ARCHIVISTICA INFORMATICA - Archivio di Stato di Palermo ... · Sviluppo e diffusione delle...

Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018 1

ARCHIVISTICA INFORMATICA

Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018

Definire la natura dell’archivistica informatica

Disciplina recente

2

L’archivistica è una scienza che ha il

compito di elaborare i criteri che

sovrintendono alla corretta conservazione

dei documenti, alla loro descrizione

e al loro reperimento, sia a fini

giuridici e amministrativi che storici

e culturali



L’archivistica informatica è l’evoluzione

dell’archivistica?

4

5

L’archivistica informatica ha per oggetto gli archivi

in ambito digitale?


6

L’archivistica è ormai da tempo chiamata a

confrontarsi, in maniera sempre più stringente, con la

tecnologia informatica nelle attività collegate alla

produzione, all’uso e alla conservazione dei

documenti



Lo scenario di riferimento

– Rapporto tra archivi e informatica

7


Archivi e informatica: gli ambiti di applicazione

Applicazioni tecnologiche agli archivi

Utilizzazione di risorse tecnologiche per gestire la

conservazione e la valorizzazione delle risorse

archivistiche

8


In un primo tempo:

uso strumentale delle risorse tecnologiche nella gestione e nella valorizzazione degli archivi storici

9


Archivi e informatica: gli ambiti di applicazione

Archivi informatici

Documenti informatici: uso dell’informatica

nell’intero ciclo vitale (produzione uso e

conservazione)

10


In un secondo tempo l’informatica diventa essa stessa strumento per produrre archivi

11


Il filo conduttore è quello della percezione dell’archivio come testimonianza giuridica e culturale dell’attività di qualsiasi soggetto e dell’esigenza di salvaguardare questa fisionomia, indipendentemente dagli strumenti e dai supporti che la veicolano

12


Si dovrà superare la discontinuità tra archivi “vecchi” in cui i supporti e i modelli tradizionali prevalgono e archivi “nuovi” frutto dell’evoluzione tecnologica

13


Tra gli uni e gli altri è necessario creare una sostanziale “continuità archivistica” Ma quale sarà la continuità? Continuità della memoria, garantita dalla corretta conservazione dei documenti, indipendentemente dal loro supporto e dalle modalità di produzione

14


I temi da affrontare

15


Sviluppo e diffusione delle tecnologie

dell’informazione e della comunicazione

16


Cambiamenti e trasformazioni della nostra

società dovuti allo sviluppo e alla diffusione

delle tecnologie dell’informazione e della

comunicazione (ICT Information and

Communication Technology, ovvero

tecnologia dell’informazione e della

comunicazione)

17


Cambiamenti profondi nella produzione e

organizzazione documentaria

Cambiamenti profondi nella produzione e

organizzazione documentaria

18


Importanza dell’Archivistica nella società della

ICT

19

20

Utilizzo da parte della Pubblica amministrazione e

delle imprese delle tecnologie dell’informazione e

della comunicazione (ICT) per erogare servizi

pubblici sempre più efficienti e facilmente

accessibili


21

Ripresa dell’interesse verso l’archivistica, disciplina

per lunghissimo tempo trascurata all’interno delle

amministrazioni pubbliche, determinata dalla

riforma della Pubblica Amministrazione e dallo

sviluppo delle tecnologie ICT



L’archivistica = organizzazione dei documenti nella

formazione di un archivio.

22

23

Ruolo importante e di grande impegno della

figura dell’archivista:


24

Da riordinatore esclusivamente di archivi storici

a

responsabile del servizio per la gestione

informatica dei documenti, dei flussi documentali

e degli archivi


25

Gli ambiti di applicazione

1. – Applicazioni tecnologiche agli archivi storici

2. – Archivi informatici



1. Inizialmente questo rapporto nasce

limitandosi ad un uso strumentale delle

risorse tecnologiche nella gestione e nella

valorizzazione degli archivi storici

2. Successivamente si dilata enormemente nel

momento in cui l’informatica diventa essa

stessa strumento per produrre archivi

26


Colmare le distanze tra gli archivi storici in cui i

supporti e i modelli tradizionali prevalgono e gli

archivi informatici frutto delle innovazioni

tecnologiche

27


Considerazioni sulle trasformazioni che gli archivi

in senso proprio stanno conoscendo

28


Modelli di produzione, gestione e conservazione dei

documenti interamente informatici

29


Non nuovi archivi avulsi dai sistemi documentari

preesistenti, ma evoluzioni naturali di sistemi con

cui raccordarsi in maniera armonica

30


Il rapporto tra archivi e informatica deve partire

dalla

conoscenza dei concetti fondamentali

31

32

Definizione di archivio:

La definizione di Casanova del 1928

“L’archivio è la raccolta ordinata degli atti di un ente o

individuo costituitasi durante lo svolgimento della sua

attività e conservata per il conseguimento degli scopi

politici, giuridici e culturali di quell’ente o individuo”


33


La definizione di Cencetti del 1937:

“L’archivio è il complesso degli atti spediti e ricevuti da un

ente o individuo per il conseguimento dei propri fini o per

l’esercizio delle proprie funzioni”



Leopoldo Sandri definisce l’archivio

“il complesso delle scritture per il cui mezzo si è

esplicata l’attività pratica di un istituto o di una

persona, reciprocamente legate da un vincolo

determinato dalla natura e competenza dell’ente o

persona cui quelle scritture si riferiscono”.


35


Valenti:

Distinzione tra “Archivio in senso proprio” e “Archivio in senso lato”


36


Valenti:

“Archivio in senso proprio”

complesso delle scritture o altre forme di documentazione

prodotte e ricevute o comunque acquisite da un ente, istituto,

ufficio, individuo o famiglia, durante l’esercizio dell’attività

svolta per l’espletamento delle proprie funzioni e/o per il

raggiungimento delle proprie finalità pratiche


37


Valenti:

“Archivio in senso lato”

Unione confluenza o concentrazione di vari archivi in

senso proprio



ISAD (1999)

“L’insieme organico dei documenti

archivistici, senza distinzione di

tipologia o di supporto, formati e/o

accumulati e usati da una

determinata persona, famiglia o

ente nello svolgimento della propria

attività personale o istituzionale”



Gli strumenti tradizionali per la formazione degli

archivi

39


Organizzazione e tenuta dell’archivio

Nozioni fondamentali

Archivio

Corrente

Di deposito

Storico

40

Archivio corrente

Archivio di deposito

Archivio storico



Le attività per la formazione e tenuta dell’archivio

42


Protocollazione

Classificazione

43


La registrazione dei documenti.

Origine ed evoluzione

Gli scopi della registrazione

44


Gli elementi della registrazione di protocollo

45


Titolario

Evoluzione della funzione di classificazione

Obiettivi specifici della classificazione

46


Il fascicolo

Organizzazione dei fascicoli

L’indice di classificazione

47


Il quadro normativo

Legge 241/1990

Decreto legislativo 29/1993

Decreto legislativo 39 del 12 febbraio 1993

48


Dall’AIPA al CNIPA

Leggi Bassanini

Legge 15 marzo 1997, n. 59

Dpr n. 513 del 10 novembre 1997

Dpr. n. 428 del 20 ottobre 1998

Dpcm. 8/2/1999

Dpcm. 31 ottobre 2000

49


D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445

50


Codice dell’amministrazione digitale

d. lgs. 82/2005

Nuovo codice dell’amministrazione digitale

d. lgs. 235/2010:

Formazione gestione trasmissione e conservazione dei

documenti

51


Documento elettronico

Analogico

Digitale

Informatico

Formati dei documenti

52


Protocollo informatico

Aree organizzative omogenee

Tre livelli di realizzazione

53


Il nucleo minimo di protocollo

54


La gestione informatica dei documenti

55


I flussi documentali

56


Servizio archivistico per la tenuta del protocollo

informatico

Responsabile del protocollo informatico

Il manuale di gestione

57


La registrazione di protocollo

La segnatura

La classificazione

L’assegnazione

La fascicolazione

58


1. Workflow

2. Firma digitale

59


1. Comunicazioni

Internet - Intranet

Siti internet della P.A.

Interoperabilità

Posta elettronica

60


1. Standard di descrizione archivistica

ISAD

ISAAR

61

1

Definizione di archivio

1 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018

2

Ogni persona, nel corso della propria vita,

ogni istituzione, nello svolgersi della propria attività,

produce una mole di documenti che rappresentano nel

tempo fatti, avvenimenti, relazioni


3

che hanno avuto luogo nella vita di quell’individuo o

di quella istituzione e di cui si è voluto tenere una

traccia fisica in quanto testimonianza e memoria

durevole della propria attività


4

Documenti si sono uniti a documenti, dando vita agli

archivi come sedimento fisico della memoria


5

Documenti che possono essere costituiti

da un insieme di materiali,

per lo più scritti su supporto cartaceo,

legati tra loro da una rete di relazioni


6


7

Gli archivi sono, quindi, la sedimentazione

documentaria dell’attività umana come attività pratica

di relazioni e ci forniscono gli elementi per ricostruire

e interpretare la storia di chi li ha prodotti e dei modi

in cui ha deciso di documentare se stesso e

organizzare la sua memoria


8

La funzione prevalente della documentazione

archivistica è di natura pratica:

è memoria-autodocumentazione (Zanni Rosiello) per

chi la produce


9

La definizione di Casanova del 1928

“L’archivio è

la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo,

costituitasi durante lo svolgimento della sua attività

e conservata per il conseguimento degli scopi politici,

giuridici e culturali di quell’ente o individuo”


10

Raccolta di atti

Insieme organico di documenti collegati fra loro da un

rapporto di causa-effetto

Raccolta ordinata

Strutturata e conservata in modo coerente e

accessibile alla consultazione


11

Inoltre:

I documenti:

provengono dall’attività di un ente o di un

individuo

si formano durante lo svolgimento di essa

sono conservati per il loro uso amministrativo,

legale e storico


Archivio:

Si costituisce per effetto dell’attività dell’ente

produttore in maniera spontanea


Collezione di documenti:

È costituita a posteriori e artificialmente, benché si

tratti di documenti


Biblioteca:

I volumi che vi sono conservati mantengono la loro

autonomia e sono riuniti in modo non naturale


15

La definizione di Cencetti del 1937:

L’archivio è

il complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o

individuo per il conseguimento dei propri fini o per

l’esercizio delle proprie funzioni


16

Adolf Brenneke, 1953

L’archivio è

la totalità di scritti e di altri documenti che si sono

formati presso persone fisiche o giuridiche

in base alla loro attività pratica o giuridica e che, quali

fonti documentarie e prove del passato,

sono destinati a permanente conservazione in un

determinato luogo


17

Antonio Panella, 1955

“L’archivio è

l’insieme dei documenti che

ogni ente o istituto di qualsiasi natura,

ogni magistratura o pubblico ufficio,

ogni famiglia o individuo, giorno per giorno raccolgono o conservano e tramandano…


18


…e tutti quei documenti senza alcuna eccezione si riferiscono all’attività pratica di chi ne è in certo modo l’autore, o che i documenti siano da lui o da altri nel suo interesse redatti, o da lui ricevuti…


19


…ogni archivio è innanzitutto e soprattutto la fonte prima per la storia di quell'ente, istituto, magistratura ufficio, famiglia, ma può ugualmente servire per la storia di altri che con quelli ebbero rapporti”


Leopoldo Sandri (1958) definisce l’archivio:

“il complesso delle scritture per il cui mezzo si è

esplicata l’attività pratica di un istituto o di una

persona, reciprocamente legate da un vincolo

determinato dalla natura e competenza dell’ente o

persona cui quelle scritture si riferiscono”


21

Quest’ultima definizione pone l’accento sul vincolo

originario e necessario che lega la documentazione

d’archivio


22

Vincolo archivistico

nesso che collega in maniera logica e necessaria la

documentazione che compone l’archivio prodotto da

un ente


23

Il vincolo è necessario, naturale, originario

Naturale = involontario.

I documenti sono raccolti involontariamente dal

soggetto nel corso della sua attività

(ad esempio: il carteggio di un ufficio)


24

Originario = il vincolo naturale è presente

"all’origine" dell'archivio, un archivio nasce come

raccolta completa e involontaria.


25

Il vincolo naturale può perdersi per distruzione o

dispersione di una parte delle carte, ma l’archivio

resta tale anche se è “archivio improprio”.


26

In caso di distruzione totale o di ricostruzione

volontaria da parte di un soggetto estraneo (ad

esempio un collezionista) si parla di “raccolta di carte”

o collezione


27

Leopoldo Cassese, 1959

L’archivio è

“l’insieme dei documenti scritti, di qualsivoglia specie, ordinatamente raccolti nella loro continuità temporale e fattuale, che un’autorità pubblica, un ente laico o ecclesiastico, una privata azienda, associazione o famiglia hanno prodotto e accumulato, per fini esclusivamente pratici, durante il loro svolgimento storico nei rapporti giuridici, sociali e politici”


28

Filippo Valenti, 1975

L’archivio è

“il complesso delle scritture, o altre forme di

documentazione, prodotte e ricevute, o comunque

acquisite, da un ente, istituto, ufficio, individuo o

famiglia, durante l’esercizio dell’attività svolta per

l’espletamento delle proprie funzioni e/o per il



29

Esso è conservato in genere dallo stesso soggetto che

l’ha prodotto o dai suoi successori o aventi causa,

oppure da istituti all’uopo deputati dallo Stato (archivi

in senso lato)…


30

…vuoi come memoria e strumento per la prosecuzione

della suddetta attività, vuoi per la residua strumentalità

giuridica dei documenti che lo compongono, vuoi

infine come patrimonio culturale nella misura in cui

questi ultimi siano ritenuti fonti attuali o potenziali per

la ricerca storica”


Valenti:

Distinzione tra

“Archivio in senso proprio” e



“Archivio in senso proprio”

complesso delle scritture o altre forme di

documentazione prodotte e ricevute o comunque

acquisite da un ente, istituto, ufficio, individuo o

famiglia, durante l’esercizio dell’attività svolta per

l’espletamento delle proprie funzioni e/o per il




Unione, confluenza o concentrazione di vari archivi in

senso proprio


Elio Lodolini (1985)

L’archivio è

“il complesso di documenti formatisi presso una persona fisica o giuridica o anche un'associazione di fatto, nel corso della esplicazione della sua attività e pertanto legati da un vincolo necessario, i quali, una volta perduto l'interesse per lo svolgimento dell’attività medesima, sono stati selezionati per la conservazione permanente quali beni culturali”


Elio Lodolini

“In italiano la parola archivio indica:

1. nel significato più antico e oggi meno usato il luogo di conservazione dei documenti;

2. l’istituto incaricato di tale conservazione;

3. il complesso del materiale documentario che forma l’istituto;


Elio Lodolini

4. il materiale documentario proveniente da ciascun ufficio conservato nell'istituto archivistico;

5. il deposito archivistico, cioè la parte dell'archivio istituto in cui sono conservati i documenti”


Elio Lodolini

“Assolutamente diversa dall’archivio, anzi antitetica rispetto ad esso, è la raccolta, la collezione, formata per volontà del raccoglitore o del collezionista"



ISAD (1999) International Standard Archival Description

“L’insieme organico dei documenti archivistici, senza distinzione di tipologia o di supporto, formati e/o accumulati e usati da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale”


Insieme organico: struttura complessa

Non parliamo di parti che si pongono sullo stesso

piano ma di una struttura gerarchica costituita ad

albero


Soggetto produttore

L’archivio nasce non per finalità culturali ma per

finalità pratiche legate all’attività economica e

amministrativa del soggetto produttore

Autodocumentazione

Avere a disposizione una serie di dati a cui attingere

per definire meglio le proprie attività


Finalità pratica: consiste nella capacità che hanno i

nostri documenti di avere valore giuridico

Le carte costituiscono prove, ci danno dei diritti,

stabiliscono delle obbligazioni reciproche tra i

soggetti che concorrono a portare avanti un’attività

Giuridicità degli aggregati di documenti


42

Gli archivi sono a tutti gli effetti dei beni culturali


43

Il settore archivistico nelle sue diverse sfaccettature ha

però caratteri di forte peculiarità rispetto ad altre aree

dei beni culturali:

• Gli archivi non nascono come beni culturali

• Gli archivi si contraddistinguono per la loro

trasversalità che ne fa al tempo stesso beni culturali e

strumenti di efficienza giuridica, amministrativa e

operativa


44

Codice dei beni culturali e del paesaggio (d.leg.vo 22

gennaio 2004, n. 42)

Art. 10 Beni culturali


45

… Sono inoltre beni culturali:

…gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle

Regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché

di ogni altro ente ed istituto pubblico…

…gli archivi e i singoli documenti, appartenenti a

privati, che rivestono interesse storico

particolarmente importante…


46

Art. 101 Istituti e luoghi della cultura

… “archivio” una struttura permanente che raccoglie,

inventaria e conserva documenti originali di interesse

storico e ne assicura la consultazione per finalità di

studio e di ricerca…


L’archivio viene diviso funzionalmente in

archivio corrente

archivio di deposito

archivio storico


archivio corrente

formato dalla documentazione relativa agli affari in

corso di trattazione



costituito dalla documentazione che si riferisce alle

pratiche riguardanti affari definiti dell’ultimo

trentennio, che possono essere messe in relazione con

affari in corso


archivio storico

formato dalla documentazione anteriore all’ultimo

trentennio e selezionata per la conservazione

permanente


1


Docente: Silvana Vinci


2

L’archivio è un complesso organico contenente

documenti che hanno un valore amministrativo,

giuridico e storico fin dalla loro formazione


3

Ragioni di opportunità principalmente legate alla

differente gestione delle carte recenti o antiche fanno

sì che comunemente l’archivio venga suddiviso in tre

parti in rapporto all’età dei documenti


4

Ma l’unità concettuale dell’archivio non viene a

essere alterata


5

L’archivio viene diviso funzionalmente in

archivio corrente


archivio storico


6

archivio corrente

formato dalla documentazione relativa agli affari in

corso di trattazione


7

archivio corrente

è in continuo accrescimento e, per necessità pratiche, i

fascicoli che compongono l’archivio corrente vengono

conservati in locali facilmente accessibili o nella

stessa stanza degli impiegati che li utilizzano


8


costituito dalla documentazione che si riferisce alle

pratiche riguardanti affari definiti nell’ultimo

trentennio, che possono essere messe in relazione con

affari in corso


9


i fascicoli relativi alle pratiche ormai concluse non

servono più alle attività quotidiane e si possono quindi

spostare in locali di minor facile accesso (cantine,

soffitte, magazzini decentrati)


10


si tratta di una fase intermedia del ciclo di vita degli

archivi, tra quella dell’archivio corrente e quella

dell’archivio storico. In questo stadio si conservano

documenti che un domani potranno magari essere

scartati, ma che per il momento occorre conservare

perché possono ancora essere utili


11

archivio storico

formato dalla documentazione anteriore all’ultimo

trentennio e selezionata per la conservazione

permanente


12

archivio storico

l’archivio storico ha un interesse prevalentemente

storico-culturale, ma comunque può ancora servire

anche per fini pratici.

Si pensi, ad esempio, che per risolvere dispute sui

confini, bisogna a volte ricorrere a documenti vecchi

di secoli


Articolazione archivio

Archivio corrente


Archivio storico


14

L’esaurirsi delle pratiche e il trascorrere del tempo

determinano il passaggio dei documenti dall’archivio

corrente all’archivio di deposito e da quello di

deposito a quello storico


15

Nell’archivio corrente prevale la finalità pratica

riferita al soggetto produttore, che per svolgere la

propria attività ha necessità di conservare i documenti

che in questa fase hanno prevalente valore giuridico-

amministrativo piuttosto che storico


16

Nell’archivio di deposito finalità giuridica e

amministrativa tendono ad affievolirsi, mentre

comincia a prevalere la valenza storica di parte

della documentazione


17

Dunque l’archivio in senso proprio costituisce un

complesso unitario ma al suo interno si individuano

diverse fasi di vita, cui corrispondono

finalità prevalenti nell’uso dei documenti e

attività di gestione specifiche


I FASE

II FASE

III FASE Produzione e

fruizione

Conservazione, consultazione e

selezione Conservazione,

consultazione

Archivio corrente: documenti attivi

Archivio di deposito: documenti semiattivi

Archivio storico: documenti storici

Scarto

Selezione


19

Unicità dell’archivio e molteplicità di attività

nell’ambito del ciclo vitale


20

Gli archivi correnti perseguono due finalità:

1. quella della conservazione degli atti

2. e quella della utilizzazione della documentazione

per fini amministrativi


21

Organizzazione e tenuta dell’archivio

L’ente produttore ha la necessità di gestire la

conservazione della documentazione in modo

accurato e funzionale allo scopo di svolgere i compiti

che gli sono affidati


22

Elementi distintivi della gestione delle carte e dei

flussi documentali sono la protocollazione degli atti e

la scelta dei criteri di ordinamento dell’archivio


Organizzazione e gestione dell’archivio corrente

Archivio corrente

Titolario d’archivio (piano di classificazione)

fascicolo


Organizzazione e gestione

dell’archivio di deposito

• RESPONSABILITÀ DELLA GESTIONE

• ACCESSO E REPERIMENTO INFORMAZIONI

• CONSERVAZIONE



Organizzazione e gestione

dell’archivio storico

Archivio storico

• RESPONSABILITÀ DELLA GESTIONE

• ACCESSO E REPERIMENTO INFORMAZIONI

• CONSERVAZIONE

• SCARTO


26

Gli strumenti tradizionali per la formazione degli archivi

Registrazione di protocollo

Piano di classificazione/fascicolazione

Piani di conservazione/selezione


27


Regolamentazione sistematica delle procedure di

accumulazione dei documenti e di movimentazione

regolamento d’archivio

manuale di gestione


28


Procedure per il trasferimento dei documenti

elenchi per serie

controllo topografico


29

Protocollo

È la corretta registrazione

dei documenti prodotti e

ricevuti con modalità

funzionali tali da permettere

la conservazione e il

reperimento degli atti stessi


30

Protocollo

La registrazione di protocollo costituisce l’elemento

qualificante dell’attività del servizio archivistico

mantenendo testimonianza dell’azione dell’ente e

della formazione delle raccolte archivistiche


Certificazione dei documenti che un soggetto produce/riceve.

Verificare l’entrata/uscita dei documenti in una data e certificarne l’esistenza

Scopo:

Protocollo


32

Protocollo

Il protocollo certifica l’avvenuta ricezione o

spedizione di un documento fornendo la valida prova

giuridica dell’esistenza del documento stesso


33

Protocollo

Il registro di protocollo risponde a esigenze pratiche e

organizzative dell’ente, ma è soprattutto un atto

pubblico che contiene la prova giuridicamente

valida dell’esistenza di un documento


34

Protocollo

Fa fede dell’effettivo ricevimento o dell’avvenuta

spedizione di un documento, indipendentemente dalla

regolarità del documento stesso ed è idoneo a

produrre effetti giuridici a favore o a danno delle

parti


35

Formazione e tenuta dell’archivio

Le attività per la formazione e la tenuta dell’archivio

sono per la prima volta approvate in Italia nel

regolamento per l’esecuzione della legge

sull’amministrazione comunale e provinciale annesso

al regio decreto 20 marzo 1865, n. 2321 (che prevede

il registro di protocollo)


36


Prevedono le competenze del segretario comunale per

la tenuta dell’archivio e l’elenco di tipologie dei

documenti e dei registri da conservare, nonché

modalità di conservazione e trattamento (rubriche,

ordinamento cronologico, ecc.)


37


Sono sviluppate nel settore pubblico in modo

sistematico a partire dal regio decreto 35/1900 e

riformulate con il dpr 445/2000


38

La registrazione dei documenti. Origine ed evoluzione

La registrazione come attività di identificazione dei

documenti in un contesto giuridico-amministrativo e

nel contesto documentario di un soggetto produttore

(registrazione di protocollo) trae origine, con

significato diverso, dall’antica registrazione integrale

del contenuto dei documenti costitutivi di diritti (oggi

registrazione presso la Corte dei conti o presso

l’Ufficio del registro di determinati documenti)


39


La registrazione di protocollo consiste nella

trascrizione degli elementi identificativi del

documento, con l’obiettivo di controllarne in modo

certo la tenuta all’interno di un sistema documentario

e fornire prova nel tempo della esistenza del

documento


40

È l’attività che consente di definire nel tempo in modo

univoco quali documenti ricevuti/spediti o,

eventualmente, interni facciano parte dell’archivio del

soggetto produttore



41

Gli scopi della registrazione

Garantire il cittadino e il soggetto produttore dal punto

di vista della certezza del diritto e della trasparenza

delle amministrazioni pubbliche attraverso alcune

funzioni identificative:

numero univoco di identificazione

data certa di inserimento nell’archivio del soggetto

produttore


42

Registro di protocollo

Il registro di protocollo è la fonte conoscitiva del

giorno di arrivo o di spedizione di un dato

documento, identificato con numero progressivo

annuale e data (archivistica), mittente, destinatario,

sintesi del contenuto (oggetto), ufficio di assegnazione


43

Protocollo

“Costituisce un elemento probante che conferisce al

documento il carattere dell’autenticità” (De Felice)


44

Qualche sentenza recente sul protocollo come atto pubblico

“Il registro di protocollo tenuto da un pubblico ufficio,

il quale fa fede della data di ricevimento ovvero di

spedizione di atti privati o della pubblica

amministrazione, ha natura di atto pubblico”

(Cassazione penale, sez. V, 6 ott. 1987)


45

Il protocollo è più che un semplice attestato (Corte di

appello di Bari, 1987)


46

Il protocollo è identificato come documento redatto da

pubblico ufficiale per documentare attività inerenti le

sue funzioni e per documentare la regolarità delle

operazioni amministrative (art. 476, c.p.)


47

Il Consiglio di Stato (1993, I, 838) ha identificato il

protocollo come atto pubblico di fede privilegiata,

fino a prova di falso


48

La data segnata sul timbro di protocollo è stata

assunta come prova in giudizio (TAR Campania, sez.

I, Napoli, 26.II.1991, n. 24)


49

Gli elementi per la registrazione di protocollo

Numero di registrazione (progressivo annuale)

Data di registrazione

Data del documento e numero di protocollo

assegnato dal mittente (solo per i documenti

ricevuti)


50


Mittente/destinatario (persona fisica o giuridica)

Oggetto: natura dell’atto rappresentato, sintesi del

suo contenuto (costituisce la base per la

classificazione del documento): da prevedere anche

quando manchi l’indicazione esplicita


51


Indice di classificazione (comprende il fascicolo):

definito in base al titolario d’archivio

Annotazioni: indicazione dei precedenti,

indicazione degli allegati (numero, posizione,

descrizione, se rilevante), eventuali decisioni sul

trattamento del documento (atti, evidenza, ecc.)


52

Titolario

Altro elemento che caratterizza una corretta

organizzazione dell’archivio è il criterio di

ordinamento dell’archivio, cioè il titolario


53

Titolario

Il titolario o quadro di classificazione è costituito da

un determinato numero di partizioni astratte

gerarchicamente ordinate individuate sulla base

dell’analisi delle competenze dell’ente produttore


54

Titolario

Nel titolario vi saranno delle voci di primo livello che

consentono di raggruppare sotto una stessa definizione

un insieme di affari che presentano caratteristiche

omogenee


55

Titolario

All’interno di ogni ripartizione poi vi saranno

ulteriori suddivisioni di secondo e terzo livello che

individuano via via raggruppamenti più specifici


56

Titolario


57

Titolario

Principi generali previsti nel rd 35/1900:

tanti titoli quante sono le materie principali dell’ente

ogni titolo è suddiviso in classi e ogni classe in

sottoclasse

ogni titolo ha una classe di affari generali e di massima,

una di affari collettivi (singoli documenti per più

destinatari), una miscellanea (solo per i documenti che

non hanno altra sistemazione, residuali rispetto alle

attività principali)


58

Evoluzione della funzione di classificazione

La classificazione è uno strumento di organizzazione

dei documenti sviluppato in età moderna per

agevolare la funzionalità degli apparati amministrativi

sempre più complessi e articolati


59


Individuare la posizione logica di ciascun

documento all’interno del sistema documentario

secondo un criterio rispondente alle modalità di

operare del soggetto (organizzazione dell’archivio)


60


Collegare la formazione dei documenti con la loro

conservazione (piani integrati di

classificazione/conservazione): selezione

programmata e razionale


61


Contribuire alla individuazione di responsabilità

specifiche per la gestione documentaria

Attribuzione del livello finale del piano di

classificazione alla struttura competente


62


La classificazione definisce il rapporto tra i

documenti (il vincolo archivistico) nella fase di

creazione dell’archivio e nelle successive fasi di

conservazione (conservazione e ricerca

qualificata)


Trasmettere la memoria

storica dell’ente alle future

generazioni

Mantenere il controllo sulla documentazione semiattiva e storica

Garantire l’integrità e,

quindi, l’autenticità

Finalità

Garantire

l’accessibilità

nel tempo


64


Un documento può essere oggetto di più

operazioni di classificazione: in ambiente

tradizionale questa possibilità comporta la sua

duplicazione


65


Il soggetto produttore stabilisce i criteri di

accumulazione dei documenti in base

alla natura dei documenti

alla struttura organizzativa

alla complessità delle attività svolte


66


In ogni caso i documenti si accumulano in

relazione reciproca in base alle attività cui

partecipano: ogni documento ha un posto definito

(fisico e logico in ambiente cartaceo, logico in

ambiente digitale)


67


Il piano di classificazione

deve includere tutti i documenti d’archivio (di

qualunque natura e supporto, ricevuti, spediti o

interni)

I documenti devono essere organizzati (identificati

e strutturati) secondo un quadro rappresentativo

delle funzioni o materie attribuite al soggetto

secondo criteri logici e coerenti


68


Il piano deve avere

una organizzazione gerarchica delle partizioni

una progressione dal generale al particolare


69

La classificazione

È opportuno che il piano di classificazione sia

integrato con l’indicazione dei modi concreti di

formazione e organizzazione dei fascicoli


70

La classificazione

È opportuno identificare l’ufficio responsabile per

la conservazione dei documenti prodotti

nell’ambito di ogni livello finale del piano di

classificazione


71

La classificazione

È necessaria l’elaborazione di strumenti per

consentire l’accesso esterno e l’utilizzo interno del

piano (regolamento e manuale di gestione)


72

Il fascicolo

È l’elemento di base del sistema di gestione dei

documenti individuato dal piano di classificazione

come insieme dei documenti relativi a un

determinato affare/materia.

E’ entità logica e fisica nel caso di documenti

cartacei, solo logica nel caso di documenti

elettronici


73

Il fascicolo

Il fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile,

di un archivio, mentre la busta, che contiene diversi

fascicoli, si considera unità soltanto ai fini della

conservazione materiale


74

Il fascicolo

Il fascicolo si apre con il primo documento inserito

in relazione a un determinato affare o materia e

include documenti ricevuti (originali), spediti

(minute), di corredo di natura preparatoria, interni

(minute e originali)


75

Il fascicolo

Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad

affari diversi, o a questioni di carattere generale.

Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se

l'archivio non è organizzato secondo criteri

sistematici, è frequente trovare una pluralità di

fascicoli miscellanei


76

Il fascicolo

Il fascicolo è costituito dai documenti relativi a un

determinato affare, collocati - all'interno di una

camicia o copertina - in ordine cronologico


77

Il fascicolo

La fascicolazione, unitamente alla classificazione,

crea il legame tra i documenti ed è alla base della

formazione di un archivio ordinato e correttamente

organizzato


78

Il fascicolo

Per fascicolazione si intende l’inserimento del

documento in un apposito fascicolo.

È obbligatoria per tutti i documenti


79

Il fascicolo

Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è

necessario evitare

la frammentazione non necessaria delle pratiche

l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno

della stessa unità (in particolare nel caso di uffici

che svolgono un’intensa attività di corrispondenza)


80

Il fascicolo

la tendenza a costituire fascicoli intestati ai

destinatari (invece che basati sull’analisi dei

processi e funzioni)


81


I fascicoli possono essere organizzati:

per procedimento: il fascicolo avrà come

intestazione un determinato affare o

pratica


82



per oggetto/soggetto: il fascicolo è

intestato a una persona o a una materia


83



per tipologia di atto rappresentato (forma del

documento): decreti, disposizioni di

servizio, concessioni, ecc.


84


E’ il codice alfanumerico o l’insieme delle voci

descrittive che rappresenta il livello di

dettaglio del piano di classificazione nel cui

ambito viene costituito il fascicolo


85


Classificare un documento significa collegare

il documento a una delle voci del piano di

classificazione e inserirlo in un fascicolo

concreto


86

Il fascicolo


87

Gestione dei fascicoli

Ogni documento, dopo la sua classificazione,

va inserito nel fascicolo (ed eventualmente

nel sottofascicolo) di competenza


88


Tutti i documenti inseriti nel fascicolo

devono riportare, sulla prima pagina, l’indice

di classificazione, il numero e l’anno del

fascicolo


89


È opportuno che i documenti siano

conservati all’interno di ciascun fascicolo o

sottofascicolo, secondo l’ordine cronologico

di registrazione: dal più recente al più antico


90


Quando un argomento dà avvio ad un nuovo

affare, si deve provvedere all’apertura di un

nuovo fascicolo


91


L’oggetto del fascicolo deve indicare con

precisione l’argomento della relativa pratica

ed essere facilmente comprensibile, pertanto

le abbreviazioni, gli acronimi, le sigle,

devono essere scritte in chiaro, i riferimenti

legislativi devono contenere anche il titolo

della legge o comunque l’indicazione della

materia trattata


92


Il fascicolo deve contenere, di norma, i

documenti in originale.

Il fascicolo viene chiuso all’esaurimento

dell’affare e la data di chiusura coincide, in

linea di massima, con la data del documento

conclusivo.


1




2

Il quadro normativo

Per comprendere quali sono i compiti e gli obiettivi

del servizio per la gestione informatica dei

documenti dei flussi documentali e degli archivi e

per avere un quadro complessivo del progetto di

trasformazione della pubblica amministrazione è

indispensabile conoscere le principali norme che

regolano la riforma in atto


3

La legge 241/1990

Obiettivi prioritari della legge che stabilisce “nuove norme

in materia di procedimento amministrativo e diritto di

accesso ai documenti”:

consentire ai cittadini l’accesso ai documenti anche nella

fase attiva

controllare i procedimenti amministrativi in termini di

responsabilità e di durata (individuazione del

responsabile del procedimento)


4

La legge 241/1990

Grande potenzialità innovativa per la proposta di

nuovi modelli nella gestione dei procedimenti e

nell’accesso all’informazione


5

La legge 241/1990

Con la legge 241/90 viene abbandonata la nozione

cartacea del documento amministrativo, ora inteso

come “ogni rappresentazione grafica,

fotocinematografica, elettromagnetica o di

qualunque altra specie del contenuto di atti, anche

interni, formati dalla P.A. o comunque utilizzati ai

fini dell’attività amministrativa”


6

Dlgs.29/93

Il dlgs. 29/93 ( riforma del pubblico impiego)

introduce il “dovere di comunicazione interna ed

esterna ed interconnessione mediante sistemi

informatici e statistici pubblici” quale criterio

organizzativo fondamentale della P.A. e

individua nel coordinato sviluppo di sistemi

informativi pubblici, la via di sviluppo

dell’efficienza delle amministrazioni


7

Il D. leg.vo n. 39 del 12 febbraio 1993

Istituisce l’AIPA (Autorità per l’informatica nella

p.a.) come organismo autonomo e indipendente

con il compito di promuovere, pianificare,

progettare, coordinare e controllare lo sviluppo

dell’innovazione tecnologica nel settore pubblico


8


Scopi:

migliorare i servizi

promuovere la trasparenza dell’azione

amministrativa

potenziare i supporti conoscitivi per le decisioni

pubbliche

perseguire il contenimento dei costi della p.a.


9


In 10 anni di attività dal 1993 al 2003 l’AIPA ha

definito linee generali e particolari del piano di

informatizzazione della P. A. con l’emanazione di

specifiche regole tecniche


10


Inoltre il decreto 39/93

prevede la creazione di servizi informativi

automatizzati nelle singole pubbliche

amministrazioni

promuove la costituzione di reti informatiche e

telematiche

crea la rete unitaria per la pubblica amministrazione

RUPA


11

Dall’AIPA al CNIPA

Con il dec. leg.vo n.196 del 30/6/2003 si è istituito

il CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella

Pubblica Amministrazione) che ha sostituto l’Aipa

assumendone le competenze

opera presso la Presidenza del Consiglio dei

Ministri per l’attuazione delle politiche del Ministro

per l’innovazione tecnologica


Ai sensi del d.lgs. 1º dicembre 2009, n. 177

"Riorganizzazione del Centro nazionale per l'informatica

nella pubblica amministrazione, a norma dell'articolo 24

della legge 18 giugno 2009, n. 69” ha cambiato nome in

DigitPA.

Con DPCM 10 agosto 2010 è stato emanato il regolamento di

funzionamento dell'organo

Dal CNIPA a DigitPa


13

Da DigitPA all’Agenzia per l’Italia digitale

Il d.l. 22 giugno 2012, n. 83 "Misure urgenti per la

crescita del Paese" (convertito con Legge 7 agosto

2012, n. 134) ha soppresso DigitPA, e ha istituito

l'Agenzia per l'Italia digitale a cui sono state

trasferite le funzioni, mentre le attività di Centrale

di committenza di DigitPA per conto della P. A.,

sono state affidate a Consip


http://it.wikipedia.org/wiki/Agenzia_per_l'Italia_digitale

14

Da DigitPA all’Agenzia per l’Italia digitale

L'Agenzia per l'Italia digitale è un’agenzia

pubblica italiana sottoposta ai poteri di indirizzo e

vigilanza del Presidente del Consiglio dei Ministri


15

Agenzia per l’Italia digitale

Svolge le funzioni e i compiti ad essa attribuiti dalla

legge al fine di perseguire il massimo livello di

innovazione tecnologica nell'organizzazione e

nello sviluppo della P.A. e al servizio dei cittadini e

delle imprese, nel rispetto dei principi di legalità,

imparzialità e trasparenza e secondo criteri di

efficienza, economicità ed efficacia


16


SPID

Sistema Pubblico di identità digitale

è il nuovo sistema di login che permette a cittadini e

imprese di accedere con un’unica identità digitale, da

molteplici dispositivi, a tutti i servizi online di

pubbliche amministrazioni e imprese aderenti


17


SPID


Grazie a SPID vengono meno le decine di password,

chiavi e codici necessari oggi per utilizzare i servizi

online di P.A. e imprese. L’identità SPID è costituita

da credenziali con caratteristiche differenti in base al

livello di sicurezza richiesto per l’accesso


18


SPID


progressiva diffusione del Sistema Pubblico di

Identità Digitale: sono infatti 3720 le amministrazioni

aderenti e 4273 i servizi disponibili http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid/percorso-attuazione


http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid/percorso-attuazione









19

Leggi Bassanini L. 59/1997, L. 127/1997 e L. 191/1998

definiscono la riforma del sistema

amministrativo in termini di:

decentramento amministrativo

razionalizzazione dell’attività amministrativa

riduzione dei costi

Strumento della riforma è

l’informatizzazione


20

Leggi Bassanini L. 59/1997, L. 127/1997 e L. 191/1998

Il collegamento tra i due ambiti di innovazione

rende evidente la necessità di una pronta

disponibilità di dati, informazioni, documenti

all’interno delle amministrazioni che si realizza

attraverso l’introduzione del documento

informatico (l. 59/97) e del sistema di gestione

informatica dei documenti (dpr 428/98 ora

445/00)


21


Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti

delle Regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica

amministrazione e per la semplificazione amministrativa

Innovazione e riforma dell’intero sistema amministrativo

italiano incidendo

sul sistema delle fonti

sulle strutture di governo

sulle modalità di collegamento tra Stato Regioni e

autonomie locali


22


L’articolo 15 del capo II prevede:

Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica

amministrazione e dai privati con strumenti informatici o

telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme,

nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti

informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di

legge


23


L’impulso normativo della legge 59/97 ha determinato

l’emanazione di una serie di decreti, circolari, delibere che si

riferiscono ai temi

del protocollo informatico

della firma digitale

della conservazione su supporto ottico


24

Dpr n. 513 del 10 novembre 1997

Regolamento recante criteri e modalità per la formazione

l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti

informatici e telematici a norma della legge 59/97

(confluito nel testo unico)


25

Dpr. 20 ottobre 1998 n. 428

Regolamento recante norme per la gestione del protocollo

informatico da parte delle pubbliche amministrazioni

(confluito nel testo unico)


26

D.P.C.M. 8/2/1999

Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la

conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la

validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai

sensi dell’art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della

Repubblica 10 novembre 1997, n. 513

Normativa sulla firma digitale


27

D.P.C.M. 31 ottobre 2000

Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al

D.P.R. n. 428/98

Stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle

informazioni previste nelle operazioni di registrazione di

protocollo, di cui all'art. 4, comma 4, del decreto del

Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428, nonché

il formato e la struttura delle informazioni associate al

documento informatico


28


Stabilisce altresì le regole tecniche, i criteri e le specifiche

delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione

e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la

gestione dei flussi documentali


29


Rappresenta uno dei documenti più importanti per quanto

riguarda l’organizzazione del servizio archivistico e si

configura come il primo testo di riferimento sul

protocollo informatico in applicazione del dpr 428/98 poi

confluito nel Testo unico dpr 445/2000


30


Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in

materia di documentazione amministrativa

Riunisce e coordina in un unico testo tutte le norme

in materia di documentazione amministrativa e

in materia di redazione e gestione dei documenti informatici


31


Il legislatore ha cercato di armonizzare il contenuto innovativo

delle disposizioni riguardanti i documenti elettronici con le

norme relative alla documentazione amministrativa tradizionale

Scopo:

Delineare una disciplina unitaria del documento amministrativo


32


La relazione illustrativa alla presentazione del testo del decreto

dichiara:

“l’ambizione è quella di riuscire a disciplinare efficacemente

sia la fase attuale, in cui predominano ancora gli strumenti

di certezza tradizionali, sia la fase di transizione dai

documenti cartacei a quelli informatici, che in questi anni si

sta avviando, sia il futuro nuovo regime delle certezze

pubbliche, fondato in prevalenza su strumenti informatici e

telematici”


33


Risultato:

La disciplina del documento amministrativo è fortemente

orientata verso la semplificazione;

l’azione pubblica si muove dalla logica del controllo alla

logica della qualità;

Si abbandona la rigidità burocratica a favore della flessibilità

organizzativa


34


Il testo unico supera la definizione di protocollo informatico

introdotta dal D.P.R. 428/98 introducendo il concetto di

sistema di gestione informatica dei documenti,

unitamente a quello innovativo di

flusso documentale

Decreta l’eliminazione della frammentazione dei sistemi di

protocollo

Stabilisce i principi di gestione degli archivi

Collega il sistema di protocollo alla gestione dei flussi

documentali


35


Il testo unico nasce quindi dalla necessità di raccordare i diversi

interventi normativi attraverso

la raccolta e il coordinamento delle disposizioni

l’eliminazione delle ripetizioni

l’abrogazione delle norme già superate


36


La struttura del Dpr si svolge in sette capi:

Capo I

Definizioni e ambito di applicazione (artt. 1-5) comprende le

definizioni dei termini ricorrenti in relazione ai quali erano

sorti dubbi interpretativi, l’indicazione dell’oggetto della

normativa e dei soggetti a cui essa può ritenersi applicabile


37


Capo II

Documentazione amministrativa (artt. 6-37)

Vi si ritrovano le disposizioni

sul documento amministrativo,

sul documento informatico,

sulla trasmissione di documenti,

l’autenticazione,

la firma digitale e la legalizzazione di firme e di fotografie


38


Documento informatico

Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati formati

dalle Amministrazioni pubbliche o comunque utilizzati ai

fini dell’attività istituzionale o amministrativa


39


Capo II - Documentazione amministrativa (artt. 6-37)

Di particolare importanza:

Art. 6 relativo alla riproduzione e conservazione dei documenti

Art. 8 si riconosce la validità a tutti gli effetti di legge dei documenti

informatici e della loro trasmissione con strumenti informatici

Art. 14 stabilisce che la trasmissione di un documento informatico per

via telematica con modalità che assicurino l’avvenuta consegna

equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti

dalla legge


40


Art. 20 regolamenta il rilascio di duplicati, copie ed estratti di documenti

informatici

Artt. 22 – 29 si riferiscono alla firma digitale (poi modificati dalla

normativa successiva)

L’apposizione o l’associazione al documento informatico della firma

digitale equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma

scritta su supporto cartaceo


41


Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa (artt. 38-

49):

istanze e dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione

certificati

acquisizione diretta di documenti

esibizione di documenti

dichiarazioni sostitutive


42


Capo IV - Sistema di gestione informatica dei documenti (artt. 50-70):

E’ questa la parte che riguarda più da vicino la gestione dei documenti

Capo V – Controlli

Capo VI – Sanzioni

Capo VII – Disposizioni finali


43


Nel Capo IV del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa

sono confluite le norme del regolamento sul protocollo informatico (D.P.R.

20 ottobre 1998 n°428).

In tal modo il legislatore esprime il definitivo riconoscimento della centralità

della gestione dei documenti ai fini del processo di modernizzazione della

P.A.

Le disposizioni sulla tenuta e sull’organizzazione dei documenti in ambiente

digitale sono nel Capo IV, divise in sei sezioni


44


Sezione 1^ (artt. 50-57):

Disposizioni sulla gestione informatica dei documenti

Sono indicati gli impegni delle amministrazioni, anche di natura

organizzativa, per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei e

l’introduzione di sistemi informatici conformi alla normativa

(entro il 1° gennaio 2004)


45


Inoltre si fissano gli obiettivi che il sistema di gestione informatica deve

raggiungere con riferimento ai criteri e alle condizioni dell’attività di

registrazione

Art. 53:

Viene descritta la registrazione di protocollo, con l’indicazione delle

informazioni necessarie da memorizzare (numero/ data / mittente / oggetto /

data e numero di protocollo del doc. ricevuto / impronta del doc. informatico

se trasmesso telematicamente)

Art. 55

Segnatura di protocollo con le informazioni minime previste (numero

progressivo di protocollo / data / identificazione dell’amministrazione)


46


Sezione 2^ (artt. 58-60):

Accesso ai documenti e alle informazioni del sistema

Sono regolamentate le funzioni e le modalità di ricerca e di accesso al

sistema da parte di utenti esterni e di altre amministrazioni


47


Sezione 3^: Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei documenti

(artt. 61-63)

E’ definita la struttura, le responsabilità, il personale e i compiti del Servizio

che si deve occupare della gestione dei documenti, le procedure di

salvataggio e conservazione delle informazioni, il registro di emergenza

Sezione 4^: Sistema di gestione dei flussi documentali (artt. 64-66)

Sono indicati i principi, gli obiettivi e i requisiti per la gestione integrata dei

documenti e dei procedimenti amministrativi


48


Sezione 5^: Disposizioni sugli archivi (artt. 67-69)

Si occupa delle modalità di trasferimento ordinato dei documenti

dall’archivio corrente all’archivio di deposito, della gestione dell’archivio

di deposito, del passaggio dei documenti all’archivio storico, nonché

dell’elaborazione ed aggiornamento del piano di conservazione integrato

con il piano di classificazione

Sezione 6^: Attuazione ed aggiornamento dei sistemi (art. 70)

Descrive i requisiti essenziali per l’aggiornamento del sistema


49


Nel 2005 è stato approvato il decreto legislativo n. 82 che accorpa e riordina

in maniera organica tutta la normativa inerente le tecnologie

dell’informazione e della comunicazione nella pubblica amministrazione

Il termine amministrazione digitale è usato per rappresentare in maniera

sintetica la trasformazione dell’amministrazione pubblica in seguito

all’introduzione e all’uso sempre più significativo delle tecnologie

informatiche


50


Nel codice confluisce gran parte della normativa prevista nel testo unico

sulla documentazione amministrativa, il dpr 445/2000

In particolare tutta la disciplina riconducibile alla digitalizzazione

dell’amministrazione pubblica è stata stornata dal testo unico per

trasfondersi (con o senza modificazioni) negli articoli del codice

Documento informatico (artt. 8-13 del T.U.)

Trasmissione di documenti (parte terza T.U.)

Firme elettroniche (artt. 22-29 T.U.)


51


Il codice definisce i nuovi diritti per i cittadini e le imprese

art. 3

diritto all’uso delle tecnologie informatiche nelle comunicazioni con le

pubbliche amministrazioni

art. 4

diritto a partecipare al procedimento amministrativo informatico e

diritto di accesso ai documenti amministrativi

art. 5

diritto a effettuare qualsiasi pagamento con modalità informatiche


52


art 6

diritto ad utilizzare la posta elettronica per ogni scambio di documenti e

informazioni

art 7

diritto alla qualità dei servizi resi e alla misura della soddisfazione

art. 8

diritto all’alfabetizzazione informatica

art. 9.

diritto alla partecipazione democratica elettronica dei cittadini anche

residenti all’estero per facilitare l'esercizio dei diritti politici e civili sia

individuali che collettivi


53


Per garantire i diritti dei cittadini e delle imprese in materia di

informatizzazione sono individuati strumenti innovativi cui viene data piena

validità giuridica:

Posta elettronica certificata (artt. 6 e 48)

Firma digitale (art. 24)

Documenti informatici (artt. 20-23 e 40-44)

Carte elettroniche per semplificare e razionalizzare l’azione

amministrativa (art. 66) (carta d’identità elettronica e carta nazionale dei

servizi)


54


L’art. 12 dispone che le pubbliche amministrazioni nell’organizzare la

propria attività utilizzino le tecnologie dell’informazione e della

comunicazione per gli obiettivi di

efficienza

efficacia

economicità

imparzialità

trasparenza

semplificazione

partecipazione


55


Capo III

Formazione gestione e conservazione dei documenti informatici (artt. 40-44)

Il codice dispone che le p. a. che dispongono di idonee risorse tecnologiche

siano tenute a formare gli originali dei propri documenti con mezzi

informatici (art. 40 c. 1)


56


E’ prevista la possibilità di formare documenti originali su supporto cartaceo

anziché informatico o la copia cartacea dei documenti informatici solo se

ritenuto necessario:

La necessità di garantire la conservazione permanente della documentazione

e l’incertezza del mantenimento nel medio e nel lungo termine delle

informazioni su supporto informatico hanno determinato l’esigenza di

individuare categorie di documenti di particolare valore di testimonianza

storica e archivistica


57


Le categorie di documenti ritenuti di particolare importanza storica

dovranno essere indicate in un regolamento elaborato dal Ministero per la

funzione pubblica, dal Ministero per l’innovazione e le tecnologie e dal

Ministero per i beni e le attività culturali (art. 40 c. 3)


58

D.Lgs 235/10 Nuovo Codice dell’amministrazione digitale

Il decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235 ha modificato

sostanzialmente il testo del CAD introdotto nel 2005 con il d. lgs n. 82

Il Nuovo Codice dell’amministrazione digitale traccia il quadro legislativo

entro cui deve attuarsi la digitalizzazione dell’azione amministrativa e

sancisce veri e propri diritti dei cittadini e delle imprese in materia di uso

delle tecnologie nelle comunicazioni con le amministrazioni


59


La riforma nasce dalla convinzione che

la digitalizzazione dell’azione amministrativa sia una vera e

propria funzione di governo, imperniata sui principi di

effettività e risparmio, e che realizza i maggiori benefici nei

settori sanità e giustizia, riduzione dei costi e forte recupero di

produttività


60


Stimata una riduzione dei tempi fino all’80% per le pratiche

amministrative e, per effetto della dematerializzazione, un

risparmio del 90% dei costi della carta (circa 6 milioni di

euro annui)


61


Il nuovo CAD stabilisce le regole per la digitalizzazione della

pubblica amministrazione:

Secondo il legislatore il decreto legislativo segna il passaggio

dall’amministrazione novecentesca, fatta di carta e timbri,

all’amministrazione del XXI secolo digitalizzata e

sburocratizzata


62


Introdotti nuovi diritti per il cittadino e le imprese: usare le

tecnologie informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi

amministrazione pubblica


63


Introdotti nuovi obblighi per la Pubblica Amministrazione

da realizzare per mezzo delle attuali tecnologie informatiche:

mettere a disposizione un canale di comunicazione digitale

sicuro e con piena validità giuridica


64


Cosa dovrà garantire la P.A.:

1. La validità dei documenti informatici

2. La conservazione certificata dei documenti digitali

3. La Posta Elettronica Certificata come mezzo veloce,

valido e sicuro per comunicare con la PA


65


Gli strumenti di front-office per l’attuazione del CAD dovranno

permettere l’accesso ai servizi garantendo:

La trasparenza dei siti pubblici e un completo accesso alla

modulistica

Le comunicazioni da e per la P.A.

L’accesso alla rete e ai servizi tramite la certa identificazione:

firma digitale, Carta d’identità elettronica e Carta nazionale dei

servizi

Il pagamento elettronico


66


Struttura del CAD

CAPO I - Principi generali

CAPO II - Documento informatico e firme elettroniche

CAPO III - Formazione, gestione e conservazione dei

documenti informatici

CAPO IV - Trasmissione informatica dei documenti


67


CAPO V - Dati delle PA e servizi in rete

CAPO VI - Sviluppo, acquisizione e riuso dei sistemi

informatici nelle pubbliche amministrazioni

CAPO VII - Regole tecniche

CAPO VIII - Sistema pubblico di connettività e rete

internazionale della pubblica amministrazione

CAPO IX - Disposizioni transitorie finali e abrogazioni


68


NUOVI PRINCIPI E STRUMENTI

Digitalizzazione dell’attività amministrativa:

per raggiungere tale obiettivo e adottare standard comuni di

efficienza, saranno promosse azioni coordinate tra Stato,

Regioni ed Enti locali


69


Rapporti tra pubbliche amministrazioni e imprese:

la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di

informazioni e documenti tra imprese e amministrazioni

pubbliche, nonché l’adozione e la comunicazione da parte di

queste ultime di atti e provvedimenti amministrativi, avverrà

utilizzando le tecnologie dell’informazione e della

comunicazione


70


Trasparenza:

Viene arricchito il contenuto dei siti istituzionali delle

amministrazioni, prevedendo che sugli stessi siano pubblicati,

in modo integrale, anche tutti i bandi di concorso


71


Le pubbliche amministrazioni dovranno rendere disponibili

on‐line i moduli e i formulari da utilizzare come unici

strumenti per richiedere l’avvio dei procedimenti

amministrativi.

La mancata pubblicazione è rilevante ai fini della valutazione

dei dirigenti responsabili


72


Pagamenti informatici:

sarà possibile effettuare i pagamenti spettanti alle pubbliche

amministrazioni utilizzando carte di debito, di credito o

prepagate e ogni altro strumento di pagamento elettronico

disponibile


73


Firme digitali:

Si introduce il concetto di firma elettronica avanzata

conforme alla normativa comunitaria, con cui è possibile

sottoscrivere un documento informatico con piena validità

legale


74


Soddisfazione del cliente - Customer satisfaction:

le pubbliche amministrazioni che erogano servizi online

devono prevedere modalità di rilevazione che consentano

l’acquisizione immediata del giudizio degli utenti


75


Utilizzo della posta elettronica certificata

tutte le comunicazioni effettuate mediante la posta elettronica

certificata (PEC) o mediante altre soluzioni tecnologiche

individuate con apposito DPCM equivalgono alla notifica per

mezzo della posta


76


Dematerializzazione dei documenti:

si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti

prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare

gli originali dei propri documenti utilizzando le tecnologie

informatiche e viene conseguentemente riordinata anche la

disciplina delle copie dei documenti informatici e

amministrativi


77


Protocollo informatico e fascicolo elettronico:

sarà protocollata in via informatica ogni comunicazione

inviata tramite posta elettronica certificata tra le pubbliche

amministrazioni e tra le pubbliche amministrazioni e i

cittadini o le imprese


78


Inoltre, l’amministrazione titolare del procedimento raccoglierà

gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo in un

fascicolo informatico, dotato di un apposito identificativo


79


Conclusioni (secondo il legislatore):

Si sviluppa in modo deciso, concreto e operativo il grande

progetto della pubblica amministrazione digitale impostato

nel 2005 e si offrono ai vertici politici e amministrativi gli

strumenti necessari per innovare in modo profondo, rapido,

definitivo e strutturale l’azione dei pubblici uffici


80

Aggiornamenti al Codice dell’amministrazione digitale

Legge 17/12/2012 n. 221

introduce l’obbligo da parte delle P.A. di pubblicare nel proprio

sito web all’interno della sezione Trasparenza, valutazione e

merito il catalogo dei dati e delle relative banche dati in loro

possesso e il regolamento che ne disciplina l’esercizio della

facoltà di accesso telematico e il riutilizzo


81


DPCM 13 novembre 2014

“Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,

copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei

documenti informatici nonché di formazione e conservazione

dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”


82


Prevede che le pubbliche amministrazioni, durante un periodo

di transizione massimo di 18 mesi, adeguino i loro sistemi di

gestione informatica dei documenti per passare, nel 2016, a

produrre esclusivamente documenti digitali validi per tutti gli

usi previsti dalla legge, come già stabilisce il Codice

dell'amministrazione digitale, al quale il decreto dà attuazione


83


Il documento amministrativo informatico è dettagliatamente

descritto nel Capo III del decreto, che disciplina anche la

formazione dei duplicati, delle copie e degli estratti del

documento informatico

Al dpcm sono inoltre allegati il glossario e altri 4 documenti

sui formati, gli standard e le specifiche tecniche, specifiche

tecniche del pacchetto di archiviazione e metadati


84


Scadenza del 12 agosto 2016

Rinviata

Decreto Legislativo 179 del 13 settembre 2016:

A partire dal 14 settembre 2016 il Ministro della

Semplificazione e della Pubblica Amministrazione ha 4 mesi di

tempo per aggiornare e coordinare le regole tecniche sui

documenti informatici


85


DPCM 3 dicembre 2013 che detta le “Regole tecniche per il

protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis, 41, 47, 57-

bis e 71, del Codice dell'amministrazione digitale


86


Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica

dei flussi documentali hanno la finalità di migliorare l’efficienza

interna degli uffici attraverso l’eliminazione dei registri cartacei,

la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei

flussi documentali.


87


L’adozione di tali sistemi migliora inoltre la trasparenza

dell'azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano

l’accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da

parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni


88


La gestione documentale è la gestione informatica dei documenti

in modalità avanzata. È stata così denominata perché si tratta di

una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le

potenzialità legate alla gestione informatizzata dei documenti

e degli archivi


89


E’ indispensabile, inoltre, ai fini di una valida ed efficace

informatizzazione delle attività di un ufficio, la cd.

reingegnerizzazione dei processi interessati (in altri termini

adeguare le procedure amministrative alle esigenze

dell’informatizzazione)


90


Appare, quindi, chiaro che la vera dematerializzazione in realtà

non può ridursi ai processi di digitalizzazione dei documenti,

bensì consiste nel faticoso e complesso intervento di

semplificazione dei processi e di diminuzione delle fasi e dei

passaggi del processo decisionale, come del resto indicato negli

obiettivi della legge 241 del 1990 da più di 25 anni


Riassumiamo

La gestione elettronica dei documenti, dei dati

e degli archivi ha assunto grandissima

importanza nel quadro della riforma della

pubblica amministrazione attraverso le

tecnologie dell’informazione e della

comunicazione (ICT)


Sintesi

L’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e

della comunicazione (ICT) nelle pubbliche

amministrazioni, associato ai mutamenti

organizzativi, concorre al miglioramento dei

servizi resi al pubblico


Sintesi

Attraverso la gestione informatizzata dei

documenti e dei flussi documentali nella

pubblica amministrazione si può governare il

cambiamento

Politica di miglioramento dei servizi, di trasparenza dell’azione

amministrativa e di contenimento dei costi


Sintesi

Il CAD codice dell’amministrazione digitale

dispone che:

le pubbliche amministrazioni adottino un

piano di sviluppo dei sistemi informativi

automatizzati


Sintesi

provvedano a realizzare o revisionare i sistemi

informativi finalizzati alla totale automazione

delle fasi di produzione, gestione, diffusione

e utilizzazione dei propri dati, documenti e

procedimenti


Sintesi

Inoltre le pubbliche amministrazioni devono valutare

anche in termini di rapporto tra costi e benefici la

possibilità di recuperare su supporto informatico i

documenti e gli atti cartacei dei quali sia

obbligatoria o opportuna la conservazione,

provvedendo alla predisposizione dei piani di

sostituzione degli archivi cartacei con archivi

informatici


Sintesi

Tale progetto, di ampio respiro, richiederà un

periodo di tempo, per la sua realizzazione,

piuttosto lungo



Inizialmente le direttive sono rivolte alla

introduzione nei piani di sviluppo informativi,

di progetti per la realizzazione di sistemi di

protocollo informatico per la gestione

elettronica dei procedimenti amministrativi



I sistemi di protocollo informatico devono

essere inseriti all’interno di ogni AOO, area

organizzativa omogenea, nella quale i

documenti sono gestiti con criteri uniformi di

classificazione e di archiviazione



Obiettivo da raggiungere:

adottare un unico sistema di governo

elettronico attraverso la gestione informatica

dei documenti e degli archivi



Ogni pubblica amministrazione in base alla

propria situazione organizzativa e tecnologica

può adottare un piano realizzativo differenziato



Sono stati indicati tre livelli di realizzazione

che seguono il percorso sequenziale di

attuazione dell’intero progetto



1. Il nucleo minimo di protocollo

2. La gestione informatica dei documenti

3. I flussi documentali




S’intende la gestione dei documenti in

modalità di base attraverso il sistema di

protocollo informatico in grado di effettuare le

operazioni di registrazione, segnatura e

classificazione dei documenti




Prevede le operazioni necessarie e sufficienti

per la gestione informatica dei documenti




Si identifica con la gestione informatica dei

profili




Si adotta l’automazione del registro di

protocollo che rappresenta solo il primo passo

verso la completa automazione degli scambi

informativi e la realizzazione della

trasparenza amministrativa




Corrisponde alla fase più avanzata che prevede

la gestione elettronica dei documenti, non

solo del loro profilo




Diventa centrale il documento digitale rispetto

a quello analogico




Documento digitale

Documento analogico




Corrisponde alla gestione informatizzata dei

flussi documentali (iter dei procedimenti e

flusso di lavoro) all’interno dei processi e in

relazione ai procedimenti




Oltre a gestire l’iter dei documenti, il sistema

gestisce e controlla le attività del procedimento

attivando le risorse necessarie per realizzarle

(persone, applicazioni..)




Il workflow presuppone di aver consolidato i

risultati raggiunti con il nucleo minimo, di

poter disporre dei documenti in formato

digitale e di aver effettuato la razionalizzazione

organizzativa dei flussi documentali (in entrata

in uscita e interni)



Le amministrazioni hanno l’obbligo di

provvedere all’individuazione delle aree

organizzative omogenee AOO



L’area organizzativa omogenea corrisponde ad

un insieme di unità organizzative che

usufruiscono in modo uniforme e coordinato

degli stessi servizi per la gestione dei flussi

documentali



All’interno di ciascuna area organizzativa

omogenea deve essere istituito:

un servizio archivistico

per la tenuta del protocollo informatico,

della gestione dei documenti informatici,

dei flussi documentali e degli archivi



Deve essere nominato un responsabile del

protocollo informatico che dovrà essere un

funzionario in possesso di idonei requisiti

professionali



Il responsabile del servizio archivistico opera

sulla base delle regole e delle indicazioni

riportate nel manuale di gestione



Il manuale di gestione dei documenti

descrive le modalità organizzative e di

conservazione dei documenti



Fornisce le istruzioni per il corretto

funzionamento del servizio per la gestione

informatica dei documenti, dei flussi

documentali e degli archivi



Il manuale di gestione dei documenti fornisce

le regole per il funzionamento dell’ufficio di

protocollo per la gestione dei documenti

analogici e informatici e per la corretta

formazione degli archivi



Il manuale di gestione dei documenti

deve avere una struttura flessibile: una parte

con le disposizioni fondamentali, non

suscettibili di variazione frequente, e una serie

di allegati aggiornati dal Responsabile del

Servizio



Il manuale di gestione dei documenti dovrà

essere approvato dal responsabile dell’AOO e

poi reso disponibile a tutto il personale



In esso si deve

1. descrivere il flusso di lavorazione dei

documenti ricevuti, spediti e interni, sia

cartacei che informatici



2. Riportare il piano di conservazione

dell’archivio con il titolario di

classificazione e il massimario di scarto

3. Dare le indicazioni per l’accessibilità ai

documenti e la sicurezza informatica



Nell'ambito di ogni amministrazione dovrebbe

essere adottato un modello generale, da

specificare all'interno di ogni area

organizzativa omogenea



Ambito di applicazione del manuale e

definizioni

Descrizione dell'amministrazione e delle aree

organizzative omogenee



Le tipologie documentarie

Individuazione delle modalità di trasmissione

dei documenti all'interno e all'esterno delle

AOO (posta ordinaria, raccomandata, fax,

posta elettronica, ecc.)



Individuazione di tipologie particolari di

documenti per i quali si stabiliscono modalità

di trattamento specifici (deliberazioni, verbali,

contratti, decreti, circolari ecc.)

Individuazione dei supporti utilizzati



La descrizione dei flussi documentali

Procedure per la ricezione dei documenti

(acquisizione, smistamento, assegnazione)




Procedure per la formazione e spedizione di

documenti destinati all'esterno




Procedure per la formazione e circolazione di

documenti interni soggetti a registrazione

particolare




Procedure per la formazione e circolazione di

documenti interni non soggetti a registrazione

particolare



Registrazione dei documenti: regole e modalità

Registrazione di protocollo (incluse le

modalità per la registrazione dei documenti in

forma elettronica)



Registrazione dei documenti: regole e modalità

Registrazione particolare

identificazione delle tipologie e descrizione

delle procedure

Segnatura di protocollo



Organizzazione e gestione dell'archivio

corrente

Tenuta del sistema di classificazione:

procedure di mantenimento e aggiornamento




corrente

Formazione e gestione dei fascicoli:

•definizione delle tipologie di fascicolo,

•procedure per l'apertura e chiusura dei

fascicoli,

•procedure di movimentazione




corrente

•Definizione degli strumenti di ricerca




corrente

Definizione delle relazioni tra la gestione dei

documenti e dei fascicoli e il controllo dei

procedimenti amministrativi (individuazione del responsabile, individuazione della tipologia

del procedimento e dell'istanza del procedimento, ecc.)



Organizzazione e gestione dell’archivio di

deposito

Regole e procedure per il trasferimento e la

movimentazione dei fascicoli




deposito

Definizione delle responsabilità delle unità

organizzative




deposito

Strumenti di ricerca



Selezione dei documenti per la

conservazione/scarto: procedure e definizione

di responsabilità interne alle unità

organizzative

Definizione delle voci per le procedure di

selezione abbreviate (ai sensi delle norme sulla

semplificazione amministrativa)



Conservazione dei documenti

Modalità per la conversione dei documenti

informatici e dei sistemi di gestione

informatica dei documenti




Modalità per la definizione dei supporti di

conservazione




Procedure per il trasferimento dei documenti

nella separata sezione d'archivio (per gli enti

pubblici) o del versamento nell'archivio di

Stato competente: modalità per il trasferimento

degli strumenti di reperimento originari



Sicurezza

Definizione dei diritti di accesso

Regole per la tenuta del registro di protocollo

di emergenza



Accesso e privacy

Procedure per la consultabilità dei documenti e

per la tutela dei dati personali



Disposizioni finali:

Modalità di comunicazione del manuale

Modalità di aggiornamento del manuale



Il protocollo informatico deve prevedere tre

fondamentali funzioni

Registrazione

Segnatura

Classificazione



La registrazione è l’operazione che permette

di memorizzare in forma non modificabile

alcuni dati per ciascun documento nel

sistema informatico di protocollo



Informazioni che devono essere memorizzate:

Numero di protocollo

Data di registrazione

Mittente o destinatario

Oggetto

Data e protocollo del documento ricevuto

Impronta del documento informatico



Ogni registrazione di protocollo è generata

nel momento in cui l’operatore, dopo aver

digitato tutti i dati relativi al documento che

sta protocollando, ne conferma l’inserimento



Il sistema genera un nuovo numero di

protocollo e attribuisce la data di

protocollazione

Ciascuna registrazione produce un record sul

sistema centrale che viene accodato in una

base dati



Il numero di protocollo è progressivo ed è

costituito fino a sette cifre numeriche

La numerazione si rinnova ad ogni inizio

d’anno



Numero di protocollo e data sono generati

automaticamente dal sistema e non sono

modificabili



Mittente, destinatario, oggetto e impronta

informatica, una volta registrati, non sono più

modificabili



La protocollazione va fatta nella stessa

giornata lavorativa in cui gli atti pervengono

all’ufficio protocollo

L’operazione può essere differita al giorno

successivo in caso di eccessivo carico di

lavoro




Documenti soggetti alla registrazione:

Tutti i documenti ricevuti e spediti

dall’amministrazione e tutti i documenti

informatici

70


Eccezioni:

Gazzette ufficiali

Bollettini ufficiali e notiziari dell’amministrazione

Note di ricezione delle circolari

Materiali statistici

Atti preparatori interni

Giornali, riviste, libri

Tutti i documenti già soggetti a registrazione



I documenti da protocollare si dividono in:

In entrata

In uscita

Interni



In entrata:

I documenti acquisiti dall’ente nell’esercizio

delle proprie funzioni

Documenti analogici

File pervenuti anche tramite posta elettronica

Documenti informatici (validamente

sottoscritti con firma elettronica)



In uscita: I documenti prodotti nell’esercizio delle proprie funzioni dagli amministratori, dalla dirigenza e dal personale in servizio presso l’ente Documenti analogici File spediti anche via posta elettronica Documenti informatici (validamente sottoscritti con firma elettronica)



Interni:

Possono essere:

Di carattere informativo, appunti e brevi

comunicazioni scambiate tra i servizi dello stesso ente

(di norma non vanno protocollati)

Di preminente carattere giuridico-probatorio redatti

dagli amministratori dai dirigenti e dal personale

nell’esercizio delle loro funzioni (vanno protocollati)



L’annullamento o la modifica delle

informazioni relative ad una registrazione di

protocollo può essere eseguita solamente dal

responsabile del servizio in seguito ad un

motivato provvedimento



L’annullamento o la modifica anche di una

sola delle informazioni generate

automaticamente e non modificabili provoca

l’annullamento dell’intera registrazione di

protocollo



Il protocollo conserva memoria di tutte le

operazioni di inserimento dei dati o di

modifica di essi; inoltre rende visibili i dati

precedenti alla modifica, la data di modifica

e l’operatore che l’ha eseguita.



Il sistema di protocollo informatico deve

consentire la produzione del registro

giornaliero che contiene tutte le registrazioni

di protocollo fatte in un unico giorno



Il registro giornaliero di protocollo ha la

funzione di conservazione dei dati del

protocollo informatico



Non esiste l’obbligo della stampa giornaliera

del registro di protocollo

Bensì l’obbligo di adottare un software di

protocollo che ne permetta la stampa, quando

necessaria



Per garantire la conservazione dei dati è

necessario riversare su supporti informatici

di memorizzazione non riscrivibili che

devono essere conservati da un soggetto

diverso dal responsabile del servizio per la

gestione informatica dei documenti dei flussi

documentali e degli archivi


La segnatura di protocollo

La segnatura di protocollo consiste nella

apposizione o nell’associazione all’originale

del documento in forma permanente e non

modificabile delle informazioni riguardanti la

registrazione di protocollo del documento

stesso



La registrazione e la segnatura di protocollo

sono operazioni che avvengono

contestualmente e sono eseguite dallo stesso

operatore



La segnatura di protocollo si realizza apponendo un

timbro con le indicazioni minime:

Identificazione sintetica dell’AOO

Data

Numero di protocollo

Codice di classificazione

Ufficio che ha prodotto il documento o a cui è

destinato



La segnatura di protocollo si realizza anche

apponendo un’etichetta che viene stampata

dallo stesso sistema di protocollo informatico

e che può anche prevedere un codice a barre



I dati relativi alla segnatura di protocollo di

un documento informatico sono contenuti

tutti insieme in un file conforme alle

specifiche del linguaggio XML (Extensible

Markup Language)


La classificazione di protocollo

Il dpr 445/2000 stabilisce all’art. 56 che

registrazione, segnatura e classificazione

costituiscono operazioni necessarie e

sufficienti per la tenuta del sistema di

gestione informatica dei documenti da parte

delle pubbliche amministrazioni



Anche il codice dell’amministrazione digitale

attribuisce rilevanza all’operazione di

classificazione per la gestione informatica

dei documenti (art. 1, c. 1)



L’operazione di classificazione può anche

non essere contestuale alle precedenti

operazioni di registrazione e segnatura

Può essere eseguita successivamente dal

responsabile del procedimento al quale il

documento viene assegnato per la

lavorazione



La classificazione permette di organizzare

tutti i documenti secondo un ordinamento

logico predefinito che si riferisce alle

funzioni e alle attività dell’amministrazione

stessa



Se ci si limitasse alla sola registrazione degli

atti, dopo breve tempo si creerebbe un

insieme disordinato di documenti che

porterebbe alla impossibilità di una corretta

conservazione dei documenti stessi, nel

passaggio dall’archivio corrente all’archivio

di deposito e infine all’archivio storico



La classificazione corrisponde all’esigenza di

dare un ordine ai documenti per costituire un

archivio all’interno del quale sia possibile

rintracciare i documenti in modo agevole e

immediato



Il piano di classificazione o titolario precisa i

criteri di formazione e ordinamento dei

documenti secondo una struttura logica

distribuita su più livelli



La classificazione si presenta come uno

schema generale di voci logiche articolate in

modo gerarchico e stabilite in modo

uniforme che identificano le funzioni e le

attività di ciascuna amministrazione



Non esiste uno schema di titolario

ugualmente valido per ogni amministrazione

pubblica, poiché il titolario deve rispettare le

competenze e le funzioni dell’ente



Il titolario ha una distribuzione in :

titoli, che rappresentano le funzioni dell’ente,

classi, che rappresentano le macroattività

sottoclassi, che rappresentano ulteriori

specializzazioni



Il titolario deve essere integrato con il piano di

conservazione per garantire la corretta conservazione

permanente dei documenti e

tempi

criteri

regole

per la selezione periodica e la conservazione dei

documenti


L’assegnazione e la presa in carico

Dopo la registrazione, la segnatura e la

classificazione ogni documento deve essere

assegnato all’ufficio, all’interno della stessa

AOO, a cui compete la trattazione del

procedimento


L’assegnazione e la presa in carico

Una volta assegnato il documento deve

essere preso in carico dall’ufficio o dalla

persona a cui è stato attribuito


La fascicolazione

Ogni documento inserito nel sistema di

gestione del protocollo informatico deve

essere fascicolato, indipendentemente dal

supporto sul quale è stato formato


La fascicolazione

La fascicolazione crea il vincolo tra i

documenti che è alla base della formazione

di un archivio ordinato e ben organizzato


La fascicolazione

I documenti si possono aggregare sulla base

dell’affare o del procedimento cui si riferiscono

FASCICOLO

o della loro appartenenza ad una tipologia

documentaria quale: atti deliberativi, contratti,

mandati di pagamento

SERIE


La fascicolazione

Il fascicolo fa riferimento allo stesso oggetto

La serie fa riferimento alla stessa tipologia


La fascicolazione

Al termine del procedimento amministrativo,

quando cioè si esaurisce l’affare, il fascicolo

viene chiuso e passato all’archivio di deposito

La data di chiusura è quella dell’ultimo

documento inserito nel fascicolo


1



Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016-2018.

2


La classificazione stabilisce il rapporto tra i

documenti nella fase di creazione dell’archivio,

costituendo il vincolo archivistico e garantendone il

mantenimento nelle successive fasi di conservazione e

ricerca qualificata


3


Il soggetto produttore stabilisce i criteri di

accumulazione dei documenti in base

alla natura dei documenti

alla struttura organizzativa

alla complessità delle attività svolte


4


In ogni caso i documenti si accumulano in relazione

reciproca in base alle attività cui partecipano: ogni

documento ha un posto definito (fisico e logico in

ambiente cartaceo, logico in ambiente digitale)


5


Un documento può essere oggetto di più operazioni di

classificazione: in ambiente tradizionale questa

possibilità comporta la sua duplicazione


6


La classificazione

• fase più delicata delle operazioni di archiviazione

• condiziona l’ubicazione del documento e ne

determina il vincolo archivistico con gli altri

documenti

• attribuisce ad ogni documento una precisa posizione

all’interno dell’archivio


7


Il piano di classificazione deve includere tutti i

documenti d’archivio (di qualunque natura e supporto,

ricevuti, spediti o interni)


8


I documenti devono essere organizzati (identificati e

strutturati) secondo un quadro rappresentativo delle

funzioni o materie attribuite al soggetto secondo

criteri logici e coerenti


9


Il piano deve avere

un’organizzazione gerarchica delle partizioni e

una progressione dal generale al particolare


10


La struttura delle voci del piano deve rispondere a

principi di omogeneità e uniformità

I criteri di rappresentazione devono essere adeguati

alle funzioni/attività/materie attribuite


11


È opportuno identificare l’ufficio responsabile per la

conservazione dei documenti prodotti nell’ambito di

ogni livello finale del piano di classificazione


12


È necessaria l’elaborazione di strumenti per

consentire l’accesso esterno e l’utilizzo interno del

piano (regolamento e manuale di gestione)


13


È opportuno che il piano di classificazione sia

integrato con l’indicazione dei modi concreti di

formazione e organizzazione dei fascicoli


14


L’articolazione del piano di classificazione o titolario

prevede più livelli, denominati dalla dottrina: titolo,

classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria.


15


Il titolario deve essere oggetto di monitoraggio

costante affinché continui a rispecchiare nel tempo

le funzioni esercitate dall’ente. Occorrerà pertanto

apportare periodicamente gli aggiornamenti e le

variazioni resi necessari dal mutare delle funzioni,

delle competenze e della normativa.

Queste attività variano in ragione della

complessità organizzativa del soggetto produttore


16

La fascicolazione

Dopo la classificazione il documento viene inserito

nel fascicolo corrispondente alla classificazione

data


17

Il fascicolo

Unità archivistica base di un archivio corrente


18

Il fascicolo

Raccolta ordinata della documentazione che si è

prodotta durante la trattazione di un affare, non avulsa

dal complesso documentario costituente l’archivio


19

Il fascicolo

Atti ricevuti (per lo più atti originali), atti spediti

(in minute), atti di corredo (in minuta o in originale)


20

Il fascicolo

Insieme di carte relative a una medesima pratica,

raccolte dentro un’unica cartella o copertina


21

Il fascicolo

È l’elemento di base del sistema di gestione dei

documenti individuato dal piano di classificazione

come insieme dei documenti relativi a un

determinato affare/materia.

È entità logica e fisica nel caso di

documenti cartacei, solo logica

nel caso di documenti elettronici


22

Il fascicolo

Il fascicolo, unità archivistica prevalente nell’archivio

moderno, è dunque l’aggregazione organizzata di

documenti.

• Non è un ulteriore livello del titolario

• Il titolario di classificazione prevede quello che può

esserci

• Il fascicolo contiene i documenti relativi ad un fatto

concreto


23

Il fascicolo

Il fascicolo si forma nel corso delle attività

amministrative del soggetto produttore, allo scopo di

riunire tutti i documenti utili allo svolgimento di tali

attività


24

Il fascicolo

Il fascicolo si apre con il primo documento inserito in

relazione a un determinato affare o materia e include

documenti ricevuti (originali), spediti (minute), di

corredo, di natura preparatoria, interni (minute e

originali)


25

Il fascicolo

Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è

necessario evitare

1) la frammentazione non necessaria delle pratiche


26

Il fascicolo

2) l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno

della stessa unità (in particolare nel caso di uffici che

svolgono un’intensa attività di corrispondenza)


27

Il fascicolo

3) la tendenza a costituire fascicoli intestati ai

destinatari (invece che basati sull’analisi dei processi

e funzioni)


28


I fascicoli possono essere organizzati secondo tre

criteri principali:

Per soggetto: il fascicolo è intestato a una persona

fisica o giuridica e contiene documenti di varia

natura e tipologia relativi a quella persona


29


per affare : il fascicolo raccoglie tutti i documenti

pervenuti, istruttori, finali, ecc. relativi a un

determinato “affare”


30


per attività o procedimento amministrativo cioè

relativo a una specifica attività/competenza del

soggetto produttore


31


Il fascicolo per persona fisica o giuridica

• Comprende tutti i documenti, anche con classifiche

diverse, che si riferiscono a una persona.

Esempio: nel fascicolo personale di un dipendente

ciascun documento viene classificato a seconda della

classe di riferimento prevista nel titolario


32


Il fascicolo per persona fisica o giuridica si

configura così come aggregazione di documenti

diversamente classificati e si apre indipendentemente

dalle classi.

Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano

correnti per molti anni, costituendo serie aperte


33


Il fascicolo “personale” è un’unità archivistica sui

generis poiché si apre al momento dell’attivazione del

rapporto con l’ente e resta sempre aperto e corrente

sino alla conclusione della carriera lavorativa del

dipendente


34


Anche la serie in cui di norma sono inseriti i fascicoli

personali è aperta ma può articolarsi in due sottoserie

distinte per il personale in servizio e per quello in

quiescenza che può essere considerata serie chiusa


35


Il fascicolo per affare comprende i documenti

recanti tutti la medesima classifica, prodotti da un

ufficio per la trattazione di un affare.

Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una

durata circoscritta, che può non coincidere

perfettamente con l’anno solare, e una data di chiusura


36

Il fascicolo

Il fascicolo per attività, invece, è costituito e

comprende i documenti prodotti nello svolgimento di

un’attività amministrativa semplice, non discrezionale

e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate o

meri adempimenti


37

Il fascicolo

Qualche esempio: richieste di informazioni

archivistiche e/o bibliografiche e relative risposte;

Il fascicolo per attività comprende documenti con

destinatari e oggetti diversi, ma con identica

classifica; ha durata annuale e, se la massa

documentale è eccessiva, può articolarsi in

sottofascicoli con diverse cadenze temporali


38


Esiste anche la possibilità di aggregare i fascicoli per

tipologia di atto rappresentato (forma del

documento): decreti, disposizioni di servizio,

concessioni, ecc.


39

Il registro

Oltre ai fascicoli gli archivi sono formati da registri,

cioè entità documentarie formate (in ambiente

cartaceo) da fogli rilegati nei quali in sequenza

cronologica vengono registrati gli atti.


40

Il registro

In ambiente digitale

il registro può identificarsi

con una base di dati


FASCICOLO

REGISTRO o

REPERTORIO

Unità archivistiche


titolario

archivio

documento da classificare

fascicolo


43


E’ il codice alfanumerico o l’insieme delle voci

descrittive che rappresenta il livello di dettaglio del

piano di classificazione nel cui ambito viene costituito

il fascicolo


44


Classificare un documento significa collegare il

documento a una delle voci del piano di

classificazione e inserirlo in un fascicolo concreto


45


La classificazione è essenzialmente uno strumento di

ordinamento che in ultima analisi può condurci

all’esatto reperimento di un documento in fase di

ricerca


Ricezione - Registrazione

- Segnatura - - Classificazione

- Fascicolazione

Documenti in entrata

Tenuta in archivio

Piano di Classificazione

Protocollazione:

- Responsabile procedimento

- Ufficio incaricato

Assegnazione:

- Protocollazione:

- Registrazione

- Segnatura

Classificazione

Fascicolazione

Invio

Documenti in uscita

Trattazio

ne/p

roduzio

ne d

ocu

men

ti


Il documento informatico si può considerare la

traslazione su base digitale del documento

cartaceo tradizionale?


Sarà possibile mantenere tutti i requisiti del

documento tradizionale sul documento

informatico?



Lo studio delle problematiche che riguardano

la produzione, archiviazione e conservazione

dei documenti informatici non può

prescindere da un esame di ciò che s’intende

per documento e da una breve panoramica sui

suoi elementi costitutivi

Il documento: definizione

Documento

Testimonianza di qualunque genere

(uno scritto, un’opera, un monumento)

espressione e rappresentazione di un dato

ambiente o periodo o civiltà



Documento

Qualsiasi mezzo che consente di tramandare la

memoria di un fatto provandone l’esattezza e le

modalità (soprattutto l’atto giuridico che si

concretizza in una scrittura)



Documento

Qualunque oggetto materiale che possa essere

usato come strumento di studio, di ricerca, di

consultazione o d’indagine



Documento

Prova, dimostrazione, testimonianza,

attestazione, oggetto che serve a provare,

dimostrare qualcosa



Documento

Cosa materiale (res)

sulla quale sono impressi dei segni

rappresentativi di un atto, di un fatto o

comunque di una realtà esterna alla res di cui si

vuole serbare memoria



Documento

Informazione fissata su un supporto in forma

stabile

Informazione è un messaggio volontariamente o

involontariamente manifestato



Le componenti necessarie di ogni documento

sono

• Contenuto

• Supporto materiale

• Forma



Documento

Distinzione tra l’atto o il fatto rappresentato e

il documento che lo rappresenta



Atto e documento sono il risultato di fasi

distinte:

quella dell’agire

quella della sua memorizzazione e del suo

ricordo (o meglio della sua rappresentazione)



I segni che rappresentano il fatto o l’atto

devono essere impressi sulla res in modo

stabile



Ciò che viene rappresentato è un fatto che ha

una durata circoscritta nel suo accadere,

mentre il documento che lo rappresenta deve

rimanere nel tempo



Stabilità del supporto del documento

che deve rimanere integro per un arco

temporale sufficientemente ampio

Stabilità del contenuto del documento

che non deve potersi modificare in alcun

modo



Il documento deve anche rispondere alle

caratteristiche di

Accessibilità

Leggibilità

Riproducibilità

nei confronti del destinatario o di chi ne abbia

interesse



Nella formazione del documento sono coinvolti

più soggetti:

Autore:

l’individuo o l’ente responsabile del contenuto

intellettuale del documento



Scrittore:

chi redige materialmente il testo ed è quindi

responsabile dell’articolazione del contenuto e

della forma grafica



Sottoscrittore:

la persona fisica che ne assume la paternità,

anche in rappresentanza di un organo pubblico

o un’impresa o una persona giuridica



Per certi tipi di documento autore, scrittore e

sottoscrittore sono la stessa persona,

Per altri, autore e sottoscrittore coincidono

Per altri ancora, sono tutte entità distinte



Un soggetto può considerarsi autore o

sottoscrittore di un documento quando ha avuto

la volontà di produrlo



Un documento si può definire autentico quando

è integro, riconducibile con certezza al suo

autore, originale o conforme all’originale



L’assunzione di paternità di un documento

viene espressa dall’apposizione di una firma

generalmente in fondo al testo



Firma = gesto grafico, eseguito con la mano,

con il quale un soggetto scrivente traccia il

proprio nome su un supporto



La firma esplica due funzioni:

indicativa = identifica e individua il

sottoscrittore del documento

dichiarativa = perché attraverso essa il

sottoscrittore si assume la paternità delle

dichiarazioni contenute nel documento



Una sottoscrizione può essere autenticata da

un notaio o da un pubblico ufficiale.

L’autenticazione consiste nell’attestazione da

parte del pubblico ufficiale che la firma è stata

apposta in sua presenza, dopo l’identificazione

dell’identità



Il documento è anche localizzato, cioè

prodotto in un determinato luogo e in una certa

data

Sono elementi che dovrebbero essere sempre

esplicati



Originale è la prima stesura definitiva del

documento, perfetto nei suoi elementi

sostanziali e formali

Copia o estratto è una riproduzione totale o

parziale dell’originale alla quale è

riconosciuto un valore giuridico diverso


Il documento giuridico

Documento giuridico è definito

“Rappresentazione di un fatto o di un atto

avente rilevanza giuridica”

(atti pubblici, validati da un notaio o altro

pubblico ufficiale, e scritture private, cioè

scritte da privati)


Il documento amministrativo

Dpr 445 / 2000 art. 1

“Rappresentazione comunque formata del

contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche

amministrazioni o comunque utilizzati ai fini

dell’attività amministrativa”



Atto amministrativo per eccellenza è il

provvedimento amministrativo

che realizza la cura di un interesse pubblico

la cui adozione avviene al compimento di un

iter procedimentale

grazie al quale l’amministrazione acquisisce e

valuta tutti gli elementi necessari per emanarlo



Elementi essenziali del documento

amministrativo

Autore = soggetto competente ad emanarlo

Destinatario = organo pubblico o soggetto

privato nei cui confronti si producono gli effetti

dell’atto

Volontà = nessun atto può essere emanato

senza un’espressione di volontà




amministrativo

Oggetto = il bene, la persona o la situazione

verso cui prevede effetti giuridici

Preambolo = i presupposti di fatto e di diritto

che giustificano l’emanazione dell’atto

Motivazioni = le ragioni che giustificano

l’emanazione dell’atto




amministrativo

Finalità = riguardano lo scopo dell’atto

Dispositivo = riguarda la parte precettiva

dell’atto

Forma = il modo con cui l’atto viene

esternato



Elementi accidentali dell’atto amministrativo

Termine = il momento dal quale deve avere

inizio o cessare l’efficacia dell’atto

Condizione = la subordinazione

dell’efficacia dell’atto al verificarsi di un

evento


Il documento archivistico

Documento prodotto o ricevuto da una persona

fisica o giuridica durante l’esercizio delle sue

funzioni, ovvero nell’ambito di un’attività

pratica, amministrativa o giuridica



L’insieme dei documenti archivistici

comprende anche quelli giuridici e quelli

amministrativi indipendentemente dal supporto



E’ prodotto in modo naturale come necessità

pratica del soggetto produttore per lo

svolgimento della sua attività



Una volta formato entra a far parte

dell’archivio per volontà dello stesso soggetto

produttore che può conservarlo per obbligo di

legge o semplicemente per avere memoria

dell’atto o del fatto rappresentato



Strettamente correlato ai suoi precedenti e

susseguenti e al soggetto produttore

Vincolo o nesso archivistico = insieme delle

relazioni logiche e formali che esistono tra i

documenti



Naturalezza = il vincolo nasce

spontaneamente senza precisa volontà da

parte del soggetto produttore

Originarietà = si forma nel momento stesso

in cui vengono prodotti i documenti

Necessarietà = non può non esserci



Ogni operazione sui documenti archivistici va

fatta nel rispetto del vincolo archivistico



La formazione dei fascicoli risponde

all’esigenza di preservare e conservare il

vincolo archivistico e di consentire il più facile

recupero della documentazione



Principio di provenienza o metodo storico

attiene al riordino di un archivio

Consiste nel ricostituire l’ordine originario dei

documenti ricostituendone il vincolo che li

legava



Per riordinare un archivio è dunque necessario

conoscere la storia del soggetto produttore

inquadrandola in un contesto storico-istituzionale

generale e locale


Il documento informatico

Secondo il Testo unico 445/2000 e il codice

dell’amministrazione digitale:

Documento informatico è:

la rappresentazione informatica di atti, fatti o

dati giuridicamente rilevanti



Il documento informatico può rappresentare

una realtà con un linguaggio digitale che viene

interpretato dal computer



Per linguaggio digitale si intende quello che si

basa sull’unità di misura del sistema binario:

nel digitale binario la rappresentazione viene

ricondotta ai due elementi che definiscono il

sistema e cioè: 0 e 1



Il documento informatico è sempre costituito

da un insieme di valori binari registrati su un

supporto di memorizzazione



Attraverso un processo di lettura e di

decodifica eseguito in ambiente composto da

hardware, software di base e applicativo

il documento informatico diventa

rappresentativo di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti



Documento = rappresentazione informatica o

in formato analogico di atti, fatti o dati

intelligibili direttamente o attraverso un

processo di elaborazione elettronica



Documento analogico = formato utilizzando

una grandezza fisica che assume valori

continui, come le tracce su carta (documenti

cartacei) le immagini su film (pellicole

mediche, microfilm, diapositive) le

magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri

magnetici audio e video)



Documento informatico = Rappresentazione

informatica di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti

Quella cioè del dpr 445 del 2000


La firma elettronica

Che cos’è?

“Insieme dei dati in forma elettronica,

allegati o connessi tramite associazione

logica ad altri dati elettronici, utilizzati come

metodo di autenticazione informatica”

Art.1 comma 1 lettera q del Codice

dell’amministrazione digitale



Autenticazione informatica

Validazione dell’insieme di dati attribuiti in

modo esclusivo ed univoco ad un soggetto,

che ne distinguono l’identità nei sistemi

informativi



Firma autografa:

si fissa sul supporto

cartaceo, divenendo un

tutt’uno con il

documento a cui si

riferisce

Firma elettronica:

può essere trasferita da

un supporto a un altro

senza perdere di validità



Firma autografa:

è un segno grafico

tracciato di proprio

pugno dal sottoscrittore

Firma elettronica:

è una sequenza binaria

generata con un

algoritmo crittografico



Firma autografa:

è leggibile e valutabile

dall’uomo in modo

diretto

Firma elettronica:

è verificabile solo

attraverso il computer



Firma autografa:

è un segno che si ripete

con le stesse

caratteristiche in ogni

documento sottoscritto

dallo stesso soggetto

Firma elettronica:


che, pur essendo

generata da uno stesso

soggetto, è diversa per

ogni documento



Firma autografa:

mantiene le sue

caratteristiche nel tempo

Firma elettronica:

ha una vita relativamente

breve



La firma elettronica diffusa in Italia è una

firma digitale, ossia il risultato di un

algoritmo di crittografia a chiavi

asimmetriche applicato all’impronta digitale

del file contenente la rappresentazione del

documento




Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018 1


Il documento informatico si può considerare la

traslazione su base digitale del documento

cartaceo tradizionale?



Sarà possibile mantenere tutti i requisiti del

documento tradizionale sul documento

informatico?



La sottoscrizione di un documento rende

possibile l’individuazione dell’autore dell’atto

L’autore apponendo la propria sottoscrizione

attribuisce a se stesso la paternità dell’atto



La funzione probatoria, e cioè d’individuazione

dell’autore dell’atto, è assolta mediante la

sottoscrizione



Una sottoscrizione autografa, però, è

assolutamente incompatibile con il supporto

informatico



Necessità di previsione di una sottoscrizione

informatica che assolva alle funzioni che sono

tipiche della sottoscrizione autografa



Legge Bassanini 59/97

“Gli atti, i dati e i documenti formati dalla P.A.

e dai privati con strumenti informatici o

telematici …. sono validi e rilevanti a tutti gli

effetti di legge”



Regolamento 513/97 (art. 10)

Riconosceva alla firma digitale la stessa

validità giuridica della firma autografa apposta

su un documento cartaceo



Dpr 445 / 2000

Riordino della materia




D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82

e nuovo codice dell’amministrazione digitale

D.Lgs 235/10:

Ulteriore riordino della materia



I due testi legislativi affrontano in modo

organico il tema dell’utilizzo delle tecnologie

ITC e disciplinano i principi giuridici

fondamentali relativi al documento informatico

e alla firma digitale



Che cos’è la firma elettronica?

È l’equivalente elettronico di una firma apposta

su un documento cartaceo

Assume lo stesso valore legale



Rappresenta un elemento di primaria

importanza nella gestione del documento

informatico e dell’archivio

in quanto costituisce l’unico sistema per

attribuire validità giuridica ai documenti

elettronici



Permette inoltre la realizzazione del workflow

documentale perché dà certezza dell’esistenza

del documento informatico all’interno della

pubblica amministrazione



Se il documento tradizionale (cartaceo) assume

validazione ed autenticazione dalla presenza di

firme e timbri, il documento informatico

diventa autentico per mezzo della firma

elettronica



La modalità informatica con la quale si appone

la firma digitale consente di verificare se

qualcuno ha sottoscritto un documento

elettronico



Assicura che il documento non sia stato

modificato dopo la sua sottoscrizione e

individua esattamente colui che l’ha sottoscritto



Nuovo Codice dell’amministrazione digitale

Decreto legislativo 30 dicembre 2010 n. 235

Fa riferimento a 4 diverse tipologie di firma

elettronica

Firma elettronica semplice

Firma elettronica avanzata

Firma elettronica qualificata

Firma digitale




La distinzione avviene in relazione ai diversi

gradi di sicurezza garantiti

La firma elettronica semplice

CAD

Definisce la firma elettronica semplice:

“Insieme dei dati in forma elettronica,

allegati o connessi tramite associazione logica

ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo

di autenticazione informatica”


In questa definizione non c’è nessun

riferimento al termine “documento”, cioè la

firma elettronica è un insieme di dati usato per

autenticarsi.



Esempio: utenza e password per accedere a

facebook. Nulla si dice sulla sua attendibilità

ed essa non è necessariamente riferita a un

documento.




La firma elettronica semplice corrisponde a un

processo di autenticazione con minori requisiti

di sicurezza e quindi con minore efficacia

probatoria rispetto a quella c.d. forte



Qualsiasi tipo di identificazione che in qualche modo

consenta una qualsiasi associazione logica tra un

determinato soggetto e determinati dati: da un

normalissimo PIN del bancomat, alle normali

credenziali di accesso costituite da nome utente e

password.



Firma e documento in ogni caso rimangono

sempre entità distinte, anche se logicamente

associate


La firma elettronica avanzata

Nuovo CAD

Introduce il concetto di firma elettronica

avanzata, conforme alla normativa comunitaria,

con cui è possibile sottoscrivere un documento

informatico con piena validità legale



La firma elettronica avanzata:

È l’insieme di dati in forma elettronica allegati

oppure connessi a un documento informatico

che consentono l'identificazione del firmatario

del documento e garantiscono la connessione

univoca al firmatario…



…creati con mezzi sui quali il firmatario può

conservare un controllo esclusivo, collegati ai

dati ai quali detta firma si riferisce in modo da

consentire di rilevare se i dati stessi siano stati

successivamente modificati



Caratterizzata dall’essere “collegata ai dati” a

cui si riferisce, in modo da consentire di

rilevare eventuali alterazioni successive



Firma e documento sono fusi in un’unica

entità e vengono separati solo al momento

della verifica della firma



In sostanza la firma elettronica avanzata è una

firma riferita a un documento specifico che permette

dal documento di identificare in maniera certa il

firmatario e di rilevare anche se il documento stesso è

stato modificato dopo la firma



Il firmatario, ovviamente, deve avere il controllo

esclusivo sui mezzi per apporre questo tipo di firma.

Un esempio di tale firma è il processo di firma

grafometrica che soddisfa i requisiti prescritti dalle

regole tecniche di cui al D.P.C.M. 22 febbraio 2013



Firme grafometriche sono quelle che collezionano dati

biometrici del firmatario (es. pressione, velocità di

firma, tratto ecc.) e li “fondono” in maniera

permanente al documento da firmare in maniera tale

che questi dati biometrici non siano più intellegibili a

chi accede al documento




Esempio: Apposizione di firma su un tablet negli

uffici postali o in banca


CARATTERISTICHE :

IDENTIFICAZIONE DEL FIRMATARIO del

documento

CONNESSIONE UNIVOCA della firma al

firmatario

CONTROLLO ESCLUSIVO del firmatario del

sistema di generazione della firma



Possibilità di VERIFICARE che il DOCUMENTO

NON SIA MODIFICATO dopo l’apposizione

della firma

Possibilità per il firmatario di OTTENERE

EVIDENZA di quanto sottoscritto


La firma elettronica qualificata

Nuovo codice dell’amministrazione digitale

art. 1 comma 1 lettera r

Definisce la firma elettronica qualificata:

Una firma elettronica avanzata che sia

basata su un certificato qualificato e

realizzata mediante un dispositivo sicuro di

firma




Il certificato qualificato:

Certificato elettronico conforme ai requisiti della

direttiva 1999/93/CE rilasciato da certificatori

che rispondono ai requisiti previsti



Tipico esempio è il token o la smart card

La firma digitale

Nuovo CAD art. 1 comma 1 lettera s

Definisce la firma digitale un particolare tipo di firma

elettronica avanzata basata su un certificato

qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche,

una pubblica e una privata, correlate tra loro…


La firma digitale

…che consente al titolare, tramite la chiave privata e

al destinatario, tramite la chiave pubblica,

rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la

provenienza e l’integrità di un documento informatico

o di un insieme di documenti informatici


La firma digitale

La firma digitale è l’unica firma elettronica che per

espresso dettato normativo è vincolata ad una precisa

tecnologia: quella della crittografica asimmetrica


La firma digitale



Firma autografa:

si fissa sul supporto

cartaceo, divenendo un

tutt’uno con il

documento a cui si

riferisce

Firma elettronica:

può essere trasferita da

un supporto ad un altro

senza perdere di validità



Firma autografa:

è un segno grafico

tracciato di proprio

pugno dal sottoscrittore

Firma elettronica:


generata con un

algoritmo crittografico



Firma autografa:

è leggibile e valutabile

dall’uomo in modo

diretto

Firma elettronica:

è verificabile solo

attraverso il computer



Firma autografa:

è un segno che si ripete

con le stesse

caratteristiche in ogni

documento sottoscritto

dallo stesso soggetto

Firma elettronica:


che, pur essendo

generata da uno stesso

soggetto, è diversa per

ogni documento



Firma autografa:

mantiene le sue

caratteristiche nel tempo

Firma elettronica:

ha una vita relativamente

breve


La firma digitale

La firma elettronica diffusa in Italia è una

firma digitale, ossia il risultato di un algoritmo

(sequenza logica di istruzioni elementari) di

crittografia a chiavi asimmetriche applicato

all’impronta digitale del file contenente la

rappresentazione del documento


La firma digitale

Crittografia

Studia i sistemi segreti di scrittura

Per i documenti informatici

serve a garantirne la riservatezza

e a impedirne la manomissione


La firma digitale

Crittografia

Consiste nel rendere illeggibile a persone non

autorizzate i messaggi trasmessi


La firma digitale

Crittografia

Il processo comprende una fase di codifica e

una di decodifica


La firma digitale

Codifica

Si applica al file che rappresenta il documento

digitale una funzione matematica

detta chiave di codifica

che impedisce di visualizzare il documento a

chiunque


La firma digitale

Decodifica

Si applica allo stesso file un’altra funzione

matematica detta chiave di decodifica

che riproduce il documento

ed è utilizzabile solo da chi possiede questa

chiave


Schema di un processo crittografico


mittente

destinatario

documento codifica Documento crittografato

Kc

Internet

Documento crittografato

decodifica

Kd documento

La firma digitale

Crittografia simmetrica

Se la chiave di codifica, Kc,

è uguale alla chiave di decodifica Kd

Ovvero si utilizza lo stesso codice per

codificare e decodificare


La firma digitale

Crittografia asimmetrica

Se la chiave di codifica, Kc, è diversa da quella

di decodifica, Kd,


La firma digitale

Crittografia asimmetrica

Ogni soggetto che utilizza questo tipo di

algoritmo deve dotarsi di una coppia di chiavi:

una pubblica, Kp e una segreta, Ks.

La prima deve essere resa nota a tutti, mentre la

seconda deve essere conosciuta solo dal titolare

della coppia



L'idea base della crittografia con coppia di

chiavi diviene più chiara se si usa un'analogia

postale, in cui il mittente è Alice ed il

destinatario Bob, i lucchetti fanno le veci delle

chiavi pubbliche e le chiavi recitano la parte

delle chiavi private:

https://it.wikipedia.org/wiki/Alice_e_Bob

https://it.wikipedia.org/wiki/Alice_e_Bob


1. Alice chiede a Bob di spedirle il suo

lucchetto, già aperto. La chiave dello

stesso verrà però gelosamente conservata

da Bob.

2. Alice riceve il lucchetto e, con esso,

chiude il pacco e lo spedisce a Bob.


Bob riceve il pacco e può aprirlo con la chiave di cui è

l'unico proprietario.

Se adesso Bob volesse mandare un altro pacco ad Alice,

dovrebbe farlo chiudendolo con il lucchetto di Alice

(che lei dovrebbe aver preventivamente dato a Bob) che

solo lei potrebbe aprire.

La firma digitale

Il processo di firma digitale:

registrazione dell’utente presso una Autorità di

Certificazione

generazione di una coppia di chiavi

certificazione della chiave pubblica

registrazione della chiave pubblica


Certificatori

Sono i soggetti che prestano servizi di

certificazione delle firme elettroniche


Certificatori

3 tipi di certificatori:

certificatore,

certificatore qualificato,

certificatore accreditato



Documento informatico con firma elettronica

semplice:

È liberamente valutabile in giudizio

(caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza,

integrità e immodificabilità)

Validità del documento informatico


Documento informatico con firma elettronica

avanzata, qualificata o digitale:

Costituisce piena prova fino a querela di falso

Validità del documento informatico


La firma digitale assicura il non ripudio: il

firmatario di un documento pervenuto nelle

mani di un terzo che ne verifica con successo

la validità della firma, non potrà negare di

averlo scritto, come nel caso di una firma

convenzionale su un documento cartaceo in

presenza di testimoni.


•Autenticità: certezza dell'identità del

sottoscrittore.

•Integrità: garanzia che il documento informatico

non è stato manomesso dopo la sua sottoscrizione.

•Non ripudio: la firma digitale si presume

riconducibile al titolare del dispositivo di firma,

salvo che sia data prova contraria.

Caratteristiche di un documento firmato

digitalmente


•Valore legale: il documento informatico

sottoscritto con firma elettronica qualificata o con

firma digitale soddisfa il requisito legale della

forma scritta se formato nel rispetto delle regole

tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71 D.Lgs. n.

82/2005 (Codice Amministrazione Digitale) che

garantiscano l'identificabilità dell'autore e

l'integrità del documento.

Caratteristiche di un documento firmato

digitalmente



1 Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018

2

La descrizione archivistica

Due sono i momenti del lavoro archivistico,

distinti ma fortemente correlati tra loro:

Ordinamento

e

Inventariazione

Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica. Biennio 2016 - 2018

3


Ordinamento

che consiste nella verifica dell’ordine esistente

della documentazione o in un vero e proprio

riordinamento

Inventariazione

che consiste nella descrizione della

documentazione affinché possa essere

consultabile


4


Ordinamento e inventariazione

L’utilizzo degli strumenti informatici non deve

indurci a pensare che i due momenti siano

ribaltati


5


Nella fase dell’ordinamento si svolge un lavoro di ricerca e di ricognizione del materiale documentario, che deve portare a comprendere la storia, lo sviluppo e il funzionamento del soggetto produttore


6


Questa fase è funzionale a quella successiva dell’inventariazione


7


Nella fase dell’inventariazione lo scopo è

di descrivere adeguatamente la realtà

esaminata e ordinata (o riordinata)


8


Attraverso gli strumenti di corredo per la descrizione

di archivi si garantisce l’accesso, la consultazione, la

fruizione e, quindi, la valorizzazione della

documentazione archivistica


9


Gli strumenti di ricerca e di controllo possono

descrivere in modo più o meno

particolareggiato il contenuto e la consistenza

di un archivio


Gli strumenti di ricerca utilizzati in sala studio

possono dividersi in:

1. Coevi alla produzione dei documenti

Si tratta di rubriche, schedari, registri e repertori

eseguiti contemporaneamente alla creazione dei

documenti


Antichi

Si tratta di repertori o regesti eseguiti nel corso

di ordinamenti, ma comunque prima del

versamento delle carte all’Archivio di Stato


Elenchi di versamento

Si tratta di strumenti eseguiti nel corso del

versamento delle carte all’Archivio di Stato o

altro Archivio storico


Redatti nella fase successiva al versamento

Si tratta di strumenti eseguiti presso l’Archivio

di Stato o altro Archivio storico


14


Scopo del lavoro di inventariazione (o –in senso più

generale e corretto –descrizione archivistica) è la

redazione di uno strumento descrittivo che può dividersi

in:

Strumenti sussidiari

indici

rubriche

repertori

Strumenti primari

guide

inventari

elenchi


15


Strumenti sussidiari

indici

rubriche

repertori

Strumenti primari

guide

inventari

elenchi


16


Inventario:

Principale strumento di consultazione

Analitico: descrizione di ciascuna unità

archivistica

Sommario: descrizione per serie


17


Per la redazione di un inventario non ci

sono criteri validi sempre e per tutti i

fondi archivistici


18


Elementi essenziali di un inventario:

Introduzione con informazioni relative al

soggetto produttore e alla storia dell’archivio

nonché sul metodo seguito nelle fasi di

riordino e inventariazione


19


Prospetto sintetico delle serie

Descrizione delle unità archivistiche (data,

contenuto, eventuali note)

Indici (per nomi di luogo o di persona, per

istituti o enti, per parola chiave)


20


Requisiti fondamentali per l’elaborazione di

strumenti di corredo sono dunque:

1.Ricostituzione dell’ordine originario della

documentazione determinato dalle scelte del

soggetto produttore


21




2.Analisi strutturale di un fondo che

presuppone lo studio della storia istituzionale

e dei modi di sedimentazione delle carte


22




3.Elaborazione di un progetto scientifico


23


La realizzazione di strumenti di corredo è

comunque un’elaborazione soggettiva


24


Diversi possono dunque essere gli

strumenti realizzati e diversificata la

risposta alle istanze di reperimento degli

atti di un archivio


25


Necessità di criteri di normalizzazione

condivisi

esigenza sentita dagli archivisti in maniera

pressante

per garantire la qualità della propria attività


26


Contemporaneamente

l’adozione e lo sviluppo delle

tecnologie informatiche nel trattamento

di materiale archivistico


27


Elaborazione di standard per la descrizione

archivistica

nel corso degli ultimi trent’anni

rilievo ed urgenza notevoli


28


In Italia

La spinta alla normalizzazione è legata

all’iniziativa assunta dall’amministrazione

archivistica nel 1966 di emanare la circolare

curata dall’Ufficio studi e pubblicazioni sulle

“Norme per la pubblicazione degli

inventari”


29


La circolare prevedeva 4 sezioni

1ª

Si davano indicazioni di massima per

l’ordinamento dei fondi


30


2ª e 3ª

dedicate alla creazione di inventari:

indicazioni per la redazione della parte introduttiva

inquadramento storico

descrizione dell’archivio

avvertenze particolari

bibliografia


31


4ª Casi particolari

pergamene

statuti

epistolari


32


Nello stesso periodo

Guida generale degli archivi di Stato italiani


33


Strumento valido per una prima informazione

per il ricercatore, ma anche come

denuncia delle condizioni poco soddisfacenti

in cui si trovavano gli archivi

strumento di programmazione dei futuri

lavori d’archivio


34


La Guida ha assunto come livello di

descrizione il fondo (che spesso

corrisponde al nome del soggetto

produttore)


35


Elementi essenziali della descrizione sono:

Nome del fondo o della serie

Consistenza

Datazione

Mezzi di corredo esistenti

Notizie storiche archivistiche

Bibliografia


36


Un altro progetto dell’amministrazione

archivistica italiana è stato: “Anagrafe degli

archivi italiani”


37


“Anagrafe degli archivi italiani”

I criteri della descrizione normalizzata sono

serviti per l’acquisizione, con il supporto di

un’applicazione informatica, di dati

omogenei da utilizzare ai fini gestionali


38


“Anagrafe degli archivi italiani”

Utilità finalizzata alla gestione di:

Servizio di sala studio

Attività di versamento e di sorveglianza

Produzione di strumenti di ricerca


39


Standard per la descrizione archivistica

il complesso delle norme e delle

convenzioni

adottate da una comunità di esperti

per uniformare il proprio comportamento

attraverso pratiche comuni

che permettano di raggiungere fini identici

od omogenei


40


Il Consiglio internazionale degli archivi (ICA International

Council on Archives o CIA Conseil international des

Archives) è un’organizzazione internazionale, fondata nel

1948, di cui fanno parte Amministrazioni archivistiche

(Archivi nazionali o Direzioni generali per gli archivi),

associazioni di archivisti e singoli archivi (archivi di enti

locali, d’impresa, di università, di sindacati, di

organizzazioni internazionali, anche religiose, ecc.) di 195

paesi.


41


Dopo Vienna nel 2004 il congresso

internazionale degli archivi si è tenuto a Kuala

Lumpur (2008)

a Brisbane (2012)

e a Seoul (2016)


https://it.wikipedia.org/wiki/Kuala_Lumpur

https://it.wikipedia.org/wiki/Kuala_Lumpur

https://it.wikipedia.org/wiki/Brisbane

https://it.wikipedia.org/wiki/Seoul

42


Nel 1996, il CIA si è dotato di un Codice etico per

archivisti

Nel 2010, l’assemblea generale del CIA ha approvato

la Dichiarazione universale sugli archivi che è stata

fatta propria, con voto unanime, dall’assemblea

plenaria dell’Unesco il 10 novembre 2011

Nel 2012 il CIA ha approvato i Principi sulla

consultabilità degli archivi


43


ICA

Nel 1990 il consiglio internazionale per gli

archivi ha istituito una apposita commissione

ad hoc con il proposito di lavorare alla

stesura di regole di descrizione archivistica

internazionale


44


ICA

La commissione ad hoc si riunì la prima

volta in Germania nel 1990 e diede vita ad un

documento

“Dichiarazione dei principi relativi alla

descrizione archivistica”


45


Scopi del documento:

Assicurare l’elaborazione di descrizioni

coerenti, appropriate e auto-esplicative

Facilitare la ricerca e lo scambio di

informazioni sul materiale archivistico


46


Scopi del documento:

Rendere possibile la condivisione di dati

d’autorità

Rendere possibile l’integrazione di

descrizioni provenienti da istituzioni

archivistiche diverse in un sistema

informativo unificato


47


Negli anni successivi si è lavorato

attraverso la costituzione di “gruppi di

lavoro” nell’ambito di ogni paese

Per validare il risultato dell’attività

attraverso uno scambio dialettico

costante


48


In Italia il gruppo di lavoro è stato

costituito dall’ANAI (Associazione

nazionale archivistica italiana)


49


Dal 1990 al 1998

numerosi gruppi di lavoro hanno cominciato

ad operare per la definizione di standard di

descrizione


50


1998 prima versione di ISAD

1999 seconda versione di ISAD (G)

General international standard archival

description


51


Sono stati definiti due standard distinti

1. Standard per la descrizione del fondo

archivistico ISAD

2. Standard per la descrizione del soggetto

produttore ISAAR


52


Nel corso del Congresso internazionale degli

archivi del CIA a Seoul (5-10 settembre 2016)

è stata presentata una bozza di nuovo Standard

internazionale di descrizione degli archivi per

aggiornare (e superare) quelli esistenti


53


La bozza è stata elaborata dall'Experts Group

on Archival Description (EGAD) del Consiglio

internazionale degli archivi

Non è ancora operativa


54


Gli ISAD (G) forniscono norme generali per la

stesura di descrizioni archivistiche che

possano essere applicate indipendentemente

dalla tipologia o dal supporto della

documentazione


55


ISAD (G) è uno standard concettuale:

individua solo gli elementi utilizzati

all’interno di descrizioni archivistiche

non deve quindi intendersi come una tabella

di campi, un tracciato di scambio o un

modello di output

è valido sia per la descrizione cartacea

tradizionale che informatizzata


56


Qualunque oggetto archivistico è parte di una

struttura complessa articolata in livelli

gerarchici

Fondo

Sub-fondo

Serie

Unità archivistica

Unità documentaria


57


La tecnica di descrizione deve essere a più

livelli dal “generale” al “particolare”


58


FONDO

SERIE SERIE SERIE

Sotto serie

Fascicolo

Sotto serie Fascicolo

Unità documentaria

SUB FONDO

Fascicolo

Unità documentaria Fasicolo

Unità documentaria


59


STRUTTURA

Sette aree

Ventisei elementi descrittivi che combinati

tra loro rendono possibile la descrizione di

qualunque tipo di realtà archivistica


60


1. IDENTIFICAZIONE:

comprende le informazioni essenziali per

identificare l’unità da descrivere


61


1. IDENTIFICAZIONE: 1. Segnatura

2. Denominazione

3. Data

4. Livello di descrizione

5. Consistenza


62


2. INFORMAZIONI SUL CONTESTO

comprende le informazioni sulla

provenienza e la storia della sua

conservazione


63


2. INFORMAZIONI SUL CONTESTO 1. Denominazione soggetto produttore

2. Storia istituzionale

3. Storia archivistica

4. Modalità di acquisizione


64


3. INFORMAZIONI SUL CONTENUTO E

SULLA STRUTTURA:

comprende le informazioni sul contenuto e

sull’ordinamento dell’unità da descrivere


65


3. INFORMAZIONI SUL CONTENUTO E

SULLA STRUTTURA 1. Ambiti e contenuto

2. Procedure tempi e criteri di valutazione e

scarto

3. Incrementi previsti

4. Criteri di ordinamento


66


4. INFORMAZIONI SULLE CONDIZIONI DI

ACCESSO E UTILIZZAZIONE :

comprende le informazioni sulla disponibilità e

consultabilità dell’unità da descrivere


67


4. INFORMAZIONI SULLE CONDIZIONI DI

ACCESSO E UTILIZZAZIONE :

1. Condizioni che regolano l’accesso

2. Condizioni che regolano la riproducibilità

3. Lingua della documentazione

4. Caratteristiche materiali

5. Strumenti di ricerca


68


5. INFORMAZIONI SULLA

DOCUMENTAZIONE CORRELATA:

comprende le informazioni sull’esistenza di altra

documentazione che ha relazione con l’unità da

descrivere


69


5. INFORMAZIONI SULLA

DOCUMENTAZIONE CORRELATA:

1. Esistenza degli originali

2. Esistenza di copie

3. Unità di descrizione collegate

4. Bibliografia


70


6. NOTE:

comprende le informazioni particolari che non

possono essere inserite in nessuna delle altre


71


7. CONTROLLO DELLA DESCRIZIONE:

comprende le informazioni relative a come,

quando e da chi è stata redatta la

descrizione archivistica


72


7. CONTROLLO DELLA DESCRIZIONE: 1. Nota dell’archivista

2. Norme e convenzioni

3. Data della descrizione


73


Elementi descrittivi essenziali Per lo scambio d’informazioni a livello

internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi


74


Elementi descrittivi essenziali Segnatura(e) o codice(i) identificativo(i) Denominazione o titolo Soggetto produttore Data(e) Consistenza dell’unità di descrizione Livello di descrizione


75


La quantità degli elementi descrittivi

supplementari utilizzati per ciascuna

descrizione archivistica, oltre quelli

essenziali, varierà in base alla natura stessa

delle carte


76


Quadro riassuntivo

Identificazione

1. Segnatura

2. Denominazione

3. Data

4. Livello di descrizione

5. Consistenza

Informazioni sul contesto

6. Denominazione soggetto produttore

7. Storia istituzionale

8. Storia archivistica

9. Modalità di acquisizione


77


Quadro riassuntivo

Informazioni sul contenuto e sulla struttura

10. Ambiti e contenuto

11. Procedure tempi e criteri di valutazione e scarto

12. Incrementi previsti

13. Criteri di ordinamento

Informazioni sulle condizioni di accesso e utilizzazione

14. Condizioni che regolano l’accesso

15. Condizioni che regolano la riproducibilità

16. Lingua della documentazione

17. Caratteristiche materiali

18. Strumenti di ricerca


78


Quadro riassuntivo

Informazioni sulla documentazione correlata

19. Esistenza degli originali

20. Esistenza di copie

21. Unità di descrizione collegate

22. Bibliografia

23. Note

Controllo della descrizione

24. Nota dell’archivista

25. Norme e convenzioni

26. Data della descrizione


79


ISAAR (CPF)

Fornisce regole generali per elaborare i cosiddetti

record d’autorità archivistici che descrivono

enti

persone

famiglie


80


ISAAR (CPF)

Si tratta della rappresentazione di soggetti produttori

nelle descrizioni archivistiche anche per fornire

chiavi di accesso per la ricerca


81


ISAAR (CPF)

International Standard Archival Authority

Record for Corporate Bodies, Persons and

Families

Standard internazionale per i record

d’autorità archivistici di enti, persone e

famiglie


82


ISAAR (CPF)

La versione definitiva è stata approvata nel

2003 e presentata al XV congresso

internazionale degli archivi a Vienna nel

2004


83


ISAAR (CPF)

Ha lo scopo di normalizzare la forma del

nome dei soggetti produttori ma anche a dare

tutte le informazioni sugli stessi soggetti

produttori relativamente al contesto di

produzione dei complessi archivistici


84


L’elaborazione di uno standard dedicato ai soggetti produttori, è stato fortemente influenzato, come già è accaduto per ISAD, dai processi di informatizzazione, e quindi risponde alle esigenze di un recupero sempre più puntuale delle informazioni, di condivisione di dati, di relazioni tra sistemi diversi


85


Ancora più che per ISAD si ispira alle esperienze della catalogazione libraria informatizzata


86


ISAAR(CPF) propone di gestire le informazioni relative ai soggetti produttori in files d’autorità separati dalle descrizioni di entità archivistiche, ma ad esse connesse


87


Tale modello si ispira ai files d’autorità che nell’ambito della catalogazione libraria gestiscono le forme accettate dei nomi degli autori


88


ISAAR (CPF)

Struttura:

Quattro aree


89


1. AREA DELL’IDENTIFICAZIONE comprende le informazioni che identificano

univocamente l’entità descritta e che definiscono

chiavi d’accesso normalizzate


90


2. AREA DELLA DESCRIZIONE fornisce informazioni relative alla natura al

contesto e alle attività dell’entità descritta


91


3. AREA DELLE RELAZIONI nella quale sono indicate e descritte le

relazioni con altri enti, persone e famiglie


92


4. AREA DI CONTROLLO nella quale il record d’autorità è identificato

univocamente e sono fornite informazioni su

come quando e da chi è stato elaborato


1



Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica.Biennio 2014 e 2016

2

Archivio

Complesso dei documenti prodotti o comunque

acquisiti da un ente durante lo svolgimento della

propria attività. I documenti che compongono

l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un

nesso logico e necessario detto vincolo archivistico.

In questa accezione si usa spesso la parola fondo

come sinonimo di archivio.


3

Archivio

Locale in cui un ente conserva il proprio archivio.

Istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia

provenienza che ha per fine istituzionale la

conservazione permanente dei documenti destinati alla

pubblica consultazione.


4

Soggetto produttore

L'ente, la famiglia o la persona che ha posto in

essere, accumulato e/o conservato la

documentazione nello svolgimento della propria

attività personale o istituzionale.


5

Unità archivistica

Termine generico con cui si individua l'unità minima

indivisibile di un fondo archivistico, che può

aggregare più documenti, fisicamente contigui, o

essere costituita da una singola unità documentaria.

Può essere costituita da un fascicolo, un registro, una

filza, un volume ecc


6

Si distingue dall’unità di conservazione che ha

valore essenzialmente fisico e consiste

esclusivamente nel contenitore di documenti

comunque organizzati (di unità documentarie

sciolte o di unità archivistiche): faldone, busta,

cartella, filza, ecc..


7

Busta

È il contenitore nel quale vengono raccolti e

conservati i fascicoli o - nel caso di atti singoli non

raggruppati in fascicoli - i documenti sciolti. Si

usano come sinonimo di busta le parole faldone e

cartella. Si possono trovare usate nello stesso senso

anche le parole mazzo, fascio, pacco, filza.


8

Tali denominazioni, specifiche di aree storico-

geografiche differenti, individuano in realtà le

originarie unità archivistiche costituite, a fini di

conservazione, da raggruppamenti più o meno

organici di documenti.


9

La parola filza (che ha assunto significati un po'

diversi in differenti territori) deriva dall'uso risalente

al Medioevo di tenere i documenti d'uso quotidiano

infilzati su un lungo ago perpendicolare al tavolo

d'ufficio e quindi legati insieme facendo talora passare

uno spago attraverso il foro prodotto dall'ago.


10

Camicia

Foglio di carta o di cartoncino, contenente

documenti archivistici. Normalmente le camicie

condizionano i fascicoli e gli eventuali

sottofascicoli; sulle camicie possono essere indicati

l’oggetto, la cronologia, la classificazione o la

segnatura dell’unità archivistica e più raramente

l’elenco degli atti contenuti.


11

Fascicolo

Unità archivistica costituita dai documenti relativi a

un determinato affare, collocati - all'interno di una

camicia o copertina - in ordine cronologico. Il

fascicolo costituisce l'unità di base, indivisibile, di

un archivio, mentre la busta, che contiene diversi

fascicoli, si considera unità soltanto ai fini della

conservazione materiale.


12

Talora il fascicolo comprende documenti relativi ad

affari diversi, o a questioni di carattere generale.

Può essere articolato in sottofascicoli e inserti. Se

l'archivio non è organizzato secondo criteri

sistematici, è frequente trovare una pluralità di

fascicoli miscellanei.


13

Nel fascicolo sono inseriti documenti diversificati per forma, natura, contenuto giuridico, modo di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni), ecc., anche se non è rara la creazione di fascicoli formati da un insieme di documenti della stessa tipologia e forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa (cronologici, geografici, alfabetici, ecc.)


14

Sottofascicolo

Articolazione interna al fascicolo.


15

Registro

Unità archivistica costituita da un insieme di fogli

rilegati. Nel registro vengono trascritti o registrati

per esteso o per sunto documenti e minute di

documenti, ovvero vengono effettuate trascrizioni,

registrazioni e annotazioni costitutive dell'atto

giuridico. Spesso si usa impropriamente

l'espressione volume come sinonimo di registro.


16

Volume

Unità archivistica costituita di più fogli rilegati

insieme. La parola attiene all'aspetto esterno dei

documenti e distingue quelli che si presentano come

unità rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in

buste. Di fatto la parola viene usata spesso come

sinonimo di registro


17

Scatola

Contenitore di cartone, o di tela e cartone nel quale

i documenti sono conservati disposti in senso

orizzontale.


18

Serie archivistica

Ciascun raggruppamento di documenti con

caratteristiche omogenee, all'interno di un fondo

archivistico. Può essere articolata in sottoserie


19

Supporto

Materiale sul quale si registrano le scritture e le

informazioni: pergamena, carta, pellicola, nastro

magnetico, ecc.


20

Mezzi di corredo

Con questa espressione si intendono tutti gli

strumenti che contengono una descrizione, analitica

o sommaria, delle unità archivistiche o dei singoli

documenti che compongono un archivio o fondo

archivistico: si tratta di inventari, elenchi, elenchi di

consistenza, di versamento, regesti, indici, rubriche,

schedari, ecc.


21

Repertorio

Registro su cui vengono annotati con un numero

progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico

in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni

del titolario: il repertorio deve essere organizzato in

maniera da riprodurre le suddivisioni del titolario.


22

Rubrica

Registro con i margini scalettati e contraddistinti con

lettere dell’alfabeto, o schedario, su cui si registrano

per materie, per nomi di enti o di persone o di luoghi,

disposti in ordine alfabetico, i singoli documenti o le

pratiche in base al loro contenuto: il documento o la

pratica sarà richiamato in tutte le voci cui può essere

riferito il contenuto


ARCHIVISTICA INFORMATICA - Archivio di Stato di Palermo ... · Sviluppo e diffusione delle...

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