capitolato parte B digitalizzazione · 2019-01-25 · nell’archivio appaltato in custodia...

Dipartimento Riqualificazione Urbana Settore Servizi per l'Edilizia

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CAPITOLATOSPECIALED’APPALTOrelativoa:

SERVIZIODIDIGITALIZZAZIONEDEGLIARCHIVIDELLEPRATICHEEDILIZIEED

URBANISTICHEDELCOMUNEDIBOLOGNA

PARTEB-TECNICAILRESPONSABILEDELPROCEDIMENTO Dott.AndreaMinghetti


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SommarioSommario ............................................................................................................................................................................. 2PARTEB.–PRESCRIZIONITECNICHE ................................................................................................................................... 3ART.B.1–DESCRIZIONEDELLEATTIVITA'OGGETTODELL'APPALTO ............................................................................... 3ART.B.2–PRIORITA’NELPROCESSODIDIGITALIZZAZIONE ............................................................................................ 3ART.B.3–RIORDINOFISICOELOGICODEGLIARCHIVI–INVENTARIOSOMMARIO ...................................................... 5ARTB.4-STAFFDIPROGETTO ............................................................................................................................................ 5ART.B.5–PRESCRIZIONISOPRINTENDENZAARCHIVISTICA ............................................................................................ 6ART.B.6–LIMITAZIONETERRITORIALEDEIBENISOGGETTIATUTELA ........................................................................... 7ART.B.7–STATODICONSERVAZIONEEPRECAUZIONIDAATTUARE–SISTEMIDIARCHIVIAZIONEFISICAESISTENTE .............................................................................................................................................................................................. 7ART.B.8–URGENZEEDESIBIZIONEDELLAPRATICAFISICACARTACEA .......................................................................... 8ART.B.9–ACCESSOAGLIATTIAPRATICHEINFASEDIDIGITALIZZAZIONE .................................................................... 8ART.B.10–DIGITALIZZAZIONEDEGLIARCHIVICARTACEI–PRESCRIZIONITECNICHE ................................................... 8ART.B.11–REDAZIONEDELPROCESSODIMETADATAZIONE ....................................................................................... 12ART.B.12–ASSISTENZADAPARTEDELCOMMITTENTE ................................................................................................ 13ART.B.13–DURATADELSERVIZIO–CRONOPROGRAMMAES.A.L. ............................................................................. 13ART.B.14–MONITORAGGIODIATTUAZIONEDELLAPRESTAZIONE–COLLAUDIINTERMEDIAIDIVERSIS.A.L. ......... 15ART.B.15–COLLAUDOFINALEOVERIFICADICONFORMITA’ ........................................................................................ 15ALLEGATI:

A. DESCRIZIONEARCHIVIANALOGICIOGGETTODIDIGITALIZZAZIONEB. POSSIBILIPROBLEMATICHEINFASEDIDIGITALIZZAZIONEC. GRIGLIAPRATICHEEDOCUMENTAZIONED. FILEDIVALIDAZIONEDEIMETADATI(XSD)E. FOTOPERCORSIARCHIVIDIRAVENNAEBOLOGNAF. CONVENZIONECOMUNEDIBOLOGNA–IBNAC(PARER)–PG.359255/2014G. SCHEMADELCRONOPROGRAMMAH. DUVRII. VIDEOBOCCADIMAGAZZINORAVENNAJ. VIDEOBOCCADIMAGAZZINOBOLOGNA


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PARTEB.–PRESCRIZIONITECNICHE

ART.B.1–DESCRIZIONEDELLEATTIVITA'OGGETTODELL'APPALTOL’appaltohaperoggettoilserviziodidigitalizzazioneanorma(aisensidelCodicedell’AmministrazioneDigitale-CAD-D.Lgs 7 marzo 2005, n. 82 e successivi decreti attuativi) della banca dati degli archivi delle pratiche edilizie edurbanistichedelComunediBologna,comedescrittanell’AllegatoAalpresentecapitolato.Ilserviziocomprende:- presa in carico a bocca magazzino dei lotti costituenti gli archivi cartacei di edilizia e urbanistica conservati

nell’archivio appaltato in custodia prevalentemente presso l’attuale custode dell’archivio ditta MemarMonteassegnispafilialediRavenna(affidatarioaseguitodiGaraaggiudicataconPG83082/2014-Repertorion.212329del16.07.2014-registrazionecontratton.12349serie1Tdel25.07.2014)einpartepressolasededelComunediBologna;

- l’acquisizione digitale delle pratiche edilizie ed urbanistiche mediante processo di scansione ottica delladocumentazioneamministrativaedeglielaboratigraficicomponentilapratica;

- indicizzazione dei documenti costituenti le pratiche che andrà ad arricchire ed integrare le informazioni giàpresenti nel data base gestionale dell’archivio e gli ambienti tecnologici in uso presso l’AmministrazioneComunale,conlarealizzazionediunriordinologicoefisicodegliarchivi;

- accurata redazione deimetadati relativi alle pratiche oggetto di digitalizzazione, secondo lemodalità previstedall’ART.B.11delCSA;

- trasferimentonelsistemadiarchiviazionecomunaledeifileottenutidalprocessodidigitalizzazione;- dichiarazione che consenta all’Amministrazione di rendere idonea certificazione del processo di acquisizione

digitale ai sensi delDPCM13 novembre 2014 “Regole tecniche inmateria di formazione, trasmissione, copia,duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione econservazionedeidocumentiinformaticidellepubblicheamministrazioniaisensidegliarticoli20,22,23-bis,23-ter,40,comma1,41,e71,comma1,delCodicedell'Amministrazionedigitaledicuialdecretolegislativon.82del2005.”(GazzettaUfficialeSerieGeneralen.8del12-1-2015)attestandolacorrispondenzadellaformaedelcontenutodell'originaleanalogicoallacopiainformaticacosìottenuta,aisensidegliartt.4,6e10delD.P.C.M.13.11.2014;

- riconsegnadellepratichecartaceegiàdigitalizzateaboccamagazzinopressolesediarchivistichedicustodiadicuiall’art.B.2

ART.B.2–PRIORITA’NELPROCESSODIDIGITALIZZAZIONEL’interoprocessodidigitalizzazionedellepratichecartaceedovràessereaffrontatodall’AggiudicatarioprocedendonelrispettodelleprioritàfissatedalpresenteCSA.Leserieconservate inquotapartemaggioritariaaRavennaed inpiùmodestaquantitàaBologna,dovrannoesseredigitalizzate nel rispetto delle priorità elencate in tabella (Tab.1), secondo un principio di “scalarità nei tempi discansione”.Leprioritàdecisedall’AmministrazioneComunalediscendonodaunabasestatisticarealechetienecontodelleseriearchivistiche più accedute tramite accesso agli atti (richieste di accesso atti versus localizzazione fisica praticherichieste).


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Tab.1UbicazioneArchivi:

• MEMARMonteassegniSPA-FilialediRavenna:viaGiuseppeStefanoBondi,40–LocalitàBassette–48123Ravenna(RA).

• Archivio Edilizia ed Archivio Urbanistica: Sede Comune di Bologna, piazza Liber Paradisus, 10 - Torre A –piano-2–40129Bologna(BO).

Dovrannoesserepreseincaricodalvincitoredellagaratuttelepratichecartacee(dichiarazionidiconformitàdegliimpianti,esposti, richiestee comunicazioni )entrate finoalmomentodi conclusionedel contrattodiappalto.Lapresaincaricodiquestepratichecartaceeulterioririspettoalnumerodell’attualeconsistenzadegliarchivi(n.49.981faldoni),determinauncorrispettivoaggiuntivochesaràdeterminatoconsiderandouncorrispettivoperognifaldoneaggiuntivocalcolatodividendoilvalorecomplessivooffertoeaggiudicatoperilservizioeiln.difaldonicompresoingaraparian.49.981faldoni.Tutte le pratiche, divise per lotti (parte di archivio o fasi di lavorazione), sempre in relazione alle priorità nellascansionestabilitedall’AmministrazioneComunaleedalcronoprogramma,sarannoresedisponibiliall’Aggiudicatariodapartedell’attualesededicustodia,ovveroa“boccamagazzino”(vedasiAllegatoEfotopercorsiarchividiRavennaeBologna).

Priorità SERIE/posizioni Faldoni Ubicazionearchivio 1 PG 23.265 PressoMEMARRavenna 2 A.I. 6.610 PressoMEMARRavenna 3 Impianti 4.758 PressoMEMARRavenna 4 Sorveglianza 2.187 PressoMEMARRavenna 5 Art26 680 PressoMEMARRavenna 6 CasellarioAbitazioni 747 PressoMEMARRavenna 7 ProgettoSismica 1.218 PressoMEMARRavenna 8 SospeseASC 321 PressoMEMARRavenna 9 Restauriesterni 98 PressoMEMARRavenna 10 Cementoarmato 696 PressoMEMARRavenna 11 Art48 120 PressoMEMARRavenna 12 Inizio-finelavori 88 PressoMEMARRavenna 13 VigilidelFuoco 13 PressoSedeComuneBologna 14 Condoniepratiche

edilizie 7.580 PressoSedeComuneBologna

15 Urbanistica 1.600 PressoSedeComuneBologna


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LeseguentiSERIE/posizionichecompongonol’archiviosonoesclusedalprocesso,consideratoilmancatointeresseinfasediaccessoagliatti:

(1)DepositiEnel,(2)Richiestecopievisioni,(3)Rogitiefrazionamenti,(4)Telefoniasportello.

ART.B.3–RIORDINOFISICOELOGICODEGLIARCHIVI–INVENTARIOSOMMARIONelperiododistartupdelladuratadiduemesidall’avvenutaconsegnadelservizio,l’Aggiudicatariopotràportareaterminelaverificadellaconsistenzadell’interocomplessodocumentario.Durantetuttalafasedel lavorodidigitalizzazionedeidocumenti,saràpossibile l’individuazionedelle“pratichefuoriposto”(attualmenteirreperibili),cheandrannoriordinateall'internodelleunitàdiconservazione(faldoni),rispettandol’ordinamentoedilvincoloarchivisticoesistenti.Inquestomodoèassicuratounriordinocompletodegliarchivi.Questaoperazionepermetteràdi ricomporre inviadefinitiva le serie e sottoserie e quindi l'intero archivio, sia dal puntodi vista fisico/cartaceo, sia dal puntodi vistalogico/archivisticoinformatico.Sarànecessarioprodurreun inventariosommarioriguardantetutta ladocumentazionecostituente l’archiviostorico(finoal1975)echeconterràleschededescrittivedeicomplessiarchivisticipresenti.Leschededovrannocontenere,per ciascunapartizione (serie e sottoserie), gli estremi cronologici e la consistenza fisica sino a livello delle singoleunitàdiconservazione.L’interventodi descrizione inventarialedovràutilizzare il softwareapplicativo xDamsdi IbcArchivi, piattaformadigestioneeconsultazionedellerisorseinformativearchivistiche,adottatodallaRegioneEmilia-Romagnaedisponibile,pertuttiglientilocali.CiòinconformitàecoerenzaconlebanchedatigiàpresentisullapiattaformaIBCArchivi.Laredazionedell’inventariosommariosaràconformeaglistandard internazionalididescrizionearchivistica inmodoche in futuro, utilizzando le norme ISAD (G) e ISAAR (CPF), possa essere completato in parte o per intero conl’inventario analitico delle singole unità archivistiche, commisurando il livello di analiticità della descrizione allatipologiaenaturadelladocumentazione(fascicoli,buste,filze,registri,volumi,pacchi,etc.).

ARTB.4-STAFFDIPROGETTOL’aggiudicatariodevedimostrarechetuttolostaffchesaràimpiegatoperlaprogettazioneeladirezionedeilavoriperla realizzazione del progetto sia costituito da almeno 4 esperti di comprovata esperienza negli ambiti disciplinaririchiestidalcapitolatotecnico.1 – Direttore dei lavori: tecnico professionista responsabile dell’intero processo lavorativo (Project Manager), inpossesso di laurea in ingegneria edile, architettura, informatica o archivistica, in grado di poter risolvereproblematiche tecniche ed organizzative relative al complesso ciclo; è richiesta un’esperienza pluriennale nellagestione di progetti di complessità simile nel settore della documentazione digitale del patrimonio culturale earchivistico.2–Direttoreoperativo: tecnicoprofessionista, figuradi riferimentodeldirettoredei lavori, chiamatoa coordinaretuttelefasidelprocessolavorativopressolasedeoperativa,inpossessodidiploma,ingradodicoordinareinmodo


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diretto e continuativo lo staff operativo dislocato nelle varie postazioni; è richiesta un’esperienza pluriennale nellagestionediprogettidicomplessitàsimile.3 –Archivista: in possesso di uno dei seguenti titoli di studio e di comprovata esperienza sulle gestione di archivipubblicicontemporanei:A) Diploma di laurea (ai sensi del previgente ordinamento o laurea specialistica o magistrale ai sensi delD.M.270/2004),inStoria,Lettere,ConservazionedeiBeniCulturali,indirizzoarchivistico-librario,otitoloequipollenti,conDiplomadiArchivistica,PaleografiaeDiplomaticaconseguitopresso laScuoladegliArchividi Stato (art.14delD.P.R. 1409/63), ovvero il diploma rilasciato dalle Scuole speciali per archivisti e bibliotecari istituite presso leUniversitàdegliStudiovveroildiplomarilasciatodallaScuolaVaticanadiPaleografia,DiplomaticaeArchivistica.B)DiplomadilaureaSpecialisticaoMagistraleaisensidelDM28/11/2000,riconducibileallaclasseCLS5/SoLM-5"ArchivisticaeBiblioteconomia".4–Informatico:espertoinhardware-softwareperladigitalizzazionedidocumenticartacei,figuraprofessionalechedeve essere a supporto del processo di riversamento dei dati inmodalità di flusso costante giornaliero su storagecomunaleattraversouncollegamentoVPN;l’espertodovràpartecipareallaformazionedeglioperatori.Lo staff operativo composto dagli operatori preposti al servizio, dovrà disporre di personale con capacità diapprendereerispettareleindicazioniricevute.Periodicamente, almeno con cadenza semestrale, l’Aggiudicatario dovrà consegnare all’Amministrazione Comunalecopiadeicontrattidilavorodelpersonaleimpiegatonellosvolgimentodelservizio,nonchélacopiadellebustepaga(conoscuramentodeinominativi).

ART.B.5–PRESCRIZIONISOPRINTENDENZAARCHIVISTICAPer quanto attiene nello specifico alle tematiche legate allamovimentazione delle pratiche, al loro trattamento econservazione,devonorichiamarsileprescrizioniespressedallaSoprintendenzaArchivisticadell’Emilia-Romagna.Lasedeoperativadell’aggiudicatarionellaqualesonocollocatelepraticheinfasediesecuzionedelladigitalizzazione,nondeveesserein:

• zonearischioallagamentiesoggetteasmottamentidelterreno;• luoghiviciniastrutturearischiodiincendiodiesplosioni;• zonecontigueafabbricheoimpianticheemettonogasnocivi,fumiopolveri.

E’necessariochesianoassicurate lemiglioricondizionistrutturalie infrastrutturalidei locali (impiantisticaanorma,sistemi antintrusione e di sorveglianza); il rispetto delle normative antincendio, nonché adeguate condizionimicroclimatichedegliambienti(temperatura15°-25°;umidità45%-55%).Ladocumentazionenondeveessereespostaai raggi solari; le scaffalature non vannoposizionate in prossimità dimuri esterni e il ripiano inferiore deve esserecollocatoadalmeno15cmdalpavimentoperevitaredanniincasidiallagamento;dovràesserefavoritel’aerazioneelarimozionedellapolveresottogliscaffali.Ladistanzatralescaffalaturedeveesseredialmeno120cmperipercorsiprimari e 90 cm per quelli secondari; le corsie devono essere tenute completamente libere perché costituisconopercorsidifugaincasodiemergenza.


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L’integritàconcettualedell’archiviodeveessereassicuratadalDirettoreLavoriedallafiguradell’archivista,ingradodigarantire il coordinamento di tutte le operazioni rilevanti dal punto di vista archivistico e digitale, ai sensi dellanormativavigenteinmateria.Leprescrizionidatedovrannoessererispettateperl'interaduratadell'appaltoeverrannoverificateperiodicamente.Deve essere garantita alla Soprintendenza Archivistica dell’Emilia-Romagna la possibilità di esercitare le funzioni divigilanzaprevistedallanormativavigente(sopralluoghi,verifiche,ecc.),conpreavvisodialmeno5giorni,secondoledisposizionidellanormativavigente.Infasediavvio,ecomunqueentroenonoltre lafinedelsecondomesedallaconsegnadelservizio,ovveroentro iltermine del periodo di startup di cui all'art.B.13 CSA, saranno verificate l'idoneità della sede operativadell’aggiudicatarioe larispondenzaai requisitiambientali,disicurezzaenormativiprescrittidallaSovrintendenzaaiBeni Archivistici tramite sopralluogo congiunto dell'Amministrazione Comunale e del responsabile nominato dallaSoprintendenzaArchivistica,allapresenzadell'Aggiudicatario.

ART.B.6–LIMITAZIONETERRITORIALEDEIBENISOGGETTIATUTELAPerquantoattieneallepraticheedilizieedurbanisticheditipostorico,rientrantipertantonellatuteladisciplinatadalDecretoLegislativo22gennaio2004,n.42“Codicedeibeniculturaliedelpaesaggio…”siritengonovigentiiprincipiele limitazioni dettati nel Codice ed afferenti ai detti beni tutelati, sulla circolazione in ambito nazionale einternazionale.Latipologiadiattivitàprevistanelpresentecontratto,nonrientraneicasidiuscitatemporaneadeibeniculturalidalterritoriodellaRepubblica,previstaagliartt.66e67delD.lgs.42/2004.Ai finidel trasportodeibenioggettodelpresentebando, si richiamano le responsabilitàdiordinepenalecorrelateall’eventualeperdita,danneggiamentoodistruzionedeibeniassoggettatiatutelaperragionistoriche,preferendointalsensounamovimentazionelimitatasulterritorio.Si ritiene conseguentemente necessario che l’Aggiudicatario abbia la sede operativa (di proprietà o in locazione) -intesa come la sedenellaquale vengonoeffettivamentee fisicamenteespletate le funzioni di digitalizzazionedellepratiche cartacee - all’interno del territorio nazionale Italiano e possibilmente a poca distanza dagli archivi dellepratichecartacee,ancheaifinidelleurgenzedicuiall’artB.8delpresenteCSA.

ART.B.7–STATODICONSERVAZIONEEPRECAUZIONIDAATTUARE–SISTEMIDIARCHIVIAZIONEFISICAESISTENTEAlcuni documenti si presentano in non ottimali condizioni di conservazione e gli operatori, nel processo didigitalizzazionemediantel’utilizzodeidiversitipidistrumenti,innessunmododovrannopeggiorarelostatoattuale.Lostatodiconservazionedeidocumentièinrelazioneall’epocaeilperiodocriticoindividuatocomprendeleannateanteriorial1960.I faldoni, in ragione delle specificità delle singole serie e del periodo di archiviazione contengono, in variamisura,documentichepresentanotutteleformediarchiviazioneinuso:foglisciolti,foglicongraffette,relazionirilegateconspirale,conbacchetta,acaldo,apressione,ecc.,tavoledirilievoediprogettoripiegate.Atitoloesemplificativosievidenziacherelazionicorposeconspiraliospillesonopresentinellepratichedenominatecementiarmatiesismiche,mentreelaboratigraficidinotevolidimensionisonopresentiperlepratichediurbanisticae per le licenze edilizie di costruzione (vedasi Allegato B) denominato “possibili problematiche in fase didigitalizzazione”.


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ART.B.8–URGENZEEDESIBIZIONEDELLAPRATICAFISICACARTACEAPerquantoattienelerichiestedefiniteurgentiperesigenzedichiaratedapartediTribunale,ProcuradellaRepubblica,OrganidiVigilanza, Forzedell’Ordine (Carabinieri, Polizia,Guardiadi Finanza,CorpoForestaledello Stato,Vigili delFuoco,ecc.)nell’espletamentodellelorofunzionirelativeadindaginidiPoliziaGiudiziaria,sirichiamanolemedesimeprescrizionidettatenelcapitolatotecnicorelativoall’affidamentodelserviziodicustodia,gestioneemovimentazionedegli archivi, nel quale si impone che il trasporto per eventuali casi di urgenza richiesti dall’Amministrazione (per iqualideveesseregarantitarispostaimmediata)deveesseregarantitountrasportoimmediato,almassimo2oredallarichiesta effettuata tramite PEC del Committente. In questi casi non è ritenuta sufficiente la copia digitale dellapraticanativamente“analogica” inquanto i richiedentichiedono l’esibizione(inalcunicasianche il sequestro)dellapraticaoriginariacartacea.Si ritiene conseguentemente necessario che l’Aggiudicatario abbia la sede operativa (di proprietà o in locazione) -intesa come la sedenellaquale vengonoeffettivamentee fisicamenteespletate le funzioni di digitalizzazionedellepratichecartaceeapocadistanzadagliarchividellepratichecartacee.

ART.B.9–ACCESSOAGLIATTIAPRATICHEINFASEDIDIGITALIZZAZIONEL’attività di digitalizzazione dovrà essere effettuata dall’Aggiudicatario necessariamente a lotti (blocchi o parti diarchivio), inosservanzadelleprioritàevidenziatenell’Art.B.2“Prioritànelprocessodiscansione”enelrispettodelcronoprogrammadichiarato.InquestafasepotràaccaderechesiarichiestaunapraticadalGestoredellacustodiaall’Aggiudicatariodelpresenteappalto,perunaccessoagliattiaisensidelCapoVdellaLegge241/1990es.m.e.i..(momentoincuilapraticanonèdisponibilepressoilCustodeinformatoanalogiconédisponibilepressoilCommittenteinformatodigitale).Inquesticasideveesseregarantitoall’Amministrazione il rispettodeiterminiprocedimentali inbaseallanormativanazionalevigenteedalRegolamentocomunalesulprocedimentoamministrativoPG72864/2005.Il Referente dell’Archivio Comunale contatterà l’Aggiudicatario tramite PEC del Committente, affinché metta adisposizionelepraticheindicateconnumerodiPG.Questa istanza urgente potrà essere soddisfattamettendo a disposizione del Referente la pratica cartacea oppure(anticipando rispettoaipropri tempiprogrammatidi scansione, ladigitalizzazionedellapratica richiesta) inviandolaallaPECdelCommittenteentroi5giornilavorativiseguenti.

ART. B. 10 – DIGITALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI – PRESCRIZIONITECNICHEConlacompletadigitalizzazionedellepraticheedilizie,pertramitedeimetadatichesivaadindicarenell’Art.B.10delpresentecapitolatotecnico,l'Amministrazionepotràintegrareildatabasedellepraticheedilizieedurbanistichenativecartacee.Il Comune di Bologna ha affidato l’incarico di Conservazione Digitale al PARER (Polo Archivistico Regione EmiliaRomagna),strutturaaccreditatapressol’Agenziaperl’ItaliaDigitale(AgID)perlaconservazioneanormadileggedeidocumenti informatici e delle aggregazioni documentali informatiche, ai sensi dell’art. 44 bis del Codicedell’AmministrazioneDigitale(C.A.D.-D.Lgs7marzo2005,n.82)–vediallegatoF)ConvenzioneComunediBologna–IBNAC(PARER)–PG.359255/2014-alpresenteCSA,contenentelaconvenzioneperlosvolgimentodellafunzionediconservazionedeidocumenti informatici tra ilComunediBolognae l’Istitutoper iBeniArtistici,CulturalieNaturalidellaRegioneEmiliaRomagna.


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IformatielecaratteristichedeifilerisultatodelladigitalizzazionenepermettonolasuccessivaconservazioneanormadileggesecondoglistandardstabilitidalManualediConservazionedelPARER.Infatti, successivamente al riversamento e integrazione della propria banca dati, l’Amministrazione trasmetterà alParERidocumentiinformaticieleaggregazionidocumentaliinformatichedaiproprisistemi.L’Aggiudicatario deve prevedere ed assicurare la corretta scansione e visualizzazione dei materiali digitalizzati,comprensivapertantodell’aperturadeifile(verificacheilfilenonsiainformaticamentecorrotto).PRESCRIZIONITECNICOINFORMATICHEL’AmministrazioneComunale chiedeall’Aggiudicatariodidigitalizzare separatamenteeprodurreun filedistintoperognidocumentocontenutoinciascunapratica,appartenenteadunadelleseguentitipologiedocumentali(ancheperragionilegateallariservatezzaattualeopotenzialedeidatiivipresenti):

• elaboratigrafici(perragionilegatealledimensionideglistessivaprodottounfileperognielaborato);• attodirilascio/attodidiniego;• verbali/esposti;• istruttoriatecnicadellapratica;• documentidiidentità/datisanitari;• documentazionegenerica.• perquestatipologia.

Per i documenti appartenenti alla tipologia documentale "documentazione generica" occorre osservare anche laseguenteregola:

laddove fossero presenti più PG differenti è necessario produrre file distinti per ogni PG, gli eventuali restantidocumentisenzaPGvannoraggruppatiinunfileunico.

A) organizzazionedellecartelleedeifile

L'aggiudicatariorestituiràidocumentidigitalizzatiorganizzatiincartelleidentificateconnumerodiprotocolloeannodellapraticacapofila(ilPGcapofilaèilnomedellacartella).All'interno di ogni cartella saranno presenti i file costituenti la pratica, individuati secondo le presenti prescrizionitecnicoinformatiche.Nelrispettodelleprioritàdelladigitalizzazione,all'attodellascansionedellepraticherelativeallaserie/posizione d'archivio "Urbanistica" sarà riservata una directory specifica all'interno della quale collocare lecartelleeifileEsempio1:


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Esempio2:

Perognitrasferimentodifileprodottiversolostoragecomunalel'aggiudicatariodovràfornireunfileXML(indiceditrasferimento) contenente la struttura dei file/cartelle oggetto di trasferimento. Il tracciato di questo indice ditrasferimento è descritto nell'allegato D e la sua denominazione indicherà la data di trasferimento nel formatoAnnoMeseGiorno.xml(ades.20160607.xml).

B) formatoecaratteristichetecnichedeifileI file generati nel processo di digitalizzazione dovranno essere prodotti nel formato per l’archiviazione nel lungoperiodo di documenti elettronici , il PDF/A, rispettando contestualmente le indicazioni di cui al D.Lgs. n. 33/2013(Trasparenzaamministrativa).IlCommittentepotràaddivenireasoluzionidifferentisulformato,seadeguatamentemotivateecherispondanoalleesigenzediarchiviazioneecontinuitàdell’esistente(attualmentealcunifilesonoinformatoPDF).La scansione dovrà avvenire in b/n (bianco e nero) a 300, 200 o 150 DPI, in modo tale che ci sia un equocontemperamento fra ladimensione dei file, che non potrà essere troppo pesante dato che deve esseremesso adisposizioneinmodalitàtelematica(webopec),elanecessariaesigenzaconcretadiperfettaleggibilitàdeicontenutidocumentalidigitalizzati.


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La scansione sarà effettuata in bianco e nero per l’intera documentazione amministrativa, eccezion fatta per ladocumentazione fotografica (nel caso siano presenti foto a colori) e per la cosiddetta “tavola degli interventi”,elaboratograficodenominatotalvoltaanche“tavoladiraffronto”o“disovrapposizione”chedeveesserescansionataacolori, inquanto rappresentaconvenzionalmentequantocostruito (disegnatoconcolore rosso) rispettoaquantodemolito (rappresentato graficamente con colore giallo). Ogni elaborato grafico dovrà essere oggetto didigitalizzazionesingola(ununicofileperognielaborato).Gli elaborati grafici chepresentanoconevidenza sul frontespizio il timbroo la scritta “ANNULLATO”nondovrannoesserescansionatiinquantorimangonofisicamenteagliattiqualepartedellapraticamanonhannodiperséprodottoalcuneffettogiuridicopercuinonsiprocedeadigitalizzarli.

C) MetadatideifilePer la corretta metadatazione dei file dovrà essere generato un XML per ogni file PDF/A. Le caratteristiche deimetadati sono contenute nell’art. B.11, mantenendo la continuità della registrazione del cartaceo (PG checontrassegnalepraticheattraversoilsistemadelProtocolloGenerale)rispettoalfilegenerato.Il PG è e deve rimanere in ogni caso la prima e principale chiave di ricerca, che dovrà andare a completarsi edintegrarsi con gli ulteriori metadati già presenti nella banca dati gestionale interna al Comune e con i metadatiaggiuntivichesarannoinseritiinfasedidigitalizzazione,inosservanzadiquantoprevistodalpresenteCSA.Ladenominazionedellecartelle,dovràessereidentificataconnumerodiprotocolloeannodellapraticanelseguenteformato:- annoPG_numeroPG(es.2015_0012345).La denominazione dei file (sia il pdf sia l'XML) dovrà essere chiara e “parlante”, seguendo la seguente sintassi:annoPG_numeroPG_progressivo(es.2015_0012345_001.pdfeilsuocollegato2015_0012345_001.xml)laddove:- l'annoPGèdiquattrocifre;- ilnumeroPGdisettecifre,completandocondegli0davantiqualorafossepiùbreve;- ilprogressivoditrecifre,dovràessereconsecutivoesiriferisceallasequenzadiscansioneadottata.

D) DichiarazioneperlacertificazionedelprocessoIprocessidiacquisizionedovrannoassicurarechelecopieprodotteabbianoformaecontenutoidenticiaquellideidocumentidacuisonotratteechesianoaccessibilienoninformaticamentecorrotti,nonattraversoilsoloraffrontodeidocumenti,maancheattraversolacertificazionediprocesso,ingradodigarantirelacorrispondenzadellaformaedelcontenutodell'originaleedellacopia.In osservanzadelDecretodel Presidentedel Consiglio deiMinistri 13novembre2014a titolo “Regole tecniche inmateria di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documentiinformaticinonchédiformazioneeconservazionedeidocumentiinformaticidellepubblicheamministrazioniaisensidegliarticoli20,22,23-bis,23-ter,40,comma1,41,e71,comma1,delCodicedell'Amministrazionedigitaledicuialdecretolegislativon.82del2005.”(pubblicatosuGUSerieGeneralen.8del12-1-2015),l’AmministrazioneComunale,ai sensi degli artt. 43 e 71 del C.A.D. D.Lgs 7marzo 2005, n. 82 e s.m. e i. e sulla scorta della dichiarazione chel’aggiudicatario a tal fine è tenuto a rilasciare, potrà rendere una “certificazione di processo” attestando che nelcomplessivo processo di scansione degli archivi di cui al presente bando, sono state adottate tecniche in grado digarantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale analogico alla copia digitale o estrattoinformatico,aisensidegliartt.4,6e10delD.P.C.M.13.11.2014.


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Ladichiarazionedell’aggiudicatario che il processo soddisfa i requisiti indicati, dovrà essere consegnata al R.U.P.firmata digitalmente dal Direttore dei Lavori o dal Rappresentante Legale dell’impresa aggiudicataria primadell'iniziodeiprocessididigitalizzazione.

E) TrasferimentonelsistemadiarchiviazionecomunaleIlriversamentodeidatidovràessereassicuratoinmodalitàdiflussocostante,giornalieroosettimanale,attraversouncollegamento VPN concordato con il Settore Agenda Digitale e Tecnologie Informatiche su storage comunale, èpertantodaescludereuntrasferimentomassivodidatitemporalmentedistantineltempo.IlCommittentefisseràuntempodiretentiondopoilqualel’Aggiudicatariopotràprovvedereadeliminareifileinsuopossesso.Le pratiche trasferite dovranno essere organizzate in lotti la cui composizione dovrà essere descritta in un file xmldenominatoindiceditrasferimento.Lesingolepratichediciascunlottodovrannoesseretrasferiteinformacompletadituttidocumenti,nonsaràammessotrasferirepartidellastessapraticainlottidifferenti.IlSettoreAgendaDigitaleeTecnologieInformatiche,diconcertoconilSettoreServiziperl’Edilizia,potràdettare(incorsod’opera,duranteilperiododistartupoinoccasionedeiprimiriversamentididativersolostoragecomunale)ulterioriprescrizioniditipoinformatico,alfinedipervenirealmigliorrisultatotecnicamentepossibilechetengacontodelleesigenzesopradescritte.

ART.B.11–REDAZIONEDELPROCESSODIMETADATAZIONELaredazionedeimetadatiinfasedidigitalizzazionedellepratichecartacee,èritenutadall’AmministrazioneComunaleunodeipuntinodaliperilrisultatodelprogetto,pertantorisultaessereinassolutol’attivitàpiùimportante,inquantoè proprio da questa redazione accurata, razionale e sistematizzata che dipende il successo dell’operazione didigitalizzazione.Ogni file risultato della digitalizzazione dovrà essere accompagnato da metadati (XML); i documenti oggetto didigitalizzazione singola (compresi gli elaborati grafici) dovranno essere individuati specificamente nei metadatidescrittivi(vediallegatoD–filedivalidazionedeimetadati-XSD):

• elaboratigrafici(perragionilegatealledimensionideglistessi,unfileperognielaborato);• attodirilascio/attodidiniego;• verbali/esposti;• istruttoriatecnicadellapratica;• documentidiidentità/datisanitari;• documentazionegenerica,perquestatipologiaoccorreprodurreunfiledistintoperogniPG,piùuneventuale

fileunicopertuttiirestantidocumentiprividiPG.L'indiceditrasferimentospecifica lastrutturadellecartelleoggettoditrasferimento, i filepresentinellecartellee iseguentimetadaticoerentiallelisteesistentiealleprocedureattualmenteinusoperlaclassificazioneeconsultazionedellepraticheedeidocumentiinessecontenutesullabasedistandardperladescrizionediarchivi(ISAD)edisoggettiproduttori(ISAAR):FondoSubfondoSerieSottoserie(opzionale)UnitàdiConservazione(Faldone)Pratica(UnicheoSequenze)


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ART.B.12–ASSISTENZADAPARTEDELCOMMITTENTEIlComunediBolognainqualitàdiCommittente,forniràassistenzanelcorsodelservizioalfinedirisolveretuttiicasidubbi (comprensione della pratica e del suo esito, ecc.). Tale operazione potrà essere effettuata via email otelefonicamente,qualorapossibile, in relazioneal tipodiproblemada risolvere, senecessario si potrannovalutareinterventionsitepressolasedeoperativadell’aggiudicatario.Ireferentiincaricati,previoappuntamento,riceverannoall’occorrenzal’Aggiudicatarionellasedecomunale.IlCommittentesiimpegnaadoffrireilproprioausilioallostaffdiprogettoinvistadellaformazionedeglioperatoriaddettialladigitalizzazione(staffoperativo).Sarannoinoltreforniteistruzioni,anchecontempistichediverse,inrelazionealottiosingoleSERIE/posizionidiarchiviootipologiedipraticheconpeculiaritàspecifiche.Presuppostodelserviziod’appaltoinoggettoèquellodimantenerecontinuitàcongliambientitecnologiciesistenti.

ART.B.13–DURATADELSERVIZIO–CRONOPROGRAMMAES.A.L.Laduratacomplessivadelservizioèfissatainmesi30dalladatadiconsegnadelservizio,confacoltàdiprorogareilcontratto per un periodo non superiore a mesi sei, sotto le condizioni di legge, previo avviso da comunicarsi periscrittoall’Impresaaggiudicataria,almenotrentagiorniprimadellascadenzadeltermine.Primadellaconsegnadelserviziol’Aggiudicatariodovràprovvedereallapredisposizionedeilocaliedelleattrezzatureidonee all’esecuzione del servizio. Il Committente verificherà l’idoneità dei locali nel rispetto sostanziale di quantodichiaratonell’offerta.L’Aggiudicatario dovrà dotarsi di PEC dedicata, indirizzo di posta elettronica certificata dedicato all’oggetto delpresente capitolato, per tenere la corrispondenza a norma di legge con il Committente; per questa casella PECl’Aggiudicatario deve garantire il presidio costante e le risposte immediate nei casi di urgenza espressamentedisciplinati.E’previstounperiododiStartUpdiduratapariamesi2.DuranteilperiododistartupilCommittenteverificheràanchelarispondenzadellepostazioniapprestateinqualitàequantitànelrispettodiquantodichiaratonell’offerta.Sono previste verifiche intermedie, monitoraggi e collaudi intermedi, in fase di esecuzione (art.B.14) e il collaudofinale(art.B.15)alterminedelcontratto.Il servizio si svolgerà secondo i tempi definiti dal cronoprogramma, presentato in sede di offerta, articolato persingoloS.A.L.(StatoAvanzamentoLavori)cheriportiilnumerodifaldonideiqualièprevistaperciascuntrimestreladigitalizzazioneeiltrasferimentosullostoragecomunale.Ilavoridovrannoarticolarsiintrefasidistinte:

• PRIMA FASE - STARTUP della durata di 2 mesi, consistenti nella predisposizione dei locali: a tal fineSoprintendenzaArchivistica e Comune di Bologna effettueranno un sopralluogo per verificare l’idoneità dispaziedattrezzature;formazionedelleunitàoperative,aggiornamentoprofessionaleepredisposizionedellatecnologianecessariaalladigitalizzazione.Durante ilperiododistartup,al finedimonitorare laqualitàdelservizio e assicurare la buona leggibilità a video di tutto il contenuto informativo presente negli originalicartacei, l’Aggiudicatariodovràcreareunprototipodelprodottosullabasediuncampionesignificativodeimaterialidadigitalizzare;l’approvazioneformaledelprototipocostituiràriferimentodiqualitàperilprocessodidigitalizzazione.

• SECONDA FASE – DIGITALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO E S.A.L. - digitalizzazione delle pratiche, con flussogiornaliero o settimanale dei dati risultanti dal processo di digitalizzazione verso l’AmministrazioneComunale. Questa fase sarà documentata dall’Aggiudicatario con reportistica periodica, mensile etrimestrale,comedescrittoinseguito.

• TERZAFASE–COLLAUDOFINALEdelladuratadi1mese:esecuzionediINTEGRAZIONIeCORREZIONI.


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Ilcronoprogrammadovràessereredattotenendoconto:

• delrispettosostanzialedelleprioritàindividuatealparagrafoArt.B.2,• associando ai singoli SAL della durata di 3 mesi cadauno una quantità di faldoni da digitalizzare

realisticamenteeffettuabile,• quantitàchetenga inconsiderazioneanche ilgradodicomplessitàdelledetteoperazionianche in ragione

dellaspecificitàdellepratichecostituentilesingoleSERIE/posizioni.Lo“Schemadicronoprogramma”deveessereformalizzatoeschematizzatoattraversolacompilazionedell’allegatoG)e dovrà essere parte integrante dell’offerta tecnica da parte dell’Aggiudicatario; la tempistica ed i quantitatividichiaratinelloschemasipongonoqualeparametrodirettoperl’applicazionedellepenalidicuiall’Art.A.16delCSA..A titolo meramente esemplificativo, questo potrebbe essere un cronoprogramma che evidenzia i vari S.A.L. e leserie/posizioni (o parte di esse) da assoggettare a digitalizzazione, nel rispetto delle priorità segnalatedall’Amministrazione:

I tempi derivanti dai S.A.L. dichiarati devono essere assolutamente rispettati, pena l’applicazione delle penaliindividuatenelparagrafoArt.A.16.


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ART. B.14 – MONITORAGGIO DI ATTUAZIONE DELLA PRESTAZIONE – COLLAUDIINTERMEDIAIDIVERSIS.A.L.Il Comune di Bologna potrà in qualsiasi momento effettuare gli opportuni controlli durante il processo didigitalizzazione, avvalendosi di personale dedicato. L’Amministrazione si riserva di compiere verifiche edapprofondimenti sullo statodi attuazionedella scansionedei singoli lotti attivitàe sullaprogrammazionedei futuriinterventi,anchemedianteaccessiallasedeaziendaleoperativa,alloscopodiprenderevisionedeimetodidilavoroedellestrumentazioniutilizzate.Tramite il Responsabiledel Servizioo i suoi incaricati, l’AmministrazioneComunaleapropriadiscrezioneeffettueràsopralluoghi al fine di verificare l’efficienza ed efficacia dei servizi resi, l’adempimento degli obblighi del presentecapitolatospecialed’appalto.L’Aggiudicatariohal’obbligodicollaborareallaesecuzionedeidetticontrolli.Atalescopo,qualoral’AmministrazioneComunaleloritenganecessario,potràavvalersidiorganismi,entioincaricatiesternisenzachel’Aggiudicatariopossasollevareeccezionealcuna.Per icontrolli istituzionalidicompetenza,glioperatoridell’AmministrazioneComunaleoquellidellaSoprintendenzaArchivistica dell’Emilia Romagna, avranno libero accesso in qualsiasi momento alla sede operativa della Dittaappaltatrice.L’AggiudicatariodevefornirealSettoreServiziperl’Ediliziaunrapportosulleattivitàsvolte,concadenzamensilecheconterràl’indicazionedell’incidenzadellavoroeffettuatorispettoallatotalitàdiquellodaeffettuare.RappresentantidelegatidallaDittaappaltatricepotrannopresenziareinognimomentoaicontrolliprevisti.AtalfineverràcomunicatoallaDittaladatadieffettuazionedeicontrolliperrichiestedipartecipazioneincontraddittorio.AlterminediognunodeiS.A.L.dichiaratinell’offertae/oconcordaticonl’AmministrazioneComunale,l’Aggiudicatariodovràrilasciareun“collaudointermedio”,nelqualedovràdichiarare:

· ilrispettodelcronoprogrammaperognisingoloSALallegatoall’offertatecnica;

· laleggibilitàdeidocumentiscansionatielafruibilitàdeifile;

· laredazionedeimetadatisecondoquantodisciplinatodalpresentecapitolatotecnico;

· ilcorrettocaricamentosullostoragecomunalenelrispettodeiSALdichiarati.

ART.B.15–COLLAUDOFINALEOVERIFICADICONFORMITA’Ilcollaudofinaleoverificadiconformitàèeffettuatodall’Amministrazioneaseguitodiultimazionedeilavorialfinediaccertarnelaregolareesecuzione,nelrispettoallecondizioniedaiterministabilitinelcontrattoesecondoquantoprevistodallenormevigenti.Le attività di verifica di conformità verranno attivate, anche con la collaborazione tecnica della SoprintendenzaArchivistica, entro 20 giorni dalla data di ultimazione del servizio e sono dirette a certificare che le prestazionicontrattualisianostateeseguitearegolad'artesottoilprofilotecnicoefunzionale,inconformitàenelrispettodellecondizioni, modalità, termini e prescrizioni del contratto, nonché nel rispetto delle eventuali leggi di settore. Ladocumentazionedicollaudodovràcomprenderetutteledichiarazioniriportatenelparagrafoprecedenteerelativeallavorodidigitalizzazionecomplessivamenteintesosullatotalitàdegliarchivi,achiusuradell’interoprogettoattuato.L’Aggiudicatariodovràgarantireaicollaudatorituttoilsupportonecessarioperl’effettuazionedelleispezioniedelleprovefinali.Le attività di verifica hanno, altresì, lo scopo di accertare che i dati risultanti dalla contabilità e dai documentigiustificativi corrispondano fra loro e con le risultanze di fatto, fermi restando gli eventuali accertamenti tecniciprevistidalleleggidisettore.In relazionealla complessitàe alladuratadell'appalto, la verificadi conformità verrà conclusaentroononoltrenovantagiornidall'ultimazionedell’esecuzionedelleprestazionicontrattuali


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Delprolungarsidelleoperazionirispettoaldettotermineedellerelativecauseilsoggettoincaricatodellaverificadiconformitàtrasmetteformalecomunicazioneall’esecutoreealresponsabiledelprocedimento,conlaindicazionedeiprovvedimenti da assumereper la ripresa e il completamentodelle operazioni di verifica di conformità. La verificadellabuonaesecuzionedelleprestazionicontrattualièeffettuataattraversoaccertamentieriscontriche il soggettoincaricatodellaverificadiconformitàritenganecessari.Ilsoggettocheprocedeallaverificadiconformitàindicaseleprestazionisonoomenocollaudabili,ovvero,riscontrandosidifettiomancanzedilieveentitàriguardoall'esecuzione,collaudabili previo adempimento delle prescrizioni impartite all’esecutore, con assegnazione di un termine peradempiere.

Nelcorsodell'appalto inrelazioneai lotti lavoratinelperiodi indicatinelcronoprogrammasiprovvederàaverificheperiodiche a cura del responsabile per l'esecuzione del contratto, attestate da verbali di controlli in corso diesecuzione,da trasmetterealResponsabiledelProcedimentoentroquindicigiorni successivialladatadeicontrolli,riferisconoanchesull'andamentodell’esecuzionecontrattualeesulrispettodeiterminicontrattualiecontengonoleosservazioni ed i suggerimenti ritenuti necessari, ferme restando le competenze della stazione appaltante e deldirettoredell’esecuzione.

Il soggetto incaricato della verifica di conformità rilascia il certificato di collaudo o verifica di conformità quandorisulti che l’esecutore abbia completamente e regolarmente eseguito le prestazioni contrattuali. Il certificato diverificadiconformitàcontienegliestremidelcontrattoedeglieventualiattiaggiuntivi,l’indicazionedell’esecutore,ilnominativodeldirettoredell’esecuzione,iltempoprescrittoperl’esecuzionedelleprestazioni,ledatedelleattivitàdieffettivaesecuzionedelleprestazioni;ilrichiamoaglieventualiverbalidicontrolliincorsodiesecuzione;ilverbaledelcontrollodefinitivo; l’importo totaleovvero l’importoa saldodapagareall’esecutore; la certificazionedi verificadiconformità.

E’ fatta salva la responsabilitàdell’esecutorepereventuali viziodifetti anche in relazioneaparti, componentiofunzionalitànonverificabiliinsedediverificadiconformità.

Ilcertificatodiverificadiconformitàvienetrasmessoperlasuaaccettazioneall’esecutore,ilqualedevefirmarlonelterminediquindicigiornidalricevimentodellostesso.

Successivamente all’emissione del certificato di verifica di conformità, si procede al pagamento del saldo delleprestazioni eseguite e allo svincolo della cauzione prestata dall’esecutore a garanzia del mancato o inesattoadempimentodelleobbligazionidedotteincontratto.

capitolato parte B digitalizzazione · 2019-01-25 · nell’archivio appaltato in custodia...

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