Città di TorinoDIVISIONE SERVIZI CIVICI

Il servizio di prenotazione anagrafica

Consiglio dell’Ordinedegli Avvocati di Torino

DCS Software e Servizi S.r.l.

per gli Avvocati

L’idea

Migliorare l’efficienza degli studi legali e decongestionare gli uffici pubblici. Dalla congiunzione di queste due esigenze nasce l’idea.

I numeri

n. studi n. accessi mensili agli uffici dell’Anagrafe

n. certificati richiesti mensilmente

150 489 805

L’Ordine ha inviato un questionario a 150 studi per rilevare la situazione attuale, in termini di accessi agli uffici anagrafici e numero di certificazioni richieste, con i seguenti risultati:

Proiettando i dati sui circa 1000 studi legali torinesi possiamo ipotizzare i seguenti volumi in un anno di servizio:

n. studi n. accessi mensili agli uffici dell’Anagrafe

n. certificati richiesti mensilmente

1000 35000 59000

Le limitazioni normative

Agli archivi anagrafici non è permesso l’accesso diretto dallo studio dell’Avvocato per ragioni di privacy.

Non è possibile la stampa in remoto dei certificati in quanto devono essere firmati da un funzionario dell’anagrafe e, nei casi previsti, soggetti al pagamento dell'imposta di bollo.

I vantaggi

Minore afflusso, diretto, agli sportelli

Razionalizzazione delle richieste

Standardizzazione della procedura

Maggiore efficienza del servizio

Velocizzazione delle procedure

Contenimento dei costi

Ottimizzazione dei tempi e delle energie

PER L’ANAGRAFE

PER GLI ISCRITTI ALL’ORDINE

CERTILEX è un servizio per la prenotazione di certificazioni demografiche da parte degli iscritti all’ordine degli avvocati, da attuarsi tramite un’applicazione web residente sul sito Internet dell’Ordine.

I soggetti coinvolti

L’ORDINE DEGLI AVVOCATI

- controlla le richieste degli iscritti- verifica lo stato della prenotazione- ritira i documenti pronti- consegna i certificati agli iscritti

L’ANAGRAFE

- effettua il monitoraggio delle prenotazioni- produce i certificati- segnala le richieste non evadibili- consegna i documenti pronti all’Ordine

L’ISCRITTO ALL’ORDINE

- prenota il certificato- controlla lo stato della prenotazione- riceve il documento cartaceo all’Ordine o presso lo studio

www.ordineavvocatitorino.itSERVER DCS

Il flusso

L’Iscritto invia la prenotazione all’Ordine

L’Ordine controlla la validità della richiesta e la invia all’Anagrafe

L’Ordine consegna il certificato all’iscritto

Segnala all’Ordinei documenti pronti

L’Anagrafe controlla le richieste

e produce i certificatiL’Ordine ritira i certificati dall’Anagrafe

Il servizio in dettaglio

Prenotazione

Trasmissione telematica delle richieste da Ordine ad Anagrafe

Elaborazione richieste

Produzione certificazioni

Ritiro e Recapito certificati

I documenti prenotabili

STATO CIVILE

Nascita estratto copia integrale estratto per riassunto atto certificato estratto atto con paternità e maternità

Matrimonio estratto copia integrale estratto per riassunto atto certificato

Morte estratto copia integrale estratto per riassunto atto certificato estratto atto con paternità e maternità

Stato di famigliaStato di famiglia storicoResidenzaResidenza storicoCittadinanza italianaEsistenza in vitaStato libero

CERTIFICATI ANAGRAFICI

Rilascio entro 5 giorni lavorativi

Rilascio entro 2 giorni lavorativi

Prenotazione

LA PRENOTAZIONE PUÒ AVVENIRE:

1) dallo studio

In questo caso lo studio ha preventivamente compilato un modulo di adesione al servizio dichiarando quali avvocati saranno abilitati al servizio e quali indirizzi e-mail verranno utilizzati; in questo modo l’Ordine può garantire che la richiesta venga fatta solo ed esclusivamente da soggetti abilitati.

In sostanza l’Ordine “certifica” il messaggio e-mail dell’iscritto nei confronti dell’anagrafe.

Concretamente l’iscritto accede, tramite l’area riservata del sito dell’ordine, al modulo di prenotazione certificati, (l’accesso è regolato da password nominativa), compila il modulo di richiesta.

Prenotazione

2) da un terminale presso l’Ordine degli Avvocati

l’iscritto, previa digitazione di un codice di accesso personale (pin), compila il modulo di richiesta, lo stampa, lo firma e lo consegna alla segreteria; contestualmente il corrispondente modulo elettronico viene accodato per l’invio telematico

n.b.: la stampa del modulo cartaceo si rende necessaria perché l’iscritto non ha un proprio indirizzo e-mail, certificato dall’ordine, che attesti la provenienza della prenotazione.

Trasmissione Telematica delle richieste da Ordine ad AnagrafeTutte le prenotazioni effettuate dagli studi legali sono accodate in un unico file residente sul sito Internet del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati; fatte le opportune verifiche le prenotazioni conformi al regolamento di servizio verranno rese disponibili per gli uffici anagrafici attraverso l’apposita pagina dell’applicativo Internet.

Elaborazione richieste

Tutte le operazioni saranno effettuate attraverso il sito Internet.

Produzione certificazioni

Entro 48 ore dalla richiesta l’anagrafe produce le certificazioni richieste. Per le prenotazioni evadibili, prodotto il certificato richiesto l’anagrafe lo renderà disponibile per il ritiro da parte dell’Ordine degli Avvocati.

L’avviso di documento pronto verrà trasmesso all’Ordine mediante l’applicativo Internet.Per tutte le richieste non evadibili sarà segnalata la motivazione che non ha permesso la stampa del certificato, sempre tramite il sito dell’Ordine.

Ritiro e recapito certificati

L’Ordine attraverso un proprio incaricato ritira giornalmente i certificati pronti dall’Anagrafe, pagando l’importo dovuto.

I certificati saranno resi disponibili presso la segreteria dell’Ordine o in alternativa inviati direttamente allo studio a seconda della scelta effettuata dal professionista al momento della prenotazione del documento.

DCS Software e Servizi S.r.l.

L'applicativo Web CERTILEX è stato realizzato dalla Società DCS Software e Servizi S.r.l.

La società nasce dall'esperienza della “Di Clemente Software” che opera da oltre 10 anni con uno specifico software dedicato alla gestione degli Ordini Forensi.

L'esperienza maturata, la completezza e la qualità del prodotto hanno consentito una diffusione che tocca oltre 85 Ordini Forensi che rappresentano circa il 50% degli Enti, con una popolazione di circa 73.000 iscritti che si avvicina al 60% degli avvocati attivi su base nazionale.

Proprio nell'ottica di uno sviluppo costante dei prodotti e dei servizi offerti e nel recepimento puntuale delle più recenti tecnologie, è nato questo nuovo ed innovativo servizio.

DCS SOFTWARE E SERVIZI S.R.L - VIA BOUCHERON, 3 – 10122 TORINOTEL 011.440.75.89 – FAX 011.561.76.76 - WWW.IRNERIO.IT