Conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica alla PA … · 2018. 5. 3. · Servizio:...
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Conservazione digitale a norma e
fatturazione elettronica alla PA
17 / 11 / 2014
Relatore: Dott. Fausto Tufariello
OPEN Dot Com Spa Società di servizi dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 2 lunedì 17 novembre 2014
Inquadramento normativo conservazione digitale
• Principali norme e regole tecniche in materia di CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI INFORMATICI
• Codice Civile: Art. 2214. Libri obbligatori e altre scritture contabili; Art. 2215bis. Documentazione informatica; Art.
2220. Conservazione delle scritture contabili; Art. 2712. Riproduzioni meccaniche.
• D.Lgs. 30.06.2003, n. 196, - Codice in materia di protezione dei dati personali
• Deliberazione CNIPA del 19.02.2004 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto
ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali
• D.Lgs. 07.03.2005, n. 82 - Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD)
• D.P.C.M. 22.02.2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche
avanzate, qualificate e digitali (in vigore dal 05.06.2013)
• D.P.C.M. 03.12.2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (in vigore dal 11.04.2014)
• DMef 17.6.2014 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione su diversi tipi di supporto (in vigore dal 27.06.2014)
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 3 lunedì 17 novembre 2014
Inquadramento normativo conservazione digitale
• CAD – CAPO I° - Art. 2 - Finalità e ambito di applicazione
• 3 Le disposizioni di cui al capo II, agli articoli 40, 43 e 44 del capo III, nonché al capo IV, si
applicano ai privati ai sensi dell'articolo 3 del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni.
• [omissis]
• 5 Le disposizioni del presente codice si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in
materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni del codice in
materia di protezione dei dati personali approvato con decreto legislativo 30 giugno 2003, n.
196. I cittadini e le imprese hanno, comunque, diritto ad ottenere che il trattamento dei dati
effettuato mediante l'uso di tecnologie telematiche sia conformato al rispetto dei diritti e delle
libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato.
CAPO II
documento informatico e
firme elettroniche;
Art. 40 Formazione di documenti informatici
Art. 43 Riproduzione e conservazione dei documenti
Art. 44 Requisiti per la conservazione dei documenti
informatici
Capo III formazione,
gestione e
conservazione dei
documenti informatici
Capo IV
trasmissione
informatica dei
documenti
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 4 lunedì 17 novembre 2014
CAD - Capo III° - Art. 43 - Riproduzione e conservazione dei documenti
1 I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è
prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità
dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.
DMef 23.01.2004
Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi
ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in
diversi tipi di supporto.
Testo: in vigore dal 03/02/2004
DMef 17.06.2014 in vigore dal 27.06.2014
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi
ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su
diversi tipi di supporto - articolo
21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.
CAD - Capo II° - Art. 21 - Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
5 Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti
secondo le modalità definite con uno o più decreti del Ministro dell'economia e delle finanze, sentito il Ministro
delegato per l'innovazione e le tecnologie.
Art. 7 – co. 3 - Le disposizioni di cui al DMef
23.01.2004 continuano ad applicarsi ai documenti già
conservati al momento dell'entrata in vigore del
presente decreto.
OLD NEW
DPCM 22,02.2013 –Firme elettroniche
Testo: in vigore dal 5.06.2013
DPCM 3.12.2013 -Conservazione
Testo: in vigore dal 11.04.2014
Inquadramento normativo conservazione digitale
DPCM Documento informatico
??? ??? Non ancora emanato
Norma transitoria
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 5 lunedì 17 novembre 2014
• Decreto MEF 23 gennaio 2004 Modalità' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto
Inquadramento normativo conservazione digitale
Decreto MEF 17 giugno 2014 (in vigore dal 27.06. 2014)
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21,
comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005
OLD
NEW
Dal 27.06.2014 il decreto 23.01.2004 è abrogato.
Le disposizioni in esso contenute continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento
dell'entrata in vigore del nuovo DMef
PRINCIPALI
NOVITÀ
del DMef
17.06.2014
Eliminato il termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture elettroniche
(Art. 3, co. 3)
Sostituito l’obbligo di invio dell’impronta all’AE con una comunicazione da effettuarsi nella
dichiarazione dei redditi (Art. 5, co.1)
Richiamo alle disposizioni del CAD e alle regole tecniche di cui all’art. 71
(Art. 1, co.1 e Art. 2, co.1)
Il Sistema di conservazione non è più libero ma deve essere conforme alle regole tecniche di cui
al DPCM 3.12.2013 (art. 2, cp. 1)
Semplificate le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo
(Art. 6)
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 6 lunedì 17 novembre 2014
• D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (in vigore dal 11 aprile 2014)
• Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1
e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.
Inquadramento normativo conservazione digitale
Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita' dei
documenti agli originali
OLD
NEW
DPCM 3.12.2013
Corpo del provvedimento
(14 articoli)
Allegato 1 - GLOSSARIO/DEFINIZIONI
Allegato 2 - FORMATI
Allegato 3 - STANDARD E SPECIFICHE TECNICHE
Allegato 4 - SPECIFICHE TECNICHE DEL P.d.A.
Allegato 5 - METADATI
Le regole tecniche dell’AGID
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 7 lunedì 17 novembre 2014
Inquadramento normativo conservazione digitale
Le regole tecniche dell’AGID
DPCM 3.12.2013 Art. 14
(disposizioni finali)
Entrata in vigore
Sistemi di conservazione
già esistenti al 11.04.2014
11 aprile 2014
Obbligo di adeguamento dei
sistemi di conservazione esistenti (??)
entro il 11 aprile 2017
Secondo un dettagliato piano di
adeguamento allegato al MdC
Sino al 11 aprile 2017 restano valide le
regole di cui alla delibera CNIPA
11/2004
Deve essere valutata l’opportunità di
un riversamento dei documenti nel
nuovo sistema di conservazione
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 8 lunedì 17 novembre 2014
I documenti a rilevanza tributaria
Regole e procedure per la loro conservazione
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 9 lunedì 17 novembre 2014
Documenti tributari conservabili in formato digitale
DMef 17.6.2014 - Art. 3. - Conservazione dei documenti informatici,
ai fini della loro rilevanza fiscale
1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
a) siano rispettate
le norme del codice civile,
le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale
e delle relative regole tecniche
e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta
della contabilità;
CAD
In particolare, gli Artt. 1, 21, 22, 23, 23-bis, 24, 40,
43, 44, 71
D.P.C.M. 22.02.2013 - Firma digitale
D.P.C.M 03.12.2013 - Sistema di conservazione
DPR 633/72; DPR 600/72; DPR 642/72; D.L.
10.06.1994, n. 357.
DMef 17.6.2014 - Art. 5. - Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti
rilevanti ai fini tributari
4. Con provvedimenti del direttore dell'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, che saranno pubblicati nell'apposita
sezione del sito internet istituzionale secondo le modalità previste dal decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, sono
stabilite, in relazione ai diversi settori d'imposta, specifiche modalità per l'assolvimento degli obblighi di cui ai commi 1
(c.f.r. modalità di comunicazione) e 2 (c.f.r. accessibilità in caso di verifiche, controlli o ispezioni).
Codice Civile
Art. 2214. Libri obbligatori e altre scritture contabili;
Art. 2215-bis. Documentazione informatica; Art.
2220. Conservazione delle scritture contabili; Art.
2712. Riproduzioni meccaniche.
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 10 lunedì 17 novembre 2014
Documenti tributari conservabili in formato digitale
Libri e registri contabili
Bilancio di esercizio e
relative relazioni
Mod. UNICO e altre
Dichiarazioni fiscali
Modulistica di pagamento (F24 – F23)
Fatture e documenti
simili
Libri sociali (art. 2421)
Contratti PEC
Fra i documenti fiscalmente rilevanti si annoverano:
• Il libro giornale
• il libro degli inventari (attenzione art. 2217, co.3, c.c.)
• Le scritture ausiliarie nelle quali devono essere
registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
• Le scritture ausiliarie di magazzino;
• Il registro dei beni ammortizzabili (Art, 16 DPR 600/73)
• Il bilancio d'esercizio, composto da stato patrimoniale
(articolo 2424 c.c.), conto economico (articolo 2425
c.c.) e nota integrativa (articolo 2427 c.c.);
• I registri prescritti ai fini dell'imposta sul valore
aggiunto, quali ad esempio, il registro degli acquisti, il
registro dei corrispettivi, il registro delle fatture
emesse, ecc.;
• Tutte le dichiarazioni fiscali (UNICO, IVA , IRAP,
SOSTITUTI ecc.)
• La modulistica relativa ai pagamenti (ad esempio, i
modelli F23 ed F24),
• Le fatture, documenti di trasporto, ecc.
• Altri documenti simili
Possono ricomprendersi anche i libri sociali (ex art. 2421 c.c.):
• il libro dei soci,
• il libro delle obbligazioni,
• il libro delle adunanze e delle deliberazioni del D.d.A.,
• il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle
assemblee,
• il libro delle adunanze e delle deliberazioni del
collegio sindacale,
• il libro delle adunanze e delle deliberazioni del
comitato esecutivo,
• il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle
assemblee degli obbligazionisti,
Inoltre:
• la relazione sulla gestione (articolo 2428 c.c.)
• la relazione dei sindaci (articolo 2429 c.c.) e dei
revisori legali (articolo 209, comma 3 del decreto
legislativo 24 febbraio 1998, n. 58), che per legge
devono essere allegate al bilancio d'esercizio.
• I contratti in generale
• Corrispondenza (art. 2200 c.c.)
• PEC
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 11 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
DMef 17.6.2014 - Art. 2. - Obblighi da osservare
per i documenti informatici rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie
1.Ai fini tributari,
• la formazione,
• l'emissione,
• la trasmissione,
• la conservazione,
• la copia, la duplicazione, la riproduzione,
• l'esibizione,
• la validazione temporale
• e la sottoscrizione
dei documenti informatici, avvengono nel rispetto
delle regole tecniche adottate ai sensi dell'art. 71
del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e
dell'art. 21, comma 3, del decreto del Presidente
della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in
materia di fatturazione elettronica.
D.P.C.M. 22.07.2011, Art. 1 e CAD Art. 5-bis
dal 1/1/2013 obbligo di comunicazione tra Imprese e PA solo via PEC
DPR 633/72 - Art. 21, co. 3 – [Omissis] Il soggetto passivo assicura l'autenticita'
dell'origine, l'integrita' del contenuto e la leggibilita' della fattura dal momento
della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione;
CAD
Art. 20 Documento informatico
Art. 21 Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
CAD
Articolo 22 Copie informatiche di documenti analogici
Articolo 23 Copie analogiche di documenti informatici
Articolo 23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
Articolo 23 quater Riproduzioni informatiche
D.P.C.M 03.12.2013 - Sistema di conservazione
D.P.C.M. 22.02.2013 - Firma digitale
D.P.C.M 03.12.2013 - Sistema di conservazione
D.P.C.M. - bozza – Documento informatico
D.P.C.M. 22.02.2013 Firma - Artt. 47 e segg. (Marca temporale)
Dmef 17.6.2014 – Art. 5, co. 2 e 3
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 12 lunedì 17 novembre 2014
LEGGIBILITA’ - insieme delle caratteristiche in base alle quali le
informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili
durante l’intero ciclo di gestione dei documenti
DMef 17.6.2014 - Art. 2. - Obblighi da osservare
per i documenti informatici rilevanti ai fini delle
disposizioni tributarie
2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari
hanno le caratteristiche
• dell'immodificabilità,
• dell'integrità,
• dell'autenticità
• e della leggibilità,
IMMODIFICABILITA’ - caratteristica che rende il contenuto del
documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto
durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella
conservazione del documento stesso
AUTENTICITA’ - caratteristica di un documento informatico che
garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito
alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando
l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico
STATICITA’ - caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli
elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici
eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali
annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato
per la redazione
INTEGRITA’ - insieme delle caratteristiche di un documento
informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed
inalterato
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 13 lunedì 17 novembre 2014
Fra i diversi formati è consigliabile utilizzare: PDF/A (Standard ISO 19005-1:2005)
è opportuno privilegiare
• formati che siano standard internazionali (de jure e de facto)
• o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza
nel manuale di conservazione dei documenti informatici.
DMef 17.6.2014 - Art. 2. - Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni
tributarie
2. [Omissis] … e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi
dell'art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il
quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del
documento informatico.
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
La scelta dei formati
D.P.C.M 03.12.2013 - Sistema di conservazione
Allegato 2 – Formati
Atri formati indicati: PDF - PDF/A; TIFF; JPG; Office Open XML (OOXML); Open Document Format; XML; TXT
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 14 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
I metadati
DMef 17.6.2014 - Art. 3. - Conservazione dei documenti
informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale
1. I documenti informatici sono conservati in modo tale
che:
a) [omissis]
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione
delle informazioni dagli archivi informatici in relazione
almeno
• al cognome,
• al nome,
• alla denominazione,
• al codice fiscale,
• alla partita IVA,
• alla data
• o associazioni logiche di questi ultimi,
laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.
Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno
essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento
con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
DPCM 3.12.2013 – Regole sulla
conservazione
Allegato 4 - ’Pacchetto di archiviazione’
Stabilisce i metadati minimi del documento
informatico
• Identificativo
• Data di chiusura documento
• Oggetto del documento
• Soggetto produttore
• Destinatario
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 15 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
BOZZA REGOLE TECNICHE Bozza di D.P.C.M. Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione e
validazione temporale dei documenti informatici, nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici.
Articolo 3. Formazione del documento informatico
1. Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti principali modalità:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione
della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia
informatica di un documento analogico;
c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla
presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura
logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
CAD – D.Lgs. N. 82/2005
Art. 5-bis - Comunicazioni tra imprese e amministrazioni pubbliche
Art. 10 - Sportello Unico per le attività produttive (SUAP)
Art. 65 - Istanze e dichiarazioni presentate alle Pubbliche Amministrazioni per via telematica Fatturazione elettronica e EDIFAT
La formazione del documento informatico
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 16 lunedì 17 novembre 2014
CAD – Art. 1 Definizioni
i-bis) copia informatica di documento analogico: il documento informatico avente contenuto identico a quello del
documento analogico da cui è tratto;
i-ter) copia per immagine su supporto informatico di documento analogico: il documento informatico avente
contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto;
i-quater) copia informatica di documento informatico: il documento informatico avente contenuto identico a quello
del documento da cui è tratto su supporto informatico con diversa sequenza di valori binari;
i-quinquies) duplicato informatico: il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso
dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario;
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
Copie e Duplicati
DMef 17.06.2014 - Art. 4 Obblighi da osservare
Co. 2. Ai fini fiscali, la conformità all'originale:
• delle copie informatiche
• e delle copie per immagine su supporto informatico
di documenti analogici originali unici,
è autenticata:
• da un notaio
• o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato
secondo le modalità di cui all'art. 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle relative regole
tecniche.
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 17 lunedì 17 novembre 2014
DMef 17.06.2014 - Art. 4. - Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici
rilevanti ai fini tributari
co.1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su
supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo
7 marzo 2005, n. 82, e termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della
firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di
cui all'art. 3 del presente decreto.
Documento
analogico
Acquisizione
immagine
Verifica
conformità
FIRMA
DIGITALE
Se originale
unico
Dichiarazione di
conformità
Notaio o P.Uff.
Esempio:
Scheda carburante, assegni, nota spese dipendenti analitica, libri sociali
obbligatori (circ. 36/2006 e RM 161/2007)
Vedi anche DPCM 21.03.2013 - Individuazione di particolari tipologie di
documenti analogici originali unici
CAD – Art. 22, co. 3
Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in
origine su supporto analogico nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 71
hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro
conformità all'originale non è espressamente disconosciuta.
DMef 17.06.2014
Art. 4, co. 2.
Procedimento di acquisizione di copia per immagine di documenti analogici
Copie informatiche e copie per immagine
1 2 3 4
5
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 18 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
q) firma elettronica (semplice): l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite
associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica;
q-bis) firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un
documento informatico che consentono l'identificazione del firmatario del documento e garantiscono la
connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo
esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano
stati successivamente modificati;
r) FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA: un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata
su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;
s) FIRMA DIGITALE: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e
su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al
titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere
manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici;
DMef 17.06.2014 – art. 7
Co. 5. La sottoscrizione dei documenti informatici
rilevanti ai fini tributari, per i quali è prevista la
trasmissione alle Agenzie fiscali, avviene mediante
apposizione della firma digitale ovvero della firma
elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.
DPR 633/72 – Art. 21
Co. 3. Per la sottoscrizione della fatture elettronica viene
richiesta la firma qualificata o digitale
Sottoscrizione dei documento informatici
Scritture art.
1350, co.1 dal
n. 1 al n. 12
Efficacia
prevista
dall’art. 2702
c.c
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 19 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
Attualmente il nostro ordinamento prevede l’utilizzo di tre formati per produrre file firmati digitalmente:
firma digitale in formato pkcs#7 (Standard CAdES)
firma digitale in formato PDF (Standard PAdES)
firma digitale in formato XML (Standard XAdES)
il formato pkcs#7
Questo formato, meglio noto come p7m, è quello previsto dalla normativa vigente sull’interoperabilità della firma digitale
ed è quello che le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate ad accettare. E’ il formato disponibile dall’anno 1999.
Nome_documento.doc Nome_documento.doc.p7m Nome_documento.xls Nome_documento.xls.p7m
Nome_documento.pdf Nome_documento.pdf.p7m Nome_documento.xml Nome_documento.xml.p7m
Sottoscrizione dei documento informatici
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 20 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
DPCM 22.02.2013 - Art. 1 – Definizioni
q) FIRMA REMOTA: particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che
consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse;
r) FIRMA AUTOMATICA: particolare procedura informatica di firma elettronica qualificata o di firma digitale eseguita
previa autorizzazione del sottoscrittore che mantiene il controllo esclusivo delle proprie chiavi di firma, in
assenza di presidio puntuale e continuo da parte di questo;
È possibile utilizzare una procedura automatica di firma
“certificata” senza presentare volta per volta il documento
da firmare al titolare del certificato di firma, essendo
sufficiente il suo consenso preventivo all'utilizzo di tale
procedura. (Art. 35. co. 3 CAD)
DPCM 22.2.2013 - Art. 5. Caratteristiche generali delle chiavi
2. Se il soggetto appone la sua firma elettronica qualificata o firma
digitale per mezzo di una procedura automatica ai sensi dell’art. 35,
comma 3 del Codice, deve utilizzare una coppia di chiavi destinata
a tale scopo, diversa da tutte le altre in suo possesso. L’utilizzo di
tale procedura deve essere indicato esplicitamente nel certificato
qualificato.
Sistemi di Firma REMOTA o AUTOMATICA
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 21 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
CAD - Art. 24 Firma digitale
co. 3 - Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che,
al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o
sospeso.
La validità nel tempo della firma digitale
CAD - Art. 21 Documento informatico sottoscritto con firma elettronica
co. 3 - L'apposizione ad un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma
elettronica qualificata basata su un certificato elettronico:
REVOCATO,
SCADUTO
SOSPESO
EQUIVALE A MANCATA SOTTOSCRIZIONE
La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi
richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 22 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
Di conseguenza, se il certificato perde validità, ne deriva la perdita della validità delle firme digitali
verificabili con la stessa chiave, conseguenza paragonabile alla distruzione del documento cartaceo.
Quantomeno, la firma digitale viene a perdere la sua «capacità probatoria specifica» (efficacia di piena
prova sino a querela di falso - art. 2702 c.c.) derubricandosi a prova liberamente valutabile dal giudice.
(CAD - Art. 21, co. 1)
Poiché la scadenza della chiave pubblica è un fenomeno naturale, per tutti i certificati di firma la validità
del documento informatico è destinata a venir meno nel tempo e non sarà neppure sufficiente la semplice
archiviazione elettronica del documento per conservarne l’efficacia giuridica.
Questo è un fenomeno del
tutto sconosciuto in
relazione al documento
analogico sottoscritto con
firma autografa
Per questo si usa dire che
la firma digitale è una firma
con validità a tempo …
La validità nel tempo della firma digitale
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 23 lunedì 17 novembre 2014
Requisiti dei documenti informatici rilevanti fiscalmente
DPCM 22.02.2013 - Art. 19 Informazioni contenute nei certificati qualificati
co. 5. Il certificatore, salvo quanto disposto al comma 6, determina il periodo di validità dei
certificati qualificati anche in funzione della robustezza crittografica delle chiavi impiegate..
DPCM 22.02.2013 - Art. 62. Valore delle firme elettroniche qualificate e digitali nel tempo
Co. 1. Le firme elettroniche qualificate e digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato
qualificato del sottoscrittore, SONO VALIDE SE ALLE STESSE È ASSOCIABILE UN RIFERIMENTO TEMPORALE
OPPONIBILE AI TERZI che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla
scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato.
… come risolvere il
problema …
Normalmente i
certificati di firma
hanno validità
triennale
La validità nel tempo della firma digitale
LA MARCA TEMPORALE
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 24 lunedì 17 novembre 2014
Art. 7 DMef 23.01.2004 Art. 6, co. 2 DMef 17.06.2014 (in vigore dal 27.6.2014)
Modalità di pagamento:
Comunicazione preventiva all’AE con evidenza
dei documenti che potranno essere emessi
Pagamento dell’imposta in via anticipata con
Mod. F23
Entro il mese di gennaio dell'anno successivo
e' presentata dall'interessato all'Ufficio delle
entrate competente una comunicazione
contenente l'indicazione del numero dei
documenti informatici, distinti per tipologia, formati
nell'anno precedente
Pagamento dell’imposta a conguaglio e in acconto
con Mod. F23
Modalità di pagamento:
Pagamento a consuntivo in unica soluzione a
mezzo Mod. F24
Relativamente agli atti, ai documenti o registri
emessi od utilizzati durante l’anno, entro 120
giorni dalla chiusura dell’esercizio
Sulle fatture elettroniche per le quali è obbligatorio
l'assolvimento dell'imposta di bollo è obbligatorio
riportare specifica annotazione di assolvimento
dell'imposta «imposta di bollo assolta ai sensi
dell’art. 6 del DMef 17.6.2014»
Fatture: Imposta di bollo di 2 euro - importo non soggetto ad IVA superiore a 77,47 euro
Libri e registri: Imposta di bollo di 16 o 32 euro – ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse
L’imposta di bollo è pari a 16 euro per i soggetti che
assolvono in modo forfetario la tassa di concessione
governativa (Spa, Sapa, Srl, ecc.)
Imposta di bollo
OLD NEW
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 25 lunedì 17 novembre 2014
Riepiloghiamo…
Documento
informatico Trasformazion
e in PDF/A
FIRMA
DIGITALE
1 2 3
METADATI
4
Documento
analogico
Acquisizione
immagine
Verifica
conformità
FIRMA
DIGITALE
Dichiarazione
di conformità
Notaio o P.Uff.
1 2 3 4
METADATI
5
Documento
analogico
originale
unico
Acquisizione
immagine
Verifica
conformità
FIRMA
DIGITALE
1 2 3 4
METADATI
6
Sistema di
conservazione a
norma
5
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 26 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di conservazione
Requisiti, ruoli e responsabilità
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 27 lunedì 17 novembre 2014
Garanzie del Sistema di conservazione (art. 3, DPCM 3.12.2013 – Art. 44 CAD)
ASSICURA il trattamento dell'intero ciclo di gestione
dell'oggetto conservato nell'ambito del
processo di conservazione
ASSICURA, dalla presa in carico dal produttore e fino all'eventuale scarto,
la conservazione, tramite l'adozione di
• REGOLE,
• PROCEDURE
• TECNOLOGIE
degli oggetti (dati e documenti) in esso conservati
GARANTISCE l'identificazione certa del soggetto che ha
formato il documento, oltre alle seguenti caratteristiche:
• Autenticità
• Integrità
• Affidabilità
• Leggibilità
• Reperibilità
• Rispetto misure di sicurezza (anche Privacy) (Art. 44 del CAD)
GARANTISCE l'accesso all'oggetto conservato, per il periodo
prescritto dalla norma, indipendentemente
dall'evolversi del contesto tecnologico.
Modello OAIS (standard ISO 14721:2003)
OAIS è un archivio, inteso come struttura
organizzata di persone e sistemi, che accetti
la responsabilità di conservare
l’informazione e renderla disponibile per una
comunità di riferimento
Sistema di
conservazione a
norma
Archivio
(OAIS)
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 28 lunedì 17 novembre 2014
Produttore
Responsabile
Utente
AM
BIE
NT
E A
MB
IEN
TE
Deposita gli oggetti
all’interno di un
OAIS
Interagisce con
l’archivio per
cercare e acquisire
le informazioni di
interesse
di un OAIS RUOLI FUNZIONALI
I ruoli di produttore e utente sono svolti da
persone fisiche o giuridiche interne o
esterne al sistema di conservazione.
L’utente richiede al sistema di conservazione
l’accesso ai documenti per acquisire le
informazioni di interesse nei limiti previsti
dalla legge
Ruoli, funzioni, compiti e responsabilità
Il sistema di conservazione
DEVE (fra l’altro) ESSERE
CONFORME alla norma
ISO 14721:2003
Open Archival Information
System (or OAIS)
Archivio
(OAIS)
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 29 lunedì 17 novembre 2014
assicura la presenza di un pubblico
ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il
suo intervento, garantendo allo stesso
l’assistenza e le risorse necessarie per
l’espletamento delle attività al
medesimo attribuite;
assicura agli organismi
competenti previsti dalle norme
vigenti l’assistenza e le risorse
necessarie per l’espletamento
delle attività di verifica e di
vigilanza;
predispone il manuale di conservazione
di cui ne cura l’aggiornamento
periodico in presenza di cambiamenti
normativi, organizzativi, procedurali o
tecnologici rilevanti.
adotta le misure
necessarie per la
sicurezza fisica e
logica del sistema di
conservazione;
definisce le caratteristiche
e i requisiti del sistema di
conservazione in funzione
della tipologia dei
documenti da conservare
provvede alla
duplicazione o copia
dei documenti
informatici in relazione
all’evolversi del
contesto tecnologico,
secondo quanto
previsto dal manuale
di conservazione
effettua il monitoraggio della
corretta funzionalità del
sistema di conservazione;
genera e sottoscrive il PdD con
firma digitale o firma
elettronica qualificata, nei casi
previsti dal manuale di
conservazione
genera il rapporto di
versamento, secondo
le modalità previste dal
manuale di
conservazione;
assicura la verifica periodica,
con cadenza non superiore ai
cinque anni, dell’integrità degli
archivi e della leggibilità degli
stessi;
gestisce il processo di
conservazione e ne
garantisce nel tempo
la conformità alla
normativa vigente;
adotta misure per rilevare tempestivamente
l’eventuale degrado dei sistemi di
memorizzazione e delle registrazioni e, ove
necessario, per ripristinare la corretta
funzionalità; adotta analoghe misure con
riguardo all’obsolescenza dei formati;
Responsabile della
conservazione
Il Responsabile della Conservazione
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 30 lunedì 17 novembre 2014
• Art. 8 - (Manuale di conservazione)
• Il manuale di conservazione è un documento informatico ed illustra dettagliatamente:
1. l’organizzazione,
2. i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, • i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i
soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
3. il modello di funzionamento, • la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di
conservazione;
4. la descrizione del processo, • la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’ indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle
diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
• la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di
versamento;
• la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
• la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
• la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle
procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
• la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi con
l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
• la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
• i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero trasferite in conservazione
• le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
• le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti.
5. la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate,
6. le misure di sicurezza adottate
7. ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
Il Manuale della conservazione
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 31 lunedì 17 novembre 2014 31
Il Sistema di conservazione
Modelli organizzativi
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 32 lunedì 17 novembre 2014
DPCM 3.12.2013 – Art. 6 Ruoli e Responsabilità
6. Il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento del
processo di conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza ed esperienza in
relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega è formalizzata, esplicitando chiaramente il contenuto della
stessa, ed in particolare le specifiche funzioni e competenze affidate al delegato.
7. La conservazione può essere affidata ad un soggetto esterno, secondo i modelli organizzativi di cui all'art. 5,
mediante contratto o convenzione di servizio che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione
predisposto dal responsabile della stessa.
8. Il soggetto esterno a cui è affidato il processo di conservazione assume il ruolo di responsabile del
trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione dei dati personali.
può delegare (attraverso specifica delega) lo svolgimento del processo di
conservazione o di parte di esso ad uno o più soggetti di specifica competenza
ed esperienza (Art. 6, co. 5 DPCM 3.12.2013)
può chiedere la certificazione della conformità del relativo processo di
conservazione ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee
garanzie organizzative e tecnologiche. (Art. 44, co. 1ter CAD)
può affidare la conservazione ad un soggetto esterno, mediante contratto o
convenzione di servizio, che preveda l'obbligo del rispetto del manuale di
conservazione predisposto dal responsabile della stessa. (Art. 6, co. 7 DPCM
3.12.2013)
Responsabile
della
conservazione
Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 33 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi
Ditta/Cliente
1
Ditta/Cliente
2
Ditta/Cliente
N ..
COMMERCIALISTA
SCHEMA 1 – soluzione in house
Resp. Del Servizio di
Conservazione
Archivio di conservazione
Flusso documenti
Flusso documenti
Incarico tenuta scritture contabili
Contratto di affidamento del
servizio di conservazione digitale a norma
DPCM 3.12.2013 - Art. 5 - (Modelli organizzativi
della conservazione)
1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli
organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la
sua distinzione logica dal sistema di gestione
documentale, se esistente.
2. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione
può essere svolta:
a. all’interno della struttura organizzativa del soggetto
produttore dei documenti informatici da conservare;
PdA PdA PdA PdA
Ditta/Cliente
1
Commercialista Ditta/Cliente
n..
Ditta/Cliente
2
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 34 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi
Ditta/Cliente
1
Ditta/Cliente
2
Ditta/Cliente
N ..
CONSERVATORE
Resp. del Servizio di
Conservazione
COMMERCIALISTA Flusso documenti
Flusso documenti
Contratto di affidamento
Servizio di conservazione
SCHEMA 2 – soluzione in outsourcing
Incarico tenuta scritture contabili e
autorizzazione dell’affidamento a terzi del
servizio di conservazione digitale a norma
Archivio di conservazione
DPCM 3.12.2013 - Art. 5 - (Modelli organizzativi
della conservazione)
1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli
organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la
sua distinzione logica dal sistema di gestione
documentale, se esistente.
2. Ai sensi dell'articolo 44 del Codice, la conservazione
può essere svolta:
a. […]
b. affidandola, in modo totale o parziale, ad altri
soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie
organizzative e tecnologiche, anche accreditati come
conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.
PdA PdA PdA PdA
Ditta/Cliente
1 Commercialista Ditta/Cliente
n..
Ditta/Cliente
2
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 35 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi
Ditta/Cliente
1
Ditta/Cliente
2
Ditta/Cliente
N ..
CONSERVATORE
Resp. Del Servizio di
Conservazione
COMMERCIALISTA
Prestatore di
servizi
Flusso documenti
Flusso documenti
SCHEMA 3 – soluzione in outsourcing a mezzo terzi
Contratto di affidamento
Servizio di conservazione
con possibilità
di sub-appalto a terzi
Contratto di affidamento
Servizio di conservazione
per conto di terzi
Incarico tenuta scritture contabili e
autorizzazione dell’affidamento a terzi del
servizio di conservazione digitale a norma
Archivio di conservazione
PdA PdA PdA PdA
Ditta/Cliente
1 Commercialista Ditta/Cliente
n..
Ditta/Cliente
2
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 36 lunedì 17 novembre 2014
Commercialista
Soggetto esterno a
cui è affidata la
conservazione
Cliente 1
NOMINA
Responsabile del servizio
di conservazione
Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi
Cliente 2 Cliente n
NOMINA
Responsabile esterno del
trattamento dei dati
Incarico per la
tenuta delle
scritture contabili
Contratto per
l’affidamento del
servizio di
conservazione
digitale a norma
Adempimenti
Privacy
Autorizzazione alla
nomina di
soggetto terzo per
la conservazione
digitale dei
documenti
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 37 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di conservazione: modelli organizzativi
Le tutele contrattuali in caso di outsourcing
E’ fortemente raccomandato che il contratto di outsourcing preveda:
• La garanzia della conformità del processo e del sistema di conservazione con quanto disposto dal D.Lgs. 7/3/2005,
n.82 (CAD) ed in particolare con quanto disposto dalle regole tecniche di cui all’art. 71 del medesimo codice;
Ed in particolare:
• Che il sistema di conservazione sia certificato ISO/IEC 27001:2013;
• La conformità del sistema di conservazione allo standard ISO 14721:2002 (OAIS)
• La conformità dell’indice del pacchetto di archiviazione (e distribuzione) allo standard UNI 11386:2010 (SInCRO)
E’ altresì importante:
• Precisare in dettaglio i compiti e le responsabilità delle parti;
• Precisare in dettaglio i livelli di servizio (SLA)
• Definire con certezza i tempi di gestione delle anomalie e di assistenza tecnica;
• Le modalità di versamento, conservazione e accesso ai documenti;
• Precisare cosa succede in caso di recesso o risoluzione del contratto (la sorte dei dati conservati, descrizione di
inadempimenti in materia di sicurezza, privacy, interruzione del servizio, mancato rispetto di termini di conservazione,
omesso pagamento etc.);
• Stabilire le precise responsabilità dell’outsourcee ed eventuali penali, garanzie, indennità (polizza assicurativa e
relativi massimali);
• Sia stabilito che l’attività dell’outsourcee riguarda la sola conservazione dei documenti senza alcuna possibilità di
intervento sul contenuto dei documenti
• definire nel dettaglio i sistemi di report informativi ed i resoconti del processo di conservazione e le stesse loro
modalità di comunicazione (controllo telematico diretto in modalità remota, eventuale comunicazione con PEC o
attraverso altri sistemi condivisi di trasmissione elettronica etc.);
• Stesura e aggiornamento del Manuale della conservazione
l’affidamento contrattuale verso l’esterno di documenti rilevanti ai fini fiscali non determina assolutamente
una conseguente traslazione della responsabilità “nei confronti del fisco” dell’outsourcer
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 38 lunedì 17 novembre 2014
• alla luce di quanto sin qui esposto, si evince che la conservazione digitale di documenti informatici
NON ATTUATA nel rispetto delle nuove norme e regole tecniche
NON PUO’ CONSIDERARSI CORRETTAMENTE AVVENUTA contravvenendo con ciò a quanto disposto dall’art. 2220 del Cod. Civ., dall’art. 22 del DPR 600/1973 e dall’art. 39 del
DPR 633/72 col rischio concreto, quindi, di subire importanti sanzioni amministrative e pesanti responsabilità civili e
penali.
Rischi di una conservazione digitale NON a norma
QUALI POSSIBILI CONSEGUENZE …
• Difficoltà nel recupero di crediti nei confronti di altro imprenditore (Art. 634 c.p.c.);
• Impossibilità e difficoltà nel chiedere al giudice l’emissione di una ingiunzione di pagamento attraverso un
decreto ingiuntivo (Art. 634 c.p.c.)
• Impossibilità di utilizzare le scritture contabili come mezzo di prova (Art. 2710 c.c.)
• Rischio di gravi sanzioni personali per l’imprenditore dichiarato fallito, perché gli può essere contestato:
• il reato di bancarotta semplice (Art. 217 R.D. 16.3.1942 n. 267)
• il reato di bancarotta fraudolenta (Art. 216 R.D. 6.3.1942 n. 267)
• l’imprenditore non può chiedere e beneficiare di procedure più favorevoli rispetto al fallimento (Art. 160 R.D.
16.3.1942, n. 267)
• Rischio di pesanti sanzioni amministrative (Art. 9 D.lgs. 18.12.1997, n. 471)
• Nei casi più gravi, (in quanto l’omessa conservazione delle scritture contabili è equiparata all’occultamento o alla
distruzione della contabilità) l’imprenditore rischia la reclusione (Art. 10 D.lgs. 10.3.2000, n. 74)
• ecc.
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 39 lunedì 17 novembre 2014
PROFILI PROFESSIONALI dei soggetti accreditati
CAD – Art. 44 bis - Conservatori accreditati
1 I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di
certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso
dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.
Circolare AGID – n. 65 del 10 aprile 2014
Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che
svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis,
comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
Responsabile del servizio
di conservazione Laureato con esperienza di
almeno 5 anni nel ruolo. In
assenza di laurea esperienza in
ruolo analogo di almeno 8 anni.
Responsabile della funzione
archivistica di conservazione Laurea magistrale in archivistica con
esperienza di almeno 2 anni nel ruolo
o laurea con percorsi di formazione
specialistica nel settore e con
esperienza di almeno 3 anni nel ruolo
o laurea con esperienza di almeno 5
anni
Responsabile del
trattamento dei dati
personali Laureato con esperienza di
almeno 3 anni nel ruolo. In
assenza di laurea esperienza in
ruolo analogo di almeno 5 anni.
Responsabile della
sicurezza dei sistemi per la
conservazione Laureato in discipline scientifiche
con esperienza di almeno 3 anni
nel ruolo. In assenza di laurea
esperienza in ruolo analogo di
almeno 5 anni
Responsabile dei sistemi
informativi per la
conservazione Laureato in discipline scientifiche
con esperienza nel ruolo di
almeno 3 anni. In assenza di
laurea esperienza in ruolo
analogo di almeno 5 anni
Responsabile dello
sviluppo e della
manutenzione del sistema
di conservazione Laureato in
discipline scientifiche con
esperienza nel ruolo di almeno 3
anni. In assenza di laurea
esperienza in ruolo analogo di
almeno 5 anni.
A chi affidare la conservazione digitale in outsourcing
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 40 lunedì 17 novembre 2014
CAD - Capo III° - Art. 44 - Requisiti per la conservazione dei documenti informatici
[omissis…]
1 ter Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la
certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle
regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie
organizzative e tecnologiche.
A chi affidare la conservazione digitale in outsourcing
CAD - Capo III° - Art. 44 bis - Conservatori accreditati
1 I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e
di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il
riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di
sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.
meglio affidarsi a
conservatori accreditati e
certificati AGGIORNAMENTO 2013
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 41 lunedì 17 novembre 2014
Altri adempimenti
DMef 17.06.2014 - Art. 5. - Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei
documenti rilevanti ai fini tributari
1. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti
rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
Obblighi di comunicazione
CM 18/E del 24.06.2014 - IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione.
… qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato,
dovrà:
comunicare (con Mod. AA7 o AA9) luoghi di giacenza fisica dei server
ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 42 lunedì 17 novembre 2014
DMef 17.06.2014 - Art. 5. - Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei
documenti rilevanti ai fini tributari
2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta,
disponibile su supporto cartaceo o informatico:
• presso la sede del contribuente
ovvero
• presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell'art. 35,
comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.
Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità stabilite
con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.
Modalità e luogo di esibizione
Altri adempimenti
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 43 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di conservazione
funzionamento
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 44 lunedì 17 novembre 2014
DPCM 3.12.2013 - Art. 4 - (Oggetti della conservazione)
1. Gli oggetti della conservazione sono trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi che si distinguono in:
a) pacchetti di versamento (PdV) - (SIP – Submission information package);
b) pacchetti di archiviazione (PdA) - (AIP – Archival information package);
c) pacchetti di distribuzione (PdD) - (DIP – Dissemination information package).
2. Ai fini dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione, i soggetti che svolgono attività di conservazione dei
documenti informatici adottano le specifiche della struttura dati contenute nell’allegato 4, almeno per la gestione dei
pacchetti di archiviazione. (n.d.r.: vedi anche art. 9, co. 1, lettera h)
PdV
PdA
PdD
Pi PACCHETTO INFORMATIVO contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare
(documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i
soli metadati riferiti agli oggetti da conservare
PACCHETTO DI ARCHIVIAZIONE pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o
più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del decreto e secondo
le modalità riportate nel manuale di conservazione
PACCHETTO DI VERSAMENTO pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di
conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di
conservazione
PACCHETTO DI DISTRIBUZIONE pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione
all’utente in risposta ad una sua richiesta
Il Sistema di conservazione: funzionamento
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 45 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di conservazione: funzionamento
SISTEMA DI CONSERVAZIONE A
NORMA PdV
Controlli di acquisizione
Controlli
superati
?
PdV
No
Si
Rapporto di
Versamento
Rifiuto
PdA
PRODUTTORE
Responsabile
della
Conservazione
1 2
3
Versamento
4
5
6
PdA
FD + MT
7
Interrogazioni
PdD
FD + MT
8
PdD
FD + MT
Risultato
9
UNI-SInCRO
11386
UTENTE
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 46 lunedì 17 novembre 2014
• Il trasferimento (versamento) dei
documenti informatici nel sistema di
conservazione avviene generando un
pacchetto di versamento nelle modalità e
con il formato previsti dal manuale di
conservazione.
• I tempi di versamento devono:
essere stabiliti convenzionalmente tra
produttore e conservatore
nel rispetto delle rispettive esigenze
nel rispetto dei termini ultimi di
chiusura del PdA. (art. 3, co. 3, DMef
17.06.2014)
P
R
O
D
U
T
T
O
R
E
PdV
Sistema di
conservazione
Sistema di gestione
documentale
Fase 1
La funzione di acquisizione (ingest)
VERSAMENTO
Il Sistema di conservazione: funzionamento
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 47 lunedì 17 novembre 2014
Questa funzione individua l’insieme delle attività
finalizzate all’accettazione delle risorse digitali versate
dai produttori e alla loro preparazione per l’inserimento
nell’archivio.
Sub funzioni:
1. Presa in carico delle risorse
2. Controllo di qualità
3. Controlli di coerenza
4. Verifica requisiti
5. Verifica validità firme
6. Verifica presenza metadati
7. Altre verifiche convenzionali
8. Trasferimento fisico in archivio degli oggetti
predisposti per la conservazione
Questa funzione svolge un ruolo di mediazione tra
produttore e sistema di conservazione
P
R
O
D
U
T
T
O
R
E
ACQUISIZIONE
PdV
Sistema di
conservazione
PdV
Sistema di gestione
documentale
OK KO
Fase 2
Fase 1
La funzione di acquisizione (ingest)
VERSAMENTO
VERIFICA
ACQUISIZIONE da parte del sistema di conservazione
del pacchetto di versamento per la sua presa in carico
Fase 1
verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti
contenuti siano coerenti con le modalità previste dal
manuale di conservazione e conformi nei formati
Fase 2
Il Sistema di conservazione: funzionamento
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 48 lunedì 17 novembre 2014
rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le
verifiche di cui alla Fase 2 abbiano evidenziato delle
anomalie
Fase 3
presa in carico: accettazione da parte del sistema di
conservazione di un pacchetto di versamento in
quanto conforme alle modalità previste dal manuale di
conservazione
generazione, anche in modo automatico, del rapporto
di versamento
Fase 4
P
R
O
D
U
T
T
O
R
E
ACQUISIZIONE
PdV
Sistema di
conservazione
PdV
Sistema di gestione
documentale
OK KO
Rapporto di
versamento
RIFIUTO Fase 3
Fase 4
La funzione di acquisizione (ingest)
VERSAMENTO
VERIFICA
eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento
con la firma digitale o firma elettronica qualificata
apposta dal responsabile della conservazione, ove
prevista nel manuale di conservazione
Fase 5
Fase 5
FD
FD
Il Sistema di conservazione: funzionamento
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 49 lunedì 17 novembre 2014
ACQUISIZIONE
PdV
preparazione e sottoscrizione con firma digitale o firma
elettronica qualificata del responsabile della
conservazione del pacchetto di archiviazione + marca
temporale per i documenti di rilevanza fiscale
Fase 6
OK
PdA
ARCHIVIAZIONE
Fase 6
FD + MT
Rapporto di
versamento
DECRETO 17 giugno 2014.
Art. 3. - Conservazione dei documenti
informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale
Il processo di conservazione dei documenti
informatici
• Termina con l'apposizione sul PdA:
• della firma digitale/qualificata del RdC (art. 9, co. 1 lett. f), DPCM 3.12.2013)
• di una marca temporale (Art. 3, co. 2 DMef
17.06.2014)
• Entro il 31/12 dell’anno successivo (per i
soggetti con periodo d’imposta coincidente con
l’anno solare) - termine previsto dall'art. 7,
comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno
1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla
legge 4 agosto 1994, n. 489.
La funzione di archiviazione (archivial storage)
Sistema di
conservazione
P
R
O
D
U
T
T
O
R
E
Il Sistema di conservazione: funzionamento
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 50 lunedì 17 novembre 2014
la produzione di duplicati informatici o di copie
informatiche effettuati su richiesta degli utenti in
conformità a quanto previsto dalle regole tecniche in
materia di formazione del documento informatico;
Fase 8
la produzione delle copie informatiche al fine di
adeguare il formato di cui all’articolo 11, in conformità
a quanto previsto dalle regole tecniche in materia di
formazione del documento informatico;
Fase 9
la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o
firma elettronica qualificata, ove prevista nel manuale
di conservazione, del pacchetto di distribuzione ai fini
dell’esibizione richiesta dall’utente;
Fase 7
Archiviazione
PdA
Accesso
U
T
E
N
T
E
Interrogazioni
Risultati
Richieste
PdD
PdD
FD + MT
FD
Art. 9, co. 1, lett. h) - ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la
produzione dei pacchetti di distribuzione deve essere coincidente con la
produzione dei pacchetti di archiviazione;
Fase 7 lo scarto del pacchetto di archiviazione dal sistema di
conservazione alla scadenza dei termini di
conservazione previsti dalla norma, dandone
informativa al produttore.
Fase 10
La funzione di accesso (acces)
FD
Sistema di
conservazione
Il Sistema di conservazione: funzionamento
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 51 lunedì 17 novembre 2014
DPCM 3.12.2013 - Art. 10 - (Modalità di esibizione)
1. Fermi restando gli obblighi previsti in materia di esibizione
dei documenti dalla normativa vigente, il sistema di
conservazione permette ai soggetti autorizzati l’accesso
diretto, anche da remoto, al documento informatico
conservato, attraverso la produzione di un pacchetto di
distribuzione selettiva secondo le modalità descritte nel
manuale di conservazione. (Vedi anche Art. 5, co. 2 e 3 DMef 17.06.2014)
Accesso
U
T
E
N
T
E
Interrogazioni
Risultati
Richieste
PdD FD
Questa funzione consente agli utenti di acquisire le
informazioni e gli oggetti conservati
Le azioni svolte si articolano in 3 aree:
1. Coordinamento delle attività di accesso (fornire
un’interfaccia unitaria per accedere agli oggetti in
archivio grazie a semplici interrogazioni)
2. Produzione dei duplicati o copie richiesti
3. Consegna delle risposte e degli oggetti conservati
Questa funzione è circoscritta alla fase finale del
processo di gestione delle risorse, svolgendo un ruolo
prevalente di mediazione tra l’archivio e l’utente
Sistema di
conservazione
La funzione di accesso (acces)
Il Sistema di conservazione: funzionamento
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 52 lunedì 17 novembre 2014
DMef 17.06.2014 – Art. 3 - Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale
[omissis ..]
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con L'APPOSIZIONE di un riferimento
temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma
4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.
Chiusura del processo di conservazione
DL n. 357 del 10.6.1994, Art. 7, co. 4-ter.
A tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è
considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi
all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano
scaduti da oltre tre mesi, allorquando anche in sede di controlli ed ispezioni gli stessi risultino aggiornati
sugli appositi supporti magnetici e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi
competenti ed in loro presenza.
Vedi anche:
RIS. 298/E del 18.10.2007 - Conservazione su supporti informatici delle copie delle dichiarazioni
RIS. 354/E del 8.8.2008 - Conservazione delle copie delle dichiarazioni – Obbligo di sottoscrizione da
parte del contribuente delle copie conservate dall’incaricato su supporti informatici: non sussiste
Marca temporale
D.P.C.M. 3.12.2013, co. 1, lett. f) … il processo di conservazione prevede:
la preparazione, la sottoscrizione con FIRMA DIGITALE o firma elettronica qualificata del
responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base
delle specifiche della struttura dati contenute nell'allegato 4 e secondo le modalità riportate nel
manuale della conservazione;
Chiusura del
Processo di
conservazione
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 53 lunedì 17 novembre 2014
Conservazione del pregresso
DMef 17.06.2014 – Art. 4. - Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e
scritture analogici rilevanti ai fini tributari
[omissis ..]
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita
soltanto dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi.
Dematerializzazione e conservazione dei
vecchi libri/registri analogici
RM . 158/E del 15.06.2009
RM . 196/E del 30.07.2009
Acquisizione dell’immagine
Spool di stampa
Altre modalità che garantiscano la
rappresentazione fedele, corretta e
veritiera del contenuto del documento
Recupero del pregresso: Modalità di acquisizione
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 54 lunedì 17 novembre 2014
Fatturazione elettronica verso la PA
attuazione e le regole tecniche
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 55 lunedì 17 novembre 2014
Principali norme, regole tecniche e doc. di prassi in materia di FATTURA ELETTRONICA PA
• D.P.R. n. 633 del 26.10.72, Art. 21 (Fatturazione delle operazioni) e Art. 39 (Tenuta e conservazione dei registri e dei
documenti)
• Legge 30.12.2004, n. 311, Art. 1, co.5 - Nella parte in cui demanda all'Istituto nazionale di statistica il compito di
pubblicare annualmente l'elenco delle amministrazioni pubbliche
• Legge 24.12.2007, n. 244 - Articolo 1, commi da 209 a 213 - Finanziaria 2008
• DMef 07.03.2008 - Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle
relative attribuzioni e competenze
• DM 03.04.2013, n. 55 - Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da
applicarsi alle amministrazioni pubbliche - (primo obbligo di FE dal 06.06.2014, successivamente dal 31.03.2014 «Per
la modifica del termine, vedi l'art. 25, co.1, D.L. 24 aprile 2014, n. 66)»
• Circ. MEF/RGS n. 37 del 04.11.2013 – Prime istruzioni operative per la PA
• Circ. MEF del 31.03.2014, n. 1 - Circolare interpretativa del decreto n. 55/2013
• DL 24.4.2014, n. 66, Art. 25, anticipazione della decorrenza dell’obbligo al 31.03.2015 per le residue amministrazioni;
richiesta di ulteriori dati in fattura: Codice identificativo di gara (Cig) - Codice unico di Progetto (Cup); Art. 42 – Obbligo
tenuta registro delle fatture
• DMef del 17.06.2014 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione su diversi tipi di supporto
• Circ. AE del 24.06.2014, n. 18 - IVA. Ulteriori istruzioni in tema di fatturazione
Fatturazione elettronica PA: Inquadramento normativo
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 56 lunedì 17 novembre 2014
Fatturazione elettronica PA: Decorrenze e termini
(Art. 6, DMef 3.4.2013, n. 55 – Art. 25, co. 1, DL 24.4.2014 n. 66)
Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti nazionali
di previdenza e assistenza sociale Soggetti diversi dai precedenti
31.03.201
5
30.06.201
5
31.12.201
4
06.06.201
4
06.09.201
4
06.03.201
4
06.12.2013
inizio fase volontaria
Completamento
caricamento uffici nell’IPA
DECORRENZA OBBLIGO
Invio ricezione solo fatture
elettroniche tramite SdI
Impossibilità di effettuare
pagamenti su fatture <>
dalle elettroniche
Completamento
caricamento uffici
nell’IPA
DECORRENZA OBBLIGO
Invio ricezione solo fatture
elettroniche tramite SdI
Impossibilità di
effettuare
pagamenti su
fatture <> dalle
elettroniche
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 57 lunedì 17 novembre 2014
Fatt. ElettronicaPA: alcuni numeri …
fonte: Osservatorio Fatturazione elettronica del Politecnico di Milano
Numero fatture scambiate annualmente tra fornitori e PA 60 mln
Numero di fornitori della PA 2 mln
Numero delle PA Coinvolte 21.000
I Servizi di Fatturazione Elettronica attivati all’IPA oltre 32.000
Le fatture inoltrate alla PA dal 6.6 al 31.10.2014 1.073.574
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 58 lunedì 17 novembre 2014
Fattura Elettronica PA
Il Sistema di Interscambio
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 59 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio (SdI) – Punto di passaggio obbligato
SISTEMA DI
INTERSCAMBIO
www.fatturapa.gov.it
PA
FORNITORE
Inoltro Fattura
Ricevute di consegna
e Notifiche di scarto
FORNITORE
Inoltro Fattura
Ricevute di consegna
e Notifiche di scarto
Recapito Fattura
Ricevute di accet./rif.
Recapito Fattura
Ricevute di accet./rif.
Intermediario PA
Intermediario del
Fornitore Ragioneria Generale dello Stato (Monitoraggio della finanza pubblica)
AGENZIA DELLE
ENTRATE
(Gestore dello SdI)
SOGEI (Sviluppo, conduzione
e manutenzione dello SdI
Supporto alle PPAA,
studio e ricerche sui dati transitati)
Relazione periodica Ministero
Economia
e Finanze
Aggiornamento semestrale
Coordinamento,
gestione dei dati
elaborazione flussi
È un sistema informatico in grado di:
• ricevere le fatture sotto forma di file con le
caratteristiche della FatturaPA,
• effettuare controlli sui file ricevuti,
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 60 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: La procedura di identificazione degli Uffici
Al fine di consentire al Sistema di Interscambio (SdI) di recapitare le fatture elettroniche alle P.A. destinatarie,
tutti gli Uffici delle amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari
di fattura elettronica devono essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco
Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA)
L’IPA è l’anagrafica di riferimento per la fatturazione
elettronica e, ai sensi dell’articolo 3 del DM n.55 del 3 aprile 2013
provvede ad assegnare il codice identificativo univoco agli uffici
identificati dalle pubbliche amministrazioni come deputati in via esclusiva
alla ricezione delle fatture elettroniche, rendendo consultabili tali codici
univoci
L'accreditamento all’IPA e il tempestivo aggiornamento dei dati in esso contenuti è
obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni, come previsto dall'art.12 del citato DPCM
del 3 dicembre 2013 recante le “Regole tecniche per il protocollo informatico” e dall'art. 57-bis del
CAD.
OBBLIGO
ACCREDITAMENTO
TEMPESTIVO AGGIORNAMENTO
come precisa la Circolare n.1/DF/14, il regolamento (art.6, co.5)
stabilisce che il termine entro il quale ciascuna P.A. deve
completare il caricamento all’IPA dell’anagraica dei propri uffici
deputati alla ricezione, precede di 3 mesi la data di decorrenza
dell’obbligo di fatturazione elettronica.
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 61 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: La procedura di identificazione degli Uffici
Ai fini della fatturazione elettronica sono di fondamentale importanza sia per le Amministrazioni sia per gli operatori
economici e i loro intermediari le seguenti informazioni:
Dati al 29.10.2014 - Fonte
IPA:http://www.indicepa.gov.it/documentale/
index.php
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 62 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: Le ricevute e le Notifiche
1. Ricevuta di consegna : comunica l’avvenuta consegna della fattura al destinatario
2. Notifica di scarto : comunica che non è stato superato il controllo del SDI (contiene cod. errore)
3. Notifica di mancata consegna : comunica l’impossibilità a consegnare la fattura al destinatario
4. Notifica esito (cedente / prestatore) : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli effettuati sul
documento dal destinatario
5. Notifica di file non recapitabile : messaggio che il SdI invia al trasmittente qualora, trascorsi 15 giorni dalla data della
notifica di mancata consegna, non sia stato possibile recapitare in alcun modo il file FatturaPA al destinatario.
1. Notifica di esito cessionario / committente : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei controlli
effettuati sul documento dal destinatario
1. Notifica di scarto esito cessionario / committente : comunica eventuali incoerenze o errori nell’esito inviato al
SDI precedentemente (accettazione o rifiuto della fattura).
2. File dei metadati : file inviato con la fattura elettronica e contenente i dati principali di riferimento utili per
l’elaborazione della fattura
1. Notifica decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario, trascorsi 15 giorni
dalla data della prima comunicazione (ricevuta di consegna o notifica di mancata consegna) inoltrata al
trasmittente senza aver ricevuto notifica di esito committente, per informare della decorrenza del periodo entro il
quale il sistema accetta il messaggio notifica esito
Dal SDI al soggetto trasmittente
Dal destinatario al SDI
Dal SDI al destinatario
Dal SDI ad entrambi
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 63 lunedì 17 novembre 2014
Fattura Elettronica PA
Requisiti e caratteristiche
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 64 lunedì 17 novembre 2014
Per fattura elettronica PA si intende (ai sensi dell’art. 21, comma 3, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 ed ai fini del
(DM 55/2013):
• un documento informatico
• in formato XML (eXtensible Markup Language),
• sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale + riferimento temporale
• avente il contenuto minimo obbligatorio previsto dal DM (All. A)
• veicolata attraverso il SdI
In quanto documento informatico:
• deve essere predisposto secondo le regole tecniche previste dal CAD e dal DM 17.06.2014 e presenta le seguenti
caratteristiche:
• è un documento statico non modificabile;
• la sua emissione, al fine di garantirne l’attestazione della data e l’autenticità dell’integrità, prevede l’apposizione del
riferimento temporale e della firma elettronica qualificata;
• deve essere leggibile e disponibile su supporto informatico;
• deve essere conservata e resa disponibile secondo le linee guida e le regole tecniche predisposte dall’Agenzia
per l’Italia digitale.
Fattura Elettronica PA: Caratteristiche generali
Nell’art. 21 del D.P.R. n. 633/72 viene introdotta la definizione di fattura elettronica che,
recependo il contenuto degli articoli 217 e 232 della direttiva 2010/45/UE, (modificativa della direttiva
2006/112/CE del 28.11.2006), viene definita come “(…) la fattura che è stata emessa e ricevuta in un
qualunque formato elettronico.
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 65 lunedì 17 novembre 2014
Il formato della FatturaPA file XML (eXtensible Markup Language), secondo un formato definito tramite XML Schema. Le
specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle caratteristiche informatiche del formato
fattura sono disponibili sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it
Fatturazione elettronica PA: Formato e contenuti
Fattura PA
Formato: XML
Informazioni: 4 blocchi
FORTEMENTE CONSIGLIATE
OBBLIGATORIE
OPPORTUNE
OBBLIGATORIE
Informazioni rilevanti ai fini fiscali (DPR 633/1972, art. 21
informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura
elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio
(codice ufficio)
informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di
ciclo passivo attraverso l’integrazione del documento fattura con i sistemi
gestionali e/o con i sistemi di pagamento (ordine, contratto)
eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per
esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero
specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni
ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 66 lunedì 17 novembre 2014
Fatturazione elettronica PA: Formato e contenuti
- <p:FatturaElettronica versione="1.0" xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#"
xmlns:p="http://www.fatturapa.gov.it/sdi/fatturapa/v1.0"
xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
- <FatturaElettronicaHeader>
- <DatiTrasmissione>
- <IdTrasmittente>
<IdPaese>IT</IdPaese>
<IdCodice>TFRFTM00E00F000T</IdCodice>
</IdTrasmittente>
<ProgressivoInvio>1</ProgressivoInvio>
<FormatoTrasmissione>SDI10</FormatoTrasmissione>
<CodiceDestinatario>M0E2RI</CodiceDestinatario>
- <ContattiTrasmittente>
<Telefono>0536813150</Telefono>
<Email>[email protected]</Email>
</ContattiTrasmittente>
</DatiTrasmissione>
- <CedentePrestatore>
- <DatiAnagrafici>
- <IdFiscaleIVA>
<IdPaese>IT</IdPaese>
<IdCodice>03158900000</IdCodice>
</IdFiscaleIVA>
<CodiceFiscale>TFRFTM00E00F000T</CodiceFiscale>
- <Anagrafica>
<Denominazione>FAUSTO TUFARIELLO</Denominazione>
</Anagrafica>
<AlboProfessionale>DOTTORI COMM. ED ESPERTI CONTABILI</AlboProfessionale>
<ProvinciaAlbo>MO</ProvinciaAlbo>
<NumeroIscrizioneAlbo>333/A</NumeroIscrizioneAlbo>
<DataIscrizioneAlbo>2014-09-24</DataIscrizioneAlbo>
<RegimeFiscale>RF01</RegimeFiscale>
</DatiAnagrafici>
- <Sede>
…
Per rendere leggibile il documento occorre un
visualizzatore «adeguato ed affidabile»
Pertanto è necessario dotarsi della
strumentazione necessaria a redere il formato
comprensibile all’uomo
Foglio di stile per la visualizzazione della
FatturaPA versione 1.0 - xslt
Con l’espressione “leggibilità” si intende
che la fattura deve essere resa leggibile
per l’uomo, conformemente a quanto
previsto dalle Note esplicative della direttiva
2010/45/UE
la leggibilità della fattura elettronica è
soddisfatta se:
• il documento e i suoi dati sono resi
prontamente disponibili, anche dopo il
processo di conversione, in una forma
leggibile per l’uomo su schermo o tramite
stampa;
• è possibile verificare che le informazioni
del file elettronico originale non siano
state alterate rispetto a quelle del
documento leggibile presentato.
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 67 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file
File FatturaPA file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Può contenere:
a) una fattura singola (un solo corpo fattura)
b) un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione – Art. 21, co.3 DPR 633/72).
File archivio file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema elabora l’archivio
controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno.
Di fatto i file FatturaPA vengono trattati come se venissero trasmessi singolarmente.
Si precisa che il file archivio (zip) non deve essere firmato ma devono essere firmati, invece, tutti i file
FatturaPA al suo interno.
File messaggio file XML conforme a uno schema (xml schema) descritto dal file: AttachmentTypes.xsd scaricabile nella sezione
Documentazione Sistema di Interscambio di questo sito.
ALLEGATI
Il Sistema di interscambio riceve e trasmette anche allegati alla fattura il cui contenuto, sia esso copia o duplicato
elettronico di documento analogico ovvero di documento nativamente elettronico, è oggetto di specifico accordo tra
l’amministrazione cliente e il proprio fornitore.
DIMENSIONI MASSIME TRASMISSIONE
PEC: massimo 30 megabytes
Cooperazione applicativa, SPC o web: massimo 5 megabytes
Fatturazione elettronica PA: Il file FatturaPA
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 68 lunedì 17 novembre 2014
Fattura Elettronica PA: Sottoscrizione elettronica
Art.21, co. 3, DPR IVA n. 633/72
“Il soggetto passivo assicura:
• l’autenticità dell’origine,
• l’integrità del contenuto
• e la leggibilità della fattura (…)
mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente …
La fattura elettronicaPA (in formato XML), può essere firmata digitalmente impiegando una delle
due seguenti modalità:
• CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica
pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4, ove il file firmato assumerà l’estensione: “.xml.p7m”;
• XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped con struttura
aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1, ove il file firmato assumerà
l’estensione: “.xml”.
(per Firma elettronica qualificata si intende, la firma elettronica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua
univoca identificazione, basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della
firma.)
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 69 lunedì 17 novembre 2014
Emissione della fattura da parte di un terzo: Sottoscrizione
inoltro al terzo chi è l’emittente chi firma Annotazione in
fattura
Della fattura già
redatta IL CEDENTE IL CEDENTE no
inoltro al terzo chi è l’emittente chi firma Annotazione in
fattura
Del flusso di
dati da
aggregare per
la compilazione
della fattura
IL TERZO IL TERZO
La fattura è stata
emessa per conto
del
cedente/prestatore
da … (Terzo)
ACCORDO
tra
CEDENTE/PRESTATORE
e
TERZO
(Circ. 18/E del 24.06.2014, § 1.3.2)
Fattura Elettronica PA: Sottoscrizione elettronica
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 70 lunedì 17 novembre 2014
Fattura Elettronica PA: Imposta di bollo
Art. 7 DMef 23.01.2004 Art. 6, co. 2, DMef 17.06.2014 (in vigore dal 27.6.2014)
Modalità di pagamento:
Comunicazione preventiva all’AE con evidenza
dei documenti che potranno essere emessi
Pagamento dell’imposta in via anticipata con
Mod. F23
Entro il mese di gennaio dell'anno successivo
e' presentata dall'interessato all'Ufficio delle
entrate competente una comunicazione
contenente l'indicazione del numero dei
documenti informatici, distinti per tipologia, formati
nell'anno precedente
Pagamento dell’imposta a conguaglio e in acconto
con Mod. F23
Modalità di pagamento:
Pagamento a consuntivo in unica soluzione a
mezzo Mod. F24
Relativamente agli atti, ai documenti o registri
emessi od utilizzati durante l’anno, entro 120
giorni dalla chiusura dell’esercizio
Sulle fatture elettroniche per le quali è obbligatorio
l'assolvimento dell'imposta di bollo è obbligatorio
riportare specifica annotazione di assolvimento
dell'imposta «imposta di bollo assolta ai sensi
dell’art. 6 del DMef 17.6.2014»
Schema FatturaPA: ai sensi dell’art.6 D.M. 17
giugno 2014, in attesa dell’aggiornamento della
attuale versione del tracciato FatturaPA,
l’assoluzione dell’imposta di bollo può essere
rappresentata in fattura inserendo nel campo
<NumeroBollo> la stringa “DM 17-GIU-2014”.
Imposta di bollo di 2 euro - importo non soggetto ad IVA superiore a 77,47 euro
Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo devono riportare
specifica annotazione di assolvimento dell'imposta ai sensi del presente decreto.
(art. 6, co. 2, DMef 17.06.2014)
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 71 lunedì 17 novembre 2014
Fattura Elettronica PA
Procedure di inoltro della Fattura
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 72 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA
L’inoltro della fattura avviene tramite uno dei seguenti canali (descritti nell’allegato B del D.M. 55/2013):
1. un sistema di posta elettronica certificata (PEC); (max 30 MB)
2. un sistema di cooperazione applicativa (SdICo-op), su rete Internet, con servizio esposto
tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo HTTPS; (max 5 MB)
3. un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di
Cooperazione (SPCoop); (max 5 MB)
4. un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP (SdIFtp); (max 150
MB)
5. un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d’Interscambio (www.
fatturapa.gov.it). (max 5 MB)
Le 5 modalità di trasmissione della FatturaPA
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 73 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: Emissione della fattura
L’art. 21, co. 1 del DPR IVA
Il cedente del bene o prestatore del servizio, “ferma restando la sua responsabilità”, può far
emettere la fattura “dal cessionario o dal committente, ovvero, per suo conto, da un terzo”.
In tal caso, la fattura deve contenere l’indicazione che la stessa “… è emessa, per conto del
cedente o prestatore, dal cessionario o committente ovvero da un terzo” (articolo 21, c. 2, lettera n).
Emissione della fattura da parte di un terzo
Qualora il cedente o prestatore abbia incaricato un terzo di emettere per suo conto la fattura,
occorre che l’origine e l’integrità del documento elettronico siano garantiti dal soggetto
emittente il quale è tenuto ad apporre:
• sia il riferimento temporale
• sia la propria firma elettronica qualificata CM 45/E del 19.10.2005 – RM 260/E del 23.06.2008
Sottoscrizione della fattura emessa dal terzo
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 74 lunedì 17 novembre 2014
Anche in assenza di espressa previsione normativa, si ritiene che il cedente o prestatore debba autorizzare preventivamente il
terzo all’emissione della fattura e che entrambe le parti diano il consenso alle procedure di emissione da adottare. CM 45/E del 19.10.2005 - RM n. 260/E del 23.06.2008
Accordo e cautele contrattuali
È opportuno distinguere la responsabilità civilistica da quella fiscale.
Per quanto riguarda gli aspetti civilistici, l'outsourcee risponderà genericamente:
in base all'articolo 1218 del Codice civile, che prevede l'obbligo al risarcimento del danno e, più in
particolare, risponderà ex articolo 1710 Codice Civile in caso di violazione del generale obbligo di
diligenza nell'assolvimento dei suoi compiti.
Relativamente all'aspetto fiscale,
affidamento contrattuale verso l'esterno di operazioni rilevanti ai fini fiscali non determina assolutamente
una conseguente traslazione della responsabilità nei confronti dell'outsourcee, nel senso che
responsabile fiscalmente è sempre e solo il soggetto che affida all'esterno l'incarico.
Art. 1218 - Responsabilità del debitore - Il debitore che non esegue esattamente la
prestazione dovuta è tenuto al risarcimento del danno, se non prova che l'inadempimento o il
ritardo è stato determinato da impossibilità della prestazione derivante da causa a lui non
imputabile.
Articolo 1710 - Diligenza del mandatario - Il mandatario è tenuto a
eseguire il mandato con la diligenza del buon padre di famiglia; ma se il
mandato è gratuito, la responsabilità per colpa è valutata con minor
rigore.
Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 75 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA
2
PREDISPONE
la fattura elettronica
secondo le regole
in formato XML
3
SOTTOSCRIVE la fattura con la propria
firma digitale/qualificata
e vi appone un
riferimento temporale
4
TRASMETTE il file xml al SdI per mezzo del canale di
trasmissione prescelto:
• PEC
• FTTPS (Web Services)
• SPC (Sistema Pubblico Connettività)
• FTP
• Fatturapa.gov.it (Entratel, Fisconline)
5
MONITORIZZA ed ASSOCIA alla fattura
le ricevute emesse dal
SdI
6
1
COMPILA la fattura con il proprio
gestionale contabile e la
REGISTRA In apposito sezionale
CONSERVA
DIGITALMENTE le fatture + le ricevute
emesse dallo Sdi
Attività a carico del Fornitore
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 76 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA
Sistema di Interscambio Fornitori XML Fattura PA
Firma
Digitale
+ RT
Controlli propedeutici
Controlli
superati
?
Inoltro fattura +
file metadati
Inoltro
riuscito ?
No
Si
No Si
il file non ha
superato i controlli
previsti
segnala la
temporanea
impossibilità di
recapitare la
fattura
Notifica di
scarto
Notifica
mancata
consegna
Ricevuta
di
consegna Certifica l’avvenuta consegna alla
PA destinataria della fattura
24/48 ore dalla trasmissione
Ricezione fattura +
file dei metadati
XML Fattura PA
Firma
Digitale
+ RT
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 77 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA
Fornitori XML Fattura PA
Firma
Digitale
+ RT
Notifica di
scarto
Notifica
mancata
consegna
Ricevuta
di
consegna
La fattura si
ha per EMESSA
La fattura si
ha per NON EMESSA
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 78 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA
Sistema di Interscambio
Fornitori XML Fattura PA
Firma
Digitale
+ RT
Controlli propedeutici
Controlli
superati
?
Inoltro fattura +
file metadati
Inoltro
NON
riuscito!!
Si
segnala la
temporanea
impossibilità di
recapitare la
fattura
Notifica
mancata
consegna
Attestazione di
avvenuta trasmissione
della fattura con
impossibilità di recapito
Ricezione fattura +
file dei metadati
XML Fattura PA
Firma
Digitale
+ RT
Problema
risolto
nei 10 gg
?
No
Qualora la trasmissione non fosse
possibile, lo SDI contatta la PA
destinataria affinché risolva
tempestivamente il problema
Circ. n.1 del 31.3.2014,
Dipartimento Finanze del MEF
10 gg XML Fattura
PA
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 79 lunedì 17 novembre 2014
Il Sistema di Interscambio: Procedura di inoltro della fatturaPA
Sistema di Interscambio
Fornitori
XML Fattura PA
Firma
Digitale
+ RT
Controlli propedeutici
superati
Inoltro
riuscito ?
Si
Verifica accettabilità
della fattura
Verifica
superata? Notifica di
rifiuto
No
Notifica di
accettazione
Si
Notifiche esito
committente
Inoltro Notifica
di RIFIUTO
Inoltro Notifica di
ACCETTAZIONE
Notifica di
rifiuto
Notifica di
accettazione
Notifiche esito
committente
15 gg
Nessuna
notifica nei
15 gg
Notifica di
decorrenza
termini
Ciclo SdI
concluso
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 80 lunedì 17 novembre 2014
Fatturazione elettronica PA: Momento di emissione della fattura
Ricevuta di:
Avvenuta consegna
o di
Mancata consegna
Annotazione e
contabilizzazione della
fattura
Art. 23, co. 1, DPR 633/72
Pagamento fattura
Monitoraggio PCC
http://certificazionecrediti.
mef.gov.it/CertificazioneCr
edito/home.xhtml
CHIUSURA CONSERVAZIONE
PdA + FD + MT
Art. 3, co. 3, DMef 17,06,2014
Art. 7, DL n. 357 del 10.06.1994
entro 15 gg
Momento di
emissione della
fattura
Art. 7, co. 4-ter, D.L. 357/1994 Art. 4 D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231.
Predisposizione del PdV
e VERSAMENTO nel
sistema di conservazione
Fattura +
Ricevute SdI
entro 30 gg
TERMINI di contabilizzazione e conservazione
1 2 3 4 5
Anno n+1
(9 mesi + 3)
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 81 lunedì 17 novembre 2014
Fattura Elettronica PA
e adempimenti collegati - DL 66/2004 (c.d. "Decreto bonus irpef 2014“)
Servizio: Conservazione Cloud Dot Com 82 lunedì 17 novembre 2014
Fatturazione elettronica PA: Gli adempimenti del DL 24.4.2014, n. 66
D.L. 24 aprile 2014, n. 66
Art. 25 Anticipazione obbligo fattura elettronica
Co. 1 – Viene anticipato il termine di entrata in vigore dell’obbligo di fattura
elettronica vs. gli enti che residuano al 31.03.2015
Co. 2 – Viene introdotto l’obbligo di riportare nelle fatture elettroniche
emesse verso le stesse pubbliche amministrazioni:
• il Codice identificativo di gara (CIG)
• il Codice unico di Progetto (CUP),
INTRODOTTI NUOVI
OBBLIGHI
Co. 2bis – Viene introdotto l’obbligo di inserire a cura della stazione
appaltante nei contratti relativi a lavori, servizi e forniture sottoscritti con gli
appaltatori nell'ambito della clausola prevista all'articolo 3, co. 8, della
L. 13.8.2010, n. 136, i codici CIG e CUP.
Tale clausola riporta, inoltre, il riferimento esplicito agli obblighi delle parti
derivanti dall'applicazione della presente norma.
… a pena di nullità
assoluta … del contratto
Servizio: Nome servizio Pag. 83
GRAZIE PER L’ATTENZIONE
Per informazioni di carattere generale: [email protected]
Per quesiti relativi al nome servizio: [email protected]
Sito: www.opendotcom.it
OPEN Dot Com Spa Società di servizi dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili