Come inviare email e newsletter senza farle finire nello SPAM

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Come inviare email e newsletter senza farle finire nello SPAM

Come inviare email e newslettersenza farle finire nello SPAM

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Register.it SpA è una società del Gruppo Dada che, con oltre 510 mila clienti e più di 1,8 milioni di domini registrati, si posiziona tra le prime realtà del settore in Europa.Azienda leader per la registrazione dei domini Internet e della gestione della presenza online di persone ed aziende. Register.it propone ai suoi clienti un'offerta di servizi professionali accessibili tramite la Rete e gestibili attraverso strumenti di controllo semplici e intuitivi. È inoltre il primo operatore italiano accreditato presso ICANN. 2

La PEC: cos’è, quando, come e perché attivarla.

Stefano Trojani

Product Manager del team ‘Email & PEC’ di Register.it, Stefano è specializzato nel prodotto PEC (Posta elettronica Certificata) e nell’uso avanzato/professionale del prodotto email (Exchange/PIM) di Register.it

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Profilo

Speaker

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Introduzione all’Email Marketing in relazione allo SPAM

1. Acquisizione di un elenco di emailsu cui fare campagne

2. Come creare un contenuto di qualità per le tue mail

3. Consigli pratici per un invio sicuro

4. Fai attenzione alla frequenza dei tuoi invii

5. Come impostare il record SPF su Register.it

Sommario

Introduzione all’Email MarketingPerché vale la pena usarlo

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L’Email marketing è un tipo di comunicazione diretta al cliente attraverso la posta elettronica per l’invio di messaggi commerciali.

In senso lato qualunque email inviata a un cliente (o potenziale cliente), può essere considerato Email Marketing, anche se generalmente si usa questo metodo per acquisire nuovi clienti, fidelizzare i clienti già acquisiti o convincerli ad acquistare subito qualcosa.

… e lo SPAM?

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Però ATTENZIONE!L’utilizzo massivo di comunicazioni elettroniche da parte delle società commerciali e non, ha causato fenomeni di rigetto da parte dei server, tanto da aumentare in modo significativo i fenomeni di posta indesiderata (SPAM).

E’ tutta questione di «REPUTAZIONE»

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Uno dei meccanismi che regola l'intercettazione dello spam è l'IP reputation.

L'IP reputation (reputazione dell'indirizzo IP) viene costruita in base a molte variabili, tra cui: il volume di messaggi inviati da un determinato IP, da quante spamtrap* sono state innescate, da quante email verso indirizzi non esistenti vengono spedite, da quante segnalazioni di abuso sono state fatte…

* Lo vedremo in dettaglio nelle prossime slide

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Acquisizione di un elenco di email su cui fare campagne

PRIMA PARTE

Acquisizione di un elenco Email

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Se hai intenzione di fare email marketing acquistando da terzi un elenco mail è fondamentale verificare quanto segue:

√ Tratta solo con fornitori di dati affidabili. MAI acquisire i dati dal Web o da fonti di cui non ti fidi.

√ Invia comunicazioni sulla base di qualche fattore noto, come ad esempio l’interesse in un prodotto specifico o di altro fattore rilevante.

RICORDA: Usa elenchi di indirizzi email di qualità


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RICORDA: Usa elenchi di indirizzi email di qualità√ Guarda cosa succede dopo aver inviato le tue comunicazioni

Studia la deliverability con attenzione.Se ti tornano indietro molte email di errore (ossia hai un alto bounce rate) significa che la tua lista è obsoloeta e contiene indirizzi non più attivi.

Se la percentuale di mail che ti tornano indietro in una campagna si aggira intorno all’ 1-2%: questo rientra nei valori accettabili; percentuali più alte invece influenzeranno pesantemente (in negativo) la tua reputazione.


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RICORDA: Usa elenchi di indirizzi email di qualità

→ Ricorda: un bounce rate alto (un’alta percentuale di mail che ti torna indietro) è un indicatore di una mailing list mal gestita.

Significa che non hai verificato periodicamente le e-mail e molti account non sono più attivi

Considera che riceverai un bounce per ogni messaggio inviato ad un account inattivo


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ATTENZIONE ALLE SPAM TRAP!!!

Alcuni ISP (Internet Server Provider) accettano i messaggi inviati alle caselle di posta non più utilizzate o abbandonate.

Tali account sono chiamati SPAM TRAP: si presume infatti che nessuno dovrebbe mai inviare email a loro quindi ogni messaggio che finisce in quelle caselle è considerato spam e segnalato al provider per le black list.

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Creare contenuti di qualità per le newsletter

SECONDA PARTE


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Scrivi un messaggio che abbia contenuti di qualitàSe vuoi essere a prova di SPAM

Il contenuto del messaggio è il primo fattore che influenza la reputazione di una email.Lo stile della tua comunicazione non influenza particolarmente la reputazione, anche se è sempre bene cercare di soddisfare il cliente, perché se annoiato, o addirittura infastidito dalle tue mail, potrebbe segnalarti lui stesso come spammer (attraverso la funzione “marca come SPAM” presente in molte webmail)

La qualità del contenuto però non significa solo ciò che scrivi nel messaggio (inteso come l’argomento di cui tratta la mail), ma anche tutta una serie di accorgimenti che garantiscono la qualità da un punto di vista tecnico.


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Vediamo insieme gli accorgimenti da seguire:

√ Studia attentamente l’oggetto del messaggio: questa è la parte più sensibile e delicata del procedimento, perché oltre ad essere la pietra angolare su cui si baserà la scelta dei tuoi clienti se aprire o no la mail, è una delle caratteristiche che hanno un maggiore peso in rapporto di filtri anti-spam.

In particolare evita questi errori comuni:

→ NON Inserire il nome o il client di posta elettronica→ NON usare parole maiuscole→ NON usare parole inventate→ NON inserire nel titolo parole “pericolose da spammer” (le vedremo in seguito)


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√ Funzione “cancellami dalla newsletter”: i destinatari delle tua mail devono avere la possibilità di annullare la sottoscrizione alla newsletter per non ricevere ulteriori messaggi (opt-out); se non si fornisce la funzione “unsubscribe” (o questa non funziona), la tua reputazione verrà compromessa.


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√ Evita contenuti pieni di link: ad esempio non mettere collegamenti ipertestuali a pagine o siti che in realtà, attraverso redirect, puntano ad altri URL.


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√ Utilizza i colori in modo discreto: la combinazione di testo nero su sfondo bianco è sempre la più leggibile. L’enfasi del rosso è fortemente associata agli schemi del marketing aggressivo/disonesto o spam. Ricorda di evitare anche altri colori, come il verde, blu elettrico e giallo.

√ Evita le parole comuni tipiche degli spammer: (es. Registrati al sito, rispondi al sondaggio, richiesta di, Viagra, sconto riservato solo per te, fai soldi, Carta di Credito, ecc…)

√ Non inviare email pubblicitarie fatte da sole immagini: questo tipo di email non vengono viste da tutti gli utenti (dipende dal loro client di posta) ed i filtri anti-spam non sono in grado di leggerli, quindi, pensando che la tua email sia vuota gli spam alert la trattano come inutile, e la considerano come spam.


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√ Evita le frasi piene di punti esclamativi: per esempio: “il modo più sicuro per risparmiare!!!!!!!!!!!!!!”

√ Evita le AZIONI comuni tipiche degli spammer: oppure gli inviti a fare qualcosa (il cosiddetto call-to-action): sono link nella e-mail che invitano l’utente a eseguire azioni. Se non puoi fare a meno di usarle Evita frasi come: “Clicca qui” o “Gratis !!!!!”,


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√ Evita il “cute spelling”: ossia gli S.P.A.Z.I tra le parole, oppure mettere str@ni | caratteri tra le parole di senso compiuto.

√ Evita le parole in maiuscolo o inventate:– Le parole in MAIUSCOLO indicano, nel linguaggio comune di comunicazione online, “il parlare ad alta voce o urlare”,– Non c’è invece bisogno di motivare l’inadeguatezza di utilizzare parole inventate.


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√ Evita i “commenti HTML”

nella tua mail: per esempio: <!– TESTO NASCOSTO QUI –!> :

Alcuni spammer tentano di aggirare i filtri di contenuti mettendo molti tag di commento HTML all’interno del corpo del testo e-mail. In questo modo, i filtri non identificano le parole di uso comune degli spammer in quanto sono inframmezzati da parole lecite nei tag di commento. Il destinatario tuttavia, non vedrà i tag di commento e potrà leggere il messaggio di spam per come è stato ideato.

Per questo anche la pratica di usare dei commenti HTML nel codice della mail è ritenuta sospetta.


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√ Non usare codice spazzatura nell’ HTML

Alcuni messaggi spam includono del contenuto lecito attraverso codice nascosto per ingannare i filtri antispam. Banalmente il testo viene inserito fuori dei tag HTML in modo da nascondere il codice in questione. Non vi è alcun motivo per aggiungere del testo al di fuori dei tag HTML, per cui la sola presenza di HTML illegale può essere trattata come sospetta.

es: <table><tr>TESTO NASCOSTO QUI<td>contenuto della tua mail</td></tr></table>

Creare contenuti di qualità per la newsletter

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Se avrai seguito questa Check list avrai una mail di qualità, pronta per essere inviata ai tuoi contatti!

MA NON E’ FINITA QUI!

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Consigli pratici per un invio sicuro

TERZA PARTE

Pronto per l’invio? Preparati per l’invio (da client o Webmail)

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√ Evita l’invio di newsletter mettendo tutti i destinatari nel campo Cc: (copia) o Ccn: (copia carbone nascosta)

Questa pratica, diffusa nel marketing alle prime armi, può essere estremamente dannosa e le email inviate sono immediatamente segnalate come spam.Soprattutto dopo un gran numero di invii provenienti dallo stesso indirizzo mittente di posta elettronica.


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√ Evita il campo To: vuoto: Anche questo è tipico dei messaggi di spam.

In tale pratica il campo To: è spesso vuoto.Secondo la RFC 822 (Paragrafo A.3.1), lo standard mondiale per il formato dei messaggi email, ogni messaggio deve avere almeno un indirizzo di posta elettronica nel campo To: Pertanto, se questo campo è vuoto, c’è il ragionevole dubbio che sia spam.


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√ Evita che il campo From: (mittente) sia lo stesso del campo To: (destinatario)

questa è infatti una prassi comune per gli spammer. Piuttosto che lasciare il campo To: vuoto o con un indirizzo email sbagliato gli spammer sono soliti inserire nel campo From: lo stesso indirizzo email del campo To:generalmente usando indirizzi email falsi.


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√ Evita che il campo From: (mittente) sia presente nella lista dei destinatari a cui invii le mail

Gli spammer spesso mischiano le mail delle loro liste generalmente usando indirizzi email falsi.Evita di inserire una email inesistente nel campo From: – ancora una volta il ragionamento alla base degli spammer è quello di nascondere il mittente effettivo del messaggio.


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√ Evita Più di 10 destinatari nel campo To: e / o Cc: / o Ccn

Molti messaggi di spam contengono infatti più di 10 destinatari. Anche se questo può verificarsi per “mailing legittimi”, i filtri tendono ad essere sospettosi in questi casi.

In genere mail legittime del genere sono di natura personale perché la maggior parte delle società professionali non utilizzano questo metodo per l’invio di newsletter o mailing.

Preparati per l’invio (da client o Webmail)

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Se avrai seguito questa Check list avrai ottime probabilità di non intaccare la tua IP reputation

Considera che spesso gli ISP (internet Server Provider) mettono comunque dei limiti al numero di mail inviabili con una sola email.

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Fai attenzione alla frequenza dei tuoi invii

QUARTA PARTE

La frequenza delle newsletter da inviare

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Qualità e quantità delle email da inviare

Il comportamento (behavior) di un account che invia email è spesso confrontato con quello che ha tenuto in passatoUn’anomalia rilevante, che si discosta dal comportamento usuale, può essere considerata come abuso o “email abusata”.

Supponiamo per esempio che una legittima attività invia normalmente sui 1.000 messaggi al giorno; se la stessa azienda inizia improvvisamente ad inviare 10.000 messaggi al giorno, il mittente può essere considerato come spammer.

Ottimo ma non abbondante. «Cit.»

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Non importunare troppo i tuoi utenti

Anche una invii mail perfettamente legali, ma ad una cadenza eccessiva, queste verranno contrassegnate come spam da parte degli utenti tramite il comando “Contrassegna come spam” presente in quasi tutte le webmail.

La funzione marca come spam presente nella webmail di Register.it


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52% le segnala come SPAM

Come reagiscono gli utenti quando si trovano «SPAM» nella casella email


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45.8% elevata frequenza delle email

42% qualità della newsletter

Le principali cause di segnalazioni come SPAM di «mail lecite»


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Tieni conto che è molto facile rovinare una buona reputazione facendo i seguenti errori:

→ Modificando massivamente la cadenza di invio di posta elettronica→ Perdendo il controllo sulla mailing list→ Importunando i clienti con email indesiderate.

E’ anche possibile per fortuna riabilitare una reputazione danneggiata, dimostrando la volontà di applicare pratiche “oneste”.

Ricorda sempre però che il tuo spam ha avere un impatto altri utenti, pertanto il tuo ISP (Internet Server Provider) potrebbe chiudere il tuo account!

Too many IP

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Il classico messaggio degli utenti «abusati»

Lo stesso messaggio, sopra a tutto se inviato dallo stesso mittente a diversi destinatari, è sicuramente rilevato come spam se la provenienza è da molti paesi diversi (country) o molti indirizzi IP: questo comportamento è solitamente considerata la prova di un programma usato dagli spammer chiamato botnet.

La migliore reputazione è dato ai mittenti che hanno 1-2 indirizzi IP In 1-2 paesi nello stesso giorno.

Cosa vuol dire essere «abusato»?

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Il classico messaggio degli utenti «abusati»

Perché gli account vengono abusati?

Negli ultimi anni lo SPAM è cresciuto in maniera esponenziale, diventando un problema per tutti i paesi. Lo Spammer infatti attacca i computer di utenti di tutto il mondo che si trasformano in una sorta di collegamento inconsapevole; in questo modo lo spammer si protegge dalle legislazioni dei paesi che si dimostrano più rigidi nei confronti della pratica dello SPAM.

http://www.register.it/support/email-abuse.html

La nostra guida per difendersi dagli abusi

Impostare il record SPF

ULTIMA PARTE

Come impostare il record SPF

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NOTA: Da aprile 2016 tutti i domini Register.it hanno impostato il record SPF in automatico.

Ti consigliamo di creare un record Sender Policy Framework (SPF) per il tuo dominio. Un record SPF è un tipo di record Domain Name Service (DNS) che identifica i server di posta autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio.

Lo scopo del record SPF è impedire agli spammer di inviare messaggi con indirizzi del mittente falsificati interni al tuo dominio. I destinatari possono controllare il record SPF per determinare se un messaggio che sembra provenire dal tuo dominio proviene da un server di posta autorizzato.


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STEP 1

Dal tuo pannello di controllo, vai nel dominio in questione e clicca su Configurazione DNS


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STEP 2

Premi Gestione Avanzata del DNS


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STEP 3

Scorri infondo alla lista del record del tuo dominio. Se non trovi il record TXT con il valore:

v=spf1 include:spf.webapps.net ~all

sarà necessario aggiungerlo manualmente.Premi sul bottone AGGIUNGI RECORD


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STEP 4

Inserisci i seguenti valori

Name: domain_name.ext. (es: mydomain.com.)TTL: 900Type: TXTValue: v=spf1 include:spf.webapps.net ~all

Poi premi sul bottone APPLICA

http://spf.webapps.net/

ALTERNATIVE?

Qualche consiglio per mandare le newsletter?

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Abbiamo visto cosa NON FARE e non cosa FARE.Non è l’argomento di questo Webinar, ma vediamo brevemente alcune alternative.

a) Utilizzo di software professionaliper esempio:

MailUp http://www.mailup.it/

Mailchimphttp://mailchimp.com/

… etc …


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Se hai un dominio su Register.itPuoi acquistare un Hosting linux che conterrà cPanel: un tool che permette di installarsi tantissimi programmi senza avere conoscenze di programmazione

Vai su Hosting Linux

b) Utilizzo di software open source


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Vai nella sezione:Softaculous apps installer

E clicca su Mail E installa phplist

Php list è un tool gratuito (non avanzato) che può aiutarti ad inviare newsletter.

ATTENZIONE: usando phplist dovrai fare molte azioni manuali: come ripulire la «lista sporca» delle email disattivate…

Ricorda! Trovi tutte le guide su support.register.it

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Troverai nel canale Email Marketing tutto quello che è stato detto oggi, e qualcosa in più…

E per finire… ci sono domande?

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Strategie di vendita per i Rivenditori Register.itSpeaker: Francesco Magnano

Tutti i giorni dalle 9.00 alle 18.00

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