Enterprise Content Management

Modulo PEC Manager

Bfly è la soluzione tecnologica per la gestione digitale dei documenti.

Una piattaforma di Enterprise Content Management basata sulla tecnologia open source Alfresco.

Bfly permette di acquisire, archiviare, organizzzare e condividere, in modo facile e veloce, tutti i documenti e i contenuti che transitano in un’organizzazione, grazie alle caratteristiche che rendono unica la piattaforma: framework open source indipendenza dal numero delle postazioni tecnologie avanzate versione web, mobile, touch, cloud  facilità di utilizzo e interfaccia user friendly

TUTTO IN UN CLIC

Cos’è Bfly

Web Content Management

Protocollo DigitPA

Email & PEC Manager

Gestione documentale Web & Mobile

Conservazione Sostituiva

Firma Digitale e Marca Temporale

Servizi di postalizzazione H2H

Moduli Bfly

PEC - Definizione

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica attraverso il quale viene fornita al mittente una documentazione legale, con valenza legale ai sensi del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici

Con la Posta Elettronica Certificata al mittente viene fornita la documentazione elettronica, con valenza legale, che attesta l'invio e la consegna di documenti informatici. Inoltre, quando il messaggio giunge al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta o mancata consegna con specifica indicazione temporale

La traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata per legge per un periodo di trenta mesi: in tal modo il mittente può ottenere la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse (ad esempio, in caso di smarrimento).

PEC - Normativa

La PEC è disciplinata dal d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68, che ne stabilisce le modalità di utilizzo sia a livello di diritto privato che di diritto amministrativo (dunque non solo relativamente ai rapporti fra cittadini/imprese e p.a., ma anche fra cittadini e fra imprese). Inoltre, con decreto del 2 novembre 2005, il Ministro per l'innovazione e le tecnologie ha emanato le “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata”.

Il d.l. 29 novembre 2008, n. 185 (c.d. decreto anti-crisi, "Misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale"), convertito in legge dall'art. 1, l. 28 gennaio 2009, n. 2, ha previsto che l'istituzione di una casella di Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per determinate categorie: imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni.

L'Art. 37 del decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5 proroga al 30 giugno 2012 il termine di cui all’Art. 6 comma 2 della Legge 28 gennaio 2009, n. 2 "Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185" il quale prevede che “Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata.”

Modulo PEC Manager

Il modulo PEC Manager è il modulo di Bfly che semplifica, automatizza e rende accessibili tutte le operazioni legate alla gestione della propria PEC.

La soluzione si presenta all’utente come un portale (site) basato su Alfresco Share, di cui sfrutta le potenzialità e la natura open per potersi integrare con i principali sistemi di gestione documentale.

Bfly PEC Manager è integrabile anche al sistema di protocollo informatico Bfly Protocollo, permettendo dunque di protocollare in maniera automatica tutta la posta certificata in entrata ed in uscita.

Bfly PEC Manager è stato pensato per integrarsi facilmente con le diverse funzionalità fornite dal software di gestione documentale Bfly e dalla piattaforma di ECM Alfresco:

Gestione elettronica documentale Esecuzione di processi documentali

Collaboration

Protocollazione a norma DIGIT PA

Modello funzionale PEC Manager

Funzionalità PEC Manager

Bfly PEC Manager offre le seguenti principali funzionalità:

Download delle e-mail da una o più caselle di posta

Possibilità di impostare un filtro per smistare le e-mail scaricate in cartelle diverse nel repository documentale, a seconda dell'oggetto estratto dal messaggio

Estrazione delle diverse componenti del messaggio PEC scaricato (es. Busta, Mail originale, Allegati, file XML e file di Signature)

Registrazione delle anomalie verificatesi durante l’invio del messaggio

Gestione automatica massiva delle comunicazioni PEC

Predisposizione di un invio automatico di e-mail in modalità batch

Consultazione di tutte le e-mail inviate nella sezione di Log

Integrazioni PEC Manager

Integrazione con il sistema di gestione documentale: • Definizione dei permessi di

accesso ai singoli documenti archiviati

• Integrazione nativa con sistemi di scansione e salvataggio diretto in formato PDF

• Possibilità di inserire annotazioni relative ai documenti in archivio

• Visualizzazione della storia delle azioni svolte sul record documentale

Interazione con il protocollo informatico dell’Ente, in modalità manuale o modalità automatica

Strumenti di gestione del flusso di composizione delle comunicazioni e delle relative autorizzazioni

Vantaggi PEC Manager

La PEC comporta, rispetto alle comunicazioni tradizionali, i seguenti vantaggi:

Semplicità di utilizzo. Funziona come una normale casella di posta sia tramite client sia come web mail.

Valore legale. La PEC viene riconosciuta in tutte le sedi come una comunicazione con pieno valore legale e può essere usata come prova dell’invio, dell’avvenuta ricezione e anche del contenuto del messaggio inviato

Risparmio. Utilizzare una PEC, oltre che obbligatorio, è anche il modo più economico per la comunicazione della PA, delle imprese e dei cittadini. Ogni modalità di comunicazione più “tradizionale”, quali fax o raccomandate, comporta costi estremamente superiori e performance aziendali più basse.

Comodità. La PEC

Vantaggi Bfly

Vantaggi organizzativi:Automatizzazione dei processi aziendali

Puntualità e rapidità nella trasmissione dei documenti

Maggiore controllo dei documenti aziendali e nell’archiviazione dei dati sensibili

Maggiore controllo e trasparenza di gestione dei documenti e dei processi di businessEfficacia nella gestione del flusso di lavoro

Vantaggi economici:Risparmio di tempi, costi e spaziRiduzione del costo per carta e stampeEliminazione del costo degli archivi cartacei

Eliminazione dei ritardi e disguidi dovuti all’inoltro cartaceo dei documentiRiduzione dei costi di gestione della posta in entrata ed in

uscitaDematerializzazione degli archivi cartacei a beneficio del

digitale

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Luca ColombaProduct ManagerCell: +39.345.4714249 E-mail: luca.colomba@desmos.eu

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