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Servizio: Nome servizio Pag. 1 Conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica alla PA 17 / 11 / 2014 Relatore: Dott. Fausto Tufariello OPEN Dot Com Spa Società di servizi dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili

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Servizio: Nome servizio Pag. 1

Conservazione digitale a norma e

fatturazione elettronica alla PA

17 / 11 / 2014

Relatore: Dott. Fausto Tufariello

OPEN Dot Com Spa Società di servizi dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili

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Inquadramento normativo conservazione digitale

• Principali norme e regole tecniche in materia di CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI INFORMATICI

• Codice Civile: Art. 2214. Libri obbligatori e altre scritture contabili; Art. 2215bis. Documentazione informatica; Art.

2220. Conservazione delle scritture contabili; Art. 2712. Riproduzioni meccaniche.

• D.Lgs. 30.06.2003, n. 196, - Codice in materia di protezione dei dati personali

• Deliberazione CNIPA del 19.02.2004 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto

ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

• D.Lgs. 07.03.2005, n. 82 - Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)

• D.P.C.M. 22.02.2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche

avanzate, qualificate e digitali (in vigore dal 05.06.2013)

• D.P.C.M. 03.12.2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (in vigore dal 11.04.2014)

• DMef 17.6.2014 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro

riproduzione su diversi tipi di supporto (in vigore dal 27.06.2014)

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Inquadramento normativo conservazione digitale

• CAD – CAPO I° - Art. 2 - Finalità e ambito di applicazione

• 3 Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 del capo III, nonché al capo IV, si

applicano ai privati ai sensi dell'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28

dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni.

• [omissis]

• 5 Le disposizioni del presente codice si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in

materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni del codice in

materia di protezione dei dati personali approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n.

196. I cittadini e le imprese hanno, comunque, diritto ad ottenere che il trattamento dei dati

effettuato mediante l'uso di tecnologie telematiche sia conformato al rispetto dei diritti e delle

libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato.

CAPO II

documento informatico e

firme elettroniche;

Art. 40 Formazione di documenti informatici

Art. 43 Riproduzione e conservazione dei documenti

Art. 44 Requisiti per la conservazione dei documenti

informatici

Capo III formazione,

gestione e

conservazione dei

documenti informatici

Capo IV

trasmissione

informatica dei

documenti

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CAD - Capo III° - Art. 43 - Riproduzione e conservazione dei documenti

1 I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è

prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli

effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità

dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

DMef 23.01.2004

Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi

ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in

diversi tipi di supporto.

Testo: in vigore dal 03/02/2004

DMef 17.06.2014 in vigore dal 27.06.2014

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi

ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su

diversi tipi di supporto - articolo

21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.

CAD - Capo II° - Art. 21 - Documento informatico sottoscritto con firma elettronica

5 Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti

secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Ministro

delegato per l'innovazione e le tecnologie.

Art. 7 – co. 3 - Le disposizioni di cui al DMef

23.01.2004 continuano ad applicarsi ai documenti già

conservati al momento dell'entrata in vigore del

presente decreto.

OLD NEW

DPCM 22,02.2013 –Firme elettroniche

Testo: in vigore dal 5.06.2013

DPCM 3.12.2013 -Conservazione

Testo: in vigore dal 11.04.2014

Inquadramento normativo conservazione digitale

DPCM Documento informatico

??? ??? Non ancora emanato

Norma transitoria

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• Decreto MEF 23 gennaio 2004 Modalità' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

Inquadramento normativo conservazione digitale

Decreto MEF 17 giugno 2014 (in vigore dal 27.06. 2014)

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21,

comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005

OLD

NEW

Dal 27.06.2014 il decreto 23.01.2004 è abrogato.

Le disposizioni in esso contenute continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento

dell'entrata in vigore del nuovo DMef

PRINCIPALI

NOVITÀ

del DMef

17.06.2014

Eliminato il termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche

(Art. 3, co. 3)

Sostituito l’obbligo di invio dell’impronta all’AE con una comunicazione da effettuarsi nella

dichiarazione dei redditi (Art. 5, co.1)

Richiamo alle disposizioni del CAD e alle regole tecniche di cui all’art. 71

(Art. 1, co.1 e Art. 2, co.1)

Il Sistema di conservazione non è più libero ma deve essere conforme alle regole tecniche di cui

al DPCM 3.12.2013 (art. 2, cp. 1)

Semplificate le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo

(Art. 6)

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• D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (in vigore dal 11 aprile 2014)

• Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1

e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Inquadramento normativo conservazione digitale

Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei

documenti agli originali

OLD

NEW

DPCM 3.12.2013

Corpo del provvedimento

(14 articoli)

Allegato 1 - GLOSSARIO/DEFINIZIONI

Allegato 2 - FORMATI

Allegato 3 - STANDARD E SPECIFICHE TECNICHE

Allegato 4 - SPECIFICHE TECNICHE DEL P.d.A.

Allegato 5 - METADATI

Le regole tecniche dell’AGID

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Inquadramento normativo conservazione digitale

Le regole tecniche dell’AGID

DPCM 3.12.2013 Art. 14

(disposizioni finali)

Entrata in vigore

Sistemi di conservazione

già esistenti al 11.04.2014

11 aprile 2014

Obbligo di adeguamento dei

sistemi di conservazione esistenti (??)

entro il 11 aprile 2017

Secondo un dettagliato piano di

adeguamento allegato al MdC

Sino al 11 aprile 2017 restano valide le

regole di cui alla delibera CNIPA

11/2004

Deve essere valutata l’opportunità di

un riversamento dei documenti nel

nuovo sistema di conservazione

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I documenti a rilevanza tributaria

Regole e procedure per la loro conservazione

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Documenti tributari conservabili in formato digitale

DMef 17.6.2014 - Art. 3. - Conservazione dei documenti informatici,

ai fini della loro rilevanza fiscale

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:

a) siano rispettate

le norme del codice civile,

le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale

e delle relative regole tecniche

e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta

della contabilità;

CAD

In particolare, gli Artt. 1, 21, 22, 23, 23-bis, 24, 40,

43, 44, 71

D.P.C.M. 22.02.2013 - Firma digitale

D.P.C.M 03.12.2013 - Sistema di conservazione

DPR 633/72; DPR 600/72; DPR 642/72; D.L.

10.06.1994, n. 357.

DMef 17.6.2014 - Art. 5. - Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti

rilevanti ai fini tributari

4. Con provvedimenti del direttore dell'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, che saranno pubblicati nell'apposita

sezione del sito internet istituzionale secondo le modalità previste dal decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, sono

stabilite, in relazione ai diversi settori d'imposta, specifiche modalità per l'assolvimento degli obblighi di cui ai commi 1

(c.f.r. modalità di comunicazione) e 2 (c.f.r. accessibilità in caso di verifiche, controlli o ispezioni).

Codice Civile

Art. 2214. Libri obbligatori e altre scritture contabili;

Art. 2215-bis. Documentazione informatica; Art.

2220. Conservazione delle scritture contabili; Art.

2712. Riproduzioni meccaniche.

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Documenti tributari conservabili in formato digitale

Libri e registri contabili

Bilancio di esercizio e

relative relazioni

Mod. UNICO e altre

Dichiarazioni fiscali

Modulistica di pagamento (F24 – F23)

Fatture e documenti

simili

Libri sociali (art. 2421)

Contratti PEC

Fra i documenti fiscalmente rilevanti si annoverano:

• Il libro giornale

• il libro degli inventari (attenzione art. 2217, co.3, c.c.)

• Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere

registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;

• Le scritture ausiliarie di magazzino;

• Il registro dei beni ammortizzabili (Art, 16 DPR 600/73)

• Il bilancio d'esercizio, composto da stato patrimoniale

(articolo 2424 c.c.), conto economico (articolo 2425

c.c.) e nota integrativa (articolo 2427 c.c.);

• I registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore

aggiunto, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il

registro dei corrispettivi, il registro delle fatture

emesse, ecc.;

• Tutte le dichiarazioni fiscali (UNICO, IVA , IRAP,

SOSTITUTI ecc.)

• La modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio, i

modelli F23 ed F24),

• Le fatture, documenti di trasporto, ecc.

• Altri documenti simili

Possono ricomprendersi anche i libri sociali (ex art. 2421 c.c.):

• il libro dei soci,

• il libro delle obbligazioni,

• il libro delle adunanze e delle deliberazioni del D.d.A.,

• il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle

assemblee,

• il libro delle adunanze e delle deliberazioni del

collegio sindacale,

• il libro delle adunanze e delle deliberazioni del

comitato esecutivo,

• il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle

assemblee degli obbligazionisti,

Inoltre:

• la relazione sulla gestione (articolo 2428 c.c.)

• la relazione dei sindaci (articolo 2429 c.c.) e dei

revisori legali (articolo 209, comma 3 del decreto

legislativo 24 febbraio 1998, n. 58), che per legge

devono essere allegate al bilancio d'esercizio.

• I contratti in generale

• Corrispondenza (art. 2200 c.c.)

• PEC

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Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

DMef 17.6.2014 - Art. 2. - Obblighi da osservare

per i documenti informatici rilevanti ai fini delle

disposizioni tributarie

1.Ai fini tributari,

• la formazione,

• l'emissione,

• la trasmissione,

• la conservazione,

• la copia, la duplicazione, la riproduzione,

• l'esibizione,

• la validazione temporale

• e la sottoscrizione

dei documenti informatici, avvengono nel rispetto

delle regole tecniche adottate ai sensi dell'art. 71

del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e

dell'art. 21, comma 3, del decreto del Presidente

della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in

materia di fatturazione elettronica.

D.P.C.M. 22.07.2011, Art. 1 e CAD Art. 5-bis

dal 1/1/2013 obbligo di comunicazione tra Imprese e PA solo via PEC

DPR 633/72 - Art. 21, co. 3 – [Omissis] Il soggetto passivo assicura l'autenticita'

dell'origine, l'integrita' del contenuto e la leggibilita' della fattura dal momento

della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione;

CAD

Art. 20 Documento informatico

Art. 21 Documento informatico sottoscritto con firma elettronica

CAD

Articolo 22 Copie informatiche di documenti analogici

Articolo 23 Copie analogiche di documenti informatici

Articolo 23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici

Articolo 23 quater Riproduzioni informatiche

D.P.C.M 03.12.2013 - Sistema di conservazione

D.P.C.M. 22.02.2013 - Firma digitale

D.P.C.M 03.12.2013 - Sistema di conservazione

D.P.C.M. - bozza – Documento informatico

D.P.C.M. 22.02.2013 Firma - Artt. 47 e segg. (Marca temporale)

Dmef 17.6.2014 – Art. 5, co. 2 e 3

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LEGGIBILITA’ - insieme delle caratteristiche in base alle quali le

informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili

durante l’intero ciclo di gestione dei documenti

DMef 17.6.2014 - Art. 2. - Obblighi da osservare

per i documenti informatici rilevanti ai fini delle

disposizioni tributarie

2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari

hanno le caratteristiche

• dell'immodificabilità,

• dell'integrità,

• dell'autenticità

• e della leggibilità,

IMMODIFICABILITA’ - caratteristica che rende il contenuto del

documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto

durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella

conservazione del documento stesso

AUTENTICITA’ - caratteristica di un documento informatico che

garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito

alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando

l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico

STATICITA’ - caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli

elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici

eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali

annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato

per la redazione

INTEGRITA’ - insieme delle caratteristiche di un documento

informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed

inalterato

Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

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Fra i diversi formati è consigliabile utilizzare: PDF/A (Standard ISO 19005-1:2005)

è opportuno privilegiare

• formati che siano standard internazionali (de jure e de facto)

• o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza

nel manuale di conservazione dei documenti informatici.

DMef 17.6.2014 - Art. 2. - Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni

tributarie

2. [Omissis] … e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi

dell'art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il

quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del

documento informatico.

Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

La scelta dei formati

D.P.C.M 03.12.2013 - Sistema di conservazione

Allegato 2 – Formati

Atri formati indicati: PDF - PDF/A; TIFF; JPG; Office Open XML (OOXML); Open Document Format; XML; TXT

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Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

I metadati

DMef 17.6.2014 - Art. 3. - Conservazione dei documenti

informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale

che:

a) [omissis]

b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione

delle informazioni dagli archivi informatici in relazione

almeno

• al cognome,

• al nome,

• alla denominazione,

• al codice fiscale,

• alla partita IVA,

• alla data

• o associazioni logiche di questi ultimi,

laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno

essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento

con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

DPCM 3.12.2013 – Regole sulla

conservazione

Allegato 4 - ’Pacchetto di archiviazione’

Stabilisce i metadati minimi del documento

informatico

• Identificativo

• Data di chiusura documento

• Oggetto del documento

• Soggetto produttore

• Destinatario

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Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

BOZZA REGOLE TECNICHE Bozza di D.P.C.M. Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e

validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici.

Articolo 3. Formazione del documento informatico

1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:

a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;

b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione

della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia

informatica di un documento analogico;

c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla

presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni,

provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura

logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

CAD – D.Lgs. N. 82/2005

Art. 5-bis - Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche

Art. 10 - Sportello Unico per le attività produttive (SUAP)

Art. 65 - Istanze e dichiarazioni presentate alle Pubbliche Amministrazioni per via telematica Fatturazione elettronica e EDIFAT

La formazione del documento informatico

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 16 lunedì 17 novembre 2014

CAD – Art. 1 Definizioni

i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del

documento analogico da cui è tratto;

i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente

contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto;

i-quater) copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello

del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari;

i-quinquies) duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso

dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario;

Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

Copie e Duplicati

DMef 17.06.2014 - Art. 4 Obblighi da osservare

Co. 2. Ai fini fiscali, la conformità all'originale:

• delle copie informatiche

• e delle copie per immagine su supporto informatico

di documenti analogici originali unici,

è autenticata:

• da un notaio

• o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato

secondo le modalità di cui all'art. 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle relative regole

tecniche.

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 17 lunedì 17 novembre 2014

DMef 17.06.2014 - Art. 4. - Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici

rilevanti ai fini tributari

co.1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su

supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo

7 marzo 2005, n. 82, e termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della

firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di

cui all'art. 3 del presente decreto.

Documento

analogico

Acquisizione

immagine

Verifica

conformità

FIRMA

DIGITALE

Se originale

unico

Dichiarazione di

conformità

Notaio o P.Uff.

Esempio:

Scheda carburante, assegni, nota spese dipendenti analitica, libri sociali

obbligatori (circ. 36/2006 e RM 161/2007)

Vedi anche DPCM 21.03.2013 - Individuazione di particolari tipologie di

documenti analogici originali unici

CAD – Art. 22, co. 3

Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in

origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71

hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro

conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.

DMef 17.06.2014

Art. 4, co. 2.

Procedimento di acquisizione di copia per immagine di documenti analogici

Copie informatiche e copie per immagine

1 2 3 4

5

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Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

q) firma elettronica (semplice): l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite

associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica;

q-bis) firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un

documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la

connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo

esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano

stati successivamente modificati;

r) FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata

su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;

s) FIRMA DIGITALE: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e

su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al

titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere

manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di

documenti informatici;

DMef 17.06.2014 – art. 7

Co. 5. La sottoscrizione dei documenti informatici

rilevanti ai fini tributari, per i quali è prevista la

trasmissione alle Agenzie fiscali, avviene mediante

apposizione della firma digitale ovvero della firma

elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.

DPR 633/72 – Art. 21

Co. 3. Per la sottoscrizione della fatture elettronica viene

richiesta la firma qualificata o digitale

Sottoscrizione dei documento informatici

Scritture art.

1350, co.1 dal

n. 1 al n. 12

Efficacia

prevista

dall’art. 2702

c.c

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 19 lunedì 17 novembre 2014

Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

Attualmente il nostro ordinamento prevede l’utilizzo di tre formati per produrre file firmati digitalmente:

firma digitale in formato pkcs#7 (Standard CAdES)

firma digitale in formato PDF (Standard PAdES)

firma digitale in formato XML (Standard XAdES)

il formato pkcs#7

Questo formato, meglio noto come p7m, è quello previsto dalla normativa vigente sull’interoperabilità della firma digitale

ed è quello che le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate ad accettare. E’ il formato disponibile dall’anno 1999.

Nome_documento.doc Nome_documento.doc.p7m Nome_documento.xls Nome_documento.xls.p7m

Nome_documento.pdf Nome_documento.pdf.p7m Nome_documento.xml Nome_documento.xml.p7m

Sottoscrizione dei documento informatici

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 20 lunedì 17 novembre 2014

Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

DPCM 22.02.2013 - Art. 1 – Definizioni

q) FIRMA REMOTA: particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che

consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse;

r) FIRMA AUTOMATICA: particolare procedura informatica di firma elettronica qualificata o di firma digitale eseguita

previa autorizzazione del sottoscrittore che mantiene il controllo esclusivo delle proprie chiavi di firma, in

assenza di presidio puntuale e continuo da parte di questo;

È possibile utilizzare una procedura automatica di firma

“certificata” senza presentare volta per volta il documento

da firmare al titolare del certificato di firma, essendo

sufficiente il suo consenso preventivo all'utilizzo di tale

procedura. (Art. 35. co. 3 CAD)

DPCM 22.2.2013 - Art. 5. Caratteristiche generali delle chiavi

2. Se il soggetto appone la sua firma elettronica qualificata o firma

digitale per mezzo di una procedura automatica ai sensi dell’art. 35,

comma 3 del Codice, deve utilizzare una coppia di chiavi destinata

a tale scopo, diversa da tutte le altre in suo possesso. L’utilizzo di

tale procedura deve essere indicato esplicitamente nel certificato

qualificato.

Sistemi di Firma REMOTA o AUTOMATICA

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 21 lunedì 17 novembre 2014

Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

CAD - Art. 24 Firma digitale

co. 3 - Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che,

al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o

sospeso.

La validità nel tempo della firma digitale

CAD - Art. 21 Documento informatico sottoscritto con firma elettronica

co. 3 - L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma

elettronica qualificata basata su un certificato elettronico:

REVOCATO,

SCADUTO

SOSPESO

EQUIVALE A MANCATA SOTTOSCRIZIONE

La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi

richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 22 lunedì 17 novembre 2014

Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

Di conseguenza, se il certificato perde validità, ne deriva la perdita della validità delle firme digitali

verificabili con la stessa chiave, conseguenza paragonabile alla distruzione del documento cartaceo.

Quantomeno, la firma digitale viene a perdere la sua «capacità probatoria specifica» (efficacia di piena

prova sino a querela di falso - art. 2702 c.c.) derubricandosi a prova liberamente valutabile dal giudice.

(CAD - Art. 21, co. 1)

Poiché la scadenza della chiave pubblica è un fenomeno naturale, per tutti i certificati di firma la validità

del documento informatico è destinata a venir meno nel tempo e non sarà neppure sufficiente la semplice

archiviazione elettronica del documento per conservarne l’efficacia giuridica.

Questo è un fenomeno del

tutto sconosciuto in

relazione al documento

analogico sottoscritto con

firma autografa

Per questo si usa dire che

la firma digitale è una firma

con validità a tempo …

La validità nel tempo della firma digitale

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 23 lunedì 17 novembre 2014

Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente

DPCM 22.02.2013 - Art. 19 Informazioni contenute nei certificati qualificati

co. 5. Il certificatore, salvo quanto disposto al comma 6, determina il periodo di validità dei

certificati qualificati anche in funzione della robustezza crittografica delle chiavi impiegate..

DPCM 22.02.2013 - Art. 62. Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel tempo

Co. 1. Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato

qualificato del sottoscrittore, SONO VALIDE SE ALLE STESSE È ASSOCIABILE UN RIFERIMENTO TEMPORALE

OPPONIBILE AI TERZI che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla

scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato.

… come risolvere il

problema …

Normalmente i

certificati di firma

hanno validità

triennale

La validità nel tempo della firma digitale

LA MARCA TEMPORALE

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 24 lunedì 17 novembre 2014

Art. 7 DMef 23.01.2004 Art. 6, co. 2 DMef 17.06.2014 (in vigore dal 27.6.2014)

Modalità di pagamento:

Comunicazione preventiva all’AE con evidenza

dei documenti che potranno essere emessi

Pagamento dell’imposta in via anticipata con

Mod. F23

Entro il mese di gennaio dell'anno successivo

e' presentata dall'interessato all'Ufficio delle

entrate competente una comunicazione

contenente l'indicazione del numero dei

documenti informatici, distinti per tipologia, formati

nell'anno precedente

Pagamento dell’imposta a conguaglio e in acconto

con Mod. F23

Modalità di pagamento:

Pagamento a consuntivo in unica soluzione a

mezzo Mod. F24

Relativamente agli atti, ai documenti o registri

emessi od utilizzati durante l’anno, entro 120

giorni dalla chiusura dell’esercizio

Sulle fatture elettroniche per le quali è obbligatorio

l'assolvimento dell'imposta di bollo è obbligatorio

riportare specifica annotazione di assolvimento

dell'imposta «imposta di bollo assolta ai sensi

dell’art. 6 del DMef 17.6.2014»

Fatture: Imposta di bollo di 2 euro - importo non soggetto ad IVA superiore a 77,47 euro

Libri e registri: Imposta di bollo di 16 o 32 euro – ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse

L’imposta di bollo è pari a 16 euro per i soggetti che

assolvono in modo forfetario la tassa di concessione

governativa (Spa, Sapa, Srl, ecc.)

Imposta di bollo

OLD NEW

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 25 lunedì 17 novembre 2014

Riepiloghiamo…

Documento

informatico Trasformazion

e in PDF/A

FIRMA

DIGITALE

1 2 3

METADATI

4

Documento

analogico

Acquisizione

immagine

Verifica

conformità

FIRMA

DIGITALE

Dichiarazione

di conformità

Notaio o P.Uff.

1 2 3 4

METADATI

5

Documento

analogico

originale

unico

Acquisizione

immagine

Verifica

conformità

FIRMA

DIGITALE

1 2 3 4

METADATI

6

Sistema di

conservazione a

norma

5

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 26 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di conservazione

Requisiti, ruoli e responsabilità

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 27 lunedì 17 novembre 2014

Garanzie del Sistema di conservazione (art. 3, DPCM 3.12.2013 – Art. 44 CAD)

ASSICURA il trattamento dell'intero ciclo di gestione

dell'oggetto conservato nell'ambito del

processo di conservazione

ASSICURA, dalla presa in carico dal produttore e fino all'eventuale scarto,

la conservazione, tramite l'adozione di

• REGOLE,

• PROCEDURE

• TECNOLOGIE

degli oggetti (dati e documenti) in esso conservati

GARANTISCE l'identificazione certa del soggetto che ha

formato il documento, oltre alle seguenti caratteristiche:

• Autenticità

• Integrità

• Affidabilità

• Leggibilità

• Reperibilità

• Rispetto misure di sicurezza (anche Privacy) (Art. 44 del CAD)

GARANTISCE l'accesso all'oggetto conservato, per il periodo

prescritto dalla norma, indipendentemente

dall'evolversi del contesto tecnologico.

Modello OAIS (standard ISO 14721:2003)

OAIS è un archivio, inteso come struttura

organizzata di persone e sistemi, che accetti

la responsabilità di conservare

l’informazione e renderla disponibile per una

comunità di riferimento

Sistema di

conservazione a

norma

Archivio

(OAIS)

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 28 lunedì 17 novembre 2014

Produttore

Responsabile

Utente

AM

BIE

NT

E A

MB

IEN

TE

Deposita gli oggetti

all’interno di un

OAIS

Interagisce con

l’archivio per

cercare e acquisire

le informazioni di

interesse

di un OAIS RUOLI FUNZIONALI

I ruoli di produttore e utente sono svolti da

persone fisiche o giuridiche interne o

esterne al sistema di conservazione.

L’utente richiede al sistema di conservazione

l’accesso ai documenti per acquisire le

informazioni di interesse nei limiti previsti

dalla legge

Ruoli, funzioni, compiti e responsabilità

Il sistema di conservazione

DEVE (fra l’altro) ESSERE

CONFORME alla norma

ISO 14721:2003

Open Archival Information

System (or OAIS)

Archivio

(OAIS)

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 29 lunedì 17 novembre 2014

assicura la presenza di un pubblico

ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il

suo intervento, garantendo allo stesso

l’assistenza e le risorse necessarie per

l’espletamento delle attività al

medesimo attribuite;

assicura agli organismi

competenti previsti dalle norme

vigenti l’assistenza e le risorse

necessarie per l’espletamento

delle attività di verifica e di

vigilanza;

predispone il manuale di conservazione

di cui ne cura l’aggiornamento

periodico in presenza di cambiamenti

normativi, organizzativi, procedurali o

tecnologici rilevanti.

adotta le misure

necessarie per la

sicurezza fisica e

logica del sistema di

conservazione;

definisce le caratteristiche

e i requisiti del sistema di

conservazione in funzione

della tipologia dei

documenti da conservare

provvede alla

duplicazione o copia

dei documenti

informatici in relazione

all’evolversi del

contesto tecnologico,

secondo quanto

previsto dal manuale

di conservazione

effettua il monitoraggio della

corretta funzionalità del

sistema di conservazione;

genera e sottoscrive il PdD con

firma digitale o firma

elettronica qualificata, nei casi

previsti dal manuale di

conservazione

genera il rapporto di

versamento, secondo

le modalità previste dal

manuale di

conservazione;

assicura la verifica periodica,

con cadenza non superiore ai

cinque anni, dell’integrità degli

archivi e della leggibilità degli

stessi;

gestisce il processo di

conservazione e ne

garantisce nel tempo

la conformità alla

normativa vigente;

adotta misure per rilevare tempestivamente

l’eventuale degrado dei sistemi di

memorizzazione e delle registrazioni e, ove

necessario, per ripristinare la corretta

funzionalità; adotta analoghe misure con

riguardo all’obsolescenza dei formati;

Responsabile della

conservazione

Il Responsabile della Conservazione

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 30 lunedì 17 novembre 2014

• Art. 8 - (Manuale di conservazione)

• Il manuale di conservazione è un documento informatico ed illustra dettagliatamente:

1. l’organizzazione,

2. i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, • i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i

soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;

3. il modello di funzionamento, • la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di

conservazione;

4. la descrizione del processo, • la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’ indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle

diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;

• la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di

versamento;

• la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;

• la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;

• la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle

procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;

• la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con

l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;

• la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;

• i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione

• le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;

• le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.

5. la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate,

6. le misure di sicurezza adottate

7. ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

Il Manuale della conservazione

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 31 lunedì 17 novembre 2014 31

Il Sistema di conservazione

Modelli organizzativi

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 32 lunedì 17 novembre 2014

DPCM 3.12.2013 – Art. 6 Ruoli e Responsabilità

6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del

processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in

relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della

stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.

7. La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all'art. 5,

mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione

predisposto dal responsabile della stessa.

8. Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del

trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali.

può delegare (attraverso specifica delega) lo svolgimento del processo di

conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza

ed esperienza (Art. 6, co. 5 DPCM 3.12.2013)

può chiedere la certificazione della conformità del relativo processo di

conservazione ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee

garanzie organizzative e tecnologiche. (Art. 44, co. 1ter CAD)

può affidare la conservazione ad un soggetto esterno, mediante contratto o

convenzione di servizio, che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di

conservazione predisposto dal responsabile della stessa. (Art. 6, co. 7 DPCM

3.12.2013)

Responsabile

della

conservazione

Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 33 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi

Ditta/Cliente

1

Ditta/Cliente

2

Ditta/Cliente

N ..

COMMERCIALISTA

SCHEMA 1 – soluzione in house

Resp. Del Servizio di

Conservazione

Archivio di conservazione

Flusso documenti

Flusso documenti

Incarico tenuta scritture contabili

Contratto di affidamento del

servizio di conservazione digitale a norma

DPCM 3.12.2013 - Art. 5 - (Modelli organizzativi

della conservazione)

1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli

organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la

sua distinzione logica dal sistema di gestione

documentale, se esistente.

2. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione

può essere svolta:

a. all’interno della struttura organizzativa del soggetto

produttore dei documenti informatici da conservare;

PdA PdA PdA PdA

Ditta/Cliente

1

Commercialista Ditta/Cliente

n..

Ditta/Cliente

2

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 34 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi

Ditta/Cliente

1

Ditta/Cliente

2

Ditta/Cliente

N ..

CONSERVATORE

Resp. del Servizio di

Conservazione

COMMERCIALISTA Flusso documenti

Flusso documenti

Contratto di affidamento

Servizio di conservazione

SCHEMA 2 – soluzione in outsourcing

Incarico tenuta scritture contabili e

autorizzazione dell’affidamento a terzi del

servizio di conservazione digitale a norma

Archivio di conservazione

DPCM 3.12.2013 - Art. 5 - (Modelli organizzativi

della conservazione)

1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli

organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la

sua distinzione logica dal sistema di gestione

documentale, se esistente.

2. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione

può essere svolta:

a. […]

b. affidandola, in modo totale o parziale, ad altri

soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie

organizzative e tecnologiche, anche accreditati come

conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.

PdA PdA PdA PdA

Ditta/Cliente

1 Commercialista Ditta/Cliente

n..

Ditta/Cliente

2

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 35 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi

Ditta/Cliente

1

Ditta/Cliente

2

Ditta/Cliente

N ..

CONSERVATORE

Resp. Del Servizio di

Conservazione

COMMERCIALISTA

Prestatore di

servizi

Flusso documenti

Flusso documenti

SCHEMA 3 – soluzione in outsourcing a mezzo terzi

Contratto di affidamento

Servizio di conservazione

con possibilità

di sub-appalto a terzi

Contratto di affidamento

Servizio di conservazione

per conto di terzi

Incarico tenuta scritture contabili e

autorizzazione dell’affidamento a terzi del

servizio di conservazione digitale a norma

Archivio di conservazione

PdA PdA PdA PdA

Ditta/Cliente

1 Commercialista Ditta/Cliente

n..

Ditta/Cliente

2

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 36 lunedì 17 novembre 2014

Commercialista

Soggetto esterno a

cui è affidata la

conservazione

Cliente 1

NOMINA

Responsabile del servizio

di conservazione

Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi

Cliente 2 Cliente n

NOMINA

Responsabile esterno del

trattamento dei dati

Incarico per la

tenuta delle

scritture contabili

Contratto per

l’affidamento del

servizio di

conservazione

digitale a norma

Adempimenti

Privacy

Autorizzazione alla

nomina di

soggetto terzo per

la conservazione

digitale dei

documenti

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 37 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi

Le tutele contrattuali in caso di outsourcing

E’ fortemente raccomandato che il contratto di outsourcing preveda:

• La garanzia della conformità del processo e del sistema di conservazione con quanto disposto dal D.Lgs. 7/3/2005,

n.82 (CAD) ed in particolare con quanto disposto dalle regole tecniche di cui all’art. 71 del medesimo codice;

Ed in particolare:

• Che il sistema di conservazione sia certificato ISO/IEC 27001:2013;

• La conformità del sistema di conservazione allo standard ISO 14721:2002 (OAIS)

• La conformità dell’indice del pacchetto di archiviazione (e distribuzione) allo standard UNI 11386:2010 (SInCRO)

E’ altresì importante:

• Precisare in dettaglio i compiti e le responsabilità delle parti;

• Precisare in dettaglio i livelli di servizio (SLA)

• Definire con certezza i tempi di gestione delle anomalie e di assistenza tecnica;

• Le modalità di versamento, conservazione e accesso ai documenti;

• Precisare cosa succede in caso di recesso o risoluzione del contratto (la sorte dei dati conservati, descrizione di

inadempimenti in materia di sicurezza, privacy, interruzione del servizio, mancato rispetto di termini di conservazione,

omesso pagamento etc.);

• Stabilire le precise responsabilità dell’outsourcee ed eventuali penali, garanzie, indennità (polizza assicurativa e

relativi massimali);

• Sia stabilito che l’attività dell’outsourcee riguarda la sola conservazione dei documenti senza alcuna possibilità di

intervento sul contenuto dei documenti

• definire nel dettaglio i sistemi di report informativi ed i resoconti del processo di conservazione e le stesse loro

modalità di comunicazione (controllo telematico diretto in modalità remota, eventuale comunicazione con PEC o

attraverso altri sistemi condivisi di trasmissione elettronica etc.);

• Stesura e aggiornamento del Manuale della conservazione

l’affidamento contrattuale verso l’esterno di documenti rilevanti ai fini fiscali non determina assolutamente

una conseguente traslazione della responsabilità “nei confronti del fisco” dell’outsourcer

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 38 lunedì 17 novembre 2014

• alla luce di quanto sin qui esposto, si evince che la conservazione digitale di documenti informatici

NON ATTUATA nel rispetto delle nuove norme e regole tecniche

NON PUO’ CONSIDERARSI CORRETTAMENTE AVVENUTA contravvenendo con ciò a quanto disposto dall’art. 2220 del Cod. Civ., dall’art. 22 del DPR 600/1973 e dall’art. 39 del

DPR 633/72 col rischio concreto, quindi, di subire importanti sanzioni amministrative e pesanti responsabilità civili e

penali.

Rischi di una conservazione digitale NON a norma

QUALI POSSIBILI CONSEGUENZE …

• Difficoltà nel recupero di crediti nei confronti di altro imprenditore (Art. 634 c.p.c.);

• Impossibilità e difficoltà nel chiedere al giudice l’emissione di una ingiunzione di pagamento attraverso un

decreto ingiuntivo (Art. 634 c.p.c.)

• Impossibilità di utilizzare le scritture contabili come mezzo di prova (Art. 2710 c.c.)

• Rischio di gravi sanzioni personali per l’imprenditore dichiarato fallito, perché gli può essere contestato:

• il reato di bancarotta semplice (Art. 217 R.D. 16.3.1942 n. 267)

• il reato di bancarotta fraudolenta (Art. 216 R.D. 6.3.1942 n. 267)

• l’imprenditore non può chiedere e beneficiare di procedure più favorevoli rispetto al fallimento (Art. 160 R.D.

16.3.1942, n. 267)

• Rischio di pesanti sanzioni amministrative (Art. 9 D.lgs. 18.12.1997, n. 471)

• Nei casi più gravi, (in quanto l’omessa conservazione delle scritture contabili è equiparata all’occultamento o alla

distruzione della contabilità) l’imprenditore rischia la reclusione (Art. 10 D.lgs. 10.3.2000, n. 74)

• ecc.

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 39 lunedì 17 novembre 2014

PROFILI PROFESSIONALI dei soggetti accreditati

CAD – Art. 44 bis - Conservatori accreditati

1 I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di

certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso

dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.

Circolare AGID – n. 65 del 10 aprile 2014

Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che

svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis,

comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Responsabile del servizio

di conservazione Laureato con esperienza di

almeno 5 anni nel ruolo. In

assenza di laurea esperienza in

ruolo analogo di almeno 8 anni.

Responsabile della funzione

archivistica di conservazione Laurea magistrale in archivistica con

esperienza di almeno 2 anni nel ruolo

o laurea con percorsi di formazione

specialistica nel settore e con

esperienza di almeno 3 anni nel ruolo

o laurea con esperienza di almeno 5

anni

Responsabile del

trattamento dei dati

personali Laureato con esperienza di

almeno 3 anni nel ruolo. In

assenza di laurea esperienza in

ruolo analogo di almeno 5 anni.

Responsabile della

sicurezza dei sistemi per la

conservazione Laureato in discipline scientifiche

con esperienza di almeno 3 anni

nel ruolo. In assenza di laurea

esperienza in ruolo analogo di

almeno 5 anni

Responsabile dei sistemi

informativi per la

conservazione Laureato in discipline scientifiche

con esperienza nel ruolo di

almeno 3 anni. In assenza di

laurea esperienza in ruolo

analogo di almeno 5 anni

Responsabile dello

sviluppo e della

manutenzione del sistema

di conservazione Laureato in

discipline scientifiche con

esperienza nel ruolo di almeno 3

anni. In assenza di laurea

esperienza in ruolo analogo di

almeno 5 anni.

A chi affidare la conservazione digitale in outsourcing

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 40 lunedì 17 novembre 2014

CAD - Capo III° - Art. 44 - Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

[omissis…]

1 ter Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la

certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle

regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie

organizzative e tecnologiche.

A chi affidare la conservazione digitale in outsourcing

CAD - Capo III° - Art. 44 bis - Conservatori accreditati

1 I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e

di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il

riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di

sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.

meglio affidarsi a

conservatori accreditati e

certificati AGGIORNAMENTO 2013

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 41 lunedì 17 novembre 2014

Altri adempimenti

DMef 17.06.2014 - Art. 5. - Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei

documenti rilevanti ai fini tributari

1. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti

rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.

Obblighi di comunicazione

CM 18/E del 24.06.2014 - IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione.

… qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato,

dovrà:

comunicare (con Mod. AA7 o AA9) luoghi di giacenza fisica dei server

ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 42 lunedì 17 novembre 2014

DMef 17.06.2014 - Art. 5. - Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei

documenti rilevanti ai fini tributari

2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta,

disponibile su supporto cartaceo o informatico:

• presso la sede del contribuente

ovvero

• presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell'art. 35,

comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.

Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite

con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.

Modalità e luogo di esibizione

Altri adempimenti

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 43 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di conservazione

funzionamento

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 44 lunedì 17 novembre 2014

DPCM 3.12.2013 - Art. 4 - (Oggetti della conservazione)

1. Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:

a) pacchetti di versamento (PdV) - (SIP – Submission information package);

b) pacchetti di archiviazione (PdA) - (AIP – Archival information package);

c) pacchetti di distribuzione (PdD) - (DIP – Dissemination information package).

2. Ai fini dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione, i soggetti che svolgono attività di conservazione dei

documenti informatici adottano le specifiche della struttura dati contenute nell’allegato 4, almeno per la gestione dei

pacchetti di archiviazione. (n.d.r.: vedi anche art. 9, co. 1, lettera h)

PdV

PdA

PdD

Pi PACCHETTO INFORMATIVO contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare

(documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i

soli metadati riferiti agli oggetti da conservare

PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o

più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del decreto e secondo

le modalità riportate nel manuale di conservazione

PACCHETTO DI VERSAMENTO pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di

conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di

conservazione

PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione

all’utente in risposta ad una sua richiesta

Il Sistema di conservazione: funzionamento

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 45 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di conservazione: funzionamento

SISTEMA DI CONSERVAZIONE A

NORMA PdV

Controlli di acquisizione

Controlli

superati

?

PdV

No

Si

Rapporto di

Versamento

Rifiuto

PdA

PRODUTTORE

Responsabile

della

Conservazione

1 2

3

Versamento

4

5

6

PdA

FD + MT

7

Interrogazioni

PdD

FD + MT

8

PdD

FD + MT

Risultato

9

UNI-SInCRO

11386

UTENTE

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 46 lunedì 17 novembre 2014

• Il trasferimento (versamento) dei

documenti informatici nel sistema di

conservazione avviene generando un

pacchetto di versamento nelle modalità e

con il formato previsti dal manuale di

conservazione.

• I tempi di versamento devono:

essere stabiliti convenzionalmente tra

produttore e conservatore

nel rispetto delle rispettive esigenze

nel rispetto dei termini ultimi di

chiusura del PdA. (art. 3, co. 3, DMef

17.06.2014)

P

R

O

D

U

T

T

O

R

E

PdV

Sistema di

conservazione

Sistema di gestione

documentale

Fase 1

La funzione di acquisizione (ingest)

VERSAMENTO

Il Sistema di conservazione: funzionamento

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 47 lunedì 17 novembre 2014

Questa funzione individua l’insieme delle attività

finalizzate all’accettazione delle risorse digitali versate

dai produttori e alla loro preparazione per l’inserimento

nell’archivio.

Sub funzioni:

1. Presa in carico delle risorse

2. Controllo di qualità

3. Controlli di coerenza

4. Verifica requisiti

5. Verifica validità firme

6. Verifica presenza metadati

7. Altre verifiche convenzionali

8. Trasferimento fisico in archivio degli oggetti

predisposti per la conservazione

Questa funzione svolge un ruolo di mediazione tra

produttore e sistema di conservazione

P

R

O

D

U

T

T

O

R

E

ACQUISIZIONE

PdV

Sistema di

conservazione

PdV

Sistema di gestione

documentale

OK KO

Fase 2

Fase 1

La funzione di acquisizione (ingest)

VERSAMENTO

VERIFICA

ACQUISIZIONE da parte del sistema di conservazione

del pacchetto di versamento per la sua presa in carico

Fase 1

verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti

contenuti siano coerenti con le modalità previste dal

manuale di conservazione e conformi nei formati

Fase 2

Il Sistema di conservazione: funzionamento

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 48 lunedì 17 novembre 2014

rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le

verifiche di cui alla Fase 2 abbiano evidenziato delle

anomalie

Fase 3

presa in carico: accettazione da parte del sistema di

conservazione di un pacchetto di versamento in

quanto conforme alle modalità previste dal manuale di

conservazione

generazione, anche in modo automatico, del rapporto

di versamento

Fase 4

P

R

O

D

U

T

T

O

R

E

ACQUISIZIONE

PdV

Sistema di

conservazione

PdV

Sistema di gestione

documentale

OK KO

Rapporto di

versamento

RIFIUTO Fase 3

Fase 4

La funzione di acquisizione (ingest)

VERSAMENTO

VERIFICA

eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento

con la firma digitale o firma elettronica qualificata

apposta dal responsabile della conservazione, ove

prevista nel manuale di conservazione

Fase 5

Fase 5

FD

FD

Il Sistema di conservazione: funzionamento

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 49 lunedì 17 novembre 2014

ACQUISIZIONE

PdV

preparazione e sottoscrizione con firma digitale o firma

elettronica qualificata del responsabile della

conservazione del pacchetto di archiviazione + marca

temporale per i documenti di rilevanza fiscale

Fase 6

OK

PdA

ARCHIVIAZIONE

Fase 6

FD + MT

Rapporto di

versamento

DECRETO 17 giugno 2014.

Art. 3. - Conservazione dei documenti

informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale

Il processo di conservazione dei documenti

informatici

• Termina con l'apposizione sul PdA:

• della firma digitale/qualificata del RdC (art. 9, co. 1 lett. f), DPCM 3.12.2013)

• di una marca temporale (Art. 3, co. 2 DMef

17.06.2014)

• Entro il 31/12 dell’anno successivo (per i

soggetti con periodo d’imposta coincidente con

l’anno solare) - termine previsto dall'art. 7,

comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno

1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla

legge 4 agosto 1994, n. 489.

La funzione di archiviazione (archivial storage)

Sistema di

conservazione

P

R

O

D

U

T

T

O

R

E

Il Sistema di conservazione: funzionamento

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 50 lunedì 17 novembre 2014

la produzione di duplicati informatici o di copie

informatiche effettuati su richiesta degli utenti in

conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in

materia di formazione del documento informatico;

Fase 8

la produzione delle copie informatiche al fine di

adeguare il formato di cui all’articolo 11, in conformità

a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di

formazione del documento informatico;

Fase 9

la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o

firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale

di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini

dell’esibizione richiesta dall’utente;

Fase 7

Archiviazione

PdA

Accesso

U

T

E

N

T

E

Interrogazioni

Risultati

Richieste

PdD

PdD

FD + MT

FD

Art. 9, co. 1, lett. h) - ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la

produzione dei pacchetti di distribuzione deve essere coincidente con la

produzione dei pacchetti di archiviazione;

Fase 7 lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di

conservazione alla scadenza dei termini di

conservazione previsti dalla norma, dandone

informativa al produttore.

Fase 10

La funzione di accesso (acces)

FD

Sistema di

conservazione

Il Sistema di conservazione: funzionamento

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 51 lunedì 17 novembre 2014

DPCM 3.12.2013 - Art. 10 - (Modalità di esibizione)

1. Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione

dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di

conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso

diretto, anche da remoto, al documento informatico

conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di

distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel

manuale di conservazione. (Vedi anche Art. 5, co. 2 e 3 DMef 17.06.2014)

Accesso

U

T

E

N

T

E

Interrogazioni

Risultati

Richieste

PdD FD

Questa funzione consente agli utenti di acquisire le

informazioni e gli oggetti conservati

Le azioni svolte si articolano in 3 aree:

1. Coordinamento delle attività di accesso (fornire

un’interfaccia unitaria per accedere agli oggetti in

archivio grazie a semplici interrogazioni)

2. Produzione dei duplicati o copie richiesti

3. Consegna delle risposte e degli oggetti conservati

Questa funzione è circoscritta alla fase finale del

processo di gestione delle risorse, svolgendo un ruolo

prevalente di mediazione tra l’archivio e l’utente

Sistema di

conservazione

La funzione di accesso (acces)

Il Sistema di conservazione: funzionamento

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 52 lunedì 17 novembre 2014

DMef 17.06.2014 – Art. 3 - Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale

[omissis ..]

2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con L'APPOSIZIONE di un riferimento

temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma

4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

Chiusura del processo di conservazione

DL n. 357 del 10.6.1994, Art. 7, co. 4-ter.

A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è

considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi

all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano

scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati

sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi

competenti ed in loro presenza.

Vedi anche:

RIS. 298/E del 18.10.2007 - Conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni

RIS. 354/E del 8.8.2008 - Conservazione delle copie delle dichiarazioni – Obbligo di sottoscrizione da

parte del contribuente delle copie conservate dall’incaricato su supporti informatici: non sussiste

Marca temporale

D.P.C.M. 3.12.2013, co. 1, lett. f) … il processo di conservazione prevede:

la preparazione, la sottoscrizione con FIRMA DIGITALE o firma elettronica qualificata del

responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base

delle specifiche della struttura dati contenute nell'allegato 4 e secondo le modalità riportate nel

manuale della conservazione;

Chiusura del

Processo di

conservazione

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 53 lunedì 17 novembre 2014

Conservazione del pregresso

DMef 17.06.2014 – Art. 4. - Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e

scritture analogici rilevanti ai fini tributari

[omissis ..]

3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita

soltanto dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi.

Dematerializzazione e conservazione dei

vecchi libri/registri analogici

RM . 158/E del 15.06.2009

RM . 196/E del 30.07.2009

Acquisizione dell’immagine

Spool di stampa

Altre modalità che garantiscano la

rappresentazione fedele, corretta e

veritiera del contenuto del documento

Recupero del pregresso: Modalità di acquisizione

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 54 lunedì 17 novembre 2014

Fatturazione elettronica verso la PA

attuazione e le regole tecniche

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 55 lunedì 17 novembre 2014

Principali norme, regole tecniche e doc. di prassi in materia di FATTURA ELETTRONICA PA

• D.P.R. n. 633 del 26.10.72, Art. 21 (Fatturazione delle operazioni) e Art. 39 (Tenuta e conservazione dei registri e dei

documenti)

• Legge 30.12.2004, n. 311, Art. 1, co.5 - Nella parte in cui demanda all'Istituto nazionale di statistica il compito di

pubblicare annualmente l'elenco delle amministrazioni pubbliche

• Legge 24.12.2007, n. 244 - Articolo 1, commi da 209 a 213 - Finanziaria 2008

• DMef 07.03.2008 - Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle

relative attribuzioni e competenze

• DM 03.04.2013, n. 55 - Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da

applicarsi alle amministrazioni pubbliche - (primo obbligo di FE dal 06.06.2014, successivamente dal 31.03.2014 «Per

la modifica del termine, vedi l'art. 25, co.1, D.L. 24 aprile 2014, n. 66)»

• Circ. MEF/RGS n. 37 del 04.11.2013 – Prime istruzioni operative per la PA

• Circ. MEF del 31.03.2014, n. 1 - Circolare interpretativa del decreto n. 55/2013

• DL 24.4.2014, n. 66, Art. 25, anticipazione della decorrenza dell’obbligo al 31.03.2015 per le residue amministrazioni;

richiesta di ulteriori dati in fattura: Codice identificativo di gara (Cig) - Codice unico di Progetto (Cup); Art. 42 – Obbligo

tenuta registro delle fatture

• DMef del 17.06.2014 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro

riproduzione su diversi tipi di supporto

• Circ. AE del 24.06.2014, n. 18 - IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione

Fatturazione elettronica PA: Inquadramento normativo

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 56 lunedì 17 novembre 2014

Fatturazione elettronica PA: Decorrenze e termini

(Art. 6, DMef 3.4.2013, n. 55 – Art. 25, co. 1, DL 24.4.2014 n. 66)

Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti nazionali

di previdenza e assistenza sociale Soggetti diversi dai precedenti

31.03.201

5

30.06.201

5

31.12.201

4

06.06.201

4

06.09.201

4

06.03.201

4

06.12.2013

inizio fase volontaria

Completamento

caricamento uffici nell’IPA

DECORRENZA OBBLIGO

Invio ricezione solo fatture

elettroniche tramite SdI

Impossibilità di effettuare

pagamenti su fatture <>

dalle elettroniche

Completamento

caricamento uffici

nell’IPA

DECORRENZA OBBLIGO

Invio ricezione solo fatture

elettroniche tramite SdI

Impossibilità di

effettuare

pagamenti su

fatture <> dalle

elettroniche

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 57 lunedì 17 novembre 2014

Fatt. ElettronicaPA: alcuni numeri …

fonte: Osservatorio Fatturazione elettronica del Politecnico di Milano

Numero fatture scambiate annualmente tra fornitori e PA 60 mln

Numero di fornitori della PA 2 mln

Numero delle PA Coinvolte 21.000

I Servizi di Fatturazione Elettronica attivati all’IPA oltre 32.000

Le fatture inoltrate alla PA dal 6.6 al 31.10.2014 1.073.574

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 58 lunedì 17 novembre 2014

Fattura Elettronica PA

Il Sistema di Interscambio

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 59 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio (SdI) – Punto di passaggio obbligato

SISTEMA DI

INTERSCAMBIO

www.fatturapa.gov.it

PA

FORNITORE

Inoltro Fattura

Ricevute di consegna

e Notifiche di scarto

FORNITORE

Inoltro Fattura

Ricevute di consegna

e Notifiche di scarto

Recapito Fattura

Ricevute di accet./rif.

Recapito Fattura

Ricevute di accet./rif.

Intermediario PA

Intermediario del

Fornitore Ragioneria Generale dello Stato (Monitoraggio della finanza pubblica)

AGENZIA DELLE

ENTRATE

(Gestore dello SdI)

SOGEI (Sviluppo, conduzione

e manutenzione dello SdI

Supporto alle PPAA,

studio e ricerche sui dati transitati)

Relazione periodica Ministero

Economia

e Finanze

Aggiornamento semestrale

Coordinamento,

gestione dei dati

elaborazione flussi

È un sistema informatico in grado di:

• ricevere le fatture sotto forma di file con le

caratteristiche della FatturaPA,

• effettuare controlli sui file ricevuti,

• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 60 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: La procedura di identificazione degli Uffici

Al fine di consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie,

tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari

di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco

Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)

L’IPA è l’anagrafica di riferimento per la fatturazione

elettronica e, ai sensi dell’articolo 3 del DM n.55 del 3 aprile 2013

provvede ad assegnare il codice identificativo univoco agli uffici

identificati dalle pubbliche amministrazioni come deputati in via esclusiva

alla ricezione delle fatture elettroniche, rendendo consultabili tali codici

univoci

L'accreditamento all’IPA e il tempestivo aggiornamento dei dati in esso contenuti è

obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni, come previsto dall'art.12 del citato DPCM

del 3 dicembre 2013 recante le “Regole tecniche per il protocollo informatico” e dall'art. 57-bis del

CAD.

OBBLIGO

ACCREDITAMENTO

TEMPESTIVO AGGIORNAMENTO

come precisa la Circolare n.1/DF/14, il regolamento (art.6, co.5)

stabilisce che il termine entro il quale ciascuna P.A. deve

completare il caricamento all’IPA dell’anagraica dei propri uffici

deputati alla ricezione, precede di 3 mesi la data di decorrenza

dell’obbligo di fatturazione elettronica.

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 61 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: La procedura di identificazione degli Uffici

Ai fini della fatturazione elettronica sono di fondamentale importanza sia per le Amministrazioni sia per gli operatori

economici e i loro intermediari le seguenti informazioni:

Dati al 29.10.2014 - Fonte

IPA:http://www.indicepa.gov.it/documentale/

index.php

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 62 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: Le ricevute e le Notifiche

1. Ricevuta di consegna : comunica l’avvenuta consegna della fattura al destinatario

2. Notifica di scarto : comunica che non è stato superato il controllo del SDI (contiene cod. errore)

3. Notifica di mancata consegna : comunica l’impossibilità a consegnare la fattura al destinatario

4. Notifica esito (cedente / prestatore) : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul

documento dal destinatario

5. Notifica di file non recapitabile : messaggio che il SdI invia al trasmittente qualora, trascorsi 15 giorni dalla data della

notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario.

1. Notifica di esito cessionario / committente : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli

effettuati sul documento dal destinatario

1. Notifica di scarto esito cessionario / committente : comunica eventuali incoerenze o errori nell’esito inviato al

SDI precedentemente (accettazione o rifiuto della fattura).

2. File dei metadati : file inviato con la fattura elettronica e contenente i dati principali di riferimento utili per

l’elaborazione della fattura

1. Notifica decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario, trascorsi 15 giorni

dalla data della prima comunicazione (ricevuta di consegna o notifica di mancata consegna) inoltrata al

trasmittente senza aver ricevuto notifica di esito committente, per informare della decorrenza del periodo entro il

quale il sistema accetta il messaggio notifica esito

Dal SDI al soggetto trasmittente

Dal destinatario al SDI

Dal SDI al destinatario

Dal SDI ad entrambi

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 63 lunedì 17 novembre 2014

Fattura Elettronica PA

Requisiti e caratteristiche

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 64 lunedì 17 novembre 2014

Per fattura elettronica PA si intende (ai sensi dell’art. 21, comma 3, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 ed ai fini del

(DM 55/2013):

• un documento informatico

• in formato XML (eXtensible Markup Language),

• sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale + riferimento temporale

• avente il contenuto minimo obbligatorio previsto dal DM (All. A)

• veicolata attraverso il SdI

In quanto documento informatico:

• deve essere predisposto secondo le regole tecniche previste dal CAD e dal DM 17.06.2014 e presenta le seguenti

caratteristiche:

• è un documento statico non modificabile;

• la sua emissione, al fine di garantirne l’attestazione della data e l’autenticità dell’integrità, prevede l’apposizione del

riferimento temporale e della firma elettronica qualificata;

• deve essere leggibile e disponibile su supporto informatico;

• deve essere conservata e resa disponibile secondo le linee guida e le regole tecniche predisposte dall’Agenzia

per l’Italia digitale.

Fattura Elettronica PA: Caratteristiche generali

Nell’art. 21 del D.P.R. n. 633/72 viene introdotta la definizione di fattura elettronica che,

recependo il contenuto degli articoli 217 e 232 della direttiva 2010/45/UE, (modificativa della direttiva

2006/112/CE del 28.11.2006), viene definita come “(…) la fattura che è stata emessa e ricevuta in un

qualunque formato elettronico.

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 65 lunedì 17 novembre 2014

Il formato della FatturaPA file XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato definito tramite XML Schema. Le

specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle caratteristiche informatiche del formato

fattura sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it

Fatturazione elettronica PA: Formato e contenuti

Fattura PA

Formato: XML

Informazioni: 4 blocchi

FORTEMENTE CONSIGLIATE

OBBLIGATORIE

OPPORTUNE

OBBLIGATORIE

Informazioni rilevanti ai fini fiscali (DPR 633/1972, art. 21

informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura

elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio

(codice ufficio)

informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di

ciclo passivo attraverso l’integrazione del documento fattura con i sistemi

gestionali e/o con i sistemi di pagamento (ordine, contratto)

eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per

esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero

specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni

ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 66 lunedì 17 novembre 2014

Fatturazione elettronica PA: Formato e contenuti

- <p:FatturaElettronica versione="1.0" xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#"

xmlns:p="http://www.fatturapa.gov.it/sdi/fatturapa/v1.0"

xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">

- <FatturaElettronicaHeader>

- <DatiTrasmissione>

- <IdTrasmittente>

<IdPaese>IT</IdPaese>

<IdCodice>TFRFTM00E00F000T</IdCodice>

</IdTrasmittente>

<ProgressivoInvio>1</ProgressivoInvio>

<FormatoTrasmissione>SDI10</FormatoTrasmissione>

<CodiceDestinatario>M0E2RI</CodiceDestinatario>

- <ContattiTrasmittente>

<Telefono>0536813150</Telefono>

<Email>[email protected]</Email>

</ContattiTrasmittente>

</DatiTrasmissione>

- <CedentePrestatore>

- <DatiAnagrafici>

- <IdFiscaleIVA>

<IdPaese>IT</IdPaese>

<IdCodice>03158900000</IdCodice>

</IdFiscaleIVA>

<CodiceFiscale>TFRFTM00E00F000T</CodiceFiscale>

- <Anagrafica>

<Denominazione>FAUSTO TUFARIELLO</Denominazione>

</Anagrafica>

<AlboProfessionale>DOTTORI COMM. ED ESPERTI CONTABILI</AlboProfessionale>

<ProvinciaAlbo>MO</ProvinciaAlbo>

<NumeroIscrizioneAlbo>333/A</NumeroIscrizioneAlbo>

<DataIscrizioneAlbo>2014-09-24</DataIscrizioneAlbo>

<RegimeFiscale>RF01</RegimeFiscale>

</DatiAnagrafici>

- <Sede>

Per rendere leggibile il documento occorre un

visualizzatore «adeguato ed affidabile»

Pertanto è necessario dotarsi della

strumentazione necessaria a redere il formato

comprensibile all’uomo

Foglio di stile per la visualizzazione della

FatturaPA versione 1.0 - xslt

Con l’espressione “leggibilità” si intende

che la fattura deve essere resa leggibile

per l’uomo, conformemente a quanto

previsto dalle Note esplicative della direttiva

2010/45/UE

la leggibilità della fattura elettronica è

soddisfatta se:

• il documento e i suoi dati sono resi

prontamente disponibili, anche dopo il

processo di conversione, in una forma

leggibile per l’uomo su schermo o tramite

stampa;

• è possibile verificare che le informazioni

del file elettronico originale non siano

state alterate rispetto a quelle del

documento leggibile presentato.

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 67 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file

File FatturaPA file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere:

a) una fattura singola (un solo corpo fattura)

b) un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione – Art. 21, co.3 DPR 633/72).

File archivio file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema elabora l’archivio

controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno.

Di fatto i file FatturaPA vengono trattati come se venissero trasmessi singolarmente.

Si precisa che il file archivio (zip) non deve essere firmato ma devono essere firmati, invece, tutti i file

FatturaPA al suo interno.

File messaggio file XML conforme a uno schema (xml schema) descritto dal file: AttachmentTypes.xsd scaricabile nella sezione

Documentazione Sistema di Interscambio di questo sito.

ALLEGATI

Il Sistema di interscambio riceve e trasmette anche allegati alla fattura il cui contenuto, sia esso copia o duplicato

elettronico di documento analogico ovvero di documento nativamente elettronico, è oggetto di specifico accordo tra

l’amministrazione cliente e il proprio fornitore.

DIMENSIONI MASSIME TRASMISSIONE

PEC: massimo 30 megabytes

Cooperazione applicativa, SPC o web: massimo 5 megabytes

Fatturazione elettronica PA: Il file FatturaPA

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 68 lunedì 17 novembre 2014

Fattura Elettronica PA: Sottoscrizione elettronica

Art.21, co. 3, DPR IVA n. 633/72

“Il soggetto passivo assicura:

• l’autenticità dell’origine,

• l’integrità del contenuto

• e la leggibilità della fattura (…)

mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente …

La fattura elettronicaPA (in formato XML), può essere firmata digitalmente impiegando una delle

due seguenti modalità:

• CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica

pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4, ove il file firmato assumerà l’estensione: “.xml.p7m”;

• XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped con struttura

aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1, ove il file firmato assumerà

l’estensione: “.xml”.

(per Firma elettronica qualificata si intende, la firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua

univoca identificazione, basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della

firma.)

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 69 lunedì 17 novembre 2014

Emissione della fattura da parte di un terzo: Sottoscrizione

inoltro al terzo chi è l’emittente chi firma Annotazione in

fattura

Della fattura già

redatta IL CEDENTE IL CEDENTE no

inoltro al terzo chi è l’emittente chi firma Annotazione in

fattura

Del flusso di

dati da

aggregare per

la compilazione

della fattura

IL TERZO IL TERZO

La fattura è stata

emessa per conto

del

cedente/prestatore

da … (Terzo)

ACCORDO

tra

CEDENTE/PRESTATORE

e

TERZO

(Circ. 18/E del 24.06.2014, § 1.3.2)

Fattura Elettronica PA: Sottoscrizione elettronica

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 70 lunedì 17 novembre 2014

Fattura Elettronica PA: Imposta di bollo

Art. 7 DMef 23.01.2004 Art. 6, co. 2, DMef 17.06.2014 (in vigore dal 27.6.2014)

Modalità di pagamento:

Comunicazione preventiva all’AE con evidenza

dei documenti che potranno essere emessi

Pagamento dell’imposta in via anticipata con

Mod. F23

Entro il mese di gennaio dell'anno successivo

e' presentata dall'interessato all'Ufficio delle

entrate competente una comunicazione

contenente l'indicazione del numero dei

documenti informatici, distinti per tipologia, formati

nell'anno precedente

Pagamento dell’imposta a conguaglio e in acconto

con Mod. F23

Modalità di pagamento:

Pagamento a consuntivo in unica soluzione a

mezzo Mod. F24

Relativamente agli atti, ai documenti o registri

emessi od utilizzati durante l’anno, entro 120

giorni dalla chiusura dell’esercizio

Sulle fatture elettroniche per le quali è obbligatorio

l'assolvimento dell'imposta di bollo è obbligatorio

riportare specifica annotazione di assolvimento

dell'imposta «imposta di bollo assolta ai sensi

dell’art. 6 del DMef 17.6.2014»

Schema FatturaPA: ai sensi dell’art.6 D.M. 17

giugno 2014, in attesa dell’aggiornamento della

attuale versione del tracciato FatturaPA,

l’assoluzione dell’imposta di bollo può essere

rappresentata in fattura inserendo nel campo

<NumeroBollo> la stringa “DM 17-GIU-2014”.

Imposta di bollo di 2 euro - importo non soggetto ad IVA superiore a 77,47 euro

Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo devono riportare

specifica annotazione di assolvimento dell'imposta ai sensi del presente decreto.

(art. 6, co. 2, DMef 17.06.2014)

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 71 lunedì 17 novembre 2014

Fattura Elettronica PA

Procedure di inoltro della Fattura

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 72 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA

L’inoltro della fattura avviene tramite uno dei seguenti canali (descritti nell’allegato B del D.M. 55/2013):

1. un sistema di posta elettronica certificata (PEC); (max 30 MB)

2. un sistema di cooperazione applicativa (SdICo-op), su rete Internet, con servizio esposto

tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo HTTPS; (max 5 MB)

3. un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di

Cooperazione (SPCoop); (max 5 MB)

4. un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (SdIFtp); (max 150

MB)

5. un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d’Interscambio (www.

fatturapa.gov.it). (max 5 MB)

Le 5 modalità di trasmissione della FatturaPA

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 73 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: Emissione della fattura

L’art. 21, co. 1 del DPR IVA

Il cedente del bene o prestatore del servizio, “ferma restando la sua responsabilità”, può far

emettere la fattura “dal cessionario o dal committente, ovvero, per suo conto, da un terzo”.

In tal caso, la fattura deve contenere l’indicazione che la stessa “… è emessa, per conto del

cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo” (articolo 21, c. 2, lettera n).

Emissione della fattura da parte di un terzo

Qualora il cedente o prestatore abbia incaricato un terzo di emettere per suo conto la fattura,

occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto

emittente il quale è tenuto ad apporre:

• sia il riferimento temporale

• sia la propria firma elettronica qualificata CM 45/E del 19.10.2005 – RM 260/E del 23.06.2008

Sottoscrizione della fattura emessa dal terzo

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 74 lunedì 17 novembre 2014

Anche in assenza di espressa previsione normativa, si ritiene che il cedente o prestatore debba autorizzare preventivamente il

terzo all’emissione della fattura e che entrambe le parti diano il consenso alle procedure di emissione da adottare. CM 45/E del 19.10.2005 - RM n. 260/E del 23.06.2008

Accordo e cautele contrattuali

È opportuno distinguere la responsabilità civilistica da quella fiscale.

Per quanto riguarda gli aspetti civilistici, l'outsourcee risponderà genericamente:

in base all'articolo 1218 del Codice civile, che prevede l'obbligo al risarcimento del danno e, più in

particolare, risponderà ex articolo 1710 Codice Civile in caso di violazione del generale obbligo di

diligenza nell'assolvimento dei suoi compiti.

Relativamente all'aspetto fiscale,

affidamento contrattuale verso l'esterno di operazioni rilevanti ai fini fiscali non determina assolutamente

una conseguente traslazione della responsabilità nei confronti dell'outsourcee, nel senso che

responsabile fiscalmente è sempre e solo il soggetto che affida all'esterno l'incarico.

Art. 1218 - Responsabilità del debitore - Il debitore che non esegue esattamente la

prestazione dovuta è tenuto al risarcimento del danno, se non prova che l'inadempimento o il

ritardo è stato determinato da impossibilità della prestazione derivante da causa a lui non

imputabile.

Articolo 1710 - Diligenza del mandatario - Il mandatario è tenuto a

eseguire il mandato con la diligenza del buon padre di famiglia; ma se il

mandato è gratuito, la responsabilità per colpa è valutata con minor

rigore.

Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 75 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA

2

PREDISPONE

la fattura elettronica

secondo le regole

in formato XML

3

SOTTOSCRIVE la fattura con la propria

firma digitale/qualificata

e vi appone un

riferimento temporale

4

TRASMETTE il file xml al SdI per mezzo del canale di

trasmissione prescelto:

• PEC

• FTTPS (Web Services)

• SPC (Sistema Pubblico Connettività)

• FTP

• Fatturapa.gov.it (Entratel, Fisconline)

5

MONITORIZZA ed ASSOCIA alla fattura

le ricevute emesse dal

SdI

6

1

COMPILA la fattura con il proprio

gestionale contabile e la

REGISTRA In apposito sezionale

CONSERVA

DIGITALMENTE le fatture + le ricevute

emesse dallo Sdi

Attività a carico del Fornitore

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 76 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA

Sistema di Interscambio Fornitori XML Fattura PA

Firma

Digitale

+ RT

Controlli propedeutici

Controlli

superati

?

Inoltro fattura +

file metadati

Inoltro

riuscito ?

No

Si

No Si

il file non ha

superato i controlli

previsti

segnala la

temporanea

impossibilità di

recapitare la

fattura

Notifica di

scarto

Notifica

mancata

consegna

Ricevuta

di

consegna Certifica l’avvenuta consegna alla

PA destinataria della fattura

24/48 ore dalla trasmissione

Ricezione fattura +

file dei metadati

XML Fattura PA

Firma

Digitale

+ RT

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 77 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA

Fornitori XML Fattura PA

Firma

Digitale

+ RT

Notifica di

scarto

Notifica

mancata

consegna

Ricevuta

di

consegna

La fattura si

ha per EMESSA

La fattura si

ha per NON EMESSA

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 78 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA

Sistema di Interscambio

Fornitori XML Fattura PA

Firma

Digitale

+ RT

Controlli propedeutici

Controlli

superati

?

Inoltro fattura +

file metadati

Inoltro

NON

riuscito!!

Si

segnala la

temporanea

impossibilità di

recapitare la

fattura

Notifica

mancata

consegna

Attestazione di

avvenuta trasmissione

della fattura con

impossibilità di recapito

Ricezione fattura +

file dei metadati

XML Fattura PA

Firma

Digitale

+ RT

Problema

risolto

nei 10 gg

?

No

Qualora la trasmissione non fosse

possibile, lo SDI contatta la PA

destinataria affinché risolva

tempestivamente il problema

Circ. n.1 del 31.3.2014,

Dipartimento Finanze del MEF

10 gg XML Fattura

PA

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 79 lunedì 17 novembre 2014

Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA

Sistema di Interscambio

Fornitori

XML Fattura PA

Firma

Digitale

+ RT

Controlli propedeutici

superati

Inoltro

riuscito ?

Si

Verifica accettabilità

della fattura

Verifica

superata? Notifica di

rifiuto

No

Notifica di

accettazione

Si

Notifiche esito

committente

Inoltro Notifica

di RIFIUTO

Inoltro Notifica di

ACCETTAZIONE

Notifica di

rifiuto

Notifica di

accettazione

Notifiche esito

committente

15 gg

Nessuna

notifica nei

15 gg

Notifica di

decorrenza

termini

Ciclo SdI

concluso

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Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 80 lunedì 17 novembre 2014

Fatturazione elettronica PA: Momento di emissione della fattura

Ricevuta di:

Avvenuta consegna

o di

Mancata consegna

Annotazione e

contabilizzazione della

fattura

Art. 23, co. 1, DPR 633/72

Pagamento fattura

Monitoraggio PCC

http://certificazionecrediti.

mef.gov.it/CertificazioneCr

edito/home.xhtml

CHIUSURA CONSERVAZIONE

PdA + FD + MT

Art. 3, co. 3, DMef 17,06,2014

Art. 7, DL n. 357 del 10.06.1994

entro 15 gg

Momento di

emissione della

fattura

Art. 7, co. 4-ter, D.L. 357/1994 Art. 4 D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231.

Predisposizione del PdV

e VERSAMENTO nel

sistema di conservazione

Fattura +

Ricevute SdI

entro 30 gg

TERMINI di contabilizzazione e conservazione

1 2 3 4 5

Anno n+1

(9 mesi + 3)

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Fattura Elettronica PA

e adempimenti collegati - DL 66/2004 (c.d. "Decreto bonus irpef 2014“)

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Fatturazione elettronica PA: Gli adempimenti del DL 24.4.2014, n. 66

D.L. 24 aprile 2014, n. 66

Art. 25 Anticipazione obbligo fattura elettronica

Co. 1 – Viene anticipato il termine di entrata in vigore dell’obbligo di fattura

elettronica vs. gli enti che residuano al 31.03.2015

Co. 2 – Viene introdotto l’obbligo di riportare nelle fatture elettroniche

emesse verso le stesse pubbliche amministrazioni:

• il Codice identificativo di gara (CIG)

• il Codice unico di Progetto (CUP),

INTRODOTTI NUOVI

OBBLIGHI

Co. 2bis – Viene introdotto l’obbligo di inserire a cura della stazione

appaltante nei contratti relativi a lavori, servizi e forniture sottoscritti con gli

appaltatori nell'ambito della clausola prevista all'articolo 3, co. 8, della

L. 13.8.2010, n. 136, i codici CIG e CUP.

Tale clausola riporta, inoltre, il riferimento esplicito agli obblighi delle parti

derivanti dall'applicazione della presente norma.

… a pena di nullità

assoluta … del contratto

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Servizio: Nome servizio Pag. 83

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