Comune di Pisa Geri Patrizio - SSI INTRANET PROTOCOLLO INTRANET PROTOCOLLO a cura del Servizio...
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Comune di Pisa
Geri Patrizio - SSI
INTRANET
PROTOCOLLO
a cura del Servizio Sistema Informativo
Protocollazione, classificazione
e
Archiviazione ottica documentale
Comune di Pisa
Geri Patrizio - SSI
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PROTOCOLLO
La procedura informatizzata consente
di gestire ed ottimizzare il flusso dei documenti in entrata ed in uscita dal Comune
L’archiviazione documentale su supporto ottico consente inoltre di accedere ai documenti dal proprio Personal Computer collegato alla rete comunale
Comune di Pisa
Geri Patrizio - SSI
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PROTOCOLLO
PC-Server
PC-Stazione di acquisizione
Stampante laser
Scanner
Juke-box CD
Pc-client Pc-client
Pc-client
Archivio Ufficio Generico
Rete locale
ARCHITETTURA
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PROTOCOLLO
La protocollazione e la classificazione vengono effettuate tramite Personal Computer dagli operatori dell’Archivio
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PROTOCOLLO
I documenti possono essere catalogati sia secondo le categorie d’archiviazione sia per argomento e materia nella banca dati del Server
E’ possibile tenere protocolli correlati
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La caratteristica principale di questo software e’ pero’ quella di abbinare un insieme di dati identificativi di un protocollo all’immagine di un documento
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I documenti acquisiti tramite scanner vengono archiviati su un Server e periodicamente scaricati su supporto ottico CD
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Una volta protocollato e acquisito con lo scanner il documento e’ visibile all’ufficio generico tramite il proprio PC utilizzando il browser (Netscape, Internet Explorer, etc) ….
Intranet comunale
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…nel rispetto dei vincoli di sicurezza (identificativo e password individuali)
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Viene visualizzata la seguente maschera, dove vengono indicati gli estremi della ricerca ...
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… selezionando un documento specifico e cliccando sul bottone …
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… vengono visualizzati i dati del documento ...
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…con la possibilità di stamparli sulla propria stampante tramite il pulsante
…oppure visualizzare le immagini associate tramite il pulsante
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Il pulsante serve per visualizzare l’iter seguito dal documento ...
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La Banca dati contiene le informazioni sintetiche degli atti dal 1988 ad oggi
Stato dell’arte
In relazione all’intranet comunale e’ stato attivato un sistema di autentificazione individuale per la consultazione degli atti
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PROTOCOLLO
L’acquisizione tramite scanner dei documenti, tramite personale dedicato (1 o 2 unità)
Cosa bisogna fare :
Formazione minima del personale di tutti gli uffici abilitati alla consultazione dei documenti