Sopravvivere alle email Giacomo Mason Febbraio 2010 1/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr Nicholas Sideras

Abbiamo creato un mostro! ogni giorno: 4 miliardi di messaggi nei 5 maggiori Paesi europei (Italia, Francia, Germania, Spagna, Regno unito) In Italia: 420 milioni di messaggi al giorno. Giacomo Mason Febbraio 2010 2/93 Sopravvivere alle email

Usi e abusi le troppe mail sono spesso figlie di un cattivo utilizzo e di cattive abitudini. Sono cresciute nella scarsa consapevolezza delle potenzialit e dei vincoli del mezzo. Giacomo Mason Febbraio 2010 3/93 Sopravviverealle Suss-Man Photo by: Flickr The email

Luso debordante Comunicazione Giacomo Mason Febbraio 2010 4/93 Sopravvivere alle email

Luso debordante Comunicazione sincrona Archivio documentale News Comunicazione Spazio di Spazio di discussione coordinamento Spazio di aggiornamento Giacomo Mason Febbraio 2010 5/93 Sopravvivere alle email

Luso debordante Comunicazione sincrona Archivio documentale News Comunicazione email Spazio di discussione Spazio di coordinamento Spazio di aggiornamento Lemail tende a soppiantare altri strumenti pi adatti per i diversi scopi Giacomo Mason Febbraio 2010 6/93 Sopravvivere alle email

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #1 L'email incredibilmente vaga. (Ricordati di occuparti della questione). Giacomo Mason Febbraio 2010 7/93 Sopravvivere alle email

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #2 L'email talmente maleducata e aggressiva da farti saltar su dalla sedia. (SPIEGAMI PERCHE' NON TI SEI ANCORA OCCUPATO DELLA COSA!!!!). Giacomo Mason Febbraio 2010 8/93 Sopravvivere alle email

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #3 L'email che ti manda in galera. (Per favore, d loro che ti avevo chiesto di vendere quando era a quota 70 dollari). Giacomo Mason Febbraio 2010 9/93 Sopravvivere alle email

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #4 L'email vigliacca. (Ecco la questione: fai tu). Giacomo Mason Febbraio 2010 10/93 Sopravvivere alle email

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #5) L'email che non andr lontano. (Re: Re: Re: Re: Re: Re: la nostra questione). Giacomo Mason Febbraio 2010 11/93 Sopravvivere alle email

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #6) L'email talmente sarcastica da farti saltare sulla sedia. (Te la stai prendendo con calma. Con molta calma). Giacomo Mason Febbraio 2010 12/93 Sopravvivere alle email

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #7) L'email troppo informale. (Dai! Non hai proprio niente da dirmi sulla questione?). Giacomo Mason Febbraio 2010 13/93 Sopravvivere alle email

I peccati capitali della mail per Shipley e Schwalbe #8) L'email fuori luogo. (Fai un salto nella mia stanza d'albergo e ne parliamo). Giacomo Mason Febbraio 2010 14/93 Sopravvivere alle email

Un oggetto anomalo Mescolamento di forma orale e forma scritta Mescolamento di comunicazione pubblica e personale Mescolamento di sincrono e asincrono Mescolamento di informazioni e relazioni Giacomo Mason Febbraio 2010 15/93 Sopravvivere alle email

Scrivere le email Giacomo Mason Febbraio 2010 16/93 Sopravvivere alleafagen Photo by: Flickr email

Si comincia dalla riga-oggetto Giacomo Mason Febbraio 2010 17/93 Sopravvivere alle email

Photo by: Flickr TonZ La prima cosa che notate quando ricevete una mail, oltre al mittente, la riga-oggetto. visibile prima ancora di aprire il messaggio, ci d informazioni sul suo contenuto e sulla sua potenziale priorit. Giacomo Mason Febbraio 2010 18/93 Sopravvivere alle email

Questo oggetto non va bene! Non scrivete: info, ma: Le informazioni sul sito web che mi chiedevi, Non scrivete: sito web, ma indicazioni per migliorare la visibilit del sito web. Giacomo Mason Febbraio 2010 19/93 Sopravvivere alle email

- Scrivetelo sempre, anche per le mail brevi - Scrivetelo in modo chiaro e breve (massimo 70 battute) - Condensate il succo del discorso direttamente nella riga-oggetto Giacomo Mason Febbraio 2010 20/93 Sopravviverealle email Photo by: Flickr Luca Pedrotti

Esempi tratti da: Luisa Carrada: il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 Progetto intranet Prog. Intranet: prx riunione il 10 aprile E-business A margine del convegno E-business Griglia Mi serve la griglia dei siti di gruppo E-learning Corso inglese online non funziona Comunicazione URP Comune URP Comune: chiarimenti ICI Fattura La sua fattura in pagamento Polizza Scadenza polizza auto: 24 marzo 2010 Giacomo Mason Febbraio 2010 21/93 Sopravvivere alle email

[Parentesi quadre per i progetti] In scambi professionali prolungati di mail su uno stesso argomento premettete [tra parentesi quadre] largomento, seguito dallo specifico oggetto della mail, ad esempio: [Progetto Nexus] Bozze preliminari della brochure [Progetto Nexus] Mie revisioni alle bozze preliminari della brochure Ok! Giacomo Mason Febbraio 2010 22/93 Sopravvivere alle email

Formattazione: no ai muri di testo Giacomo Mason Febbraio 2010 23/93 Sopravvivere alle email

Ogni riga 70 caratteri (crica) In questo modo la lettura facilitata e il nostro occhio non costretto a correre sulla pagina. Giacomo Mason Febbraio 2010 24/93 Sopravvivere alle email

Inserite gli spazi ricordatevi di inserire degli spazi tra un paragrafo e laltro Il testo diventa pi arioso e leggibile. Lemail diventer un po pi lunga, ma verr letta in modo pi facile. Giacomo Mason Febbraio 2010 25/93 Sopravvivere alle email

Spazi e righe NO Caro Paolo, in metito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare Che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i sever per poter effettuare i login da remoto. La quetione tuttavia spinosa perch nessuno attualmente possiede il mandato per autoriozzare Chcessia ad accedere ai servizi extranet. E meglio che il tuo responsabile o un terzo livello di Struttura provveda a inviare una mail al responsabile del servizio per effettuare a mano il login. Noi siamo ovviamente a disposizione Cordiali saluti Caro Paolo, SI in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. La questione tuttavia spinosa perch nessuno attualmente possiede il mandato per autorizzare chichessia ad accedere ai servizi extranet. E meglio che il tuo responsabile o un terzo livello di Struttura provveda a inviare una mail al responsabile del servizio per effettuare a mano il login. Noi siamo ovviamente a disposizione Cordiali saluti Giacomo Mason Febbraio 2010 26/93 Sopravvivere alle email

Punto informatico: un ottimo esempio Giacomo Mason Febbraio 2010 27/93 Sopravvivere alle email

Altre regole di formattazione Usate font a bastoni (Arial o Verdana) Se volete, potete utilizzare il Courier new Font grandi: come minimo corpo 10 Evitate il pi possibile di scrivere in corsivo Usate il MAIUSCOLO solo per i titoletti ma NON PER IL TESTO. Evitate il sottolineato Evitate il grassetto: al limite una o due parole Giacomo Mason Febbraio 2010 28/93 Sopravvivere alle email

Formattazione: gli effetti horror Le immagini di sfondo (se avete pi di 10 anni) Le animazioni di qualsiasi tipo (idem) I colori: usateli con parsimonia Giacomo Mason Febbraio 2010 29/93 Sopravvivere alle email

Scrivete per punti strutturare la vostra mail per singoli punti usate, ogni volta che potete, delle liste puntate per scandire i diversi elementi cercate dove potete di aggiungere dei titoletti ai gruppi di punti, in modo che la mail diventi scansionabile Giacomo Mason Febbraio 2010 30/93 Sopravviveremrmole Photo by: Flickr alle email

Scrivere per punti NO Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono questioni da definire: la persona autorizzata dal capo? E un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? E gi stato fatto il passaggio con Security di Corporate? Fammi sapere se non non posso muovermi. Grazie Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona SI in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono questioni da definire: - la persona autorizzata dal capo? - un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? - gi stato fatto il passaggio con Security di Corporate? Fammi sapere se no non non posso muovermi. Grazie Giacomo Mason Febbraio 2010 31/93 Sopravvivere alle email

Scrivere per punti: esempio NO! Oggetto: revisione studio di fattibilit della intranet Ciao Alberto, Ho finito la revisione del documento e te lo allego. In sostanza ho completato le parti che ci avevano chiesto, ho sostituito tutte le label dove era necessario eliminare i riferimenti a persone e settori e completato l'indice con paragrafi e sottoparagrafi, come richiesto. Quello che rimane da fare modificare gli schemi nel documento e nella presentazione (Slide 5-7-8-10-11-12) sostituendo le label, (invece la slide 4 la dobbiamo rifare, eliminando il testo di "contesto culturale"), rimettere nel documento la tabella con le label giuste, riformattarlo e rimetterlo in PDF. Spero sia tutto chiaro :-) A presto. Giacomo. Giacomo Mason Febbraio 2010 32/93 Sopravvivere alle email

Che cos che rimarrebbe da fare? Giacomo Mason Febbraio Photo by: Flickr Paolo Signorini 2010 33/93 Sopravvivere alle email

Scrivere per punti: esempio Ok! Oggetto: revisione studio di fattibilit della intranet Ciao Alberto, Ho finito la revisione del documento e te lo allego. In sostanza ho: - completato le parti che ci avevano chiesto - Sostituito tutte le label dove era necessario - eliminate i riferimenti a persone e settori - completato l'indice con paragrafi e sottoparagrafi, come richiesto. Quello che rimane da fare : NEL DOCUMENTO - modificare gli schemi nel documento sostituendo le label - rimettere la tabella con le label giuste - riformattarlo e rimetterlo in PDF. NELLA PRESENTAZIONE - rifare la slide 4 (eliminare testo di "contesto culturale") - Rifare le Slide 5-7-8-10-11-12 sostituendo le label come sopra Spero sia tutto chiaro A presto Giacomo Giacomo Mason Febbraio 2010 34/93 Sopravvivere alle email

Il succo subito: la piramide invertita Da: Carlo Bianchini A: Mario Rossiconi Oggetto: Documento sul progetto intranet Cario Mario, ho ricevuto il tuo materiale e lho letto NO con attenzione; ci sono parecchi spunti interessanti, e corrisponde in generale a quello che avevamo chiesto. Le informazioni riguardanti levoluzione della nostra intranet ci permetteranno di implementare correttamente il nostro progetto. A tale riguardo volevo chiederti se era possibile ampliare i punti 2 e 3 in modo da includere gli strumenti interattivi: un tema che ci sta molto a cuore. Giacomo Mason Febbraio 2010 35/93 Sopravvivere alle email

Rifacimento Da: Carlo Bianchini A: Mario Rossiconi Oggetto: Documento sul progetto intranet Ok! Cario Mario, ho ricevuto il tuo materiale: volevo chiederti se potevi ampliare i punti 2 e 3 in modo da includere gli strumenti interattivi: un tema che ci sta molto a cuore. Ad ogni modo nel documento ci sono parecchi spunti interessanti, e corrisponde in generale a quello che avevamo chiesto. Le informazioni riguardanti levoluzione della nostra intranet ci permetteranno di implementare correttamente il nostro progetto. Giacomo Mason Febbraio 2010 36/93 Sopravvivere alle email

Subito al dunque Innanzitutto, il progetto sicuramente ben fatto, con una progettazione accurata sia nella prima fase NO che in quella di analisi delle soluzioni. Ma non sono molto sicuro della presa sulla popolazione. Mi spiego: [seguono motivazioni] Quindi non sono daccordo a proseguire. Non sono daccordo a proseguire. Ok! Il progetto ben fatto, ma troppo distante dalle persone. [seguono motivazioni] N.B. Ricordate che molte persone usano il riquadro di anteprima nel client. Il succo deve essere gi presente nelle prime 3 o 4 righe Giacomo Mason Febbraio 2010 37/93 Sopravvivere alle email

Pensate a questo: Leggere un messaggio di posta sul telefonino o su uno smartphone richiede una focalizzazione ancora maggiore sui messaggi chiave. Si devono leggere al primo colpo, senza dove scorrere pagine e pagine di testo. Photo by: Flickr Photo Giddy Giacomo Mason Febbraio 2010 38/93 Sopravvivere alle email

Brevit NO Egregio dottore, le scriviamo per informarla di unopportunit connessa alla sua attivit di blogger che Caro Blogger, le scriviamo crediamo potr incontrare il suo per proporle un reciproco interesse nellottica di un aumento scambio di link tra i reciproco di visibilit dei rispettivi nostri siti, per aumentare siti web. In particolare siamo ad la visibilit reciproca dei offrirle la possibilit di nostri siti web. incrementare il traffico sul suo sito Contiamo vorr risponderci web attraverso delle mirate azioni di e la salutiamo SEO e tramite la presenza di link reciprochi. Certi di una sua risposta le inviamo i Ok! nostri pi cordiali saluti. Pi di 450 caratteri per chiedermi uno scambio di link con un linguaggio ampolloso Giacomo Mason Febbraio 2010 39/93 Sopravvivere alle email

Brevit Mi dispiace che il progetto si sia bloccato: la cosa non mi sorprende visto cha abbiamo avuto numerosi episodi simili nel passato (basti pensare al progetto NO Qualit) Tuttavia suggerisco di continuare almeno per un breve periodo per dare modo a tutte le strutture di fare le proprie valutazioni in merito ed eventualmente risentirci la prossima settimana. Ok! La cosa non mi sorprende (v. progetto qualit) Comunque, continuiamo ancora un po (le strutture devono abituarsi) e sentiamoci la prossima settimana. Giacomo Mason Febbraio 2010 40/93 Sopravvivere alle email

Scrivi in modo semplice Usa le parole di tutti i giorni: sono capite da chiunque e diminuiscono la lunghezza del testo. Orientati verso le parole pi vicine alla lingua parlata principale, e non precipuo, per non finalizzato a. Giacomo Mason Febbraio 2010 41/93 Sopravvivere alle email Photo by: http://www.sxc.hu/photo/1164615

Stile asciutto Liniziativa, ancorch collocata nella sua fase di NO mera definizione progettuale, si configura come unopportunit quantomai solida di massimizzare le gi consolidate energie della vendita verso un obiettivo di crescita e di sviluppo del mercato, sia allinterno delle fasce pi mature che verso quelle ancora da conquistare Ok! Liniziativa ancora in bozza ma rappresenta in ogni caso unopportunit per accrescere le possibilit della vendita di uno sviluppo del mercato, sia per le fasce pi mature che per quelle ancora da conquistare Giacomo Mason Febbraio 2010 42/93 Sopravvivere alle email

Tra formale e informale Ehi, come te la passi,? Non ci conosciamo ma ho pensato di scriverti per farti una proposta Tropp o infor male Spettabile cliente, le scriviamo per sottoporre alla Sua attenzione una proposta nella speranza che essa risulti di suo gradimento Tropp o form ale Giacomo Mason Febbraio 2010 43/93 Sopravvivere alle email

No alle formalit di maniera SB AG L I AT O Egr.gio dott. Rossi Ci preghiamo di informarla che A tale riguardo la preghiamo di voler provvedere Certi di una vostra fattiva collaborazione. Voglia gradire i miei pi cordiali saluti Giacomo Mason Febbraio 2010 44/93 Sopravvivere alle email

Attenzione alleffetto parlato NO Si hai ragione, non ti ha ancora dato quella risposta, ma che ce posso f? Sto impicciatissimo E dai, stacce :-) Ok! Si hai ragione, non ti ha ancora dato quella risposta. Sono stato sepolto dalle attivit, scusami Giacomo Mason Febbraio 2010 45/93 Sopravvivere alle email

Stili che non funzionano - Marketing SB AG L I AT O Caro cliente, vieni e scopri anche tu lincredibile promozione per gli abbonati che partir da mese di novembre. Sconti, regali, una fantastica gamma di prodotti di telefonia ad un prezzo imbattibile!!!! Non ci credi? Prova tu stesso a confrontare i prezzi imbattibili offerti solo per te!!! E allora che aspetti? Collegati anche tu allindirizzo pinco pallino e scopri cosa vuol dire appartenere alla grande famiglia di sprizmania! Ti aspettiamo!!!! Giacomo Mason Febbraio 2010 46/93 Sopravvivere alle email

Stili che non funzionano - Burocratico SB AG L I AT O Egr. cliente, ci preghiamo di comunicarvi che si concluso in data odierna, lincontro volto a condividere definire la gamma di prodotti e sconti per il mercato residenziale al quale Lei appartiene. In tale contesto emersa la necessit di pervenire al pi presto ad un listino aggiornato che le permetta con la massima tranquillit di operare le sue scelte allinterno della gamma via via crescente del nostro catalogo Giacomo Mason Febbraio 2010 47/93 Sopravvivere alle email

Stili che non funzionano - Aziendalese SB AG L I AT O Caro Paolo, detto in parole semplici liniziativa si inquadra in una pi ampia strategia di Customer Relationship management volta a massimizzare gli assett a valore aggiunto di un mercato segmentato, capitalizzando la posizione di incumbent europei nel mercato residenziale... Giacomo Mason Febbraio 2010 48/93 Sopravvivere alle email

Stili che non funzionano - Paternalismo SB AG L I AT O Cari colleghi, sono lieto di darvi il benvenuto in questo progetto, pensato per voi e dedicato allo sviluppo professionale di ciascuno. Tutto questo mi rende particolarmente orgoglioso di appartenere a questa grande famiglia professionale che sono sicuro sapr dare, grazie al contributo di ciascuno di voi, un significativo apporto al miglioramento del business di questa grande azienda Giacomo Mason Febbraio 2010 49/93 Sopravvivere alle email

Separate mele e pere non mescolate contenuti diversi nella stessa mail Scrivete mail diverse per oggetti diversi. Giacomo Mason Febbraio 2010 50/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr __Olga__

Effetti boomerang Giacomo Mason Febbraio 2010 51/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr gui.tavares

Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera? Giacomo Mason Febbraio 2010 52/93 Sopravvivere alle email

Re: A che ora? Re: forse Re: No! Re: Io! Re: Che film? Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera? Re: Dove? Re: Si! Re: Chi viene? Re: Io! Giacomo Mason Febbraio 2010 53/93 Sopravvivere alle email

Re: Se Woody Allen si Re: quanti siamo? Re: A che ora? Re: Solo al secondo spettacolo Re: forse Re: No! Re: Se Marco mi passa a prendere Re: Io! Re: Che film? Ciao a tutti, chi viene al cinema stasera? Re: se al Cinema Adriano Re: Dove? Re: Si! Re: Se Woody Allen no Re: Chi viene? Re: Io! Re: Siii! Re: Io sarei per vedere Clint.. Giacomo Mason Febbraio 2010 54/93 Sopravvivere alle email

Una email pi precisa Ciao a tutti, stasera andiamo al cinema al primo spettacolo? Vi propongo due alternative: - lultimo di Woody Allen (Cinema Adriano) - lultimo di Spike Lee (Cinema Orfeo) Fatemi sapere entro le 16.00, cos ci organizziamo. Ok! Giacomo Mason Febbraio 2010 55/93 Sopravvivere alle email

Occhio alla valenza dei verbi La valenza di un verbo il numero di espansioni indispensabili per costruire, insieme al verbo, una frase "ben formata". Queste espansioni sono dette argomenti. http://it.wikipedia.org/wiki/Valenza_verbale Giacomo Mason Febbraio 2010 56/93 Sopravvivere alle email

Il verbo spostare tetravalente Spostare Giacomo Mason Febbraio 2010 57/93 Sopravvivere alle email

Il verbo spostare tetravalente Chi sposta? Che cosa sposta? Spostare Da dove lo sposta? Verso dove lo sposta? Giacomo Mason Febbraio 2010 58/93 Sopravvivere alle email

Inserire tutti gli argomenti possibili No! Per ottimizzare lo spazio andrebbe spostato il raccoglitore Ok! Per ottimizzare lo spazio Giorgio o Franco dovrebbero spostare il raccolglitore rosso dallarmadio in camera al ripiano in soffitta Giacomo Mason Febbraio 2010 59/93 Sopravvivere alle email

Cattive risposte a cattive richieste - Offrite alternative precise - Prevenite i possibili feed-back - Evitate proposte vaghe - Evidenziate bene le azioni richieste Giacomo Mason Febbraio 2010 60/93 Sopravvivere alle email Photo by: http://www.sxc.hu/photo/680517

Prima di spedire chiedetevi: Che cosa voglio ottenere da questa mail? Quali sono i risultati e le informazioni che voglio come feed- back? Il destinatario ha in mano tutti gli elementi per darmi una risposta? Ho omesso dettagli che mi potrebbero essere richiesti dopo? Giacomo Mason Febbraio 2010 61/93 Sopravvivere alle email

Repetita iuvant Non abbiate paura di ribadire le informazioni chiave, e non date per scontato che gli altri possiedano gi tutti i dati che servono. Non scrivete: Allora ci vediamo domani da me, Ma: Allora ci vediamo domani, alle 10.00 da me, in via Manzoni 12 Giacomo Mason Febbraio 2010 62/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr iwascamera

Tu o Lei? Meglio, come nella vita reale, cominciare dando del Lei, per poi passare al tu dopo che il ghiaccio stato rotto. Evitate sempre limpersonale: Si trasmette il documento per le opportune verifiche Giacomo Mason Febbraio 2010 63/93 Sopravvivere alle email

Si, ma chi sei? Mittenti riconoscibili Da: servizi.informativi Da: servizi.informativi.Aziendatosta Da: SEAM3 Da: Ufficio formazione comune pignacotta Da: URP Da: Ufficio comunicazione aziendatosta Da: promotion.aziendatosta Da: nubinecielo Da: Gianni Amodeo - Aziendatosta Da: Stordita76 Da: Carla carletti No! Ok! Giacomo Mason Febbraio 2010 64/93 Sopravvivere alle email

Tanti saluti (tra estranei) Esordi classici (Egregio Dottore) Esordi troppo colloquiali (Ehil) No! Congedi classici (Ci pregiamo di porgerle i nostri pi cordiali saluti) Congedi troppo confidenziali (un abbraccione, un bacio) - Caro - Gentile - Un saluto cordiale - Un caro saluto Ok! - Le invio i miei auguri e la saluto Giacomo Mason Febbraio 2010 65/93 Sopravvivere alle email

Firmati, senza esagerare Tropp o! Ok! _________________________________ _________________________________ Dr. Ing. Mario Rossi Mario Rossi Dipartimento Biologia Universit degli Studi di Dipartimento Biologia Universit degli Studi di Caprarotta Caprarotta Via della chiese nuove 26, Caprarotta (MC) Tel 02325643456 Sito web: www.universitdicaprarotta.it Cell. 3412345678 Tel 02325643456 Blog: www.mariorossi.it Fax. 02023456798 Cell. 3412345678 Skipe: mariorossi Blog: www.mariorossi.it Linkedin: www.linkedin.com/mariorossi Giacomo Mason Febbraio 2010 66/93 Sopravvivere alle email

Rispondere alle email Giacomo Mason Febbraio 2010 67/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr heraldpost

Non rispondere se sei arrabbiato Attenzione agli effetti emozionali che il nostro testo pu produrre. A volte pu capitare che un messaggio ci faccia infuriare In questi casi assi sconsigliato mettersi alla tastiera e rispondere per le rime. Photo by: Flickr drizinha away ! Giacomo Mason Febbraio 2010 68/93 Sopravvivere alle email

Relax Fermati, rilassati e solo dopo un po torna al tuo messaggio. Il tuo interlocutore potrebbe leggere la mail quando ormai la rabbia ti passata. La rabbia passa, il testo resta. Photo by: Flickr kabiara 87 Giacomo Mason Febbraio 2010 69/93 Sopravvivere alle email

Rispondi a tutti: ma sei sicuro? In una lista, rispondete soltanto a chi pu essere realmente interessato. Se dovete fare unosservazione non fondamentale non rispondete a tutti, ma solo al mittente Pensa al fastidio di ricevere decine di messaggi che recitano Ci sar se non sei lorganizzatore dellevento Giacomo Mason Febbraio 2010 70/93 Sopravvivere alle email Photo by: Flickr little pollo

Inoltro selvaggio? No grazie SB AG L I AT O Stai riversando sulla scrivania dellinteressato chilometri di lettere e lasci a lui il compito di ricostruire il tutto. Giacomo Mason Febbraio 2010 71/93 Sopravvivere alle email

Aggiungi valore allinoltro Riassumi nella tua email i termini della questione Evidenzia i punti importanti Fornisci indicazioni chiare su che cosa ti aspetti dal tuo interlocutore. Giacomo Mason Febbraio 2010 72/93 Sopravvivere alle email Photo by: http://www.sxc.hu/photo/680517

Copia conoscenza solo quando serve Non mettere in copia il tuo capo se non serve Non usare il CC come scaricabarile per le attivit Non usare il CC per mandare messaggi trasversali (usa il telefono o alzati e vai a parlare di persona) Giacomo Mason Febbraio 2010 73/93 Sopravvivere alle email Photo by: http://www.sxc.hu/photo/1217806

Ti serve proprio la ricevuta? A volte indispensabile, ma non va estesa indiscriminatamente a tutte le mail che scriviamo Usate lopzione di richiesta ricevuta solo quando serve e non come opzione di default per tutti i messaggi che inviate. questione di efficienza (diminuzione dei messaggi che girano in Rete, perdita di tempo) e di buona educazione. Giacomo Mason Febbraio 2010 74/93 Sopravvivere alle email

Il quoting Mail Il quoting (usare dei pezzi della Caro Paolo, in merito alla richiesta di abilitazione per la persona in questione, ti devo comunicare che attualmente stiamo provvedendo a riabilitare i server per poter effettuare i login da remoto. Ma ci sono mail originale) permette: questioni da definire: - la persona autorizzata dal capo? - un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? - gi stato fatto il passaggio con Security di Corporate? di proseguire un dialogo come se Fammi sapere se no non non posso muovermi. Grazie si fosse in presenza Risposta di alleggerire le mail del testo -la persona autorizzata dal capo? inutile >Certo - un utente che deve solo leggere o anche scrivere da remoto? > solo leggere di migliorare la chiarezza del - gi stato fatto il passaggio con Security di Corporate? > Non ancora, credevo lo faceste voi. Non ti preoccupare li messaggio chiamo io e ti faccio sapere Giacomo Mason Febbraio 2010 75/93 Sopravvivere alle email

Rispondere per punti: il quoting Da: Alberto rossi A: Giacomo Mason Oggetto: Andamento attivit progetto intranet Ciao Giacomo, ti scrivo per avere aggiornamenti sul progetto. Eravamo rimasti che avresti parlato con la Rossi, ci sei riuscito? E hai fatto gli aggiornamenti sul documento che aveva chiesto? Noi stiamo procedendo con i disegni, il lavoro viene bene, ma avremmo bisogno delle specifiche per il documentale. Fammi sapere, a presto Giacomo Mason Febbraio 2010 76/93 Sopravvivere alle email

Rispondere per punti: il quoting Da: Giacomo Mason A: Alberto Rossi Oggetto: Re: Andamento attivit progetto intranet Ciao Alberto, di seguito le mie risposte > Eravamo rimasti che avresti parlato con la Rossi, ci sei riuscito? Ok! Si, a ci ha dato il via libera per procedere con la fase due, una volta completato il documento > E hai fatto gli aggiornamenti sul documento che aveva chiesto? Si, li ho fatti e li ho gi mandati al suo collaboratore; ci dar il suo parere entro domani > Noi stiamo procedendo con i disegni, il lavoro viene bene Ottimo > ma avremmo bisogno delle specifiche per il documentale. Le ho chieste alle Rossi, anche quelle arriveranno entro domani. Un saluto Giacomo Giacomo Mason Febbraio 2010 77/93 Sopravvivere alle email

La mail una forma di oralit scritta Dobbiamo trasmettere elementi che surroghino gli aspetti emozionali, non verbali e paraverbali della comunicazione orale. Giacomo Mason Febbraio 2010 78/93 Sopravvivere alle email

Il valore di un emoticon > Grazie. > Grazie :-) > Molto divertente. > Molto divertente :-DDD Giacomo Mason Febbraio 2010 79/93 Sopravvivere alle email

Il valore di un emoticon ? ro ve > Grazie. rso, iv e > Grazie :-) ad u on S > Molto divertente. > Molto divertente :-DDD Giacomo Mason Febbraio 2010 80/93 Sopravvivere alle email

Tipi di emoticons :-) :) Sorriso :-)) Grande sorriso La differenza Sto scherzando, capito? rispetto alla :-))))))))))) comunicazione non ;-) Strizzatina docchio verbale tradizionale che questi ;- | Perplesso messaggi sono trasmessi ;- ( Scontento consapevolmente. ;- P Linguaccia ;- D Risata ;- * Bacio Risata a denti stretti Giacomo Mason Febbraio 2010 81/93 Sopravvivere alle email

Evitare le email per: chiedere risposte immediate criticare i collaboratori condurre trattative prendere decisioni importanti trasmettere cattive notizie mandare messaggi ambigui, che possono essere fraintesi trasmettere informazioni poco strutturate, ancora in bozza inviare informazioni che creeranno domande e perplessit Giacomo Mason Febbraio 2010 82/93 Sopravvivere alle email

Gestire le email Giacomo Mason Febbraio 2010 83/93 SopravvivereFlickr itmpa Photo by: alle email

Datevi delle regole Non state sempre attaccati al vostro client a leggere-rispondere: la maniera migliore per consumare tutto il vostro tempo. Spesso, una risposta data dopo 6 ore vale quanto una data dopo 6 minuti. Anzi, a volte una risposta migliore. Giacomo Mason Febbraio 2010 84/93 Sopravvivere alle email

Tempi giusti Cercate di leggere e rispondere in momenti diversi Stabilite degli orari precisi per la consultazione Evitate di consultare le mail di lavoro prima di uscire dallufficio il venerd sera Non usate le mail come to-do list Giacomo Mason Febbraio 2010 85/93 Sopravvivere alle email

La mail non il telefono Lemail non uno strumento di conversazione in tempo reale. Non aspettatevi che le persone rispondano immediatamente. se una cosa urgente e il vostro Capo la vuole entro unora meglio che vi telefoni o vi cerchi sul messanger. Giacomo Mason Febbraio 2010 86/93 Sopravvivere alle email

Archiviare le mail Vincete la pigrizia: create delle vostre cartelle personali: ad esempio: Dal mio capo, Progetto Toscana, Problemi in evidenza, Iscrizioni ai social network e cos via. Giacomo Mason Febbraio 2010 87/93 Sopravvivere alle email

Filtri e regole Create delle regole automatiche per i messaggi, in modo che se il massaggio ha certe caratteristiche venga collocato in una cartella specifica, cestinato o etichettato in modo diverso Giacomo Mason Febbraio 2010 88/93 Sopravvivere alle email

Cestinare o no? Vantaggi Svantaggi Archiviare - I messaggi sono sempre - La ricerca diventa difficile o disponibili impossibile -oltre un certo numero - Posso fare ricerche su tutti i di messaggi messaggi - Diventa difficile identificare i - Evito di decidere ogni volta se messaggi veramente importanti cestinare o no - Si tende ad usare la mail come archivio documentale o to do list, perdendo efficienza Cestinare - Elimino la spazzatura e mi - Devo perdere tempo a decidere concentro sulle cose importanti cosa tenere e cosa no - Uso la mail solo come mail e non - Rischio di perdere informazioni come to-do list o archivio potenzialmente importanti documentale - Non posso pi fare ricerche in - Identifico subito i messaggi archivio importanti Giacomo Mason Febbraio 2010 89/93 Sopravvivere alle email

Tenete pulito in giro Ogni tanto fate una sana pulizia della vostra casella email: eliminate tutto quello che siete sicuri non vi serva pi Giacomo Mason Febbraio 2010 90/93 Sopravvivere alle email

Allegati sostenibili Avete larghezza di banda sufficiente? E il destinatario? Avete descritto nella mail il contenuto di ogni singolo allegato? In ogni caso, limitate gli allegati: dove possibile riportate il contenuto del documento direttamente nella mail. Sopravvivere alle email Giacomo Mason Febbraio 2010 91/93

Inviare file pesanti: alcuni servizi Yousendit il servizio per la trasmissione di Wikisend Permette di condividere file file di grandi dimensioni pi popolare che ci online. Si ottiene un codice ID e si pu sia sul Web. http://www.yousendit.com/ inviarlo a qualcuno per permettergli di scaricare il file. http://wikisend.com/ Box Permette di caricare online e di conservare tutti i file online e di condividerli facilmente. Filecrunch Molto semplice da usare, http://www.box.net/ permette di inviare lURL del file alla persona via mail. http://www.filecrunch.com/ Hotshare Permette di fare l'upload di tutti i file desiderati fino a un massimo di 200 MB ognuno; viene dato un link per inviare il file a un indirizzo email. http://www.hotshare.net/ http://www.masternewmedia.org/it/2005/02/11/come_inviare_e_ricevere_file.htm Giacomo Mason Febbraio 2010 92/93 Sopravvivere alle email

Riferimenti Luisa Carrada, Giuseppe Militello: Lemail per lavorare e vivere meglio in azienda http://www.mestierediscrivere.com/pdf/Email.pdf Luisa Carrada: Il mestiere di scrivere, Apogeo, 2008 Gianni Lombardi: Come si fa a comunicare con la posta elettronica, Tecniche nuove, 2006 Alessandro Lucchini (a cura di), La magia della scrittura, Sperling & Kupfer, 2005 Giacomo Mason Febbraio 2010 93/93 Sopravvivere alle email