Centrale Acquisti diventa ARCA

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L’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI L’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI L’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI L’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI di Regione Lombardia www.arca.regione.lombardia.it Milano, 01/10/2012

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Dal 1 ottobre 2012 Centrale Regionale Acquisti diventa Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA), come stabilito dalla Legge Regionale 16 luglio 2012 n. 12

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L’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTIL’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTIL’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTIL’AGENZIA REGIONALE CENTRALE ACQUISTI

di Regione Lombardia

www.arca.regione.lombardia.it

Milano, 01/10/2012

Page 2: Centrale Acquisti diventa ARCA

Ottimizza gli acquisti a

livello di sistema Supporto nella gestione degli acquisti di

beni e servizi degli enti lombardi

attraverso gare pubbliche aggregate

Centrale Centrale

di committenza

Migliora le performance d’acquisto

dei singoli Enti

Realizzazione e promozione di soluzioni

e-procurement, per la gestione dei

processi di approvvigionamento online

Promotrice Promotrice

dell’e-Procurement

SUA SUA Consulenza Consulenza

Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)Agenzia Regionale Centrale Acquisti (ARCA)

ARCA, istituita con LR la 12 del 16 luglio 2012 rappresenta il centro di aggregazione per gli acquisti di beni e servizi di

Regione Lombardia con l’obiettivo di ottimizzare la spesa pubblica regionale

www.arca.regione.lombardia.it

Svolgimento delle gare in nome e per conto dei singoli Enti

SUA

Stazione Unica Appaltante

Offre consulenza specialisticaagli Enti per la predisposizione delle proprie

gare sia tradizionali che telematiche e per lo

sviluppo dell'e-procurement

Consulenza

e formazione

2

Regione

ed Enti regionali

Enti Sanitari

Enti Locali

ed altre PA

> 1700 Enti

Pubblici di

riferimento

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 3: Centrale Acquisti diventa ARCA

L’AgenziaL’Agenzia

� Analizza la domanda e l’offerta

� Indice bandi di gara e aggiudica appalti di beni

e sevizi

� Stipula convenzioni accessibili alle Pubbliche

Amministrazioni lombarde

� Monitora la qualità

Genera efficienza di spesa centralizzando la gara e localizzando gli acquisti

Centrale di CommittenzaCentrale di CommittenzaCentrale di CommittenzaCentrale di Committenza

Fornitore

www.arca.regione.lombardia.it

Ente Pubblico Ente Pubblico

� Monitora la qualità

� gestisce direttamente il rapporto con fornitori

� effettua gli ordini ed i pagamenti online

� monitora il rispetto delle condizioni contrattuali

ANALISI della DOMANDA

ANALISI dell’OFFERTA

STIPULA

CONVENZIONE

BANDO DI

GARAACQUISTOACQUISTO

3Presentazione ARCA – 01/10/2012

Ente

Pubblico

Page 4: Centrale Acquisti diventa ARCA

Consulenza tecnica –

merceologica – legale

agli Enti lombardi

LeveLeveLeveLeve strategichestrategichestrategichestrategiche per per per per l’ottimizzazionel’ottimizzazionel’ottimizzazionel’ottimizzazione delladelladelladella spesaspesaspesaspesa pubblicapubblicapubblicapubblica

Vision e Vision e strategia “di strategia “di

sistema” sistema” (partnership (partnership

con Enti e DG Regione)con Enti e DG Regione)

Gare aggregate: ottimizzare gli acquisti a livello di sistema

www.arca.regione.lombardia.it

Standardizzazione di

documenti e procedure

di gara

Approccio end to end

al processo di acquisto

4

Velocità ed efficacia Velocità ed efficacia nell’attuazionenell’attuazione ((quickquick

winwin ed impatti di medio ed impatti di medio termine)termine)

Approccio di “Approccio di “sourcingsourcingcollaborativocollaborativo” (es. tavoli ” (es. tavoli

tecnici con tutti gli tecnici con tutti gli stakeholderstakeholder))

Misurabilità dei risultati

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 5: Centrale Acquisti diventa ARCA

RACCOLTA RACCOLTA

FABBISOGNIFABBISOGNI

20132013

ANALISI ANALISI

MERCATOMERCATO

EE--SURVEYINGSURVEYING

ORDINEORDINESCELTA DEL SCELTA DEL

CONTRAENTECONTRAENTE

PAGAMENTOPAGAMENTOARCHIVIAZIONEARCHIVIAZIONE

EE--ORDERINGORDERINGEE--TENDERINGTENDERINGEE--INVOICINGINVOICING

EE--PAYMENTPAYMENTEE--ARCHIVINGARCHIVING

NECANECASINTELSINTELConservazione

sostitutiva

Conservazione

sostitutiva

SoluzioniSoluzioniSoluzioniSoluzioni didididi eeee----procurementprocurementprocurementprocurement

Gestire il processo di acquisto semplicemente collegandosi a Internet, in piena sicurezza e in modalità on-demand, senza necessità di

predisporre alcuna infrastruttura tecnologica dedicata al proprio interno.

FOL/Consultazione

del Mercato

FOL/Consultazione

del Mercato

www.arca.regione.lombardia.it

Software-As-A-Service

5

Customer Care

Consulenza

specialistica

Consulenza

specialisticaContact CenterContact Center

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Sito webSito web

Portale verifiche

ispettive

Portale verifiche

ispettiveCRM

contact center

CRM

contact center

Strumenti a supportoStrumenti a supporto

Business

intelligence

Business

intelligence

Page 6: Centrale Acquisti diventa ARCA

Fabbisogni Fabbisogni Fabbisogni Fabbisogni OnLineOnLineOnLineOnLine: analisi della domanda: analisi della domanda: analisi della domanda: analisi della domanda

Tramite il FOL l’Agenzia può raccogliere

in modo rapido ed efficace i fabbisogni

di spesa di centinaia di Enti in

Lombardia

Gare aggregate di CRAGare aggregate di CRA

www.arca.regione.lombardia.it6

Gli Enti possono richiedere l’utilizzo di

questo strumento altamente flessibile per

raccogliere ed analizzare dati relativi a

procedure complesse, o per gestire in

autonomia iniziative di

acquisto/aggregazione della spesa

Utilizzo degli entiUtilizzo degli enti

Fabbisogni OnLine: applicativo web per

analizzare la domanda tramite questionari:

�fabbisogni di spesa

�Prezzi

�modalità di acquisto

�Livelli di servizio

Fabbisogni OnLine: applicativo web per

analizzare la domanda tramite questionari:

�fabbisogni di spesa

�Prezzi

�modalità di acquisto

�Livelli di servizio

Presentazione ARCA – 01/10/2012

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ConsultazioneConsultazioneConsultazioneConsultazione del del del del mercatomercatomercatomercato: : : : analisianalisianalisianalisi dell’offertadell’offertadell’offertadell’offerta

� “Quali elementi ritiene � “Quali elementi ritiene

Barriere all’ingressoBarriere all’ingresso

� “Quali sono le principali � “Quali sono le principali

Specifiche tecnicheSpecifiche tecniche

Ogni gara aggregata è

preceduta da studi

approfonditi del mercato

di riferimento.

Le imprese e le

associazioni di categoria

vengono consultate

tramite questionari

online

www.arca.regione.lombardia.it7

� “Quali elementi ritiene

possano costituire un

limite alla partecipazione

delle società

all’iniziativa?”

� “Nel caso di prodotti

importati, quali modalità

sono seguite per

l’esecuzione

dei controlli di qualità?”

� “Quali elementi ritiene

possano costituire un

limite alla partecipazione

delle società

all’iniziativa?”

� “Nel caso di prodotti

importati, quali modalità

sono seguite per

l’esecuzione

dei controlli di qualità?”

� “Quali sono le principali

variabili che influenzano il

costo della fornitura?”

� “Quali sono i fattori su cui

si gioca la competizione?”

� “Quali sono le principali

variabili che influenzano il

costo della fornitura?”

� “Quali sono i fattori su cui

si gioca la competizione?”

Struttura mercatoStruttura mercato

� “Quali sono le principali

caratteristiche del

prodotto/servizio

offerto?”

� “Quali innovazioni ha

proposto e/o proporrà la

sua azienda

nell’immediato futuro

relativamente al

prodotto/servizio?”

� “Quali sono le principali

caratteristiche del

prodotto/servizio

offerto?”

� “Quali innovazioni ha

proposto e/o proporrà la

sua azienda

nell’immediato futuro

relativamente al

prodotto/servizio?”

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 8: Centrale Acquisti diventa ARCA

� Procedura aperta

� Procedura ristretta

� Procedura negoziata

� Procedura aperta

� Procedura ristretta

� Procedura negoziata

Soluzioni per l’e-tendering

� Acquisto in economia

� Asta elettronica

� Accordo quadro

� Acquisto in economia

� Asta elettronica

� Accordo quadro

One-stop service

Adeguata al

Regolamento

Attuativo del

D.Lgs 163/2006

Adeguata al

Regolamento

Attuativo del

D.Lgs 163/2006

SintelSintelSintelSintel, la , la , la , la piattaformapiattaformapiattaformapiattaforma didididi eeee----procurement procurement procurement procurement regionaleregionaleregionaleregionale

Sintel consente di realizzare gare interamente online tramite tutte le procedure previste dalla

normativa vigente

www.arca.regione.lombardia.it

� e-Notification

� e-Validation

� Tracciabilità eventi

� e-Notification

� e-Validation

� Tracciabilità eventi

� Gestione elenchi fornitori

� Reporting automatico

� Conservazione sostitutiva

� Gestione elenchi fornitori

� Reporting automatico

� Conservazione sostitutiva

Sintel viene utilizzato in autonomia e gratuitamente da:

� Tutti gli Enti pubblici aventi sede in Regione Lombardia;

� Fornitori italiani e internazionali

ARCA utilizza la piattaforma Sintel per le sue procedure di gara

8Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 9: Centrale Acquisti diventa ARCA

Sintel: Sintel: Sintel: Sintel: l’elencol’elencol’elencol’elenco fornitorifornitorifornitorifornitori unicounicounicounico telematicotelematicotelematicotelematico

FORNITORE REGISTRATODisponibilità di Disponibilità di

informazioni anagraficheinformazioni anagrafiche

Comprova Comprova requisiti di requisiti di

partecipazione partecipazione ex Art. 38 ex Art. 38

D.LgsD.Lgs 163/2006163/2006

Regione Lombardia ha Regione Lombardia ha istituito*istituito* l’Elenco l’Elenco

unico fornitori regionaleunico fornitori regionale, gestito con Sintel, gestito con Sintel

La piattaforma contiene ora una banca dati con tutte le

informazioni rilevanti sui fornitori, sempre disponibili per gli Enti

FORNITORE ACCREDITATO

www.arca.regione.lombardia.it9

Forte riduzione oneri:

� per il fornitore in fase di

presentazione delle offerte

� per l’Ente in fase di invito dei

fornitori e di valutazione delle

offerte ricevute

Sottomissione di Sottomissione di

certificazionicertificazioni (qualità, (qualità,

green, etiche, etc.)green, etiche, etc.)

* L.R. 33/2007 – Art. 1, c. 6/bis

FORNITORE ACCREDITATO +

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 10: Centrale Acquisti diventa ARCA

Gestione della struttura Gestione della struttura

organizzativaorganizzativa

Da un solo ordinativo che copre il fabbisogno complessivo è

possibile “staccare” diverse richieste di consegna nel corso del

tempo.

Richieste di consegna online

fase transazionalefase transazionale

22

Ordinativi di fornitura online

Tramite il NECA è possibile effettuare ordinativi di fornitura

per i prodotti oggetto delle convenzioni ARCA

fase contrattuale fase contrattuale

EnteEnte--fornitorefornitore

11

Il Il Il Il NegozioNegozioNegozioNegozio ElettronicoElettronicoElettronicoElettronico NECANECANECANECA

Integrazione ERPIntegrazione ERP

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organizzativaorganizzativa

� Gestione di ordini provenienti da

diverse sedi e centralizzazione della

spesa

� Il NECA può essere utilizzato in

outsourcing, per gestire gli acquisti

di procedure pluriennali complesse

OutsourcingOutsourcing

Gestione del magazzinoGestione del magazzino

� Grazie alle richieste di consegna

online e dilazionate nel tempo si

ottimizza la gestione del magazzino

NECA

ENTE

FORNITORE

Integrazione fra il NECA ed i sistemi ERP

(sistema gestionale) degli Enti Sanitari

Regionali per garantire

la gestione degli ordini alimentando

automaticamente il NECA senza

duplicazioni di attività.

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 11: Centrale Acquisti diventa ARCA

LeveLeveLeveLeve strategichestrategichestrategichestrategiche per per per per l’ottimizzazionel’ottimizzazionel’ottimizzazionel’ottimizzazione delladelladelladella spesaspesaspesaspesa pubblicapubblicapubblicapubblica

Approccio di “sourcing

Vision e strategia “di

sistema” (partnership

con Enti e DG Regione)

Consulenza tecnica –

merceologica – legale

agli Enti lombardi

e-Procurement: migliorare le performance d’acquisto dei singoli Enti

www.arca.regione.lombardia.it11

Velocità ed efficacia

nell’attuazione (quick

win ed impatti di

medio termine)

Approccio di “sourcing

collaborativo” (es.

tavoli tecnici con tutti

gli stakeholder)

Standardizzazione di

documenti e procedure

di gara

Approccio end to end

al processo di acquisto

Misurabilità dei risultati

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 12: Centrale Acquisti diventa ARCA

SintelSintelSintelSintel: : : : impattiimpattiimpattiimpatti susususu obiettiviobiettiviobiettiviobiettivi strategicistrategicistrategicistrategici

EFFICIENZAEFFICIENZA

riduzione del 30% tempi di processo

E di 6 FTE per singola gara

Riduzione media della spesa

complessiva del 7%

� Documentazione di tutte

le gare Sintel condivisa

online

� Adozione di standard

documentali e di

processo

� Valorizzazione e

diffusione di conoscenze

e best practice

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TRASPARENZATRASPARENZA

Fonte: Analisi condotta su un campione

di Enti lombardi utilizzatori di Sintel -

CEFRIEL 2009Aumento del 60% di quantità e

tempestività delle informazioni

e best practice

Aumento del 250 % dei

fornitori invitati alle

procedure

Riduzione del 70% della carta

consumata per gara

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 13: Centrale Acquisti diventa ARCA

Come Come Come Come parteciparepartecipareparteciparepartecipare????

Per utilizzare gli strumenti di e-procurement e aderire alle Convenzioni, è necessario eseguire la

registrazione tramite il portale www.arca.regione.lombardia.it

Accesso alle gare aggregateAccesso alle gare aggregate

Per accedere alle gare aggregate, partecipare ai

bandi online e acquistare tramite negozio elettronico

www.arca.regione.lombardia.it13

tramite username e password rilasciate all’atto della

registrazione

Accesso agli strumenti di eAccesso agli strumenti di e--procurementprocurement

La registrazione avviene interamente online con firma digitale

tramite un apposito form di registrazione

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Page 14: Centrale Acquisti diventa ARCA

Assistenza

Diversi canali di contatto per dare supporto e assistenza completa e tempestiva:

Affiancamento e

consulenza tecnico –

specialistica

Training on the job

Formazione in aula

e moduli per la

formazione a

distanza

Portale Web

aggiornato

quotidianamente,

knowledge base

Contact Center

specializzato- Numero Verde

- Fax

- eMail

Il customer careIl customer careIl customer careIl customer care

www.arca.regione.lombardia.it14

Qualità

� monitoraggio della qualità delle forniture tramite verifiche ispettive svolte da auditor esterni

� rilevazione della customer satisfaction tramite attività di surveying

� Costante manutenzione evolutiva dei servizi e-procurement

Presentazione ARCA – 01/10/2012

Page 15: Centrale Acquisti diventa ARCA

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Numero Verde 800.116.738800.116.738800.116.738800.116.738

Presentazione ARCA – 01/10/2012