Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

10
“Verso l’organizzazione snella: la risposta del Comune di Thiene alla sfida del miglioramento dell’efficienza degli enti locali” 14/02/2011 Sintesi attività Gruppo Atto Unico A cura di Franco Picone

description

L’Amministrazione comunale di Thiene ha deciso di avviare un processo di miglioramento continuo della propria organizzazione abbracciando, per primo, l'approccio Lean Thinking. Al termine dei laboratori didattici possiamo già avere i primi risultati sulla validità e l’efficacia di tale approccio. Sintesi dei lavori del Gruppo Atto Unico, Franco Picone

Transcript of Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Page 1: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

“Verso l’organizzazione snella: la risposta del

Comune di Thiene alla sfida del miglioramento

dell’efficienza degli enti locali”

14/02/2011

Sintesi attività Gruppo Atto Unico

A cura di

Franco Picone

Page 2: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

RiassuntoOggetto dell’analisi del gruppo (6 persone) è stato il processo di emissione dell’Atto Unico relativamente alle attività

edilizie.

Il Comune di Thiene svolge tale servizio, oltre che per il comune stesso anche per altri sei comuni della zona.

APPROCCIO LABORATORIO DIDATTICO:

- Veloce formazione sui principi Lean con gioco

- Mappatura di alto livello (SIPOC)

- Mappatura del processo attuale

- Individuazione delle aree critiche

- Richiamo sui concetti di un Lean Value Stream (le domande da porsi).

- Mappatura nuovo processo

- Lista attività da sviluppare

- Realizzazione di alcuni miglioramenti

- Riflessioni sull’esperienza fatta

Page 3: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

SIPOCclienti requisiti output processi input fornitori

Mappatura di alto livello

Page 4: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

VSM emissione Atto Unico «AS IS»

N° step totali = 47

Percorso pratica = 160m circa

LT (fino alla notifica) = 72 gg (Thiene) , 57 (altri comuni)

Tempo di processo = 20h (Thiene); 2h 26’ min (altri comuni)

% completezza e accuratezza al primo passaggio=11% (Thiene)

Flusso comune

di Thiene

Flusso altri

comuniFlussi in comune

dovuti a sospensioni

«Domanda»: 176 A.U./anno

35% Thiene >> T/T=26h

65% Altri comuni >>T/T=15h

Page 5: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

N° totale step = 28

LT = 36 gg (Thiene), 29 gg (altri comuni)

Tempo di processo = 19h (Thiene), 2h (altri comuni)

% completezza e accuratezza al primo passaggio = 30% (Thiene)

VSM emissione Atto Unico «TO BE»

Miglioramento

del 50%

Flusso comune

di Thiene

Flusso altri

comuni

Qualità

alla fonte

Attività

combinate

Controllo

visivo processo

Page 6: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

Sintesi Risultati

Tabella riepilogo Processo AS IS Target 1° Stato Futuro

N° step 47 28

Lead time di processo fino alla notifica 101gg (solari) < 60 gg (solari) 51 gg (solari)

Qualità (% correttezza al primo passaggio) 11% 30%

Note

compresi 30gg

attesa pareri

est.

compresi 30gg

attesa pareri est.

Page 7: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

Piano Implementazione/Giornale KaizenGiornale Kaizen

Data: Pag:______ di:______

n° Descrizione del problema Contromisura/Attività Responsabile Data

pianificata

Stato Data

completam.

20

19

18

17 Necessità di realizzare gestione visuale Tabellone sto azanzamento pratiche Tutti 14/02/2011

16

Necessità di definire e comunicare nuovo

processo

Stesura procedure, generali e di

dettaglio Tutti/Farro 18/02/2011

15 Libro firma dedicato all'A.U. 08/02/2011 08/02/2011

14 Gestione visuale flussi documenti migliorabile Applicazione programma 5S Tutti 20/03/2011

13

Necessità addestramento procedure

informatizzate

Formazione su pratiche on-line

(inclusi altri comuni) Farro/Zucchi 08/04/2011

12 Difficolta di visione a PC di elaborati grafici

Adeguamento hardware (monitor

grandi) Tognon 08/04/2011

11

Problemi dovuti a incongruenza di procedura

quando svolta da persone diverse Definire standard protocollazione Croce 18/02/2011

10

Informazione esterna pratiche on

line

9 Aggiornare info sul sito internet Farro 28/02/2011

8 Richiedere tassativamente e-mail Tutti 18/02/2011

7

Definizione moduli on-line con

controlli automatici Farro/Zucchi Entro 2011

6

Stesura tabella interventi

procedimenti (5) Farro/Zucchi 24/04/2011

5 Raccolta FAQ Farro 08/02/2011 08/02/2011

4

Fare rispettare gli orari di

ricevimento esistenti Tutti 11/02/2011

3

In molti casi (circa 50% per Thiene) ci sono

errori e incompletezze nelle pratiche presentate

Fissare il venerdì mattina su

appuntamento per tecnici Dalle Carbonare 15/04/2011

2 Predisporre avviso sul "totem" Farro 14/02/2011

1

Abbastanza frequentemente si utilizzano moduli

sbagliati Porre avviso su moduli da utilizzare 08/02/2011AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

AC D

P

Page 8: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

Alcune soluzioni già adottate…

Tabellone avanzamento Rendere visibile il flusso……

Cantiere 5S pilota (prima)……

Page 9: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

Riflessioni del gruppo…

«..Ci siamo “fermati a ri-pensare” il processo “atto unico”:

● metodo scientifico collaudato;

● macro-fasi e micro-fasi;

● valore per l'utente;

● spreco=muda;

● carichi di lavoro (T/A-L/T);

● analisi spaziale movimenti di lavoro;

● >>>> progetto. ..»

Page 10: Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva

Font: helvetica 10

Riflessioni del gruppo…

«…Cosa si è capito (o ci si è ricordati di sapere) per il futuro:

Il miglioramento si ottiene insieme: è un obiettivo condiviso;

Nel miglioramento occorre investire (tempo – denaro) a lavoro fermo;

Il miglioramento si ottiene con un aiuto esterno;

Il miglioramento si vede in nuovi segni fisici negli uffici;

Il miglioramento si ottiene sia nelle macro che nelle microfasi;

L'utente va “accompagnato”, nel rispetto delle regole, verso il miglior servizio;

Il miglioramento è un processo infinito continuo: cambiano le condizioni e cambia

il nostro modo di percepirle, e anche quando non si può più migliorare quantità

o qualità verso l'utente, può migliorare il benessere di chi lavora, a parità di

risultati.»