COMUNE DI ROMA L’evoluzione dell’Amministrazione comunale La strada percorsa --

COMUNE DI ROMA

L’evoluzione dell’Amministrazione comunale La strada percorsa

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• Il Contesto di riferimento e gli Obiettivi

• La soluzione implementata

• Il valore aggiunto della soluzione:

• I vantaggi operativi

• I Fattori Critici di Successo

• Prospettive future

Agenda

Agenda







L’RTI per il Comune di Roma

Formazione

Implementazione moduli SAP: Controlling (CO) - Gestione Progetti (PS) - Gestione mutui (TR)

Gestione Legacy System

Project Management Quality Assurance Implementazione moduli SAP: Contabilità finanziaria (IS-PS) - Contabilità economica patrimoniale(FI) - Gestione cespiti (AA) - Gestione magazzino (MM) Fornitura Hardware e supporto tecnologico esteso

Soluzione: SAP for Public Sector

AMA

Fiera di Roma

Bio-Parco

ATAC

Metro

Enti e aziende speciali

controllate 80

COMUNE DI ROMA

DIPARTIMENTI20

EXTRA-DIPARTIMENTI13

Uff.01

Uff.02

Uff.03

Uff.04

Uff.05

ASS.01

ASS.02

ASS.03

ASS.04

Tot. Dipendenti a tempo pieno 26.400 unitàDi cui impegnati nell’attività amministrativa 7.000 unità

Serv.01

Serv.02

Serv.03

Serv.04

Serv.05

52

UFF.200

ASS.15

SERV.680

ASS.05

ASS.06

ASS.07

ASS.08

MUNICIPI19

Uff.06

Uff.07

Uff.08

Serv.06

Serv.07

Serv.08

COMUNE DI ROMA

Il Contesto di riferimento

Obiettivi dell’Amministrazione

• Introduzione dei nuovi concetti economico-aziendali

• Introduzione di un sistema contabile integrato• Miglioramento del servizio all’utenza

Obiettivi dell‘EDP

• unificazione del software contabile

• largo accesso ai dati, con possibilità di ulteriori elaborazioni locali e riduzione dell’ output cartaceo

• ottimizzazione delle spese per manutenzione e gestione

•Vincoli organizzativi:•Flussi operativi consolidati e non modificabili

•Ambito progettuale limitato agli utenti della Ragioneria Generale

I vincoli progettuali

•Vincoli normativi/procedurali:•La contabilità economica deriva da quella finanziariaCosto = Impegno / Ricavo = Accertamento

•Attualmente gli utenti non effettuano registrazioni in partita doppia (fatture/prime note)

Agenda







Controlling

PianificazioneGestione AllocazioneReporting

PianificazioneGestione AllocazioneReporting

Contabilità generale Sezionale Creditori/Debitori Conto del Patrimonio e Conto Economico Gestione cespiti

AcquisizioniAlienazioniAmmortamentiGiroconti

Contabilità generale Sezionale Creditori/Debitori Conto del Patrimonio e Conto Economico Gestione cespiti

AcquisizioniAlienazioniAmmortamentiGiroconti

ContabilitàEconomico-Patrimoniale e Cespiti

Contabilità Finanziaria

Bilancio di Previsione/Bilancio Finanziario Assegnazione Stanziamenti Controllo di disponibilità Gestione della spesa (impegni-liquidazioni-Mandatii) Gestione dell’entrata (accertamenti-riscossioni,Reversali) Gestione dei Residui Rendicontazione

Bilancio di Previsione/Bilancio Finanziario Assegnazione Stanziamenti Controllo di disponibilità Gestione della spesa (impegni-liquidazioni-Mandatii) Gestione dell’entrata (accertamenti-riscossioni,Reversali) Gestione dei Residui Rendicontazione

Accensione mutui Piani di ammortamento Creazione a scadenza di …impegni liquidazioni e mandati

Accensione mutui Piani di ammortamento Creazione a scadenza di …impegni liquidazioni e mandati

Gestione Mutui.

Prospetto di Conciliazione

Gestione progetti

PianificazioneGestione Piano InvestimentiGestione (Quadri economici)ContabilizzazioneReporting

PianificazioneGestione Piano InvestimentiGestione (Quadri economici)ContabilizzazioneReporting

Gestione Richieste d’acquistoGestione Ordini d’AcquistoEntrata FatturaGestione magazzino economale

Gestione Richieste d’acquistoGestione Ordini d’AcquistoEntrata FatturaGestione magazzino economale

Ciclo Acquisti

Macro Disegno della soluzione realizzata

Gantt di ProgettoC

om

un

e d

i Ro

ma

II° trimestre III° trimestre IV° trimestreI° trimestre

Gestione entrate

Gestione entrate

2002II° trimestre III° trimestre IV° trimestreI° trimestre

2003

PARALLELO

MANUTENZIONE

Gestione Uscite

Gestione Uscite

Bilancio di previsione

Bilancio di previsione

Funzionalità Aggiuntive

Funzionalità Aggiuntive

DISEGNODISEGNO

Consuntivo Consuntivo

Agenda



• Il valore aggiunto della soluzione: “vantaggi operativi”



I Vantaggi Operativi

•Esistenza di una base dati unica ed integrata:• gli inserimenti che alimentano i diversi sistemi devono essere effettuati una sola volta• non sono necessarie procedure di quadratura dei dati tra le risultanze delle diverse contabilità

•Esistenza di utilities:• esportabilità dei dati su strumenti office (word, excel)• disponibilità di strumenti di comunicazione on line (posta interna SAP)• flessibilità della reportistica (ABAP Query)


• Avvio della contabilità economico-patrimoniale, cespiti:• allineamento automatico, a partire dalla contabilità finanziaria, della

economico-patrimoniale e del controllo di gestione

• registrazione automatica in partita doppia delle acquisizioni,alienazioni ed ammortamenti dei cespiti

• possibilità di produrre in tempo reale il prospetto di conciliazione, il conto economico e lo stato del patrimonio

• disporre della situazione creditoria/debitoria in dettagliata • Avvio del controllo di gestione:

• decentramento delle operazioni di controlling verso le periferie, riservando all’ufficio centrale le attività di monitoraggio e reporting direzionale

• miglioramento della comunicazione con flussi di dati uniformi ed immediatamente fruibili

• reportistica generale disponibile in ogni fase del processo e possibilità dell’utente di realizzare specifici reports


•Realizzazione di funzionalità finanziarie aggiuntive•Gestione anagrafica banche•Gestione servizi pubblici a domanda individuale•Gestione impegni multipli•Perfezionamento multiplo degli impegni

Agenda







Fattori Critici di Successo

Un progetto realizzativo complesso nasconde molteplici insidie e rischi che occorre prevenire, mitigare e controllare. I principali fattori critici di successo sono:

Disponibilità degli utenti chiave

Metodologia ed organizzazione del progetto

Affidamento ad un partner che capitalizzando su competenze di settore, metodologie consolidate, soluzioni realizzate, aiuti a raggiungere nei tempi previsti gli obiettivi

Stato Avanzamento lavori periodico per definire azioni di recupero se necessarie

Continuità dei servizi di supporto durante le fasi del progetto

Agenda







I plus della soluzione

L’evoluzione del sistema e’ parte di una strategia globale, impostata su interventi nel breve, medio e lungo termine che capitalizzano sulle caratteristiche della Soluzione .

In particolare: • sulla Scalabilità orizzontale: attivazione di nuove funzionalità

• sulla Scalabilità verticale: crescita graduale in funzione delle introduzioni di nuovi processi

• sulle tecniche di Roll-out: estensione del modello applicato in un settore a tutti gli altri

Opportunità offerte dalla soluzione

AREA EVOLUZIONE

INTERVENTI NEL BREVE PERIODO

Formazione del bilancio

Simulazioni per pianificazione: supportare il pianificatore finanziario nelle varie fasi del bilancio con uno strumento che permetta di: • analizzare le richieste di bilancio ed effettuare simulazioni• gestire l’iter di approvazione delle richieste di modifica di bilancio e piano investimenti• gestire l’iter di approvazione richieste di variazione/storno• fornire reportistica di supporto

Contabilita E/P

Passaggio alla Contabilità E.P pura : Rilevazione dei costi e ricavi Dalla registrazione delle fatture e scritture in partita doppia nel rispetto dei Vincoli dettati dalla contabilità finanziaria. ( es. Limite di spesa dettato dall’impegno)

AREA EVOLUZIONE

INTERVENTI NEL MEDIO PERIODO

Controllo di gestione

Gestione degli obiettivi del PEG: definire gli obiettivi strategici a livello politico, per poi quantificarli, assegnarli ai responsabili e tradurli in obiettivi operativi da assegnare ai livelli organizzativi inferiori. Il raggiungimento degli obiettivi viene monitorato, a tutti i livelli, tramite una serie di indicatori ed indici ad hoc.

ImmobiliGestione integrata del patrimonio immobiliare realizzare l’inventario fisico dei beni immobili attraverso l’integrazione tra i flussi contabili della Conservatoria e della Ragioneria

Ciclo acquisti

Gestione inventario beni mobili: estendendo il modello del ciclo acquisti implementato per la Ragioneria anche agli altri economi si può disporre dell’inventario dei beni mobili.

Cruscotto direzionale: centrato su alcuni indicatori significativi in modo da fornire alla direzione strategica o operativa un quadro immediato e sintetico della situazione del Comune o di alcune particolari aree. Gli indicatori possono essere di natura contabile o extracontabile, e possono essere correlati tra loro.

AREA EVOLUZIONE

INTERVENTI NEL LUNGO PERIODO

Gestione opere

Stato Avanzamento Lavori: gestire la realizzazione delle opere pubbliche non solo da un punto di vista contabile, ma anche da un punto di vista progettuale.

Gestione incassi: gestire in maniera automatica ed integrata le entrate del Comune derivanti da tasse e imposte (ICI, TOSAP, ecc.). L’applicazione può anche essere estesa fino alla gestione dell’anagrafica dei singoli contribuenti

Gestione entrate

La struttura finale

R/3R/3COCO

AAAA..

IS-PSIS-PS

IMIM ..

PSPS FIFIl

TRTR

MMMM ..

RERE ..

DSS(DecisionSupportSystem)

FI-CA

Soluzione centrata sulla piattaforma mySap.com arricchita:• dagli indirizzi Strategici del Comune di Roma• dalla utilizzazione delle risorse interne, umane e strumentali• dalla acquisizione dei migliori modelli attualmente realizzati

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