Come incrementare la produttività e applicarla all ... · strumento decisionale, di aggregazione e...

1Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT

Vademecum per riunioni più smartCome incrementare la produttività e applicarla all’organizzazione

2016

2Plantronics | VADEMECUM PER RIUNIONI PIÙ SMART

LAVORARE MEGLIO INSIEMEQuesto vademecum è incentrato sul raggiungimento degli

obiettivi lavorativi, sull’integrazione di tecnologie che possono cambiare il “dove” e il “come” si lavora, sul modo di rapportarsi con i colleghi giusti al momento giusto e infine sul comunicare

con chiunque, ovunque e in qualsiasi momento. Si tratta di selezionare accuratamente i collaboratori e affidarsi al proprio team, rafforzando idee che superino confini e culture. In definitiva, si parla

dell’importanza di lavorare insieme anziché da soli, con le difficoltà e le frustrazioni che ne conseguono. Con gli strumenti e i processi

più adeguati, la collaborazione è foriera di innovazione come nessun’altra iniziativa aziendale. E voi siete pronti?

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Durante le riunioni si scambiano idee, si assegnano incarichi, si assumono impegni e il brain storming assume un ruolo centrale. Faccia a faccia, in collegamento virtuale o combinando entrambe le modalità, le riunioni sono un’opportunità per confrontarsi con i colleghi, discutere di progetti critici e problematiche, individuare i passi successivi da compiere per portare a termine il lavoro in corso e collaborare per ottenerne altri.

Se strutturate efficacemente, le riunioni sono produttive, stimolanti e fruttuose, poiché diventano un potente strumento decisionale, di aggregazione e motivazionale.

In caso contrario, risultano fonte di distrazione, sono noiose e prive di scopo: un’enorme perdita di tempo.

Anche Plantronics ha affrontato le stesse problematiche. Ci siamo posti una semplice domanda: “In che modo è possibile migliorare le riunioni?”

Chi dovrebbe leggere il “Vademecum per riunioni più smart”

Il personale IT incaricato dell’efficientamento aziendale o dell’implementazione e della gestione di tecnologie che facilitano la comunicazione. Team leader, manager o altri individui in cerca di strumenti e tecniche per aiutare i propri team a operare con più efficacia insieme, di persona o da remoto.

Per noi, una realtà radicata nell’ingegneria della tecnologia audio, le riunioni si basano sulla voce. E non c’è mezzo migliore della tecnologia per esaltare la potenza della voce umana. Perciò abbiamo deciso di applicare lo stesso spirito di innovazione utilizzato per lo sviluppo delle nostre tecnologie audio, per creare questo “Vademecum per riunioni più smart”. Nelle prossime pagine, saranno descritte alcune idee ricche di potenziale per aiutare la vostra azienda a comunicare con più efficacia, grazie a riunioni meglio strutturate.

Il nostro obiettivo è progettare prodotti che contribuiscano a rimuovere le barriere nella comunicazione. Architettare una strategia di miglioramento delle riunioni è il naturale prosieguo su questa strada.

Immaginate di dover partecipare a una riunione oggi stesso. Oppure che stia per iniziarne una proprio adesso. O due. O anche di più. E non importa dove vi troviate. Le collaborazioni rese possibili dalle tecnologie su dispositivi mobili e su cloud vi consentiranno di non mancare più a nessuna riunione. Basta semplicemente lavorare in modo più intelligente, ovunque ci si trovi.

Ma perché bisogna partecipare a così tante riunioni? E soprattutto, perché le riunioni sono fondamentali?

È il momento di strutturare meglio le riunioni.

Introduzione

Plantronics | VADEMECUM PER RIUNIONI PIÙ SMART

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1 IL BUSINESS DELLE RIUNIONI L’economia dietro a riunioni più smart

2 I PARTECIPANTI ALLE RIUNIONI Le dinamiche umane che conducono a riunioni di successo

3 LA TECNOLOGIA DELLE RIUNIONI Gli strumenti per padroneggiare la comunicazione, la collaborazione e la produttività

4 PASSI SUCCESSIVI E RISORSE Le strategie e gli strumenti che possono contribuire a creare una cultura volta al miglioramento delle riunioni

Sommario


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IL BUSINESS DELLE RIUNIONIL’economia dietro a riunioni più smart


Qualcuno potrebbe dire che, se si vuole ammazzare il tempo, una riunione è l’arma migliore. Osservando i dati a disposizione, non si può che essere d’accordo. È notevole la quantità di tempo trascorso in riunione.

Plantronics di recente ha condotto un sondaggio a livello mondiale: oltre il 40% degli intervistati ha trascorso tra le 11 e le 30 o più ore a settimana in riunione. Inoltre, meno del 2% dello stesso campione ha affermato che dovrebbe trascorrere ancora più tempo in riunione.

Seppur diverse fra loro, le riunioni condividono il metodo per valutarle: il tempo. Ogni riunione sottrae tempo al dipendente che vi prende parte.

Tuttavia la colpa non è solo della riunione. Serve tempo per la preparazione, nonché talvolta la convocazione di riunioni propedeutiche e successive. La somma di tutte queste ore dà contezza del peso reale del tempo trascorso in riunione.

L’effetto a catena può avere enormi ripercussioni.

La Harvard Business Review* ha svolto uno studio su una società e calcolato che ogni singola riunione settimanale del comitato esecutivo ha effettivamente comportato un dispendio totale di 300.000 ore all’anno. La riunione del comitato esecutivo richiede ogni anno 7.000 ore del tempo di ciascun dirigente. Tuttavia, 11 diversi responsabili hanno speso un totale di 20.000 ore in un anno per pianificare una singola riunione. Inoltre, per supportare le riunioni dei responsabili, 21 team hanno speso un totale di 63.000 ore. Aggiungetevi 210.000 ore all’anno di ulteriore tempo impiegato per lo svolgimento di riunioni in cui è coinvolto il responsabile, e il monte ore totale di tanto impegno raggiunge quota 300.000.

Un dato ancora più allarmante: in queste 300.000 ore non è inclusa la massiccia quantità di tempo necessario per la preparazione di queste riunioni.

* Mankins, Michael C. “This Weekly Meeting Took Up 300,000 Hours a Year.”

Harvard Business Review, 29 aprile 2014.

Le riunioni sono note per essere organizzate e gestite male. Al contempo, per tutti le riunioni sono essenziali sul luogo di lavoro, pur non comportando un’effettiva mansione lavorativa.

IL BUSINESS DELLE RIUNIONI Sezione 1


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Il costo reale delle riunioni di lunga durata

Più o meno il 50% del tempo trascorso in riunione va sprecato, in base a quanto affermato dal 3M Meeting Network*. Se un’organizzazione riuscisse a recuperare anche una piccola percentuale di questo tempo, i guadagni in termini di produttività sarebbero enormi.

Ad ogni modo, non si tratta solo di problemi di produttività. È anche una questione di motivazione personale. I dipendenti che partecipano a una riunione desiderano che il loro contributo sia percepito positivamente e che la loro presenza faccia la differenza. Quando invece ritengono che il loro tempo potrebbe essere impiegato meglio altrove, ciò rischia di diventare fonte di demotivazione e sollevare interrogativi sull’effettiva utilità di un’altra riunione.

* Fonte: 3M Meeting Network, “Introduction to Great Meetings.”

“Perciò, quanto ci costa questa riunione?”

Niente è meglio di un’ora di riunione, salvo poi che ci sia un solo partecipante. In altre parole, una riunione di un’ora con otto impiegati, a conti fatti, è una riunione di otto ore. Se si pensa alle riunioni in quest’ottica, diventa più semplice capirne il costo effettivo.

Oltre al costo in termini di tempo, bisogna considerarne anche altri: lo spazio per le riunioni, gli spostamenti, le risorse necessarie e, se possibile, il vitto.

Nel nostro recente sondaggio, il 40% degli intervistati ha dichiarato che, in media, dai tre ai cinque minuti vanno sprecati a causa di difficoltà tecniche o problemi di connessione. Il 51% afferma invece che si perdono più di sei minuti. In una riunione di otto persone, questo corrisponde a quasi un’ora di tempo perso.

Utilizzate questi calcoli per comprendere quanto costino le riunioni e i ritardi, basandovi sulla media delle paghe orarie di ciascun partecipante.

“Niente è meglio di un’ora di riunione, salvo poi che ci sia un solo partecipante.”

Costo totale

Costo totale dei ritardi

Costo della riunione

Costo dei ritardi

Durata della riunione (ore)

Paga oraria media dei partecipanti

Tempo per gli spostamenti

(ore)

60

Paga oraria media dei partecipanti

Minuti di ritardo

Numero di partecipanti ?

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?Numero di partecipanti


IL BUSINESS DELLE RIUNIONI


Fonte: https://hbr.org/2015/03/do-you-really-need-to-hold-that-meeting. Ristampato previa autorizzazione.

S Ì S Ì S Ì S Ì

N O N O N O N O

È necessario convocare una riunione?

Poiché è fondamentale tenere a mente i costi, dovreste considerare in primo luogo quando è davvero necessario convocare una riunione. Usando il seguente albero decisionale si può stabilire se una riunione è effettivamente utile a uno scopo aziendale o se è preferibile optare per un percorso alternativo per raggiungere l’obiettivo.

L’azienda ha davvero bisogno di questa riunione?

Ho riflettuto su questa situazione?

Riorganizzo le idee

Sono necessari interventi esterni per fare dei progressi?

Mi impegno per portare a termine il lavoro

Serve una conversazione in tempo reale per andare avanti?

Invio un’e-mail

È necessario riunirsi di persona?

Utilizzo chat, telefonate o videoconferenze

Fisso una data e mi preparo per la riunione

Sezione 1IL BUSINESS DELLE RIUNIONI


2 I PARTECIPANTI ALLE RIUNIONILe dinamiche umane che conducono a riunioni di successo


Le riunioni hanno lo scopo di condurre le persone a comunicare. Riunite il giusto gruppo di persone e queste condivideranno informazioni di valore o proporranno idee innovative. Per raggiungere un risultato positivo, è fondamentale mettere assieme le persone giuste e far capire a ciascuno il proprio ruolo.

PRIMA DELLA RIUNIONE DURANTE LA RIUNIONE DOPO LA RIUNIONE

Organizzatore della riunione

• Identificate obiettivi chiari

• Impostate un ordine del giorno e condividetelo per tempo

• Fornite materiali di lettura preparatori

• Invitate interlocutori chiave, esperti in materia e decisori

• In caso di riunioni virtuali, fornite i collegamenti corretti, i numeri di chiamata e i codici di accesso, testando inoltre gli strumenti di collaborazione virtuale in anticipo

• Iniziate la riunione con puntualità

• Attenetevi all’ordine del giorno e siate propositivi

• Non dilungatevi inutilmente

• Al termine della riunione, affidate i passi successivi da intraprendere alle parti di competenza e stabilite delle scadenze

• Riassumete i punti chiave per assicuravi un allineamento del pensiero generale

• Fornite le annotazioni sulla riunione a tutti i partecipanti e i soggetti interessati per il raggiungimento degli obiettivi, riassumendo le informazioni chiave trattate, le decisioni prese e i prossimi passi da compiere

• Prendete in considerazione la possibilità di richiedere ai partecipanti di compilare un modulo di valutazione della riunione, in modo da giudicare obiettivamente l’incontro ed effettuare migliorie

Partecipanti • Comprendete il vostro ruolo nella riunione e lo scopo della stessa

• Preparatevi adeguatamente; leggete l’ordine del giorno e i materiali per la riunione

• Siate puntuali

• Lasciatevi coinvolgere: ascoltate, riflettete e contribuite senza dilungarvi

• Restate concentrati: resistete alla tentazione di occuparvi di più compiti contemporaneamente

• Leggete le annotazioni della riunione

• Prestate attenzione alle azioni per cui siete i responsabili

• Compilate un modulo di valutazione della riunione, se richiesto

I PARTECIPANTI ALLE RIUNIONI Sezione 2



Dopotutto, ciascuno contribuisce a una riunione con dei punti di forza, ed è spesso questo il motivo principale per cui si viene convocati. Purtroppo alcuni contribuiscono anche con le proprie debolezze. In un modo o nell’altro, il comportamento di una persona può influenzare l’ordine del giorno e il risultato finale dell’incontro.

Per puro divertimento, di seguito verranno descritti brevemente i più comuni tipi di partecipanti alle riunioni, quelli positivi e quelli un po’ meno positivi, con alcuni piccoli consigli su come gestire al meglio i secondi.

Li conoscete, vi piacciono (o vi spaventano)

I sette migliori partecipanti a una riunione e i sette peggiori



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+

L’illuminato

Il cronometrista

Il cabarettista

Il volontario

Il costruttore

Il fuoriclasse

Il Da Vinci

I sette miglioriPARTECIPANTI A UNA RIUNIONE



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I sette miglioriPARTECIPANTI A UNA RIUNIONE

Il costruttore “È un’idea stupenda! Allora, ragioniamo…”

L’illuminato

“Ho un’idea interessante che mi piacerebbe condividere con il gruppo.”

Il cabarettista“Ehi, la sai quella del...?”

Il cronometrista“So che il tempo a nostra disposizione è limitato e ci sono molte cose di cui discutere...”

Il volontario“Me ne occuperò io.”

Il Da Vinci“Vediamo se riesco a schematizzarlo sulla lavagna.”

Il fuoriclasse“Ed è qui che…”

I fuoriclasse sanno quando intervenire e dove condurre la discussione. Grandi giocatori di squadra, osservano attentamente ciò che succede nella riunione, capendo esattamente quando intervenire e portando la discussione verso l’obiettivo stabilito.

Il Da Vinci ha un modo ingegnoso di visualizzare quanto detto e renderlo comprensibile a tutti. Un suo schema può avere un valore inestimabile per carpire i punti salienti della discussione e procedere oltre. Nelle riunioni virtuali, questa tipologia di partecipante ovviamente avrà bisogno di un supporto video.

Questa è la tipologia di persona sempre pronta a farsi avanti e proporsi o a prendere la parola quando nessun altro lo fa.

I cronometristi ricordano a tutti che il tempo a disposizione non è infinito e che è importante rispettare l’ordine del giorno. Sono peraltro molto capaci a farlo presente senza risultare irritanti.

I cabarettisti aggiungono umorismo al programma proprio al momento opportuno, senza mai monopolizzare la scena. Sono una fonte di energia per la riunione, spesso proprio quando ce n’è più bisogno.

Gli illuminati hanno sempre idee interessanti. Prendono con serietà il lavoro preparatorio e successivo alla riunione e contribuiscono sempre con idee concrete. Inoltre, fungono anche da sprono in tal senso per gli altri partecipanti.

I costruttori amano analizzare, riflettere e condividere. Le persone trovano piacevole lavorarci assieme, perché preferiscono contribuire a un progetto, piuttosto che smontarlo.

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!“SI”

Il sì signore

Il rumoroso

Il pessimista

Il timido

Il deragliatore

Il dominatore

L’affaccendato

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“SI”

I sette peggioriPARTECIPANTI A UNA RIUNIONE



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I sette peggioriPARTECIPANTI A UNA RIUNIONE

L’affaccendato“Faccio finta di ascoltare mentre finisco di scrivere queste 22 e-mail.”

Il dominatore“Chiaramente il mio punto di vista è il più importante, quindi state a guardare mentre vi mostro come vanno fatte le cose.”

Il deragliatore“Quello che sto per dirvi non c’entra niente con il perché siamo qui ed è importante solo per me.”

Il timido“Me ne resto qui seduto tranquillo e magari riesco a confondermi con le pareti...”

Il pessimista“No, no, no. Non funzionerà ed ecco perché.”

Il sì signore“Dico che è una buon’idea, anche se non ne sono proprio sicuro. Non voglio fare il problematico.”

Cugino dell’affaccendato, il rumoroso non sa cosa sia il silenzio mentre si lavora, risultando così chiassoso da essere costretti a estrometterlo dalla chiamata.

Come gestirli: ricordate ai partecipanti di mettere in modalità mute i propri dispositivi; se non lo fanno, sentitevi liberi di escluderli dalla chiamata di gruppo.

Agli individui signor sì non piace mai sfidare i colleghi, per paura di offenderli. Non si conosce mai veramente cosa pensino davvero, anche se a volte utilizzano vie traverse per far conoscere le loro vere opinioni.

Come gestirli: dite loro che non esistono risposte giuste o sbagliate e che tutti hanno il diritto di dire la propria. Poi, chiedete loro di dare il proprio contributo.

Nessuno riesce meglio dei pessimisti ad argomentare i motivi per cui qualcosa non possa andare in porto. Anche se mossi dalle migliori intenzioni, sono in grado di privare i presenti di ogni spirito d’iniziativa in pochi istanti.

Come gestirli: sottolineate le problematiche emerse e chiedete quale approccio sarebbe per loro il migliore per risolvere il problema.

Gli individui tappezzeria preferiscono rimanere in disparte e ascoltare oppure commentare tramite messaggistica istantanea invece che parlare, arrivando a condividere il loro pensiero a riunione conclusa.

Come gestirli: assegnate loro anticipatamente uno specifico argomento da trattare, così che possano preparare un intervento per la riunione.

I deragliatori possono far perdere il filo conduttore della riunione in pochi secondi. Potrebbero credere che la loro sia la strada giusta, ma in realtà conducono gli altri partecipanti a considerazioni di cui si può fare tranquillamente a meno.

Come gestirli: ringraziateli per il loro intervento, invitandoli però ad attenersi all’ordine del giorno.

I dominatori credono di essere i meglio attrezzati per raggiungere gli obiettivi di una riunione. Spesso sono prolissi, parlano sugli altri e utilizzano un registro linguistico esagerato per esprimere un concetto.

Come gestirli: lasciateli parlare, ampliando però l’intervento al parere degli altri.

Gli affaccendati possono pensare di portare a termine molti compiti allo stesso tempo, ma normalmente a farne le spese e il loro contributo alla riunione. Spesso partecipano alle riunioni anche se sono nei rispettivi uffici e continuano a lavorare per contro loro.

Come gestirli: chiedete loro scherzosamente “Ce la fai davvero a fare tutto contemporaneamente?”, quindi ricordate quanto possa essere importante il loro contributo al gruppo.

Il rumoroso“Ho intenzione di occuparmi di alcune cose rimanendo in disparte... rumorosamente.”

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“YES”

“YES”

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Avete il potenziale per una riunione eccellente. Avete l’ordine del giorno giusto, le persone giuste e la tecnologia giusta per renderla un successo. Cosa si può dire sugli spazi giusti, invece? Questi possono avere la stessa importanza di una sessione di lavoro efficace ed efficiente.

Anche se è importante disporre di sedie confortevoli, una giusta illuminazione e attrezzature audio e video correttamente funzionanti, il concetto di spazio giusto non è definito unicamente dalla sala riunioni. Non è detto che tutti i partecipanti siano nello stesso posto durante una riunione, molti parteciperanno in remoto (nel nostro sondaggio, è risultato che il 93% degli intervistati ha partecipato a riunioni con presenze virtuali).

Se si utilizza un telefono cellulare, ad esempio, ci si può trovare nei luoghi più disparati, dai lounge dell’aeroporto all’auto, a una caffetteria. La loro sfida, così come quella di tutti gli altri partecipanti, è di sentire ed essere sentiti chiaramente, nonostante i rumori di fondo. La tecnologia delle cuffie/auricolari a cancellazione del rumore aiuta ad attenuare i fastidiosi rumori di sottofondo, consentendo all’utente di essere ascoltato con chiarezza dagli altri partecipanti alla riunione.

Promemoria per i partecipanti virtuali

In caso di riunioni virtuali, i seguenti promemoria saranno utili per assicurare che non vi siano interruzioni che causino perdite di tempo e interrompano il flusso di idee:

Chiamare in anticipo per assicurarsi che la connessione funzioni correttamente.

Posizionatevi in un ambiente tranquillo per ridurre al minimo i suoni e le distrazioni intorno a voi mentre effettuate la chiamata.

Assicuratevi che la carica della batteria sia sufficiente ad alimentare il vostro dispositivo per tutta la riunione, anche qualora dovesse dilungarsi.

Riunirsi negli spazi giusti




3 LA TECNOLOGIA DELLE RIUNIONIGli strumenti per padroneggiare la comunicazione, la collaborazione e la produttività


Il concetto odierno di ufficio non è identificabile unicamente con il suo spazio fisico. Gli ambienti di lavoro possono trovarsi ovunque e sono per la gran parte determinati dalle persone che ne fanno parte. L’accesso a Internet ad alta velocità, i servizi di collaborazione basati sul cloud, la tecnologia dei dispositivi mobili e apparecchiature audio avanzate consentono agli individui di comunicare, in qualsiasi momento.

Il lavoro è quindi più uno stato mentale che un luogo presso cui recarsi, ma tutto dipende comunque dalla tecnologia. Quando si organizzano riunioni virtuali, è cruciale avere a disposizione una connettività solida e affidabile. È l’unico modo affinché tutti i partecipanti possano contribuire attivamente e con profitto all’evento, nonché il solo mezzo per sentire e farsi sentire oppure, per le chiamate in videoconferenza, vedere e farsi vedere.

L’obiettivo è quello di rendere la riunione virtuale quanto più naturale possibile, come se ci si trovasse tutti attorno allo stesso tavolo. Le conversazioni devono essere fluide e gli elementi visivi nitidi. La tecnologia utilizzata dovrebbe consentire una collaborazione dinamica tra tutti i partecipanti alla riunione. In altri termini, la tecnologia dovrebbe essere una struttura che aiuti a modellare la riunione.

Immagini e suoni nella tecnologia per le riunioni

Progettare l’ambiente ottimale per una riunione implica numerose considerazioni riguardanti le tecnologie audio e video. La regola principale è: la tecnologia dovrebbe essere a servizio di chi la utilizza.

La collaborazione in un ambiente virtuale è più semplice se si dispone del supporto visivo. L’accesso a una condivisone su schermo, i video bidirezionali e una lavagna virtuale facilitano l’interazione dinamica e sono tutti strumenti necessari ai team per lavorare con più efficienza a distanza.

La qualità audio è un elemento critico delle riunioni virtuali. L’utilizzo di un sistema audio HD consente che la voce dei partecipanti in remoto risulti naturale e chiara. Allo stesso modo, se questi sono in collegamento da un ambiente rumoroso, la tecnologia di esclusione microfono e a cancellazione del rumore diminuisce i suoni in sottofondo, possibili fonte di distrazione.

Le riunioni si tengono ovunque e a qualsiasi ora, tra quattro mura o altrove.


LA TECNOLOGIA DELLE RIUNIONI Sezione 3

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Valutare il numero di partecipanti e la loro ubicazione

Talvolta, “tanti” non significa “meglio”. La presenza di più individui a una riunione, che sia virtuale o meno, può generare confusione. Inoltre, è frequente che pochi partecipanti finiscano per monopolizzare la conversazione. Se è comunque indispensabile convocare molti partecipanti remoti e non, un ambiente ottimale di riunione online consente di condividere schermi, comprendere di volta in volta chi è l’interlocutore e fornire commenti testuali a specifici partecipanti.

Quando molti utenti si collegano in remoto dalle zone più disparate, è necessario disporre della giusta infrastruttura per consentire l’effettivo utilizzo degli strumenti necessari per la riunione. Altre potenziali considerazioni riguardano la larghezza di banda, firewall che potrebbero richiedere una particolare configurazione in anticipo, qualsiasi tipo di permessi speciali e l’effettiva possibilità di scaricare tutte le applicazioni necessarie.

Sapere chi detta i tempi e chi sono i partecipanti

La maggior parte delle riunioni di successo prevede ruoli ben definiti: un leader, i relatori e i partecipanti. In un ambiente virtuale, tale aspetto assume una valenza ancora più critica. Per chiamate con molti partecipanti, può essere utile una tecnologia che consenta al leader di escludere il microfono di tutte le persone non coinvolte nei vari interventi e, allo stesso tempo, permettere l’inoltro di domande e richieste scritte da tutti i partecipanti.

Se il medesimo gruppo si riunisce regolarmente, è opportuno prevedere

uno spazio per riunioni o un portale per la condivisione di file, nonché servizi di messaggistica e videoconferenza istantanei. Un unico snodo può fungere da mezzo per lo scambio di informazioni, in cui gli utenti possono inserire commenti, file e aggiornamenti su eventuali sviluppi, a disposizione di tutti i membri del gruppo.

Coordinare tutti i dispositivi utilizzati

Alcuni utenti potrebbero chiamare dal loro computer desktop, altri da un laptop, un tablet, uno smartphone, un dispositivo vivavoce o un telefono fisso. È importante vagliare ogni possibile scenario. Cuffie e auricolari a cancellazione del rumore possono garantire una qualità audio costante su tutti i dispositivi in molteplici condizioni.

Identificare in anticipo i requisiti tecnici

Tutti gli utenti devono essere informati in anticipo su qualsiasi requisito tecnico relativo alla chiamata in conferenza. Ad esempio, è necessaria una webcam? Una connessione a Internet ad alta velocità? Altoparlanti? Una cuffia/auricolare? Ciò consentirà loro di provvedere alle installazioni necessarie ed eseguire test per assicurarsi che gli strumenti di riunione funzionino correttamente.

Se gli utenti appartengono tutti alla stessa organizzazione, è preferibile inoltre usare un sistema di conferenza sul Web che si integri con la rubrica aziendale. Così facendo, risulta semplice inviare richieste velocemente per riunioni estemporanee. La presenza di utenti esterni all’organizzazione richiede la verifica delle loro impostazioni per firewall e proxy, con lo scopo di facilitarne la connessione ai servizi.

Sapere cosa è necessario vedere e cosa è necessario sentire

I partecipanti alla riunione hanno davvero bisogno di un riscontro visivo reciproco? È indispensabile una lavagna virtuale o un desktop condiviso? Si deve mostrare un filmato o una presentazione? La vera collaborazione deriva da una combinazione di suoni e immagini di concerto con gli strumenti appropriati. Avete a disposizione le tecnologie giuste affinché queste richieste siano esaudite?

Avere sempre un piano B

Le difficoltà tecniche si manifestano di volta in volta, quindi è importante farsi trovare pronti per quest’evenienza. Ad esempio, è una buona idea testare tutte le chiavi d’accesso in anticipo e accordarsi con il supporto tecnico per la predisposizione di un servizio d’assistenza tramite messaggistica istantanea per l’organizzatore della riunione e i partecipanti.

La tecnologia per le riunioni virtuali è diventata velocemente uno strumento essenziale per i gruppi di lavoro delocalizzati e, in molte organizzazioni, è il mezzo principale tramite cui i colleghi interagiscono. Di conseguenza, si devono considerare alcuni aspetti che contribuiranno a rendere l’ambiente della riunione virtuale efficiente per i suoi utenti. Ed eccone alcuni…

Alcune domande per scegliere la giusta tecnologia per le riunioni virtuali

Sezione 3


Sezione 3 LA TECNOLOGIA DELLE RIUNIONI

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1. MOBILITÀ L’utilizzo della tecnologia mobile è in costante crescita e con esso la richiesta di poter utilizzare tanto i propri dispositivi quanto le proprie applicazioni per il lavoro. Gli utenti devono essere consapevoli che, praticamente in qualsiasi condizione, hanno la possibilità di comunicare e collaborare in remoto, indipendentemente dalla tecnologia in uso, dalle distanze o dall’ambiente.

Riflessioni: Il supporto per più dispositivi personali potrebbe comportare un volume eccessivo di risorse IT. Una strategia in tal senso richiede che si specifichino i dispositivi mobili supportati, le applicazioni necessarie e il mantenimento di un buon livello di sicurezza per ciascuno di essi.

2. AUDIO Non si può sottovalutare l’importanza della qualità audio, quando si parla di riunioni virtuali. Nei grandi spazi si rischia che le chiamate in vivavoce risultino incomprensibili per i partecipanti virtuali. Inoltre, il rumore di fondo introdotto da ciascuno di loro può velocemente far deragliare una riunione. Se i partecipanti non si comprendono a vicenda, il livello di frustrazione andrà di pari passo con un calo della produttività.

Riflessioni: Un’acustica scadente in una chiamata in conferenza spesso è arginabile tramite dispositivi vivavoce con sistema di cancellazione dell’eco. Cuffie/auricolari con supporto per banda larga e microfono a cancellazione del rumore sono uno strumento indispensabile per chi partecipa a una chiamata. E, se gli utenti che non intervengono possono escludere il proprio microfono, la chiamata in conferenza è più comprensibile e produttiva.

3. VIDEO L’utilizzo delle videoconferenze è in forte crescita in tutto il mondo e viene considerato uno strumento indispensabile per far interagire le persone. Sistemi efficaci consentono agli individui di collaborare e vedersi a vicenda senza interruzioni o barriere.

Riflessioni: La capacità di integrare le videoconferenze con le comunicazioni unificate fornisce al personale una maggiore flessibilità, permettendogli di ospitare, programmare e partecipare a conferenze, controbilanciando così l’esigenza di ulteriori componenti hardware.

4. POTENZA DELLA RETE L’obiettivo è rendere l’ambiente di riunione virtuale e l’audio e il video dei partecipanti quanto più naturali possibili. Se si desidera disporre di un sistema ottimale, l’infrastruttura di rete deve rispondere a determinati requisiti. Una connettività scadente può influire pesantemente sulla produttività della riunione.

Riflessioni: Per soddisfare le richieste di qualità acustica e visiva HD, è necessario che si disponga di una larghezza di banda ad alta velocità dedicata. Potersi affidare a una latenza minima è fondamentale per massimizzare l’operatività di tutti i dispositivi endpoint video, i bridge dedicati alle chiamate in conferenza e i firewall. Analogamente, gli utenti remoti devono essere informati su quale sia la best practice per la configurazione Wi-Fi, atta ad assicurare, ad esempio, velocità di upload e download sufficienti per la partecipazione a un sistema di conferenze sul Web.

5. SICUREZZA Per realizzare un ambiente protetto sono necessari rigidi protocolli per la trasmissione e l’archiviazione dei dati.

Riflessioni: È necessario scegliere prodotti wireless con funzioni di protezione integrata, come ad esempio la crittografia e l’utilizzo degli standard DECT più recenti. Cuffie/auricolari con microfono a cancellazione del rumore contribuiscono a ridurre la trasmissione di dati nelle conversazioni private.

6. INTEROPERABILITÀ Per definizione, le comunicazioni unificate creano l’esigenza di implementare numerosi software, componenti hardware e tecnologie di rete. Favorire la compatibilità tra i vari elementi può rappresentare una sfida impegnativa.

Riflessioni: L’International Multimedia Telecommunications Consortium fornisce al settore guide d’implementazione, come le best practice e le fasi di pre-test di interoperabilità.

7. HOSTING, SUPPORTO E ASSISTENZA Per garantire un tempo di attività massimo, un accesso universale e una facilità di implementazione, molte aziende scelgono servizi e hosting gestiti atti a permettere maggiori flessibilità e scalabilità.

Riflessioni: L’outsourcing fornisce al settore IT un maggiore controllo nella fase di test, offrendo servizi come il supporto ai clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, un tempo di attività garantito e, se richiesta, la formazione. Per ulteriori informazioni su best practice e punti chiave della pianificazione, implementazione e adozione di una soluzione UC, consultate Plantronics UC Toolkit qui.

Sette considerazioni tecnologiche sulle riunioni virtuali



http://www.plantronics.com/it/solutions/unified-communications/toolkit/guides.jsp

21Plantronics | THE BETTER MEETINGS BLUEPRINT

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CHIAREZZAParlate quando necessario e chiaramente

per essere sentiti e compresi.

COERENZANegli ambienti virtuali, i partecipanti incappano in numerose distrazioni. Pertanto, attenetevi all’ordine del giorno. Potrete poi consentire al gruppo di introdurre ulteriori argomenti alla fine dell’incontro.

MODERAZIONEPotenza e tono della voce svolgono un ruolo molto importante, specialmente

nelle riunioni con solo audio: a volte tutto dipende da come si pronuncia una frase e

non dal suo contenuto.

PAZIENZAAbbiate particolare tatto con i partecipanti la cui lingua madre non è quella utilizzata nella riunione. Ascoltate attentamente e parlate lentamente.

SILENZIOSe non è il vostro turno, restate in silenzio. Il rumore di fondo crea distrazione.

IMPEGNOÈ semplice distrarsi quando si

partecipa a una riunione in chiamata. Concentratevi su quanto viene

detto e intervenite nella discussione quando è possibile.

INTRAPRENDENZASiate attivi nella conversazione, ma non

prevaricate. Quando si partecipa in remoto a un incontro, è fin troppo semplice distrarsi oppure intervenire senza dare modo agli altri

di confutare le vostre affermazioni.

Le sette virtù: l’etichetta per il mondo delle riunioni virtuali




4 PASSI SUCCESSIVI E RISORSE

Le strategie e gli strumenti che possono contribuire a creare una cultura volta al miglioramento delle riunioni

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SIATE UNA GUIDA Predisponete il vostro team a

riunioni più efficaci.

Per ulteriori informazioni consultate:

Punti chiave del vademecum per riunioni

più smart a pag. 24.

Cogliete spunti anche da

Come si creano riunioni più smart

in Plantronics a pag. 25.

EQUIPAGGIATI PER IL SUCCESSO Fornite gli strumenti giusti per

facilitare riunioni produttive

con chiunque nella vostra

organizzazione, indipendentemente

dalla sua ubicazione.

Per ulteriori informazioni consultate: Riunioni più smart grazie a Plantronics,

la nostra guida alla scelta di cuffie/

auricolari per dispositivi mobili,

postazioni fisse in ufficio, reception e

uffici domestici o di piccole dimensioni

a pag. 26.

MONITORATE I PROGRESSI Permettete a tutti i partecipanti

di valutare ogni riunione,

così da innescare un ciclo di

miglioramento continuo

degli incontri.

Per ulteriori informazioni consultate: Modulo di valutazione della riunione

a pag. 27.

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Tre azioni da intraprendere per rendere le riunioni uno strumento di rilievo

PASSI SUCCESSIVI E RISORSE Sezione 4


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Prefiggetevi un obiettivo chiaro

Definite accuratamente ogni ruolo

Affidatevi a un ordine del giorno

Non distraetevi

Siate puntuali

Azioni

Appunti sulla riunione

Valutazione

Identificate con precisione lo scopo della riunione. Che risultato vi aspettate?

Capite in che modo ciascun partecipante contribuirà alla riunione e, soprattutto, come contribuirete voi.

Utilizzate l’ordine del giorno per raggiungere il risultato desiderato per la riunione. Avete ben chiaro l’obiettivo?

Ragionate sul perché siete in riunione. Ascoltate, riflettete e contribuite.

Tenete d’occhio le lancette. Il tempo è il bene più prezioso per tutti.

Lavorate per il raggiungimento degli obiettivi e determinate quali sono i passi successivi affinché ciò accada e come potete essere d’aiuto.

Documentate quanto viene detto e condividete le note dopo la riunione, invitando i partecipanti eventualmente a commentare o chiarire alcuni punti.

Utilizzate il Modulo di valutazione della riunione per valutare l’incontro. Cosa è stato efficace? Cosa si può migliorare?

Punti chiave del vademecum per riunioni più smartOTTO REGOLE FONDAMENTALI DESTINATE A ORGANIZZATORI E PARTECIPANTI DELLE RIUNIONI, PER LA CREAZIONE DI INCONTRI PRODUTTIVI E BEN CONGEGNATI.



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SPAZIO

Abbiamo riprogettato gli spazi dedicati agli uffici fisici come ambienti aperti, con numerose zone riunioni per incentivare la collaborazione dei team. Per ciò che concerne le riunioni virtuali, abbiamo adottato tecnologie delle comunicazioni unificate e software per le riunioni basate sul Web e per uno spazio di lavoro collaborativo.

DURATA

Nel nostro recente sondaggio, quasi il 44% degli intervistati ha affermato di trascorre in riunione dalle 11 alle 30 ore a settimana. Abbiamo consapevolezza della grande quantità di tempo utilizzata e ci impegniamo per ridurlo il più possibile.

PREPARAZIONE

Abbiamo sviluppato linee guida per garantire che le riunioni dispongano di un obiettivo ben definito e siano produttive. Ad esempio, il primo passo è capire quale traguardo è strettamente legato all’incontro. Una volta stabilito, si procede con la stesura di un ordine del giorno.

PARTECIPANTI

Il successo di una riunione è legato a doppio filo alla presenza dei partecipanti giusti all’incontro, escludendo chiunque altro. È altrettanto fondamentale che i presenti dispongano di tutte le informazioni necessarie per comprendere il modo in cui contribuiranno all’incontro.

ETICHETTA

Con particolare riferimento ai partecipanti in remoto, alcune regole sono molto importanti e includono: invito di tutti gli individui coinvolgibili nella riunione; sensibilità per le differenze culturali e linguistiche; una corretta dizione; e la verifica di aver coperto tutti i punti indicati nell’ordine del giorno.

RISULTATI

È necessario valutare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi, individuare i passi successivi da compiere e inviare un riepilogo a tutti i partecipanti. Altrettanto di rilievo è chiedere a questi di valutare la riunione, per poi stabilire gli aspetti migliorabili.

FORMAZIONE

Il programma “Smarter Meeting” include alcune sessioni di formazione online da 5 minuti ciascuna, pubblicate su un portale interno e dedicate ai dipendenti. Sul portale sono anche disponibili risorse aggiuntive, modelli di riferimento e altri strumenti.

Plantronics adotta una filosofia di “Smarter Working”, che dà ai dipendenti una flessibilità tale da renderli appagati personalmente e professionalmente.

In un ambiente di “Smarter Working”, non è necessario che tutti siano nello stesso posto agli stessi orari, pur senza provocare ripercussioni negative. La posizione di una persona non ne diminuisce la capacità di riunirsi con qualsiasi collega, a qualsiasi ora.

Perciò parte della filosofia di “Smarter Working” è legata al nostro programma “Smarter Meeting”, atto a migliorare il modo in cui comunichiamo e collaboriamo. Il programma “Smarter Meeting” prevede l’implementazione delle linee guida indicate in questo eBook. Qui di seguito vengono evidenziate inoltre alcune aree d’intervento su cui abbiamo operato per assicurare il massimo della produttività alle riunioni.

Come si creano riunioni più smart in PlantronicsIL NOSTRO NUOVO PROGRAMMA PER RIUNIONI PIÙ SMART CI AIUTA A COLLABORARE E COMUNICARE CON PIÙ EFFICACIA ALL’INTERNO DELL’AZIENDA



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Per saperne di più sulle soluzioni tecnologiche Plantronics per riunioni produttive, visitate plantronics.com/it

Al giorno d’oggi, le riunioni si definiscono non dalla presenza fisica in un luogo, ma dal modo in cui si è interconnessi. Usufruendo dei dispositivi giusti, sarete liberi di collaborare con i vostri colleghi ovunque vi troviate, senza alcuna barriera nella comunicazione.

Riunioni più smart grazie a Plantronics

SFIDE:

1. Prendere parte in qualsiasi momento a conferenze individuali o di gruppo

2. Cancellare i suoni di fondo in molteplici ambienti rumorosi

3. Gestire la connettività verso più dispositivi

CONSIGLIATO:

Calisto 620

Remoto (dispositivi mobili)

Remoto (ufficio domestico)SFIDE:

1. Avere la possibilità di muoversi ovunque in casa o nell’ufficio domestico durante la chiamata

2. Bloccare il rumore di fondo ambientale3. Bloccare le interferenze provocate da

elettrodomestici e reti Wi-Fi

CONSIGLIATO:

Savi 440

SFIDE:

1. Disporre di connessione senza interruzione per tutti i dispositivi, telefono fisso compreso

2. Essere liberi di spostarsi dalla scrivania

3. Escludere i suoni in sottofondo dalla chiamata

CONSIGLIATO:

Savi 740

Ufficio (postazione fissa)

SFIDE:

1. Restare connessi in movimento2. Cancellare i suoni di fondo in

molteplici ambienti rumorosi3. Gestire la connettività verso

più dispositivi

CONSIGLIATO:

Voyager Legend UC

Cellulare

SFIDE:

1. Convocare conferenze estemporanee2. Partecipare alle riunioni tramite PC

3. Ottenere un audio chiaro e comprensibile

CONSIGLIATO:

Calisto 610

Ufficio (ambienti rumorosi)

SFIDE:

1. Bloccare i suoni per avere una maggiore concentrazione

2. Potersi spostare in un luogo tranquillo per prendere una chiamata

3. Collegare più periferiche

CONSIGLIATO:

Voyager Focus UC

Ufficio (reception)



http://www.plantronics.com/it

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Modulo di valutazione della riunione

Siete pregati di valutare l’efficienza complessiva della nostra recente riunione.

Siete pregati di annotare ulteriori feedback qui di seguito:

OBIETTIVO SÌ NO

1 | L’ordine del giorno è stato consegnato in anticipo.

2 | Ho compreso il motivo per cui sono stato invitato e qual era il mio ruolo.

3 | Le discussioni hanno seguito l’ordine del giorno.

4 | La qualità audio era buona, con rumore di fondo ed elementi di distrazione limitati.

5 | Gli obiettivi sono stati raggiunti.

6 | La riunione è iniziata puntualmente.

7 | La riunione si è conclusa all’orario previsto.

Organizzatore della riunione

Data della riunione

Orario della riunione



© 2016 Plantronics, Inc.

Plantronics lavora per aiutare le persone a

comunicare e collaborare senza barriere.

Per ulteriori informazioni sulla nostra

tecnologia volta al miglioramento e all’incremento

della produttività delle riunioni, visitate

plantronics.com/it/collaboration/smarter-meetings/

http://www.plantronics.com/it/collaboration/smarter-meetings/

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