COMANDO MILITARE ESERCITO “BASILICATA” Caserma “DE … · 1. PRINCIPI GENERALI a. Premessa II...

COMANDO MILITARE ESERCITO “BASILICATA”Caserma “DE ROSA”, via E. Ciccotti, 32 – 85100 POTENZA

Indirizzo telegrafico: CME BASILICATA POTENZA; indirizzo PEI: [email protected]; indirizzo PEC: [email protected]

EDIZIONE 2016

MANUALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI

REGISTRAZIONE DELLE AGGIUNTE E VARIANTI

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1^ serie AA.e VV. trasmessa con lettera n. M_DE24463/0008007 del 15/12/2016 in seguito al cambio nominativo RDS PROMIL.

Sostituite: pag. 6; all. “A” Elenco delle nomine; All. “G” Assegnazioni credenziali di accesso al sistema PROMIL;

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II^ serie AA. e VV. trasmessa con lettera n. M_DE24463/0001195 del 21/02/2017 in

seguito al cambio nominativo del Vicario RDS e del Responsabile dell’archivio del

servizio Protocollo Informatico, nominati con lettera n. M_DE24463 – 0000703 del

01/02/2017.

SOSTITUITE PAGG: 6; -III-; Allegato Nomina RDS.

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III^ serie AA. e VV. trasmessa con lettera n. M_DE24463/0002366 del

07/04/2017 in seguito al cambio nominativo del Vicario RDS , nominato

con lettera n. M_DE24463/0002119 del 29/03/2017.

Sostituite pag. 6 – III- allegato Nomina Vicario RDS

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Allegato alla 3^ Serie di AA.VV. al “Manuale di gestione del Protocollo Informatico ed. 2016”

trasmessa con let. N. M_DE24463/0002366 del 07/04/2017_

- III -

INDICE

COPERTINA

ATTO DI APPROVAZIONE II

REGISTRAZIONE DELLE AGGIUNTE E VARIANTI III

LETTERA DI DIRAMAZIONE IV

INDICE: V

1. PRINCIPI GENERALIa. Premessab. Principali riferimenti normativic. Ambito di applicazioned. Definizioni ed acronimi

2. STRUTTURA ORGANIZZATIVA E COMPETENZE FUNZIONALIa. Il CME Basilicata quale Area organizzativa Omogeneab. Le Unità Organizzative del CME Basilicata – Competenze funzionalic. Servizio per la gestione del protocollo informatico (SdP)d. Responsabile del Servizio di protocollo informatico (RDS)e. Responsabile del procedimento

3. TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI E LORO GESTIONEa. Tipologia e gestioneb. Gestione di documenti contenenti dati sensibili

4. FLUSSI DOCUMENTALI E PROCEDURE OPERATIVEa. Ricezione dei documenti analogici (cartacei)b. Ricezione dei documenti informaticic. Ricevute attestanti la ricezione/invio di documenti informaticid. Documenti soggetti a registrazione di protocolloe. Documenti non soggetti a registrazione di protocollof. Registrazione di protocollo dei documenti cartaceig. Registrazione di protocollo dei documenti informaticih. Segnatura di protocolloi. Annullamento delle registrazioni di protocolloj. Registro giornaliero di protocollok. Registro di emergenzal. Differimento dei termini di registrazionem. Documenti inerenti a gare d'appalton. Corrispondenza personale e documentazione sanitaria indicante la patologiao. Documenti ricevuti prima via fax e poi in originale su supporto cartaceo

5. CLASSIF I CAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

a. Titolario e relativa classificazione d’archiviob. Modalità di esecuzione dell'operazione di classificazione dei documentic. Formazione ed identificazione dei fascicoli

- V -

6. A S SEGNAZIONE, REC A P I TO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTIa. Il processo di assegnazione dei documentib. Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto cartaceoc. Recapito e presa in carico dei documenti ricevuti su supporto informaticod. Modifica delle assegnazioni

7. SPEDIZIONE DEI DOCU M ENTIa. Spedizione dei documenti su supporto cartaceob. Spedizione dei documenti informatici

8. ARCHIV I A ZIO N E DEI DOCUMENTI

a. Archivio: corrente, di deposito, storicob. Archiviazione dei documenti analogici (cartacei)c. Archiviazione dei documenti informatici

9. ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE I N FORMATICA DEI DOCUM E NTI

a. Generalitàb. Accesso da parte degli uffici utentec. Accesso da parte di utenti esterni all'Amministrazioned. Accesso da parte di altre Aree Organizzative Omogenee o altre P. A.

10. SICUREZZA DEI DATI, ACCESSO AL PROCEDIMENTO E TUTELA DEL DIRITTO DI “PRIVACY”a. Sicurezza dei datib. Esercizio del diritto di accesso ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241 c. Trattazione del procedimento di accesso e adempimenti di ordine gestionale d. Duplicazione di documenti e autenticazione e. Tutela della riservatezza f. Accesso alle informazioni

ELENCO DEGLI ALLEGATI

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1. PRINCIPI GENERALI

a. Premessa II DPCM 3 dicembre 2013 recante le "Regole tecniche per il protocollo informatico”,all’articolo 3, comma 1, lettera d), prevede l'adozione del “Manuale di Gestione del proto-collo informatico, dei documenti e dell’archivio” per tutte le amministrazioni di cuiall'articolo 2, comma 2, del D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82, recante “Codice dell’amministra-zione digitale”.Il Manuale di Gestione, redatto secondo quanto previsto dal successivo art. 5, comma 1, delsuddetto DPCM,"descrive il sistema di gestione anche ai fini della conservazione, dei docu-menti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la te-nuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”. In questo ambito è previsto che ogni P.A. individui una o più Aree Organizzative Omoge-nee (AOO), all’interno delle quali sia nominato un Responsabile del Servizio (RDS) per latenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi,ai sensi dell’art. 50, comma 4 del “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentariin materia di documentazione amministrativa” (DPR 445/2000). Il presente documento costituisce il Manuale di Gestione del protocollo informatico, deiflussi documentali e degli archivi (nel seguito Manuale) dell’AOO Comando MilitareEsercito “Basilicata” (AOO-CME Basilicata).Il Manuale è stato predisposto dal Responsabile del Servizio (RDS) dell’AOO-CME Basili-cata tenendo conto del software e dell’hardware disponibili, costituenti il Sistema di Gestio-ne Informatica dei Documenti. Obiettivo del Manuale è descrivere sia il sistema di gestione documentale, a partire dallafase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia lefunzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo intera-giscono con il CME “Basilicata”.Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce leistruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione,classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Esso si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti mili-tari e civili e ai soggetti esterni che si relazionano con il Comando. Il Manuale descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazioneed archiviazione dei documenti oltre che la gestione dei flussi documentali ed archivistici inrelazione ai procedimenti amministrativi dell’Ente. Il Manuale, quale insieme delle regole certificate dell’AOO-CME “Basilicata” per un corret-to ed efficace funzionamento del Servizio, è rivolto a tutti gli utenti, ponendosi come stru-mento di lavoro per la gestione dei documenti, degli affari e dei procedimenti amministrativiche sono chiamati a trattare o dei quali sono responsabili. Attraverso l’integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, diaccesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il Protocollo Informa-tico (PI) realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informati-

Manuale di Gestione del protocollo informatico del CME “Basilicata” Pagina 1

vo e documentale interno dell’amministrazione anche ai fini dello snellimento delle proce-dure e della trasparenza dell’azione amministrativa. Il Manuale è un documento dinamico, pertanto deve essere aggiornato in base alle modificheapportate alle procedure manuali, organizzative ed informatiche applicate alla gestione delprotocollo. Il presente Manuale è reso pubblico ed accessibile tramite internet (sito ufficiale del CME“Basilicata”). Il PI fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e spedizione di un docu-mento.

b. Principali riferimenti normativi Di seguito sono riportati i riferimenti normativi di maggior rilevanza costituenti argomento di questo Manuale. Tali norme sono da intendersi comprensive delle aggiunte, varianti e cor-rezioni nel frattempo intervenute sul provvedimento stesso.La normativa inerente al PI è piuttosto vasta: sono qui riportati solo gli atti principali, riman-dando a eventuali richiami all’interno del Manuale per norme di maggior dettaglio.

Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i.“Nuove norme sul procedimento amministrativo e sul diritto d’accesso ai documenti ammi-nistrativi”.

Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428

Regolamento recante “Norme per la gestione del Protocollo Informatico(PI) da parte dellePubbliche Amministrazioni”.E’ il primo atto che introduce la normativa inerente al PI, dettando regole tecniche ed orga-nizzative per la relativa implementazione. In tale decreto veniva, per la prima volta, fissato iltermine del 1 gennaio 2004 per l’avvio di sistemi di PI per le pubbliche amministrazioni.

Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999“Gestione informatica dei flussi documentali nelle Pubbliche Amministrazioni”.

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000

“Regole tecniche per il PI di cui al DPR 428/98”.In attuazione ad alcune disposizioni contenute nel DPR 428/98 viene diramato il DPCM, cheindica, nel dettaglio, le regole tecniche per l’attuazione della normativa.

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445

“Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazioneamministrativa”.Riunisce, in un unico testo, sia le disposizioni legislative che regolamentari inerenti la docu-mentazione amministrativa. Con il DPR 445/2000 si effettua una razionalizzazione e sempli-ficazione della normativa inerente al PI. Viene, pertanto, abrogato (art 77 DPR) il DPR428/98, facendo salvi gli atti di legge emessi successivamente alla sua entrata in vigore (art78 DPR). La normativa inerente al PI viene semplificata e raggruppata negli articoli dal 50al 70 del DPR. Il DPR 445/2000 è il documento di riferimento principale per il PI.


Circolare 7 maggio 2001 n. AIPA/CR/28

“Regole tecniche per il protocollo informatico inerenti a standard, modalità di trasmissione,formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiatetra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati”. La CIRC è il principale documento tecnico di riferimento per garantire l’interoperabilità deisistemi di PI, attraverso l’utilizzo della tecnologia XML. In tal modo è possibile far interagi-re sistemi di protocollo diversi in modo automatico e trasparente per l’utente finale.

Decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003“Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il tratta-mento informatico dei procedimenti amministrativi”. La normativa vigente, a cura del CNIPA viene raccolta e riunificata in un unico documento,diramato sotto forma di linee guida con il Decreto 14 ottobre 2003.

Decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004“Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la ri-produzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici”.

Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n.196“Codice in materia di protezione dei dati personali”.

Direttiva SMD-I-004recante “Il Protocollo Informatico nella Difesa” del 8 luglio 2004.

Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82“Codice dell'amministrazione digitale”

Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013“Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bise 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

Decreto Ministeriale del 3 aprile 2013, n. 55“Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronicada applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213,della legge 24 dicembre 2007, n. 244”.

c. Ambito di applicazioneIl presente Manuale di Gestione è redatto ai sensi dell’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013, edè rivolto al personale interno all’AOO-CME “Basilicata” e ai soggetti esterni che hanno lanecessità di interagire con essa.Il citato manuale descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicola-zione e archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e archivisti-ci e dei procedimenti amministrativi dell’AOO-CME “Basilicata”, con sede in Potenza, ViaEttore Ciccotti, 32Attraverso l'integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, diaccesso agli atti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il PI realizza le condi-zioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno


del Comando, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell'azioneamministrativa stessa.Si ritiene utile ricordare come il registro di protocollo fa fede, anche con effetto giuridico,dell'effettivo ricevimento e spedizione di un documento.

d. Defini z ioni e acronimiIl glossario delle definizioni e degli acronimi più ricorrenti è riportato in Allegato ''A''.

2. STRUTTURA ORGANIZZATIVA E COMPETENZE FUNZIONALI

a. Il CME “Basilicata” quale Area Organizzativa OmogeneaPer AOO s’intende un insieme di Unità Organizzative (UO) di un’amministrazione che usu-fruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi docu-mentali. In particolare, ciascuna AOO mette a disposizione delle UO dipendenti il servizio diPI dei documenti, utilizzando un’unica sequenza numerica propria dell’AOO stessa ed il ser-vizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il CME “Basilicata”, quale articolazione periferica dell’Area Territoriale dell’Esercito, alledipendenze del Comando Forze di Difesa Interregionale Sud di Napoli, costituisce una AOOed opera nella sede principale ubicata presso la Caserma “DE ROSA” di Potenza. Dotato di totale autonomia amministrativa, il CME “Basilicata”, nel suo ruolo di comandoterritoriale, svolge funzioni nei settori presidiario, documentale, sicurezza e tutela del segre-to, del reclutamento e delle forze di completamento, del demanio e delle servitù militari, del-la leva e del collocamento al lavoro dei militari volontari congedati, della promozione dei re-clutamenti e della pubblica informazione sul territorio regionale.Per gli aspetti correlati al proprio funzionamento, il Comando opera con autonomia di impie-go dei fondi assegnati. Si articola su più UO (Uffici/Sezioni) e non ha altri EDRC alle dipen-denze.In Allegato “B'' sono riportati il codice identificativo dell’AOO-CME “Basilicata”, l’organi-gramma e l'insieme delle UO (Uffici/Sezioni/Utente) che la compongono con la loro artico-lazione gerarchica.

b. Le Unità Organizzative del CME Basilicata – Competenze funzionaliAll’interno della AOO-CME Basilicata, con riferimento alle finalità ed ai compiti delle suecomponenti ordinative, gerarchicamente organizzate come da organigramma (cit. Allegato“B”), sono state individuate le Unità Organizzative (Uffici/Sezioni/Utenti), ovvero un com-plesso di risorse umane e strumentali cui sono state affidate competenze omogeneenell’ambito delle quali i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di pratiche oprocedimenti amministrativi. Per le UO strutturate in articolazioni, sono altresì esplicitati i li-velli funzionali (Uffici/Sezioni) operativamente preposti alla diretta azione gestionale perspecifico settore tecnico in cui la singola UO è suddivisa. In particolare, l’AOO-CME Basilicata comprende le seguenti articolazioni articolazioni or-ganizzative interne:- Comandante e Segreteria del Comandante;


- Capo di Stato Maggiore e Stato Maggiore;- Ufficio Amministrazione;- Sala medica.Dal Capo di Stato Maggiore dipende lo Stato Maggiore articolato su due Uffici (Ufficio Per-sonale Logistico Alloggi e Servitù Militari e Ufficio Documentazione Reclutamento e Comu-nicazione) e una Sezione autonoma (Sezione Sicurezza).L’Ufficio Personale Logistico Alloggi e Servitù Militari si articola, a sua volta, in:- Sezione Personale Militare;- Sezione Personale Civile;- Sezione Logistica Poligoni e servitù Militari;- Sezione Alloggi;- Sezione Affari Generali e di Presidio / Benessere e Cooperative;- Plotone Supporto Generale, articolato su Squadra Trasporti e Squadra Infrastrutture.In generale, le competenze di questo Ufficio riguardano la gestione del personale militare e civile, le competenze sulle attività logistiche (infrastrutture, mezzi e materiali) e addestrative del Comando, sui poligoni e sulle servitù militari, la gestione del patrimonio alloggiativo, le attività presidiarie e la gestione delle attività di supporto per il funzionamento del Comando ivi compresi l’impiego dei mezzi e la manutenzione delle infrastrutture.L’Ufficio Documentazione Reclutamento e Comunicazione si articola in:- Sezione Reclutamento Concorsi e Forze di Completamento;- Sezione PI/PR/Info Pubblico;- Sezione Documentazione;- Sezione Collocamento ed Euroformazione.Le competenze di questa UO, in generale, riguardano la promozione dei reclutamenti, la pubblica informazione, l’attività documentale e il collocamento nel mondo del lavoro dei mi-litari volontari congedati senza demerito.

c. Servizio per la gestione del proto c ollo informatico (SdP)Nell’ambito dell’AOO-CME Basilicata, per la gestione dei flussi documentali e del serviziodi protocollazione, è istituito un unico servizio e un unico registro per la tenuta del PI, lagestione dei flussi documentali e degli archivi con registrazione dei documenti in entrata e inuscita a cura del personale appartenente al nucleo protocollo informatico.All'interno del Comando, pertanto, il sistema di protocollazione è centralizzato, e tutta la cor-rispondenza, in ingresso e in uscita, è gestita dal nucleo protocollo informatico mentre la po-sta interna viene gestita autonomamente dalle singole UO.Le seguenti figure funzionali preposte al SdP sono: - il Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei

flussi documentali e degli archivi (RDS);- il Vicario RDS;- il Responsabile del servizio archivistico;- il Responsabile del servizio PROMIL;- utente abilitato alla consultazione.


In Allegato “C” gli atti di nomina del Comandante del CME “Basilicata” relativi al RDS, alVicario RDS e altro personale preposto al Servizio (“Responsabile del servizio archivistico”e il “Responsabile della conservazione sostitutiva”).La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigida m e nte progressiva. Essa sichiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all'inizio dell'anno successivo.Il numero di protocollo è costituito da al m eno sette c i fr e nu m erich e, ai sensi dell'articolo 57del Testo Unico.Non è consentita l'identificazione dei documenti mediante l'assegnazione manuale di numeridi protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questidocumenti sono strettamente correlati tra loro.Con l'entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono stati eli m i-nati tutti i siste m i di registrazione dei docu m enti a lt e rnativi al PI.Si fa eccezione per la corrispondenza CLASSIFICATA che viene assunta a protocollo, suapposito registro presso la Sezione Sicurezza dell’AOO-CME “Basilicata”, così come dispo-sto dalla DIRETTIVA PCM-ANS 1/2006 e successive aggiunte e varianti, recante “Disposi-zioni in materia di tutela e gestione dei documenti classificati e di accordi sulla sicurezza”.Per la gestione dei documenti è adottato un modello organizzativo che prevede la partecipa-zione attiva di più soggetti ed UO, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le opera-zioni di propria competenza.Le abilitazioni all'utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei do-cumenti, ovvero l'identificazione delle UO e del personale abilitato allo svolgimento delleoperazioni di registrazione di protocollo, organizzazione ed archiviazione dei documentidell'area organizzativa omogenea, sono riportate sempre nell'Allegato“ B''.

d. Responsabile del Servizio di protocollo informatico (RDS)Il Responsabile del Servizio di protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali edegli archivi (di seguito RDS), novità di rilievo introdotta dalla normativa vigente, è una fi-gura ben diversa dal classico Capo Ufficio Posta o figure simili, da sempre presenti negliEDRC della Difesa.Secondo la disciplina vigente (art. 61 del DPR 445/2000), alla guida del suddetto Servizio èposto un dirigente ovvero un funzionario, in possesso di idonei requisiti professionali o diprofessionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione.Il RDS viene nominato con apposito atto di nomina. Contestualmente deve essere individua-to e nominato il relativo Vicario che interverrà in caso di assenza del titolare.Per l’AOO-CME “Basilicata” sono stati nominati il Ten. Col. Gaspare Salvatore SIMONE inqualità di RDS e il Primo Mar. Bartolomeo SANTORO quale Vicario RDS.I suoi compiti, infatti, non sono meramente burocratici ma hanno, principalmente, una valen-za di tipo legale: il RDS garantisce il corretto funzionamento, a norma di legge, del sistemadi PI implementato nell’AOO anche nei confronti dei cittadini/ditte/altri EDRC e PubblicheAmministrazioni.Al RDS sono assegnati i compiti di cui all'articolo 61,comma 3, del Testo Unico e preci-samente:


__________

Allegato alla 3̂ Serie di AA.VV. al “ M a n u a l e d i g esti on e d el P r otocol l o I n for m a ti co ed . 2 0 1 6 ” trasmessa con let. N. M_DE24463/0002366 del 07/04/17

- attribuisce il livello di aut o rizzazione per l ' accesso alle funzioni del si s t e m a di PI, distin-guendo tra abilitazione alla c onsultazione e abilitazione all ' inseri m ento e alla modificadelle infor m azioni;

- garantisce che le operazioni di r e gistrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nelrispetto della normativa vigente;

- garantisce la corr e tta p roduzione e conservazione del Registro Giornaliero di Protocollo;- organizza il lavoro affinché la conservazione delle copie dei dati di protocollo e dei docu-

menti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti. A tal proposito siprecisa che i salvataggi dei file DMP (Data Management Platform - estensione di fileDumping – salvataggio dei dati di protocollo) vengono effettuati automaticamente dalserver PROMIL e riversati in maniera automatica su dispositivo NAS (Network AttachedStorage) in dotazione all’Amministratore PROMIL, e custodito nella sala Server.

- garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività diregistrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse lefunzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del Testo Unico e le attività di gestionedell'archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso Testo Unico;

- autorizza le operazioni di annullamen t o delle registrazioni di protocollo, su richiestadell’utente che ha generato il protocollo stesso o di sua iniziativa qualora non vengano ri-spettati i livelli minimi di sicurezza (es. mancata associazione di un documento al proto-collo per un tempo massimo di 24 ore);

- vigila sull ' osservanza delle disposizioni d e l presente regola m ento da parte del personaleautorizzato e degli incaricati.

Per gli aspetti tecnici, si avvale dell'Amministratore del Sistema (PROMIL), che ha la pos-sibilità di effettuare operazioni ordinarie (salvataggio - backup) e/o straordinarie sul sistema;ad esempio il ripristino del sistema a seguito di eventuali interruzioni, il monitoraggio delleoperazioni compiute, la predisposizione delle autorizzazioni di accesso al sistema, modificheo integrazioni.Al RDS c o mpete il c o stante aggiorna m ento di tutti g li allegati al pr e sente m anuale.

e. Responsabile del procedimento Ai sensi della legge n. 241/1990, nell’ambito della organizzazione dell’Ufficio si individuano i seguenti 3 livelli di responsabilità in linea discendente: - Comandante: quale dirigente preposto, ad esso si riconduce la responsabilità ultima di

tutti gli adempimenti che, nell’ambito del singolo procedimento amministrativo,impegnano il CME Basilicata nel suo ruolo istituzionale (comando territoriale dotato diautonomia amministrativa);

- Responsabile UO (Ca.SM/Capo Ufficio/Capo Sezione autonoma/DSS): qualepreposto alla conduzione della UO, ad esso si riconduce la responsabilità diretta dellagestione di tutti i procedimenti di competenza istituzionale della UO stessa; a dettaresponsabilità si riconducono i seguenti compiti prevalenti:

impartire le direttive di indirizzo e di coordinamento per la attuazione degliadempimenti nell’ambito della UO;

assumere (dal protocollo) il documento originatore del procedimento;


partecipare alla corretta definizione ed alla predisposizione degli atti richiesti(intermedi o finali);

promuovere (d’intesa con il Comandante) le azioni verso l’esterno eventualmentenecessarie nell’ambito delle fasi interlocutorie;

curare le azioni di coordinamento interno (secondo necessità/opportunità);

mantenere il controllo del generale stato di avanzamento dei procedimenti rispettoalle scadenze stabilite per la conclusione degli stessi;

per le UO prive di articolazioni funzionali sotto-ordinate (es. UfficioAmministrazione, Sezione Sicurezza o Sala medica) o per le cui articolazionil’incarico di Capo Sezione risulta vacante (per assenza temporanea del titolare), essoriassume in sé anche la responsabilità degli adempimenti più oltre descritti per ilCapo Sezione competente;

- Capo Sezione: quale preposto alla conduzione della articolazione funzionale(elementare) istituzionalmente destinata alla diretta trattazione del procedimento, ad essosi riconducono – in via generale – le seguenti responsabilità:

assunzione (dal Capo Ufficio) del documento originatore del procedimento;

classificazione del documento (in osservanza delle regole stabilite dal sistema diclassificazione);

avvio del procedimento;

trattazione delle fasi di sviluppo del procedimento e predisposizione degli attiinterlocutori, intermedi e finali;

gestione dell’archivio corrente, cioè dei documenti/fascicoli relativi ai procedimentiin trattazione.

3. TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI E LORO GESTIONE

a. Tipologia e gestioneI documenti sono gestiti in base alla loro tipologia:- documento informatico;- documento analogico (cartaceo).Ciascuna tipologia prevede tre diverse metodologie gestionali in relazione ai sotto indicatiflussi direzionali:- flusso in ingresso all’AOO;- flusso in uscita (verso destinatari esterni all’AOO);- flusso interno all’AOO (scambio di corrispondenza tra UO).Il flusso in ingresso è gestito in modo centralizzato dal Servizio per la tenuta del protocolloinformatico (SdP). Esso provvede alla protocollazione e al contestuale smistamento verso leUO di pertinenza dei documenti in ingresso. Fa eccezione la corrispondenza esclusiva per iltitolare, riservata personale e nominativa per il Comandante.Di contro, i documenti in uscita e interni sono gestiti direttamente dagli utenti del sistema in-formatico.


b. Gestione di documenti contenenti dati sensibili Alcune tipologie documentali, per la natura degli atti coinvolti, richiedono una gestionededicata difforme dal normale, di seguito descritta, per ciascuna tipologia. Tali documentivengono definiti come documenti sensibili. Rientrano tra i documenti sensibili quelliappartenenti alle seguenti tipologie: - documenti legati a vicende di persone o a fatti privati o particolari; - documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, potrebbero

ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati; - documenti della cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon

andamento dell’attività amministrativa; - le tipologie di documenti individuate dalla normativa vigente (in particolare l’art. 24

della legge 7 luglio 1990; Art. 8 del DPR 27 giugno 1992 n. 352 e la serie di normecollegate al Codice di protezione dei dati personale.

La gestione di tali documenti non differisce da quella prevista per le altre tipologie di docu-mento, ad eccezione del fatto che i dati associati e il documento stesso sono visibili soltanto al personale che, preventivamente autorizzato ai sensi della normativa vigente.È fatto obbligo a tali utenti di segnalare al sistema la tipologia di documento, cliccandonell’apposito campo dati sensibili. Così facendo quei documenti saranno visibili all’internodel sistema solo agli operatori parimenti abilitati a tale trattazione. Per quanto attiene alla successiva gestione informatica, rientrano nella casistica dei docu-menti sensibili anche quei documenti con la classifica di sicurezza nazionale INCC (Infor-mazioni Non Classificate Controllate).

4. FLUSSI DOCUMENTALI E PROCEDURE OPERATIVE

a. Ricezione dei documenti analogici (cartacei)I documenti su supporto cartaceo possono pervenire al CME “Basilicata” attraverso:- il servizio postale all’indirizzo:

Comando Militare Esercito “Basilicata” Via Ettore Ciccotti, 32 - 85100 Potenza;- gli apparecchi telefax; quelli abilitati sono:

1524199 – 0971444819 - 097145270 (fax SOTRIN centralino);

0971-444835 (fax TELECOM del Comandante e segreteria);

0971-444837 (fax TELECOM del Capo di Stato Maggiore);

0971-444843 (fax TELECOM del Capo Servizio Amministrativo). Tutti i documenti cartacei vengono ritirati e/o consegnati al Nucleo Posta/PROMIL che,dopo la loro registrazione, procederà ad attivare il flusso di lavorazione in base alle decreta-zioni del Ca.SM e Comandante circa la competenza.

b. Ricezio n e d e i documenti informaticiLa ricezione dei documenti al CME Basilicata avviene tramite e-mail:- indirizzo PEI (Posta Elettronica Istituzionale):[email protected];- indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata): [email protected];- e-message all’indirizzo telegrafico: CME BASILICATA POTENZA.


Il RDS provvede a pubblicizzare l'indirizzo P EI con ogni mezzo e comunicazione e a tra-smetterlo all'AIPA ai sensi dell'art. 12, comma 2, lettera c) del DPCM 31 ottobre 2000.Tutti di documenti di ricevuti per posta elettronica che sono soggetti alla registrazione di pro-tocollo vengono indirizzati preferibilmente alla casella di posta elettronica dell’AOO-CMEBasilicata. I documenti informatici che pervengono direttamente agli Uffici utente sono valu-tati dai Capi Ufficio/Sezione, ai sensi dell'art. 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, sesoggetti a registrazione di protocollo, immediatamente inoltrati all'indirizzo PEI del CME“Basilicata”.L'operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle di-sposizioni contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001 n. 28, recante standard, modalità ditrasmissione, formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessori e comu-nemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.Essa comprende anche i processi di verifica dell'autenticità, della provenienza e dell'integritàdei documenti stessi.

c. Ricev u te atte s tanti la rice z ione/invio di doc um enti i n fo rm aticiNel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittentedell'avvenuto recapito è assicurata dal servizio di posta elettronica utilizzato dall'amministra-zione.Il sistema di gestione informatica dei documenti, in conformità alle disposizioni contenutenella circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28, provvede alla formazione e all'invio ai mittentidei seguenti messaggi:- messaggio di aggiorna m ento di confe r m a: è un messaggio che contiene una comunica-

zione di aggiornamento riguardante un documento protocollato ricevuto in precedenza;- messaggio di annulla m ento di protocollo: è un messaggio che contiene una comunicazio-

ne di annullamento di una protocollazione in ingresso di un documento ricevuto in prece-denza;

- messaggio di confer m a di ricezio n e: è un messaggio che contiene la conferma dell'avve-nuta protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre formedi ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica dell'Amministrazione inquanto segnala l'avvenuta protocollazione del documento e, quindi, l'effettiva presa in ca-rico;

- messaggio di notifica d i eccezione: è un messaggio che notifica la rilevazione diun'anomalia di un messaggio ricevuto.

In caso di invio di documenti mediante il sistema interoperabile, il protocollo informatico ac-quisirà ricevuta di avvenuta consegna solo in caso di invio a indirizzi PEI, mentre, la trasmis-sione ad altri indirizzi che non rientrano nel predetto circuito, non garantisce al mittente la ri-cevuta di ricezione.

d. Documenti soggetti a registrazione di protocolloTutti i documenti in arrivo, in partenza e interni, ad eccezione di quelli indicati al successivoarticolo, sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo.(1) Documenti in arrivo. L'operazione di registrazione è effettuata da:


- RDS: effettua una prima annotazione di massima sul timbro posta in arrivo. A tal pro-posito si precisa che tutti i documenti, anche quelli informatici, vengono trasformatiin documento cartaceo. I file delle fatture elettroniche/notifiche decorrenza teminenon sono vengono aperte dal RDS ma associati sul PROMIL in quanto tale proceduraè demandata al Capo Servizio Amministrativo, detentore del codice univoco ufficioper il Comando Militare Esercito Basilicata. La cartella contenente i documenti di po-sta in arrivo viene consegnata al Ca.SM (da lunedì a giovedì entro le ore 15:00 men-tre il venerdì entro le ore 11:00) che effettua la decretazione per l’assegnazione dicompetenza/conoscenza. Successivamente il Cte avalla ovvero modifica le decreta-zioni del Ca.SM, con eventuale aggiunta di note.

- NUCLEO PROTOCOLLO INFORMATICO: il personale operante presso il NucleoPI curerà l'inoltro/assegnazione del documento, secondo le annotazioni effettuate dalCte/Ca.SM ai responsabili di PRIMO LIVELLO (Capo Ufficio / Sezione autonoma /Sala Medica);

- RESPONSABILE DI PRIMO LIVELLO: curerà l'inoltro a livello immediatamenteinferiore, per la trattazione o al re-inoltro del documento all’operatore PROMIL,qualora esso richieda delle correzioni (quando ad es. il n. di prot. non coincide conl'oggetto ovvero è sbagliato il contenuto dei “campi obbligatori'', documento principa-le non presente, ecc.).

(2) Documenti in partenza. L'operazione di registrazione dei documenti prodotti dalle UOed indirizzati ad Enti esterni deve avvenire necessariamente dopo la firma del documentoda parte del Cte (o d’ordine del Ca.SM / Ca. Uf. Amm. / DSS). Essa viene effettuata dalresponsabile della gestione del fascicolo/documento, avvalendosi del personale del Nu-cleo PI. Il personale del Nucleo Protocollo avrà cura di inoltrare sul PROMIL una copiadel documento protocollato al Capo Ufficio responsabile e al dipendente indicato nelpunto di contatto (pdc).Qualora l’invio del documento (e-mail) debba avvenire direttamente da indirizzi funzio-nali nell’ambito dell’UO che l’ha prodotta, è opportuno per evitare doppie trasmissioni,non indicare alcun indirizzo mail sulla comunicazione stessa.A seguito di quanto disposto da STATESERCITO SICUREZZA ROMA con msg. n.10277/SIC2/1.14.9.5 in data 08 mag. 2015 è altresì abilitata alla trasmissione dei do-cumenti all’esterno, in maniera autonoma, la Sezione Sicurezza, per tutto ciò che ri-guarda informazioni CLASSIFICATE e che ne curerà la registrazione, l’inoltro adeventuali indirizzi raggiungibili col sistema PROMIL (interoperabilità), la spedizionecartacea per i documenti imbustati.

(3) Documenti interni. Si intendono i documenti scambiati tra le diverse UO (Uffici / Se-zioni / Sala Medica) afferenti alla medesima AOO-CME “Basilicata”. Ogni ufficio prov-vederà autonomamente all’assegnazione del numero di protocollo e all’inoltro del do-cumento stesso IN FORMATO INFORMATICO NON MODIFICABILE.

In Allegato “D” è riportato il flusso della corrispondenza in arrivo e in partenza dall’AOOCME “Basilicata”.

e. Documenti non soggetti a registrazione di protocollo


Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:- Gazzette Ufficiali;- bollettini ufficiali e notiziari della Pubblica Amministrazione;- note di ricezione delle circolari e altre disposizioni;- materiali statistici;- atti preparatori interni;- giornali, riviste, libri e materiali pubblicitari;- inviti a manifestazioni;- corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o co-

munque rilevanza amministrativa;- biglietti augurali o di circostanza comunque ricevuti o inviati nell'ambito delle necessità

di rappresentanza del Comando;- telegrammi postali comunque ricevuti o inviati nell'ambito delle necessità connesse con le

esigenze di servizio e di rappresentanza del Comando;- documenti classificati.Per tutti i documenti che non possono essere digitalizzati (SA10, fogli matricolari, cartellecliniche) verranno digitalizzate le sole lettere di trasmissione, avendo cura di inserire nellenote del PROMIL, prima dell’inoltro la seguente dicitura “DOCUMENTAZIONECONTE-NENTE DATI PERSONALI, CONSEGNATA A MANO AI RESPONSABILI DELTRATTAMENTO DEL DOCUMENTO”.Per tutti i documenti contenenti informazioni private relativamente a personale Militare e Ci-vile del CME “Basilicata” e non, i quali dati possano in qualche modo violare la privacy ofornire esplicitamente informazioni personali, si utilizzerà la funzione di protocollo “PRO-TETTO”.

f. Registrazione di protocollo dei documenti cartaceiPer ogni documento su supporto cartaceo, ricevuto o spedito dall'AOO, è effettuata una regi-strazione di protocollo. T a le registrazione è eseguita in un ' unica operazione, senza possibilità per l ' operatore di inserire le info r m azioni in più fasi successive, ai sensi dell ' articolo 53, comma 3, del Testo Unico che recita così: l'assegnazione delle informazioni nelle operazionidi registrazione di protocollo e' effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione diinterventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezzadell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori.I dati obbligatori sono:- numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non

modificabile;- data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in-

forma non modificabile;- mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario o destinatari per i do-

cumenti spediti, registrati in forma non modificabile;- oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;- data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili.


Sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto ilprofilo giuridico, gestionale ed archivistico.I documenti, una volta protocollati, vengono consegnati in originale all’ufficio interessatoalla trattazione della pratica per competenza (archivio corrente) mediante apposizione dellafirma del Capo Ufficio / Sezione / DSS sul registro giornaliero di protocollo.

g. Registrazione di protocollo dei documenti informaticiLa registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l'operatoreaddetto ne ha verificato l'autenticità, la provenienza e l'integrità. Nel caso di documenti infor-matici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma.Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate perquelli su supporto cartaceo, con l'aggiunta , tra i dati obbligatori, dell'impronta del documen-to informatico, generata impiegando la funzione di Hash_SHA-1 e registrata in forma nonmodificabile.La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effet-tuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può rife-rire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati.

h. Segnatura di protocolloL'operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all'operazione diregistrazione di protocollo, la stessa non deve essere applicata su più copie dello stessodocumento (unicità del protocollo).E’ assolutamente fatto divieto di:- interrompere la fase di registrazione;- lasciare i dati immessi in uno stato di inconsistenza (dati incompleti);

modificare artificiosamente le informazioni assegnate dal sistema;- cancellare una Registrazione di Protocollo (RDP) senza valida motivazione.

(1) Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceoLa segnatura di protocollo di un documento cartaceo è realizzata attraverso l'apposizionesu di esso di un timbro/etichetta di protocollo sul quale sono riportate le seguenti in-formazioni:

codice identificativo dell'Amministrazione: M_D;

codice identificativo dell'AOO-CME “Basilicata”: E24463;

data e numero progressivo di protocollo del documento: es. 0000001 01/01/2016.

(2) Segnatura di protocollo dei documenti informaticiI dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono contenuti, un'unicavolta nell'ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche XML (eXe-tensible Markup Language) e compatibile con il DTD (Document Type Definition) resodisponibile dall'AIPA (vds. Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28).Le informazioni minime incluse nella segnatura sono quelle elencate negli articoli 9 e 19del DPCM 31 ottobre 2000 e, precisamente:- codice identificativo dell’Amministrazione: M_D;;


- codice identificativo dell'AOO-CME “Basilicata”: E24463;- data e numero progressivo di protocollo: es. 0000001 01/01/2016;- indice di classificazione;- oggetto del documento;- mittente;- destinatario o destinatari.La segnatura di un documento protocollato in uscita può contenere opzionalmente una o più delle seguenti informazioni:- indicazione della persona o dell’ufficio all’interno della struttura destinataria a cui si

presume verrà affidato il trattamento del documento;- indice di classificazione;- identificazione degli allegati;- informazioni sul procedimento e sul trattamento.

i. Annullamento delle regis t razioni di protocolloLe registrazioni di protocollo possono essere a n nullate esclusivamente dal RDS o dal Vicariosu espressa richiesta da parte dell’utente con motivazione scritta.L'operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita conle modalità di cui all'art. 8 del DPCM 31 ottobre 2000, e precisamente:- fra le informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in

forma non modificabile, l'annullamento anche di una sola di esse determina l'automaticoe contestuale annullamento dell'intera registrazione di protocollo;

- delle altre informazioni, registrate in forma non modificabile, l'annullamento anche di unsolo campo,che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immis-sione di dati, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e lacontestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuitounitamente alla data, l'ora e all'autore della modifica; così analogamente per lo stessocampo, od ogni altro,che dovesse poi risultare errato;

- le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo lemodalità specificate nell'art. 54 del Testo Unico.

Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dalsistema con un simbolo o una dicitura. In particolare, il sistema registrerà dei dati “obbliga-tori” quali: data e ora dell'annullamento, nome dell'operatore, motivo del provvedimento.

j. Registro giornaliero di protocolloIl RDS provvede di persona o, avvalendosi di un delegato, alla produzione del Regi s tro G io r-nali e ro di P rotoc o llo, generato in maniera automatica dal sistema, costituito dall'elenco delleinformazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stessogiorno. Tali stampe dovranno essere convalidate dal RDS che dovrà, inoltre, firmare i foglirelativi a ciascuna giornata e disporre la conservazione secondo la vigente normativa.Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto delregistro giornaliero informatico di protocollo è riversato, al termine della giornata lavorativa(o comunque con cadenze settimanali e\o mensili), su supporti di memorizzazione non riscri-


vibili i quali sono conservati a cura dell'Amministratore del Sistema e successivamente con-segnati, con cadenza trimestrale, all’RDS per la custodia.

k. Registro di emergenzaIl RDS autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di proto-collo su Registri di E m ergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzareil sistema. Le modalità di gestione del registro di emergenza sono riportate in Allegato “E”.In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati de-scritte nell'art. 63 del Testo Unico, e precisamente:- sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ' ora di inizio dell ' interruzione

nonché la data e l ' ora del ripristino d e lla f u n zionalità d el siste m a;- qualora l'impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre v e ntiquattro

ore, per cause di eccezionale gravità, il RDS può autorizzare l ' uso del registro di e m ergen-za per peri o di successi v i di non più di una setti m ana. Sul registro di emergenza vanno ri-portati gli estremi del provvedimento di autorizzazione;

- per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il nu-mero totale di operazioni registrate;

- la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successiveinterruzioni, deve comunque garantire l'identificazione univoca dei documenti registratinell'ambito del sistema documentario dell'area organizzativa omogenea;

- le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistemainformatico,utilizzando un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristi-no delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento regi-strato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordi-nario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato inemergenza.

Gli atti relativi all'introduzione del Registro di Emergenza devono essere custoditi in un ap-posito raccoglitore delle disposizioni del RDS.

l. Diffe r imento dei t e rmini di regi s tra zi oneLe registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti sono effettuate in giornata e comunquenon oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli atti.Eccezionalmente, il RDS può differire, con apposito provvedimento, la registrazione di pro-tocollo dei documenti ricevuti, fissando comunque un limite di tempo e conferendo valore,nel caso di scadenze predeterminate, al timbro datario d'arrivo.

m. Documenti inerenti a gare d'appaltoLa corrispondenza riportante l’indicazione “offerta“–“gara d’appalto”o simili, o comunquedalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma viene pro-tocollata in arrivo con l‘apposizione del numero di protocollo ed ella data di registrazione di-rettamente sulla busta, plico o simili, e inviata all‘UO interessata.Dopo l‘apertura delle buste sarà cura dell’Ufficio utente (Uf. Amministrazione) che gestiscela gara d’appalto riportare gli estremi di protocollo su tutti i documenti in esse contenuti.


n. Corrispondenza personale e documentazione sanitaria indic a nte la patologiaLa corrispondenza nominativamente intestata viene regolarmente aperta salvo quanto al pun-to 2 e consegnata direttamente all’intestatario per il tramite dell’Ufficio/sezione competentedopo essere stata regolarmente protocollata presso il nucleo protocollo. La documentazionesanitaria indicante la patologia NON deve essere digitalizzata ma consegnata, dopo la regi-strazione, al Dirigente del Servizio Sanitario per la trattazione.La corrispondenza con la dicitura``personale''non è aperta e viene consegnata in busta chiu-sa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che i documenti ricevuti nonsono personali, è tenuto a trasmetterli all’ufficio abilitato alla registrazione di protocollo deidocumenti in arrivo.

o. Documenti ricev u ti prima via fax e p oi in ori g in a l e su supporto cart a ceoI documenti ricevuti via fax sono registrati dal Nucleo PI e inoltrati agli uffici utente.Qualora pervengano successivamente gli originali per posta, ad essi saranno attribuiti lo stes-so numero e la stessa data di protocollo assegnati ai relativi fax, che verranno distrutti.

5. CLASSIF I CAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

a. Titolario e relativa classificazione d’archivioUnitamente al Manuale di Gestione, è redatto, per ciascuna AOO, il titolario con la relativaclassificazione d’archivio. In Allegato “F” il Titolario di Classificazione adottatodall’AOO-CME Basilicata. Esso è uno schema generale di voci logiche rispondenti alle esi-genze funzionali e articolate in modo gerarchico, al fine di identificare, partendo dal genera-le al particolare, l’unità di aggregazione di base dei documenti all’interno dell’archivio.Tutti i documenti che entrano a far parte dell’archivio dell’AOO-CME Basilicata, sono sog-getti a classificazione.Dopo ogni modifica del Titolario di Classificazione, il RDS provvede ad informare tutti isoggetti abilitati all'operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni peril corretto utilizzo delle nuove classifiche.Classificare vuol dire attribuire a ciascun documento un indice (di classificazione) inserito inuna struttura di voci (piano di classificazione), e associarlo ad una definita unità archivisticageneralmente identificata come fascicolo. Per fascicolo si intende un insieme organico di do-cumenti, un raggruppamento di documenti riferiti a stesso procedimento/attività/materia.Le unità archivistiche identificate dal piano di classificazione (tipicamente il fascicolo) pos-sono essere organizzate secondo i seguenti criteri:- per oggetto;- per processo o procedimento amministrativo;- per tipologia di forma del documento (cartaceo, digitale, fax, e-mail, ecc.).Attraverso la classificazione deve essere possibile:- identificare responsabilità specifiche per la gestione dei documenti;- rendere possibile la gestione integrata di documenti;


- collegare le finalità documentali e quelle amministrative relative al trattamento delle pra-tiche, eventualmente in associazione a programmi di workflow;

- facilitare le operazioni di selezione per la conservazione o lo scarto dei documenti. Laclassificazione non deve mai essere applicata a posteriori per esigenze occasionali.

I principi su cui deve essere fondato un sistema di classificazione dei documenti devono es-sere coerenti e funzionali:- i documenti devono essere accorpati al fine di soddisfare le esigenze di lavoro di chi pro-

duce i documenti e svolge le attività amministrative;- si deve evitare sia l’eccessiva frammentazione delle pratiche, sia l’eccessivo accorpa-

mento;- l’articolazione e la struttura del sistema deve essere semplice e di facile comprensione da

parte dell’utilizzatore.La nuova classificazione non va applicata ad archivi già formati in precedenza secondo cri-teri diversi.Il sistema non deve articolarsi su più di tre livelli, in generale essi sono:- livello per funzioni / materia (a esempio: bilancio, concorsi e assunzioni, ecc.);- livello per macro-attività per ciascuna funzione (a esempio: programmazione di spesa,

assestamento di bilancio, consuntivo di bilancio, ecc.);- livello per ulteriore specializzazione delle attività o delle materie (a esempio, verifica

contabile, ecc.).Il piano di classificazione deve includere:- la definizione dei criteri di formazione e ordinamento dei fascicoli per ogni voce del pia-

no;- l’eventuale riferimento alle modalità di accesso nel rispetto della tutela dei dati persona-

li.Per ogni voce del piano di classificazione deve essere indicato:- il tipo di fascicolo creato (fascicolo per oggetto, per procedimento, ecc.);- il contenuto standard di ogni fascicolo (la natura dei documenti da inserire e la loro orga-

nizzazione interna);- i criteri di ordinamento dei fascicoli (alfabetico, cronologico, ecc.);- i termini (in numero di anni) per la tenuta del fascicolo nell’archivio corrente e per la sua

conservazione nel tempo (temporanea/definitiva);- il tipo di accesso consentito al fascicolo stesso.Ogni voce del piano di classificazione comprende:- un indice (codice alfanumerico, stabilito con principi di uniformità all’interno di tutta

l’Amministrazione/AOO);- la denominazione della voce (uno o più termini che definiscano in modo sintetico la fun-

zione o l’attività;- la descrizione della voce (una o più proposizioni in grado di descrivere la funzione o la

materia considerata in modo comprensibile anche da utenti esterni).Nelle voci del piano di classificazione è opportuno evitare la presenza di voci generiche,come ad esempio la denominazione “VARIE”, o simili, poiché i documenti così classificatidiventano, di fatto, irreperibili.


Il piano di classificazione deve essere aggiornato periodicamente (almeno ogni due anni).

b. Modalità di esecuzione dell'operazione di classificazione dei documentiLa classificazione è l'operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo unordinamento logico, in relazione alle competenze, alle funzioni e alle attività dell'Ammini-strazione. Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione facente parte del piano diconservazione dell'archivio.Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal sup-porto sul quale sono formati, devono essere classificati (a cura degli operatori e degli uffici).

c. Formazione ed identificazione dei fascicoliI documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supportosul quale sono formati, possono essere riuniti in fascicoli.La formazione di un nuovo fascicolo avviene con l'operazione di “apertura'' che comporta, alminimo, la registrazione delle seguenti informazioni:- indice di classificazione;- numero del fascicolo;- oggetto del fascicolo;- data di apertura;- area organizzativa omogenea ed ufficio utente produttore.

6. A S SEGNAZIONE, REC A P I TO E PRESA IN CARICO DEI DOCUMENTI

a. Il processo di assegnazione dei documentiPer assegnazione di un documento, come già descritto nel precedente articolo10, s’intendel'operazione di individuazione dell'ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affareo procedimento amministrativo. Tale ufficio nel seguito sarà denominato “ufficio utente dicompetenza''.Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una diseguito all'altra, fino ad arrivare all'ufficio utente di competenza.

b. Recapito e p resa in carico dei documenti ricev u ti su supporto cartaceoI documenti ricevuti dall'AOO-CME “Basilicata” su supporto cartaceo, anche se acquisiti informato immagine con l'ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, se-gnatura di protocollo ed assegnazione vengono trasmessi agli uffici di competenza via PRO-MIL e ritirati in originale dal Capo Ufficio / Sezione / UO competente (archivio corrente).Gli uffici/utente di competenza, al momento della ricezione dei documenti tramite il PRO-MIL, eseguono l'operazione di “presa in carico''; tale operazione è tracciata e visionabile da-gli organi preposti (tracciabilità del documento).

c. Recapito e p resa in carico dei documenti ricev u ti su supporto informatico


I documenti ricevuti dall'AOO-CME “Basilicata” per via telematica, o comunque su suppor-to informatico, sono trasmessi agli uffici utenti di competenza al termine delle operazioni diregistrazione e di segnatura di protocollo.La ”presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automa-tico (sistema interoperabile) e la data di ingresso dei documenti negli uffici utente di compe-tenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.

d. Modifica delle assegnazioniNel caso di un'assegnazione errata, l'ufficio che riceve il documento, provvede a trasmetterel'atto al Nucleo PROMIL inserendo la nota “TRASMISSIONE ERRATA, DOCUMENTONON DI COMPETENZA DI QUESTO UFFICIO”, altrimenti, in caso di protocollo inter-no, lo re-inoltra all'ufficio che lo ha erroneamente trasmesso.Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di tutti questi passaggi, memo-rizzando, per ciascuno di essi, l'identificativo dell'utente che effettua l'operazione con la datae l'ora di esecuzione.

7. SPEDIZIONE DEI DOCU M ENTI

a. Spedizione dei documenti su supporto cartaceoI documenti da spedire su supporto cartaceo, dopo essere stati firmati ed eseguite le opera-zioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione,verranno consegnati al personale preposto alla spedizione già imbustati e riepilogati su di-stinta firmata a cura dei Capi Ufficio / Sezione / UO.

b. Spedizione dei documenti informaticiLo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediantemessaggi conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIMEdefinito nelle specifiche pubbliche RFC 821 -- 822, RFC 2045 -- 2049 e successive modifi-cazioni ed integrazioni denominato INTEROPERABILE.Per Interoperabilità si intende la possibilità di scambiare dei documenti elettronici tra AOOdi una stessa P.A. o P.A. diverse utilizzando una casella di posta elettronica. Ogni AOO hauna sua casella di posta detta “Istituzionale” utilizzata per ricevere i documenti elettronici daaltre AOO.Le modalità di composizione e scambio dei messaggi tra le singole AOO, il formato della co-difica, le misure di sicurezza sono conformi alle disposizioni contenute nella Circolare AIPA7 mag. 2001, n. 28.I documenti informatici sono trasmessi all'indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ov-vero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.Per la spedizione dei documenti informatici, l'AOO-CME “Basilicata” si avvale di un servi-zio di Posta Elettronica Istituzionale (PEI) offerto da un soggetto in grado di assicurare lariservatezza e la sicurezza del canale di comunicazione; di dare certezza sulla data di spedi-zione e di consegna dei documenti, facendo ricorso al “time stamping'' e prevedendo il rila-scio di ricevute di ritorno elettroniche.


Con l’aggiornamento del sistema PROMIL alla versione 5.0 è stata abilitata la procedurainteroperabile che permette lo scambio di documenti direttamente con il PROMIL (FunzioneInteroperabilità) con l’ausilio della casella di PEI: [email protected] .La spedizione con il sistema INTEROPERABILE non assicura una ricevuta di avvenu-ta consegna qualora la spedizione venga fatta a indirizzi che non rientrano nel circuitodegli indirizzi PEI.L'operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state com-pletate le operazioni di verifica della validità amministrativa della firma, registrazione di pro-tocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione.Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anche l'archiviazio-ne delle ricevute elettroniche di ritorno.

8. ARCHIV I A ZIO N E DEI DOCUMENTI

a. ArchivioL’archivio è la raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque formati dall’Ammini-strazione nell’esercizio delle funzioni attribuite per legge o regolamento, per il consegui-mento dei propri fini istituzionali.Gli atti formati e/o ricevuti dall’AOO sono collegati tra loro da un rapporto di interdipenden-za, determinato dal procedimento o dall’affare al quale si riferiscono (Vincolo archivistico).Essi sono ordinati e archiviati in modo coerente e accessibile alla consultazione; l’uso degliatti può essere amministrativo, legale o storico.Pur considerando che l’archivio è unico per ogni AOO, per motivi tecnico-organizzativi e diresponsabilità, viene convenzionalmente suddiviso in tre entità: corrente, di deposito e stori-ca.(1) Archivio corrente

Costituito dagli atti relativi ad affari e a procedimenti amministravi in corso di istruttoriae di trattazione o comunque verso i quali sussista ancora un interesse.A titolo informativo, il Codice Civile prevede le seguenti forme di prescrizione:

art. 2946: salvo i casi in cui la legge dispone diversamente i diritti si estinguono per prescrizione con il decorso di 10 anni;

art. 2947: il diritto al risarcimento del danno derivante dal fatto illecito si prescrive in 5 anni dal giorno in cui il fatto si è verificato.

(2) Archivio di depositoInsieme degli atti relativi ad affari e a procedimenti amministravi conclusi. Detti atti nonrisultano più necessari per il corrente svolgimento dei procedimenti amministrativi; ver-so tali documenti può, tuttavia, sussistere un interesse sporadico.

(3) Archivio storicoCostituito dagli atti relativi ad affari e a procedimenti amministravi conclusi da oltre 40anni e destinati alla conservazione perenne presso gli archivi di Stato, previo operazionidi scarto effettuate da apposita commissione.

b. Archiviazione dei documenti analogici (cartacei)


mailto:[email protected]

I fascicoli cartacei dell'archivio corrente (costituiti da documenti cartacei in originale) sonoconservati negli uffici utente di competenza e formati nonché custoditi, a cura dei Responsa-bili dei procedimenti amministrativi.Successivamente e con cadenza annuale (di massima) ogni Ufficio-utente p otrà versare ildocumento“originale”presso l'archivio centrale (Nucleo PROMIL).

c. Archiviazione dei documenti informaticiI documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al terminedelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei, acquisite con l’ausilio di scanner, sonomemorizzate nel sistema, in modo non modificabile, dopo le operazioni di registrazione e se-gnatura del protocollo e al termine del processo.

9. ACCESSIBILITÀ AL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

a. GeneralitàIl controllo degli accessi è il processo che garantisce agli utenti autorizzati l’impiego delsistema di protocollo informatico secondo le funzionalità a essi assegnate.Le credenziali di accesso al sistema (userà e password) sono del tutto personali e il loro usoricade sotto la responsabilità di ciascun utente cui sono assegnate. Pertanto, consegnate lecredenziali di accesso, è fortemente consigliato modificare la password.

b. Accesso da parte degli u ffici utenteLa riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal si-stema, attraverso l'uso di profili utente e password. In Allegato “H” il format per la richiestadi credenziali per l’accesso al sistema.E’ previsto l’uso della DELEGA per il personale che si assenta per periodi superiori alle 24ore (assenze programmate). Il dipendente che si assenta, delega autonomamente un di-pendente facente parte della stessa UO alla visualizzazione dei documenti ricevuti sullapropria scrivania, inserendo la data di inizio delega e la data di termine. Per assenze impre-viste, superiori alle 24 ore, il RDS, su espressa volontà del Comandante, può attivarel’Amministratore PROMIL affinché venga effettuata una delega forzata.L'operatore che effettua la registrazione di protocollo di un documento inserisce preventi-vamente il livello di riservatezza ritenuto necessario, se diverso da quello standard applicatoautomaticamente dal sistema.In modo analogo, l'ufficio che effettua l'operazione di apertura di un nuovo fascicolo ne fissaanche il livello di riservatezza.Al minimo, sono da considerarsi “riservati” i documenti:- legati a vicende di persone o a fatti privati particolari;- dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento

dell'azione amministrativa.Per questa tipologia di documenti, si utilizza la funzione “PROTETTO”.


c. Accesso da parte di utenti e s terni al CME “Basilicata”L'accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti esterni all'AOO-CME “Basilicata” è realizzato mediante l'impiego di sistemi di riconoscimento ed autenti-cazione basati sulla carta d'identità elettronica o firma digitale.Agli utenti riconosciuti ed abilitati alla consultazione sono rese disponibili tutte le informa-zioni necessarie e sufficienti all'esercizio del diritto di accessori documenti amministrativi.

d. Accesso da parte di altre AOO o a l tre Pubbliche AmministrazioniL'accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre aree organizzati-ve omogenee, od altre pubbliche amministrazioni, è realizzato applicando le norme ed i crite-ri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle P.A.In questi casi, sono rese disponibili le seguenti informazioni:- il numero e la data di protocollo, ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta

dell'oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;- il numero e la data di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso il numero e

la data di protocollo attribuiti dall'Amministrazione al documento spedito.

10. SICUREZZA DEI DATI, ACCESSO AL PROCEDIMENTO E TUTELA DEL DIRITTO DI “PRIVACY”

a. Sicurezza dei datiLa detenzione agli atti di documenti aventi valenza di atti pubblici impone che, per l’intero loro ciclo di vita, il sistema di gestione debba poter assicurare: - la immediata individuazione della posizione attuale del documento; - la sua certa esistenza nel tempo; - la sua integrità fisica; - la tutela dell’informazione. Nell’ambito della AOO-CME Basilicata tali requisiti sono soddisfatti sulla base: - della sicurezza generale posta in essere nella Caserma “DE Rosa” con il servizio di

sorveglianza ;- delle forme organizzative in essere;

- delle procedure operative in essere;

- dell’impiego del registro unico di protocollo;

- delle previste verifiche/parifiche periodiche;

- della disponibilità e dell’uso di idonee predisposizioni (locali, armadi, scaffali, ecc.) perla custodia/conservazione (ciascuna UO dispone di armadi che consentono una correttagestione dell’archivio corrente, mentre l’archivio di deposito è ubicato in appositi localiautonomi, accessibili al solo personale preposto, dotati di apposite scaffalature);

- delle procedure in essere in materia di esercizio del diritto di accesso e di tutela deldiritto alla Privacy.

A tale proposito, con l’introduzione del protocollo informatico, è prioritaria la definizione di adeguati livelli di accesso alla documentazione, che assicurino la visione, la gestione e l’immissione di documenti al solo personale effettivamente autorizzato allo scopo.


b. Esercizio del diritto di accesso ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241 In relazione al proprio ruolo funzionale, il CME Basilicata può essere destinatario di“istanza di accesso al procedimento amministrativo”. Il Capo V della Legge, agli artt. da 22 a 28, riconosce il diritto di accesso ad attiamministrativi della P.A. a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazionigiuridicamente rilevanti, e detta i principi generali ai quali si deve informare l’attivitàdell’Amministrazione in materia. Con rinvio integrale alla Legge 241/90 ed alle relative disposizioni di attuazione e/omodificazioni e integrazioni quali: - il DPR 27-06-92 n. 352, che regolamenta l’esercizio del diritto di accesso e i casi di

esclusione dallo stesso;- la direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 11-10-1994 sui “principi per

l’istituzione ed il funzionamento degli Uffici Relazioni con il Pubblico” prevede, perquesti, l’esercizio delle attività relative al capo III della citata L. 241 (partecipazione alprocedimento amministrativo) ed al diritto di accesso, nonché la gestione dei flussi diinformazione all’utenza relativamente agli atti amministrativi, ai procedimenti posti inessere dalla P.A., ai tempi ed ai responsabili degli stessi;

- il DM Difesa 14-06-95 n. 519 individua alcune categorie di documenti dell’A.D.sottratte al diritto di accesso;

- la legge 11-02-2005 n. 15, che ha apportato modifiche ed integrazioni alla legge base; - di seguito si indicano le predisposizioni operanti al riguardo presso l’Ufficio.

c. Trattazione del procedimento di accesso e adempimenti di ordine gestionale Ai sensi ed in applicazione della legge 241/90 e successive modificazioni/integrazioni, pertutti i procedimenti nei quali il CME Basilicata interviene, il responsabile del procedimentoamministrativo si identifica nella figura del Comandante (quale dirigente dell’U.O.competente a formare l’atto ed a detenerlo in forma stabile). È istituito presso ciascun Ufficio apposito registro di “carico/scarico” delle richieste diaccesso. L’istanza di accesso al procedimento amministrativo, comunque pervenuta al CME, èinoltrata al Capo Ufficio competente alla trattazione (se in forma scritta, è soggetta apreventiva protocollazione). Il Capo Ufficio provvede alla sua registrazione sul prescritto registro delle istanze. L’accesso ai documenti può avvenire in via informale o formale: - accesso in via informale: consiste nella richiesta, formulata anche verbalmente, di

indicazione del documento, esibizione dello stesso, estrazione di copia; in tal caso ilCapo Ufficio, coadiuvato dal Capo Sezione, verificata la titolarità del dirittodell’interessato, provvederà in merito ed apporrà evidenza dell’avvenuto accesso suapposito registro. Qualora emergessero dubbi in merito all’identità del soggetto, alla suatitolarità di un interesse per la tutela di una situazione giuridicamente rilevante o – inultimo – qualora l’esercizio del diritto di accesso comportasse il coinvolgimento di


eventuali controinteressati, l’accesso informale verrà negato e l’interessato verrà invitatoa riproporre istanza di accesso in via formale;

- accesso in via formale: il richiedente compila un modulo di richiesta o scrive unalettera, indicando la motivazione per il rilascio di una copia del documento, individuandoil documento o i documenti ai quali intende esperire l’accesso.

In relazione agli aspetti di ordine formale ed ai contenuti di merito, il Capo Ufficio,coadiuvato dal Capo Sezione competente: - se l’istanza è incompleta, nel termine massimo di gg. 10, richiederà quanto difetta a

mezzo raccomandata A/R o Fax (art. 4, comma 6 DPR 352 cit.); in tal caso, il termine di30 gg. per la conclusione del procedimento di accesso, disposto dal comma 5 art. 4 DPR352 cit., sospeso in concomitanza della richiesta di perfezionamento dell’istanza,ricomincerà a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata;

- se l’istanza è riconosciuta inammissibile, predispone e sottopone alla firma del Direttoreo suo sostituto/delegato la comunicazione finale (sostenuta da circostanziatamotivazione); la comunicazione deve essere prodotta nei termini di legge;

- se l’istanza è riconosciuta ammissibile, procede al reperimento (presso la UOcompetente per lo specifico procedimento amministrativo) di tutte le informazioni (informa di nota sottoscritta dal Capo Ufficio, corredata dalla pertinente documentazioneeventualmente presente agli atti, in duplice copia - una per il richiedente, una che restaagli “atti” dell’Ufficio), necessarie per la predisposizione della comunicazione finale dasottoporre in firma al Comandante; ove necessario, in ragione della natura e/o dello statodi avanzamento del procedimento, provvede alla predisposizione delle comunicazioniintermedie (a firma del Comandante) che si possano rendere necessarie. Il ritiro delle copie da parte del richiedente avverrà presso l’Ufficio competente; l’invioper posta ordinaria della documentazione sarà consentito solo dopo aver ricevuto lemarche da bollo necessarie; il valore delle marche da bollo verrà individuato in base allanormativa vigente e una volta applicate saranno annullate con il datario; agli attidell’ufficio rimarrà la fotocopia del documento d’identità della persona richiedente;verrà inoltre data evidenza dell’avvenuto accesso formale con la registrazione dellegeneralità dell’interessato in calce alla domanda; le comunicazioni intermedie econclusiva dovranno essere prodotte nei termini di legge;

- se dall’esame dell’istanza emerge che la competenza della relativa trattazione è daricondursi ad autorità sovraordinata al CME, l’Ufficio provvede ad inoltrare l’istanzamedesima a detta autorità, dandone contestuale comunicazione all’istante; il parere delCME potrà essere accluso su base di opportunità, ovvero secondo le direttive in materiadell’autorità competente; l’adempimento deve essere effettuato con massimasollecitudine.

d. Duplicazione di documenti e autenticazione I documenti acquisiti agli atti possono essere duplicati, sulla base di motivate esigenze,mediante fotoriproduzione (non soggetta a particolari forme di registrazione ocontabilizzazione).


Quando sia necessaria la duplicazione in forma di copia autenticata di documento agli atti, lacopia riprodotta deve essere munita della attestazione di conformità sottoscritta dalpersonale preposto e di bollo di Stato, oltre alle marche da bollo necessarie. Affinché la copia possa fare fede come originale, è necessario che riporti: - timbro dell’Ente;- attestazione di conformità con l’originale; - luogo e data del rilascio; - nome, cognome e qualifica di colui che rilascia l’attestazione; - firma per esteso in calce; - impronta del sigillo di Stato; - indicazione del numero di fogli impiegati e, nel caso di copia costituita da più fogli,

firma a margine di ciascun foglio. A puro titolo esemplificativo si forniscono, qui di seguito, i modelli di dichiarazione di con-formità per i casi più frequenti:- per documento prodotto dall’Ufficio e conservato agli atti:

Questa copia, composta di ______ fogli (ciascuno con seconda facciata non utilizzata),E’ CONFORME AL DOCUMENTO ORIGINALE PRODOTTO DALL’UFFICIO EDETENUTO AGLI ATTI.

- per documento acquisito dall’Ufficio e detenuto agli atti:Questa copia, composta di _______ fogli (ciascuno con seconda facciata non utilizzata),E’ CONFORME AL DOCUMENTO ACQUISITO DALL’UFFICIO IN ______________________(*) E DETENUTO AGLI ATTI. (*) COPIA SEMPLICE oppure COPIA AUTENTICATA

Per le ipotesi non contemplate negli esempi che precedono sarà possibile fare ricorso ad undiverso tipo di dichiarazione, ma sempre nel rispetto delle prescritte formalità.

e. Tutela della riservatezza I documenti, le banche dati e il protocollo devono essere trattati secondo le modalità e per lefinalità indicate dal D.lgs 30 luglio 1999 n. 281 e dal D.lgs 30 giugno 2003 n.196 conl’osservanza delle regole di deontologia e di buona condotta.

f. Accesso alle informazioni Il personale dell’Ufficio/Sezione autonoma/UO competente per materia, preposto allatrattazione del procedimento, è abilitato ad accedere al documento per ogni necessitànell’ambito dell’azione d’ufficio. Il restante personale del CME può essere autorizzato dal Responsabile dell’UO competentead accedere al documento per sola consultazione laddove sussistano motivate ragioni.


ELENCO DEGLI ALLEGATI

Allegato “A” - Definizioni e acronimi

Allegato “B” – Organigramma e codice identificativo dell’AOO-CME Basilicata

Allegato “C” - Nomine del Comandante responsabili del servizio

Allegato “D” – Flusso della corrispondenza in arrivo e partenza

Allegato “E” – Registro di emergenza

Allegato “H” - Modulo di richiesta account per accesso al sistema PROMIL


Allegato “A”

DEFINIZIONI DEGLI ACRONIMI E DEI TERMINI UTILIZZATI

ACRONIMO SIGNIFICATO

ACL Access Control List

AIPA Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione

AOO Area Organizzativa Omogenea

CA Certification Autority

CIRC Circolare AIPA 7maggio 2001 AIPA/CR/28

CNIPA Centro Nazionale per l'Informatica nella PubblicaAmministrazione

CT CENTRO Tecnico per la Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione

DIR Direttiva SMD-I-004

DIT Directory Information Tree

DPCM Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ott.2000

DPR Decreto del Presidente della Repubblica n.445/2000

DTD Document Type Definition (insieme dei documenti con caratteri uniformi)

IAOO Indice delle Aree Organizzative Omogenee

IPA Indice delle Pubbliche Amministrazioni

IUO Indice delle Unità Omogenee

LDAP Lightweight Directory Access Protocol

LDIF Data Interchange Format

MANUALE Manuale di gestione

PA Pubblica Amministrazione

PC Posta Certificata

PEC Posta Elettronica Certificata

PI Protocollo Informatico

R.U.P.A. Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione

RDP Registrazione Di Protocollo

RDS Responsabile Del Servizio di protocollo informatico

RE Registro di Emergenza

RU Referente Unico per il protocollo informatico per l'AD.,l'IPA e la PEC

SDP Segnatura di Protocollo

TU Testo Unico

UO Unità Organizzativa

XML Extensible Markup Language (linguaggio di marcatura standard adottato dall'AIPA)

A-1

Allegato “A”

TERMINE DEFINIZIONE

AMMINISTRAZIONE Comando Militare Esercito Basilicata

TESTO UNICODPR 28 dicembre 2000, n.445, recante il testo unico delle disposizioni legisla-tive e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA

AOO: un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’Amministrazioneche opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della do-cumentazione in modo unitario e coordinato [cfr. art. 2, comma 1,lettera n)del DPCM 31 ottobre 2000]

UFFICIO UTENTEComando, ufficio o nucleo autonomo dell’area organizzativa omogenea cheutilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica deidocumenti [cfr. art. 2, lettera o), del DPCM 31 ottobre 2000]

DOCUMENTO AMMINIS-TRATIVO

Ogni rappresentazione, comunque formata,del contenuto di atti, anche interni,delle pubbliche amministrazioni o, comunque,utilizzati ai fini dell’attivitàamministrativa [cfr. art. 1, comma 1, lettera a), del testo unico]

DOCUMENTO INFOR-MATICO

Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti[cfr.art.1,comma1, lettera b),del testo unico / CAD]

DOCUMENTO ANALOGI-CO (CARTACEO)

Rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti: art.1, let. p)-bis del testo unico / CAD].

DATI ANONIMIDati che in origine, o a seguito di trattamento, non possono essere associati a un interessato identificato o identificabile: art. 4, comma 1, let. n) del Codice di pro-tezione dei dati personali [CODPRI].

DATI PERSONALI

Qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od as-sociazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimen-to a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione per-sonale: art. 4, comma 1, let. b) del [CODPRI].

DATI SENSIBILI

I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni reli-giose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sin-dacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita ses-suale: art. 4, comma 1, let. d) del [CODPRI].

DATI GIUDIZIARI

I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all'art. 3, comma 1del DPR14 novembre 2002 n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di pro-cedura penale: art.4, comma 1, let. e) del [CODPRI].

FIRMA DIGITALE

Risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema dichiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sotto-scrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, ri-spettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integritàdi un documento informatico odi un insieme di documenti informatici [cfr. art.1, comma 1, lettera n), del testo unico]

IMPRONTA DEL DOCU-MENTO INFORMATICO

Sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediantel’applicazione al documento di una funzione matematica di HASH che assicural’univocità del risultato [cfr. art. 1, comma 1, lettere b) e c), del DPCM 8febbraio 1999, recante le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, laconservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anchetemporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del DPR513/97]

GESTIONE DEI DOCU-MENTI

insieme delle attività finalizzate alla formazione, ricezione, registrazione diprotocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento deidocumenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione, nell’ambitodel sistema di classificazione d’archivio adottato [cfr. art. 1, comma 1, lettera q),del testo unico]

SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DO-CUMENTI

Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione edelle procedure informatiche utilizzati dall’Amministrazione per la gestione deidocumenti [cfr. art.1, comma 1, lettera r), del testo unico];

SEGNATURA DI PROTO-COLLO

apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente enon modificabile, delle informazioni che consentono di identificare/individuarein modo inequivocabile il documento stesso [cfr. art. 1, comma 1, lettera s), del testo unico]

A-2

Allegato “A”

ARCHIVIO CORRENTEparte di documentazione relativa ai procedimenti in corso di istruttoria e ditrattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente

ARCHIVIO DI DEPOSITOparte di documentazione relativa a procedimenti esauriti, ma non ancora destinatialla conservazione permanente

ARCHIVIO STORICOcomplesso di documenti relativi a procedimenti esauriti e destinati allaconservazione permanente

TITOLARIO DI CLASSIFI-CAZIONE

schema generale di voci logiche che identificano le funzioni e le attività di unaUO. E' articolato in modo gerarchico al fine di identificare secondo uno schemache va dal generale al particolare, il fascicolo

PIANO DI CONSERVAZIO-NE DI UN ARCHIVIO

piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i criteri diorganizzazione dell'archivio, di selezione periodica e conservazione permanentedei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali [cfr. art. 68, comma 1, del testo unico]

FASCICOLO

Insieme ordinato di documenti che può far riferimento a uno stesso affare, o aduna stessa materia, o ad una stessa tipologia documentaria, che si forma nel corsodelle attività amministrative del soggetto produttore, allo scopo di riunire, a finidecisionali o informativi tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività.Nel fascicolo possono trovarsi inseriti documenti diversificati per formati, natu-ra, contenuto giuridico, ecc., anche se non è infrequente la creazione di fascicoliformati da documenti della stessa tipologia e forma, raggruppati in base a criteridi natura diversa (cronologici, geografici, ecc.).I fascicoli costituiscono il tipo di unità archivistica più diffusa degli archivi con-temporanei e sono costituiti, in base alle esigenze, secondo criteri che sono stabi-liti per ciascuna voce del piano di classificazione al momento della sua elabora-zione o del suo aggiornamento.

FASCICOLAZIONEL’operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicolicorrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi.

SUPPORTO DI MEMORIZ-ZAZIONE

mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate inmodo digitale, su cui l'operazione di scrittura comporti una modifica permanenteed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso [cfr. art. 1, lettera b),della Deliberazione AIPA 30 luglio 1998, n. 24, recante le regole tecniche perl'uso di supporti ottici]

ARCHIVIAZIONE OTTICAoperazione che genera, su di un supporto di memorizzazione, una registrazionecontenente la versione iniziale di una istanza di un documento informatico [cfr.art. 1, lettera i), della Deliberazione AIPA 30 luglio 1998, n. 24]

SERVIZIOServizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi docu-mentali e degli archivi [cfr. art. 61, comma 1, del testo unico]

RESPONSABILE DEL PRO-CEDIMENTO AMMINI-STRATIVO (RPA)

Il RPA s’identifica con il dipendente della PA cui è affidata la gestione del proce-dimento amministrativo. È il Dirigente dell'unità organizzativa interessata che as-segna a sé, oppure a un altro dipendente dell'unità, il ruolo di responsabile delprocedimento.

POSTA ELETTRONICA CE-TIFICATA (PEC)

La PEC, fornisce un servizio di messaggistica che sfrutta gli standard propri del-la posta elettronica, e assicura al mittente l’attestazione di avvenuta ricezione delmessaggio e al destinatario la garanzia dell’identità del mittente. Questo serviziocomprende altre funzionalità per permettere: confidenzialità, integrità, tracciabi-lità e storicizzazione del messaggio.La PEC istituzionale è strettamente connessa all’IPA, ove sono pubblicati gli in-dirizzi di posta certificata associati alle AOO e alle funzioni organizzative previ-ste dalle Pubbliche Amministrazioni.È necessario tenere presente che, utilizzando la PEC, viene rilasciata al mittenteuna ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, contestualmente alla disponi-bilità del messaggio stesso nella casella di posta elettronica del destinatario, indi-pendentemente dall’avvenuta lettura da parte del soggetto destinatario.Tale ricevuta indica al mittente che il messaggio è effettivamente pervenutoall’indirizzo elettronico dichiarato dal destinatario e certifica la data e l’oradell’evento.

POSTA ELETTRONICA ISTITUZIONALE (PEI)

La PEI è la e-mail istituita da ciascuna AOO attraverso la quale possono esserericevuti i messaggi da protocollare.

A-3

Allegato “B”

MODELLO ORGANIZZATIVOAOO - Comando Militare Esercito “`Basilicata”

1. Denominazione dell'AOO: Comando Militare Esercito “Basilicata”;

2. Codice identificativo dell'AOO: M_D E24463;

3. Data di istituzione: 19 dicembre 2007 con attivazione effettiva 11 febbraio 2008;

4. Indirizzo postale: Comando Militare Esercito “Basilicata” Via Ciccotti, 32 - 85100 Potenza;

5. Indirizzo di posta elettronica: [email protected];

6. Indirizzo PEC: [email protected];

7. Organigramma e Unità Organizzative del CME “Basilicata: insieme degliUffici/Sezioni/Utenti che compongono l'AOO con la loro articolazione gerarchica a denomina-zione del Servizio istituito nell'ambito dell'area:



Segue allegato “B”

Att e nzion e : il nome account per il login al sistema non indica la posizione organica all’internodell’infrastruttura ma completa le sole credenziali di accesso.

PERSONALE MILITARE

N. GRADO COGNOME E NOME ACCOUNT1 Col. NINIVAGGI Donato donato.ninivaggi2 Col. DI BIASIO Lucio lucio.dibiasio3 Col. LATORRE Pietro Oronzo pietro.latorre4 Ten. Col. CORTESE Guglielmo guglielmo.cortese5 Ten. Col. PERNISCO Rocco rocco.pernisco6 Ten. Col. CAVALLO Giuseppe giuseppe.cavallo7 Ten. Col. VENEZIA Emanuele emanuelevenezia8 Ten. Col. CORBISIERO Giovanni giovanni.corbisiero9 Ten. Col. SMALDINI Luigi luigi.smaldini10 Ten. Col. REPOLE Pietro pietro.repole11 Ten. Col. SIMONE Gaspare gaspare.simone12 Magg. GIAMPA’ Francesco francesco.giampa’13 Magg. MOLINARI Maurizio maurizio.molinari14 Cap. QUINTO Vito capgestfin15 1° Mar. Lgt. ALA Antonio antonio.ala16 1° Mar. Lgt. ASQUINO Pasquale addsezass117 1° Mar. Lgt. DI SCIPIO Filippo filippo.discipio18 1° Mar. Lgt. QUARTARONE Francesco canuconfdc19 1° Mar. Lgt. ZACCAGNINO Donato matruffsuff20 1° Mar. Lgt. BRISCESE Donato donato.briscese21 1° Mar. GRIPPO Giuseppe adsezpersmil22 1° Mar. MAGNO Emanuele addsezpersmil23 1° Mar. SANTORO Bartolomeo cagestsist24 1° Mar. PASCARETTA Luigi addsezass225 Mar. Ca. VARRASO Rocco cteplsupp26 Serg. Magg. Ca. FILOMENA Gefri gefri.filomena27 Serg. Magg. Ca. RAGONE Umberto addsildcoll28 Serg. Magg. LAROSSA Vito ctesqserv29 Serg. Magg. RUSSO Daniele daniele.russo30 C.le Magg.Ca.Sc BUCCI Gianluca gianluca.bucci31 C.le Magg.Ca.Sc CAMMAROTA Giuseppe giuseppe.cammarota32 C.le Magg.Ca.Sc CANDIA Rocco Aurelio addpipr33 C.le Magg.Ca.Sc CIRIACO Rocco rocco.ciriaco34 C.le Magg.Ca.Sc FALVINO Michele michele.falvino35 C.le Magg.Ca.Sc FAMULARE Rocco rocco.famulare36 C.le Magg.Ca.Sc FILIPPI Giorgio giorgio.filippi37 C.le Magg.Ca.Sc FILITTI Michele michele.filitti38 C.le Magg.Ca.Sc GRIECO Alessandro alessandro.grieco39 C.le Magg.Ca.Sc LAURIA Antonio antonio.lauria40 C.le Magg.Ca.Sc MAIORANO Vincenzo vincenzo.maiorano41 C.le Magg.Ca.Sc MARCANTONIO Donatello donatello.marcantonio42 C.le Magg.Ca.Sc MARTONE Giuseppe addsezsic43 C.le Magg.Ca.Sc MECCA Carmine Donato mecca.carmine44 C.le Magg.Ca.Sc MOLINARI Carmine Domen. domenico.molinari

B-2


Segue allegato “B”

45 C.le Magg.Ca.Sc PICCOLO Giovanni giovanni.piccolo46 C.le Magg.Ca.Sc SABIA Angelo angelo.sabia47 C.le Magg.Ca.Sc SANTARSIERO Vincenzo vincenzo.santarsiero48 C.le Magg.Ca.Sc SCAIANO Ezio ezio.scaiano49 C.le Magg.Ca. GIORGIO Giovanna giovanna.giorgio50 C.le Magg.Ca. MASTRONARDI Bruno gruno.mastronardi51 C.le Magg.Ca. SANTORO Pino pino.santoro52 C.le Magg.Ca. ALA Biagio biagio.ala53 C.le Magg.Ca. COLUCCI Leonardo leonardo.colucci

PERSONALE CIVILE

N. QUALIFICA COGNOME E NOME ACCOUNT1 Funz. Amm. CERULLO Debora debora.cerullo2 Funz. Amm. FOLIGNO Alessandra alessandra.foligno3 Funz. Amm. FORLENZA Matteo matteo.forlenza4 Funz. Amm. LOPARDI Caterina caterina.lopardi5 Ass. Amm. BILOTTI Donato donato.bilotti6 Ass. Amm. CAPOZZI Paolo paolo.capozzi7 Ass. Amm. CARBONE Domenico adsezpre18 Ass. Amm. CRISTIANO Roberto admpromil9 Ass. Amm. DIGILIO Giuseppe giuseppe.digilio10 Ass. Amm. FORESTA Angelo angelo.foresta11 Ass. Amm. LAGUARDIA Nicola casegrcte12 Ass. Amm. LA TORRE Luciano addgestfin13 Ass. Amm. LOPARDO Luciano luciano.lopardo14 Ass. Amm. OSTUNI Giuseppe giuseppe.ostuni15 Ass. Amm. PAROLA Giorgio g.parola16 Ass. Amm. PIETRAGALLA Raffaello matrtruppa17 Ass. Amm. PUCA Franco addmat18 Ass. Amm. RAMUNNO Alessandra alessandra.ramunno19 Ass. Amm. RIVIELLO Pasquale pasquale.riviello20 Ass. Amm. ROSSI Iolanda iolanda.rossi21 Ass. Amm. SABATO Felice felice.sabato22 Ass. Amm. TEDESCO Roberto roberto.tedesco29 Ausil. ROMANO Gerardino gerardino.romano

N. UTENTI DI SISTEMA(necessari al corretto funzionamento del sistema, non sono inseriti in nessuna UO)

1 UTENTE DI SERVIZIO M_DE24463

Tutte le modifiche, aggiunte o rimozioni/sospensioni relative agli utenti e/o ai titolare delleU.O., verranno trattati direttamente dall’RDS senza formulare variante al presente manuale,a differenza delle modifiche apportate alle UO che, successivamente alle modifiche apportate,creeranno variazione/aggiunta.

B-3


EL E NCO DE L LE NOMINE

Responsabile del Servizio (RDS):Ten. Col. Gaspare Salvatore SIMONENominato con foglio prot. n. 0007648 del 28/11/2016.

Vicario del Responsabile del Servizio1 e sostituto del responsabile dell’archivio del servizio diprotocollo Informatico: 1° Mar. Bartolomeo SANTORONominato con Lettera prot.n. M_DE24463 – 0002119 del 29/03/2017

Amministratore PROMIL:Assistente Amministrativo Roberto CRISTIANONominato con foglio prot. n.0001927 del 10/03/2016.

Responsabile dell’archivio del servizio di protocollo Informatico: C.le Magg. Ca. Sc. VincenzoSANTARSIERONominato con foglio prot.n. M_DE24463 – 0000703 del 01/02/2017

1 In caso di contemporanea assenza del RDS e del Vicario, anche solo per un giorno, deve comunque, essere nominato, con atto formale, un dipendente della AOO che svolga il ruolo di RDS.

Allegato alla 3^ Serie di AA.VV. al “Manuale di gestione del Protocollo Informatico ed. 2016” trasmessa con let. N. M_DE24463/0002366 del 07/04/2017

Allegato “D”

FLUSSO DELLA CORRISPONDENZA IN ARRIVO / PARTENZA

LA DOCUMENTAZIONE CARTACEA DOVRÀ ESSERE UTILIZZATA FINO A QUANDO LAFIRMA ELETTRONICA NONDIVENTERÀOPERATIVA

1. CORRISPONDENZA IN ARRIVOTutta la documentazione cartacea deve rimanere presso l'ufficio utente in quanto, utilizzando ilPROMIL, rimane la prevista traccia di tutte le azioni amministrative operate ai vari livelli. A par-tire dal 3 giugno 2008, tutti i documenti in entrata, uscita e interni del CME “Basilicata”, verran-no archivia ti e custoditi presso l’archivio centralizzato del Nucleo Protocollo del Comando e ge-stito dal personale preposto e nominato con lett. n. 0001681 e 0001682 del 18/03/2015 e succ.AA.VV.Tutta la posta viene inserita in appositi raccoglitori, fanno eccezione i documenti relativi a:

- gare di appalto, che dovranno avere la segnatura di protocollo sulla busta ed essere ar-chiviati elettronicamente nel ProMil solo dopo che la prevista Commissione avrà apertole buste (Vds. art. 25 del presente manuale);

- documentazione sanitaria contenente la patologia (art. 26 del presente Manuale); - amministrativi che devono essere trattati lavorando su originale (Fascicoli personali, fat-

ture, esame del giudicato penale ai fini disciplinari, inchieste disciplinari).

a. Posta Militare OrdinariaSi intende come posta militare ordinaria la corrispondenza, non classificata, prodotta da altreAAOO e UO appartenenti all'Amministrazione della Difesa. Tale corrispondenza è recapitata alla AOO mediante:

- Corriere abilitato del Comando interessato (prelevamento occasionale presso gli OrganiCentrali Roma/Napoli/Palermo);

- Posta Centrale di Potenza (prelevamento giornaliero a cura Nucleo Posta);- Scambio Posta Enti Vari (consegna al Nucleo Posta da parte dei corrieri abilitati).

L’utilizzo della posta ordinaria deve essere limitato al minimo indispensabile, solo ed esclu-sivamente per tutta quella documentazione che necessita di tale strumento e della pratica ori-ginale, tutta la restante documentazione deve essere scambiata con strumenti elettronici.

b. Consegna della Posta Militare Ordinaria al Nucleo Protocoll o La corrispondenza ritirata dal Corriere abilitato viene consegnata, appena possibile, al Nu-cleo Protocollo con apposita distinta in duplice copia, firmata per ricevuta dal personale pre-posto e vistata per l’assegnazione dei livelli di visibilità, dal responsabile del protocollo infor-matico.La corrispondenza ritirata alla Posta Centrale dal Nucleo Posta e/o ad esso consegnata daicorrieri degli Enti viene consegnata giornalmente al Nucleo Protocollo, con apposita distinta(per la corrispondenza trasmessa a mezzo raccomandata o assicurata).Tutta la predetta corrispondenza viene inserita nel PROMIL (salvo quanto indicatonell’Alle-gato“D”) per l'invio in forma digitale agli aventi titolo.

F-1

Allegato “D”

c. Consegna della Posta Speciale al Nucleo ProtocolloLa corrispondenza ritirata dal personale preposto viene consegnata all’RDS che ne valuteràl’eventuale apposizione di segnatura di protocollo in entrata.

d. Ritiro d ella corrispo n denza prot o coll a ta da p arte d e lle U O

La posta protocollata viene ritirata dal Capo Ufficio interessato alla trattazione della praticaper competenza mediante apposizione di firma sul Registro di Protocollo giornaliero, in cor-rispondenza del numero di segnatura.

e. Posta ricevuta tramite casella di posta elettronica istitu z io n aleSi intende per posta elettronica istituzionale, tutta la corrispondenza inviata al ComandoMilitare Esercito Basilicata tramite la Casella di Posta Elettronica descritta nell’art. 10comma 1. La corrispondenza di cui sopra viene controllata e “scaricata” dal personale delNucleo protocollo tramite ricezione interoperabile direttamente nel sistema Promil.

f. Casi particolar i - Corrispondenza consegnata direttamente alle UO, Uffici e settori responsabili

Il documento consegnato ``a mano'' potrà essere considerato ufficiale soltantosuccessivamente alla protocollazione. Pertanto, lo stesso dovrà essere consegnato alNucleo Protocollo che provvederà, ricevutane l’autorizzazione dall'Ufficialeresponsabile, ad inserirlo nel flusso normale della corrispondenza in arrivo.

- TelefaxIl documento trasmesso per telefax direttamente a UO, Uffici o settori responsabili potràessere considerato ufficiale, di rilevanza amministrativa e/o giuridica, soltanto seprotocollato. Pertanto, lo stesso dovrà essere consegnato al Nucleo Protocollo che provvederà,ricevutane l’autorizzazione dall'Ufficiale responsabile, ad inserirlo nel flusso normaledella corrispondenza in arrivo.

- MessaggiIl sistema della messaggistica presso l'AOO è già informatizzato e gestito dal programmaE-Message e segnatura di protocollo con il PROMIL. La ricezione e l’invio avvengono unicamente presso il Nucleo Protocollo Informatico.Il protocollo di arrivo e di partenza pertanto, viene apposto dal predetto Nucleo Protocol-lo che provvede all'inoltro dei messaggi come avviene per la restante posta, velocizzandol'inoltro a seconda della classifica del messaggio stesso.

2. CORRISPONDENZA IN PARTENZAIl documento in partenza è quello formato, nell'esercizio delle proprie competenze, da una UOdell'AOO e destinato ad un'altra UO all'interno dello stesso ente, ad altre AOO della stessaAmministrazione o ad altre Amministrazioni.La corrispondenza in partenza, una volta ultimate le autorizzazioni e le firme sul documento(quindi pronto per la partenza) da parte della UO mittente, viene consegnato al nucleo protocollo

F-2

Allegato “D”

per la registrazione e il successivo inoltro (a meno dell’utenza legata all’Ufficiale di Control-lo/Addetto alla Sezione Sicurezza, il quale potrà trattare autonomamente i documenti inuscita contenenti “Informazioni Non Classificate Controllate”, in seguito a quanto dispostocon messaggio n.10277/SIC2/1.14.9.5 datato 08.05.2015 di STATESERCITOSICUREZZA-ROMA).La corrispondenza interna, protocollata secondo quanto indicato agli artt. 14 e 15 del predettomanuale, viene scambiata direttamente tra le UO.

Per la corrispondenza interna tra le UO del Comando, in assenza di scanner e/o di firma digitale,è possibile inviare documenti con l’apposizione della dicitura “Documento firmato in originale ecustodito agli atti di questo ufficio), in ogni caso l’inoltro dello stesso, deve avvenire dalla perso-na che lo “Firma” o che autorizza.Tutti i documenti INTERNI e in USCITA, devono essere inoltrati in for m ato non m odificabile,PDF e/o quelli previsti , è consentito l’invio di allegati contenenti altri tipi di file ma solo in for-mato di cartella compressa.

a. Documenti non soggetti a protocolla z ione in arrivo e in parten z aI documenti di cui alla SEZIONE V-Articolo15delManualedi Gestione del Protocollo In-formatico vengono consegnati direttamente dal Nucleo Posta al destinatario che, se ne riterràopportuna la segnatura di protocollo invierà il documento al PI per le operazioni previste.Il loro invio, invece, è condizionato dal possesso del titolo di autorità legittimata alla spedi-zione, secondo le norme amministrative.In particolare, saranno osservate le seguenti modalità di spedizione:- Invio ad Enti Militari e/o Civili e/o privati cittadini:- Inoltro al Nucleo Posta senza protocollazione, con distinta firmata dall'autorità che ne di-

spone l'invio ed autorizzazione all'inoltro del responsabile del protocollo informatico;- Invio di telegrammi ad Enti Militari e/o Civili e/o privati cittadini: - Inoltro al Nucleo Posta senza protocollazione, con distinta firmata dall'autorità che ne di-

spone l'invio e autorizzazione all'inoltro del responsabile del protocollo informatico.

b. Precisa z i oniIl documento o il file allegato, primariamente associato al numero di protocollo, non può es-sere più rimosso (come previsto dalle legge). Nei casi di erronea allegazione l'operatore do-vrà richiedere l'annullamento del protocollo. Viceversa, le allegazioni successive al do-cumento principale possono essere dissociate se considerate erronee (se abilitati alla funzio-ne).Gli operatori devono comunicare tempestivamente al Responsabile del Servizio di ProtocolloInformatico la necessità di annullamento di un numero di protocollo.La corrispondenza destinata contemporaneamente ad Enti esterni e ad Uffici interni và tratta-ta come posta in uscita.La corrispondenza ``E-message' 'non deve essere considerata come``Supporto documento in-formatico'' bensì ``cartaceo'' in quanto, tutti i messaggi ricevuti con E-message, non arrivanodirettamente nel Sistema PROMIL ma vengono inseriti dall’operatore dopo aver effet-tuato la stampa del documento (messaggio) e sottoposto alla visione del responsabile prepo-sto, associando (con stampa e digitalizzazione del documento o associazione di file) glieventuali allegati.

F-3

FLUSSO POSTALE DELLA CORRISPONDENZA IN ENTRATA AL CME “BASILICATA”

Sono esclusi i documenti non soggetti a protocollazione come indicati alla lettera “e” dell’art. 4 del presente Manuale di Gestione

Nucleo Protocollo/RDS� Riceve tutta la posta e stampa i

documenti ricevuti come posta “digitale”

� Divide tutta la posta per “uffici” � Effettua il login al sistema PROMIl� Registra e assegna il N. di

protocollo al documento apponendo la SDP

� Predispone la visione al Capo di Stato Maggiore e al Comandante

Capo Sezione/RP� Effettua il Login al sistema PROMIL� Riceve la posta assegnata dal Capo

Ufficio/Sezione � Ne cura l’elaborazione sul PROMIL� Archivia il documento cartaceo

eventualmente ricevuto

FLUSSO CARTACEO� Posta ordinaria tramite ritiro presso

Uf. Postale di Potenza� Consegna diretta al Comando� Telefax

FLUSSO DIGITALE � Posta Elettronica Istituzionale� Posta Elettronica Certificata� E-Message(una volta stampati, seguono il flusso cartaceo)

Allegato “D” Annesso

Stato Maggiore e al Comandante

Capo di Stato Maggiore� Riceve tutta la posta cartacea e

digitale (stampata)� Inserisce a penna le indicazioni per

la successiva visione al Comandante

Solo In caso di assenza del Cte

Restituisce la posta vistata al RDS/Nucleo Protocollo per il successivo

inoltro/consegna ai Capi Ufficio/RPA

Comandante� Riceve tutta la posta cartacea e

digitale (stampata) e vistata dal Capo di Stato Maggiore

� Inserisce a penna le indicazioni e/o le note

Capo Ufficio/Sezione/RP� Effettua il Login al sistema PROMIL� Riceve la posta assegnata anche in

copia cartacea originale (se per competenza) e tramite PROMIL

� Smista la posta (tramite Promil) e consegna la copia originale cartacea al RPA per la trattazione e l’archiviazione

D-ANNESSO-1

FLUSSO POSTALE DELLA CORRISPONDENZA IN USCITA DAL CME “BASILICATA”

Sono esclusi i documenti non soggetti a protocollazione come indicati alla lettera “e” dell’art. 4 del presente Manuale di Gestione

RP/Capo Sezione� Stila il documento e lo sottopone alla firma del Capo Ufficio e/o del Ca.SM

e/o del C.te in base a quanto disposto con direttiva del Comandate delCME.

FLUSSO CARTACEO� Posta ordinaria tramite Uf. Postale di

Potenza� Consegna diretta � Telefax

FLUSSO DIGITALE � Posta Elettronica Istituzionale� Posta Elettronica Certificata� E-Message(una volta stampati, seguono il flusso cartaceo)

Documento interno

Documento esterno

Allegato “D” Annesso 1

� Effettua il Login al sistemaPROMIL

� Assegna il n. di protocollo alDocumento firmato

� Digitalizza il documento (se inpossesso di scanner) o associa ildocumento precedentementedigitalizzato

� Ne cura l’inoltro al/ai CapoUfficio/Sezione/RP

� Archivia la copia cartacea deldocumento originale firmato

� Consegna il documento firmato alNucleo protocollo che:

� Effettua il Login al sistemaPROMIL

� Assegna il n. di protocollo alDocumento firmato

� Digitalizza il documento� Ne cura l’inoltro tramite il

servizio di inoltro specificatosulla lettera

PEC P O E-M T-FAX

� Restituisce copia e ricevuta diinoltro (se inoltrato diversamenteda PEI – PROMIL) al pdcindicato sul documento

D-ANNESSO-2

Allegato “E”

GESTIONE D E L R E GISTRO D'EMERGENZA

PIANO DI CONSERVAZ IO NE DELL'ARCHIVIO

1. Gestione del Regis t ro di emergenzaNelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico,ogni evento deve essere registrato su un supporto alternativo (cartaceo), denominato Registro diemergenza (RE).Su questo registro devono essere riportate:

la causa;

la data e l'ora di inizio dell'interruzione;

data e l'ora del ripristino della piena funzionalità del sistema;

eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal responsabile del protocollo informatico.Il registro di emergenza viene sostanzialmente a configurarsi come un repertorio del protocollounico:ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numerodi protocollo, seguendo senza soluzioni di continuità la numerazione del protocollo unico rag-giunta al momento dell'interruzione del servizio.A tale registrazione, nel campo previsto,verrà associato il numero di protocollo e la data di regi-strazione del relativo protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza etrasferiti nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri:

uno del protocollo di emergenza;

uno del protocollo unico.Ilregistrod'emergenzadeveesseregestitodalresponsabile della protocollazione inentrata,tutteleUO,chedovrannoprotocollareinuscita,dovrannocontattaredetto responsabileperl'acquisizione delnumero di protocollo. Al ripristinodeiserviziinformatici,il responsabile del registro d'emergenza-dovràprovvedereallaconsegnadello stessoall'amministratoredelsistema,ilquale provvederàallatra-scrizionenella banca dati dei protocolli utilizzati nel periodo di interruzione.

2. Piano di conservazione dell'arc h i vioa. Trasferimento dei docu m e n ti all ' archivio d i d e posito

Almenounavoltaall'annoilresponsabilediognisingolaUO delservizioperlagestionedeiflussi do-cumentaliedegliarchiviprovvedeatrasferirefascicolieserie documentarie,relative a proce-dimenticonclusi,inappositoarchiviocostituitopresso ciascunaUOopressoidoneaarea (archivio)individuata. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoliele serie che avevano nell'archivio correnteocomunqueeinognicaso,unafacile localizzazionedella documentazione, anche numerica rilevabiledal registro protocollo.

b. Disposizioni per la c on serva z i one d egli a r chi v i

Ilservizioperlagestionedei flussidocumentaliedegliarchivielaboraedaggiornailpianodiconservazionedegliarchivi,integratoconilsistemadiclassificazione e/onumerazione,perladefinizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, diselezione periodica e di conser-vazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni contenute nel D.P.R.30settembre1963, n. 1409 e successive modifiche e integrazioni.

Deidocumentiprelevatidagliarchivideveessere tenutatracciadelmovimentoeffettuato edellarichiesta di prelevamento.

E-1

Allegato “E”

L'archiviazione e la custodia dei documenti sono regolate dallaL.31dicembre 1996, n.675 e i relativi regolamenti di attuazione.

c. Archivi s toriciIdocumentiselezionatiper laconservazionepermanentesonotrasferiti, contestualmenteaglistru-mentichenegarantisconol'accesso,negliArchividiStato competenti per territorioo nella separa-ta sezione diarchivio, secondo quanto previsto dal DPR 30 settembre 1963, n. 1409.

E-2

Allegato “F”

COMANDO MILITARE ESERCITO “BASILICATA”MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO,

DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO

TITOLARIO DI ARCHIVIO DELL'ESERCITO ITALIANO (Ed. 2006)

CLASS 1° LIVELLO 2° LIVELLO 3° LIVELLO 4° LIVELLO

1 organizzazione

1.1 attivita' comunicativa

1.2 attivita' legislativa

1.2.1 attivita' comunicativa

1.2.2 leggi e decreti

1.3 dottrina

1.3.1 dottrina nazionale

1.3.2 dottrina nato

1.3.3 dottrina internazionale

1.4 pubblicazioni militari

1.4.1 pubblicazioni di carattere generale (cat.1)

1.4.2 pubblicazioni di carattere dottrinale eaddestrativo (cat. 2)

1.4.3pubblicazioni di carattere tecnico (cat.

3)

1.4.4pubblicazioni di carattere storico-

culturale (cat. 4)

1.4.5 pubblicazioni interforze

1.5 stanag

1.5.1 serie 1000

1.5.2 serie 2000

1.5.3 serie 3000

1.5.4 serie 4000

1.5.5 serie 5000

1.5.6 serie 6000

1.5.7 serie 7000

1.5.8 pubblicazioni alleate

1.6 norme e regolamenti

1.7 decorazioni e onorificenze

1.7.1 normativa


1.7.3 provvedimenti

1.8 ordinamento

F1

Allegato “F”


1.8.1 normativa

1.8.1.1 predisposizione norme ordinamento della f.a.

1.8.1.2 vessilli / onorificenze / araldica / ricompense

1.8.1.3 aspetti ordinativi relativi al personale


1.8.3 sviluppo documenti ordinativi(organici)

1.8.3.1 struttura della f.a.

1.8.3.2 area operativa

1.8.3.3 area infrastrutture

1.8.3.4 area internazionale

1.8.3.5 area interforze

1.8.3.6 area tecnico-amministrativa

1.8.3.7 organizzazione centrale

1.8.3.8 organizzazione territoriale

1.8.3.9 organizzazione scolastica

1.8.3.10 organizzazione logistica

1.8.3.11 gruppi di lavoro

1.8.3.12 altri dicasteri

1.9rapporti con le autorita'politiche / istituzionali

1.9.1 normativa


1.9.3 supporto all'attivita' legislativa

1.9.4 interrogazioni parlamentari

1.10 rappresentanza militare

1.10.1 normativa


1.10.3 configurazione delle strutture dirappresentanza

1.10.4 elezioni

1.10.5 riunioni

1.10.6 incontri

1.10.7 visite

1.10.8 rapporti con le altre f.a.

1.11 rappresentanze civili

1.11.1 normativa


1.11.3 organizzazioni sindacali nazionali

1.11.4 organizzazioni sindacali locali

F2

Allegato “F”


1.12 funzionamento dellestrutture

1.12.1 normativa


1.12.3 disposizioni interne

1.12.4 periodiche

1.12.5 attivita' di coordinamento

1.12.6 servizi di funzionamento

1.12.6.1 servizi interni

1.12.6.2 servizi di caserma

1.12.7 ricorso servizi esterni

1.12.8 cerimoniale

1.12.8.1 cerimonie

1.12.8.2 visite in ambito nazionale

1.12.8.3 visite in ambito internazionale

1.12.8.4 concorsi ad enti interni alla difesa

1.12.8.5 concorsi ad enti esterni alla difesa

1.12.8.6 attivita' di supporto

1.12.8.7 servizio tipografico

1.12.8.8 servizio fotografico

1.12.9 sistema documentario

1.12.9.1 normativa

1.12.9.2 attivita' comunicativa

1.12.9.3 gestione corrispondenza

1.12.9.4 gestione protocollo ordinario

1.12.9.5 gestione flussi documentali e protocolloinformatico

1.12.9.6 archivi

1.12.10 servizio bibliotecario

1.12.11 memorie storiche

1.13benessere del

personale

1.13.1 normativa


1.13.3 attivita' di carattere socio-ricreativo

1.13.4 attivita' di carattere culturale

1.13.5 attivita' di carattere sportivo

1.13.6 interventi assistenziali per finalita'collettive ed individuali

1.13.6.1 attivita' anafim

F3

Allegato “F”


1.13.6.2 attivita' onaomce

1.13.6.3 altri interventi

1.13.7 altre tipologie di interventi

1.13.8 assistenza sanitaria

1.13.8.1 cure idropiniche e termali

1.13.8.2 assistenza ambulatoriale

1.13.8.3 altre assistenze

1.13.9 concessioni finanziarie

1.13.10 trasporti militari

1.13.11 alloggi

1.13.11.1 normativa


1.13.11.3 assegnazione alloggi

1.13.11.4 risoluzione di contenziosi

1.13.12 organismi di protezione sociale

1.13.12.1 normativa


1.13.12.3 basi logistiche

1.13.12.4 circoli

1.13.12.5 stabilimenti balneari

1.13.12.6 foresterie

1.13.13 convenzioni

1.14 sicurezza

1.14.1 normativa


1.14.3 tutela del segreto di stato

1.14.3.1 normativa

1.14.3.2 violazioni / compromissioni

1.14.3.3 attivita’ volte alla tutela del segreto di stato

1.14.4 istruzioni alla sicurezza

1.14.4.1 indottrinamento periodico

1.14.4.2 indottrinamento occasionale

1.14.5 sistemi di allarme e sorveglianza

1.14.6 servizio di spedizione

1.14.6.1 normativa

1.14.6.2 servizio spedizione in campo nazionale

1.14.6.3 servizio spedizione in campo internazionale

F4

Allegato “F”


1.14.7 accordi di sicurezza

1.14.8 sicurezza infrastrutture militari

1.14.9 sicurezza delle comunicazioni / infosec

1.14.9.1 normativa

1.14.9.2 elaborazione automatizzata dei dati (ead)

1.14.9.3 reti interforze / internazionali

1.14.9.4 reti di forza armata

1.14.9.5 internet

1.14.9.6 intranet

1.14.9.7 apparati ricetrasmittenti

1.14.10 guerra elettronica

1.14.11 attivita' di bonifica ambientale

1.14.12 cooperazione

1.14.13 attivita' di controllo

1.14.13.1 personale

1.14.13.2 materiali / mezzi

1.14.13.3 infrastrutture

1.14.13.4 comunicazioni

1.14.13.5 informatica

1.14.13.6 polizia militare

1.14.14 segnalazioni

1.14.15 autorizzazioni / benestare

1.14.16 gestione delle abilitazioni di sicurezza

1.14.17 omologazioni

1.14.18 disposizioni e direttive

1.15 profilo storico

1.16antinfortunistica, tutelaambientale e gestione

qualita'

1.16.1 antinfortunistica

1.16.1.1 normativa


1.16.1.3 procedure antinfortunistiche

1.16.2 tutela ambientale

1.16.2.1 normativa


1.16.2.3 procedure di tutela ambientale

1.16.2.4 valutazione impatto ambientale (v.i.a.)

F5

Allegato “F”


1.16.2.5 bonifica dell'ambiente

1.16.3 gestione qualita'

1.16.3.1 normativa


1.16.3.3 procedure di gestione qualita'

1.16.3.4 analisi dei quasti

1.16.4 rapporti con enti interni alla difesa

1.16.5 rapporti con enti esterni alla difesa

1.16.6 rapporti con il pubblico

1.17 organizzazione penitenziaria

1.17.1 normativa


1.17.3 rapporti con la magistratura

1.17.3.1 rapporti con la magistratura militare

1.17.3.2 rapporti con la magistratura civile

1.17.4 rapporti con enti interni alla difesa

1.17.5 rapporti con enti esterni alla difesa


1.17.7 gestione matricolare

1.17.8 gestione personale detenuto

1.17.8.1 normativa

1.17.8.2 accettazione

1.17.8.3 gestione del "fascicolo personale detenuto"

1.18 incidentistica

1.18.1 normativa


1.18.3 incidentistica in servizio

1.18.4 incidentistica fuori servizio

1.19 assistenza spirituale

1.19.1 normativa


1.19.3 attivita' di assistenza spirituale

2 pianificazione

2.1 normativa


2.3pianificazione

finanziaria

2.3.1pianificazioneinvestimenti

F6

Allegato “F”


2.3.2 pianificazione esercizio

2.3.3 pianificazione investimenti / esercizioorganismi multinazionali

2.3.4

pianificazionefinanziaria operazioni / missioni fuori

dalterritorio nazionale

2.4 pianificazione delle risorseumane

2.4.1 impiego nel territorio nazionale

2.4.1.1 programmazione periodi di comando

2.4.1.2 programmazione mobilita' interna

2.4.1.3 programmazione attribuzioni specifiche

2.4.1.4 pianificazione decentrata aree d'impiego

2.4.1.5 programmazione incarichi

2.4.2 impiego all'estero

2.4.3 politica d'impiego

2.4.3.1 programmazione avvicendamenti

2.4.3.2 programmazione attribuzioni specifiche

2.4.4 mobilitazione e completamento delleunita'

2.4.4.1 normativa


2.4.4.3 forze di completamento

2.4.4.4 riserva selezionata

2.4.4.5 mobilitazione all'emergenza

2.5pianificazione delle

capacita' di f.a.

2.5.3 pianificazione a lungo termine

2.5.4 pianificazione nazionale

2.5.5 pianificazione nato

2.5.6 pianificazione ue

2.6

trasformazione deicomandi e delle forze in

ambitointernazionale

2.6.1 trasformazioni nato

2.6.2 trasformazioni ue

2.6.3 altre trasformazioni

2.7 analisi esigenze operative

2.8 sviluppo progetti

2.8.1 combat

2.8.2 combat support (cs)

2.8.2.6 nbc

2.8.2.7 attivita' psicologica (psyops)

F7

Allegato “F”


2.8.2.8 cooperazione civile/militare (cimic) e civilaffairs

2.8.2.9 cocim

2.8.3 combat service support (css)

2.9 attivita’ internazionalimultilaterali

2.9.1 normativa

2.9.2 attivita’ comunicativa

2.9.3 finabel

2.9.4 gruppi di lavoro

2.9.5 forze multinazionali

2.10 attivita’ internazionalibilaterali

2.10.1 normativa

2.10.2 attivita’ comunicativa

2.10.3 colloqui tra gli sm degli eserciti

2.10.4 colloqui tecnici di settore

2.10.5rapporti di

cooperazione

2.11 attivita’ con organizzazioniinternazionali

2.11.1 nato

2.11.2 ue

2.11.3 onu

2.11.4 osce

2.11.5 altre organizzazioni internazionali

3 programmazione

3.1programmazione delle

risorse finanziarie

3.1.1 normativa


3.1.3 progetto di bilancio personale

3.1.3.1 elaborazione forza bilanciata

3.1.3.2 previsioni finanziarie

3.1.4 progetto di bilancio settore esercizio

3.1.4.1 formazione e addestramento

3.1.4.2 manutenzione e supporto


3.1.4.4 funzionamento comandi enti

3.1.4.5 interventi assistenziali e benessere personale

3.1.4.6 esigenze interforze

3.1.5 progetto di bilancio settoreinvestimento

F8

Allegato “F”


3.1.5.1 ammodernamento e rinnovamento

3.1.5.2 ricerca e sviluppo

3.1.6 progetto di bilancio concorsi ad altreamministrazioni

3.1.7 progetto di bilancio pensioniprovvisorie

3.1.8 progetto operazioni / missioniall’estero

3.2

programmazione delleattivita' logistiche (gestione

del parco materiali,automezzi e complessivi)

3.2.1 normativa


3.2.3 motorizzazione

3.2.3.1 veicoli ruotati

3.2.3.2 veicoli da combattimento

3.2.3.3 carburanti e lubrificanti

3.2.4 genio

3.2.4.1 macchine movimento terra

3.2.4.2 veicoli speciali

3.2.4.3 attrezzature

3.2.4.4 mine ed esplosivi

3.2.4.5 altre tipologie di materiali

3.2.5 armamento

3.2.6 artiglieria

3.2.7 aves

3.3 programmazione attivita'infrastrutturali

3.3.1 ordinario mantenimento a progetto

3.3.1.1 programmazione annuale

3.3.1.2 programmazione pluriennale

3.3.2 ordinario mantenimento a economia

3.3.3 ammodernamento e rinnovamento

3.3.3.1 programmazione annuale

3.3.3.2 programmazione pluriennale

3.4 programmazione attivita'centri sportivi

3.5 gestione del parcoquadrupedi

3.6programmazione

attivita' geotopocartografica

4 studi, ricerche esviluppo progetti

4.1 attivita' di studio

4.1.1studi giuridico-

finanziari

F9

Allegato “F”


4.1.2 studi strategici

4.1.3 studi logistici

4.1.4 studi ordinativi

4.1.5 studi funzionali

4.1.6 studi sociologici

4.1.7 studio del diritto

4.1.7.1 studio del diritto internazionale ed umanitario

4.1.7.2 studio del diritto penale militare

4.1.7.3 studio del diritto amministrativo

4.1.8 studi normativi

4.1.9 studi scientifici

4.1.10 studi su impiego del personale

4.1.11 implementazione soluzioni innovative

4.1.11.1 logistiche

4.1.11.2 operative

4.1.11.3 addestrative

4.1.11.4 informative

4.1.11.5 organizzative

4.1.11.6 comunicative

4.1.11.7 ordinative

4.1.11.8 amministrative

4.2 consulenza / analisi

4.2.11 attivita' consultiva

4.2.11.1 comitato dei capi di sm

4.2.11.2 comitato di validazione interforze dei requisitioperativi (coviro)

4.2.11.3 comitato misto paritetico (comipa)

4.2.12 attivita' multitematiche

4.2.12.1 attivita' di forza armata

4.2.12.2 attivita' con altre forze armate

4.3 statistica

4.3.1 rilevazioni statistiche

4.3.1.1 risorse umane

4.3.1.2 risorse finanziarie

4.3.1.3 risorse logistiche

4.3.1.4 risorse addestrative

4.3.2 elaborazioni statistiche

4.3.2.1 risorse umane

F10

Allegato “F”


4.3.2.2 risorse finanziarie

4.3.2.3 risorse logistiche

4.3.2.4 risorse addestrative

4.4 standardizzazione


4.4.2 standardizzazione tecnico-amministrativa

4.4.3 standardizzazione tecnico-operativa

4.4.4 standardizzazione infrastrutturale

4.5 ricerca tecnologica

4.5.1 sistemi informativi

4.5.2 infrastrutture

4.5.3 mezzi

4.5.4 materiali

4.5.5 sistemi d'arma

4.5.6 telecomunicazioni

4.5.7 sicurezza

4.6sviluppo progetti diammodernamento e

rinnovamento

4.6.1 ricerca e sviluppo

4.6.1.1 sistemi informativi gestionali

4.6.1.7 nbc

4.6.1.9 materiali del genio

4.6.1.11 sistemi di comando e controllo e dellecomunicazioni

4.6.1.12 sistemi rsta

4.6.1.13 sicurezza

4.6.1.14 sistemi di guerra elettronica

4.6.2 approvvigionamento / realizzazione

4.6.2.1 sistemi informativi gestionali


4.6.2.8 nbc

4.6.2.10 materiali del genio

4.6.2.12 sistemi di comando e controllo e dellecomunicazioni

4.6.2.13 sistemi rsta

4.6.2.14 sicurezza

4.6.2.15 sistemi di guerra elettronica

5 gestione risorseumane

5.1 normativa

F11

Allegato “F”


5.1.1 contratto collettivo nazionale di lavoro

5.1.2 norme d'impiego

5.2selezioni, concorsi e

assunzioni

5.2.1 normativa


5.2.3attivita' organizzativa dei

concorsi/selezioni

5.2.4 concorsi per assunzioni a tempoindeterminato

5.2.5 concorsi per assunzioni a tempodeterminato

5.2.6 assunzioni non concorsuali a tempoindeterminato

5.2.7 assunzioni non concorsuali a tempodeterminato

5.2.8 selezione volontari vfa/vfp

5.2.9 selezione volontari in fermapermanente

5.2.10 altre selezioni

5.2.10.1 orientamento professionale

5.2.10.2 ricerca personale con particolari profilid'interesse

5.2.10.3 gestione del 'fascicolo curriculum vitae"

5.2.11 reclutamento

5.2.12 corsi-concorsi di riqualificazione

5.2.12.1 riqualificazione ordinaria

5.2.12.2 riqualificazione straordinaria

5.2.13 ricorsi e istanze

5.3 mobilita' interna

5.3.1 normativa


5.3.3 servizio isolato

5.3.4 mobilita' d'ufficio

5.3.4.1 alimentazione enti / reparti

5.3.4.2 ristrutturazione / riconfigurazione enti /reparti

5.3.4.3 osmosi tra diverse aree d'impiego

5.3.4.4 reimpiego forza assente

5.3.5 mobilita' volontaria

5.3.5.1 istanze ordinarie

5.3.5.2 istanze straordinarie

5.3.5.3 istanze di avvicendamento reciproco

5.3.6 mobilita' temporanea

5.3.6.1 aggregazioni e distacchi

F12

Allegato “F”


5.3.6.2 assegnazione per attivita' specifiche

5.3.7 mobilita' all'estero

5.3.7.1 rappresentanze diplomatiche

5.3.7.2 organismi internazionali in italia

5.3.7.3 organismi internazionali all'estero

5.3.7.4 posti status internazionale

5.3.7.5 comandi di contingenza

5.3.7.6 impiego personale non contingentato

5.3.7.7 missioni onu

5.3.8mobilita' da

pianificazione

5.3.9 prima assegnazione


5.4 mobilita' traamministrazioni

5.4.1 normativa


5.4.3 comandi

5.4.4 collocamento fuori ruolo

5.4.5 convenzioni

5.4.6 mobilita' definitiva




5.5 mobilita' di altre f.a.

5.5.1 normativa


5.5.3 comandi

5.5.4 mobilita' definitiva




5.6 incarichi

5.6.1 normativa


5.6.3 gestione incarichi dirigenziali

5.6.4 gestione incarichi di funzione

5.6.5 equiparazioni tra gradi militari equalifiche funzionali civili

5.6.6 gestione incarichi dei militari di truppa

F13

Allegato “F”


5.6.6.1 cambio incarico

5.6.6.2 revoca incarico

5.6.7 esoneri dall'incarico per motivi disalute

5.7trattamento giuridico,

economico e matricolare

5.7.1 normativa


5.7.3 ruoli

5.7.4 annullamento debiti individuali

5.7.5 inquadramento giuridico ed economico

5.7.6 stato giuridico

5.7.7 stato matricolare

5.7.8 documentazione caratteristica

5.7.9 avanzamento e promozioni

5.7.10 aspettativa

5.7.11 rapporti informativi

5.7.12 passaggio in diverso profiloprofessionale

5.7.13forme flessibili di

lavoro

5.7.14 trattamenti economici accessori

5.7.15 riammissione in servizio

5.7.16 riassunzione in servizio

5.7.17trattenimento in

servizio oltre il limite d'eta'

5.7.18 inidoneita' al servizio militareincondizionato in modo parziale

5.7.19 decreti di nomina / cessazione incarico

5.7.20 ritenute previdenziali ed assistenziali

5.7.21 fiscalita'

5.7.22 prestiti e cessioni


5.8 disciplina

5.8.1 normativa


5.8.3provvedimenti

disciplinari

5.8.4 sanzioni e procedimenti diresponsabilita' penali

5.8.5 sanzioni e procedimenti diresponsabilita' amministrativi

5.8.6 esposti e denunce


5.9 attivita' di servizio

5.9.1 normativa

F14

Allegato “F”



5.9.3 conferimento elogi, encomi,onorificenze

5.9.4 rappresentanza

5.9.5 gestione presenze / assenze

5.9.6 gestione licenze e permessi

5.9.7 conto annuale del personale

5.9.8 verifica produttivita' efficienza delpersonale civile

5.9.9 verifica efficienza operativa delpersonale militare

5.9.10 interventi assistenziali

5.9.11 sorveglianza sanitaria

5.9.12gestione e rilascio dei

documenti per il personale

5.9.12.1 documenti di riconoscimento

5.9.12.2 tesserini di riconoscimento

5.9.12.3 passaporti di servizio

5.9.12.4 patenti militari di guida

5.9.12.5 altri documenti

5.9.13 infermita' o lesioni dipendenti da causadi servizio

5.9.14 patrocinio erariale

5.9.15 costituzione di parte civile

5.9.16 organizzazione anagrafica

5.9.17 anagrafe delle prestazioni

5.9.18 relazione sul moraledel personale militare e civile della f.a.


5.10 cessazioni

5.10.1 normativa


5.10.3 cessazione per inabilita' assoluta epermanente

5.10.4 cessazione di diritto

5.10.5 dimissioni

5.10.6 collocamento a riposo

5.10.7 dispensa dal servizio per infermita'

5.10.8 decesso


5.11 infortunistica

5.11.1 normativa


F15

Allegato “F”


5.11.3 eventi di particolare gravita' e/orisonanza


5.11.5risarcimento danni per incidentistica

stradale

5.12trattamento di

previdenza e quiescienza

5.12.1 normativa


5.12.3 costituzione posizione assicurativa eindennnita' una tantum

5.12.4 pensione

5.12.5 buonuscita

5.12.6benefici

combattentistici

5.12.7 cassa ufficiali

5.12.8 cassa sottufficiali


5.13contenzioso del

lavoro

5.13.1 normativa


5.13.3 contenziosi

5.14 relazioni sindacali

5.14.1 normativa


5.14.3rappresentanze

sindacali

5.14.4 contrattazione collettiva integrativa

5.14.5 contrattazione collettiva integrativadecentrata

5.14.6 applicazione accordi

5.14.7 rapporti con le autorita' politiche

5.14.8 rappporti con le oo.ss

5.15 gestione del fascicolopersonale

6 gestione risorsefinanziarie

6.1 normativa


6.3 gestione del bilancio settoreinvestimento

6.3.1 normativa


6.3.3 emissione modelli di finanziamento

6.3.3.1 modelli a

6.3.3.2 modelli b

F16

Allegato “F”


6.3.3.3 modelli c

6.3.4richieste integrative

fondi

6.3.4.1 ammodernamento e rinnovamento

6.3.4.2 ricerca e sviluppo

6.3.5 controllo operativo andamento dellaspesa

6.3.5.1 spesa accentrata

6.3.5.2 spesa periferica

6.3.6rendicontazione modelli

d

6.3.7 gestione crediti / debiti con altre f.a.

6.3.8gestione crediti / debiti

con altre amministrazioni

6.3.9variazione /

assestamento di bilancio

6.4 gestione del bilancio settoreesercizio

6.4.1 normativa


6.4.3 emissione modelli di finanziamento

6.4.3.1 modelli a

6.4.3.2 modelli b

6.4.3.3 modelli c

6.4.4 richieste integrative ed assegnazionefondi

6.4.4.1 formazione e addestramento

6.4.4.2 manutenzione e supporto logistico


6.4.4.4 funzionamento comandi enti

6.4.4.5 interventi assistenziali e benessere personale

6.4.4.6 esigenze interforze

6.4.5 controllo operativo andamento dellaspesa

6.4.5.1 spesa accentrata

6.4.5.2 spesa periferica

6.4.6rendicontazione modelli

d

6.4.7 gestione crediti / debiti con altre f.a.

6.4.8gestione crediti / debiti

con altre amministrazioni

6.4.9variazione /

assestamento di bilancio

6.5 contabilita' economica

6.5.1 normativa


6.5.3 piano dei conti

6.5.4 rilevazione costi

F17

Allegato “F”


6.6 rendicontazione

6.6.1 contabilita' economica

6.6.2 contabilita' ordinaria

6.6.3 contabilita' speciale

6.7 disposizioni permanenti

6.7.1 disposizioni amministrative

6.7.1.1 atto dispositivo/amministrativo n.1

6.7.1.2 atto dispositivo n.2

6.7.1.3 altri atti dispositivi / amministrativi

6.7.2 normativa imputazione delle spese

6.8 stato di previsione dellaspesa

6.9 gestione fondi


6.9.2 gestione dei capitoli di bilancio(preavvisi / assegnazioni)

6.9.3 gestione dei fondi delle anticipazioni

6.9.3.1 richieste fondi

6.9.3.2 dichiarazioni di ricevuta

6.9.4 gestione dei fondi delle prenotazioni

6.9.4.1 mandati di pagamento

6.9.5 gestione titoli / ordini

6.9.5.1 titoli / ordini di pagamento

6.9.5.2 titoli / ordini di riscossione

6.9.5.3 titoli / ordini di registrazione

6.10 gestione proventi

6.10.1 normativa


6.10.3dimostrazioni

riassuntive

6.10.4 modelli

6.11 gestione fondo scorta

6.11.1 normativa


6.11.3 attribuzione dei fondi permanenti

6.11.4 situazione delle partite accese di fondoscorta

6.11.4.1 crediti / debiti verso personale

6.11.4.2 crediti / debiti verso altri enti

6.11.5 richieste / solleciti rimborsi

6.12 gestione conto transitorio

F18

Allegato “F”


6.12.1 normativa


6.12.3 situazione delle partite accese di contotransitorio

6.12.4 cassa distaccamenti

6.13 servizi di cassa

6.13.1 deposito firme responsabili

6.13.1.1 cassa di riserva

6.13.1.2 traenza conto corrente postale (c.c.p.)

6.13.1.3 traenza conto corrente bancario (c.c.b.)

6.13.2 pagamenti competenze

6.13.3 versamenti alla tesoreria

6.14 conto annuale

6.14.1 spese per il personale

6.14.2 assenze del personale

6.15 contabilita' ordinaria(funzionario delegato)

6.15.1 normativa


6.15.3 richieste fondi

6.15.4 aperture di credito

6.16 approvvigionamento

6.16.1 normativa

6.16.2 richiesta di approvvigionamento

6.16.3 attivita' contrattuale nazionale

6.16.3.1 normativa


6.16.3.3 convenzioni

6.16.3.4 contenzioso

6.16.3.5 contratti

6.16.3.6 servizi in economia

6.16.4 attivita' contrattuale estera

6.16.4.1 normativa

6.16.4.2 agenzie internazionali

6.16.4.3 altri istituti / ambasciate

6.17trattamento

economico di missione etrasferimento

6.17.1 normativa


F19

Allegato “F”


6.17.3 missioni

6.17.3.1 missioni nazionali

6.17.3.2 missioni estere

6.17.4 trasferimenti

6.17.4.1 trasferimenti nazionali

6.17.4.2 trasferimenti esteri

6.17.5 indennita' di trasferimento

7 gestione risorselogistiche

7.1 normativa


7.3 approvvigionamento

7.3.1 richieste di approvvigionamento

7.3.2 acquisizione a titolo oneroso

7.3.2.1 attivita' contrattuale

7.3.2.2 espropri

7.3.3 ricezione

7.3.4 collaudo

7.3.5 codificazione

7.3.5.1 codificazione transitoria

7.3.5.2 codificazione definitiva

7.4 rifornimenti

7.4.1 distribuzione mezzi / materiali

7.4.1.1 distribuzione interna

7.4.1.2 distribuzione esterna

7.4.2 movimentazione quadrupedi

7.4.3 passaggio di carico

7.5 mantenimento mezzi emateriali

7.5.1 segnalazioni di inconvenienti tecnici

7.5.2 prescrizioni tecniche

7.5.3 richieste lavori

7.5.4 lavorazioni interne

7.5.5 lavorazioni esterne

7.5.5.1 contratti a quantita' indeterminata

7.5.5.2 contratti a quantita' determinata

7.5.5.3 preventivi

7.5.5.4 collaudo

7.5.6 fuori uso

F20

Allegato “F”


7.5.6.1 fuori uso per cause tecniche

7.5.6.2 fuori uso per vetusta' / usura

7.6 mantenimento infrastrutture

7.6.1 richieste lavori

7.6.2 minuto mantenimento

7.6.2.1 minuto mantenimento in territorio nazionale

7.6.2.2 minuto mantenimento fuori area

7.6.3. lavori in economia (ome)

7.6.3.1 lavori in economia in territorio nazionale

7.6.3.2 lavori in economia fuori area

7.6.4 lavori a progetto (omp)

7.6.4.1 lavori a progetto in territorio nazionale

7.7 lavori di ammodernamento /rinnovamento (ar)

7.7.1 lavori di ammodernamento /rinnovamento in territorio nazionale

7.7.1.1 lavori accentrati

7.7.1.2 lavori decentrati

7.7.1.3 lavori presso alloggi demaniali

7.7.2lavori di

ammodernamento / rinnovamento fuoriarea

7.7.2.1 lavori accentrati

7.7.2.2 lavori decentrati

7.8 perdita possesso / utilizzo

7.8.1 normativa


7.8.3 cessioni / prestiti / dismissioni

7.8.3.1 cessione / prestiti / dismissioni temporanee

7.8.3.2 cessioni / prestiti / dismissioni permanenti

7.8.3.3 cessioni / prestiti / dismissioni a titolo gratuito

7.8.3.4 cessioni / prestiti / dismissioni a titolooneroso

7.8.4 alienazione

7.8.4.1 vendita

7.8.4.2 distruzione

7.8.4.3 rottamazione

7.9 contabilita'

7.9.1 conto giudiziale

7.9.2 conto patrimoniale

7.9.3 contabilita' industriale

F21

Allegato “F”


7.9.4 contabilita' lavori

8formazione,

addestramento eaggiornamento

8.1 normativa

8.1.1 normativa nazionale

8.1.1.1 pubblicazioni

8.1.1.2 standing operational procedures (sop)

8.1.1.3 direttive addestrative

8.1.1.4 circolari addestrative

8.1.1.5 normative tecniche

8.1.1.6 manuali tecnico-tattici

8.1.1.7 memorie addestrative

8.1.2 normativa nato

8.1.2.1 pubblicazioni

8.1.2.2 stanag

8.1.3 normativa estera (non nato)

8.2 formazione

8.2.1 formazione di base

8.2.1.1 fase comune

8.2.1.2 fase di specializzazione

8.2.2 formazione avanzata

8.2.2.1 corsi nazionali

8.2.2.2 corsi presso altre f.a. / altre amministrazioni

8.2.2.3 corsi all'estero

8.2.2.4 corsi di lingua

8.2.2.5 corsi di sm (e paritetici)

8.2.2.6 corsi pluritematici

8.2.2.7 corsi di staff

8.2.2.8 corsi per personale straniero

8.2.2.9 corsi di aggiornamento ed attivita' dimantenimento

8.2.2.10 corsi di specializzazione per sottufficiali

8.2.2.11 corsi di specializzazione per volontari ditruppa

8.2.3 professionalizzazione

8.2.3.1 corsi pre-issmi

8.2.3.2 corsi issmi (e paritetici)

8.2.3.3 corsi per ufficiali dirigenti

8.2.4 attivita' universitarie

F22

Allegato “F”


8.2.4.1 corsi universitari

8.2.4.2 corsi post universitari - master

8.2.5 attivita' didattiche

8.2.5.1 lezioni apprese

8.2.5.2 seminari

8.2.5.3 conferenze / lezioni

8.2.5.4 presentazioni

8.2.5.5 convegni

8.2.5.6 cattedre itineranti

8.2.5.7 visite addestrative

8.2.5.8 progettazione interventi formativi

8.2.5.9 e-learning

8.3 attivita' addestrativa /esercitazioni

8.3.1 attivita' di f.a.

8.3.2 attivita' interforze

8.3.3 attivita' multinazionali

8.3.3.1 attivita' bilaterali, visite e scambi

8.3.3.2 esercitazioni nato

8.3.3.3 esercitazioni multilaterali

8.3.3.4 esercitazioni a prevalenza di forza armata

8.3.4 simulazione cax / cpx

8.4 attivita' sportiva

8.4.1 normativa


8.4.3 statuti associazioni sportive militari

8.4.4 premiazioni

8.4.5attivita' di

coordinamento

8.4.6 meeting

8.4.7 attivita' sportiva federale

8.4.8 attivita' sportiva militare agonistica

8.4.9 attivita' sportiva militare non agonistica

8.5 euroformazione

8.5.1 corsi d'informatica

8.5.2 corsi d'inglese

8.5.3 corsi d'imprenditoria giovanile

9impiego dello

strumentooperativo

F23

Allegato “F”


9.1 normativa


9.3concorsi / operazioni

sul territorio nazionale

9.3.1 concorsi per pubbliche calamita' esalvaguardia vita umana

9.3.1.1 trasporto sanitario d'urgenza

9.3.1.2 sar

9.3.2 concorsi per pubblica utilita'

9.3.2.1 campagna antincendi boschivi (aib) -mediante aeromobili

9.3.2.2 campagna antincendi boschivi (aib) - forzeterrestri

9.3.2.3 servizio meteomont

9.3.2.4 rilevamenti e bonifiche nbc

9.3.2.5 consulenze per altre amministrazioni

9.3.2.6 ripristino viabilita' stradale

9.3.2.7 ripristino viabilita' ferroviaria

9.3.2.8 abbattimento edifici abusivi

9.3.2.9 bonifica del territorio da manufatti esplosivi

9.3.2.10 emergenze idriche

9.3.2.11 trasporti con mezzi materiali

9.3.2.12 servizi sostitutivi in caso di scioperi

9.3.3 concorsi per salvaguardia libereistituzioni

9.3.3.1 concorsi per il controllo del territorio

9.3.3.2 concorsi per l'ordine pubblico

9.3.4 concorsi per altre tipologie di esigenze

9.3.4.1 concorsi alle associazioni combattentistiche

9.3.4.2 concorsi ad altre amministrazioni della difesa

9.3.4.3 concorsi alle amministrazioni dello stato

9.3.4.4 concorsi ai privati

9.4 difesa del territorio

9.4.1 gestione della crisi

9.4.1.1 crisi nato - ueo - ue

9.4.1.2 crisi nazionale

9.4.2 sistema d'allarme

9.5operazioni / missioni

fuori dal territorio nazionale

9.5.1 operazioni / missioni onu

9.5.2 operazioni / missioni nato-ueo

9.5.3 operazioni / missioni ue

F24

Allegato “F”


9.5.4operazioni / missioni

osce

9.5.5 operazioni / missioni multilaterali

9.5.6 operazioni / missioni bilaterali

9.5.7 altre tipologie di operazioni / missioni

9.6 informazioni operative

9.6.1 scheda paese

9.6.2 rapporti da organi centrali / comandiorganismi nazionali / internazionali

9.6.2.1 autorita’ nazionale sicurezza

9.6.2.2 stato maggiore della difesa

9.6.2.3 internazionali

9.6.2.4 nato

9.6.2.5 ue

9.6.2.6 carabinieri

9.6.2.7 marina

9.6.2.8 aeronautica

9.6.2.9 altri dicasteri

9.6.3 attivita’ informativa

9.6.3.1 ricognizioni

9.6.3.2 movimenti

9.6.3.3 mezzi / materiali / munizioni

9.6.3.4 gestione sistemi informativi

10 impiego dellostrumento logistico

10.1 normativa


10.3 sanita'

10.3.1 normativa


10.3.3 organizzazione sanitaria di f.a.

10.3.3.1 normativa

10.3.3.2 attivita' comunicative

10.3.3.3 ordinamento professionale

10.3.4 medicina legale

10.3.4.1 normativa


10.3.4.3 commissioni medico - ospedaliere (cmo)

10.3.4.4 vittime di guerra e del terrorismo

10.3.5 medicina preventiva

F25

Allegato “F”


10.3.5.1 normativa


10.3.5.3 prevenzione sanitaria

10.3.5.4 prevenzione radiologica

10.3.6 medicina veterinaria

10.3.7 medicina del lavoro

10.3.7.1 normativa


10.3.7.3 procedure e protocolli sanitari

10.3.7.4 rapporti con enti interni alla difesa

10.3.7.5 rapporti con enti esterni alla difesa

10.3.7.6 rapporti con il pubblico

10.3.8 condivisione interforze delle risorsesanitarie

10.4 trasporti e materiali

10.4.1 normativa


10.4.3 squadre a contatto

10.4.3.1 sul territorio nazionale

10.4.3.2 in ambito internazionale

10.4.4 cooperazione internazionale

10.4.4.1 cessione di materiale

10.4.4.2 attivita' con agenzie internazionali

10.5 commissariato

10.5.1 normativa


10.5.3 vestiario

10.5.4 equipaggiamenti

10.5.5 casermaggio

10.5.6 vettovagliamento

10.5.7 combustibile per riscaldamento

10.6 movimenti e trasporti

10.6.1 normativa


10.6.3 movimenti e trasportisul territorio nazionale

10.6.3.1 operazioni / esercitazioni

10.6.3.2 trasporto materiali

10.6.3.3 trasporto materiali speciali

F26

Allegato “F”


10.6.3.4 trasporto risorse umane

10.6.3.5 trasporto animali

10.6.4movimenti e trasporti

sul territorio internazionale

10.6.4.1 operazioni / esercitazioni

10.6.4.2 trasporto materiali

10.6.4.3 trasporto materiali speciali

10.6.4.4 trasporto risorse umane

10.6.4.5 trasporto animali

10.6.5 impiego enti dipendenti

10.6.6 deleghe istituzionali

10.7 motorizzazione

10.7.1 normativa


10.7.3 veicoli ruotati

10.7.3.1 veicoli commerciali

10.7.3.2 veicoli tattici

10.7..3.3 veicoli speciali

10.7.4veicoli da

combattimento

10.7.4.1 veicoli ruotati

10.7.4.2 veicoli cingolati

10.7.5carburanti e

lubrificanti per autotrazione

10.8 genio

10.8.1 normativa


10.8.3 macchine movimento terra

10.8.4 veicoli speciali

10.8.5 attrezzature

10.8.6 mine ed esplosivi

10.8.7 altre tipologie di materiali

10.9 armamento

10.9.1 normativa


10.9.3 armamento leggero

10.9.4 armamento controcarri

10.9.5 munizioni

10.10 artiglieria

10.11 aves

F27

Allegato “F”


10.12 infrastrutture

10.12.1 normativa


10.12.3 alloggi demaniali

10.12.3.1 normativa

10.12.3.2 censimento

10.12.3.3 costituzione e revoche

10.12.3.4 cartolarizzazione

10.12.3.5 inventario

10.12.3.6 servitu' militari

10.12.3.7 abitabilita' / agibilita'

10.12.3.8 nulla osta

10.12.3.9 disciplinari tecnici

10.12.3.10 donazioni a terzi

10.12.3.11 contenziosi

10.12.4 impiego delle infrastrutture attive

10.12.4.1 normativa


10.12.4.3 aspetti ambientali

10.12.4.4 sicurezza delle infrastrutture








10.12.5impiego areeaddestrative

10.12.5.1 normativa

10.12.5.2 gestione poligoni

10.12.5.3 gestione aree addestrative

10.12.5.4 gestione impianti sportivi

10.12.6 impiego delle infrastrutture non attive

10.12.6.1 normativa


10.12.6.3 aspetti ambientali


F28

Allegato “F”








10.12.6.11 cartolarizzazione

10.12.7 permute infrastrutture

10.13sistemi di

comunicazione

10.13.1 normativa


10.13.3 sistemi informativi

10.13.3.1 gestionali di f.a.

10.13.3.2 gestionali interforze / internazionali

10.13.3.3 operativi di f.a.

10.13.3.4 operativi interforze / internazionali

10.13.4 reti

10.13.4.1 interforze / internazionali

10.13.4.2 di forza armata

10.13.4.3

10.13.4.4 internet

10.13.4.5 intranet

10.13.5 sistemi trasmissivi

10.13.5.1 sistemi infrastrutturali

10.13.5.2 sistemi campali

10.13.5.3 sistemi satellitari

10.13.5.4 sistemi radio

10.13.5.5 sistemi di utente

10.14 cartografia (dati geospaziali)

10.14.1 normativa


10.14.3 rapporti con altre amministrazioni

10.14.4 attivita' del comitato militaregeografico (comigeo)

10.14.5 campagna geotopocartografica

11 controllo

11.1 normativa


F29

Allegato “F”


11.3 attivita' ispettiva

11.3.1 ispezioni preventive - addestrative

11.3.2 ispezioni operative

11.3.3 andamento degli uffici

11.3.4 attivita' del nucleo ispettivo centrale(nic)

11.3.5 attivita' del comitato europeoprevenzione torture

11.4controllo di legittimita' amministrativa

11.4.1 normativa


11.4.3 resa contabilita'

11.4.4 ispezioni amministrativo- contabili

11.4.5 danni / accertamenti / responsabilita'

11.4.6 monitoraggio aderenza procedurale -amministrativa

11.5 controllo interno di gestione

11.5.1 normativa


11.5.3 analisi e studi su progetti / obiettivi /azioni amministrative

11.5.4 monitoraggio obiettivi e progetti

11.5.5 individuazione e valutazione obiettivi

11.5.6 contabilita' economica

11.5.7valutazioni

amministrative / contabili per ilcontenimento della spesa

11.5.8 elaborazione dati

11.6 consuntivazione

11.7 valutazioni e verifiche

11.7.1 verifica rispondenza requisiti normativi

11.7.2 verifica controllo armamenti

11.7.3 valutazioni tecnico- tattiche

11.7.4 valutazioni e verifiche sportive

11.7.5 controllo iter procedurale

11.8 validazione

11.8.1 validazione nazionale

11.8.2 validazione nato (opeval)

12

pubblicainformazione,

comunicazione estampa

12.1 attivita' di comunicazione

12.1.1 rapporti con altri enti interni alla difesa

F30

Allegato “F”


12.1.2 rapporti con altri enti esterni alla difesa


12.1.4rapporti con i mass-

media

12.1.5 diffusione comunicati

12.2 giornalismo

12.2.1 attivita' giornalistica

12.2.2 attivita' di supporto giornalistico

12.3 attivita' promozionale diimmagine

12.3.1 iniziative pubblicitarie

12.3.2 mostre e convegni

12.3.3promozionereclutamento

12.3.4 produzioni audiovisive

12.3.5 visite

12.3.5.1 visite studenti

12.3.5.2 visite enti e associazioni

12.3.6 attivita' museale

12.4 ricerca storica

12.4.1 rapporti con altri enti interni alla difesa

12.4.2 rapporti con altri enti esterni alla difesa


12.4.4rapporti con i mass-

media

12.5 gestione crisi comunicative

12.6 analisi e valutazione sullepubblicazioni

12.7 editoria

12.7.1 proposte editoriali

12.7.2 iniziative editoriali

12.8 pubblicistica militare

12.9 organizzazione dellemanifestazioni

12.10 gestione dellecomunicazioni in rete

12.11 monitoraggio attivita' dicomunicazione

12.12 partecipazione attivita'espositive

12.12.1 partecipazione in ambito nazionale

12.12.2 partecipazione in ambito internazionale

F31

COMANDO MILITARE ESERCITO “BASILICATA”

PROTOCOLLO INFORMATICO

Assegnazioni credenziali di accesso al sistema PROMIL

Io Sottoscritta, Funz. Amm. Alessandra FOLIGNO in qualità di Responsabile del servizio

Protocollo Informatico del Comando Militare Esercito “Basilicata” denominata AOO M_D E24463,

in base a quanto previsto dall'articolo 61, comma 3 del D.P.R. 28-12-2000 n. 445 e in seguito alla

richiesta formulata dal Capo Ufficio/Sezione__Capo di Stato Maggiore CME "BASILICATA______,

assegno le procedure d’ingresso per il sistema PROMIL al

_Ten. Col. Giuseppe FASANO_ in quanto l’utente risulta essere inquadrato

nell’ambito di U.O. di questo Comando.

Il Responsabile del Servizio

Funz. Amm. Alessandra FOLIGNO

Potenza lì, _____01/08/2016___

NOME ACCOUNT giuseppe.fasano

PASSWORD temporanea

PROFILO ASSEGNATO capo sezione

Creazione account effettuata in data in data __26/07/2016_________ e consegnato all’interessato.

NOME ACCOUNT giuseppe.fasano

PASSWORD temporanea

PROFILO ASSEGNATO capo sezione

Firma per ricevuta

____________________________

Potenza lì, ___________

Da compilare a cura dell’interessato

L’Amministratore PROMIL Ass. Amm. Roberto CRISTIANO

Ritagliare lungo questa linea e consegnare all’interessato

COMANDO MILITARE ESERCITO “BASILICATA” Caserma “DE … · 1. PRINCIPI GENERALI a. Premessa II...

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