Bộ mã trong doanh nghiệp

Biên tập: Cao Cự Chức

Nguồn:

- Internet

- Kiến thức nhân loại

Phục vụ quản trị & phân tích

Chuẩn hóa các loại dữ liệu trong công ty

Tổng hợp số liệu, phân tích số liệu dễ dàng

Kiểm soát chi phí, cân đối với kết quả cần đạt

Làm cơ sở để lập kế hoạch kinh doanh, lập ngân sách

Làm cơ sở để ra các quyết định quản lý

Tại sao cần bộ mã ?

Trước khi tiến hành đặt mã, câu hỏi quan trọng nhất cần trả lời là mục đích quản trị của mình là gì, nguồn lực (con người, tiền bạc) của mình có tới đâu để làm cho phù hợp

Ví dụ sơ đồ tổ chức đơn giản

Sơ đồ tổ chức là một yếu tố cơ bản để xácđịnh nhu cầu quản trị và phương pháp đặtmã: nếu nguồn lực hạn chế thì làm đơngiản, tuy nhiên cần cân nhắc đến sự pháttriển của công ty trong thời gian tới

Các đối tượng cần đặt mã

Kinh nghiệm cho thấy không nên sử dụng nhiều hơn 6

ký tự dù các thông tin cần quản lý nhiều như thế nào

”“

Trung tâm chi phí là gì ?

Mỗi một đơn vị trong công ty đều sử dụng tiền (ngân sách)

Tiền sử dụng được sử dụng cho một số mục đích nào đó

Cần theo dõi, quản lý và kiểm soát số tiền mỗi đơn vị sử dụng

So sánh số tiền bỏ ra và kết quả đạt được để tính hiệu quả

Mỗi đơn vị được gọi là một trung tâm chi phí (dựa trên sơ đồ tổ chức)

Trung tâm chi phí là cơ sở để lập kế hoạch (ngân sách)

Ví dụ sử dụng ngân sách:

Hạng mục chi phí là gì ?

Ví dụ

Là tên gọi các khoản chi tiêu của công ty

Dùng tên giống nhau, thống nhất cho một loại chi phí

Mã TTCP Tên trung tâm chi phí Mã HMCP Tên hạng mục chi phí

PKD Phòng Kinh doanh TLUO Tiền lương

PMK Phòng Marketing DTIN Điện thoại, Internet

PKT Phòng Kế toán VPPH Văn phòng phẩm

PMH Phòng Mua hàng TKHA Tiếp khách

Ví dụ trung tâm chi phí và hạng mục chi phí

- Phương pháp đặt mã, đặt tên phải nhất quán

- Chỉ một người phụ trách đặt mã

- Hạng mục chi phí nên sử dụng 4 ký tự vì một số công ty hạng mục chi phí rất nhiều, 3 ký tự không xử lý nổi

Ví dụ mã khách hàng, nhà cung cấp

Đối tượng công ty bán hàng được gọi là khách hàng

Đối tượng công ty mua sản phẩm, dịch vụ được gọi là nhà cung cấp

Mã KH Tên khách hàng

CTHO01 Công ty TNHH Thiện Oanh

CDND01 Công Ty Cổ Phần TM Dược Phẩm Ngọc Đông

CDTN01 Công Ty TNHH Thảo Dược Đại Thiên Nương

CCTI01 DNTN SX-TM-DV Công Tiến

Mã NCC Tên nhà cung cấp

VVCB01 Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam

VA4H01 Công Ty TNHH SX-DV-TM 3A4H

VKNA01 Công Ty TNHH MTV Khởi Nguyên An

VKNG01 Công Ty TNHH MTV Bao Bì Khang Nguyễn

Bắt đầu bằng chữ C (Customer)

3 ký tự gợi nhớ

Số thứ tự, bắt đầu bằng 01

Nếu 5 ký tự đầu trùng thì chuyển sang 02

Bắt đầu bằng chữ V (Vendor)

3 ký tự gợi nhớ

Số thứ tự, bắt đầu bằng 01

Nếu 5 ký tự đầu trùng thì chuyển sang 02

Ví dụ phân nhóm

Để quản lý tốt cần đưa các mặt hàng cùng tính chất vào cùng một nhóm để dễ phân tích sau này

Ví dụ mã thành phẩm

Mã SP Tên sản phẩm Size Batch Series

CGTH01 Chả giò thịt heo 0520T X01-5215

HCTO01 Há cảo tôm 2505H X02-4815

- Gói 500 g- 20 gói/thùng

- Gói 250 g- 5 gói/hộp giấy

- SX tại xưởng 01- Tuần 52- Năm 2015

Nếu sản phẩm phức tạp, cần

bổ sung số series

Ví dụ các loại mã khác

- Trừ thành phẩm, 6 nhóm đầu tiên có cách đặt mã giống nhau

- Ký tự thứ 1 dùng để phân nhóm sản phẩm (vd: nguyên liệu hay phụ liệu)

- Ký tự thứ 2 dùng để mô tả một tính chất nào đó (tôm/cá/carton/hộp giấy)

- Ký tự thứ 3-4 dùng để mô tả các tính chất khác

- 2 ký tự cuối cùng là ký tự số, bắt đầu từ 01 99

Ví dụ: NSHE01 – thịt heoBTA101 – Thùng carton A1 – 25x45x5

ỨNG DỤNG TRONG PHÂN TÍCH

Tại sao chi phí bán hàng tăng, tăng ở các

khoản nào ?

Mã TTCP TTCP Mã chi phí Hạng mục/Tên chi phí Tháng 1 Tháng 2 Tháng 11 Tháng 12 Tổng cộng

DOM Phòng bán hàng nội địa 12,254,813 6,617,391 11,239,119 13,486,943 145,040,369

TLUO CP tiền lương 2,195,262 1,917,300 1,277,873 1,533,448 15,958,769

BHXH Bảo hiểm XH, BHYT, KPCĐ 217,320 217,320 144,880 173,856 1,759,541

VCHU CP vận chuyển 9,842,231 4,482,771 9,731,939 11,678,326 125,255,444

THUE Thuế và lệ phí - - - - 412,512

DTHO CP điện thoại, internet, cáp, EMS, DHL... - - 83,670 100,404 504,657

PCKT Chuyển khoản đi ngoài tỉnh khác TP Hồ Chí Minh - - - - 11,061

HHMG CP hoa hồng, chiết khấu - - - - 1,000,000

TBAY CP trưng bày - - - - 48,311

PCKH Chuyển khoản trong TP Hồ Chí Minh - - 758 909 16,364

KOHD Không có hóa đơn - - - - 73,711

KHAC CP khác - - - - -

EXP Phòng bán hàng xuất khẩu 70,679,388 43,934,705 101,419,755 121,703,706 1,217,059,733

TLUO CP tiền lương 6,911,800 6,347,942 5,399,632 6,479,558 75,956,837

BHXH Bảo hiểm XH, BHYT, KPCĐ 605,234 605,414 602,680 723,216 6,927,877

TBLX Phí thông báo LC xuất khẩu 208,556 314,738 704,685 845,622 5,058,431

PPCN Phí phát chuyển nhanh LC xuất 1,856,193 1,075,503 861,950 1,034,340 12,269,821

NHNN Phí ngân hàng nước ngoài 10,104,762 6,048,013 5,473,177 6,567,813 77,580,713

DPTX Điện phí TT LC xuất ( Điện khác) 54,475 26,658 - - 735,747

PTCX Phí thông báo tu chỉnh LC xuất 127,804 54,425 244,078 292,893 1,366,988

TBCT Phí thanh toán bộ chứng từ xuất khẩu 4,233,388 2,225,382 3,118,951 3,742,741 38,706,265

BHIE CP mua bảo hiểm 3,904,652 - 5,923,937 7,108,725 61,510,131

VCHU CP vận chuyển 14,692,583 18,816,833 19,138,492 22,966,191 218,736,400

PNCR Phí nâng cont rỗng 1,592,423 1,059,848 2,190,151 2,628,181 23,108,247

CTAU CP cước tàu 14,403,571 2,654,683 7,889,000 9,466,800 155,754,242

CTDV Phí chứng từ & dịch vụ ( DO) 1,276,123 641,400 - - 4,040,724

HBCX Hạ bãi chờ xuất cont 2,007,538 1,349,696 2,295,002 2,754,002 27,300,714

PHCR Phí hạ cont rỗng - 29,545 - - 29,545

DTHO CP điện thoại, internet, cáp, EMS, DHL... 64,084 42,956 - - 107,040

HHMG CP hoa hồng, môi giới 5,679,536 - 44,303,021 53,163,626 469,537,705

KNGH CP kiểrm nghiệm, kiểm dịch, chiếu xạ - - - - 86,750

KOHD Không có hóa đơn 2,956,667 2,641,667 3,275,000 3,930,000 38,011,667

KHAC CP khác - - - - 233,892

TỔNG CỘNG 98,258,828 61,031,708 128,362,818 154,035,381 1,493,834,731

Ví dụ phân tích chi phí bán hàng

Mỗi một chi phí được gắn vớimột đơn vị sử dụng sẽ cho bứctranh toàn cảnh chi phí của từngđơn vị.

Điều này có thể thực hiện đượcdễ dàng với một hệ thống mãhóa chuẩn và áp dụng triệt để,kỷ luật cao.

Áp dụng rất tốt trong việc kiểmsoát ngân sách.

Cần so sánh cùng kỳ năm trước, tìm ra các nguyên nhân thay đổi, do chính sách, do dự án, do chiến lược…

Lưu ý

Ý tưởng & phương pháp là quan trọng.

Các ví dụ ở đây chỉ là gợi mở, tùy đặc thù từng đơn vị mà điều chỉnh cho phù hợp,một cách làm không đúng cho mọi trường hợp. Năng lực của người khai thác cũng làmột điểm hết sức quan trọng, có dữ liệu mà không biết xử lý, không biết sử dụng thìcũng như không có, thậm chí còn mang lại phiền toái, tốn chi phí mà không hiệu quả.

Muốn có dữ liệu phân tích thì phải tổ chức được cấu trúc dữ liệu khoa học, phù hợpvà phải có dữ liệu nhập vào hệ thống; có đầu vào mới có đầu ra, đây là điểm đặc biệtquan trọng vì tốn thêm thời gian nhập liệu.

Hệ thống công nghệ thông tin, trình độ nguồn nhân lực, kỷ luật sắt trong quá trìnhthực hiện mới đảm bảo được sự vận hành của hệ thống.

Rất nhiều công ty triển khai không thành công hệ thống ERP (dù là công ty cực lớn), lýdo là mỗi người, mỗi đơn vị làm mỗi kiểu, yêu cầu mỗi kiểu và đều được đáp ứng sau một thời gian thì nát hệ thống và dự án sụp đổ.