COINVOLGIMENTO E CRITICITÀ NEL PERCORSO DI AUTOVALUTAZIONE CAFUmberto Silvi

Ufficio innovazione e qualità

Università degli Studi di Macerata

“Non tutto ciò che può essere contato conta

e non tutto ciò che conta può essere contato”

Albert Einstein

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Come è stato realizzato il coinvolgimento dei diversi attori del processo di autovalutazione?

Quali sono i punti di forza e le aree da migliorare di questo primo “esperimento”?

REPORT DI AUTOVALUTAZIONE CAF: L’ESPERIENZA DELL’UNIVERSITA’ DI MACERATA

Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

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CRONOPROGRAMMA DEL PERCORSO DI AUTOVALUTAZIONE (AV)

Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

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Interno: insediamento il 4 novembre 2010 del nuovo Rettore (ex Pro-

Rettore) insediamento il 1° dicembre 2010 del nuovo Direttore

Amministrativo (ex Dirigente della Provincia) presenza della programmazione triennale di sviluppo 2007-

2009, prorogata anche per tutto il 2010 avvio della nuova programmazione triennale a.a.

2010/2011 - a.a. 2012/2013 a marzo 2011 con approvazione del bilancio preventivo

Esterno: tendenziale riduzione nel sistema universitario italiano del

FFO e delle immatricolazioni legge 240/2010 riforma governance, strutture,

organizzazione amministrativa, … (redazione del nuovo statuto da febbraio a luglio 2011)

PRESENTAZIONE DEL CONTESTO

Coinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

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Incontri preliminari: 13 ottobre e 26 ottobre Fondazione CRUI 4 novembre con i vertici di Ateneo 23 novembre progetto approvato dal SA 26 novembre progetto approvato dal CdA successivi incontri con i vertici di Ateneo e con i

referenti delle strutture

FASE PRELIMINARE: FORMAZIONE DEL CONSENSO E OTTENIMENTO DELL’IMPEGNO

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Punti di forza: esistenza di un sistema integrato di gestione per la qualità ISO

9001:2008 nell’ambito della didattica (SGQ) il nuovo Rettore e il delegato già conoscevano il SGQ gli Organi di Governo (SA e CDA) hanno approvato il progetto l’ufficio innovazione e qualità, incaricato di realizzare il

progetto CAF, coordina il SGQ ed è funzionalmente situato presso il Rettorato e si occupa anche del bilancio sociale (BS) oltre che di altri gruppi di lavoro sull’innovazione

Aree da migliorare: il periodo di passaggio e cambiamento (Rettore, D.A., riforma)

in cui è stata realizzata l’autovalutazione (AV) ha visto i vertici e il personale di Ateneo troppo impegnati in altre priorità

il coinvolgimento e l’impegno nell’AV sono apparsi più difficili in periodi di maggiori tensioni organizzative

FASE PRELIMINARE: FORMAZIONE DEL CONSENSO E OTTENIMENTO DELL’IMPEGNO

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Delibere di SA e CdA contenenti: la scelta dell’ambito di applicazione del CAF l’individuazione del gruppo di autovalutazione e del

delegato responsabile

Cronoprogramma delle attività Condivisione con le strutture interessate

LA FASE DI PIANIFICAZIONE DELL’AUTOVALUTAZIONE

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LA FASE DI PIANIFICAZIONE DELL’AUTOVALUTAZIONE

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Punti di forza: ruolo del Laboratorio CAF-Università della Fondazione CRUI ambito della “didattica” in comune al SGQ una nuova unità di personale assegnata a tempo pieno al

SGQ e al progetto CAF

Aree da migliorare: rispetto delle scadenze fissate periodo troppo esteso

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LA COMUNICAZIONE DELL’AUTOVALUTAZIONE

Incontri del gruppo di coordinamento (comitato di autovalutazione) e del gruppo di supporto (metodo dei “referenti di struttura”)

Coinvolgimento e preparazione del contesto:

Lettera del Rettore sull’importanza del progetto Lettera del Rettore sulla partecipazione a questionari,

interviste e focus group Comunicazioni e-mail dell’ufficio Incontri con referenti e presentazione del progetto da

parte dei referenti nelle struttureCoinvolgimento e criticità nel percorso di autovalutazione CAF – Umberto Silvi – Università degli Studi di Macerata

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LA COMUNICAZIONE DELL’AUTOVALUTAZIONE

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Punti di forza: ufficio già strutturato e abituato, con le esperienze del SGQ

e del BS, alla comunicazione di progetti innovativi metodo reticolare dei “referenti di struttura” con

presentazioni (consigli di facoltà) e riunioni (servizi amministrativi) per la divulgazione del progetto

posta elettronica e mailing list sito internet come punto di riferimento della

documentazione e dello stato dell’arte del progetto

Aree da migliorare: non tutti i referenti sono ugualmente motivati dai propri

responsabili nel realizzare i progetti collegati alla qualità, alla valutazione e alla rendicontazione delle proprie attività

l’ufficio potrebbe coordinare in maniera più invasiva l’azione di divulgazione dell’AV, anche con la propria presenza ad alcuni incontri nelle singole strutture

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L’ORGANIZZAZIONE DELLA FORMAZIONE

Formazione al management, al comitato e al gruppo di supporto sul processo di autovalutazione dei fattori abilitanti e dei risultati:

sito internet incontri seminariali in presenza diffusione del materiale messo a disposizione

dal Laboratorio CAF-Università della Fondazione CRUI

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L’ORGANIZZAZIONE DELLA FORMAZIONE

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Punti di forza: il ruolo del Laboratorio CAF-Università della Fondazione

CRUI per i due referenti di Ateneo del progetto i “referenti di struttura” individuati nelle persone degli

stessi referenti del SGQ incontri periodici con gli stessi referenti sia per il SGQ che

per il CAF tutta la documentazione di riferimento pubblicata sul sito

internet del progetto

Aree da migliorare: assenza di seminari formativi in sede con esperti

esterni/interni; (assenza di precedenti esercitazioni sull’AV)

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LA FASE DI ESECUZIONE – QUESTIONARI, INTERVISTE E FOCUS GROUP INTERNI

Mail del Rettore a tutto il personale di ruolo Personalizzazione e somministrazione del questionario a

docenti e PTA, elaborazione dei questionari e analisi dei risultati emersi

Strutturazione della traccia di intervista ai capi area: segreterie studenti e area del personale, sia settore PTA che settore docenti

Realizzazione delle interviste, elaborazione ed analisi dei risultati emersi (con supporto del facilitatore esterno)

Strutturazione della traccia per i focus group ai presidenti dei corsi di laurea e alle segreterie di presidenza delle Facoltà

Realizzazione dei focus group, elaborazione ed analisi dei risultati emersi (con supporto del facilitatore esterno)

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LA FASE DI ESECUZIONE – QUESTIONARI, INTERVISTE E FOCUS GROUP INTERNI

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Punti di forza: l’Ateneo è considerato dal CENSIS tra quelli di medie

dimensioni (311 docenti, 303 pta, meno di 15.000 studenti) facilità nella realizzazione del questionario on line e delle

interviste e dei focus group in presenza buona partecipazione alle indagini (al questionario ha

partecipato il 63% del pta e il 46% dei docenti, alle interviste e ai focus group hanno partecipato tutti gli invitati)

Aree da migliorare: aumentare il numero delle interviste e realizzarle con tutti i

vertici dell’organizzazione per aumentare loro il coinvolgimento nell’AV e il numero di informazioni reperite

realizzare interviste e focus group e relativa elaborazione dei risultati con personale interno anziché con facilitatori esterni, per aumentare il coinvolgimento del personale, l’esperienza e l’uniformità negli elaborati finali

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LA FASE DI ESECUZIONE – QUESTIONARI E FOCUS GROUP CON GLI STUDENTI

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Recupero questionari soddisfazione studenti frequentanti (progetto Sisvaldidat) e laureandi (progetto Vela)

Strutturazione della traccia per i focus group agli studenti

Realizzazione dei focus group agli studenti, elaborazione ed analisi dei risultati emersi (esperti interni ed esterni)

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LA FASE DI ESECUZIONE – QUESTIONARI E FOCUS GROUP CON GLI STUDENTI

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Punti di forza: questionari di percezione della qualità e

soddisfazione degli studenti già presenti e strutturati e già analizzati dal NdV

auto-organizzazione dei referenti delle Facoltà per la realizzazione dei focus group

azioni ed analisi già programmate anche nel SGQ

Aree da migliorare: scelta del periodo per realizzare i focus group scelta del campione per i focus group diversa partecipazione e coinvolgimento degli

studenti nelle diverse Facoltà

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LA FASE DI ESECUZIONE – RACCOLTA DATI

Suddivisione in tre sottogruppi di autovalutazione (metodo dei “referenti di criterio”)

Raccolta dati relativi ai fattori abilitanti Raccolta dati relativi ai risultati

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LA FASE DI ESECUZIONE – RACCOLTA DATI

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Punti di forza: i “referenti di struttura” hanno supportato l’ufficio nella

raccolta delle informazioni l’ufficio già raccoglie ed elabora dati per il SGQ e il BS

Aree da migliorare: motivazione e responsabilizzazione del personale non

uniformi assenza di un datawarehouse di Ateneo e presenza di

banche dati “ufficiose” e non strutturate i “referenti di struttura” possono interpretare e trascrivere

le informazioni in maniera non uniforme e con finalità e priorità diverse

riguardo ai fattori abilitanti, mancanza di conoscenza dei documenti di programmazione di Ateneo da parte del personale

riguardo ai risultati, assenza di target numerici e di attività di benchmarking/benchlearning

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LA FASE DI ESECUZIONE – REDAZIONE DEL REPORT DI AUTOVALUTAZIONE

Stesura della relazione di autovalutazione: Presentazione Ateneo, presentazione del processo

di autovalutazione, glossario Prima bozza di ogni sottocriterio Griglie di autovalutazione Omogeneizzazione RAV in grafici Temi chiave Appendice

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LA FASE DI ESECUZIONE – REDAZIONE DEL REPORT DI AUTOVALUTAZIONE

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Punti di forza: i “referenti di struttura” sono stati organizzati in “referenti

di criterio” prima si sono analizzati i fattori abilitanti e

successivamente i risultati le informazioni di questionari, interviste e focus group sono

state utili per tutti i criteri

Aree da migliorare: molti referenti giovani (in termini sia di età che di anzianità

di servizio) possono non avere l’esperienza adeguata per leggere, interpretare e utilizzare tutte le informazioni raccolte

mancanza fino ad oggi di un sistema di valutazione e di indicatori per il sistema universitario italiano che sia condiviso, integrato, strutturato, sperimentato, duraturo, stabile (Modello teorico FFO fino al 2008, quota premiale FFO 2009, quota premiale FFO 2010, PRO3, CIVR, CIVIT, ANVUR, …)

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LA FASE DI ESECUZIONE – PRIORITA’ INDIVIDUATE, PRESENTAZIONE E COMUNICAZIONE

Riunione con i vertici dell’amministrazione sui risultati dell’autodiagnosi e scelta delle priorità

Riunioni con i vertici a luglio sui primi risultati del RAV e sulla scelta delle priorità di intervento

Presentazione e comunicazione dei risultati dell’autovalutazione

Comunicazione dei risultati agli Organi di Governo nel mese di settembre

Decisioni sui piani di miglioramento da avviare Presentazione e divulgazione del RAV e dei PdM a

tutto il personale nel mese di settembre/ottobre

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