Archiviazione

elettronica

dei documenti

Archiviazione

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L’attività di ogni impresa è incentratasull’assoluta necessità di unaintegrazione logica delle informazioni,resa difficile dalla verticalizzazionedelle competenze, dalla forteinterazione nei processi e laconcomitanza delle funzioni. In talescenario in cui qualità, tempestività,innovazione, globalizzazione, sono iparametri su cui misurarsi, il vantaggiocompetitivo passa anche attraversol’immediata e assoluta disponibilità didati nella forma più completa efunzionale, in tutti i dipartimentiaziendali al fine di consentire risposteimmediate ai processi aziendali.L’istantaneo accesso ai documentiarchiviati elettronicamente sicontrappone ai lunghi tempi di ricercaed aggregazione di informazioni basatesu documenti cartacei. E’ arduoaumentare la produttività di un’aziendaquando la ricerca ed il trattamentodelle pratiche richiedono giorni o mesi.

L’archivio elettronico Archivia Plus è il software in ambienteWindows che consente laclassificazione e l’archiviazione diqualsiasi tipo di documento, sia essoun documento proveniente daprocedure gestionali, un’immagine, untesto, un disegno, un file, un fax, unsuono, un video, un messaggio. La suastruttura modulare lo rende flessibile eadattabile a tutte le aziende chevogliono organizzare il loro patrimoniodi documenti e razionalizzare la ricerca,la visualizzazione, la stampa e laspedizione.

Aderenza agli standard Al fine di consentire un continuoadeguamento della utenza aglistrumenti informatici che la tecnologiamette a disposizione, Archivia Plusutilizza i formati e le compressioni deidocumenti riconosciuti dall’AIPA,strutture relazionali standard edocumentate. Non vi è nessun vincolosulla scelta del database e del sistemaoperativo. Archivia Plus supportaMicrosoft Windows 95/98, WindowsNT. Nei rispettivi ambienti ed infunzione della operatività richiesta ildatabase potrà essere MS Access, SQLServer. Per ogni utente del sistemavengono definiti i permessi di accesso,modifica, lettura, copia.L’organizzazione gerarchica dellagestione utenti consente di “segretare”i documenti agli utenti di livelloinferiore.

Conformità alla modalità di lavoroArchivia Plus non costringe l’utente amodificare le proprie modalità dilavoro: integra e si integra nelleprocedure di ufficio e di lavoro, prelevai dati provenienti dagli spool di stampaed automaticamente genera leconnessioni logiche tra documenti (es.lega le fatture alle relative bolle e/o leinserisce nel dossier del cliente). Nelcaso di gestione dei tabulati lisegmenta logicamente, gestendo varilivelli di codici di rottura e vi applicaricerche di tipo testuale.

Personalizzazione del sistema II sistema può essere personalizzatodall’utente che definisce gli archivi deidocumenti da utilizzare (dichiarazionifiscali, cedolini paga, bolle, fatture,circolari etc.), le chiavi di ricerca adesse connesse e gli eventuali vincoli odizionari aziendali. Con le medesimemodalità può definire quali tipi dicartelle utilizzare e con quali regoleassociare i documenti. Un flessibilesistema di protocollo automatico puòessere usato nel caso di archiviazionedei documenti ricevuti.

Linguaggio diprogrammazione

Sistema operativo

Rete

Configurazioneminima

VISUAL BASIC, VISUAL C++

MICROSOFT WINDOWS™ 95/98/NT

Peer to Peer, Server Novell Netware, Windows NT, Reti dotate di NFS

Processore: PENTIUM 166RAM: 16 MB (consigliata 32 MB)Occupazione programma: 40MBOccupazione archivi: doc. A4 da scanner 50KB; doc A4 da spool 4KBHD: 1GB (50.000 documenti A4)Monitor: Colore SVGA 800x600Unità CD-RomStampante: Aghi, Laser, Getto d’inchiostroScanner: tutti gli scanner dotati di Twain compatibile

Caratteristiche Funzionali

Caratteristiche Tecniche

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Multimedia It s.n.c.

Produttore

TeamSystem s.r.l.

Distributore

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Amministrazionee Contabilità

Acquisizione documentida scanner

Riproduzione documenticon stampante laser

Paghee Stipendi

Documenti prodottiinternamente

ARCHIVIA plus

DichiarazioniFiscali

Venditee Acquisti

Elenco Modulipag.

3

4

5

6

6

7

7

7

7

- Modulo Base

- Spool

- Collegamento ai programmi gestionali

- Master

- Protocollo

- Join

- Print

- Fax

- Storico

A r c h i v i a p l u s

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Modulo base

Creazione di Archivi Il Modulo Base di Archivia Plus forniscegli strumenti per configurare incompleta autonomia la struttura degliarchivi da utilizzare e definire i singolicampi, gli indici di ordinamento, ladislocazione fisica dei files e attivarefunzioni automatiche di acquisizionedati di sistema. Gli archivi generati conArchivia Plus sono protetti da letture omodifiche non autorizzate e possonoessere resi compatibili con lo standardMicrosoft Access. Con il programmavengono forniti archivi già pronti perl’utilizzo con le procedure gestionaliGamma, Gecom Multi, Gecom Paghe,Gecom Redditi.

Inserimento documenti di qualsiasi tipo Definiti gli archivi da utilizzare, ilprogramma permette di inserire in ognirecord di ogni archivio un documento ele informazioni necessarie per la suaindividuazione. Il documento può essereuna immagine, un testo, un semplicefile, un file multimediale, un documentoproveniente da spool o da procedurecome Word, Excel, Corel Draw, Acrobat.Il documento viene registratonell’archivio e il file associato vieneposizionato nelle directory protette diArchivia Plus.

Ricerche rapide e complete Funzioni di ricerca consentono diritrovare il documento in pochi secondi.Sono supportate ricerche complesseche utilizzano il linguaggio SQL esemplici ricerche di stringhe di testo,sia su singoli campi, sia sull’interoarchivio. Nel caso di documentiarchiviati come files, può anche essereattivata la ricerca di testo all’internodei documenti, sono supportati tutti ifile che contengono testo noncompresso come Word, Excel,PageMaker, Html e numerosi altri. Laricerca a tutto testo, può essereutilizzata anche sui documenti archiviatida Spool di Stampa con il moduloArchivia Plus Spool.

Gestione Scanner Il programma è dotato di un menù perla gestione di Scanner con interfacciaTwain e di funzioni per l’acquisizione didocumenti multi pagina, l’inserimento el’esclusione di singoli fogli,l’accodamento, l’acquisizioneprogrammata del fronte e retro. Leimmagini dei documenti acquisite conScanner sono memorizzate in massimacompressione fino ad occupare 50/80Kb a pagina (A4 b.n.).

Standard GraficoIl sistema di memorizzazione deidocumenti grafici, utilizza i formatistandard TIFF e DCX che consentono lagestione di documenti multi pagina. Ilprogramma è dotato di un propriovisualizzatore interno che permette diaccedere direttamente ai file multipagina TIFF, DCX, ai documenti generatida spool di stampa, alle immaginiarchiviate in numerosi formati. Tutti glialtri tipi di documenti archiviati,possono essere visualizzati utilizzandoprogrammi esterni ad Archivia Plusdefinibili in fase di configurazione delprogramma e indipendenti dalleassociazioni fornite a livello di sistemaoperativo. Una apposita funzioneconsente di generare report dei datiinseriti. Altre funzioni consentonol’esportazione dei singoli documenti odi parte degli archivi stessi.

Collegamento con MicrosoftExchangeArchivia Plus dispone di un comandoper l’invio del documento via fax e/o viae-mail con il sistema di posta MicrosoftExchange. L’invio avviene richiamandouna icona all’interno dellavisualizzazione dei documenti diArchivia Plus.

Archivia Plus Save Archivia Plus Save è un “agente” diArchivia Plus e viene attivato ogni voltache un file viene memorizzato nell’areadi lavoro del programma.Indipendentemente dalla provenienzadel file, viene visualizzato un menù chepermette di scegliere l’archivio dove sivuole inserire il documento e didigitarne i dati identificativi. ArchiviaPlus Save è utilizzabile con qualsiasiprogramma che genera un file. Ilvantaggio è notevole consentendoall’utente di inserire in un unicoarchivio documenti provenienti daapplicativi diversi. Archivia Plus Save èutilizzabile con Word, Excel, CorelDraw, Autocad, e numerosi altriprogrammi.

In rete con controllo Archivia Plus consente l’installazione diarchivi condivisi tra più utenti. E’utilizzabile su Server Novell Netware,Windows NT e su reti Peer to Peer. Ilmodulo Archivia Plus Users consente dicontrollare l’accesso agli archivi.Possono essere definite autorizzazioni alivello di singoli utenti e di gruppi.

Gestione Archivi, viene presentato l’elenco degli archivi documenti disponibili, sonoattive le funzioni per crearne di nuovi ed effettuare la manutenzione di quelli esistenti.

Gestione Documenti, viene visualizzato l’elenco dei documenti presenti in archivio,sono disponibili i comandi per ricercare, visualizzare, stampare, modificare, spedire,inserirne di nuovi tramite spool, scanner, import.

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Spool

Archiviazione di Spool di Stampa Il modulo Archivia Plus Spool disponedi tutti i collegamenti necessari perarchiviare agevolmente e rapidamente idocumenti prodotti dalle proceduregestionali TeamSystem.Vengono forniti archivi, schemi elogotipi già pronti per l’utilizzorendendo semplice ed immediatal’operatività. Stampando i documentisu File (opzione presente in tutti iprogrammi TeamSystem) questivengono automaticamente prelevati daArchivia Plus Spool e inseritinell’apposito archivio, senza interventodell’operatore.Se è presente il modulo Archivia PlusPrint, il documento vieneautomaticamente stampato sustampante laser o su stampanti acolori. Il marchio dell’azienda che vieneaggiunto alla fincatura del documento,può anche essere colorato.

Un metodo veloce, affidabile, sicuroOgni documento viene formattato ememorizzato individualmente perconsentire all’utente, se necessario, dirileggerlo con programmi propri. Loschema di lavorazione consente didefinire tutti i parametri necessari perla interpretazione dello spool distampa, quelli per il layout, per lasovrapposizione dei grafici e per ladefinizione dei campi di ricerca dacompilare.Gli archivi di documenti ottenuti conArchivia Plus Spool sono conformi allanormativa AIPA.

Selezione dello schema per l’archiviazione di spool di stampa. Gli spool possonoessere archiviati singolarmente dalla gestione documenti o automaticamente con ilcollegamento diretto agli applicativi.

Esempio di visualizzazione di documento proveniente da spool. Il visualizzatorepresenta il file sovrapposto al logotipo. Sono disponibili comandi per l’avanzamentodelle pagine, lo zoom, la rotazione, la ricerca di testo nel documento e la stampa.

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Collegamento ai programmi gestionali

Collegamento a Gecom Multi Nel caso di collegamento di ArchiviaPlus al programma Gecom Multi, sihanno a disposizione gli strumenti perarchiviare immediatamente :

Documenti Contabili, partitari, primanota, tabelle, giornali contabili, IVA 11,libro cespiti.

Documenti Fiscali, per l’archiviazionedi contratti, verbali, certificati, e altridocumenti utili.

Documenti Inviati, archivio genericoper l’archiviazione dei documenti inuscita.

Documenti Ricevuti, archiviogenerico per l’archiviazione deidocumenti ricevuti.

Collegamento a Gecom PagheSe si utilizza il programma GecomPaghe, sono attivabili gli schemi perl’archiviazione di:

Cedolini, Modelli Inps, Inail.

Collegamento a Gecom RedditiPer l’archiviazione delle dichiarazionifiscali prodotte dagli studi commerciali,è stata predisposta una soluzionespecifica, che consente l’archiviazioneautomatica dei modelli UNICO, 750,760, ICI e IRAP, e viene data lapossibilità di integrare il documentoarchiviato da Spool, con le immaginiacquisite con scanner degli eventualialtri documenti allegati (moduloArchivia Plus Join).

Collegamento a Gamma Nel caso di collegamento di ArchiviaPlus al programma Gamma, oltre allesoluzioni Contabili ed agli archivigenerici Inviati e Ricevuti, si hanno adisposizione gli strumenti per :

Documenti di Vendita, con schemi elogotipi per archiviare ordini Clienti,Documenti di trasporto, Fatture.

Documenti di Acquisto, con schemiper ordini a fornitori, partitari diMagazzino, Schede articoli.

Visualizzazione di spool senza logotipo e del modello Unico 98.

Scheda documento archivio vendite.

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Master/Protocollo

Archivia Master - Creazione Cd-RomE’ il modulo che permette di generareCd Rom contenenti gli archivi ed idocumenti archiviati unitamente ad un“mini programma” per la ricerca, lavisualizzazione e la stampa deidocumenti. Nel caso di archiviazionefiscale, sul Cd vengono memorizzatianche il nome del responsabiledell’archiviazione, data e ora digenerazione del Cd, numero di serie,versione del programma che haeffettuato l’archiviazione, il tutto nelrispetto della normativa A.I.P.A. vigente(Autorità per l’Informatica nellaPubblica Amministrazione).Con la realizzazione del Cd Rom ilprogramma aggiorna gli archivi deidocumenti e registra il nome, il nu-mero e la serie del Cd Rom in cui ildocumento è stato archiviato. Si potràcosì continuare ad effettuare ricercheanche sui documenti archiviati, in casodi richiesta di visualizzazione di undocumento masterizzato, verràrichiesto di inserire il cd relativo o diindicare il percorso per la ricerca.Il percorso va indicato solo la primavolta, dopo che il programma haindividuato il drive da cui prelevare idocumenti la visualizzazione avverràcome se fosse residente ancora suidischi magnetici.Con Archivia Master è possibiledistribuire archivi e documenti su piùsupporti magnetici e ottici, ilprogramma consente di ricercare evisualizzare i documentiindipendentemente dalla lorodisposizione fisica nella rete e dalsupporto su cui sono memorizzati.Archivia Plus non ha un limite nelnumero dei documenti archiviabili, èovvio che nel caso di utilizzo di archivimolto consistenti (oltre i 50.000documenti per archivio) è opportunoutilizzare uno dei server di data baseconsigliati.Ogni documento archiviato da Spooloccupa da 1kb a 4kb, mentre undocumento archiviato da Scanneroccupa mediamente 50 kb a pagina.Con Archivia Master si possono creareCd Rom con 100.000/200.000documenti da spool o 10.000 immagini.

Archivia Plus Protocollo - Protocollogenerale dei documenti E’ il modulo aggiuntivo che permette digestire il protocollo generale deidocumenti ricevuti ed inviati, ilprogramma offre alcune facility perl’inserimento dei dati :1 - il numero protocollo vieneassegnato dal sistema; 2 - i dati relativi al Destinatario o alMittente, vengono aggiornati ad ogniinserimento per consentire, aisuccessivi, di scegliere i dati da unatabella anziché digitarli ogni volta.L’archivio di base fornito con ilprogramma prevede alcuni campifondamentali ma può essere ampliatocon altri campi definibili dall’utente almomento della installazione delprogramma. I documenti protocollativengono inseriti negli archivi diArchivia Plus.Gli utenti collegati in rete possono, conuna semplice interrogazione,visualizzare e stampare i documenti aloro indirizzati. I dati inseriti dall’ufficioprotocollo, possono essere integrati daulteriori informazioni inserite dagli altriutenti (non possono essere sostituiti) alfine di fornire maggiori possibilità diidentificazione del documento.

Esempio di preparazione dei documenti per la masterizzazione.

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Gestione del protocollo, videata della registrazione del documento e tabelladei mittenti.

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Join/Print/Fax/Storico

Archivia Plus JoinConsente di abbinare documenti i cuidati di classificazione provengono daprocedure di stampa (Archivia PlusSpool) e le immagini da acquisizionecon scanner, ideale per l’archiviazionedi bolle, fatture di acquisto, ordini diclienti. Unisce la praticitàdell’archiviazione da spool con lafedeltà dell’immagine acquisita con loscanner, indispensabile per queidocumenti che contengono firme o datiaggiunti dopo la stampa.

Archivia Plus PrintIl modulo Archivia Plus Print consentedi stampare automaticamente glioriginali dei documenti al momentodell’archiviazione. La stampa ècompletamente automatica e puòessere programmato sia il numero dicopie sia la stampante di destinazione.Le ristampe effettuabili dall’archivioinseriranno automaticamente ladicitura “copia di archivio” su ognidocumento.Archivia Plus Print può essere utilizzatosolo con i programmi GecomMulti/Parcellazione e Gamma.

Archivia Plus FaxLa ricezione dei fax effettuata con ilpersonal computer ed il programmaMicrosoft Exchange, può esserecollegata al programma Archivia Plusper archiviare automaticamente tutti ifax ricevuti. Può essere programmata lastampa automatica di una copia. I datiinseriti automaticamente dalprogramma possono essereimplementati dall’operatore conulteriori informazioni aggiuntive chefacilitino la ricerca del documento fax.Con il modulo Archivia Plus Faxspedizione, è possibile programmare laspedizione automatica a mezzo fax deidocumenti archiviati.Anche in questo caso il programma sicollega con Microsoft Exchange per lagestione dei messaggi e per lagenerazione del formato fax. E’ in corsodi implementazione la gestioneautomatica delle spedizioni a mezzoEmail.

Archivia Plus StoricoArchivia Plus Storico è un modulo diArchivia Plus dedicato agli uffici tecnicied ai gestori di progetti. Consente digenerare automaticamente le“revisioni” dei documenti e“storicizzare” i documenti revisionati,dopo l’approvazione. Sono previste 3tipologie di “Utenti Revisionatori”: ilRevisore, il Certificatore, il Controllore.Il nuovo documento può essere inseritonell’archivio solo dopo l’approvazioneda parte dei Revisionatori. Ilprogramma provvede ad inserireautomaticamente il numero di revisionenel documento e ad inviare quellorevisionato nell’archivio storico,contestualmente viene registrato, inapposito giornale, il movimento direvisione con data ora e nominativi chehanno partecipato alla certificazione.

Esempio di unione tra bolle acquisite da spool di stampa e bolle acquisite da scanner.

Esempio di pianificazione della archiviazione dei documenti da spool, della ricezione espedizione dei Fax.

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TeamSystem s.r.l.

61100 PesaroVia Gagarin, 205/206tel. 0721/400700fax 0721/400502

TeamSystem s.r.l.

60019 Senigallia (AN)Via Caduti sul Lavoro, 1tel. 071/79081fax 071/7920604 -

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Timbro Rivenditore