Triennio, Modulo A

aa. 2008‐2009Linda Giuva

Archivistica generale

– Luoghi

– Istituti culturali

– Complessi di documenti

Gli archivi: un termine, diverse realtà

Archivio come luogo

• Archivio come luogo di conservazione è l’accezione più antica:per i greci archeion (sede di governo) per i latini arche (cassa).– Luoghi dotati di publica fide; “locus in quo acta publica asservantur uti

fidem faciant”, “locus publicus in quo instrumenta deponuntur”(Ulpiano)

– Nel medioevo jus archivii o jus archivale

– Anche successivamente es.: breve di Paolo V per l’archivio nelVaticano

Vedi anche P. Carucci, Glossario, voce Archivio, p. 2

Archivio come istituto culturale

• “Si chiama archivio l’istituto nel quale vengono conservati archivi di provenienza diversa che ha per fine istituzionale la conservazione permanente dei documenti destinati alla conservazione”

P. Carucci, Glossario, voce Archivio, p. 3

• Complesso di documenti prodotti e/o ricevuti da un soggetto produttore durante la sua attività per fini di autodocumentazione

• L’archivio è costituito di documenti in grado di rappresentare e comunicare nel tempo (nel presente e soprattutto nel futuro) fatti, atti, ricordi, relazioni, ecc. che hanno avuto luogo nella vita di un individuo o di una istituzione  e di cui si è tenuta traccia fisica a fini di testimonianza

Vedi anche P. Carucci, Glossario, voce Archivio, p. 1

L’archivio come complesso di documenti

• Strumento di gestione per il soggetto produttore• Testimonianza stabile dell’attività, evento, atto, fatto che in 

essi sono rappresentati per fini di prova o di memoria (amministrativa e/o culturale)

• Tracce e fonti del passato• Il valore culturale dei documenti di archivio si definisce sulla 

base del loro essere prodotto di un’attività: sono testimonianze storiche involontarie, “malgré soi” (Bloch)

A cosa servono gli archivi 

L’archivio è sempre di …..La centralità del soggetto produttore nella 

disciplina e nella ricerca archivistica• Il soggetto produttore di un archivio influenza

– La tipologia della documentazione in esso contenuta

– I luoghi della conservazione

– Le forme della tutela statale

– L’accesso e la consultabilità

– Le norme sulla formazione e tenuta degli archivi correnti e di deposito

– La ricerca archivistica e storica

– La lettura e l’interpretazione dei documenti archivistici

Il soggetto produttore e le tipologie documentarie

• Le tipologie dei documenti conservati negli archivi variano a seconda delle attività pratiche svolte dal soggetto produttore , dei fini cui è orientata l’attività medesima, delle disposizioni normative vigenti.

Il soggetto produttore influenza l’ordinamento e la descrizione archivistica

• Per ordinare un archivio storico è necessario conoscere del soggetto produttore– la storia/la vita

– la struttura e l’organizzazione

– le norme  che ne hanno regolato il funzionamento

– l’eventuale ordinamento originario dato alle carte nella fase corrente

Il soggetto produttore influenza la valutazione della fonte

La corretta interpretazione di un documento prevede la:

• conoscenza del soggetto produttore delle carte

• conoscenza dei contesti storici, culturali, amministrativi e geografici all’interno dei quali il soggetto produttore ha operato

Il soggetto produttore determina la destinazione degli archivi storici

• È la natura giuridica del soggetto produttore  che determina – la destinazione dell’archivio storico

– le modalità dell’intervento dello stato per la tutela degli archivi quali beni culturali

Tipologia della natura giuridica dei soggetti produttori di archivi

• Statale• Pubblica

– Enti pubblici territoriali – Enti pubblici non territoriali

• Privata– individuo– famiglia– enti

• Ecclesiastica• Internazionale

Natura giuridica del soggetto produttore

• La natura del soggetto produttore  determina la natura giuridica degli archivi 

• gli archivi storici sono conservati e tutelati in forme diverse sulla base della loro natura giuridica – Archivi storici di soggetti produttori statali

• Rete degli Archivi di Stato (ACS + AS) che fa capo al Mbbaacc

• Archivi storici autonomi

– Archivi storici di soggetti produttori pubblici o privati dichiarati di interesse culturale 

• presso gli stessi enti produttori sotto la tutela della  Sovrintendenza archivistica (Mbbaacc)

• La natura giuridica del soggetto produttore permette inoltre di – analizzare e distinguere le procedure di formazione e tenuta dell’archivio

– identificare le condizioni di accesso e consultabilità

– avere diversi obblighi di documentazione stabiliti dalla normativa

Il sistema archivistico italiano

• In base al principio della natura giuridica del soggetto produttore il sistema archivistico italiano si caratterizza per il policentrismo della conservazione: vi sono molteplici e diversi istituti (pubblici, privati, statali, ecclesiastici, internazionali) che hanno il compito di conservare e favorire la conoscenza del patrimonio archivistico nazionale.

Gli Archivi di Stato hanno il compito di conservare 

• gli archivi delle amministrazioni centrali e periferiche preunitarie 

• gli archivi degli uffici statali postunitari del territorio di competenza.– Gli uffici dello Stato sono obbligati, ai sensi dell'art. 41 del codice dei 

beni cultuali e del paesaggio, a versare all'Archivio di Stato, competente per territorio, i documenti riguardanti gli affari esauriti da oltre quaranta anni. Il termine per il versamento si calcola dalla data de1l'ultimo documento relativo all'affare. Le liste di leva sono versate settant’anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti ricevuti dai notai cessati da oltre cento anni

Gli Archivi di Stato

• Negli Archivi di Stato italiani si riflette il particolarismo della storia d’Italia

• Tale particolarismo  è solo parzialmente superato dopo l’Unità d’Italia. Infatti, nonostante la presenza di una legislazione unitaria e di un’unica maglia di istituti conservativi, l’accumulazione del materiale archivistico all’interno degli istituti continua ad essere oggetto di numerose variabili che ne determinano la fisionomia attuale.

Gli agenti del particolarismo della documentazione documentaria conservata negli AS

• Politiche culturali locali che incidono sull’accentramento della documentazione negli AS

• Capacità delle sedi di accogliere al documentazione

• Sensibilità culturali e tradizioni regionali degli archivisti 

• Incidenti di percorso della documentazione

Il soggetto produttore influenza il percorso della ricerca

La conoscenza del soggetto produttore indirizza la ricerca nell’individuazione delle fonti e dei fondi archivisti utili

“Per utilizzare documenti d’archivio è necessario sapere da chi, quando, per quali scopi sono stati prodotti e come gli archivi cui appartengono si sono venuti nel corso del tempo formando e trasformando….Occorre, una volta messo a fuoco ciò che vogliamo fare, individuare quale o quali siano i complessi archivistici che possono contenere documenti che fanno al caso nostro; chiederci cioè quale soggetto, nell’arco di tempo e nell’area geografica che ci interessano, può aver svolto funzioni e competenze che secondo determinate procedure hanno dato luogo a documentazione scritta” (Zanni Rosiello, Andare in archivio, p. 36)

“Ricercare non le materie ma le istituzioni” (F. Bonaini)

• “per comprendere il messaggio contenuto nel documento dovremo capire il suo particolare modo di esprimersi. Non dimenticare mai che non siamo noi i suoi destinatari ! Esso e' stato scritto per parlare agli uomini del suo tempo, per essere utilizzato da loro nei loro rapporti. Noi invece vi cerchiamo informazioni di tutt'altro genere: per ricostruire una storia, per capire un avvenimento, un fenomeno, una mentalità, ecc. Ma il documento rimarrà muto con noi se noi non comprenderemo il suo linguaggio, nasconderà i suoi tesori di informazione in parole che ci sembreranno quasi incomprensibili ed inutili” (D. Toccafondi)

I documenti archivistici come fonte per la ricerca storica

• I documenti vanno letti e interpretati, collocati nel loro contesto di produzione documentaria.

• “chiediamoci non solo se l'informazione e' vera o falsa ma anche perché e' contenuta dove l'abbiamo trovata, che significato aveva quando e' stata scritta, per quale motivo e' stato fatto il documento o i documenti in cui l'abbiamo trovata, come mai sono stati conservati e non distrutti. Le stesse domande, in negativo, dovremo farcele se la nostra ricerca non darà buon esito: le assenze, talvolta, non sono meno significative delle presenze.” (D. Toccafondi)

I documenti archivistici come fonte per la ricerca storica

La vita dell’archivio

Le fasi della gestione documentale• Archivio corrente 

– documenti attivi in corso di trattazione

• Archivio di deposito– documenti semiattivi

• Archivio storico– documenti storici

Selezione: conservazione o scarto

Esigenze e responsabilità nelle diverse fasi

• Ogni fase corrisponde ad esigenze di natura organizzativa e gestionale

• definizioni di attività

• elaborazione di strumenti

• identificazione di responsabilità

Responsabilità

• Per gli archivi correnti e di deposito sono responsabili i soggetti produttori I

• Per gli archivi storici si differenziano le responsabilità in base alla natura giuridica del soggetto produttore:– archivi storici statali ►Archivi di Stato

– archivi storici pubblici e provati ►presso l’ente stesso →la responsabilità continua ad essere dell’ente

Trasferimento

• Operazione con la quale una struttura/ufficio trasferisce periodicamente nell’archivio di deposito fascicoli o serie documentarie non più occorrenti alla trattazione degli affari

• I tempi del passaggio non sono fissi ma stabiliti dal tipo di pratica e dai tempi di esaurimento dell’interesse amministrativo attivo. La normativa (dlgs 445/2000) prevede che almeno una volta all’anno si faccia la revisione dei fascicoli da trasferire.

Archivio di deposito

Versamenti

• Dall’archivio di deposito i documenti passano previa selezione all’archivio storico (sia presso l’ente in caso di ente pubblico sia presso un Archivio di stato in caso di ente statale): versamento

• La normativa (codice beni culturali 2004) prevede non meno di 40 anni. I termini possono ridursi in caso di pericolo della documentazione

vedi anche P. Carucci, Glossario, voce Versamento

Archivio di deposito

Archivio di Stato

Sezione archiviostorico

• Insieme all’archivio si devono trasferire anche gli strumenti (registri di protocollo, titolari, manuali di gestione…) utilizzati dall’ente produttore durante la fase corrente degli archivi.

Dall΄archivio di deposito a quello storico: la selezione

Concetti

• selezione: attività di valutazione per stabilire la durata

• scarto: distruzione di documenti ritenuti non necessari a fini amministrativi e storici

• Funzione archivistica essenziale – per assicurare la conservazione permanente (qualità)

– per combattere la ridondanza (quantità)

Perché selezionare

Cenni storici• Meccanismi ed esigenze di selezione sono sempre esistiti

• In passato era un problema limitato – archivio thesaurus– dimensioni ridotte degli archivi (solo documenti formali finali che attestavano titoli legali di proprietà)

– all’interno delle procedure  di archiviazione (documenti di sintesi)

– spurgo

Cenni storici• Con la Rivoluzione francese la selezione si afferma come funzione archivistica autonoma e separata dall’attività di gestione dei documenti che si esercita sulla documentazione storica

Cenni storici• con il XX secolo diventa una emergenza ed entra a far parte delle tante sfide che le trasformazioni documentarie impongono alla nostra professione– espansione amministrativa e burocratica 

– nuovi strumenti di comunicazione: es. fotocopie

– domande della storiografia

Come selezionare

• 1. I criteri

Fondamento della selezione• Non esiste un fondamento obiettivo

• Tradizionalmente basata sul concetto di utilità– originariamente di natura amministrativa

– successivamente di tipo storico‐culturale

Criteri della selezione• La selezione va condotta non su valutazione di contenuto ma su criteri formali

• Non la ricerca dell’utilità del documento (contenuto) ma il valore di testimonianza dell’attività dell’ente produttore, delle procedure amministrative, della sua organizzazione, delle sue decisioni

Come selezionare

• 3. Gli strumenti

Il piano di conservazione

• Documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi di attività, semiattività e inattività e il destino ultimo dei documenti

• È uno strumento che permette la:– distruzione immediata dei documenti ritenuti inutili

– protezione dei documenti utili per il loro valore giuridico o storico

– formalizzazione del trasferimento di responsabilità

– riduzione delle spese per attrezzature e locali

– soddisfazione della trasparenza amministrativa

– dimostrazione dell’assolvimento di obblighi legali connessi alla conservazione

Chi seleziona• Gli attori e le norme

CODICE dei beni culturali e del paesaggio 2004

•Art.. 21 e 41 •Gli archivi non possono essere smembrati, a qualsiasi titolo, e devono essere conservati nella loro organicità. Il trasferimento di complessi organici di documentazione di archivi di persone giuridiche a soggetti diversi dal proprietario, possessore o detentore è subordinato ad autorizzazione del soprintendente. • Lo scarto di documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati di notevole interesse storico è subordinato ad autorizzazione del soprintendente archivistico.

Codice dei beni culturali 2004

• enti statali– nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto

– istituzione  delle commissioni di sorveglianza

Codice dei beni culturali 2004• enti statali

– Presso gli organi indicati nel comma 1 sono istituite commissioni delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero e del Ministero dell’interno, con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 1, di identificare gli atti di natura riservata. La composizione ed il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con regolamento. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero

Gli archivi storici

Come si conservano gli archivi

• La conservazione è una funzione attiva ed  implica una serie di attività

• Tra queste:– Selezione

– Conservazione fisica e restauro

– Ordinamento 

– Descrizione (predisposizione degli strumenti di ricerca per la consultazione)

L’ordinamento nelle diverse fasi di gestione

• L’ordinamento può avvenire sia negli archivi correnti sia negli archivi storici

• I principi che ispirano questa operazione cambiano a seconda delle diverse fasi dell’archivio

Ordinamento negli archivi correnti

• Finalità e criteri– reperibilità e velocità dell’accesso, elaborazione di schemi di classificazione finalità dei sistemi di ordinamento

– l’organizzazione dei documenti correnti di un ente segue criteri che sono legati all’efficacia del metodo prescelto in relazione alla complessità delle funzioni, alla quantità di materiale prodotto, ai procedimenti messi in atto dall’ente, alla struttura dell’ente; 

– ci possono essere tanti tipi di ordinamento che possono convivere all’interno di uno stesso archivio: funzioni, competenze, strutture, affari, metodi alfabetico e/o cronologico e/o geografico

Ordinamento negli archivi storici

• Il problema di elaborare un metodo per ordinare/riordinare i fondi archivistici storici nasce quando gli archivi non sono più utilizzati per fini pratici, non sono più utilizzati dal soggetto produttore, stanno in luoghi diversi da quelli della produzione, sono consultabili anche da parte di soggetti diversi da quelli che li hanno prodotti (cittadini, storici, ricercatori)  

Ordinamento negli archivi storici

• Criteri principaliindividuazione e rispetto del vincolo archivistico 

• vincolo esterno: principio di provenienza 

• vincolo interno: i criteri adottati dai soggetti produttori per l’organizzazione delle proprie carte

Vincolo esterno: il principio di provenienza

• La natura degli archivi ed il rapporto organico con i soggetti produttori

• Bonaini: quando si entra negli archivi non si cercano le materie ma le istituzioni

• Uno sguardo negli Archivi di Stato per vedere come si presentano i fondi archivistici 

Vincolo interno: l΄ordine originario

• L’archivio deve essere conservato per garantire la valutazione critica degli storici 

• E’ quindi necessario conservarlo rispettando la struttura originaria di aggregazione dei documenti che testimonia il modo di lavorare e di documentarsi del soggetto e la sua organizzazione.

• La struttura originaria deve essere individuata, rispettata o ricostruita e comunicata da parte dell’archivista

Dal metodo per materia al metodo storico

Cenni di una evoluzione

Il metodo per materia

• A partire dal secolo XVIII si introducono metodi classificatori: l’ordinamento per materie riorganizzava le carte in base al contenuto cercando di venire incontro alle domande degli utenti in nome di un sapere enciclopedico avulso dalla dimensione storica. 

• L’accorpamento dei documenti in base all’oggetto ed alla materia portava a distruggere irreparabilmente l’assetto originario dei fondi archivistici

• Si applicava agli archivi già esistenti (storici) lo stesso criterio razionale usato per organizzare gli archivi correnti (classificazione)

Diffusione del metodo per materia

• Diffusione nei paesi raggiunti dall’influenza francese attraverso il dominio di Napoleone 

• In Italia, ha particolare successo a Milano dove l’archivista Luca Peroni riordina secondo il metodo per materia le carte dei Visconti e degli Sforzi, seguendo le direttive che il principe di Kaunitz aveva dettato per tutti gli Stati asburgici (metodo peroniano).

Dalla pertinenza alla provenienza

• superamento dell’ordinamento per materia nella metà Ottocento

– Difficoltà pratica ad inquadrare rigidamente i documenti in griglie definite a posteriori ed estranee

– Nuovo clima filosofico e culturale: il romanticismo e lo sviluppo della cultura storica

• Francia – 1841: Istruzioni per ordinare e classificare gli archivi 

• respect des fonds: rispettare la provenienza, non smembrare e mantenere la struttura originaria negli istituti di concentrazione anche se i fondi sono raggruppati in settori per grandi materie

– nel 1857 in una circolare per gli archivi comunali si introduce anche il rispetto dell’ordinamento originario 

• Italia – metodo storico con Bonaini, soprintendente per gli archivi toscani, 1852: quando si entra in un archivio si devono cercare le istituzioni e non delle materie

– ordinamento secondo il principio dell’ordine originario: bisogna conservare il materiale nello stesso ordine definito nella fase di formazione dei documenti da parte del soggetto produttore; ciascun documento deve rimanere o essere ricondotto al “posto” assegnatogli quando è stato prodotto o ricevuto e usato nel corso degli affari da parte del soggetto produttore

• Germania – provenienzprinzip = principio di provenienza: 

– 1881 all’Archivio segreto di Stato di Berlino e poi nel 1896 esteso a tutti gli archivi di Stato della Prussia: in questi regolamenti erano indicate la separazione dei documenti a seconda della registratura ma anche la conservazione della disposizione originaria delle carte

Il metodo storico è da preferire perché

• il metodo però non è stato chiamato così perché serve alla ricerca storica ma perché si basa sulla storicità dell’ente

• polisemanticità del documento e irriducibilità a schemi rigidi• archivio come tecnica ordinatrice della memoria quindi come 

testimonianza della funzione di autodocumentazione del produttore• significatività delle scelte dei criteri di ordinamento, conservazione e 

selezione effettuate dal soggetto produttore• importanza per la ricerca storica del contesto di produzione• l’archivista garantisce qualunque tipo di ricerca in qualunque tempo, 

senza privilegiarne alcuno (neutralità). E’ il principale dovere morale dell’archivista (Jenkinson): l’archivista assume un ruolo di mediatore tra i documenti e i loro utenti potenziali e  svolge un lavoro che deve apparire il meno possibile.

Principi generali

• Obiettivo è individuare (scoprire) la struttura originaria che il soggetto produttore ha dato al proprio archivio reintegrandola se perduta

• L’archivio rispecchia l’istituto non automaticamente, ma secondo modalità archivistiche (Pavone, Valenti)

• Quindi, ordinare un fondo archivistico implica:– lo studio storico‐istituzionale del soggetto produttore– l’analisi della struttura dell’archivio (delle partizioni e dei modi di 

aggregazione)– la ricostruzione delle vicende dell’archivio medesimo negli stessi 

istituti di concentrazione• Pertanto, l’ordinamento è l’aspetto più qualificante del lavoro 

archivistico in quanto è il risultato di un’attività scientifica. 

Principi generali

• Non si possono fissare norme precise per l’attività di ordinamento degli archivi storici per la difformità della struttura dell’archivio e della tipologia dei soggetti produttori.

• L’unico principio è quello della provenienza e del rispetto dell’ordine originario che sono alla base dell’unico metodo archivistico, il metodo storico (ricostruzione dell’ordine originario).

• l’unica regola è scoprire ciò che gli archivi sono stati che si basa aul principio della necessarietà del vincolo archivistico per cui ogni documento ha il suo posto all’interno dell’aggregazione archivistica di cui è parte nella misura in cui si siano conservate (o siano ripristinabili) le relazioni originarie tra i documenti d’archivio.

Precettistica negativa

• E’ limitata a poche norme negative (non norme secondo Valenti):– Non smembrare gli archivi– Non confonderne le parti– Non rimaneggiare l’ordinamento originario.

• Il soggetto produttore può adottare i criteri di ordinamento che ritiene opportuni in base alle proprie esigenze interne di reperimento e decisione. L’archivista deve verificare o ricostruire l’ordine che l’archivio aveva nella fase attiva e che può perdersi nel corso dei passaggi di gestione e, soprattutto, di custodia successiva.

Circostanze che determinano la fisionomia di un fondo archivistico

• Vicende che riguardano la storia dell’ente e del suo contesto politico‐giuridico‐istituzionale‐organizzativo

• Vicende che riguardano l’archivio nella fase corrente

• Vicende occorse agli archivi storici 

Vicende che riguardano la storia dell’ente

1. ordinamento istituzionale2. principi giuridici su cui si basa l’ordinamento dello Stato: 

territorialità e formalizzazione del diritto (distribuzione dei poteri a livello territoriale; procedure amministrative)

3. vicende politiche che determinano mutamenti istituzionali: cambi di regime  (es: rivoluzione francese)

4. cambi di competenze e funzioni5. soppressione di un ufficio ed eventuale  passaggio di 

competenze

In alcuni casi però….

Può succedere però che le vicende istituzionali non incidono sulla fisionomia dell’archivio

– autonomia dell’archivio – discontinuità istituzionale, continuità archivistica– Esempi:

• organo giudiziario che non ha più competenze su determinati reati 

• Ministero dell’interno, Direzione generale amministrazione civile, Divisione affari comunali e provinciali: l’archivio ha la stessa struttura dal 1904 nonostante i cambiamenti di funzioni tra Stato e periferia

Vicende che riguardano l’archivio nella fase corrente

a. stesse competenze ma trasformazione dell’organizzazione dell’archivio (es: da un archivio generale centralizzato ad una struttura decentrata con archivi dislocati nei diversi uffici) 

b. riorganizzazione dell’archivio: nuova classificazione e nuovo titolario

c. passaggi di competenze tra istituzioni e spostamento delle serie relative archivistiche

Vicende occorse agli archivi storici 

1. vicende politiche: es. archivi del regime fascista

2. dispersione e distruzione per quelle parti di archivio che non servono più in seguito a passaggi di competenze

3. interventi di riordinamenti successivi4. Successione di versamenti irregolari e 

frammentari

La descrizione archivistica

La descrizione archivistica è…

• L’attività di descrizione consiste nel rappresentare i fondi archivistici nel loro essere– strutture documentarie complesse ed articolate

– composte di unità collegate tra di loro

– prodotte da un soggetto produttore

• Specifico campo di attività dell’archivista, strettamente connesso a quella dell’ordinamento, ma distinto perché fondato su principi e logiche proprie 

Obiettivi 

• rappresentazione astratta della struttura, del contesto di produzione, del contenuto degli archivi 

• funzione archivistica centrale per conoscere e comunicare l’archivio

• bussola  per orientare l’utente nel labirinto della documentazione d’archivio e per fornire al ricercatore uno strumento che lo aiuti  a valutare criticamente la documentazione

Comunicare gli archivi

• Comunicare gli archivi significa – informare gli utenti – pubblico  variegato portatore di domande e di interessi diversi e spesso non dotato di specifica preparazione – su ciò che si trova all’interno degli archivi

– usare linguaggi e tecniche di rappresentazione, convenzioni formali

Principi generali

• I principi e le finalità di tale funzione si comprendono alla luce della natura e delle caratteristiche dell’oggetto dell’intervento: l’archivio 

• Importanza della rappresentazione delle relazioni tra documenti e contesti di appartenenza 

Descrizione archivistica e descrizione bibliografica

• La descrizione bibliografica è essenzialmente basata sul trattamento unità prive di relazioni non solo fra di loro, ma soprattutto rispetto a più generali contesti

Gli strumenti specifici dell’attività di descrizione : i mezzi di corredo

• illustrazione degli elementi archivistici, secondo metodi precisi ed in base a determinate esigenze

• le diverse tipologie di mezzi di corredo si distinguono per il loro più o meno incisivo collegamento con l’archivio, considerato bella sua complessità organica 

La tipologia dei mezzi di corredo

• Mezzi coevi (contemporanei ai documenti), predisposti nella fase di formazione per il reperimento negli archivi correnti (repertorio dei fascicoli, registri di protocollo, schedari, rubriche, indici)

La tipologia dei mezzi di corredo

• Mezzi di corredo primari predisposti dagli archivisti nel caso di archivi storici. Descrivono con maggiore analiticità e attenzione scientifica gli archivi o parti di archivio 

• Si dividono in – Elenchi– Guide– Inventari

La tipologia dei mezzi di corredo

• Mezzi di corredo sussidiari: collegati o collegabili a quelli primari e che concorrono a una conoscenza più articolata– Indici

– Rubriche

– Repertori

Le guide archivistiche

• Strumento che descrive sommariamente  – la documentazione conservata in un istituto– i fondi conservati in più istituti– La documentazione conservata in uno o più istituti relativi ad un tema

• Ha il compito di orientare la ricerca • Può descrivere fondi ordinati o non ordinati• Per elaborare una guida c’è bisogno di un lavoro qualificante di ricerca e di un progetto scientifico coerente e rigoroso nelle regole 

Tipi di guide

Tipi di guida• Guide generali: descrivono sistematicamente l’insieme dei fondi archivistici conservati in una rete di istituti che hanno la stessa natura istituzionale o all΄interno di un singolo istituto

• Esempi Guida generale degli archivi di Stato italianiGuida agli archivi degli istituti storici della ResistenzaGuida agli archivi della Fondazione Istituto Gramsci

Tipi di guide

• Guide settoriali: descrivono tutti i fondi esistenti per la medesima tipologia degli enti produttori, spesso circoscritti ad un ambito territoriale e come conseguenza di un’attività di censimento (es. Gli archivi comunali dell’Emilia Romagna;  Le istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza dell’Umbria)

• Guide tematiche: descrivono una pluralità di fondi (o parti: serie o gruppi di unità) , conservati in uno o più istituti, che si riferiscono a un determinato settore o tema di ricerca (es. Guida alle fonti per l’America Latina

Inventario 

• è uno strumento che descrive l’archivio secondo la struttura e le articolazioni interne

• La descrizione che si realizza in un inventario segue l’ordinamento  

• E’ caratterizzato da un approccio imparziale e oggettivo valido per ricerche di qualunque natura

• È uno strumento complesso che si realizza al momento conclusivo di un lungo lavoro sulle carte 

Indici

• Servono a garantire il collegamento più diretto con il contenuto

• Facilitano il reperimento delle informazioni archivistiche– antroponimi e nomi di istituzioni citate

– toponimi 

– indice delle cose notevoli

– indice del materiale a stampa altro

L’elenco archivistico

• descrizione di unità non necessariamente ordinate

• può essere più o meno dettagliato

• fotografa il materiale senza fare indagini culturali rilevanti 

• spesso è predisposto per ragioni di gestione ma può svolgere una funzione di primo orientamento alla ricerca

Livelli di analiticità dei mezzi di corredo

• L’archivista è responsabile nel decidere “l’intervento più congruo al fine di fornire strumenti che consentano ai ricercatori non solo di reperire le unità archivistiche utili alle loro indagini, ma anche e soprattutto di poterne fare un uso critico, di poterle cioè valutare nel contesto del processo di formazione” (Carucci, Catalogo, p. 10)

Livelli di analiticità dei mezzi di corredo

• La decisione va presa in relazione – alla natura dell’archivio, 

– allo stato di ordinamento 

– programmazione dei lavori in un istituto 

– interesse stroriografico: domanda degli utenti

– risorse umane e finanziarie disponibili

• La scelta quindi dipende da fattori di natura strumentale, di opportunità/convenienza piuttosto che necessità scientifiche

Qualche conclusione

• La descrizione archivistica è un processo dinamico

• La dinamicità è dovuta alla possibilità di approfondire nel tempo la conoscenza del contenuto e del contesto di produzione dei materiali documentari e, quindi, alla capacità di predisporre strumenti informativi sempre più raffinati e precisi.