Archidoc overview. Concetti Archidoc Sistema di gestione dellinformazione e di Workflow...

Archidoc overviewArchidoc overview

ConcettiConcetti

ArchidocArchidoc

Sistema di gestione dell’informazione e di Workflow

collaborativo che integra funzioni di office automation con la

gestione di documenti in formato immagine e di dati.

Uso del documento in formato digitale al posto dell’originale

cartaceo.

Archivio centralizzato per informazioni gestite in modo

decentralizzato.

ConcettiConcetti

ArchidocArchidoc è la soluzione per il trattamento delle informazioni e dei documenti

dell’ufficio, che si integra al sistema informativo centrale dell’Azienda e ne

arricchisce e completa, tramite i documenti stessi, le informazioni, oltre a gestirne,

in modo facilitato, il flusso.

I documenti possono essere integrati in modo automatico alle procedure del

sistema informativo centrale e ai sistemi di posta o WEB, e, in modalità locale o

geografica, essere consultati, riprodotti, manipolati, smistati, spediti, riposti in

fascicoli, riconosciuti tramite OCR, trasmessi o ricevuti via fax od E-mail,

semplificando le attività e dando maggiore consistenza alle informazioni e alle

procedure aziendali.

Tutto, senza toccare un foglio di carta !

L’innovazione più interessante dal punto di vista aziendale è la

possibilità di avere più punti di raccolta dell’informazione su una

banca dati centralizzata con accesso decentralizzato alle informazioni.

Oggi molte informazioni inerenti allo stesso cliente sono sparse nei

diversi uffici, a seconda delle loro competenze.

Con Archidoc è possibile in qualsiasi istante recuperare tutti i

documenti relativi ad un Cliente, o una selezione di questi, da qualsiasi

punto operativo in cui ci si trovi.

ConcettiConcetti

Client ViewingUsers

(active OR effective) Hostlink client

Electronicsignature

Web Client (only active)

Spool (COLD) Base

(ASCII, AFP,Metacode)

1 scanner/1 utente:

Notes – MSMail I/F

Extended Mail

1 utente/1 utente Archidoc:

Scan Users (per speed type)

ERP client

Spool client

ArchidocLAN DB (view+web)

layerWeb Base

Sempre richiesto

Barcode

Se presente, allora attivo

Hostlink Base

ERP I/F (SAP, JDE)Base

OCR

SchemaSchema

Archidoc: gestione del ciclo documentiArchidoc: gestione del ciclo documenti

› Utilizzo di un’interfaccia standard Windows molto semplice.

› È integrato con gli strumenti di lavoro Windows.

› Interagisce dinamicamente con sistemi gestionali

(es. Richiamo di immagini dall’emulatore terminale collegato ad Host;

colloquio con SAP tramite Sap-link; con JdE, con ....).

› Migliora e garantisce il flusso dei documenti in ogni ufficio.

› Consente la realizzazione di un Workflow documentale e dei

processi aziendali tramite i documenti.

› Agevola la ricerca dei documenti archiviati e la strutturazione

dei fascicoli.

VantaggiVantaggi

› Migliora il servizio ai Clienti e la qualità del lavoro.

› Mette a disposizione al momento giusto e alle persone giuste i

documenti.

› Permette di mantenere l’azienda al passo con i continui mutamenti

informativi imposti.

› Distribuisce le informazioni in modo esaustivo e dinamico.

› Integra e sfrutta moduli informativi diversi.

› Dà sicurezza totale all’archivio dei documenti e al loro accesso.

VantaggiVantaggi

Funzionalità: inserimento documentiFunzionalità: inserimento documenti

I documenti possono essere inseriti:

› tramite scanner o fotocopiatrice digitale;

› importati da un’altra applicazione Windows;

› importati dai software gestionali in formato immagine e

tramite SPOOL;

› direttamente dal fax;

› direttamente da applicativi Office (Word, Excel, E-mail, ...).

› Serie completa di tool di ricerca (operatori logici AND,

OR, NOT, wildcard, etc.).

› Information retrieval dei documenti attraverso chiavi multiple di accesso.

› Ricerca anche per argomento, con chiavi ipertestuali (ogni parola di un

campo descrittivo diventa chiave di ricerca del documento stesso).

› Full text retrieval, con gestione thesaurus, etc.

› Possibilità di impostare modelli di ricerca per singolo utente.

› Estrema velocità e flessibilità nella ricerca.

Funzionalità: ricerca documentiFunzionalità: ricerca documenti

› Smistamento della documentazione verso Uffici ed Utenti.

› Registrazione e trasmissione di messaggi vocali.

› Creazione, spedizione, ricezione e stampa di fax.

› Integrazione con Lotus Notes, Microsoft Exchange, etc.

› Archiviazione automatica ed in batch di messaggi di posta

elettronica e dei loro allegati.

Funzionalità: postaFunzionalità: posta

› Protocollazione automatica e indicizzazione di documenti creati con le

funzioni di word processing integrato (es. Word, Excel etc.).

› Immissione chiavi di ricerca, immediata o in batch.

› Scansione batch con gestione del foglio separatore.

› Import generico: compilazione automatica delle chiavi acquisendo i

dati da un file di testo e importando le immagini collegate.

› Gestione del protocollo e della tenuta dei documenti aderente alle

normative AIPA (Autorità per l’Informatica nella Pubblica

Amministrazione).

› Firma elettronica e firma digitale.

Funzionalità: archiviazioneFunzionalità: archiviazione

› Definizione e gestione di gruppi di lavoro ed uffici, con assegnazione

delle varie funzioni e diritti.

› Accesso ai documenti tramite password differenziate.

› Creazione di archivi locali di pertinenza con documenti ordinati

logicamente (armadi, cassetti, fascicoli, etc.).

› Programmazione di smistamento documenti e flusso di lavoro.

› Documentazione del flusso e dell’iter del documento nei vari passaggi

tra uffici ed utenti.

› Stampa on line del protocollo di ciascun documento.

Funzionalità: amministrazione del Funzionalità: amministrazione del sistemasistema

Gestione immagini distribuiteGestione immagini distribuite

Mantenendo un unico database centralizzato è possibile acquisire da

scanner anche su sedi remote collegate alla rete con linee a bassa

velocità.

In automatico nei periodi di basso traffico il sistema copia le immagini

dalla periferia alla centrale, garantendo così rapidi tempi di accesso

sia dalle sedi remote che dalla centrale, grazie al sistema di cache.

Moduli opzionaliModuli opzionali

HostLinkHostLink

Permette di scambiare dati tra Archidoc ed un elaboratore centrale. Il

vantaggio è di mantenere un parallelismo fra i dati di un archivio

centrale e gli archivi di Archidoc.

L’opzione di collegamento tra Archidoc ed un emulatore di terminale

tramite HostLink permette di collegare le informazioni contenute nel

sistema Host con altre archiviate su PC o sul Server che contiene la

base dati di Archidoc, coniugando le caratteristiche dei due ambienti e

mantenendo la consistenza dei dati.


SpoolSpool

Permette di archiviare documenti in formato spool provenienti da altri

sistemi, come ad esempio l’Host, indicizzandoli automaticamente.

La fincatura rimane separata e sovrapposta solo in fase di visualizzazione

e di stampa con enorme risparmio di spazio.

Il risultato è esteticamente come quello di una fotocopia del documento,

anche a colori.

La velocità di indicizzazione è di circa 150.000 pagine/ora. Possibilità di

compressione dei file di spool.


Riconoscimento ottico (OCR) in linea, di parte o tutto il testo del

documento archiviato, con la sua trasformazione in file di testo.

Full Text: un documento può essere indicizzato in base al contenuto.

Barcode: lettura del barcode come foglio separatore e come chiave di

ricerca.

WEB: inserimento e consultazione tramite browser via Internet o

Intranet.


Uffici del personaleUffici del personale

scannerscanner

gestionale (spool)gestionale (spool)

applicativoapplicativo WindowsWindows

archivioarchiviosmistamentosmistamento

Struttura logicaStruttura logica


scannerscanner


archivioarchivio

smistamentosmistamento

Uffici del personale

Un documento può Un documento può

andare andare

direttamente dallo direttamente dallo

scanner alla scanner alla

scrivaniascrivania

Spedizione su scrivaniaSpedizione su scrivania


scannerscanner


archivioarchivio



Un documento può Un documento può

andare andare

direttamente dallo direttamente dallo

scanner alla scanner alla

scrivaniascrivania

Spedizione su archivioSpedizione su archivio

in archivioin archivio

scannerscanner



archivioarchiviosmistamentosmistamento


ArchiviazioneArchiviazione

archivioarchivio

scannerscanner





Altri input vengono Altri input vengono

gestiti allo stesso gestiti allo stesso

modomodo

Import dati e spoolImport dati e spool

Utente 1


Utente 2

WorkflowWorkflow

La versione Client Server, grazie all’utilizzo di moduli nativi per i

vari sistemi operativi, garantisce ottime prestazioni, portabilità, sicurezza

nell’accesso ai dati ed integrità delle informazioni.

Installabile in ambiente Intranet ed Internet.

Possibilità di definire utenti remoti a cui estendere le funzionalità di

consultazione del database di documenti e di distribuzione delle

informazioni in modo efficace ed economico. Ricerca e consultazione dei

documenti tramite browser.

Principali caratteristichePrincipali caratteristiche

Supporto agli scanner più diffusi in commercio, quali SCAMAX, RICOH,

CANON, FUJITSU, BELL & HOWELL, KODAK etc., con utilizzo opzionale delle

schede di compressione .

L’utilizzo degli standard TWAIN permette la gestione di numerosi altri

scanner compatibili con questa tecnologia.

L’ampio numero di funzionalità presenti nella gestione degli utenti

permette di ricostruire l’intero organigramma aziendale.

Possibilità di abilitare/disabilitare per ogni utente o per gruppi di utenti tutte

le funzionalità presenti nel sistema. In ambiente Windows NT Server è

possibile definire il database utenti replicandolo direttamente da quello

definito per il “dominio” di appartenenza.


Il controllo tramite password, sia da personal computer sia da unità

di acquisizione, garantisce (anche a livello di singolo utente) la

riservatezza e l’accesso ai documenti di competenza.

Funzioni ad alto livello per la gestione dei volumi e per la

preparazione dei CD/DVD.

Utilizzo dei più diffusi supporti ottici: CD/DVD-Server, array di

CD/DVD, Juke Boxe, WORM, riscrivibili, che consentono di gestire in

linea decine di milioni di documenti o più.


Elenco delle caratteristiche che differenziano Archidoc dalla

maggior parte dei sistemi GED esistenti worldwide:

Gestione degli accessi e della sicurezzaGestione degli accessi e della sicurezza

Ogni Utente viene inserito all’interno dell’Organigramma, creato in

modo molto semplice, con struttura sia gerarchica che per ruoli o

gruppi funzionali, ed è dotato di una serie di autorizzazioni (oltre 30)

che possono essere concesse o negate, per le operazioni da

compiere nel sistema. L’accesso alle informazioni e alle attività è

quindi strettamente blindata alle regole concesse dal sistema.

Plus di ArchidocPlus di Archidoc

Elenco delle caratteristiche che differenziano Archidoc

dalla maggior parte dei sistemi GED esistenti worldwide:

Sicurezza: gestione dei file in modalità Client ServerSicurezza: gestione dei file in modalità Client Server

Oltre alle funzionalità di gestione dei dati in modalità File Server,

che è tipico di quasi tutti i sistemi, Archidoc (assieme a

pochissimi altri sistemi), gestisce anche i file e le immagini in

modalità Client Server. Ciò inibisce l’accesso ai file tramite il

sistema operativo, dando sicurezza all’accesso, oltre che

protezione verso accessi pericolosi non altrimenti gestibili (es.

verso chi vuole eliminare o modificare file in modo doloso).


FULL TEXT originale integrato e velocissimoFULL TEXT originale integrato e velocissimo

Pur mantenendo una struttura SQL, (e quindi accessibilità alle

tabelle) il DBMS di Archidoc duplica i dati di classificazione del

documento in modalità di thesaurus, consentendo una ricerca full

text originale, molto potente, velocissima, semplice da usare, (es.

l’ operatore logico AND è espresso con uno spazio, l’OR con una

virgola, il NOT con un – (meno), ecc. La ricerca è strutturata

tramite un preprocessing delle query (il sistema analizza le

richieste e struttura la ricerca secondo la strada sempre più breve.

Funzioni di thesaurus accessibile, di limitazione ai tempi di

ricerca, agli item cercati ecc.


Workflow collaborativoWorkflow collaborativo

Archidoc è dotato di un originale sistema di Workflow collaborativo,

che consente di strutturare il flusso di documenti all’interno di una

azienda in maniera molto semplice e flessibile, senza le rigidità e i

costi di impostazione di un Workflow classico (che pure è disponibile

con il tool Leonardo).

Il sistema consente di costruire velocemente l’organigramma

aziendale, le regole di visibilità e di azione sui documenti, le

spedizioni predefinite, con una sua posta interna che funziona sia in

Intranet che tramite WEB, con regole di autorizzazione semplici e

firma elettronica.


LOG di tutte le operazioni compiuteLOG di tutte le operazioni compiute

Archidoc registra in un file facilmente accessibile e non modificabile

tutte le azioni che vengono compiute sui documenti e sui flussi.

È pertanto possibile sapere sempre, sia a livello di documento che di

Utente, chi ha fatto cosa e quando.

Ciò permette di monitorare le attività di ogni singolo flusso od

operazione.


COLD integrato COLD integrato

Archidoc dispone del migliore COLD esistente sul mercato, sia per

l’elevatissimo livello di automazione nella creazione dei modelli,

ma anche per la velocità (circa 150.000 pagine/ora) nella

creazione dei documenti COLD, ma anche per l’estensione a tutti i

tipi di file (è l’unico che gestisce sia i file ASCII che METACODE

XEROX che AFP IBM). La visualizzazione dei file COLD è integrata

nel viewer standard mentre trasforma il file in TIFF o PDF on fly

quando la consultazione è tramite WEB.


Funzione di smistamento Funzione di smistamento

È una funzione estremamente utile, che pochissimi sistemi hanno,

che consente di parcheggiare temporaneamente i file inseriti, in

attesa che o lo stesso inseritore, o altri allo scopo incaricati,

provvedano ad indicizzare e ad inoltrare alle persone interessate

quanto inserito nel sistema.

Ciò consente una estrema flessibilità ed efficienza nell’inserimento

dei documenti nel sistema.


Gestione distribuita dei fileGestione distribuita dei file

Archidoc è dotato (caratteristica di pochissimi sistemi) della

funzionalità “immagini distribuite”. In sostanza, consente di

decentrare l’archiviazione dei file in una Intranet, laddove il

database dei dati resta centralizzato. Ciò consente estrema

efficienza sia nella scansione decentrata dei documenti, ma anche

un accesso velocissimo ai file, in particolare quelli immagine,

saltando le lentezze della rete.

Un sistema di allineamento notturno programmabile copia o sposta

i file nei vari server con politiche a scelta dell’Utente.


Estrema semplicità di installazione e configurazioneEstrema semplicità di installazione e configurazione

Archidoc è dotato di un DBMS SQL ANSI standard (RDM) che è

embedded nel sistema. L’installazione è semplicissima ed automatica

e non necessita di skill sui database tipo Oracle o MS SQL.

La configurazione è altrettanto semplice e ad altissimo livello.

È unico tra i sistemi di livello elevato che si installa, configura, e si fa

mettere in funzione, istruzione operativa inclusa, in 2 o 3 giorni.

Ogni altro sistema concorrente, incluso il GALILEO di SIAV, necessita

di attività di almeno 1 mese o più per essere messo in esercizio.


Estrema facilità ed intuitività all’usoEstrema facilità ed intuitività all’uso

Archidoc è un prodotto che ha 10 anni di vita, oltre 1.000

installazioni di livello, ed è stato creato dai suggerimenti

degli Utenti.

Sua caratteristica fondamentale è la semplicità, facilità ed

intuitività d’uso.

La sua ergonomia è stata curata fin nel minimo dettaglio, ed è

adatto ad essere usato sia da personale d’ordine, così come dai

manager che poco tempo possono dedicare all’istruzione su sistemi

complessi.


Estrema completezza nelle funzioni, già disponibiliEstrema completezza nelle funzioni, già disponibili

Archidoc è dotato di una sua interfaccia diretta agli scanner, e da

una serie di opzioni già disponibili ed integrate veramente

impressionante che solo pochissimi sistemi hanno (alcune sono

addirittura esclusive) come Image Preprocessing, Host Link, Cold,

Barcode, Scan batch, OCR, Full Text, Workflow collaborativo, WEB,

Immagini distribuite, Interfaccia ad Host ed ai sistemi Office, Import

automatico Email, Fax, ecc. È tuttavia dotato di capacità di

programmazione esterna che può modificare ed aumentare le

funzionalità in base alle richieste del Cliente.


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