Associazione utenti Italiani aleph Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Bicocca...

Associazione utenti Italiani alephAssociazione utenti Italiani aleph

Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano Maria Grazia Pistelli - Università degli Studi Milano BicoccaBicocca

[email protected]@unimib.it

Seminario “EDI e non solo: gli standard

per il commercio elettronico di libri e riviste”

I T A L E

http://www.itale.it

EDI all’Università di Milano Bicocca

http://www.itale.it/

1.6.20041.6.2004 EDI all'Università di Milano BicoccaEDI all'Università di Milano Bicocca 22

I T A L E

1. Configurazione1. Configurazione Servizi EDI supportatiServizi EDI supportati Configurazione fornitore e Configurazione fornitore e

bibliotecabiblioteca Tracciato di un recordTracciato di un record

2. EDI e non solo2. EDI e non solo La nostra esperienzaLa nostra esperienza Procedure e personalizzazioniProcedure e personalizzazioni ProgettiProgetti

AgendaAgenda


I T A L E 1. Configurazione1. Configurazione

La ver. 14.1 di Aleph 500 supporta La ver. 14.1 di Aleph 500 supporta l’invio degli ordini in modalità EDIl’invio degli ordini in modalità EDI

Lo standard per la codifica dei dati è Lo standard per la codifica dei dati è EDItEUR, subset di UN/EDIFACT EDItEUR, subset di UN/EDIFACT (D96.A) EANCOM (D96.A) EANCOM


I T A L E Configurazione della BibliotecaConfigurazione della Biblioteca

tab35 dell’ADM (util G/4/35)tab35 dell’ADM (util G/4/35)!======================================!======================================

!Tab35 Location numbers and other information for EDI orders!Tab35 Location numbers and other information for EDI orders

!======================================!======================================

Col. 1 (5): codice sottobibliotecaCol. 1 (5): codice sottobiblioteca

Col. 2 (20): codice Aleph del fornitoreCol. 2 (20): codice Aleph del fornitore

Col. 3 (20): codice EDI (EAN) della bibliotecaCol. 3 (20): codice EDI (EAN) della biblioteca

Col. 4 (3): tipo di codice EDI Col. 4 (3): tipo di codice EDI

<!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!<!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!BIBU2 STARK012 5090870924734 014BIBU2 STARK012 5090870924734 014

BIBU2 STARK013 5090870924567 014BIBU2 STARK013 5090870924567 014

BIBU6 CASALINI 5090667092453 014BIBU6 CASALINI 5090667092453 014


I T A L E XXX50 tab35XXX50 tab35

Col. 5-6 (20+3): codice e tipo di codice per biblioteche Col. 5-6 (20+3): codice e tipo di codice per biblioteche che condividono il codice EDI (possono comunque che condividono il codice EDI (possono comunque inviare gli ordini separatamente)inviare gli ordini separatamente)

Col. 7 (30): partita IVA della bibliotecaCol. 7 (30): partita IVA della biblioteca

Col. 8 (30): e-mail per rapporti di erroreCol. 8 (30): e-mail per rapporti di errore

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!> !>

12621570154 [email protected] [email protected]

12621570154 [email protected] 12621570154 [email protected]

12621570154 [email protected] [email protected]


I T A L E Configurazione del fornitore 1Configurazione del fornitore 1

GUI - Info fornitore

1. Info generali:

necessario inserire

il codice EDI

e la tipologia di codice


I T A L E Configurazione del fornitore 2Configurazione del fornitore 2

GUI - Info fornitore

2. Conto:

Consegna ordine: ED

Formato lettera: 00

Modalità EDI (metodo di invio): FTP=ASCIIFTPBI=binariosulla base delle indicazioni del

fornitore


I T A L E Indirizzo EDI del fornitoreIndirizzo EDI del fornitore

N.B.: con flag 53 in tab10 settato a N

GUI - Recapiti fornitore

5. Indirizzo EDI

Linea 1: IP o alias

Linea 2: User name

Linea 3: Password


I T A L E Inserimento degli ordini EDIInserimento degli ordini EDI

GUI - Modulo d’ordine

Tipo di invio:

ED


I T A L E Invio degli ordini da GUIInvio degli ordini da GUI

Inviando l’ordine dalla GUI, Inviando l’ordine dalla GUI, apparirà un messaggio di notifica apparirà un messaggio di notifica

Lo status dell’ordine verrà Lo status dell’ordine verrà aggiornato da NEW a RSVaggiornato da NEW a RSV


I T A L E Invio degli ordini da web staffInvio degli ordini da web staff

Gli ordini EDI devono essere inviati con il processo Gli ordini EDI devono essere inviati con il processo batch “Invia ordini EDI (p_acq_13)”batch “Invia ordini EDI (p_acq_13)”

E’ necessario selezionare dal menu a discesa fornitore E’ necessario selezionare dal menu a discesa fornitore e sottobibliotecae sottobiblioteca

Questi ultimi parametri possono essere editati Questi ultimi parametri possono essere editati attraverso il file alephe/www_b_ita/b_acq_13attraverso il file alephe/www_b_ita/b_acq_13


I T A L E p_acq_13p_acq_13

Gli ordini inviati con la p_acq_13 Gli ordini inviati con la p_acq_13 cambiano automaticamente il loro status cambiano automaticamente il loro status in SVin SV

I messaggi inviati sono archiviati nella I messaggi inviati sono archiviati nella directory data_print dell’ADMdirectory data_print dell’ADM

Se non è stato immesso un nome Se non è stato immesso un nome alternativo, il nome assegnato di default alternativo, il nome assegnato di default al file di output sarà simile a: al file di output sarà simile a: BIBU2_edi_order_STARK013.58 BIBU2_edi_order_STARK013.58


I T A L E Tracciato di un messaggio 1Tracciato di un messaggio 1

Esempio di messaggio EDIEsempio di messaggio EDI UNA:+.? UNA:+.?

'UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+'UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58'UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM+220+58+58'UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102'NAD+BY+5030670121199::14'RFF+VA:1262+9'DTM+137:20040519:102'NAD+BY+5030670121199::14'RFF+VA:126215701570

154'NAD+SU+5033075052347::14'CUX+2:EUR:9'LIN+1'PIA+5+0521782856:154'NAD+SU+5033075052347::14'CUX+2:EUR:9'LIN+1'PIA+5+0521782856:IB'IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------IB'IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Electronic structure'IMD+F+BST+:::648 p.'IMb:a'IMD+F+BTI+:::Electronic structure'IMD+F+BST+:::648 p.'IM

D+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university D+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss'IMD+F+BPD+:::2003'QTY+21:1'PRI+AAB:59.36'RFF+LI:27671'RFFpre:ss'IMD+F+BPD+:::2003'QTY+21:1'PRI+AAB:59.36'RFF+LI:27671'RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36'TDT+20++LFN:U2CHI-2334,,59.36'TDT+20++101'LIN+2'PIA+5+0121060519:IB'IMD+F+101'LIN+2'PIA+5+0121060519:IB'IMD+F

+BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Introduction to +BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics'IMD+F+BST+:::300 p.'IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: quantum mechanics'IMD+F+BST+:::300 p.'IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier'IMD+F+BPD+:::c2004'QTY+21:1Elsevier'IMD+F+BPD+:::c2004'QTY+21:1

'PRI+AAB:44.44'RFF+LI:27673'RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44'TDT+20+'PRI+AAB:44.44'RFF+LI:27673'RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44'TDT+20++101'UNS+S'CNT+1:2'CNT+2:2'UNT+35+58'UNZ+1+58'+101'UNS+S'CNT+1:2'CNT+2:2'UNT+35+58'UNZ+1+58'


I T A L E Tracciato di un messaggio 2Tracciato di un messaggio 2

UNA:+.?'UNB+UNOC:3+5030670121199:14+5033075052347:14+040519:1337+58'UNH+58+ORDERS:D:96A:UN:EAN008'BGM+220+58++9'DTM+137:20040519:102'NAD+BY+5030670121199::14'RFF+VA:12621570154'NAD+SU+5033075052347::14'CUX+2:EUR:9‘

LIN+1'PIA+5+0521782856:IB'IMD+F+BAU+:::20040519d2003----|||y0itay50------b:a'IMD+F+BTI+:::Electronic structure'IMD+F+BST+:::648 p.'IMD+F+BPU+:::Cambridge?: Cambridge university pre:ss'IMD+F+BPD+:::2003‘QTY+21:1‘PRI+AAB:59.36‘RFF+LI:27671‘RFF+LFN:U2CHI-2334,,59.36‘

TDT+20++101'

LIN+2'

PIA+5+0121060519:IB'

IMD+F+BAU+:::20040519d2004----|||y0itay50------b:a'

IMD+F+BTI+:::Introduction to quantum mechanics'

IMD+F+BST+:::300 p.'

IMD+F+BPU+:::Amsterdam?: Elsevier'

IMD+F+BPD+:::c2004'

QTY+21:1'

PRI+AAB:44.44'

RFF+LI:27673'

RFF+LFN:U2CHI-2334,,44.44'

TDT+20++101‘

UNS+S'

CNT+1:2'

CNT+2:2'

UNT+35+58'

UNZ+1+58'


I T A L E Problemi nella codifica dei datiProblemi nella codifica dei dati

Il tracciato non è integralmente conforme a Il tracciato non è integralmente conforme a UNIMARC perché sono presenti alcuni tag UNIMARC perché sono presenti alcuni tag MARC21. Ad esempio per indicare la MARC21. Ad esempio per indicare la responsabilità principale viene riportato il responsabilità principale viene riportato il tag 100 (MARC21) anziché il 700 tag 100 (MARC21) anziché il 700 (UNIMARC)(UNIMARC)

Qualora nel record bibliografico non sia Qualora nel record bibliografico non sia presente l’ISBN, il fornitore potrebbe avere presente l’ISBN, il fornitore potrebbe avere problemi nell’identificazione dell’operaproblemi nell’identificazione dell’opera


I T A L E 2. EDI e non solo2. EDI e non solo

La Biblioteca di Ateneo da un anno La Biblioteca di Ateneo da un anno utilizza l’EDI in Aleph per l’invio degli utilizza l’EDI in Aleph per l’invio degli ordini di monografieordini di monografie

Questo ha richiesto un investimento di Questo ha richiesto un investimento di tempo e risorse:tempo e risorse:

per lo studio dello standard per lo studio dello standard per la messa a punto delle procedure per la messa a punto delle procedure


I T A L E Perché l’EDIPerché l’EDI

Perchè investire nell’implementazione Perchè investire nell’implementazione dell’EDI:dell’EDI:

ottimizzazione delle procedure di ottimizzazione delle procedure di acquisizioneacquisizione

importanza di adottare soluzioni importanza di adottare soluzioni standard (anche per gli acquisti!)standard (anche per gli acquisti!)


I T A L E Vantaggi dell’EDI 1Vantaggi dell’EDI 1

L’EDI risparmia il tempo del fornitore…L’EDI risparmia il tempo del fornitore…

perché elimina la necessità di inserimento perché elimina la necessità di inserimento manuale degli ordini nei sistemi gestionali, manuale degli ordini nei sistemi gestionali, con conseguente risparmio di tempo e con conseguente risparmio di tempo e minore possibilità di erroriminore possibilità di errori

……e risparmia il tempo dei bibliotecarie risparmia il tempo dei bibliotecari

perché le forniture sono più rapide e più perché le forniture sono più rapide e più precise precise


I T A L E Vantaggi dell’EDI 2Vantaggi dell’EDI 2

Per noi l’adozione dell’EDI ha avuto un Per noi l’adozione dell’EDI ha avuto un effetto positivo effetto positivo

perché facilitando il compito ai nostri perché facilitando il compito ai nostri fornitori ha migliorato anche il nostro fornitori ha migliorato anche il nostro lavorolavoro

perché per adottare l’EDI abbiamo perché per adottare l’EDI abbiamo rivisto alcune delle nostre procedure e rivisto alcune delle nostre procedure e di conseguenza abbiamo ripensato in di conseguenza abbiamo ripensato in parte il flusso di lavoro delle parte il flusso di lavoro delle acquisizioniacquisizioni


I T A L E Biblioteca di AteneoBiblioteca di Ateneo

Biblioteca di Ateneo=centro di costoBiblioteca di Ateneo=centro di costo Organizzazione per aree disciplinariOrganizzazione per aree disciplinari Gestione per impegni, con emissione Gestione per impegni, con emissione

di buoni d’ordine di buoni d’ordine Le aree disciplinari sono unità di Le aree disciplinari sono unità di

spesa autonome; ciascuna gestisce un spesa autonome; ciascuna gestisce un fondo per l’acquisto di materiale fondo per l’acquisto di materiale bibliografico bibliografico


I T A L E Bilancio della Biblioteca di Bilancio della Biblioteca di

AteneoAteneo

Centro di costo

“Biblioteca di Ateneo“

Sublibrary

Sede di Scienze

FisicaChimica Geologia Biologia

Spese di investimento

Spese di funzionamento

(materiale di consumo

e RER)

materiale bibliografico

(monografie e periodici a stampa, REL)

attrezzature

Sublibrary Sede di Medicina

Sublibrary

Sede Centrale


I T A L E Gestione del bilancio in AlephGestione del bilancio in Aleph

Esigenze contabili ed amministrative Esigenze contabili ed amministrative relative alla fatturazione ed alla relative alla fatturazione ed alla consegna dei volumi acquistaticonsegna dei volumi acquistati

Le unità di spesa (aree disciplinari) Le unità di spesa (aree disciplinari) della Biblioteca devono avere della Biblioteca devono avere gestioni autonome degli ordini in gestioni autonome degli ordini in AlephAleph


I T A L E PersonalizzazioniPersonalizzazioni

Duplicazione dei record dei fornitoriDuplicazione dei record dei fornitori Codici EAN differenti per ciascuna Codici EAN differenti per ciascuna

unità di spesaunità di spesa Gestione in Aleph dei singoli buoni Gestione in Aleph dei singoli buoni

d’ordine come budgetd’ordine come budget Aleph=unico strumento di controllo Aleph=unico strumento di controllo

dei fondi per l’acquisto di materiale dei fondi per l’acquisto di materiale bibliografico bibliografico


I T A L E Modulo web per buoni d’ordineModulo web per buoni d’ordine

In fase di realizzazione un’interfaccia In fase di realizzazione un’interfaccia web che consentirà ai bibliotecari di web che consentirà ai bibliotecari di generare sul server Aleph i budget, generare sul server Aleph i budget, di stampare ed archiviare in più di stampare ed archiviare in più formati i relativi buoni d’ordine e di formati i relativi buoni d’ordine e di avere il controllo delle somme avere il controllo delle somme impegnateimpegnate


I T A L E Approval planApproval plan

Al fine di incrementare il volume Al fine di incrementare il volume degli acquisti di monografie, e degli acquisti di monografie, e snellire le relative procedure snellire le relative procedure contabili, è stato adottato da alcune contabili, è stato adottato da alcune aree disciplinari l’approval plan, in aree disciplinari l’approval plan, in abbinamento con la fornitura del abbinamento con la fornitura del record bibliografico in formato MARCrecord bibliografico in formato MARC


I T A L E ProgettiProgetti

Adozione della nuova versione Adozione della nuova versione (16.02) di Aleph 500(16.02) di Aleph 500

Entrata in produzione prevista per i Entrata in produzione prevista per i primi di settembreprimi di settembre

Annunciate funzionalità aggiuntive Annunciate funzionalità aggiuntive per l’EDI: cancellazione degli ordini, per l’EDI: cancellazione degli ordini, caricamento delle fatture, solleciti e caricamento delle fatture, solleciti e risposte a ordini e sollecitirisposte a ordini e solleciti


I T A L E Siamo (tutti) pronti?Siamo (tutti) pronti?

Biblioteche

Sistemi di

automazioneFornitori

EDI

XML

ONIX…?

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