GESTIRE L’ AZIENDA SECONDO I PRINCIPI DELL’“ORGANIZZAZIONE SNELLA”
Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)
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Transcript of Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)
“Verso l’organizzazione snella: la risposta del
Comune di Thiene alla sfida del miglioramento
dell’efficienza degli enti locali”
14/02/2011
Sintesi attività Gruppo Atto Unico
A cura di
Franco Picone
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Font: helvetica 10
RiassuntoOggetto dell’analisi del gruppo (6 persone) è stato il processo di emissione dell’Atto Unico relativamente alle attività
edilizie.
Il Comune di Thiene svolge tale servizio, oltre che per il comune stesso anche per altri sei comuni della zona.
APPROCCIO LABORATORIO DIDATTICO:
- Veloce formazione sui principi Lean con gioco
- Mappatura di alto livello (SIPOC)
- Mappatura del processo attuale
- Individuazione delle aree critiche
- Richiamo sui concetti di un Lean Value Stream (le domande da porsi).
- Mappatura nuovo processo
- Lista attività da sviluppare
- Realizzazione di alcuni miglioramenti
- Riflessioni sull’esperienza fatta
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SIPOCclienti requisiti output processi input fornitori
Mappatura di alto livello
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VSM emissione Atto Unico «AS IS»
N° step totali = 47
Percorso pratica = 160m circa
LT (fino alla notifica) = 72 gg (Thiene) , 57 (altri comuni)
Tempo di processo = 20h (Thiene); 2h 26’ min (altri comuni)
% completezza e accuratezza al primo passaggio=11% (Thiene)
Flusso comune
di Thiene
Flusso altri
comuniFlussi in comune
dovuti a sospensioni
«Domanda»: 176 A.U./anno
35% Thiene >> T/T=26h
65% Altri comuni >>T/T=15h
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N° totale step = 28
LT = 36 gg (Thiene), 29 gg (altri comuni)
Tempo di processo = 19h (Thiene), 2h (altri comuni)
% completezza e accuratezza al primo passaggio = 30% (Thiene)
VSM emissione Atto Unico «TO BE»
Miglioramento
del 50%
Flusso comune
di Thiene
Flusso altri
comuni
Qualità
alla fonte
Attività
combinate
Controllo
visivo processo
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Sintesi Risultati
Tabella riepilogo Processo AS IS Target 1° Stato Futuro
N° step 47 28
Lead time di processo fino alla notifica 101gg (solari) < 60 gg (solari) 51 gg (solari)
Qualità (% correttezza al primo passaggio) 11% 30%
Note
compresi 30gg
attesa pareri
est.
compresi 30gg
attesa pareri est.
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Piano Implementazione/Giornale KaizenGiornale Kaizen
Data: Pag:______ di:______
n° Descrizione del problema Contromisura/Attività Responsabile Data
pianificata
Stato Data
completam.
20
19
18
17 Necessità di realizzare gestione visuale Tabellone sto azanzamento pratiche Tutti 14/02/2011
16
Necessità di definire e comunicare nuovo
processo
Stesura procedure, generali e di
dettaglio Tutti/Farro 18/02/2011
15 Libro firma dedicato all'A.U. 08/02/2011 08/02/2011
14 Gestione visuale flussi documenti migliorabile Applicazione programma 5S Tutti 20/03/2011
13
Necessità addestramento procedure
informatizzate
Formazione su pratiche on-line
(inclusi altri comuni) Farro/Zucchi 08/04/2011
12 Difficolta di visione a PC di elaborati grafici
Adeguamento hardware (monitor
grandi) Tognon 08/04/2011
11
Problemi dovuti a incongruenza di procedura
quando svolta da persone diverse Definire standard protocollazione Croce 18/02/2011
10
Informazione esterna pratiche on
line
9 Aggiornare info sul sito internet Farro 28/02/2011
8 Richiedere tassativamente e-mail Tutti 18/02/2011
7
Definizione moduli on-line con
controlli automatici Farro/Zucchi Entro 2011
6
Stesura tabella interventi
procedimenti (5) Farro/Zucchi 24/04/2011
5 Raccolta FAQ Farro 08/02/2011 08/02/2011
4
Fare rispettare gli orari di
ricevimento esistenti Tutti 11/02/2011
3
In molti casi (circa 50% per Thiene) ci sono
errori e incompletezze nelle pratiche presentate
Fissare il venerdì mattina su
appuntamento per tecnici Dalle Carbonare 15/04/2011
2 Predisporre avviso sul "totem" Farro 14/02/2011
1
Abbastanza frequentemente si utilizzano moduli
sbagliati Porre avviso su moduli da utilizzare 08/02/2011AC D
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Alcune soluzioni già adottate…
Tabellone avanzamento Rendere visibile il flusso……
Cantiere 5S pilota (prima)……
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Riflessioni del gruppo…
«..Ci siamo “fermati a ri-pensare” il processo “atto unico”:
● metodo scientifico collaudato;
● macro-fasi e micro-fasi;
● valore per l'utente;
● spreco=muda;
● carichi di lavoro (T/A-L/T);
● analisi spaziale movimenti di lavoro;
● >>>> progetto. ..»
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Riflessioni del gruppo…
«…Cosa si è capito (o ci si è ricordati di sapere) per il futuro:
Il miglioramento si ottiene insieme: è un obiettivo condiviso;
Nel miglioramento occorre investire (tempo – denaro) a lavoro fermo;
Il miglioramento si ottiene con un aiuto esterno;
Il miglioramento si vede in nuovi segni fisici negli uffici;
Il miglioramento si ottiene sia nelle macro che nelle microfasi;
L'utente va “accompagnato”, nel rispetto delle regole, verso il miglior servizio;
Il miglioramento è un processo infinito continuo: cambiano le condizioni e cambia
il nostro modo di percepirle, e anche quando non si può più migliorare quantità
o qualità verso l'utente, può migliorare il benessere di chi lavora, a parità di
risultati.»