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Attività e procedimenti amministrativi Ersu Urbino

ATTIVITÀ E PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI DELL’ERSU DI URBINO

CON TABELLA RIEPILOGATIVA

ai sensi dell’art. 35. comma 1,2 d.lgs. 33/2013

Allegato al Decreto Commissariale N. 6 del 24.11.2015

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ACQUISTI E GARE

L’Ufficio svolge i propri compiti prevalentemente nell’ambito dell’attività di acquisizione di beni e servizi, alla realizzazione di lavori pubblici ed all’affidamento di concessioni di servizi, ottemperando alle procedure ed adempimenti previsti da un quadro normativo complesso e disciplinato da norme statali, leggi regionali e regolamenti (Delibera del C.d.A n° 69/2012 e la successiva delibera di modifica n. 43 avente ad oggetto, “modifiche al regolamento per l’acquisizione in economia di beni e servizi”).

Effettuazione di indagini di mercato e merceologiche.

Espletamento procedure (sopra e sotto soglia comunitaria) di appalto lavori - procedure negoziate con o senza pubblicazione del bando - procedure ristrette - cottimi fiduciari – concessioni - buoni d’ordine (fino ad euro 3.000,00 come disposto dall’art. 6 comma 2 del Regolamento per l’acquisizione in economia di beni e servizi - delibera 43/2014), aste elettroniche, acquisti in economia.

Approvvigionamento di derrate necessarie al servizio ristorazione tramite il Sistema Dinamico di Acquisizione della Pubblica Amministrazione (SDAPA) - Tale sistema (SDAPA) consente alle strutture pubbliche di negoziare gare, in modalità totalmente telematica, invitando gli operatori economici qualificati che sono stati ammessi da CONSIP al Sistema stesso. La creazione di un elenco di fornitori già ammessi e la possibilità aperta a nuovi offerenti di aderirvi in corso d’opera, consentono alle Amministrazioni Aggiudicatrici di disporre di un ampio ventaglio di offerte e, quindi, di assicurare un utilizzo ottimale delle finanze pubbliche grazie all’ampia concorrenza che si viene ad instaurare. La piattaforma telematica permette la standardizzazione delle procedure e della documentazione di gara, nonché una semplificazione delle modalità di partecipazione per le imprese e della valutazione delle offerte per le Amministrazioni.

Depositi e svincoli di cauzioni provvisorie e definitive in ottemperanza agli artt. 75 e 113 del D. Lgs 163/2006 e s.m.e i.

Comunicazioni all’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) Dal 2014 è stata introdotta la procedura attuativa della Legge 190/2012 che prevede entro il 31 gennaio di ogni anno la trasmissione all’Autorità e la pubblicazione sul sito “Amministrazione trasparente” dell’ENTE dei dati relativi agli acquisti realizzati nel corso dell’anno di riferimento. Per razionalizzare le operazioni di raccolta dei dati si provvede a immettere nel programma di contabilità ESA-E: il C.I.G, la struttura proponente, l’oggetto del bando, la procedura di scelta del contraente, l’elenco degli operatori invitati a presentare offerte, l’aggiudicatario, l’importo di aggiudicazione, i tempi di completamento dell’opera, servizio o fornitura, gli importi imponibili delle somme liquidate. Tali procedure consentono la tracciabilità delle operazioni contabili, comprendendo tutte le singole fasi procedurali dall’indizione della gara alla liquidazione della spesa.

Fatturazione elettronica – la fatturazione elettronica è stata introdotta dalla L. 244 del 24/12/2007. L’ERSU ha l’obbligo di ricevere le fatture elettroniche a far data dal 31/03/2015 (come prevede la Circolare n. 1/DF del 9 marzo 2015). Attraverso il sistema di interscambio le fatture pervengono al Servizio Affari Generali per la registrazione in entrata. Le fatture pervenute sono trasmesse al Servizio Acquisti e Gare in modalità cartacea ed elettronica. Dopo aver effettuato le verifiche formali contabili, si provvede alla archiviazione dei documenti fiscali ed alla trasmissione informatica ai Responsabili dei centri di costo di competenza. Qualora la documentazione risulti formalmente non corretta si provvede a respingere alla piattaforma (fatturaPA.gov-MEF) attraverso la modalità “rifiuto”; in seguito il fornitore invierà un nuovo documento fiscale.

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Le fatture successivamente sono contabilizzate sul MEF attraverso le funzionalità presenti nella piattaforma per la certificazione dei crediti. La procedura relativa al sistema “fatturazione elettronica” si conclude con la trasmissione delle fatture, corredate dalla documentazione necessaria (D.D.T., richiesta di acquisto, buono di carico in inventario, ecc.), al servizio Bilancio. Come previsto dalla normativa, la fatture devono essere corredate dall’apposizione del timbro che attesti la regolarità contributiva della ditta fornitrice (DURC) . La richiesta di acquisto (RdA – documento autorizzativo della spesa) è allineata con gli importi della/e fattura/e . Nel caso in cui siano riscontrate difformità fra ordine, D.D.T. e fattura, il Servizio contatta il fornitore per l’emissione di eventuali note di rettifica.

Funzioni di segreteria della Commissione Aggiudicatrice, compresa la predisposizione degli atti relativi all’aggiudicazione.

Stesura statistiche.

Gestione diretta della quota economica di Bilancio inerente gli interventi e le attività del proprio centro di costo.

Procedure per la vendita di beni mobili e immobili.

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AFFARI GENERALI E LEGALI

ATTIVITA’ AMMINISTRATIVA:

Gestione del budget e delle r.d.a. di spettanza: o gestione diretta della quota economica del Centro di costo di competenza. o gestione delle procedure informatiche (R.d.A.).

Gestione delle pratiche generali di spettanza: o catalogazione dei documenti di specifica competenza, o istruttoria, o redazione degli atti consequenziali, o sottoscrizione, o trascrizione nel Protocollo generale dell’Ente o nel Registro del Servizio, o invio ai destinatari, o fascicolazione o archiviazione della stessa.

Predisposizione di delibere, determinazioni e istruttorie di competenza.

Gestione determinazioni e istruttorie procedimentali: o tenuta e gestione di tutte le determinazioni e le istruttorie procedimentali

dell’Ente ricevendo gli atti cartacei completi delle firme di competenza, provvedendo al loro inserimento nella procedura informatica, all’assegnazione del numero e della data corrispondenti, alla loro trasmissione formale all’Ufficio/Servizio proponente e agli altri coinvolti per l’esecutività dell’atto ed infine alla tenuta dell’originale di ciascuno di tali provvedimenti in appositi registri numerati e datati.

o Per le determinazioni fa fronte al loro invio telematico ai preposti Servizi regionali deputati alla verifica degli atti, in ottemperanza alla l.r. n. 13/2004 ed alla dGR n. 621/2004.

Gestione protocollo generale: o registrazione atti, o riceve e protocolla tutti gli atti e documenti in entrata all’Ente facendo fronte al

loro smistamento ed alla consegna ai vari Uffici e Servizi interessati per seguirne l’iter di spettanza;

o protocolla gli atti in uscita curandone la riconsegna agli Uffici e Servizi interessati alla loro spedizione ai destinatari.

Gestione archivio generale dell’Ente: o Ricezione delle documentazioni dagli Uffici e Servizi interessati e catalogazione

ed archiviazione nei locali al Sasso a ciò destinati.

Gestione registro generale fatture: o Ricezione e gestione delle fatturazioni inerenti alle svariate attività di spesa

dell’Ente; o trascrizione giornaliera progressiva in apposito Registro e successiva formale

consegna, nella stessa giornata, al Servizio di destinazione (Acquisti e Gare).

Gestione repertorio degli atti dell’Ente: o aggiornamento (con la trascrizione degli atti soggetti ad inserimento obbligatorio,

secondo la casistica resa dall’Agenzia delle Entrate di Urbino) e consegna/ritiro presso la stessa Agenzia delle Entrate del Repertorio generale dell’Ente per la vidimazione quadrimestrale di legge

Gestione gg.uu e bb.uu.rr.: o abbonamento on line a Gazzette Ufficiali e BB.UU.RR.i, o visione con stralcio dei provvedimenti di interesse degli Uffici e Servizi, o la trasmissione formale tramite P.E.C. ai medesimi per le parti di spettanza con

catalogazione, sistemazione e conservazione finali.

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ATTIVITA’ LEGALE E GIURIDICA:

Raccolta e studio della documentazione: o raccolta, studio e conservazione di leggi, regolamenti, decreti, circolari e di ogni

altro atto normativo dello Stato, delle Regioni e dell’Ente (in materia regolamentare), delle principali pronunce giurisprudenziali ed elaborati dottrinali di particolare interesse per l’Amministrazione, anche tramite specifici abbonamenti informatici (CD, DVD),

o invio agli Uffici e Servizi qualora di peculiare rilevanza.

Consulenza giuridico – legale: o quotidiana consulenza giuridico-legale, anche sotto forma di pareri verbali o

scritti, agli Uffici e Servizi richiedenti nelle materie di rispettiva competenza, o al Direttore ed agli altri Organi Istituzionali (Presidente e Membri del CdA).

Assistenza legale diretta: o gestione delle pratiche legali riguardanti l’Amministrazione con lo studio,

l’istruttoria, o la definizione delle vertenze in atto.

Recupero dei crediti vantati dall’E.R.S.U.: o diffide di pagamento e solleciti; o rateizzazioni degli importi; o istanze al Giudice di Pace per l’emissione di decreti ingiuntivi, o richieste di esecutività degli atti, o atti di precetto, o pignoramenti mobiliari, o esposti per tramite del locale Commissariato di P.S. ad altrettanti Commissariati

di P.S. sul territorio nazionale.

Aggiornamento sulle pratiche legali.

Partecipazione ai corsi di formazione forense: o Corsi tenuti dall’Ordine degli Avvocati di Urbino anche in collaborazione con

l’Università di Urbino, con frequenza obbligatoria per il mantenimento dell’iscrizione annuale nell’Albo degli Avvocati per conto dell’E.R.S.U.

Supporto per istruttoria e procedimento al Responsabile della Prevenzione Corruzione (RPC):

o elaborazione annuale del P.T.P.C. e del P.T.T.I.; o trasmissione al Dipartimento per la Funzione Pubblica – Presidenza del Consiglio

dei Ministri, il P.T.P.C. attraverso PERLA PA (sistema integrato che unifica la gestione degli adempimenti previsti a carico delle amministrazioni pubbliche dalle normative vigenti);

o pubblicazione del P.T.P.C. sul sito internet dell’Ente nella sezione “Amministrazione Trasparente”;

o compilazione e pubblicazione sul sito internet dell’Ente, entro il 31 dicembre 2015, la Relazione annuale della prevenzione della corruzione sull’efficacia delle misure di prevenzione definite dal Piano triennale predisposta dall’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione).

Supporto per istruttoria e procedimento al Responsabile Unico per la Trasparenza e Integrità:

o aggiornamento e al controllo periodico della sezione Amministrazione Trasparente del sito istituzionale secondo gli obblighi di legge e le direttive emanate dall’ANAC.

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ATTIVITA’ CONTRATTUALE:

Contratti di locazione: o rapporti di locazione/occupazione con l’Università degli Studi per i Collegi e il

Campus ex Sogesta, o rapporti di locazione con la sig.ra GUERRINI per gli appartamenti di Pesaro ad uso

degli studenti o delle proprie attività istituzionali, o pagamento dei relativi canoni (ad eccezione di quelli di Pesaro, cui provvede

direttamente il Servizio Pesaro Studi – Fano Ateneo), o pagamento delle imposte di registro con ripartizione della spesa fra i vari Centri

di costo di competenza; o tenuta degli originali degli stessi atti ed all’invio delle copie agli Uffici e Servizi

direttamente interessati.

Contratti assicurativi: o l’atto autorizzativo della spesa, o atto di pagamento dei premi a favore della Compagnia che gestisce i pacchetti

assicurativi dell’Ente per l’anno di riferimento, o ripartizione della spesa stessa fra i vari Centri di costo interessati dalle coperture.

Disciplinari d’incarico: o predisposizione degli atti d’incarico di Professionisti esterni di fiducia

dell’Amministrazione per: progettazioni e direzione-lavori; consulenze in materia di sicurezza nei posti di lavoro; pratiche fiscali particolarmente complesse; aggiornamento del sistema informatico; corsi di formazione relativi a tali argomenti.

Pagamento degli incarichi professionali: o predisposizione di tutti gli atti necessari per il pagamento dei Professionisti

incaricati dall’Ente per le pratiche di specifica spettanza della P.O.. ALTRE ATTIVITA’:

Gestione pratiche per contributi Statali, Regionali, Provinciali.

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BILANCIO

Gestione diretta della quota economica di budget inerente gli interventi e le attività del proprio centro di costo

Collaborazione alla predisposizione Budget Ente

Collaborazione report e consuntivi di Budget

Predisposizione Bilancio : Conto Patrimoniale, Conto Economico

Riclassificazione Bilancio e predisposizione nota integrativa

Predisposizioni prechiusure di bilancio

Controllo, verifica stampa e scritture contabili di legge o Libro giornale o Registri Iva o Piano dei Conti o Registro Cespiti

Conservazione documenti contabili

Tenuta della contabilità economico-patrimoniale e contabilità analitica

Acquisizione ed abilitazione richieste d’acquisto effettuate da tutti i centri e verifica della loro conformità alle procedure

Contabilità dei finanziamenti e degli interventi in conto capitale

Vigilanza sull’Istituto di Credito che gestisce il Servizio di Tesoreria

Emissione Mandati di pagamento

Emissione reversali d’incasso

Rapporti con gli Istituti di Credito

Rapporti con la Banca d’Italia o Vigilanza sul conto di Tesoreria Unica o Controllo e verifica delle entrate “fruttifere” o Controllo e verifica delle entrate “infruttifere”

Gestione ed ammortamento mutui

Gestione ammortamento prestisti fiduciari

Vigilanza sui movimenti di cassa dell’Economo o Controllo , liquidazione e pagamento dei rendiconti dell’economo

Gestione della Piattaforma per la certificazione dei crediti D.L.66/2014 artt.27 e 42 o Attivazione registro unico delle fatture o Registrazione della fatture o Contabilizzazione o Pagamento o Determinazione dell’indice di tempestività dei pagamenti o Dichiarazioni dei debiti non estinti

Gestione della fatturazione elettronica o Delegato dell’Ente nei rapporti con Intermedia Marche per la fatturazione

elettronica o Emissione delle fatture elettroniche di vendita

Adempimenti ai fini IVA o Emissione fatture di vendita, o Emissione autofattura (alloggio gratuito borsisti ed accompagnatori disabili) o Liquidazione mensile IVA

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o Predisposizione dichiarazione annuale IVA o Compensazione credito Iva

Adempimenti ai fini IRAP o Determinazione e versamento imposta su base retributiva o Dichiarazione annuale Irap

Adempimenti ai fini IRPEG o Determinazione reddito/perdita d’impresa o Determinazione ricavi e proventi o Determinazione spese ed altri componenti negativi relativi a beni e servizi

promiscui deducibili in forma proporzionale o Determinazione della deducibilità della spesa e componenti negativi promiscui

Adempimenti ai fini IRPEF o Determinazione e versamenti IRPEF su redditi di lavoro assimilato a lavoro

dipendente e su redditi di lavoro autonomo o Certificazioni IRPEF su compensi di lavoro autonomo o Certificazioni IRPEF su compensi di lavoro dipendente e assimilato (CU) o Dichiarazione annuale dei sostituti d’imposta (Mod.770 semplificato) o Dichiarazione annuale dei sostituti d’imposta (Mod.770 ordinario o Verifica della regolarità della posizione fiscale dei fornitori per pagamenti

superiori ai €. 10.000,00

Adempimenti di natura fiscale e previdenziale relativi alla liquidazione e pagamento delle competenze ai membri del Consiglio di Amministrazione, Collegio Revisori.

Adempimenti di competenza relativi alla predisposizione del Conto Annuale o Statistiche Istat o Statistiche Miur

Rapporti con gli Istituti di Previdenza (INPS-INAIL) o Trasmissione telematica mensile contributi Inps gestione separata modello

“UNIEMENS” o Richiesta DURC professionisti e istruttoria per Intervento Sostitutivo in presenza di

irregolarità contributiva

Assistenza al Revisore dei Conti o Rapporti con il consulente esterno per questioni di carattere fiscale tributario

Statistiche di competenza o Flussi entrate o Flussi uscite o Erogazione contributi in conto esercizio o Andamento liquidità di cassa

Il Servizio inoltre elabora proposte di metodologie di gestione ed organizzazione, per il miglioramento, in termini di efficienza ed efficacia, dell’azione amministrativa in campo fiscale; Vigila su incassi delle pendenze relative a studenti e crediti verso altri soggetti ed effettua relativa rendicontazione agli uffici competenti; Intrattiene rapporti con studenti, fornitori, collaboratori, ed utenza per informazioni sulle singole posizioni; Propone soluzioni a quesiti sull’applicazione di leggi, regolamenti e qualsiasi altra disposizione relativi alla materia finanziaria e contabile ed alla gestione del bilancio

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E’ di supporto ai competenti Uffici dell’Ente sull’istruzione di provvedimenti per la puntuale applicazione di norme relative alla gestione del bilancio o aventi natura finanziaria o prettamente contabile . In particolare il Servizio collabora con il Servizio provvidenze agli Studenti sulle problematiche attinenti alla gestione contabile delle Borse di Studio ed i fondi ad essa destinati; Con il servizio Controllo Gestione relativamente alle problematiche Budget/Bilancio; Con il Servizio Personale relativamente alla contabilizzazione dei costi del personale e budget regionale di trasferimento.

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COLLEGI UNIVERSITARI

Il Servizio Collegi Universitari si occupa della gestione dei collegi Vela, Aquilone/Serpentine, Tridente, Campus Scientifico e Casa della Studentessa. Il termine gestione comprende sia l’assegnazione degli alloggi agli studenti in base alle graduatorie pubblicate dal nostro ufficio Diritto allo Studio che le necessità quotidiane legate alla pulizia delle strutture, al corretto funzionamento delle portinerie e alle manutenzioni. Conseguentemente al tipo di attività sopra descritta, derivano varie tipologie di procedimenti di competenza del sottoscritto, quali:

Istruttorie di rimborsi (cauzioni, rette alloggio quando dovute).

Istruttorie di pagamento di fatture a seguito di servizi e beni ricevuti.

Istruttorie di pagamento a studenti part-time per prestazioni all’interno dei collegi.

Determine (a cura del Direttore e/o Dirigente e proposte dal sottoscritto) riguardanti i periodi di chiusura e apertura delle strutture, espulsioni e/o revoche di alloggio verso gli studenti alloggiati a seguito di violazioni del regolamento delle strutture abitative.

Proposte di delibere da sottoporre al Direttore e/o Dirigente per la presentazione al C.d.A. dell’Ente.

Lettere e comunicazioni agli studenti alloggiati ai collegi (richiami, diffide, solleciti di pagamento, ecc..) e agli uffici interni dell’Ente per la normale attività amministrativa.

Ordini di servizio al personale assegnato.

Predisposizione budget per il proprio servizio. I riferimenti normativi di riferimento per i procedimenti sopra citati sono :

Legislazione regionale che regolamenta il funzionamento degli EE.RR.SS.UU. marchigiani;

Bando di concorso delle borse di studio e dell’alloggio a pagamento dell’anno accademico di riferimento approvato dal C.d.A. dell’Ente.

Determine di assegnazione di forniture predisposte dal competente Ufficio Acquisti e Gare.

Bando di concorso per studenti per prestazioni part-time approvato dal C.d.A. dell’Ente.

Calendario accademico dell’Università degli Studi di Urbino dell’anno di riferimento.

Regolamento delle strutture abitative deliberato dal C.d.A. dell’Ente.

Mansionari dei dipendenti assegnati secondo il relativo contratto nazionale di lavoro. Questi i termini di conclusione dei procedimenti di competenza di questo servizio:

Istruttorie di rimborsi e pagamenti vari : per la parte di mia competenza entro tre giorni dalla data di ricevimento dell’istanza e dai documenti contabili, a cui vanno aggiunti i giorni necessari per la firma del Direttore e la conseguente emissione dei mandati da parte dell’Ufficio Bilancio.

Determine : per la parte di mia competenza entro sette giorni dalla data in cui nasce l’esigenza dell’emissione della determina stessa.

Deliberazioni : secondo le convocazioni consigliari.

Lettere e comunicazioni agli studenti alloggiati : tre giorni.

Ordini di servizio : immediati Modulistica e link di accesso a servizi on-line

per la parte di competenza di questo servizio, non viene pubblicata alcuna modulistica; le istanze e le varie richieste vengono presentate direttamente su carta semplice da parte degli interessati presentandosi direttamente presso gli uffici o tramite fax e/o posta elettronica. Non sono previsti link di accesso a servizi on-line.

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CONTROLLO DI GESTIONE – ISPETTORATO E ANALISI QUALITÀ

Il Controllo di Gestione, ai sensi degli artt. 1, comma 1, lett. B), e 4 del D. lgs. 286/99 ha ad

oggetto, con riferimento all’azione amministrativa, la verifica:

o dell’efficacia

o dell’efficienza

o dell’economicità.

Per efficacia si intenderà il grado di realizzazione degli obiettivi predeterminati, cioè il

rapporto tra obiettivi e risultati.

Per efficienza si intenderà il rapporto tra risultato ottenuto e risorse impiegate: l’efficienza

potrà essere misurata attraverso l’utilizzo di indicatori di produttività, della contabilità

analitica e della stima econometrica.

Per economicità si intenderà l’ottimizzazione del rapporto tra costi e risultati.

Supporta il Direttore per eventuali interventi correttivi al fine di ottimizzare costi e

risultati;

Supporto nella valutazione delle scelte compiute in sede di attuazione dei programmi

indicati dall’organo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti ed obiettivi

predefiniti;

Presenta quesiti periodici ai Responsabili dei singoli centri di costo sull’andamento degli

stessi, in riferimento agli obiettivi loro assegnati;

Predispone le schede-questionario e provvede alla loro distribuzione;

Redige reports periodici sull’andamento dei singoli centri di costo e presentazione degli

stessi al Direttore;

Stende report di consuntivazione semestrale e annuale.

Redige bilancini di settore per l’analisi costi/ricavi.

Supporta il Direttore nell’individuazione degli Obiettivi generali e gestisce gli obiettivi di

settore con l’analisi del raggiungimento.

Predispone tutta la documentazione per la Valutazione.

Raccoglie dati ed informazioni presso le strutture organizzative, finalizzate alla

conoscenza costante dei risultati della gestione;

Redige analisi economico /gestionali di previsione di gestione diversa da quella standard.

Consegna, su richiesta, della documentazione riguardante l’andamento dei centri di costo

e dell’Ente in generale, al Nucleo di valutazione e controllo strategico;

Opera in modo integrato con il CO. CIV (Comitato Interno di Valutazione);

Supporto nella predisposizione dei budget dei centri di costo e raccolta delle schede

relative;

Predispone il Budget di tutto l’ente;

Provvede ad effettuare analisi preventive e successive sulle scelte operative effettuate,

sulle risorse umane, finanziarie e materiali assegnate, nonché sulla identificazione degli

eventuali fattori ostativi, delle eventuali responsabilità per la mancata e parziale

attuazione, dei possibili rimedi.

Controllo della qualità dei risultati.

Redige gli indicatori economico/gestionali.

Studio e applicazione, per quanto di competenza, delle seguenti Leggi numero:

241/90, 675/96, 626/93, 15/68, 274/91, 127/97, artt. 1 e 2 D.P.R. 403/98, 29/93 e

successive modificazioni;

Gestione diretta della quota economica del Bilancio dell’Ente, inerente agli interventi e

le attività del proprio centro di costo.

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FORESTERIA UNIVERSITARIA

Con delibera dell’Ente numero 54/2008 del 12 settembre 2008, avente per oggetto “parziale riorganizzazione dei servizi ristorativi e adeguamento declaratoria funzioni servizio personale e servizio relazioni interne/organi istituzionali/convegnistica” si disponeva tra l’altro, in una fase preliminare di start-up, la gestione diretta della foresteria studenti-docenti da parte della Direzione dell’Ente con l’assegnazione del servizio, la relativa struttura ricettiva del Colle e l’unità assegnata, alla P.O. Relazioni Interne. In quella fase sono state gestite direttamente in loco tutte le attività articolate in diverse realtà quali la programmazione del booking, il check-in e il check-out dei singoli ospiti e di quelli dei numerosi convegni, seminari e non ultimo la pianificazione per l’utilizzo dell’anfiteatro del colle e gli spazi esterni per le attività culturali in genere, compresa la gestione operativa diretta sia del personale di portineria che quella delle risultanze contabili. In seguito con l’apertura a ottobre del 2010 della struttura del collegio Internazionale, destinato a ospitare gli studenti e i docenti a foresteria e gli ospiti convenzionati di convegni e congressi e a seguito della necessità rilevata dall’amministrazione, di riorganizzare il servizio foresteria in una unica funzione, comprendente le strutture abitative dell’Internazionale e del Colle, legata alla diversificazione delle attività di ricezione dell’utenza, riconducibile alla erogazione dei servizi di foresteria, ospitalità congressuale, seminariale e non ultimo della convegnistica, veniva affidata al Responsabile del servizio, la funzione di coordinamento, alle dirette dipendenze del Direttore il quale a tuttoggi coordina le attività di natura gestionale, amministrativa e contabile.

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INGEGNERIA DI SISTEMA STATISTICO INFORMATICO

Progettazione, sviluppo e gestione del Sistema Informativo dell’Ente, coordinamento e controllo della rete di comunicazione e dei dispositivi centrali e locali;

Elaborazione dei dati e loro protezione;

Istruzione di atti amministrativi concernenti le varie attività del servizio stesso e gestione delle pratiche e procedure attinenti forniture di servizi informatici;

Coordinamento e riorganizzazione dei flussi informativi;

Gestione dei sistemi di elaborazioni dati, del software di base e delle reti di comunicazione;

Gestione delle procedure in uso e loro manutenzione, controllo e aggiornamento continuo a supporto degli Uffici;

Funzioni di monitoraggio e controllo, derivanti dalla applicazione delle vigenti disposizioni in materia di riservatezza e sicurezza dei dati;

Analisi tecnica del Sistema Informativo dell’Ente, dei modelli organizzativi di riferimento e relative verifiche e revisioni;

Progettazione e sviluppo di applicativi, gestione e monitoraggio degli accessi su web-server INTERNET, secondo gli standard e i protocolli fissati dagli organismi nazionali e internazionali preposti;

Sviluppo e gestione della base informativa e delle pagine web sul server INTERNET (trattamento delle basi dati ipertestuali, sviluppo di progetti grafici ed editoriali);

Partecipazioni, studi e progettazioni di sistemi in collaborazione con altri Enti e Amministrazioni in attuazione di disposizioni, indirizzi e normative;

Supporto elaborativo informatico delle attività di studio e rilevazione statistica dell’Ente;

Studio e realizzazione di applicazioni di software, collaborando alle diverse fasi progettuali;

Informazione e studio in ordine a nuove tecnologie e strumenti di automazione;

Consulenza in materia informatica per tutta l’amministrazione E.R.S.U.;

Responsabilità dell’organizzazione e gestione del SIS dell’E.R.S.U.;

Addestramento ed assistenza del personale all’avvio di nuove procedure e programmi operativi;

Analisi del sistema organizzativo con il concorso ed in collaborazione con gli altri uffici relativamente alle metodologie di lavoro applicate all’elaborazione dei dati;

Elaborazione e attuazione di interventi formativi nel campo specifico;

Attività di analisi e progettazione dei sistemi organizzativi conformi ai compiti istituzionali dell’Ente per le esigenze della programmazione delle iniziative;

Organizzazione e gestione delle attività di supporto tecnico-logistico ai servizi operativi ed ausiliari per lo svolgimento delle diverse attribuzioni di rispettiva competenza;

Effettuazione di indagini e rilevazioni richieste anche da organi esterni competenti per legge e su disposizione dell’amministrazione;

Analisi e programmazione autonoma;

Coordinamento dell’automazione dell’Ente, nell’ottica di sviluppo in architettura sia centralizzata che distribuita e di costruzione di un idoneo sistema informativo;

Definizione delle metodologie per l’impostazione e lo sviluppo dei progetti informatici, di direttive generali e con il concorso sulla base degli altri Uffici;

Analisi, progettazione e sviluppo dei sistemi e sottosistemi informativi richiesti dalle funzioni di gestione proprie dell’Ente;

Definizione dei fabbisogni specifici per le esigenze intersettoriali di funzionamento dell’Ente;

Studi e ricerche, nel campo dell’informatica, in ordine all’evoluzione dei sistemi, alle metodologie ed alla strumentazione tecnica, attinenti all’elaborazione automatica dei dati;

Proposte di innovazioni e cambiamenti in ordine a quanto rilevato, e traduzione di tali proposte in programmi di attuazione, con indicazione di tempi, modalità, risorse

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necessarie, costi, analisi di fattibilità, e quant’altro necessario alla loro traduzione pratica;

Predisposizione dei programmi annuali di sviluppo delle procedure di elaborazione dati e coordinamento delle relative fasi attuative;

Proposte per lo svolgimento delle analisi dei processi di elaborazione dati sotto il profilo dei sistemi operativi, delle telecomunicazioni, dell’interscambio e normalizzazione dei dati, delle procedure applicative, nonché l’istruttoria di ogni proposta che attenga all’ambito del trattamento automatico dell’informazione;

Avvalendosi della collaborazione degli altri servizi e/o uffici dell’Ente: organizzazione e coordinamento dei sistemi distributivi di elaborazione dei dati nonché del centro elaborazione dati e relativa rete di terminali, assicurando il corretto e tempestivo trattamento delle procedure in esercizio;

Anche attraverso opportune sperimentazioni: evoluzione della tecnologia, delle architetture, della progettazione programmi (software) e dei linguaggi, assicurando che i progetti informatici, di cui si programma la realizzazione, siano coerenti con tale evoluzione;

Gestione e controllo della base informativa di dati di supporto alla rete dell’Ente, all’ufficio relazioni con il pubblico e al web-server;

Monitoraggio e controllo della rete dell’Ente e dei sistemi interattivi di informazione e certificazione anagrafica;

Garanzia e tutela del diritto all’informazione e del diritto di accesso agli atti e documenti amministrativi, secondo le vigenti disposizioni di legge e regolamenti;

Applicazione delle norme di carattere generale e sul diritto di accesso;

Definizione e scelte, in collaborazione con gli altri Uffici, delle metodologie statistiche e degli indicatori statistici da impiegarsi per le applicazioni di interesse dell’Ente;

Proposte di definizione e realizzazione delle rilevazioni statistiche sistematiche e speciali necessarie all’Ente per l’espletamento delle funzioni istituzionali amministrative;

Acquisizione e archiviazione dei dati statistici, nonché la predisposizione di elaborati e della documentazione di carattere statistico;

Cura dei rapporti con le fonti e le utenze del settore statistico; in particolare, nel rispetto del D. Legisl. n. 322 del 6 settembre 1989:

fornisce al Sistema statistico nazionale i dati informativi previsti dal programma statistico nazionale relativi all’amministrazione di appartenenza, anche in forma individuale ma non nominativa ai fini della successiva elaborazione statistica;

collabora con le altre amministrazioni per l’esecuzione delle rilevazioni previste dal programma statistico nazionale;

contribuisce alla promozione e allo sviluppo informatico a fini statistici degli archivi gestionali e delle raccolte di dati amministrativi.

Per i compiti di cui sopra, l’Ufficio statistica ha accesso a tutti i dati statistici in possesso dell’amministrazione di appartenenza, salvo eccezioni relative a categorie di dati di particolare riservatezza espressamente previste per legge. Può richiedere all’amministrazione di appartenenza elaborazioni di dati necessari alle esigenze previste dal programma statistico nazionale.

Predisposizione ed elaborazione di dati informatici, ricerche e statistiche per la conoscenza quali -quantitativa dei flussi delle utenze studentesche; per la diagnosi dei settori operativi dell’ente e dei servizi socio-assistenziali; per l’approfondimento dei comportamenti dell’amministrazione in rapporto alle esigenze degli utenti e della Università, nonché degli effetti delle relative politiche;

Predisposizione al Consiglio di Amministrazione di un piano annuale di dati ed indagini da effettuarsi raccogliendo a tal fine elementi informatici - statistici forniti dagli Uffici;

Studio e applicazione, per quanto di competenza, delle seguenti Leggi numero: L.241/90, L. 675/96, D.Leg.vo 626/94, L. 15/68, L. 274/91, L. 127/97, artt. 1 e 2 D.P.R. 403/98, L. 29/93 e successive modificazioni;

Gestione diretta della quota economica di Bilancio inerente agli interventi e le attività del proprio centro di costo.

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ORGANI ISTITUZIONALI E CONVEGNISTICA

Svolge gli adempimenti necessari ad assicurare l’esercizio, da parte degli Organi Istituzionali (Consiglio, Presidente, Direttore e Revisore Unico), delle funzioni loro attribuite;

Predispone gli ordini del giorno delle sedute consiliari, l’invio delle convocazioni, i verbali ufficiali del Consiglio, svolge assistenza ai lavori del Consiglio, cura la tenuta delle presenze dei consiglieri ai fini della liquidazione delle relative competenze;

Svolge le funzioni di Segreteria della Presidenza e della Direzione, cura la gestione della corrispondenza particolare, la ricezione, classificazione e conservazione degli atti del Presidente e del Direttore, dei verbali del Consiglio di Amministrazione e del Revisore Unico;

Cura la stesura definitiva e l’invio, nei termini previsti, delle delibere consiliari agli Organi Regionali preposti alla vigilanza; da disposizioni per la loro pubblicazione nel sito dell’Ente ai sensi di legge; provvede alla loro notifica agli uffici interessati, una volta che gli atti sono divenuti esecutivi;

Collabora nella cura dell’immagine dell’Ente e dei rapporti con gli organi di stampa e di informazione;

Cura le attività legate al cerimoniale ed alla rappresentanza;

Cura la gestione preliminare di tutta la corrispondenza dell’Ente in arrivo (cartacea, fax, e-mail e posta certificata) e provvede alla trasmissione della stessa agli uffici competenti; provvede inoltre alla gestione della casella di PEC ufficiale dell’Ente, sia in arrivo che in partenza;

Sovrintende a tutti gli adempimenti connessi alla gestione di Convegni, Congressi, Seminari, Partnership ed alle relative convenzioni per la vendita dei servizi di ristorazione ed alloggio di cui all’art. 37 della L.R. n. 38/96, curando i contatti e lo scambio di corrispondenza con gli organizzatori, la definizione degli accordi convenzionali da sottoscrivere, la redazione e trasmissione degli ordini di servizio ai vari uffici, la codifica dei singoli ospiti con il rilascio della tessera personalizzata, nonché i successivi resoconti contabili e le richieste di emissione di fatture per il pagamento dei servizi resi;

Cura la gestione dei rapporti di scambio culturale con le Università straniere e provvede agli adempimenti connessi all’assegnazione dei soggiorni studio all’estero agli studenti (definizione dei Bandi di Concorso, delibere consiliari di approvazione e loro pubblicazione, raccolta domande studenti, espletamento lavori della Commissione esaminatrice, redazione e pubblicazione delle graduatorie finali, notifica ai vincitori e definizione delle pratiche per la partenza degli studenti assegnatari);

Predispone la rassegna stampa quotidiana e periodica e la raccolta degli estratti di interesse dell’Amministrazione;

Provvede all’invio della comunicazione annuale delle spese di pubblicità sostenute dall’Ente all’Autorità preposta;

Gestisce direttamente e predispone gli atti (Richieste di Acquisto e Istruttorie) per i pagamenti relativi alla quota economica di Budget inerente agli interventi ed alle attività dei propri centri di costo (Organi Istituzionali, Segreteria, Convegni, Partnership), per i quali provvede anche a formalizzare proposte di previsione, assestamento e prechiusura;

Sottoscrive gli atti per la gestione del personale assegnato allo stesso Servizio (ferie, permessi, recuperi, straordinari, congedi diversi).

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PATRIMONIO – MAGAZZINO – SOT

PATRIMONIO- MAGAZZINO

Gestione e tenuta dei registri di inventario dei beni patrimoniali mobili ed immobili;

Gestione e controllo della contabilità di magazzino;

Gestione e controllo dei movimenti in entrata ed in uscita, in carico e scarico, di tutte le merci e dei beni mobili e di facile consumo;

Controllo regolarità delle fatture delle merci ordinate e prese in consegna dall’Ente;

Controllo fatture e predisposizione atti per i pagamenti delle utenze: telefoni, acqua, TARI, energia elettrica, gas;

Gestione della cassa economale per anticipazioni ed acquisti minuti ed urgenti, al fine di garantire il regolare funzionamento delle attività dell’Ente, tenendone la contabilità e redazione dei relativi rendiconti, nel rispetto delle disposizioni di cui al Regolamento Economale;

Alienazione di beni mobili ed attrezzature obsolete o deteriorate o fuori uso, disponendo per la conseguente riscossione e contabilizzazione del ricavato;

Svolgimento di ogni altro compito concernente le funzioni economali e patrimoniali secondo le vigenti disposizioni;

Gestione materiali per uffici;

Abbonamenti a periodici e riviste;

Spedizioni postali;

Gestione operativa e contabile del parco automezzi dell’Ente (riparazioni, revisioni, acquisto carburante, ecc.);

Gestione tassa di possesso automezzi;

Riepiloghi, previsioni e suddivisioni utenze dei vari Centri di Costo;

Gestione del personale assegnato al Servizio Patrimonio-Magazzino (Turni, ferie, permessi, ordine di servizio, ecc.);

Gestione diretta della quota economica di Bilancio inerente agli interventi e alle attività dei Centri di Costo Patrimonio-Magazzino (Predisposizione dei budgets, assestamenti, prechiusure).

MANUTENZIONI TECNICHE

Manutenzione ordinaria di tutte le strutture di proprietà o gestite dall’Ente;

Gestione del magazzino dei pezzi di ricambio necessari per gli interventi, acquisto, carico, scarico, attribuzione ai Centri di Costo;

Controllo della regolarità delle fatture degli articoli acquistati per manutenzioni e predisposizione degli atti per i pagamenti;

Cura di tutti gli spazi esterni e del verde attorno alle strutture abitative ed agli altri immobili;

Gestione del riscaldamento di tutte le strutture dell’Ente con rapporti con ditta esterna a cui è affidata la conduzione del calore, riguardo ad orari di accensione, spegnimento, segnalazione guasti, verifica reports, controllo fatture e predisposizione atti per i pagamenti;

Rapporti con ditte esterne per interventi non risolvibili dai manutentori dell’Ente (R. di A., fatture, atti per pagamenti);

Gestione depuratore dei Collegi, verifica analisi e atti per pagamento fatture;

Gestione diretta della quota economica di Bilancio inerente agli interventi e alle attività dei Centri di Costo S.O.T. (Predisposizione del budget, assestamenti, prechiusure).

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PERSONALE

Istruttoria, cura ed esecuzione dei provvedimenti disciplinari.

Certificazioni di servizio e certificazioni economiche.

Gestione permessi sindacali, assemblee del personale e tenuta rapporti con le OO.SS.

Rilevazione delle deleghe sindacali ai fini della misurazione della rappresentatività sindacale.

Studio e applicazione del CCNL, sulle modalità di utilizzo dei distacchi, aspettative e permessi nonché delle altre prerogative sindacali del 7/8/1998; dalla stesura del Regolamento concernente la disciplina delle assemblee del personale e dei permessi sindacali dell’Ente al calcolo del monte ore dei permessi sindacali e alle modalità di ripartizione.

Gestione ordinaria del Personale (ferie, malattie, concessione aspettative, scioperi, ore straordinarie, festività, permessi, riposi compensativi, marcature in entrata e uscita, attribuzioni quote aggiunte di famiglia, concessioni aumenti periodici anticipati, acconti, riconoscimenti servizi, cessioni, riscatti, collocamenti a riposo, istruttoria giuridica per acconti di pensione) e redazione modulistica.

Gestione pratiche badge di presenza.

Controllo e stampa di cartellino individuale mensile e relativi saldi e consegna ai singoli dipendenti.

Gestione pratiche visite fiscali e relativi adempimenti.

Gestione permessi.

Studio e applicazione Legge 104/92, decretazione, autorizzazione, tenuta rapporti con le A.U.S.L.

Applicazione Legge 482/68 (ufficio Provinciale Lavoro) e studio nuove normative Legge 68/99.

Assistenza, predisposizione e istruzione pratiche fino al loro completamento, connesse alla cessazione dal servizio per qualsiasi ragione compreso il trattamento di fine rapporto (legge 34/84); invio del tutto alla Regione.

Gestione fascicolo personale (stato giuridico, stato economico, certificazione varia) in collegamento con il Servizio del Personale della Giunta Regionale Marche, quesiti alla stessa.

Istruzione pratiche: gravidanza e puerperio L. 1204/71, L. 903/77, L. 53/2000 e relativi provvedimenti, richiesta di visite medico collegiali alla competente A.U.S.L. per dispensa dal servizio e accertamento di idoneità.

Predisposizione orari di lavoro in ottemperanza alle vigenti disposizioni normative.

Predisposizione turni di servizio e relativo invio all’Ispettorato del Lavoro di Pesaro.

Studio Legale part-time e predisposizione atti e decretazione.

Decretazione per dispensa dal servizio.

Decretazione per modifica mansioni.

Consulenza sui decreti di ricongiunzione periodi assicurativi L.29/79 e sui T.R.C., invio alle sedi competenti.

Istruzione e redazione pratiche cessioni del quinto dello stipendio, trasmissione degli atti e documenti in Regione.

Costituzione, organizzazione, elaborazione del trattamento economico accessorio e liquidazione dei progetti di produttività e del trattamento economico accessorio in applicazione del CCNL e accordi sindacali decentrati emettendo la relazione conclusiva sui progetti e liquidando il provvedimento con decreto, per ogni singolo dipendente.

Rapporti con INAIL, tenuta registri per denuncia infortuni di tutto il personale a tempo indeterminato e invio pratiche alla Pubblica Sicurezza e alla Regione Marche.

Compilazione modulistica per detrazione fiscali individuali.

Consulenza e istruzione pratiche assegno nucleo famigliare e invio documentazione completa in Regione Marche per liquidazione.

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Consegna modello CUD.

Istruzione richieste variazione stipendio, deleghe accreditamento e varie, controllo cedolini stipendio e invio ai singoli dipendenti per e-mail, archiviazione quietanze.

Istruzione e aggiornamento su questioni indennità di turno e disponibilità e rischio, spedizione in Regione per quanto di competenza.

Valutazione, controllo e registrazione schede lavoro straordinario, redazione decreto ed invio al Servizio del Personale della Regione Marche.

Atti relativi al recupero economico per mancata prestazione lavorativa relativa decurtazione, sia per permessi personali che per superamento dei limiti della flessibilità.

Controllo, verifica e istruzione pratiche di assegnazione buoni pasto e rendicontazione all’Ufficio Economato e alla Regione.

Rapporti con Servizi e Uffici ERSU per l’assunzione del personale a tempo determinato nei casi previsti dal vigente ordinamento e verifica dei requisiti di accesso.

Costituzione dei rapporti di impiego, sia di ruolo che a tempo determinato, attraverso l’ufficio circoscrizionale di collocamento per le qualifiche ed i profili professionali interessati; cura delle procedure concorsuali, redazione bandi e dei relativi adempimenti, ivi compresa l’assistenza alle operazioni della Commissione giudicatrice e la verbalizzazione delle medesime.

Supervisione del piano degli interventi del servizio di pulizie appalti ‘consip’ nella sede centrale.

Gestione dinamica della dotazione organica: aggiornamenti periodici, esame dei posti vacanti o in soprannumero, definizione dei profili professionali, gestione della mobilità contrattuale o extracontrattuale.

Istruttorie e proposte di delibera su organizzazione amministrativa del personale, variazioni ed integrazioni.

Gestione stipendi del personale a tempo indeterminato (quanto trasmessi dalla Regione).

Controllo e liquidazione di competenze fisse e variabili al personale di ruolo e predisposizione di tutti gli adempimenti connessi giuridici e d economici; predisposizione atti per liquidazione competenze diverse a fronte di consulenze, incarichi, commissioni, etc. connessi al rapporto di servizio al personale dipendente.

Rapporti col personale per soddisfare esigenze d’informazione e, per la parte di competenza, di consulenza.

Predisposizione pratiche Indennità Premio Servizio.

Gestione pratiche per la formazione del personale.

Redazione di piani di formazione, anche sulla base delle necessità di reperimento di professionalità individuate attraverso lo strumento programmatico occupazionale.

Studio e applicazione, per quanto di competenza, delle seguenti Leggi: numero 241/90, 675/96; d.lgs. 626/94, 15/68, 274/91,127/97, artt. 1 e 2 D.P.R. 403/98, Legge 81/80 e successive modificazioni.

Coadiuvare il direttore (datore di lavoro) nella corretta gestione e realizzazione degli adempimenti previsti con d.lgs. 626/94 e Legge 81/80 e seguenti che si sintetizzano come di seguito indicato:

o Studio e applicazione d.lgs. 626/94 e successive modificazioni e integrazioni e D.LGS 81/2008.

o Gestione operativa della segreteria del datore di lavoro ai sensi del d.lgs. 626/94 e Legge 81/2008.

o Coordinamento relazioni con il medico competente e con il Responsabile del Servizio di prevenzione e protezione nella gestione di attività comuni alle specifiche normative in materia di sicurezza.

o Riferimento operativo coordinato di tutto il personale dell’ente in ordine alla questione della sicurezza sui luoghi di lavoro.

o Mantenimento rapporti con gli organi previsti per la gestione della sicurezza RSL, ASPP e responsabili dei servizio.

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PESARO STUDI – FANO ATENEO

Sportello “front-office” in merito ai servizi che l’Ente mette a disposizione degli studenti, nella fattispecie le provvidenze, in denaro e in servizi, gli alloggi e il servizio ristorazione;

Gestione degli alloggi, cinquantatre (n. 53) posti letto in appartamenti siti a Pesaro, in Via Petrucci, che l’Ente in parte ha acquistato e in parte ha preso in locazione;

Gestione Servizio Ristorazione, che consiste nella distribuzione di pasti (pranzo e cena) agli studenti e agli ospiti convenzionati presso due (n. 2) ristoranti convenzionati, rispettivamente uno (n. 1) a Pesaro e uno (n. 1) a Fano.

Nello specifico, per quanto riguarda lo sportello “font office”, le competenze sono le seguenti:

Per quanto concerne le provvidenze: 1) Informazione circa le forme di assistenza che l’Ente mette a disposizione degli studenti …. (Borse di Studio, Contributi Straordinari ecc.); 2) Informazioni circa le condizioni di reddito e di merito richieste per poterne usufruire; 3) Consulenza e supporto circa la corretta compilazione delle domande “on line”; 4) Contatti con le competenti Segreterie dell’Università degli Studi di Urbino; 5) Collaborazione con i colleghi del Servizio Gestione Provvidenze per Studenti.

Per ciò che concerne gli alloggi, la cui disponibilità di posti letto ammonta, complessivamente, a cinquantatre (n. 53), di cui ventotto (n. 28) nell’immobile di proprietà dell’Ente, Via Petrucci 39, e venticinque (n. 25) negli immobili presi in locazione, Via Petrucci nn. 43, 45, 49 e 51: 1) Informazioni circa le modalità (condizioni di reddito e di merito) richieste per poterne

usufruire; 2) Consulenza e supporto circa la corretta compilazione delle domande “on line”; 3) Collaborazione con i colleghi del Servizio Alloggi.

Per ciò che concerne il Servizio Ristorazione: 1) Informazioni circa le modalità richieste per poterne usufruire;

2) Consulenza e supporto circa la corretta compilazione delle domande “on line”; 3) Preparazione e distribuzione delle tessere servizi; 4) Collaborazione con i colleghi del Servizio Ristorazione. In particolare per gli alloggi di proprietà dell’Ente e per quelli presi in locazione dallo stesso Ente, si è provveduto a svolgere le seguenti attività:

o Gestione, organizzazione e assegnazione dei posti letto (trasferimenti da una camera all’altra, revoca del posto letto ecc.);

o Comunicazione degli ingressi alla Questura; o Comunicazione dei movimenti, in ingresso e in uscita, al Centro I.A.T. di Pesaro; o Controllo che venga rispettata la raccolta differenziata dei rifiuti; o Controllo circa il rispetto delle regole di “buon vicinato”, evitando schiamazzi,

rumori molesti e quant’altro; o Controllo del buono stato delle strutture e del buon funzionamento degli impianti

tecnici; o Controllo e coordinamento del personale esterno (Cooperativa di pulizie

convenzionata) incaricato della pulizia degli spazi comuni; o Costante controllo affinché gli ospiti adottino un comportamento idoneo a

tutelare l’integrità fisica di loro stessi e dei loro colleghi, l’integrità delle strutture, l’integrità dei beni mobili che formano l’arredo e delle suppellettili in dotazione alle stesse strutture;

o Costante contatto con gli ospiti (riunioni e incontri); o Utilizzo delle risultanze di un questionario, a suo tempo distribuito agli studenti,

che hanno evidenziato le criticità, dando modo all’Amministrazione di prendere mirati provvedimenti correttivi nei confronti dei servizi erogati (ristorazione e alloggi);

o Gestione del sistema di video sorveglianza installato all’interno delle strutture abitative;

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o Contatti con la proprietaria degli alloggi presi in locazione e con l’amministratore del condominio.

o Collaborazione con il Servizio Economato – Patrimonio – Magazzini – Manutenzioni (S.O.T.), in particolare con i manutentori, e contatti e coordinamento con le Ditte esterne autorizzate ad effettuare interventi tecnici di manutenzione.

Nel settore della ristorazione, le competenze sono le seguenti: o Continui contatti con i gestori degli esercizi commerciali convenzionati; o Controllo e verifica della gestione del servizio; o Utilizzo delle risultanze di un questionario, a suo tempo distribuito agli studenti,

che hanno evidenziato le criticità, dando modo all’Amministrazione di prendere mirati provvedimenti correttivi nei confronti dei servizi erogati (ristorazione e alloggi).

o Monitoraggio, tramite continui sopralluoghi presso i Ristoranti convenzionati, circa l’esatto rispetto delle regole dettate dalle rispettive Convenzioni, con particolare riguardo a quelle che si riferiscono alla riscossione dei pasti;

o Controllo circa il regolare funzionamento del sistema informatico che gestisce i pasti (ristorante a Pesaro);

o Contabilizzazione mensile dei corrispettivi relativi ai pasti erogati; o Collaborazione con il Servizio Bilancio; o Collaborazione con il Servizio S.I.S. e contatti e coordinamento con le Società

informatiche esterne autorizzate ad effettuare interventi tecnici di manutenzione.

L’ufficio ha competenza sul “monetizzatore”, installato presso la sede di “Pesaro Studi", contabilizzandone periodicamente gli incassi e controllandone il buon funzionamento. Si predispongono i provvedimenti amministrativi da sottoporre alla firma del Direttore; si svolgono attività di collaborazione con i Responsabili P.O. e i colleghi degli altri Servizi (Servizi in materia di Diritto allo Studio, nel settore degli alloggi, nel settore della ristorazione e nel settore delle manutenzioni) circa il miglioramento dell’offerta dei servizi a favore degli studenti.

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PROVVIDENZE AGLI STUDENTI

Approvazione bando di concorso borsa di studio: Modulistica on line; pubblicazione graduatoria provvisoria; ricorsi avversi alla graduatoria provvisoria; graduatoria definitiva; concessione alloggio beneficiari e idonei; liquidazione rate borsa di studio; conguaglio servizi mensa e alloggio studenti beneficiari.

Approvazione bando di concorso posto alloggio a pagamento: modulistica on line; graduatoria per la concessione dell' alloggio; assegnazione alloggio.

Approvazione bando di concorso posto alloggio per studenti diversamente abili: richiesta in modulistica on line; graduatoria alloggio; assegnazione alloggi; incremento e rivalutazione borsa di studio per studenti diversamente abili.

Approvazione regolamento mensa: modulistica on line; rilascio tessera servizi.

Controllo requisiti di merito e iscrizione con atenei: revoca borsa di studio per mancata iscrizione nei termini; revoca per mancanza merito; revoca per rinuncia agli studi; notifica atto allo studente per restituzione borsa di studio erogata e liquidata.

Concessione contributo ERASMUS a studenti beneficiari di borsa di studio: richiesta beneficio nella domanda on line di borsa di studio; pubblicazione graduatoria e contestuale liquidazione 70% alla partenza del programma di mobilità; liquidazione 30% a saldo al rientro; conguaglio(monetizzazione) dei servizi mensa e alloggio non usufruiti perchè all'estero con ERASMUS.

Individuazione degli studenti da sottoporre ad accertamento economico patrimoniale: verifica economico/patrimoniale studenti accertati; revoca della borsa di studio; notifica atto allo studente per restituzione importo più applicazione sanzione amministrativa borsa di studio;

Integrazione borsa di studio per studenti laureati in corso: modulo richiesta beneficio; pubblicazione graduatoria per la concessione dell'integrazione; liquidazione 50% della borsa di studio ottenuta nell'ultimo anno di corso.

Approvazione bando di concorso per collaborazioni studenti part-time; modulistica; pubblicazione graduatorie; moduli di accettazione lavoro part-time; liquidazione in denaro per ore prestate dallo studente presso l'ufficio;

Approvazione bando di concorso contributi straordinari: modulistica; pubblicazione graduatoria; liquidazione del contributo straordinario.

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RISTORAZIONE PRODUZIONE E SERVIZI

Gestione amministrativa di tutto il servizio che comprende più unità operative, sulla base dei regolamenti e delle disposizioni di funzionamento, quali: Servizi di ristorazione e servizio bar;

gestione e predisposizione attività relative alla sicurezza e igiene del personale e delle strutture;

responsabilità degli impianti direttamente utilizzati dai servizi a carattere collettivo e vigilanza sulla loro conservazione; manutenzione dei locali e delle attrezzature;

responsabilità nella gestione delle derrate alimentari in approvvigionamento, conservazione e per la parte di competenza (no magazzino generale) rendiconto periodico trimestrale dell’utilizzazione delle scorte alimentari da inviare dalla direzione;

gestione del personale assegnato al servizio (distribuzione del personale, articolazione ferie, mobilità del personale nell’ambito dei servizi operativi e per servizi in convenzione; coordinamento del personale necessario al regolare funzionamento dei servizi operativi);

monitoraggio e rendiconto delle scorte del materiale di pulizia in collaborazione con il servizio magazzino;

responsabilità negli ambiti attribuiti da regolamenti o disposizioni del funzionamento dei citati servizi;

responsabilità sull’erogazione dei servizi in armonia con il calendario accademico;

formulazione di proposte per l’alienazione di beni facenti parte del patrimonio disponibile dell’Ente relativi al Servizio, per quanto di competenza;

proposta, in collaborazione con altri uffici, di programmi di sviluppo delle strutture mobiliari ed immobiliari dell’Ente relativamente al servizio e dei piani d’intervento delle strutture esistenti;

stesura statistiche relative al servizio e trasmissione agli uffici competenti dei dati statistici sull’andamento dei servizi;

rapporti con l’ufficio Igiene dell’A.S.L. per il servizio di propria competenza; organizzazione del servizio di vigilanza alimentare in collaborazione con il Responsabile del sistema HACCP (O.S.A.);

studio e applicazione delle normative in materia di somministrazione e igiene degli alimenti, gestione del personale, anche in ordine alla sicurezza sui luoghi di lavoro, privacy, contabilità e documentazione amministrativa;

gestione diretta della quota economica di Bilancio inerente agli interventi e le attività del proprio centro di costo (predisposizione della previsione di budget, assestamenti e prechiusure,);

monitoraggio ciclico e cadenzato per valutare lo stato di soddisfazione delle utenze, in collaborazione con la Direzione dell’Ente;

formulazione della previsione degli acquisti necessari per l’espletamento del servizio.

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SERVIZI SUPPORTO AGLI STUDENTI – ORIENTAMENTO AGLI STUDI

Coordinamento e gestione del Servizio Librario (prestito libri, consultazione opere generali, tenuta registri e schedari, ecc.).

Coordinamento e gestione del Servizio Biblioteche Multimediali (collegamenti Internet, Posta elettronica, piccoli lavori in Office).

Coordinamento e gestione del Servizio Videoteca (prestito videocassette, l’organizzazione cura materiale sale TV dell’Ente).

Coordinamento e gestione del Servizio Ludoteca (prestito giochi in scatola, tenuta registri)

Coordinamento e gestione del Servizio Emeroteca (raccolta giornali e riviste con loro catalogazione, archiviazione e prestito per la consultazione).

Partecipazione ai Comitati tecnici e contatti con l’Università per l’Orientamento (organizzazione di giornate dello studente, convegni, ecc.).

Organizzazione e tenuta piccola biblioteca dell’Orientamento, con pubblicazioni di altre Università e di altri Enti per il diritto allo studio.

Programmazione e cura di strumenti informativi audio-visivi, informatici e telematici

Progettazione e coordinamento di campagne informative e promozionali sulle attività dell’Ente, in collaborazione con l’Università.

Progettazione e coordinamento attività di assistenza sanitaria per studenti universitari (ambulatori medici, presidi infermieristici, medicina preventiva, assistenza psicologica).

Studio e partecipazione alla elaborazione di una programmazione culturale annuale, in collaborazione con associazioni e gruppi studenteschi, nonché con altri Enti e associazioni culturali del territorio.

Coordinamento o patrocinio di singole iniziative culturali (spettacoli, mostre, ecc.), compresa la loro promozione negli ambienti universitari.

Coordinamento e gestione dei servizi culturali dell’Ente, con predisposizione degli atti per la concessione di spazi ad uso comune per attività culturali e ricreative, compreso la predisposizione degli atti per l’eventuale erogazione di contributi ad associazioni culturali studentesche per loro attività autonome.

Iniziative di promozione e facilitazione di nuovi contatti con Università straniere e di miglioramento dei servizi per studenti stranieri. Collaborazione con altri Enti per attività di marketing culturale territoriale che possa favorire l'aumento dell'utenza a pagamento dei servizi erogati dell’Ersu..

Stesura statistiche relative al servizi.

Studio e applicazione, per quanto di competenza, delle seguenti Leggi numero: 241/90, 675/96, 626/93, 15/68, 274/91, 127/97, artt. 1 e 2 D.P.R. 403/98, 29/93 e successive modificazioni.

Gestione diretta della quota economica del Bilancio dell’Ente, inerente agli interventi e le attività del proprio centro di costo.