AMMINISTRARE IL VOLONTARIATOdi

Luisa Angela Vallese - dottore commercialista in Occhibello (RO)

in collaborazione con

dott.ssa Bruna Sartena - referente area Consulenze del Csv di Belluno

I LIBRI SOCIALI PER LE ORGANIZZAZIONI DI VOLONTARIATO

di

Luisa Angela Vallese - dottore commercialista in Occhiobello (RO)

in collaborazione con

dott.ssa Bruna Sartena -Referente area Consulenze del Csv di Belluno

COMITATO D’INTESATRA LE ASSOCIAZIONI VOLONTARISTICHE DELLA PROVINCIA DI BELLUNO

ONLUS

grafica: alessandro.martinello@gmail.com

COMITATO D’INTESATRA LE ASSOCIAZIONI VOLONTARISTICHE DELLA PROVINCIA DI BELLUNO

ONLUS

INTRODUZIONE

Da decenni, là dove l’ente pubblico non riesce ad arrivare, giunge spesso il volontariato. La spinta a rispondere con la solidarietà ai bisogni, ai rischi, all’emarginazione di alcune fasce sociali è avvertita da un numero crescente di persone.

L’incremento dei volontari attivi ha indotto la società civile a superare l’impegno in forme di solidarietà spontaneistica, per orientarsi verso forme organizzate di intervento che, mantenendosi flessibili e non burocratizzandosi, hanno consentito la messa in opera di prestazioni molto qualificate.

Con ciò non si vuole sostenere che il volontariato possa o debba sostituirsi all’ente pubblico per supplirne le carenze, ma piuttosto riconoscerne la capacità operativa nei casi in cui organismi vincolati a dipendenti, orari e sedi non sono in grado di intervenire.

La Legge n. 266 dell’11 agosto 1991 (Legge Quadro sul volontariato) nasce proprio dall’esigenza di fornire delle regole ad una realtà che negli anni era diventata sempre più importante e diffusa, ma anche così variegata da lasciare spazi di ambiguità; rappresenta anche un esplicito riconoscimento alla sensibilità e alla partecipazione con cui le associazioni di volontariato prestano la loro opera, individuando nello spirito di servizio una risorsa insostituibile di questo settore.

Il 4 dicembre del 1997 viene emanato il Decreto Legislativo 460 che entrerà in vigore l’1 gennaio 1998, legge con cui l’ordinamento giuridico si dota di quegli strumenti attuativi che prima enunciava solo in via di principio.

Tale decreto attribuisce al non profit precise regole contabili e fiscali e, a fronte di tutte le agevolazioni fiscali in esso contenute, impone l’osservanza di norme puntuali nella stesura degli statuti e una contabilità corretta e trasparente.

Con la Legge 383 del 7 dicembre 2000 (Disciplina delle associazioni di promozione sociale) vengono riconosciuti al non profit ambiti di attività non contemplati dalla legislazione precedente. Con questa legge trovano finalmente specifica collocazione giuridica anche le associazioni di promozione sociale, cioè tutti quegli enti che “si identificano nei valori sociali dell’associazionismo liberamente costituito e delle sue molteplici attività come semplice espressione di partecipazione, solidarietà e pluralismo”.L’insieme di questo apparato normativo consente ora alle organizzazioni di volontariato di far riferimento a disposizioni che prevedono opportunità, ma anche obblighi; fra quest’ultimi anche la tenuta dei libri sociali.

Il presente lavoro nasce proprio con l’intento di fornire una guida chiara e semplice per la gestione corretta e trasparente dei libri sociali e rispondere alle seguenti domande:

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Quali libri si devono tenere? Come si compilano il libro dei soci, il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio Direttivo? E ancora, se previsti: quali le modalità per la corretta compilazione dei libri dei verbali di Collegio dei revisori e Collegio dei probiviri?

Gli aspetti amministrativi potrebbero apparire quanto di più lontano dagli slanci che caratterizzano il volontariato. Sono invece gli adempimenti che permettono di assumere una struttura, di mantenere la memoria degli incontri e delle scelte operate, di presentare un archivio dei propri atti, di accedere ai contributi previsti dalla legge.

Le indicazioni chiare e esaurienti contenute in questo lavoro sono rivolte a quanti all’interno dei gruppi di volontariato assolvono il delicato compito di amministratori. Il ruolo degli amministratori e le funzioni da questi ricoperte hanno assunto un’importanza che richiede un approfondimento, non solo utile, ma doveroso.Non sarà inutile ribadire che amministratori consapevoli del loro ruolo e delle loro responsabilità, sapranno anche come tutelare l’Associazione e come tutelarsi.

L’autrice di questo importante lavoro:

- Luisa Angela Vallese, dottore commercialista, consulente non profit, collabora con il Centro di Servizio per il Volontariato di Belluno nel settore delle consulenze giuridiche e fiscali. La sua grande esperienza nel settore non profit le ha permesso di approntare questo lavoro; una dispensa agile da consultare e stimolante per gli approfondimenti che la materia sollecita. Si tratta di uno strumento indispensabile per la compilazione dei libri e dei verbali cui le associazioni dei volontari sono tenute a redigere. È una pubblicazione che rappresenta per il Comitato d’Intesa un grande gesto di disponibilità verso il quale esprimere la massima gratitudine.

Ha collaborato alla stesura:

- Bruna Sartena, funzionario regionale distaccato presso il Centro di Servizio per il Volontariato della provincia di Belluno. Dal 1997 segue l’area “Consulenze” del Centro di Servizio per il Volontariato della Provincia di Belluno. La competenza acquisita nella materia ha costituito un valido e prezioso supporto all’autrice.

Nevio Meneguz Vicedirettore del Centro di Servizio per il Volontariato della provincia di Belluno

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LIBRI SOCIALI DELLE ASSOCIAZIONI DI VOLONTARIATO

Le Associazioni di Volontariato, per rispondere a principi di trasparenza e correttezza, oltre alle scritture contabili e ai libri contabili, devono tenere i “libri sociali”.

Essi sono:

1. IL LIBRO GENERALE DEI SOCI (oltre al Registro degli aderenti assicurati);

2. IL LIBRO DELLE ADUNANZE E DELLE DELIBERAZIONI DELLE ASSEMBLEE

3. IL LIBRO DELLE ADUNANZE E DELLE DELIBERAZIONI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

4. IL LIBRO DELLE ADUNANZE E DELLE DELIBERAZIONI DEL COLLEGIO DEI REVISORI (il Collegio dei revisori è organo facoltativo)

5. IL LIBRO DELLE ADUNANZE E DELLE DELIBERAZIONI DEL COLLEGIO DEI PROBIVIRI (il Collegio dei probiviri è organo facoltativo)

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PARTE GENERALENei libri sociali sopra elencati vanno trascritti i verbali delle riunioni, osservando alcune norme minime di gestione: assenza di spazi in bianco, interlinee, trasporti in margine, abrasioni. Essi non devono essere obbligatoriamente vidimati ma, prima di essere posti in uso, devono affrontare formalità comuni:a) indicare, sulla prima pagina del libro/verbale, la denominazione

dell’Associazione l’indirizzo della sede sociale;b) essere numerati progressivamente in ogni pagina;c) essere conservati nei locali della sede sociale (si può scegliere anche un altro

luogo, per esempio lo studio del consulente fiscale, purché non esistano incertezze riguardo la loro localizzazione, che dovrà essere indicata in un verbale del Consiglio Direttivo o altro documento idoneo).

IMPORTANTEUn ulteriore adempimento riguarda il registro introdotto dalla normativa sulle organizzazioni di volontariato (Legge 266/91 e DM 16/11/1992): il Registro degli aderenti assicurati (più noto come Registro dei volontari attivi). Esso non va confuso con il Libro generale dei soci ed è reso obbligatorio per legge. Per la tenuta di tale registro, le Organizzazioni di volontariato (Odv) devono rispettare le formalità sopra indicate e, prima di metterlo in funzione, devono provvedere obbligatoriamente alla sua vidimazione da un notaio, o da un Segretario comunale, o da altro pubblico ufficiale abilitato a tali adempimenti.Questo libro raccoglie le complete generalità dei soci che prestano attività di volontariato; tali soggetti devono essere assicurati contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi (art. 4 legge 266/91). Le organizzazioni di volontariato iscritte, o che intendono chiedere l’iscrizione, nei registri regionali di cui all’articolo 6 della legge 266/91, sono tenute anche alla compilazione di detto registro.

DIRITTO DI ISPEZIONE E DIRITTO DI INFORMAZIONE DEI SOCIIn materia di “diritto di ispezione” dei libri sociali, si ritiene utile porre in rilievo che i soci hanno il diritto di esaminare:- il libro soci;- il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee dei soci;- le relazioni degli organi del Collegio dei revisori e del Collegio dei probiviri

(qualora previsti).

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Quanto al “diritto di ispezione”, i soci hanno il diritto di conoscere il testo delle delibere votate nel Consiglio Direttivo. Possono inoltre richiedere ed ottenere, a proprie spese, estratti dei libri sopra indicati.Il legislatore, sul diritto di ispezione dei soci nei documenti delle proprie associazioni, non si esprime in maniera specifica, costringendo l’ente a ricorrere a quanto previsto per imprese dalle leggi in materia. In particolare, per quanto riguarda il Diritto di ispezione, dal 1° gennaio 2004 è in vigore il nuovo diritto societario e nel codice civile, al Titolo V, sono state apportate innovazioni anche sulla disciplina dei libri sociali. Tale materia per le società è infatti regolata con due distinte disposizioni, secondo la forma giuridica:- per le società per azioni (SPA), l’art. 2422 c.c. (rubricato «Diritto

d’ispezione dei libri sociali») si afferma che «i soci hanno diritto di esaminare i libri indicati nel primo comma, numeri 1) e 3) dell’articolo 2421 e di ottenerne estratti a proprie spese». I libri a cui si riferisce l’art. 2421 sono il Libro soci, il Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il Libro delle adunanze e delle deliberazioni del direttivo, il Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio dei revisori e il Libro delle adunanze e delle deliberazioni dei probiviri;

- per le società a responsabilità limitata (SRL), l’art. 2476 c.c. prevede il diritto, per i soci che non partecipano all’amministrazione, di avere dagli amministratori stessi notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali e i documenti relativi all’amministrazione. Si tratta di un articolo del tutto nuovo, per il quale la tutela dei soci s’impernia sul principio secondo cui a ognuno di essi è riconosciuto il diritto di ottenere notizie dagli amministratori in merito allo svolgimento degli affari sociali e di procedere a una diretta ispezione dei libri sociali e dei documenti concernenti l’amministrazione della società. Da ciò, coerentemente, consegue il potere di ciascun socio di promuovere l’azione sociale di responsabilità verso amministratori che non operano correttamente.

In generale la terminologia adoperata dal legislatore (libri sociali e documenti relativi all’amministrazione) attesta la volontà di non escludere dall’esercizio del diritto alcun documento afferente la gestione sociale: pertanto potranno essere oggetto, se richiesto, di consultazione da parte del socio i libri sociali, i libri dei verbali e le scritture contabili, obbligatorie e non, così come qualsiasi altro documento.Si deve dedurre pertanto che, per le associazioni di volontariato, il socio può chiedere di visionare i libri sociali e i documenti dell’Associazione e farne copia a sue spese. Dal punto di vista operativo, è tuttavia opportuno individuare una regola sulle modalità del diritto di ispezione, che può essere inserita nello

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statuto o in un regolamento interno.La formula potrebbe essere:

«I libri sociali e i documenti inerenti l’amministrazione dell’Associazione sono a disposizione del socio, a decorrere dal quindicesimo giorno lavorativo successivo al ricevimento della richiesta scritta, presso la sede sociale e (............................) e durante i normali orari d’ufficio. In caso di forza maggiore, l’indisponibilità temporanea della documentazione, anche di parte di essa, per la quale è stato esercitato il diritto e formulata la relativa richiesta, sarà tempestivamente comunicata per iscritto e motivata dall’organo amministrativo al socio richiedente mediante (....................)».

Anche il diritto di informazione deve essere garantito e salvaguardato. Tutti i soci infatti hanno diritto, su semplice richiesta, di ricevere informazioni sull’andamento economico e gestionale ed economico finanziario dell’Associazione e tale comunicazione diventa ancora più importante, se nell’Associazione non è presente il Collegio dei revisori. Una informazione corretta, obiettiva e diffusa permette ai soci non solo di ricevere, ma anche di essere nelle condizioni di proporre. E’ altrettanto fondamentale il diritto di comunicazione (esempio: convocazioni riunione, odg, ecc.), in quanto l’informazione ottenuta consegna ad ognuno il diritto a rappresentare e partecipare attivamente alla definizione delle attività e della gestione dell’Associazione, azioni fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi sociali.

Il Codice civile non definisce il contenuto e la forma dei verbali. Si ritiene utile, attraverso questo lavoro, fornire alcune basilari indicazioni.

La redazione del verbaleNon sono imposte modalità specifiche in ordine alla contestuale o successiva stesura del verbale rispetto al momento della riunione. Il problema di redigere il verbale direttamente nella riunione o successivamente è irrilevante: la scelta di una delle due soluzioni sarà effettuata dall’organo sociale sulla base delle proprie esigenze.Se il Segretario sceglie di redigere il verbale contestualmente alla riunione, nella parte finale del testo approvato, scriverà: “letto, approvato e sottoscritto” e seguiranno le firme del Presidente e del Segretario.Se si sceglie di non redigerlo nel corso della riunione, il Segretario si avvarrà degli appunti presi durante l’incontro e lo stilerà entro un numero ragionevole di giorni, ponendo la propria firma e ricevendo quella del Presidente della riunione; il primo punto all’ordine del giorno della riunione successiva sarà la

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lettura, la discussione, le osservazioni e le eventuali rettifiche del verbale della riunione precedente, passando poi ad affrontare gli argomenti posti all’ordine del giorno della seduta in corso, con l’approvazione e la sottoscrizione di chi presiede e di chi verbalizza alla fine della riunione. Non esistono termini per la redazione del verbale, ma tempi troppo prolungati potrebbero indurre i sindaci revisori a rilevare il ritardo.

IMPORTANTE: Nelle associazioni dove si utilizza il computer, spesso si fa uso di verbali a fogli mobili. Per la validità di questi verbali, è consigliabile che i fogli siano numerati e contenuti in un unico fascicolo, annotando alla fine di ogni verbale, la seguente dicitura: “Questo verbale consta di numero ___ pagine”.

1. IL LIBRO GENERALE DEI SOCI

Aspetti generaliIl libro dei soci deve essere tenuto a cura degli amministratori e deve contenere tutte le generalità degli iscritti, le modifiche intervenute nel tempo, i versamenti eseguiti.Prima di essere posto in uso, vanno trascritti sul frontespizio o sulla prima pagina i dati identificativi dell’Associazione e numerate progressivamente le pagine.

Il contenuto del libroIl libro dei soci deve: a) riportare l’intestazione nel frontespizio o nella prima pagina con la seguente

dicitura: Libro dei soci della “Associazione “________” con sede legale in _____

___ via __________ costituita in data ________ con atto costitutivo registrato presso Ufficio del Registro di _________ in data ______ codice fiscale e/o partita iva __________;

b) riportare, con numerazione progressiva, la data di iscrizione del socio all’Associazione e le sue generalità (cioè cognome e nome, data e luogo di nascita, residenza, codice fiscale ed eventuali variazioni di domicilio);

c) indicare la quota sociale versata dal socio nell’anno (se prevista);d) riportare la data di recesso, di decesso, di espulsione o di decadenza dalla

qualifica di socio.

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La modalità di tenuta del libroIl libro soci deve essere costantemente aggiornato in quanto un soggetto è socio quando risulta iscritto in questo libro. Attenersi alle modalità e ai contenuti minimali fin qui elencati fa fede nei confronti di terzi oltre a dimostrare la

trasparente gestione amministrativa dell’Ente.

2. IL LIBRO DELLE ADUNANZE E DELLE DELIBERAZIONI DELLE ASSEMBLEE DEI SOCI

Aspetti generaliIl libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee dei soci è chiamato anche sinteticamente “libro verbali delle assemblee”. In esso devono essere trascritti i verbali delle riunioni dell’assemblea dei soci. Prima di essere posto in uso, vanno trascritti sul frontespizio o sulla prima pagina i dati identificativi dell’Associazione e le pagine devono essere numerate progressivamente.Questo libro riporta, in ordine cronologico, i verbali delle riunioni ordinarie e straordinarie delle assemblee, documentando in sintesi la presenza dei requisiti di validità delle adunanze e la volontà collettiva dei soci, riassumendo le loro dichiarazioni e le deliberazioni, prese con votazione a maggioranza o all’unanimità.Nonostante la dottrina in materia dichiari che non è obbligatorio redigere il verbale in caso di non deliberazione, si consiglia di redigerlo anche per le riunioni in cui non si sia deliberato (cioè votato). Il Presidente, nel caso constatasse la mancanza del numero legale dei soci per la valida costituzione dell’assemblea in prima convocazione, dovrà redigere il verbale, limitandosi a riportare che l’adunanza non era validamente costituita per deliberare e quindi era “deserta” o “parzialmente deserta”. Si procederà successivamente ad una seconda convocazione, con lo stesso ordine del giorno e con la redazione di uno specifico verbale.

Il contenuto del libroIl libro verbale delle assemblee deve contenere: a) l’intestazione nel frontespizio o nella prima pagina con la seguente dicitura:

Libro verbali delle assemblee dell’Associazione “__________” con sede legale in ________ via __________ costituita in data _______ con

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atto costitutivo registrato presso Ufficio del Registro di _____ in data _______ codice fiscale e/o partita iva ______________;

b) la data, l’ora e il luogo della riunione e l’indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno, il tipo di convocazione (assemblea ordinaria e/o straordinaria), i nominativi di chi presiede e di chi verbalizza la riunione;

c) il numero dei presenti: ciò è importante per accertare la validità delle riunioni, di prima o di seconda convocazione, e la contestuale validità delle deliberazioni;

d) la trattazione dei punti all’ordine del giorno e la sintesi della discussione, il testo delle deliberazioni adottate, con l’indicazione dei soggetti votanti favorevoli e contrari e il risultato delle votazioni (a maggioranza o unanimità) e infine, l’ora di chiusura della riunione;

e) la sottoscrizione da parte del Presidente e del Segretario della riunione.

La modalità di tenuta del libroL’obbligo di tenuta del “libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee dei soci” compete al Presidente dell’Associazione e, se nominato, al Segretario. Il Consiglio Direttivo, quale organo collegiale, ha la facoltà di delegare ad uno dei suoi membri il compito di tenere il libro in argomento, ferma restando la responsabilità, in caso di eventuali irregolarità, di tutti i membri del Consiglio.Per la regolare tenuta del libro è necessario:a) numerare progressivamente le pagine; b) evitare abrasioni e trasporti in margine: le correzioni devono essere fatte

ponendo un segno sopra la parola o frase errata e scrivendo a fianco la parola o frase esatta;

c) evitare righe in bianco all’interno del verbale;d) trascrivere integralmente i verbali di ogni adunanza delle assemblee;e) controllare che il testo delle delibere sia completo;f) sottoscrivere i verbali da parte del Presidente e del Segretario della

riunione.

3. IL LIBRO DELLE ADUNANZE E DELLE DELIBERAZIONI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Aspetti generali Il libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio Direttivo è chiamato

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anche sinteticamente “Libro verbali del Consiglio Direttivo”. In esso devono essere trascritti i verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo. Prima di essere posto in uso, vanno trascritti sul frontespizio o sulla prima pagina i dati identificativi dell’Associazione e numerate progressivamente le pagine.Questo libro rappresenta la documentazione storica dell’attività svolta dall’organo direttivo, durante la vita dell’Associazione, in quanto raccoglie i verbali, le relazioni allegate ai bilanci annuali e soprattutto le decisioni assunte a livello gestionale. Permette di rilevare la presenza dei singoli amministratori e di cogliere la volontà che emerge dalle delibere.Parte della dottrina giurisprudenziale afferma che è obbligatorio redigere il verbale degli incontri solo quando si procede a deliberazioni. Se ne consiglia tuttavia la stesura ogni qualvolta il Consiglio si riunisce, proprio per fornire riscontro o motivare scelte che possono venir effettuate anche in momenti successivi. Quanto verbalizzato infatti, costituisce testimonianza e permette di sottrarsi ad eventuali responsabilità in caso di decisioni non unanimi o errate, ma prese in buona fede. In questa evenienza è richiesto che l’amministratore faccia annotare in modo esplicito, senza ritardo, il motivo del proprio dissenso. Se l’applicazione della delibera reca danno patrimoniale all’Associazione o è contraria alla legge, i consiglieri dissenzienti o assenti devono comunicare il voto negativo tempestivamente e per iscritto al Presidente del Collegio dei revisori, anche se un membro dello stesso Collegio fosse presente alla riunione. Al riguardo, si ritiene utile precisare che la responsabilità è riferita all’amministratore che partecipa alla riunione del Consiglio in cui viene presa la deliberazione in contrasto con la legge, l’atto costitutivo, lo statuto, il regolamento, l’interesse dell’Associazione. In tutti i casi in cui non si ravvisa danno patrimoniale, per essere esente da responsabilità, l’amministratore non ha bisogno di seguire la procedura della trascrizione del proprio dissenso nel verbale e successiva comunicazione all’organo di Revisione.L’art. 2405 del codice civile, che regolamenta le riunioni degli organi delle società, dispone che alle riunioni del Consiglio Direttivo debbano essere invitati i sindaci revisori e che gli stessi decadano dall’ufficio se, durante un esercizio sociale, non assistono, senza giustificato motivo, a due adunanze consecutive.Non sembra il caso di seguire rigorosamente tale indicazione, ma è doveroso che il Collegio sia invitato alle riunioni ogni qualvolta il Consiglio si riunisce e che i componenti del Collegio dei revisori partecipino almeno alle riunioni in cui si trattano argomenti su materie di loro competenza, quali il bilancio.

Il contenuto del libro Nel libro dei verbali dovranno essere annotati:a) l’intestazione nel frontespizio o nella prima pagina con la seguente dicitura:

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Libro verbali del Consiglio Direttivo dell’Associazione “________” con sede legale in ______ via _____________ costituita in data ______ con atto costitutivo registrato presso Ufficio del Registro di ______ in data ______ codice fiscale e/o partita iva ____________;

b) la data, l’ora, il luogo delle riunioni e l’indicazione degli argomenti posti all’ordine del giorno: di norma il Presidente dell’Associazione presiede la riunione, mentre il Segretario viene individuato tra i membri del Consiglio;

c) il numero dei presenti: ciò è importante per accertare la validità delle deliberazioni che possono essere assunte solo con la presenza della maggioranza dei componenti;

d) la sintesi della discussione, il testo delle deliberazioni adottate, con l’indicazione dei soggetti votanti favorevoli, contrari e astenuti, il risultato quindi delle votazioni (a maggioranza o unanimità) e infine, l’ora di chiusura della riunione;

e) la sottoscrizione del verbale da parte del Presidente e del Segretario.

La modalità di tenuta del libroLa tenuta del “libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio Direttivo” compete agli Amministratori. Per la regolare tenuta del libro è necessario:a) numerare progressivamente le pagine; b) evitare abrasioni e trasporti in margine: le correzioni devono essere fatte

ponendo un segno sopra la parola o frase errata e scrivendo a fianco la parola o frase esatta ;

c) evitare righe in bianco all’interno del verbale;d) trascrivere integralmente i verbali di ogni adunanza;e) trascrivere il testo completo delle delibere;f) sottoscrivere i verbali da parte del Presidente e del Segretario della

riunione.

4. IL LIBRO DELLE ADUNANZE E DELLE DELIBERAZIONI DEL COLLEGIO SINDACALE

Aspetti generaliUna Associazione di volontariato di piccole/medie dimensioni non è obbligata ad avere quale organo sociale il Collegio dei sindaci, chiamato, anche se con qualche distinguo, Collegio dei revisori.

(Organo facoltativo)

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Si consiglia tuttavia di scegliere tale organo, per effettuare un maggior controllo interno che dia sicurezza e trasparenza alla gestione sociale. Il Collegio è formato da tre sindaci effettivi e due supplenti: la riunione del Collegio è valida e si può deliberare anche con la presenza di due sindaci effettivi, a patto che il membro assente sia stato informato della riunione. Invece del Collegio sindacale, l’assemblea può scegliere un Revisore unico, indicandolo nello statuto. Si deve in tal caso attivare il “libro dei verbali del Collegio sindacale”, dove saranno riportate le riunioni e le delibere del Collegio dei sindaci o del revisore unico.L’attività del Collegio è rivolta alla sorveglianza del puntuale adempimento da parte degli amministratori e dell’assemblea delle disposizioni:- di legge;- dell’atto costitutivo, dello statuto, dell’eventuale regolamento;- sull’osservanza di tutte le disposizioni di legge in materia.Le verifiche possono riguardare:- la regolare tenuta dei libri sociali;- la regolarità delle riunioni degli organi sociali;- l’accertamento della consistenza di cassa e dei valori contanti, del c/c

bancario e/o c/c postale;- l’accertamento della regolarità amministrativa, contabile e fiscale della

gestione sociale;- il controllo dei costi sostenuti, a fronte di documenti fiscalmente corretti e

delle entrate;- la regolarità dei libri contabili e della veridicità di quanto riportato;- l’esame di situazioni di bilancio o di situazioni periodiche redatte dagli

amministratori;- le ispezioni individuali o collegiali dei sindaci.Le verifiche avvengono nella sede legale e possono essere estese anche nelle eventuali filiali.I membri del Collegio sindacale hanno diritti e doveri ben specifici: 1) il sindaco dissenziente, in caso di votazione, ha diritto di iscrivere a

verbale i motivi del proprio dissenso. IMPORTANTE: in presenza di violazioni accertate, il solo dissenso non esonera i membri del Collegio da responsabilità;

2) di ogni riunione si deve redigere verbale, permettendo in tal modo di documentare nel tempo l’attività del Collegio stesso;

3) il verbale dovrà essere sottoscritto da tutti i membri del Collegio sindacale. E’ bene tenere presente che sussiste l’obbligo di effettuare almeno una riunione all’anno, in occasione dell’approvazione del bilancio consuntivo; si consiglia tuttavia di non limitarsi ad una sola verifica annuale.

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Il contenuto del libro Le funzioni dei Sindaci possono essere svolte sia individualmente che collegialmente: in ogni caso, gli accertamenti eseguiti, anche da un solo sindaco, devono essere annotati nel libro dei verbali del Collegio e sottoscritti dagli intervenuti.Le deliberazioni del Collegio devono essere prese a maggioranza assoluta (due su tre) o all’unanimità: i motivi dell’eventuale dissenso devono essere indicati nel verbale.Prima di essere posto in uso, è fondamentale che il libro dei verbali:a) sia intestato nella prima pagina con la seguente dicitura: Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio sindacale

dell’Associazione “___________” con sede legale in _______ via _____________ costituita con atto costitutivo in data _______ registrato presso l’Ufficio del Registro di ________ in data ________ codice fiscale e/o partita iva ____________;

b) sia stato numerato progressivamente in ogni pagina;c) contenga i verbali, trascritti con riferimento alla data in cui la verifica è stata

effettuata.In particolare, il verbale deve rilevare:- la data, il luogo della riunione e l’indicazione degli argomenti posti all’ordine

del giorno; - i nominativi degli intervenuti: ciò è importante per l’accertamento della

validità delle deliberazioni;- gli accertamenti eseguiti e la discussione in sintesi;- gli esiti degli accertamenti eseguiti, supportati da pareri, osservazioni,

raccomandazioni, motivi di eventuale dissenso;- i provvedimenti eventualmente assunti;- la firma degli intervenuti.

La modalità di tenuta del libroIl libro dei verbali deve essere tenuto a cura del Collegio sindacale. Di norma i membri del Collegio sindacale procedono alla stesura del verbale durante la verifica, con la sola eccezione delle relazioni che richiedono una elaborazione attenta e condivisa. Non esistono termini entro i quali il verbale deve essere trascritto, ma è consigliabile redigerlo con una certa tempestività.Per la regolare tenuta del libro è necessario:a) numerare progressivamente le pagine; b) evitare abrasioni e trasporti in margine: le correzioni devono essere fatte

ponendo un segno sopra la parola o frase errata e scrivendo a fianco la parola

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o frase esatta ; c) evitare righe in bianco all’interno del verbale;d) trascrivere integralmente i verbali di ogni adunanza del Collegio ;e) controllare che il testo delle delibere sia completo e che si annoti l’esito della

votazione;f) sottoscrivere i verbali da parte del Presidente e del Segretario della

riunione.

5. IL LIBRO DELLE ADUNANZE E DELLE DELIBERAZIONI DEL COLLEGIO DEI PROBIVIRI

Aspetti generaliAnche il Collegio dei probiviri è un organo facoltativo per le associazioni di volontariato di piccole e medie dimensioni.Questo Collegio è un organo “super partes” nella gestione dei conflitti: assolve le funzioni di garante del rispetto dello statuto, del regolamento, delle delibere, dei diritti-doveri dei soci e altro, con poteri di sanzione in caso di comportamenti errati o inadempienti. A ciò si aggiungono ampi poteri di controllo dell’operato degli organi associativi, mediante l’emissione di pareri. Se richiesti, i pareri possono essere emessi addirittura preventivamente, evitando in tal modo che le questioni diventino problematiche.Il Collegio è formato da tre membri effettivi e due supplenti: la riunione del Collegio è valida e si può deliberare anche con la presenza di due membri effettivi, a patto che il membro assente sia stato informato della riunione.Nel “Libro dei verbali del Collegio dei probiviri” si dovranno riportare le riunioni e il testo delle delibere.I membri del Collegio hanno diritti e doveri ben specifici: 1) discutere di conflitti che sono sorti in merito alla interpretazione dello statuto,

delle leggi in materia, fra soci, fra organi dell’Associazione, fra l’Associazione e gli esterni;

2) di ogni riunione si deve redigere verbale, permettendo in tal modo di documentare nel tempo l’attività del Collegio e nello stesso tempo avere testimonianza del parere espresso, che dovrà essere consegnato per iscritto alle persone interessate;

3) il verbale dovrà essere sottoscritto da tutti i membri del Collegio, presenti alla riunione.

(Organo facoltativo)

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Il contenuto del libroI pareri del Collegio devono essere presi a maggioranza assoluta (due su tre) o all’unanimità: i motivi dell’eventuale dissenso devono essere indicati nel verbale stesso.Prima di essere posto in uso, è fondamentale che il libro dei verbali:a) sia intestato nella prima pagina con la seguente dicitura: Libro delle adunanze e delle deliberazioni del Collegio dei probiviri

dell’Associazione “__________” con sede legale in via _______ costituita con atto costitutivo in data _______ registrato presso l’Ufficio del Registro di _______ in data ______ codice fiscale e/o partita IVA _________;

b) sia stato numerato progressivamente in ogni pagina;c) contenga i verbali con i pareri, le osservazioni, i suggerimenti del Collegio .Il verbale in particolare deve rilevare:- la data, il luogo della riunione e l’indicazione degli argomenti posti all’ordine

del giorno; - i nominativi degli intervenuti: ciò è importante per l’accertamento della

validità delle deliberazioni;- la discussione in sintesi;- i pareri, le osservazioni, le raccomandazioni, i motivi di eventuale dissenso;- i provvedimenti eventualmente assunti;- la firma degli intervenuti. E’ necessario inoltre ricordare che, nel caso in cui un membro del Collegio, senza giustificato motivo, non partecipi durante un esercizio sociale al numero di riunioni definito statutariamente, decade dall’ufficio.

La modalità di tenuta del libroIl libro dei verbali deve essere tenuto a cura del “Collegio dei probiviri”. Di norma i membri del Collegio procedono alla stesura del verbale durante la riunione, con la sola eccezione delle relazioni che richiedono una elaborazione attenta e condivisa.Non esistono termini entro i quali il verbale deve essere trascritto, ma è consigliabile redigerlo con una certa tempestività.Per la regolare tenuta del libro è necessario:a) numerare progressivamente le pagine; b) evitare abrasioni e trasporti in margine: le correzioni devono essere fatte

ponendo un segno sopra la parola o frase errata e scrivendo a fianco la parola o frase esatta;

c) evitare righe in bianco all’interno del verbale;d) trascrivere integralmente i verbali di ogni adunanza del Consiglio;

e) controllare che il testo delle delibere sia completo;f) sottoscrivere i verbali da parte del Presidente e del Segretario della

riunione.

CONCLUSIONISi rileva che i registri sopraelencati devono essere conservati per un periodo non inferiore a dieci anni (termine civilistico) dalla data dell’ultima “verbalizzazione”. Per le Associazioni di Promozione Sociale (APS), la legge n. 383/2000 ha

indicato un periodo di conservazione di tre anni (art. 4, comma2).

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COMITATO D’INTESATRA LE ASSOCIAZIONI VOLONTARISTICHE DELLA PROVINCIA DI BELLUNO

ONLUSCON LA COLLABORAZIONE SCIENTIFICA DEL

CENTRO di SERVIZIO

per il VOLONTARIATO

della PROVINCIA di BELLUNOVia del Piave, 5. 32100 BellunoTe: 0437-25775 Fax: 0437-958273e-mail: comitato.intesa@csvbelluno.ithttp://www.csvbelluno.it

NELL'AMBITO DEI PROGETTI REGIONALI

FINANZIATI DAL CO.GE. DEL VENETO