore di prossimità e/o altri sistemi di rilevazione delle presenze;● gestire le ferie, i permessi, i recuperi e, in generale, i codici di assenza del personale;● gestire le competenze del personale dipendente: straordinari, reperibilità e turni;● gestire l'attribuzione dei buoni mensa e tener traccia delle ore di formazione del personale● ottenere riepiloghi mensili e annuali, effettuare ricerche e resoconti sulle presenze, assenze e

competenze del personale dipendente.Il sistema implementa un meccanismo per il controllo degli accessi basato su ruoli e permessi chepermette:

● ai dipendenti○ di visualizzare, tramite interfaccia web, la propria situazione corrente e trascorsa in

termini di timbrature, assenze e relativi codici (numerici e descrittivi), il diritto al buono pasto, i riepiloghi orari comprensivi di recuperi e straordinari, ecc.

○ visualizzare vari riepiloghi tra i quali le assenze per mese/anno, le ferie fatte/residue per anno, le competenze per mese/anno e il riepilogo ore di lavoro, straordinari e recuperi, le ore di formazione inserite

○ ricevere segnalazioni via email in caso di incongruenza tra il loro orario di lavoro e le timbrature/assenze

● all’ufficio del personale○ di disporre delle funzionalità per la gestione delle tipologie di orario (tempo di

lavoro che un dipendente deve effettuare, tempo necessario per il diritto al buono pasto, tempo per l’intervallo pranzo, ecc.), la gestione dei codici di assenza orari e giornalieri e la gestione dei dati del personale;

○ l’inserimento/la modifica delle timbrature dei dipendenti (nel caso, ad es. di malfunzionamenti nei sistemi di rilevazione delle presenze, perdita o smagnetizzazione del badge del dipendente, ecc.), per l’inserimento/la modifica dei codici e dei giustificativi di assenza delle persone, oltre che per l’assegnazione delle competenze mensili;

○ disporre dei riepiloghi relativi alle presenze/assenze/competenze del personale e le funzionalità necessarie per l’invio degli attestati di presenza e delle competenze alla sede centrale;


3.2 ePAS Client – rilevazione delle timbrature

La registrazione delle nuove timbrature su ePAS può essere effettuata tramite un sistema ditracciamento degli accessi, come per esempio un lettore badge a banda magnetica, sono già statiindividuati alcuni modelli di lettori badge e sviluppati i relativi client di acquisizione. I clientcomunicano, via REST, i dati delle timbrature al Sistema di Gestione delle Presenze. In tal modo,anche eventuali sedi distaccate o unità operative di un istituto, possono usufruire delle funzionalitàdel nuovo Sistema, comunicando le timbrature del proprio personale semplicemente avendo adisposizione un lettore badge e un client di acquisizione installato su una macchina connessa allarete Internet.

Rilevazione delle timbrature via Web

Per gli istituti che non sono dotati di un sistema di controllo degli accessi è possibile utilizzare lafunzionalità di timbratura via Web disponibile in ePAS.Questa funzionalità è attivabile tramite la configurazione di ePAS e permette agli utenti diautenticarsi via web su ePAS e di registrare con un'apposita pagina le proprie entrate ed uscite.Sempre tramite la configurazione di ePAS è possibile limitare la timbrature via web solo ad alcunepostazioni, un esempio tipico del suo utilizzo è l'abilitazione di un'unica workstation facilmenteraggiungibile dai dipendenti quando entrano ed escono dalla propria sede di lavoro.


3.3 Servizio di autenticazione

Gli utenti di ePAS potranno autenticarsi utilizzando due tipi di autenticazione:● tramite l’autenticazione federata di un Identity Provider (IdP) della federazione idem

○ in primis quello del CNR○ oppure uno degli altri IdP riconosciuti dalla federazione

● tramite un meccanismo di autenticazione utente/password locale all’applicazione


4 Scelte progettuali/amministrative

4.1 Premessa: Orario di lavoro

All’interno di ePAS è possibile specificare degli orari di lavoro particolari relativi alla propria sede di appartenenza oppure utilizzare quelli di default previsti dal sistema da attribuire a ciascun dipendente.In ogni orario di lavoro sono specificati alcuni parametri utili ai fini dei calcoli che il sistema ePAS deve implementare, ovvero:

Il tempo di lavoro, ovvero il quantitativo orario che il dipendente deve compiere a lavoro secondo quanto previsto dall’orario di lavoro che intende utilizzare (es.: 7 ore e 12 minuti per il tempo di lavoro “normale”)

Il tempo necessario per la fruizione del buono pasto, ovvero il quantitativo orario MINIMO che un dipendente deve fare per poter raggiungere il buono pasto (es.: 6 ore e 30 minuti per il tempo di lavoro “normale”)

La durata della pausa pranzo, ovvero la durata minima temporale consentita al dipendente per poter consumare la propria pausa pranzo (es.: 30 minuti per il tempo di lavoro “normale”)

Il giorno festivo, ogni orario di lavoro ha dei giorni in cui il dipendente è esentato dal presentarsi a lavoro (es.: sabato e domenica per il tempo di lavoro “normale”)

4.2 Pausa Pranzo

Come descritto nella premessa, ogni orario di lavoro ha un tempo stabilito per la pausa pranzo.Tra i parametri impostabili relativi alla sede presenti nel menu configurazione, è possibile specificare l’intervallo temporale nel quale far ricadere le uscite (e conseguenti entrate) per pausa pranzo. 1) di default il sistema non opera una distinzione temporale e, in questo caso, la prima uscita dopo

il primo ingresso a lavoro e successivo reingresso a lavoro, vengono considerati quelli relativi alla pausa pranzo. a) Nel caso in cui l’intervallo temporale tra questa uscita e il relativo reingresso sia maggiore

del tempo previsto per la pausa pranzo (30 minuti), il sistema si limiterà a non fare calcoli sul tempo di lavoro.

b) Nel caso in cui l’intervallo temporale sia invece minore del tempo previsto per la pausa pranzo, il sistema toglierà i minuti che mancano al raggiungimento della pausa pranzo completa dall’orario di lavoro maturato al termine della giornata lavorativa.

2) nel caso invece venga definito un intervallo temporale in cui far ricadere le uscite e i reingressi relativi alla pausa pranzo, il sistema controllerà che le uscite e i reingressi del personale ricadano in quell’intervallo per poterle considerare relative alla pausa pranzo. Se uscite e reingressi non sono all’interno dell’intervallo temporale specificato, vengono trattate come uscite e reingressi normali, senza quindi applicare l’algoritmo di conteggio della pausa pranzo specificato al sottopunto precedente. Altrimenti, si applicano le stesse regole del sottopunto precedente.

Il concetto di pausa pranzo si interseca fortemente con il concetto di tempo di lavoro che viene evidenziato successivamente nel capitolo delle timbrature.


4.3 Timbrature

I dipendenti vedono maturare il proprio tempo a lavoro mediante le timbrature. Esse possono essere salvate all’interno del database di ePAS in due modi:

1. tramite strisciata del proprio badge nel/nei lettore/i badge installato/i presso il proprio dipartimento/sede;

2. tramite timbratura effettuata presso un’installazione informatizzata (timbratura via web) nella quale ciascun dipendente può autenticarsi con il proprio username/password e autenticare quindi la propria timbratura (di ingresso o di uscita).

Il tempo di lavoro è costituito dal tempo che intercorre tra una timbratura di ingresso e una timbratura di uscita. Nel caso in cui in una giornata ci siano più timbrature di ingresso e di uscita consecutive il tempo di lavoro viene calcolato sommando i tempi intercorsi tra ciascuna timbratura di ingresso e di uscita corrispondente.

1) Ad esempio una situazione del tipo:ingresso: ore 9.00 – uscita: ore 11.30 – ingresso: ore 13.00 – uscita ore: 17.30comporterà un tempo di lavoro pari a 7 ore derivanti dalle 2 ore e 30 minuti che intercorrono tra la prima uscita e il primo ingresso e le 4 ore e 30 minuti che intercorrono tra la seconda uscita e il secondo ingresso. Come accennato nel paragrafo precedente relativo alla pausa pranzo, in questo caso abbiamo un’uscita e un ingresso che possono essere considerati o meno come pausa pranzo (uscita 11.30 – ingresso 13.00), tutto dipende da come è stato impostato il tempo per pausa pranzo nella configurazione (vedi “Premessa: orario di lavoro”).

2) Nel caso in cui ci troviamo in una situazione così definita:ingresso ore 9.00 – uscita ore 17.30, il sistema ePAS calcolerà il tempo di lavoro come intervallo temporale intercorso tra ingresso e uscita (8 ore e 30 minuti), dal quale però toglierà in automatico il tempo per la pausa pranzo (30 minuti) dal momento che per contratto i dipendenti hanno diritto a 30 minuti di pausa durante la giornata. Se il dipendente non ha usufruito della pausa pranzo evidenziandola con le corrispondenti timbrature, il sistema la decurta automaticamente. Quindi, in definitiva, il dipendente per quel giorno avrà evidenziato come tempo di lavoro 8 ore e non 8 ore e 30.

3) Nel caso in cui si verifichi una situazione del tipo:ingresso ore 9.00 – ingresso ore 9.20 – uscita ore 13.00, il sistema ePAS calcolerà il tempo di lavoro come il tempo intercorso tra la seconda timbratura di ingresso verificata e la prima timbratura di uscita e evidenzierà la prima timbratura di ingresso di colore giallo e la escluderà dal calcolo del tempo di lavoro determinando così un tempo di lavoro di 3 ore e 40 minuti.

4) Lo stesso concetto del punto 3 è applicabile anche nel caso in cui ci troviamo con una timbratura di ingresso e due timbrature di uscita:ingresso ore 9.00 – uscita ore 14.00 – uscita ore 14.30, in questo caso ePAS considera come tempo di lavoro il quantitativo temporale intercorso tra la prima timbrature di ingresso e la prima timbratura di uscita (14.00), colorando di giallo la seconda timbratura di uscita e escludendola dal calcolo, determinando così un tempo di lavoro di 5 ore.

Questi due punti sono percepiti dal sistema come una sorta di “anomalia”; difatti non potendo calcolare il tempo di lavoro tra due timbrature consecutive di ingresso o di uscita, il sistema non tiene conto di una di esse (come spiegato nei punti specifici). A conferma di questo fatto, ePAS prevede la possibilità di inviare ai dipendenti che presentino queste situazioni, delle email di segnalazione con cui viene descritto l'evento e il giorno/i giorni in cui questo evento accade.


Per quanto riguarda le timbrature effettuate nei giorni festivi (o comunque quando non è prevista la presenza a lavoro del dipendente), il sistema ePAS mette a disposizione la possibilità di stabilire se tali timbrature debbano essere accettate oppure no. Nel caso in cui possano essere accettate (dall’amministratore mediante apposito click in corrispondenza del tempo di lavoro del giorno in cui ci sono tali timbrature), il sistema ePAS conteggia come tempo di lavoro l’intero tempo di lavoro derivante dal periodo temporale intercorso tra tali timbrature così come descritto nei punti precedenti.

4.4 Residui orari

Tutti i calcoli relativi ai tempi di lavoro sopra citati, concorrono alla formazione dei residui orari.Per poter conteggiare correttamente i residui orari, ePAS necessita di conoscere alcune informazionidi base:

il tempo di lavoro che ciascun dipendente ha specificato nell’orario di lavoro di cui usufruisce (vedi capitolo “Premessa: orario di lavoro”)

il limite temporale entro cui utilizzare i residui relativi all’anno precedente (per tecnici e amministrativi) che è impostabile tra i parametri di configurazione dal menu “Configurazione”.

Sulla base di queste informazioni, ePAS provvede a creare, per ciascun dipendente, il proprio monteore residue. Tale monte ore si divide in:

Monte ore anno passato, nel quale sono presenti tutte le ore in più accumulate nel corso dell’anno precedente e che, nel caso di personale tecnico/ammistrativo ha come limite di utilizzo la fine del trimestre successivo (31 marzo) come previsto dall'articolo 49 punto 2 delCCNL del CNR

Monte ore anno presente, nel quale vengono conteggiate tutte le ore in più accumulate nell’anno in corso.

Per poter accumulare un residuo è necessario che il dipendente, preventivamente autorizzato, rimanga a lavoro più del tempo previsto dal proprio orario di lavoro, nel tabellone delle timbrature di ciascun dipendente sono presenti due colonne di fianco alle colonne relative alle timbrature:

Differenza, ovvero la differenza in ore e minuti tra l’orario di lavoro previsto per un certo giorno e il tempo di lavoro effettivamente effettuato dal dipendente nello stesso giorno.

Progressivo, ovvero la somma al giorno richiesto delle differenze dei giorni precedenti all’interno del mese.

Il progressivo all’ultimo giorno del mese valido (l’ultimo giorno del mese se siamo a fine mese, qualsiasi altro giorno se ci troviamo temporalmente in quel giorno), se positivo, va a popolare il monte ore residuo dell’anno corrente. Se invece risultasse negativo, viene imputato al monte ore anno passato (nel caso sia positivo e sia ancora possibile utilizzarlo), altrimenti viene imputato al monte ore anno corrente, riducendolo.I monti ore appena descritti hanno più scopi ma i più ricorrenti sono relativi all’utilizzo da parte del dipendente dei riposi compensativi (vedi capitolo “Assenze”) e delle ore di straordinario (vedi capitolo “Competenze”).

4.5 Assenze

Le assenze si basano sulla presenza in anagrafica di tutti i codici di assenza che la sede centrale ha reso fruibili per i dipendenti e che il sistema ePAS installa automaticamente al primo avvio dell’applicazione. Qualora sia definiti nuovi codici da parte della sede centrale del CNR rimane comunque la possibilità di aggiungerli su ePAS tramite un'apposita funzionalità illustrata nel seguitodel documento.Una volta installato ePAS è possibile trovare la lista di tutti i codici di assenza disponibili nel menu Configurazione alla voce “codici di assenza”. Ciascun codice di assenza ha, come caratteristiche


principali: il nome; la descrizione; se è a uso interno o se deve essere inviato da ePAS al sistema Attestati in concomitanza con

l’invio delle presenze mensili; quanto tempo di lavoro giustifica (un codice può giustificare ore o l’intera giornata); per quali livelli quel codice è utilizzabile (tecnici, tecnologi o entrambi); se è un codice da usare anche nei weekend o solo nei giorni lavorativi.

Tutta questa premessa sottintende l’utilizzo corretto di ciascun codice. Nella schermata di inserimento assenza che si apre cliccando in concomitanza con il giorno specificato per l’assenza richiesta nel tabellone delle Timbrature (dal menu “Amministrazione”) del dipendente a cui si vuoleinserire l’assenza, comparirà uno spazio in cui inserire il codice di assenza (di fianco a questo spazio si trovano la lista dei codici di assenza più usati e la lista con tutti i codici di assenza con le descrizioni a fianco). Una volta inserito il codice e una volta specificato il periodo per il quale si vuole inserire quel codice, il sistema provvederà a inserire il codice per la persona e, sulla base dellecaratteristiche sopra elencate relative al codice di assenza che si intende inserire, a fare tutti i calcolirelativi a tempo di lavoro giustificato, differenze con l’orario di lavoro e progressivo maturato.Per alcuni codici di assenza occorre che vengano aggiunte informazioni relative al dipendente. E’ il caso, ad esempio, dei codici per congedo familiare causa malattia figli. A tal proposito, per poterne usufruire, un dipendente deve avere associati in anagrafica dei figli (vedi: Documentazione amministrativa alla sezione “Gestione e inserimento personale”). Per poter utilizzare altri codici di assenza, invece, occorre che il dipendente abbia una situazione “residuale” sufficiente all’utilizzo di quei codici. E’ il caso, ad esempio, dei codici per riposo compensativo o per ferie e permessi legge.Per quanto riguarda i riposi compensativi, ad esempio, per poterne usufruire, un dipendente deve avere un residuo orario sufficiente a potersi permettere tale codice di assenza. Il riposo compensativo, infatti, determina la giustificazione dell’intera giornata, ma a condizione che il dipendente abbia a disposizione un residuo orario ALMENO uguale al tempo di lavoro previsto dal proprio orario di lavoro. Nel caso in cui il riposo compensativo possa essere assegnato al dipendente che ne fa richiesta, ePAS controlla che il quantitativo orario da togliere dal suo residuo orario sia imputabile sul monte ore anno passato. Nel caso in cui il monte ore annuo passato sia utilizzabile e sia numericamente sufficiente a giustificare l’intero riposo compensativo, il quantitativo orario viene tolto da quel monte ore, altrimenti, nel caso in cui il monte ore anno passato non sia capace di contenere l’interezza del riposo compensativo, viene detratta dal monte ore anno passato la quantità detraibile e il resto viene detratto dal monte ore anno corrente. Nel caso in cui, invece, il monte ore anno passato non sia utilizzabile, o non abbia alcuna ora disponibile, il riposo compensativo viene imputato interamente sul monte ore anno corrente.Nel caso, invece, dei codici di assenza per ferie, il controllo da fare si basa sulla maturazione delle ferie del dipendente. In particolare, un dipendente può utilizzare le ferie dell’anno passato, dell’anno corrente e gli ex permessi legge. Il sistema ePAS consente l’inserimento di ciascuno di questi tre codici controllando se:

nel caso degli ex permessi legge, non abbiano superato il numero di 4 all’interno dell’intero anno solare per tutti i contratti che abbiano una stesura “orizzontale” (orario di lavoro normale, maternità ecc…) o di 3 per tutti i contratti che abbiano una stesura “verticale” (parttime verticale 80%);

nel caso dei giorni di ferie dell’anno passato, non sia sopraggiunto il limite temporale di utilizzo (configurabile dal menu “configurazione” “Parametri”) e non siano stati esauriti

nel caso dei giorni di ferie dell’anno corrente, non siano stati esauriti.Tutto questo è l’algoritmo di riferimento per tutti i dipendenti presenti nella propria sede di lavoro da più di tre anni.


http://epas.projects.iit.cnr.it/epas-v104-documentazione-ufficio-personale

http://epas.projects.iit.cnr.it/epas-v104-documentazione-ufficio-personale

Nel caso invece in cui un dipendente lavori nella propria sede da meno di tre anni, il sistema ePAS, oltre ai controlli precedentemente evidenziati, controlla anche se il dipendente in questione, al giorno in cui intende utilizzare il codice di assenza per ex permesso legge, o ferie anno corrente, abbia maturato tale giorno di permesso (naturalmente il discorso non è valido per le ferie anno passato in quanto già sicuramente maturate). La progressione della maturazione dei giorni di ferie e permessi per i contratti a stesura orizzontale e verticale è basata sulle tabelle fornite dalla sede centrale mostrate in Appendice.

4.6 Competenze

Come accennato nel paragrafo relativo ai residui orari, anche le competenze influiscono sul calcolo di questi ultimi, in particolare gli straordinari.Il sistema ePAS, attualmente, prevede la possibilità di assegnare gli straordinari a consuntivo a fine mese per i dipendenti che ne hanno diritto.Il controllo sulla possibilità di assegnare degli straordinari ad un dipendente si basa sui residui orari già descritti nel paragrafo “Residui orari”, in particolare lo straordinario va a impattare sul residuo del monte ore anno corrente e, ancora più nello specifico, nelle differenze positive effettuate nell’arco del mese. Ad esempio, se nel mese un dipendente ha un progressivo finale di 12 ore, delle quali 14 ore sono differenze positive e 2 ore sono differenze negative (per il significato di differenza vedere il paragrafo “Residui orari”), se quelle 2 ore di differenza negativa possono essere imputate sul monte ore anno passato (se disponibile e sufficientemente capiente) o sul monte ore anno presente (se sufficientemente capiente), allora il dipendente potrà fare richiesta fino a 14 ore di straordinario per quel mese.Naturalmente ePAS effettua solamente il controllo che le ore richieste come straordinario non superino i limiti sopra citati, rimane però il vincolo della preventiva autorizzazione del direttore/dirigente per l'effettiva attribuzione delle ore di straordinario.


5 Documentazione per il dipendente CNR

5.1 Situazione mensile

La prima schermata che compare una volta effettuato il login è relativa alla propria situazione mensile, ovvero tutto ciò che riguarda presenze e assenze effettuate nel corso di un certo mese.

Dal menu in alto alla pagina è possibile selezionare anno e mese di interesse (al momento del loginverrà visualizzata la schermata relativa a anno e mese attuali). Giorno dopo giorno è presentata lasituazione del dipendente che comprende:

• la colonna buono mensa in cui viene specificato se il dipendente per il giorno in


questione ha raggiunto o meno il tempo utile a maturare il buono pasto;• la colonna codice assenza, che contiene l’eventuale codice di assenza utilizzato

dal dipendente per un certo giorno (viene impostato dall’amministratore);• le colonne relative alle entrate/uscite effettuate, con l’orario in cui è stata

effettuata la timbratura• la colonna tempo lavoro che contiene il quantitativo orario lavorato derivante dal

conteggio effettuato sulle eventuali entrate/uscite• la colonna differenza che contiene la differenza tra il tempo di lavoro effettuato

nella giornata e l’orario giornaliero previsto dall’orario di lavoro assegnato aldipendente

• la colonna progressivo che contiene la progressione di tutte le differenze

giornaliere• la colonna orario di lavoro che contiene l’orario di lavoro assegnato al

dipendente nel giorno specifico. Passandoci sopra con il mouse il dipendentepuò controllare quali siano le caratteristiche ad esso associato:

• tempo di lavoro• tempo per ottenere il buono pasto• durata minima dell’intervallo pranzo• la finestra temporale in cui esercitare la pausa pranzo

Come si può vedere dalla “Figura 6: Situazione mensile - pannelli riepilogativi“ nella parte destradella pagina (o nella parte inferiore se la finestra del nostro browser non è molto larga) sono invecepresenti diversi pannelli, questi pannelli sono apribili e chiudibili cliccando sul titolo del pannello.

Nel primo che incontriamo è presente uno specchio relativo al riepilogo delle ore residueaccumulate nel corso dei mesi oltre ad una serie di informazioni aggiuntive circa i riposicompensativi utilizzati nel corso dell’anno o il tempo disponibile per gli straordinari nel mese o igiorni lavorativi effettuati nel mese o, ancora, se è possibile utilizzare i residui orari dell’annoprecedente (parametro configurabile dall’amministratore nella apposita sezione dei parametri).Nel secondo pannello troviamo la situazione relativa ai buoni pasto che sono stati assegnati aldipendente (assegnabili dall’amministratore nella apposita sezione “Gestione buoni pasto”).

Ancora più sotto, inizialmente chiusi, troviamo:• il pannello relativo alla legenda dei simboli che si trovano nella pagina della situazione

mensile e che accompagnano timbrature, orario di lavoro e situazione buono mensa• il pannello relativo al riepilogo delle assenze che spiega il significato degli eventuali

codici di assenza utilizzati nel corso del mese.



Figura 6: Situazione mensile - pannelli riepilogativi

5.2 Assenze mensili

In questa pagina il dipendente può trovare la propria situazione relativa ai codici di assenza che ha utilizzato all’interno di un certo mese.

Come nel caso della situazione mensile anche qui è possibile selezionare anno e mese di cui si vuole visualizzare la situazione delle assenze per quel mese. La schermata rappresenta la descrizione del codice di assenza, il codice stesso e il numero di giorni in cui si è utilizzato quel codice. Cliccando sul numero di giorni in cui si è usato un certo codice, si aprirà una finestra che contiene i giorni specifici in cui è stato usato quel codice.


5.3 Assenze annuali

In questo caso, essendo una schermata di riepilogo annuale, l’unico parametro selezionabile dal menu in alto è l’anno. E’ possibile vedere una sorta di calendario che comprende tutti i giorni dell’anno e, in concomitanza di una giornata contenente un’assenza, il codice viene riportato nella casella.

Al di sotto del calendario è presente un’ulteriore tabella che contiene una sorta di legenda relativa aicodici di assenza utilizzati con le loro descrizioni e i giorni totali utilizzati per ciascun codicenell’arco dell’anno. Come ultima riga della legenda è presente il TOTALE che somma tutti i codiciutilizzati e dà la percezione di quante assenze siano state fatte dal dipendente nell’arco dell’interoanno.


5.4 Ferie

Questa schermata riassume le ferie di cui il dipendente ha usufruito nel corso dell’anno.

Sono visibili tre pannelli:• il pannello relativo alle Ferie che riepiloga:

• quanti sono stati i giorni di ferie dell’anno precedente totali (e

maturati) e gli eventuali residui• quanti sono i giorni di ferie dell’anno in corso totali (e maturati) e

gli eventuali residuiCliccando sul numero relativo alle quantità utilizzate si aprirà una finestrache specifica i giorni dell’anno in cui si è goduto del codice di assenza perferie (anno presente o passato).

• il pannello relativo ai permessi legge in cui sono riepilogati i permessi legge totali (e

maturati) e utilizzati• il pannello relativo ai piani ferie associati al contratto in essere del dipendente: il piano

ferie varia dopo 3 anni di contratto come da disposizioni cnr e le date sono specificatedi fianco al piano ferie.


5.5 Competenze

Nella successiva Figura 11 sono riassunte le competenze assegnate al dipendente in un certo mese.

Le competenze per i dipendenti vengono assegnate dall’amministratore nell’apposita schermataCompetenze alla tabella Abilita Competenze. Tra le competenze assegnate c’è quella relativa aglistraordinari che presenta, nella colonna Quantità, il quantitativo orario massimo da utilizzare perpoter prendere straordinari (il numero tra parentesi, che rappresenta il quantitativo di ore in più fattedal dipendente nel corso del mese) e il quantitativo effettivamente assegnato dall’amministratore (ilnumero fuori parentesi).


Figura 11: Schermata competenze

5.6 Riepilogo orario

La funzionalità mostrata nella successiva Figura 12 fornisce un riepilogo sulle principali voci interessanti per il dipendente raggruppate su base annuale.

Essendo una schermata a grana annuale, il solo parametro modificabile dalla barra menu in alto è appunto l’anno.

Nella tabella si ritrovano, mese per mese diversi valori:• le ore lavorate• il monte ore a inizio mese suddiviso in:

• ore residuo anno passato• ore residuo anno corrente• totale

• il progressivo a fine mese, ovvero la somma di tutte le differenze giornaliere

all’ultimo giorno del mese• le ore di straordinario attribuite• i riposi compensativi utilizzati (in giorni la quantità fra parentesi)• il monte ore a fine mese suddiviso in:

• ore residuo anno passato• ore residuo anno corrente• totale


Figura 12: Schermata di riepilogo orario

5.7 Ore di formazione

Nella pagina mostrata nella successiva Figura 13 è possibile specificare, nel mese in cui ci si trova, la quantità di ore di formazione di cui si è usufruito.

• le ore di formazione (se inserite nei mesi precedenti all’attuale)• il link per inserire ore di formazione per il mese in corso• la colonna che contiene il resoconto dell’eventuale invio delle precedenti ore di

formazione inserite per i mesi passati

Cliccando sul link per l’inserimento delle ore di formazione si aprirà una finestra come quellamostrata in Figura 14: Inserimento ore di formazione.


Figura 13: Schermata ore di formazione

Seguendo le istruzioni per l’inserimento (visualizzabili cliccando sulla scritta. Importante presente nel titolo del pannello), occorrerà specificare il giorno di inizio, il giorno di fine e la quantità di ore di formazione che si è seguito. Naturalmente per ogni mese è possibile specificare più di un intervallo temporale con le relative ore di formazione.

Una volta che il mese è trascorso, sarà compito dell’amministratore, inviando la situazione dellepresenze tramite il link “Invio Attestati” presente nel suo menu, trasmettere anche le ore diformazione per ciascun dipendente e, a quel punto, nella colonna relativa all’approvazione delle oreper quel mese comparirà un segno di spunta.Qualora le ore del mese precedente non fossero ancora state approvate, sarà possibile modificarlecliccando sulla parte bassa del pannello nell’apposito link.


Figura 14: Inserimento ore di formazione

5.8 Gestione password

In questa schermata è possibile, per il dipendente, modificare la propria password di accesso al sistema ePAS.

Come visibile dalla schermata, per il cambio password è richiesto di inserire la vecchia password, dispecificarne una nuova e, infine, di riscriverla per motivi di sicurezza.

Utilizzando la funzionalità “Password dimenticata” disponibile nella pagina di login è inoltre possibile recuperare la password dimenticata o ottenerla per il primo utilizzo del sistema.

Questa funzionalità richiede l'immissione del proprio indirizzo email (quello associato al proprio utente in ePAS) così come mostrato nella seguente Figura 16: Schermata di recupero password.

Dove aver richiesto il recupero della password il sistema invierà all'indirizzo email richiesto le informazioni per procedere al recupero della password..


Figura 16: Schermata di recupero password

6 Documentazione per l'Ufficio del Personale

6.1 Gestione e inserimento Personale

La prima funzionalità che si incontra analizzando il sistema in modalità amministratore riguarda la possibilità di inserire, modificare e, più in generale, gestire il personale.

Dal menu

• Amministrazione Lista Persone‣

è possibile aprire l’interfaccia di consultazione delle persone presenti in anagrafica.

In primo luogo si può notare come esistano due liste distinte per il personale:• la Lista del personale attivo contiene l'elenco di tutte le persone con un contratto attivo e

strutturate nella sede• la Lista del personale non attivo che contiene l'elenco di tutte le persone che in passato


hanno avuto un contratto attivo ma che al momento non risultano presenti nell'elenco del personale da inviare ad Attestati.

Entrambe le liste presentano gli stessi campi, ovvero:• il nome e il cognome del dipendente (che per privacy sono stati oscurati così come la

matricola)• la matricola• il numero del badge• le date di inizio e fine contratto (la fine non è presente quando il contratto è a tempo

indeterminato)• il tipo di orario di lavoro assegnato alla persona• il piano ferie attualmente disponibile per la persona• il profilo di contratto• se la persona ha selezionata la possibilità di avere la timbratura automatica (spiegato nel

seguito nel capitolo dedicato alle Decisioni implementative)• la mail di riferimento per le comunicazioni• eventuali altri contatti (passando sopra con il mouse si apre una finestra con elencati i

numeri utili)• l’inizializzazione, ovvero nel caso in cui il dipendente sia distaccato da altro istituto e si

porti dietro una situazione definita in termini di ferie, residui orari e buoni pasto, cliccando qui sarà possibile aggiornare la situazione pregressa;

• l’invio mail per evidenziare mancate timbrature, mancate assenze o timbrature disaccoppiateche rendono non veritiero il calcolo dei residui

• eventuali note

Naturalmente, per quanto concerne la lista del personale non attivo, la situazione visualizzata è limitata ai soli campi nome e cognome, matricola e mail.

Per entrambe le liste è presente la possibilità, in alto a sinistra appena sotto il titolo della lista, di selezionare gli elementi da visualizzare (10, 25, 50 o tutti). Inoltre, è presente la funzionalità di ricerca testuale nella parte in alto a destra delle tabelle che permette la ricerca puntuale di elementi sulla base del nome o del cognome. Le tabelle, infine, sono entrambe ordinabili per campo, nel senso che è possibile specificare l’ordinamento delle righe (inizialmente per ordine alfabetico) in base alla propria esigenza (numero di matricola, data di inizio lavoro ecc...).

Inserimento persona

Nel caso si intenda inserire una nuova persona in anagrafica sarà per prima cosa necessario cliccare sul link in alto a sinistra nella pagina: “Inserisci una nuova persona”.

La pagina che si aprirà sarà come quella presentata nella figura Figura 18: Inserimento nuovapersona.



Figura 18: Inserimento nuova persona

In questa schermata sono presenti i campi da compilare (in grassetto quelli obbligatori) per poter inserire una persona in anagrafica.

Tutti i campi sono esplicativi, quelli particolari presentano una breve descrizione per spiegarne il funzionamento.

Inoltre, nella parte finale della schermata, dove occorre definire lo username con cui tale dipendentepotrà autenticarsi su ePAS, è presente un campo auto-generato che popola lo username di default con i valori nome e cognome del dipendente separati dal “.”. Naturalmente questo valore è modificabile.

Modifica persona

Nel caso in cui occorra modificare i dati di una certa persona la schermata che potremo visualizzare sarà quella mostrata nella Figura 19: Schermata modifica persona.

In ogni pannello (titolato) sono contenute informazioni referenti ad esso, rendendo così più intuitivodove andare a cercare l’informazione specifica che si richiede o che si intende modificare.

Nel pannello relativo ai dati personali, è possibile trovare alcune informazioni aggiuntive rispetto alla precedente versione. Difatti, esiste la possibilità di specificare se la persona in questione è Responsabile di un gruppo di lavoro (e in tal caso può usufruire della possibilità di vedere le timbrature delle persone che afferiscono al proprio gruppo e la loro presenza giornaliera vedi

• Amministrazione Timbrature‣

È possibile inoltre specificare se la persona può/non può ricevere le mail per le informazioni circa lapropria situazione relativamente a timbrature e assenze (invio email).

E’ stato aggiunto inoltre un pannello relativo alle altre informazioni, contenente anche il campo in cui specificare l’eventuale eppn ovvero il campo utilizzato dalla piattaforma Shibboleth (vedi Decisioni implementative).



Figura 19: Schermata modifica persona

Cliccando sul tasto “Modifica”, sarà possibile andare a modificare tale informazione seguendo i semplici passi che vengono spiegati nella finestra che si aprirà e che sarà di questo tipo:

Selezionando la tipologia di timbratura dal menu a tendina (timbratura manuale / timbratura automatica) e specificando il periodo per cui si vuole applicare tale modifica (leggendo accuratamente le istruzioni riportate nella finestra), il sistema calcolerà le nuove impostazioni che saranno da subito visibili dal menu Timbrature.

Nel caso del pannello relativo alle informazioni contrattuali, la logica rimane più o meno la stessa,ma le informazioni evidenziate sono maggiori. In tale pannello si possono trovare:

• informazioni sul tipo di orario di lavoro associato alla persona;• informazioni sui contratti associati alla persona nel corso degli anni e la relativa

presenza sugli attestati (vedi Amministrazione Invio attestati‣ );• informazioni sull'inserimento dei dati di inizializzazione nel caso di distacco di

dipendente da un altro istituto.Per quanto concerne le informazioni relative all’orario di lavoro, cliccando su “modifica” nellacolonna relativa all’orario di lavoro, si aprirà un pannello simile al precedente per la modifica dellatimbratura manuale/automatica.


La finestra che si apre, permette all’amministratore di:

• suddividere il periodo specificato nelle colonne, in due periodi distinti specificando la data

in cui far terminare il primo e da cui far partire il secondo;

• cambiare la tipologia di orario di lavoro per il periodo specificato nelle colonne

• eliminare il periodo specificato nelle colonne

Ciascuna delle precedenti opzioni comporta un ricalcolo delle informazioni personali del dipendente da parte di ePAS sulla base della selezione effettuata. Come evidente in figura, è presente una breve guida nella finestra che accompagna l’amministratore nei passi da effettuare a seconda dell’operazione richiesta.

Per quanto riguarda invece le informazioni relative al contratto, cliccando nella colonna “modifica date” in corrispondenza della riga relativa al contratto che si intende modificare, si aprirà una finestra del tutto analoga a quella vista in precedenza, quella mostrata nella figura Figura 22: Schermata di modifica contratto.


In questo caso è possibile andare a modificare le date del contratto selezionato, inserire un’eventuale data di termine del contratto in essere (i casi vengono specificati nell’informativa presente nella finestra).

Appena sotto questo box contenente informazioni contrattuali, è presente il link per poter creare unanuova situazione contrattuale. Cliccandolo, si aprirà una finestra nella quale sarà possibile inserire le date del nuovo contratto associato alla persona (lasciando in bianco la data di fine, si avrà un contratto a tempo indeterminato), l’orario di lavoro da associare a quel contratto da scegliere tra quelli proposti nel menu a tendina e il checkbox per sapere se la persona deve essere inserita nella lista del personale da considerare per l’invio delle informazioni a Roma negli attestati di presenza.

Inserimento figli dipendente

Nella schermata top della modifica del personale si può notare che è presente un’ulteriore scheda che prevede la possibilità di inserire in anagrafica i figli del dipendente. Questo dato è necessario per poter usufruire di permessi/congedi dal lavoro.

La scheda si chiama “Gestione figli di...”, cliccandoci verrà proposta una form di riepilogo con la possibilità di inserire i figli del dipendente così come mostrato in Figura 23: Schermata di riepilogo dei figli del dipendente.


Cliccando quindi sul bottone “Inserisci nuovo figlio”, si aprirà una schermata in cui potranno essereriempiti i campi relativi a nome, cognome e data di nascita, così come illustrato nella schermata seguente:


6.2 Gestione e inserimento orario di lavoro

Gli orari di lavoro del personale sono una parte fondamentale dell’applicazione perché la loro definizione e la loro associazione ai vari dipendenti determina il calcolo della “differenza” giornaliera ovvero della differenza tra i minuti che un dipendente ha svolto in una determinata giornata ed i minuti che avrebbe dovuto svolgere in funzione del proprio orario di lavoro.

Dal menu

• Configurazione orari di lavoro‣

l’amministratore potrà trovarsi di fronte una schermata come questa:

Nella figura è riportato un esempio di timbrature di un dipendente e dei relativi calcoli in funzione del suo orario. Il dipendente in questo caso ha un “Tipo Orario” denominato “Normale” e definito inconfigurazione del sistema come 7 ore e 12 dal lunedì al venerdì. Le timbrature registrate danno luogo ad un “Tempo di lavoro” effettuato dal dipendente di 7 ore e 23 minuti. Dato che il suo orario prevedeva per quel giorno (il giovedì) 7 ore e 12, la “Differenza” giornaliera è di 11 minuti.

Il campo “Progressivo”, che nell’esempio è valorizzato a 11 minuti, rappresenta la somma delle differenze di tutti i giorni del mese visualizzato e del giorno stesso.

La configurazione degli orari di lavoro è riservata all’amministrazione dell’istituto e l’accesso a questa funzionalità è controllato con degli appositi permessi definiti all’interno dell’applicazione.

Per accedere alla visualizzazione/azione degli orari di lavoro si devono scegliere le voci di menu

• Configurazione → Orari Lavoro

La schermata “Orari Lavoro” mostra un riepilogo degli orari di lavoro già definiti all’interno del sistema, gli orari sono suddivisi in due tipologie:

• la tabella “Tipi orario CNR” riporta gli orari generici preimpostati dall’applicazione• la tabella “Tipi Orario particolari attivi per ….” riporta invece quelli specifici per l’Istituto o

per una sede specifica nel caso l’istituto abbiamo più sedi


Inserimento di un nuovo orario di lavoro

Per inserire un nuovo orario di lavoro prima di tutto è necessario verificare la possibilità di inserire un nuovo orario di lavoro tramite il link “Crea nuovo orario di lavoro per Nome istituto”. Una volta cliccato sul link, si aprirà un pannello nel quale dovranno essere specificati il nome dell’orario di lavoro (campo obbligatorio) e, giorno per giorno, il tempo di lavoro minimo per usufruire del buonopasto e il tempo per la pausa pranzo. Inoltre occorrerà specificare quali giorni dovranno essere considerati festivi.


6.3 Gestione timbrature

Per l’amministratore è possibile controllare la situazione giornaliera/mensile di ogni dipendente afferente all’istituto.

Questa funzionalità è accessibile tramite il menù

• Amministrazione Timbrature‣

In questa pagina è possibile verificare la situazione mensile di ogni dipendente. Il dipendente mostrato è selezionabile dal menu a tendina che compare in alto di fianco alle voci “mese” e “anno”anch’esse consultabili.

In questa pagina di riepilogo, mostrata in Figura 27: Schermata delle timbrature mensili, compaionooltre alle timbrature effettuate dal dipendente, tutta una serie di ulteriori informazioni ad esempio, cliccando sul giorno interessato, è possibile vedere riassunta in tabella la situazione relativa alle modifiche effettuate su quel giorno in termini di inserimento di assenze e timbrature con tanto di responsabile di tali modifiche.

La colonna “Buono mensa” riporta un’eventuale “x” nel caso in cui per quel giorno il dipendentenon abbia raggiunto il quantitativo di ore sufficienti a ottenere il buono pasto.


La colonna “Codice assenza” riporta l’eventuale codice d’assenza utilizzato dal dipendente per ilgiorno in questione.I codici si assenza sono inseribili/modificabili dal personale dell'ufficio del personale, cliccandosulla riga del giorno in cui si vuol inserire il codice di assenza comparirà una schermata di questotipo:

Nel campo “codice” è possibile scrivere il codice di assenza che si intende assegnare al dipendente. In alternativa, selezionandolo da uno dei due menu a tendina sulla destra, il codice verrà automaticamente inserito nel campo. La sezione “fino a”, se cliccata, genera un calendario che permette all’amministratore di specificare fino a quale giorno si intende inserire il codice d’assenza per il dipendente (caso d’uso è l’inserimento di giorni di ferie consecutivi). E’ possibile inoltre allegare all’assenza un file pdf contenente il modulo cartaceo relativo all’assenza stessa, come per esempio relativamente a richieste di giorni di ferie o di malattia, selezionandolo a partire dal campo “allegato”. Nella parte bassa della finestra, sono specificate alcune regole di comportamento per quanto riguarda codici di assenza speciali (FER).


Le colonne contenenti le timbrature mettono in ordine temporale e di tipo (ingresso/uscita) letimbrature effettuate dal dipendente. Cliccando su ognuna di esse è possibile modificarlatemporalmente, modificarne la tipologia (da ingresso a uscita o viceversa), modificarne la causale(timbratura di servizio o no) o eliminarla (questa azioni sono compiute di rado e solamentedall'ufficio del personale per motivate necessità previa delega del direttore dell'Istituto).

La colonna “inserisci timbratura” permette all’amministratore di inserire una timbratura manualmente. Cliccando sui tre simboli ‘+’ in corrispondenza del giorno in cui si intende apportare la modifica, si aprirà una finestra con le informazioni da dover specificare:

• ore e minuti da poter inserire nel formato HHMM (quindi tipo: 0934)• specificare se si tratta di un ingresso o di un’uscita• specificare se si tratta o meno di una timbratura di servizio• aggiungere o meno eventuali note alla timbratura

Le colonne, “Tempo lavoro”, “Differenza”, “Progressivo”, sono quelle che concorrono alla formazione del residuo mensile orario per il dipendente. In particolare nella colonna “Tempo


lavoro” troviamo quante ore effettive di lavoro sono state effettuate dal dipendente in un certo giorno, calcolate sulla base di quanto tempo è trascorso tra le timbrature di ingresso e uscita effettuate. Nel caso ci trovassimo di fronte a un tempo di lavoro calcolato su giorno festivo, così come da figura:

sarà sufficiente per l’amministratore cliccare sulla scritta “Abilita” così da abilitare il tempo di lavoro per quel giorno.

Nella colonna “Differenza” troviamo invece la quantità oraria di differenza (positiva o negativa)rispetto al numero di ore di presenza giornaliera. La colonna “Progressivo”, infine, contiene lasomma algebrica di tutte le differenze giornaliere accumulatesi fino al giorno in cui stiamo appuntoguardando il progressivo. Le ultime due colonne “Orario di lavoro” e “Note” contengono rispettivamente il tipo di orario dilavoro assegnato al dipendente e le eventuali note riguardanti le timbrature del dipendente giornoper giorno.Nella parte destra della pagina si possono notare alcuni pannelli, partendo dall’alto c’è il “Riepilogoore” che contiene un prospetto nel quale si possono notare:

• i giorni trascorsi a lavoro;• il tempo disponibile per gli straordinari (calcolato sulla base della somma di tutte le

differenze orarie POSITIVE del mese in corso meno le eventuali ore di residuonegative accumulate fino a quel mese;

• il numero di riposi compensativi usati nell’anno (utile per i tecnologi che devono

limitare l’utilizzo di giorni di riposo compensativo);• la possibilità di usufruire o meno delle ore di residuo derivate dall’anno precedente

(parametro impostabile in configurazione);• lo schema contenente la ripartizione delle ore di residuo accumulate fino a quel mese

per l’anno in corso• lo schema contenente la ripartizione delle ore di residuo calcolate sull’anno in corso e

sull’eventuale anno passato (se ancora disponibili nel mese che si sta consultando).Il secondo pannello che si incontra è quello relativo alla situazione dei buoni pasto dove si possonodistinguere:

• i buoni pasto maturati;• i buoni pasto eventualmente da restituire;• il prospetto contenente la situazione dei buoni pasto consegnati e utilizzati dal

dipendente (l’assegnazione dei buoni si effettua nella pagina: “Gestione buoni pasto”);• la legenda che spiega la simbologia presente nella colonna “Buono pasto”

Il terzo pannello che si incontra è inizialmente chiuso ed è relativo alla simbologia associata alletimbratureInfine il quarto e ultimo pannello, anch’esso inizialmente chiuso, è relativo alle eventuali assenzeeffettuate nel mese dal dipendente e contiene codice, descrizione e numero giorni di assenza perquel codice per ogni assenza effettuata. ePAS – Manuale per l'Ufficio del Personale e per il dipendente pag. 41 di 75

6.4 Gestione Sedi e amministratori

All’interno di questa funzionalità è possibile specificare nomi e caratteristiche delle sedi di UOS degli Istituti cui afferiscono, oltre che delle persone che saranno insignite dei diritti di amministrazione per poter gestire il programma e il personale. Gli amministratori potranno essere designati sia completi (con diritto di modifica) o in sola lettura, quindi con la possibilità di visualizzare le situazioni mensili del personale senza però poterle modificare.

Dal menu

• Configurazione Sedi e amministratori‣

l’amministratore si troverà di fronte la seguente schermata:

In particolare si può notare come l’istituto in questione presenti due sedi distinte. Chi detiene diritti di amministrazione sulla sede, può modificare i parametri relativi alle informazione di ubicazione della sede stessa cliccando sul nome. Per ognuna delle sedi presenti, vengono visualizzati gli account corrispondenti ai lettori badge da cui timbrano i dipendenti (sottolineati in verde) e presenti sia a livello di istituto che, più specificatamente, sulle sedi a cui sono effettivamente associati.


Come si evince dalla schermata delle sedi e amministratori, è possibile associare ad ognuna delle sedi, se si hanno diritti di amministrazione, eventuali altri amministratori. Sarà sufficiente cliccare sul link che permette l’aggiunta di utenti amministratori e scegliere la persona dalla lista.

E’ inoltre possibile, come si può notare dall’immagine ad inizio pagina, inserire delle tipologie diaccount di sistema. ePAS offre la possibilità di definire, tramite questa schermata, account disistema quali BadgeReader e RestClient. I primi devono essere associati con username e passwordai client che si occupano di scaricare su ePAS le timbrature prese dai lettori badge dai quali idipendenti comunemente timbrano. I secondi, invece, sono account di tipo REST che servono perchiamare i metodi rest che ePAS mette a disposizione di eventuali applicazioni che intendonointeragire con ePAS stesso.

6.5 Gestione parametri

Un aspetto importante per la gestione del sistema ePAS è il corretto utilizzo dei parametri.

Dal menu

• Configurazione Parametri‣

accediamo alla schermata della gestione dei parametri Esistono due tipologie di parametri da configurare:

• i parametri generali

• i parametri annuali

Parametri generali

Nella pagina relativa ai parametri generali possiamo modificare tutti quei valori che, si suppone, siano validi per sempre come, ad esempio:

• il giorno della festa del patrono


• i parametri relativi alla connessione con il server della sede centrale che controlla gli attestati

(di cui si parla nella apposita sezione)

• il numero di colonne da visualizzare per la pagina delle timbrature


Figura 34: Schermata parametri generali

Parametri Annuali

Anche i parametri annuali, come per quelli generali, sono associati alla sede di appartenenza e, come per i precedenti, è possibile la modifica se e solo se si hanno diritti di amministrazione totali sulla sede. Nella pagina relativa ai parametri annuali è possibile trovare tutti quei valori che si suppone possano essere modificati nel tempo e che, per comodità, si assume possano avere valenza quantomeno annuale.

Tra gli altri troviamo:

• Il giorno dell’anno entro cui usufruire delle ferie relative all’anno precedente

• Il limite massimo per l’utilizzo delle ore residue dell’anno precedente per i livelli 1-3

(tecnologi)

• Il limite massimo per l’utilizzo delle ore residue dell’anno precedente per i livelli 4-8

(tecnici)

• Il numero massimo di giorni di riposo compensativo per i livelli 1-3 (tecnologi)

• Il numero massimo di giorni di riposo compensativo per i livelli 4-8 (tecnici)

• Il limite orario massimo per la timbratura notturna (utile per i casi in cui ci siano timbrature

a cavallo della mezzanotte che debbano essere “spezzate” per i calcoli temporali tra giorno precedente e giorno attuale)


6.6 Assenze

Il sistema ePAS permette all’amministratore di poter verificare le assenze di tutto il personale attraverso vari livelli di granularità. In particolare, dal menu

• Amministrazione Assenze‣

accediamo alla schermata mostrata in Figura 36: Schermata assenze mensili.


In questa pagina è possibile controllare la tipologia delle assenze, raggruppate per codice, in un determinato mese. La tabella, così come avviene nella tabella della lista del personale, è soggetta a dimensionamento, infatti in alto a sinistra è presente un bottone che consente di decidere quanti elementi della lista visualizzare (di default impostato a 10, è possibile comunque scegliere 25, 50 o tutti gli elementi). Sulla destra della tabella è inoltre presente un campo testuale per la ricerca puntuale dei dipendenti. Qui è possibile scrivere il nome o il cognome del dipendente di cui si intende verificare la situazione di assenze nel mese così da poterlo visualizzare senza tutti gli altri. In basso, sotto alla tabella, è possibile vedere il numero di pagine in cui è stata suddivisa la lista di persone, che cambia naturalmente in base a quanti elementi vengono selezionati in visualizzazione dalla form descritta in precedenza. E’ possibile ordinare la tabella per ciascuno dei campi presenti. Di default la tabella è ordinata in ordine alfabetico del personale, ma ciò non toglie che, per


esigenze personali, cliccando sull’intestazione della colonna, si decida di visualizzare la lista in ordine ascendente o discendente rispetto a uno specifico campo (ad esempio in figura si può selezionare l’ordine discendente dei codici di assenza “31” così da vedere chi nel mese ne ha presi di più).

Passando il mouse sopra il codice di assenza presente nell’intestazione della tabella, è possibile anche vedere la descrizione del codice in questione. Inoltre, cliccando sul numero corrispondente al quantitativo di assenze fatte per quel codice, verrà visualizzato un prospetto nel quale verificare i giorni precisi del mese in cui quella persona ha usufruito di quel codice di assenza. Nella parte superiore della pagina si trovano anche i menu a tendina relativi a mese e anno. Selezionando il mese e l’anno desiderati si potranno verificare le situazioni di assenze mensili relative a quel periodo temporale.

6.7 Assenze annuali

Cliccando poi sulla tab “Assenze annuali” si accede alla seguente schermata:


In questa sezione è possibile controllare la situazione delle assenze annuali relativa a una persona. Come nella pagina delle assenze mensili, dal menu a tendina in alto è possibile selezionare l’anno per cui si intende verificare le assenze e la persona di cui si vuol conoscere la situazione. Per ogni giorno dell’anno è riportato l’eventuale codice di assenza. Una tabella riassuntiva al di sotto del tabellone, riporta la descrizione del codice utilizzato oltre a un totale di giorni in cui si è usufruito diquel codice e al totale delle assenze effettuate nel corso dell’anno selezionato.

Gestione allegati per codice

La tabella seguente è relativa agli allegati raggruppati per codice. Cliccando sulla voce di menu “Gestione allegati per codice” si visualizza la seguente schermata:

In questa sezione è possibile verificare per quali codici di assenza sono stati inseriti degli allegati in formato PDF Cliccando sulla busta colorata di blu sarà possibile scaricare l’allegato relativo al codice situato di fianco. Questi PDF sono molto utili per l'ufficio del personale poiché il giorno successivo all'invio degli attestati delle presenze l'istituto invia a l'ufficio CNR preposto i PDF relativi alle assenze dei codici di congedo parentale e congedo parentale malattia figlio.

Gestione allegati per persona

Cliccando sulla tab “Gestione allegati per persona” si accede alla visualizzazione degli eventuali file allegati alle assenze relativi a ogni singola persona.


In questa pagina è possibile selezionare, in alto, mese anno e persona di cui si intendono controllare eventuali allegati. Il sistema caricherà la lista di tutti gli allegati disponibili per i parametri richiesti e, cliccando sulla figura a forma di fermacarte di fianco alla data per cui è stato inserito l’allegato, sarà possibile scaricarli sul proprio pc.

Assenze in periodo

L’ultima sezione navigabile è quella relativa alle assenze in periodo. Cliccando sull’ultima tab verràcaricata la seguente schermata mostrata in Figura 40: Schermata assenze in periodo.

Selezionando il dipendente e il periodo temporale per cui si vogliono verificare le assenze e premendo su “invio”, verranno visualizzate le tabelle relative a:

• la lista dei codici di assenza con relative date e descrizioni a sinistra della pagina

• un consuntivo raggruppato per tipologia di assenza (ferie, missione, malattia ecc...) sulla

destra della pagina con totale dei giorni per quella tipologia


6.8 Gestione ferie e permessi

Il sistema ePAS fornisce all’amministratore anche una schermata in cui poter visualizzare la situazione relativa a ferie e permessi di ciascun dipendente.

Dal menu

• Amministrazione Ferie e permessi‣

è possibile visualizzare la seguente schermata mostrata in Figura 41: Schermata situazione ferie e permessi.


Come nella schermata relativa alla lista persone (vedi Errore: sorgente del riferimento non trovataErrore: sorgente del riferimento non trovata), anche in questo caso possiamo notare come vengano listati di default 10 dipendenti.

Grazie alla form in alto a sinistra è comunque possibile specificare quanti elementi visualizzare. Anche qui è usabile la form di ricerca per visualizzare esclusivamente il dipendente richiesto scrivendone il nome o il cognome nel riquadro in alto a destra rispetto alla tabella principale. Come descritto per la lista persone, anche in questo caso si possono ordinare gli elementi cliccando sulla voce specifica che si intende utilizzare. Di default l’ordinamento viene fatto per nome e cognome, ma cliccando sull’intestazione di una colonna specifica è possibile ordinare in modo discendente o ascendente rispetto ad essa.


All’interno della tabella, si possono distinguere differenti voci:

• le ferie fatte l’anno precedente

• le ferie fatte l’anno corrente

• i permessi legge fatti

• le ferie residue dell’anno passato (contrassegnate da una “x” rossa se non più disponibili

secondo quanto specificato in configurazione (vedi Errore: sorgente del riferimento non trovata Errore: sorgente del riferimento non trovata)

• le ferie residue dell’anno in corso totali

• le ferie residue dell’anno in corso maturate

• i permessi residui totali

• i permessi residui maturati

• i limiti eventuali per l’utilizzo dei residui per l’anno in corso

Cliccando poi sui numeri relativi a ciascun nominativo, in corrispondenza delle colonne di feriefatte dell’anno passato e dell’anno corrente e dei permessi legge fatti, verrà visualizzata una finestrache conterrà la lista dei giorni relativi all’anno passato o all’anno in corso contenente i giornispecifici in cui si è usufruito di un codice di ferie.

6.9 Gestione competenzeIl sistema ePAS consente all’amministratore di gestire le competenze assegnabili a ciascuna personaafferente all’istituto.

Selezionando dal menu

• Amministrazione Competenze‣

verrà visualizzata la schermata mostrata in .Figura 42: Schermata principale competenze.

Le competenze, come si evince dall’immagine, sono consultabili (e modificabili) per ogni persona in un certo anno e in un certo mese (è sufficiente nel caso andare a selezionare anno e mese dal menu a tendina in alto). La schermata principale presenta tre panelli:

• il panello relativo all’assegnamento delle competenze (a sinistra nell’immagine),

in cui troviamo il codice competenza che si vuole assegnare (selezionabile dalmenu a tendina), la lista dei nominativi a cui è stata assegnata quella competenzasuddivisi in pagine di 10 elementi ciascuna, e un box in cui poter ricercaredipendenti per nome o cognome.

• il pannello relativo al riepilogo delle ore di straordinario pagate (a destra e in alto

nell’immagine) nel mese in questione, nell’anno in corso e il totale del monteore usabile per gli straordinari assegnato all’istituto.

• il pannello relativo alle note per una corretta compilazione dei quantitativi


orari/giornalieri delle competenze

Come nel caso dei parametri (vedi Errore: sorgente del riferimento non trovata Errore: sorgente del riferimento non trovata), troviamo al di sopra dei pannelli un menu a tendina che specifica per qualesede intendiamo assegnare le competenze. Naturalmente, sulla base dei privilegi che l’amministratore ha assegnati (vedi Errore: sorgente del riferimento non trovata Errore: sorgente delriferimento non trovata), sarà possibile modificare o meno le competenze per i dipendenti afferenti alla propria sede o a quelle eventuali distaccate che fanno comunque parte del proprio istituto.

Abilita competenze

Nella tab “Abilita competenze” troviamo la lista del personale afferente all’istituto selezionato con di fianco tutte le eventuali competenze assegnate a ciascun dipendente, contrassegnate con una spunta.


Come nelle precedenti due schermate di riepilogo e assegnamento di competenze, anche in questo caso è possibile ricercare un dipendente per nome o cognome scrivendolo nell’apposito riquadro in alto a sinistra. Per modificare le competenze o assegnarne di nuove, è sufficiente cliccare sul nominativo a cui si intende applicare la modifica. Si aprirà una pagina di questo tipo:


Selezionando le competenze che si intende aggiungere al dipendente e premendo su “Ok”, la paginaprecedente verrà ricaricata con i simboli di spunta in presenza delle competenze che sono state assegnate al dipendente.

Configurazione monte ore

La tab successiva è relativa alla configurazione del monte ore per gli straordinari.

In questa schermata vengono riepilogate le aggiunte successive di ore per gli straordinari utilizzabiliall’interno dell’istituto (listate per data di aggiunta). In più è possibile specificare eventuali ulteriori ore di straordinario da aggiungere (precedendo la quantità da inserire con il segno “+”) o da togliere(precedendo la quantità da togliere con il segno “-”) rispetto al totale a cui ci troviamo.

Esporta competenze

La tab successiva che si incontra è quella relativa all’esportazione delle competenze. In particolare èpossibile esportare la situazione delle competenze assegnate a tutti i dipendenti in un determinato anno in formato csv.


Competenze nell'anno

L’ultima tab è quella relativa alle competenze nell’anno, in particolare in questa tabella sono riportate tutte le competenze assegnate nell’anno. I risultati sono filtrabili solo per i tempi determinati o per tutti i dipendenti e per ciascuna delle sedi su cui l’amministratore ha diritto di visualizzazione.


6.10 Gestione buoni pastoIl sistema ePAS permette all’amministratore di poter gestire i buoni pasto da attribuire a ciascundipendente. Dal menu

• Amministrazione Gestione buoni pasto‣

si arriva in questa schermata:

Come si può notare, la strutturazione della tabella ricalca quella della lista persone. Vengono, didefault, visualizzate 10 persone ma dalla form in alto a sinistra è possibile specificare lavisualizzazione di 25, 50 o di tutte le persone. E’ possibile la ricerca di una specifica personausufruendo del riquadro di ricerca a destra in alto, scrivendo il nome o il cognome della persona chesi sta cercando. E’ possibile l’ordinamento degli elementi su ciascuno dei campi della tabella, èsufficiente cliccare sull’intestazione della colonna per ordinare in modo discendente o ascendente suquello specifico campo.Per ogni persona vengono visualizzati i buoni rimanenti dal mese precedente, quelli consegnati nelmese, quelli usati nel mese e i rimanenti.Cliccando sulla persona, si aprirà la form di inserimento dei ticket mostrata in Figura 49: Schermatadi assegnamento buoni pasto.


In questa schermata vengono visualizzati:• i dati contrattuali con la data da cui si parte a considerare il conteggio per i buoni

(solitamente l’inizio del mese selezionato) con i riepiloghi dei quantitativi di buoni assegnatie consumati

• la schermata di inserimento dei blocchetti di buoni pasto (tre alla volta, in cui specificare il

codice del blocco, il numero di buoni, la data di attribuzione che è quella in cui si sta usandola form e il nome dell’amministratore che li ha assegnati).

• il riepilogo dei blocchi assegnati nell’anno in corso, con la possibilità di rimuoverli

• il riepilogo dei blocchi assegnati nell’anno passato, con la possibilità di rimuoverli


6.11 Invio attestati di presenzaIl sistema ePAS consente all’amministratore di interfacciarsi con le funzionalità di sottomissione di assenze e competenze presenti sul sito https://attestati.rm.cnr.it/attestati

Dal menu

• Amministrazione Invio attestati‣

l’amministratore si troverà di fronte a questa schermata:

Si entrerà a questo punto nell’area di login mostrata in Figura 51: Schermata di login attestati.

A questo livello viene posta all’attenzione dell’amministratore tutta la procedura da seguire per effettuare un corretto invio degli attestati di presenza, a partire dallo stralcio dei dati fino alla spiegazione punto per punto di quel che farà la procedura di ePAS una volta collegato al sistema centrale all’indirizzo https://attestati.rm.cnr.it/attestati

Le credenziali per l’accesso al sistema della sede centrale sono quelle relative agli account SIPER in dotazione a ciascun dipendente del personale amministrativo.


https://attestati.rm.cnr.it/attestati

Una volta effettuato l’accesso, l’amministratore si troverà di fronte a una schermata tipo quellamostrata nella seguente Figura 52: Schermata prima inizio elaborazione.

Per ogni dipendente registrato nella lista persone (vedi Errore: sorgente del riferimento non trovataErrore: sorgente del riferimento non trovata), si presenta:

• la matricola;• l’esito dell’elaborazione (nel caso un dipendente, dopo la procedura di stralcio, risulti


non in CNR o non in lista dipendenti, viene segnalato in questa colonna);• i dati elaborati;• i problemi riscontrati;• la possibilità di elaborare singolarmente il dipendente.

Al di sopra del pannello troviamo due bottoni, quello di ritorno al menu iniziale in cui impostaremese e anno per l’elaborazione e il pulsante che permette l’elaborazione di tutta la lista delpersonale. Una volta premuto questo pulsante, ePAS inizierà l’elaborazione dei dati relativi aciascun dipendente e, una volta terminato, apparirà una schermata più o meno come questa:

Per ogni dipendente viene riassunta la situazione al termine dell’elaborazione. Se la riga si colora diverde, tutto è andato a buon fine, altrimenti se si colora di rosso, ci sono stati errori durantel’elaborazione. In particolare, è possibile per ciascun dipendente andare a controllare quali sonostati i dati elaborati cliccando in corrispondenza della voce “dati” nella colonna Dati elaborati.Si aprirà una finestra come questa:


Risultano visibili, all’interno della finestra:

• le assenze, rappresentate attraverso una terna di numeri che sono:• il codice di assenza;• il giorno di inizio utilizzo del codice;• il giorno di fine utilizzo del codice;

• le competenze, rappresentate da una coppia di valori che sono:• il codice di competenza;• il quantitativo espresso in giorni o ore di utilizzo di quella competenza;

• le ore di formazione;• i buoni pasto, rappresentati attraverso una terna di valori che sono:

• l’anno di utilizzo;• il mese di utilizzo;• il quantitativo di buoni utilizzati;

Nel caso, invece, si fossero verificati dei problemi durante l’elaborazione, sarà possibile andare acontrollare cosa non è andato a buon fine cliccando su “problemi”. Si aprirà una finestra comequesta:


6.12Schermate di riepilogo

Timbrature mancantiIl sistema ePAS consente all’amministratore di avere a disposizione delle schermate riepilogative relative a vari argomenti.

Dal menu

• Amministrazione Timbrature mancanti‣

si aprirà la seguente finestra:

In alto, dalla barra di menu, è possibile selezionare mese e anno per cui interessa vedere la situazione di timbrature mancanti.

In finestra è possibile vedere, oltre alla lista del personale afferente alla sede, una serie di colonne che identificano:

• i giorni in cui non sono presenti, per la persona, ne timbrature ne codici di assenza

• i giorni in cui sono presenti timbrature disaccoppiate (ovvero esiste una timbratura di

ingresso, ma manca la corrispondente timbratura di uscita o viceversa) nei giorni feriali

• i giorni in cui sono presenti timbrature disaccoppiate per i giorni festivi

I giorni vengono colorati diversamente per far risaltare la gravità dell‘“infrazione”, dal rosso per quando non si hanno ne timbrature ne codici di assenza, passando per il giallo quando non si ha una timbratura di ingresso o una di uscita nei giorni lavorativi, per arrivare all’azzurro quando queste mancanze avvengono nei giorni festivi. Cliccando poi sul nome, l’amministratore verrà reindirizzato alla pagina di gestione timbrature relativa al mese e all’anno selezionati dal menu in alto.


Più in generale questa pagina agisce insieme a un cosiddetto “job”, ovvero un programma che controlla giorno dopo giorno questo genere di situazioni e invia, al dipendente interessato, una mail contenente la propria situazione relativa alle varie infrazioni che può avere commesso con la raccomandazione di contattare il proprio ufficio del personale per sistemare la propria situazione mensile di timbrature. La possibilità di inviare mail ai dipendenti è configurabile da parte dell’amministratore, per farlo è sufficiente andare a modificare i parametri relativi a ciascun dipendente nell’apposita pagina (vedi Errore: sorgente del riferimento non trovata Errore: sorgente del riferimento non trovata).

Presenza giornalieraDal menu

• Amministrazione Presenza giornaliera‣


In questa pagina è possibile verificare, per ciascun dipendente, la propria situazione giornaliera in termini di timbrature, tempo di lavoro, eventuale assenza e possibilità di ricevere il buono pasto (vedi Errore: sorgente del riferimento non trovata Errore: sorgente del riferimento non trovata). In alto, sulla parte relativa al menu, è possibile selezionare mese, anno e giorno di cui si intende vederela situazione di presenza giornaliera. Per ogni dipendente è riportata la lista delle eventuali timbrature:

• accoppiate in termini di ingresso/uscita e evidenziate da un contorno celeste se sono

entrambe presenti

• uniche se evidenziate da un contorno giallo se risulta presente una sola timbratura (vedi

Timbrature mancanti)

Le timbrature e i tempi di lavoro possono essere accompagnati da dei simboli (vedi Errore: sorgentedel riferimento non trovata Errore: sorgente del riferimento non trovata nella sezione relativa ai pannelli delle note) così come la colonna relativa ai buoni pasto che presenta la stessa legenda riscontrabile in Errore: sorgente del riferimento non trovata nel pannello relativo ai buoni mensa.


Come per le Timbrature mancanti, anche in questo caso cliccando sul nome è possibile accedere alla schermata relativa alla situazione delle timbrature mensili della persona selezionata.

Riepilogo mensileDal menu

• Amministrazione Riepilogo mensile‣


In questa pagina è possibile avere un riepilogo della situazione di ciascun dipendente in termini di quantitativi di assenze, presenze, orario lavorato, buoni mensa guadagnati ecc...

Come nelle pagine precedenti, dalla barra di menu in alto si possono selezionare mese e anno di cui interessa verificare la situazione. All’interno del pannello viene conteggiato il numero di giorni lavorativi contati fino al momento della visualizzazione Come nel caso evidenziato in Errore: sorgente del riferimento non trovata, la tabella contiene paginati in liste di 10 elementi, i dipendenti afferenti alla sede di cui si è amministratori. E’ però possibile, tramite l’opzione presente in alto a sinistra nella pagina, selezionare il quantitativo di persone visibile: 10, 25, 50 o tutte. E’ altresì possibile specificare il nome o il cognome della persona specifica che interessa, tramite la form a destra sopra la tabella, così da circoscrivere la ricerca alla situazione della singola persona. Sempre come nel caso della lista persone, è possibile ordinare gli elementi in tabella sul campo che più interessa (attualmente i dipendenti vengono ordinati per cognome).


Per ciascuno di essi viene visualizzato:

• nome e cognome;

• il monte ore dell’anno passato;

• il monte ore dell’anno corrente;

• i buoni mensa residui;

• il progressivo del mese;

• le ore lavorate nel mese;

• i giorni di riposo compensativo fatti nel mese;

• le ore di straordinario pagate.

Là dove i valori presenti nella cella risultassero negativi, la relativa scrittura diventerà rossa, così darendere più evidente la situazione. Per quanto concerne i valori dell’ultima colonna, quella relativa agli straordinari pagati, i quantitativi saranno disponibili e diversi da zero per coloro i quali hanno lo straordinario tra le competenze assegnate e saranno stati assegnati secondo la logica di assegnamento (di solito all’inizio del mese successivo, per gli straordinari relativi a un certo mese. Es.: gli straordinari di ottobre verranno assegnati a inizio novembre) (vedi Errore: sorgente del riferimento non trovata Errore: sorgente del riferimento non trovata).

6.13 UtilitàDal menu

• Amministrazione Utility‣

è possibile accedere alla seguente schermata:

In particolare in questa pagina sono presenti alcuni tool che permettono un utilizzo più dettagliato diePAS.


Grafici

In questa tab, sono stati implementati alcuni grafici che visualizzano:

• il computo degli straordinari assegnati a fronte della totalità di residuo positivo

mensile accumulato da tutti i dipendenti• il computo degli straordinari assegnati a fronte della totalità di residuo positivo

annuale accumulato da tutti i dipendenti• la suddivisione per tipologia delle assenze fatte da tutti i dipendenti

Ad esempio, selezionando il grafico che illustra gli straordinari assegnati rispetti a quelliassegnabili, comparirà una schermata in cui viene richiesto l’anno per il quale effettuare il calcolo.Una volta selezionato l’anno dal menu a tendina e premuto “ok”, verrà visualizzata la seguentetorta:

Passando il mouse sopra ciascuna delle “fette” in cui è suddivisa la torta è possibile controllare ilnumero di ore di straordinario effettuato dai dipendenti rispetto a quello effettivamente pagato a


tutti i dipendenti per l’anno richiesto.

Controllo schedone anno passatoLa sede centrale invia periodicamente (una volta l’anno) ai vari istituti lo “schedone”, ovvero ilresoconto di tutte le assenze che i vari dipendenti dell’istituto in questione hanno effettuato nelcorso dell’anno passato, così da poter verificare eventuali incongruenze con quanto archiviato suePAS e prendere le relative contromisure.

Caricando il file che la sede centrale ha inviato (andandolo a scegliere dal file system attraverso ilbottone “scegli file”) e premendo “Avanti”, il sistema ePAS verificherà eventuali incongruenze traquanto presente nei suoi dati e quanto presente nello schedone generando il seguente reportmostrato nella seguente Figura 62: Schermata di resoconto schedone.

In questa schermata è possibile verificare la lista di tutte le assenze che per qualche motivo non


collimano con quanto presente nello schedone.

Si possono vedere infatti:

• la matricola del dipendente;

• il nome e il cognome;

• la data dell’assenza;

• il codice di assenza utilizzato;

• l’eventualità che una certa persona sia o non sia più presente in anagrafica mentre non sia o

sia presente nello schedone;

• la motivazione relativa all’incongruenza riscontrata;

• l’eventuale codice di assenza rilevato in anagrafica che risulta essere diverso da quello

rilevato nello schedone.

7 RiconoscimentiIl presente lavoro è stato sviluppato nell'ambito di una collaborazione scientifica fra IIT-CNR e l’Ufficio Sistemi Informativi e Documentali-CNR.

8 Sviluppi futuriePAS costituisce un mattoncino fondamentale nella gestione dei dati relativi a presenze ed assenze del personale CNR, grazie alla sua modellazione modulare ed alla predisposizione all'interfacciamento con altre applicazioni è già stato previsto che ulteriori moduli siano affiancati nel tempo ad ePAS.In particolare lo IIT sta sviluppando un software per la gestione dei flussi interni agli Istituti che necessitano di approvazione da parte dei responsabili/direttori in particolare per quanto riguarda le richieste che influiscono sulle presenze ed assenza del personale, come per esempio la richiesta di ferie, la richiesta di riposi compensativi e la richiesta di straordinari. Questi flussi una volta arrivati alla fase finale di approvazione del responsabile saranno integrati con ePAS che effettuerà direttamente l'immissione dei codice ferie, riposo compensativi e/o le competenze approvate.Per quanto riguarda invece gli ordini ed i rimborsi di missione siamo in attesa di capire i tempi di messa in funzione di queste nuove funzionalità da parte dell'amministrazione centrale, ePAS è già strutturato per poter interagire con queste nuove potenzialità per far in modo che le missioni siano inserite direttamente in ePAS una volta approvate dal direttore della struttura.Un altro servizio in fase di sviluppo all'IIT che sarà collegato con ePAS è quello relativo alla rendicontazione delle ore di lavoro del personale dipendente CNR sui vari progetti nazionali ed europei. Interfacciando con ePAS il nuovo software effettuerà automaticamente i controlli di consistenza delle ore rendicontate con le ore effettivamente lavorate e non già rendicontante dei dipendenti.Infine l'IIT sta sviluppando anche un software per l'arricchimento dell'anagrafica del personale CNRcon informazioni tipicamente disponibili a livello locale nei vari Istituti. Questa anagrafica dovrebbe permettere di gestire la strutturazione in gruppi dell'istituto con possibilità di registrare e gestire le deleghe assegnate al personale sulle varie sedi o su gruppi interni alle strutture. Anche questo nuovo servizio sarà integrato con ePAS e permetterà di avere un'unica anagrafica per l'istituto arricchita con la maggior parte delle informazioni di proprio interesse.


9 Appendici

9.1 Piano maturazione giorni di permesso e giorni di ferie

La progressione della maturazione dei giorni di ferie e permessi per i contratti a stesura orizzontale e verticale è basata sulle tabelle fornite dalla sede centrale.

Le tabelle sono qui di seguito riportate:

Piano maturazione giorni di permesso part time verticale

Intervallo Giorni Giorni di permesso maturati

45-135 1

136-315 2

316-365 3

Piano maturazione giorni di ferie part time verticale con presenza a lavoro da meno di treanni

Intervallo giorni Giorni di ferie maturati

1-15 0

16-45 2

46-75 3

76-106 5

107-136 6

137-167 8

168-197 10

198-227 12

228-258 14

259-288 15

289-319 17

320-349 18

350-365 21

Piano maturazione ferie part time verticale con presenza a lavoro da più di tre anni


1-15 0


16-45 2

46-75 3

76-106 6

107-136 7

137-167 9

168-197 11

198-227 13

228-258 14

259-288 17

289-319 18

320-349 20

350-365 22

Piano maturazione giorni di permesso con orario di lavoro normale

Intervallo Giorni Giorni di permesso maturati

45-135 1

136-225 2

226-315 3

316-365 4

Piano maturazione giorni di ferie con orario di lavoro normale e presenza a lavoro da menodi tre anni


1-15 0

16-45 2

46-75 4

76-106 6

107-136 8

137-167 10

168-197 13

198-227 15

228-258 17

259-288 19

289-319 21

320-349 23

350-365 26


Piano maturazione giorni di ferie con orario di lavoro normale e presenza a lavoro da più ditre anni


1-15 0

16-45 2

46-75 4

76-106 7

107-136 9

137-167 11

168-197 14

198-227 16

228-258 18

259-288 21

289-319 23

320-349 25

350-365 28


Indice delle figureFigura 1: Disegno architettura generale...............................................................................................5Figura 2: Panoramica dell'architettura di ePAS....................................................................................6Figura 3: Pagina riassuntiva mensile del dipendente...........................................................................8Figura 4: Inserimento di una timbratura via web.................................................................................9Figura 5: Schermata situazione mensile.............................................................................................15Figura 6: Situazione mensile - pannelli riepilogativi.........................................................................17Figura 7: Schermata delle assenze mensili.........................................................................................18Figura 8: Assenze mensili - dettaglio giorni di assenza......................................................................18Figura 9: Schermata assenze annuali..................................................................................................19Figura 10: Schermata delle ferie.........................................................................................................20Figura 11: Schermata competenze......................................................................................................21Figura 12: Schermata di riepilogo orario............................................................................................22Figura 13: Schermata ore di formazione............................................................................................23Figura 14: Inserimento ore di formazione..........................................................................................24Figura 15: Schermata di cambio password.........................................................................................25Figura 16: Schermata di recupero password......................................................................................25Figura 17: Schermata visualizzazione lista personale........................................................................26Figura 18: Inserimento nuova persona...............................................................................................28Figura 19: Schermata modifica persona.............................................................................................30Figura 20: Schermata di modifica tipologia timbratura.....................................................................31Figura 21: Schermata di modifica orario di lavoro............................................................................32Figura 22: Schermata di modifica contratto.......................................................................................33Figura 23: Schermata di riepilogo dei figli del dipendente................................................................34Figura 24: Schermata di inserimento figli del dipendente..................................................................34Figura 25: Riga contenente info su orario di lavoro...........................................................................35Figura 26: Orari di lavoro...................................................................................................................36Figura 27: Schermata delle timbrature mensili..................................................................................38Figura 28: Schermata di inserimento assenza....................................................................................39Figura 29: Schermata di modifica timbratura.....................................................................................40Figura 30: Schermata di inserimento timbratura................................................................................40Figura 31: Schermata di abilitazione orario nel festivo......................................................................41Figura 32: Schermata sedi e amministratori.......................................................................................42Figura 33: Modifica informazioni sede..............................................................................................43Figura 34: Schermata parametri generali...........................................................................................44Figura 35: Schermata parametri annuali.............................................................................................46Figura 36: Schermata assenze mensili................................................................................................47Figura 37: Schermata assenze annuali................................................................................................48Figura 38: Schermata allegati raggruppati per codice........................................................................49Figura 39: Schermata allegati raggruppati per persona......................................................................50Figura 40: Schermata assenze in periodo...........................................................................................51Figura 41: Schermata situazione ferie e permessi..............................................................................52Figura 42: Schermata principale competenze.....................................................................................54Figura 43: Schermata relativa al riepilogo competenze assegnate.....................................................55Figura 44: Finestra di modifica competenze......................................................................................56Figura 45: Schermata relativa al monte ore per straordinari..............................................................56Figura 46: Schermata per l'esportazione delle competenze................................................................57Figura 47: Schermata relativa alle competenze annuali.....................................................................57Figura 48: Schermata di riepilogo buoni pasto...................................................................................58Figura 49: Schermata di assegnamento buoni pasto...........................................................................59Figura 50: Schermata home invio attestati.........................................................................................60


Figura 51: Schermata di login attestati...............................................................................................61Figura 52: Schermata prima inizio elaborazione................................................................................61Figura 53: Schermata di esito elaborazione........................................................................................62Figura 54: Invio attestati - dati di elaborazione..................................................................................62Figura 55: Invio attestati - problemi di elaborazione.........................................................................63Figura 56: Schermata di timbrature mancanti....................................................................................64Figura 57: Schermata di presenza giornaliera....................................................................................65Figura 58: Schermata di riepilogo mensile.........................................................................................66Figura 59: Schermata delle utilità.......................................................................................................67Figura 60: Grafico Straordinari pagabili e pagati...............................................................................68Figura 61: Schermata controllo schedone..........................................................................................69Figura 62: Schermata di resoconto schedone.....................................................................................69


Consiglio Nazionale delle Ricerche - IIT · Keywords: e-government, human resource management,...

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