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ALITALIA LOYALTY S.p.A.

MODELLO ORGANIZZATIVO AI SENSI DEL D.LGS. 231/2001

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PARTE GENERALE

Definizioni

“Attività Sensibili”: attività della Società nel cui ambito ricorre il rischio di commissione dei reati richiamati

dal D.Lgs. 231/2001;

“Consulenti”: coloro che agiscono in nome e / o per conto della Società sulla base di apposito mandato o di

altro vincolo di consulenza o collaborazione;

“Destinatari”: tutti coloro che operano per il conseguimento dello scopo e degli obiettivi della Società. Fra i

Destinatari del Modello sono annoverati i componenti degli Organi Sociali, l’Organismo di Vigilanza, i

dipendenti, i collaboratori, i consulenti esterni, i Partner;

“Dipendenti”: lavoratori subordinati della Società;

“Dirigenti”: lavoratori subordinati della Società con qualifica dirigenziale;

“D.Lgs. 231/2001”: Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 e s.m.i.;

“Linee guida Confindustria”: le Linee guida per la predisposizione dei modelli organizzativi e gestionali

diffuse da Confindustria approvate dal Ministero della Giustizia, al termine del procedimento di controllo

effettuato sulle stesse ai sensi dell’art. 6, comma 3, del decreto legislativo n. 231/2001 e del D.M. 26 giugno

2003, n. 201;

“Modello”: il modello di organizzazione, gestione e controllo della Società previsto dal D.Lgs. 231/2001,

approvato;

“Organi Sociali”: organi di governance e componenti del Collegio Sindacale della Società e Assemblea

degli azionisti della Società;

“Organismo di Vigilanza”: organismo di vigilanza della Società ai sensi del decreto legislativo n. 231/2001;

“P.A.”: Pubblica Amministrazione, inclusi i relativi funzionari nella loro veste di pubblici ufficiali o

incaricati di pubblico servizio;

“Partner”: controparti contrattuali della Società, quali ad es. fornitori, sia persone fisiche sia persone

giuridiche, ovvero soggetti con cui la Società addivenga ad una qualunque forma di collaborazione

contrattualmente regolata (soggetti con cui la Società concluda un’associazione temporanea d’impresa - ATI,

joint venture, consorzi, ecc.), ove destinati a cooperare con la Società nell’ambito delle Attività Sensibili;

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“Reati”: i reati sono quelli previsti dal D.Lgs. 231/2001 e successive integrazioni (per l’elenco delle

fattispecie di reato e delle relative norme incriminatrici v. apposito allegato alla presente Parte generale);

“Società”: Alitalia Loyalty S.p.A. (di seguito anche Loyalty).

1. DESCRIZIONE DEL QUADRO NORMATIVO

1.1 Il regime di responsabilità amministrativa previsto a carico delle persone giuridiche

Il D.Lgs. 231/2001, emanato in attuazione della delega conferita al Governo con l’art. 11 della Legge 29

settembre 2000, n. 300, disciplina la “responsabilità degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da

reato”.

Tale disciplina si applica agli enti dotati di personalità giuridica, nonché alle società e associazioni anche

prive di personalità giuridica.

Il D.Lgs. 231/2001 trova la sua genesi in alcune convenzioni internazionali e comunitarie ratificate dall’Italia

che impongono di prevedere forme di responsabilità degli enti collettivi per talune fattispecie di reato.

Secondo la disciplina introdotta dal D.Lgs. 231/2001 un ente (di seguito definito anche “società”) può essere

ritenuto “responsabile” per alcuni reati commessi o tentati, nell’interesse o a vantaggio della società stessa,

da:

soggetti apicali, ossia coloro i quali rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione

della società o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché coloro che

esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo delle stesse;

soggetti sottoposti alla direzione o alla vigilanza di soggetti apicali.

Per quanto attiene alla nozione di “interesse”, esso si concretizza ogniqualvolta la condotta illecita sia posta

in essere con l’esclusivo intento di conseguire un beneficio alla società, indipendentemente dalla circostanza

che tale obiettivo sia stato conseguito.

Del pari la responsabilità incombe sulla società ogniqualvolta l’autore dell’illecito, pur non avendo agito al

fine di beneficiare l’ente, abbia comunque fatto conseguire un “vantaggio” alla persona giuridica, di tipo

economico o meno.

La responsabilità amministrativa della società è autonoma rispetto alla responsabilità penale della persona

fisica che ha commesso il reato e si affianca a quest’ultima.

1.2 Fattispecie di reato previste dal Decreto

Il Decreto riguarda esclusivamente alcune particolari fattispecie di illecito penale, esplicitamente richiamate

dal Decreto medesimo.

Tali fattispecie di reato possono essere ricomprese, per comodità espositiva, nelle seguenti categorie:

reati contro la Pubblica Amministrazione (artt. 24 e 25 D.Lgs. 231/2001)1;

reati in materia di criminalità informatica (art. 24-bis D.Lgs. 231/2001);

reati di criminalità organizzata (art. 24-ter D.Lgs. 231/2001);

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reati in materia di falsità in monete, in carte di pubblico credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di

riconoscimento (art. 25-bis D.Lgs. 231/2001);

reati in materia di turbata libertà dell’industria e del commercio (art. 25-bis 1 D.Lgs. 231/2001);

reati societari (art.25-ter del D.Lgs. 231/2001)2;

reati in materia di terrorismo ed eversione dell’ordine democratico (art.25-quater D.Lgs. 231/2001);

reati di pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 25-quarter.1 D.Lgs. 231/2001);

reati contro la personalità individuale (art. 25-quinquies D.Lgs. 231/2001);

reati di manipolazione di mercato e abuso di informazioni privilegiate (art.25-sexies D.Lgs. 231/2001);

reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime commessi in violazione delle norme

antinfortunistiche e della tutela della salute e della sicurezza sul lavoro (art.25-septies D.Lgs. 231/2001);

reati transnazionali (art. 10 della l. 16 marzo 2006, n. 146, di “Ratifica ed esecuzione della Convenzione e

dei Protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato transnazionale, adottati dall’Assemblea

generale il 15 novembre 2000 e il 31 maggio 2001”);

reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita nonchè

autoriciclaggio (art.25-octies D.Lgs. 231/2001)3;

reati in materia di violazione del diritto d’autore (art. 25-novies D.Lgs. 231/2001);

reato di “Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria”

(art. 25-decies D.Lgs. 231/2001);

reati ambientali (art. 25-undecies D.Lgs. 231/2001)4;

reato di “impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare” (art 25-duodecies D.Lgs. 231/2001).

1.3 Sanzioni previste dal Decreto

Qualora se ne ravveda la responsabilità ai sensi del Decreto, in conseguenza della commissione o tentata

commissione dei reati sopra menzionati, a carico della società sono previste le seguenti sanzioni:

sanzione pecuniaria, calcolata tramite un sistema basato su quote, che vengono determinate dal giudice nel

numero e nell’ammontare, entro limiti definiti per legge;

sanzioni interdittive che, a loro volta, possono consistere in:

1. interdizione dall’esercizio dell’attività;

2. sospensione o revoca di autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito;

3. esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi ed eventuale revoca di quelli concessi;

4. divieto di pubblicizzare beni o servizi;

confisca del prezzo o del profitto del reato;

pubblicazione della sentenza in uno o più giornali.

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1.4 La condizione esimente: i Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo

Aspetto caratteristico del D.Lgs. 231/2001 è l’attribuzione di un valore “esimente” ai modelli di

organizzazione, gestione e controllo della società.

L’ente non risponde infatti dei reati commessi nel suo interesse o vantaggio da parte di uno dei soggetti

apicali se prova che:

l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione, gestione e controllo idonei

a prevenire i reati oggetto del Decreto;

il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato

affidato ad un “organismo” dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo;

le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli organizzativi;

il reato è stato commesso senza che vi fosse omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’organismo.

Nel caso, invece, di un reato commesso da soggetti sottoposti all’altrui direzione o vigilanza, l’ente risponde

se la commissione del reato è stata resa possibile dalla violazione degli obblighi di direzione o vigilanza alla

cui osservanza l’ente è tenuto.

La responsabilità amministrativa degli enti è in ogni caso esclusa, per espressa previsione legislativa (art. 5,

comma 2, del D.Lgs. 231/2001), se i soggetti apicali e/o i loro sottoposti hanno agito nell’interesse esclusivo

proprio o di terzi.

L’art. 7, comma 4, del D.Lgs. 231/2001 definisce, inoltre, i requisiti dell’efficace attuazione dei modelli

organizzativi:

- la verifica periodica e l’eventuale modifica del Modello, quando sono scoperte significative violazioni delle

prescrizioni ovvero quando intervengono mutamenti nell’organizzazione e nell’attività;

- un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello.

1.5 Sindacato di idoneità

L’accertamento della responsabilità della società, attribuito al giudice penale, avviene mediante: la verifica

della sussistenza del reato presupposto per la responsabilità della società; e il sindacato di idoneità sui

modelli organizzativi adottati.

Il sindacato del giudice circa l’astratta idoneità del Modello organizzativo a prevenire i reati di cui al D.Lgs.

231/2001 è condotto secondo il criterio della c.d. “prognosi postuma”.

Il giudizio di idoneità va formulato secondo un criterio sostanzialmente ex ante per cui il giudice si colloca,

idealmente, nella realtà aziendale nel momento in cui si è verificato l’illecito per saggiare la congruenza del

Modello adottato.

In altre parole, va giudicato “idoneo a prevenire i reati” il Modello organizzativo che, prima della

commissione del reato, potesse e dovesse essere ritenuto tale da azzerare o, almeno, minimizzare, con

ragionevole certezza, il rischio della commissione del reato successivamente verificatosi.

1.6 Codici di Comportamento predisposti dalle associazioni rappresentative degli enti

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L’art. 6, comma 3, del D.Lgs.231/2001 prevede quanto segue: “I modelli di organizzazione e di gestione

possono essere adottati, garantendo le esigenze di cui al comma 2, sulla base di codici di comportamento

redatti dalle associazioni rappresentative degli enti, comunicati al Ministero della giustizia che, di concerto

con i Ministeri competenti, può formulare, entro trenta giorni, osservazioni sulla idoneità dei modelli a

prevenire i reati”.

Confindustria ha definito le “Linee guida per la costruzione dei modelli di organizzazione, gestione e

controllo ex D.Lgs. 231/2001”, diffuse in data 7 marzo 2002.

Tali Linee guida sono state:

- integrate in data 3 ottobre 2002, con l’inserimento di un’appendice relativa ai c.d. reati societari (introdotti

nel D.Lgs. 231/2001 con il D.Lgs. n. 61/2002);

- aggiornate il 24 maggio 2004;

- aggiornate ancora una volta e, trasmesse al Ministero della Giustizia il 18 febbraio 2008, per gli

adeguamenti diretti a fornire indicazioni in merito alle misure idonee a prevenire la commissione dei nuovi

reati-presupposto in materia di abusi di mercato, pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili,

criminalità organizzata transnazionale, salute e sicurezza sul lavoro e antiriciclaggio (aggiornamento al 31

marzo 2008);

- predisposte a marzo 2014 ed approvate dal Ministero della Giustizia il 21 luglio 2014 (come previsto

dall'art. 6, co. 3, D. Lgs. 231/01). Tale nuova versione tiene conto: delle novità normative che hanno visto un

progressivo ampliamento del catalogo dei reati presupposto della responsabilità amministrativa degli enti;

della giurisprudenza e dottrina maturata in ambito “231”; dell’evoluzione dei modelli di organizzazione e di

gestione e delle misure di prevenzione adottate dagli enti.

Le Linee guida di Confindustria forniscono, tra l’altro, indicazioni metodologiche per l’individuazione delle

aree di rischio (settore/attività nel cui ambito possono essere commessi reati), la progettazione di un sistema

di controllo (i c.d. protocolli per la programmazione della formazione e per l’attuazione delle decisioni

dell’ente) e i contenuti del modello di organizzazione, gestione e controllo.

In particolare, le Linee guida di Confindustria suggeriscono alle società associate di utilizzare i processi di

risk assessment e risk management e prevedono le seguenti fasi per la definizione del modello:

- identificazione dei rischi e dei protocolli

- adozione di alcuni strumenti generali tra cui i principali sono un codice etico con riferimento ai reati ex

D.Lgs. 231/2001 e un sistema disciplinare;

- individuazione dei criteri per la scelta dell’organismo di vigilanza, indicazione dei suoi requisiti, compiti e

poteri e degli obblighi di informazione.

Nella predisposizione del presente Modello, la Società si è principalmente ispirata alle citate Linee guida di

Confindustria, oltre che ai Codici di comportamento delle principali associazioni rappresentative e alle best

practice relative alle diverse aree di attività. A tal proposito, si veda quanto riportato nel capitolo 3 del

presente documento. Le eventuali divergenze rispetto a punti specifici delle Linee guida di Confindustria

rispondono all’esigenza di adeguare le misure organizzative e gestionali all’attività concretamente svolta

dalla Società ed al contesto nel quale essa opera.

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La Società monitora costantemente le evoluzioni legislative in riferimento alla disciplina della responsabilità

degli enti per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato; valuta l’impatto dei cambiamenti significativi

della struttura organizzativa o dei settori di attività e prende atto di significative violazioni del Modello 231

e/o esiti di verifiche sull’efficacia del medesimo. Alla luce di tali fattispecie, valuta la possibilità di

aggiornamento del Modello, allineandolo nel tempo alle necessità via via riscontrate in sede di applicazione,

in ottemperanza al principio cardine secondo cui il Modello sia “sempre più adeguato” alla realtà aziendale.

2 L’ATTIVITA’ DI ALITALIA LOYALTY, IL MODELLO DI GOVERNANCE E L’ASSETTO

ORGANIZZATIVO DELLA SOCIETÀ

2.1 Attività di Alitalia Loyalty

Alitalia Loyalty è una società partecipata al 75% dalla società estera Global Loyalty Company LLC (d’ora in

avanti anche GLC) ed al 25% dalla società italiana Alitalia – Società Aerea Italiana S.p.a. (d’ora in avanti

anche Alitalia SAI)

Loyalty ha per oggetto societario principale la gestione e lo sviluppo dei programmi di fidelizzazione della

clientela di Alitalia e di altri vettori aerei nazionali ed esteri; la gestione e lo sviluppo delle partnership

connesse ai programmi di fidelizzazione; la gestione dei servizi di customer; l’emissione e la vendita al

pubblico di biglietti aerei e biglietti premio; le attività di merchandising, licenza e sviluppo commerciale dei

propri marchi e diritti di proprietà intellettuale.

Sostanzialmente la principale attività di Loyalty è rappresentata dalla gestione e sviluppo del programma di

fidelizzazione dei clienti Alitalia che prende il nome di “Programma Millemiglia” in virtù del quale

qualunque passeggero di Alitalia, previa adesione e acquisizione della qualità di socio (mediante apposita

iscrizione) ottiene, per ogni volo effettuato col vettore Alitalia (o suoi partner) o per ogni acquisto di beni e

servizi effettuato presso Alitalia o partner commerciali, un determinato numero di punti (le miglia) aventi

valore economico che danno diritto, al raggiungimento di una determinata soglia di accumulo, alla

riscossione di premi. Si evidenzia che lo stesso regolamento Millemiglia (consultabile sul sito web di Alitalia

nella sezione “millemiglia”) definisce il programma di fidelizzazione quale concorso a premi ai sensi del

D.P.R. 26 ottobre 2001, n. 430.

All’interno di Loyalty, come ricavabile dall’organigramma agli atti, vengono svolte tutte le funzioni tipiche

aziendali (amministrazione, area legale, area commerciale, ecc..).

La maggior parte dei dipendenti è applicata in attività strettamente connesse alla gestione – attraverso il

sistema informatico e telefonico (customer care) – del programma millemiglia.

Pertanto attraverso accesso a sistemi informatici i dipendenti delle aree denominate LOYALTY PROGRAM

e LOYALTY CUSTOMER MANAGEMENT (ciascuno sulla base delle proprie mansioni e dei propri livelli

autorizzativi) entrano in contatto con dati personali relativi alla posizione del socio aderente al Programma

Millemiglia, gestiscono gli accrediti delle miglia, possono modificare il saldo delle miglia (ad esempio

decurtando miglia in caso di accredito non dovuto o, viceversa, accreditandone in caso di errori omissivi) e

compiono tutte le più svariate operazioni (informatiche) funzionali allo svolgimento della loro attività,

accedendo al sistema informatico di Loyalty.

Per i dipendenti in possesso di livelli autorizzativi alti è possibile creare account di soci, emettere biglietti

aerei (o meglio, dare input agli uffici competenti affinchè emettano biglietti aerei premio a determinati soci

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che ne abbiano maturato il diritto), controllare nel dettaglio la singola posizione di ogni socio (quanto

viaggia, che tipo di voli effettua, su quali paesi, a quali condizioni, per quale durata, ecc.).

2.2 Modelli di Governane e assetti organizzativi

La Società per i fini sopra specificati potrà compiere tutte le operazioni mobiliari ed immobiliari,

commerciali, industriali e finanziarie, che siano reputate utili od anche soltanto opportune a giudizio degli

organi societari competenti E’ peraltro espressamente prevista la facoltà della Società di ricevere prestiti e

finanziamenti da propri soci e in generale di raccogliere il risparmio presso propri.

La società è amministrata da:

a) un Consiglio di Amministrazione (d’ora in avanti “C.d.A.”) composto da 5 membri di cui un

Presidente del C.d.A., un Amministratore Delegato e tre Consiglieri Delegati;

il C.d.A. è investito dei più ampi poteri per la gestione ordinaria e straordinaria della società ed ha facoltà di

compiere tutti gli atti che ritenga opportuno per l’attuazione ed il raggiungimento degli scopi sociali esclusi

quelli che la Legge o lo statuto riservano in modo tassativo all’assemblea.

Il C.d.A. può:

1) nominare uno o più Amministratori Delegati anche nella persona del Presidente;

2) nominare un segretario scelto anche all’infuori dei suoi componenti;

3) nominare uno o più institori o procuratori ad negotia o mandatari in genere per determinati atti o

categorie di att, anche con facoltà di sub-delega. Non possono essere delegate le attribuzioni indicate

nell’art. 2381 c.c. e quelle non delegabili ai sensi di legge o dello statuto. Gli organi delegati

riferiscono al C.d.A. e al collegio sindacale almeno ogni 3 mesi, sul generale andamento della

gestione e sulla prevedibile evoluzione nonché sulle operazioni di maggior rilievo, per le loro

dimensioni e caratteristiche, effettuate dalla società e della sue controllate. La firma e la

rappresentanza legale e processuale della società spettano al Presidente del C.d.A. e, nell’ambito dei

poteri conferiti, a ciascun Amministratore Delegato.

b) Collegio sindacale: chiamato a vigilare sull’osservanza della legge e dell’atto costitutivo e sul

rispetto dei principi di corretta amministrazione nello svolgimento delle attività sociali, ma anche a

vigilare sull’efficacia del sistema di controllo interno e di revisione interna;

c) Organismo di Vigilanza: organo collegiale dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo a cui è

affidato, da parte dell’Organo Amministrativo, il compito di vigilare sul funzionamento e

l’osservanza del modello (adottato ed efficacemente attuato) e di curarne l’aggiornamento;

d) Società di revisione: incaricata dell’attività di revisione contabile. Tale attività viene svolta in

conformità della vigente normativa di settore.

2.3 Gli strumenti di governance di Alitalia Loyalty S.p.A

La Società si è dotata di un insieme di strumenti di governo dell’organizzazione che ne garantiscono il

corretto funzionamento e che possono essere così riassunti:

1) Code of Business Conduct: Alitalia Loyalty ha fatto propri i valori del Codice Etico di Global

Loyalty Company denominato, appunto, Code of Business Conduct (di seguito “Code”).

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Esso esprime i principi etici e di deontologia che la Società riconosce come propri e sui quali

richiama l’osservanza da parte di tutti coloro che operano per il conseguimento degli obiettivi della

Società.

2) Statuto: in conformità con le disposizioni di legge vigenti, contempla diverse previsioni relative al

governo societario volte ad assicurare il corretto svolgimento dell’attività di gestione.

3) Comunicazioni Organizzative: definiscono le aree di responsabilità e l’articolazione della struttura

organizzativa.

4) Disposizioni Organizzative: documenti attraverso i quali vengono comunicate linee guida, livelli

autorizzativi, indirizzi o politiche di Gruppo che non prevedono la descrizione di un flusso

procedurale.

5) Sistema Normativo Procedurale: comprende l’insieme delle norme che regolamentano le

responsabilità e le modalità di esecuzione delle attività e delle fasi che costituiscono i processi

aziendali.

6) Sistema delle procure: definisce l’attribuzione dei poteri rappresentativi della Società.

7) Contratto di servizio intercompany: regola formalmente le modalità, i termini e le condizioni

attraverso le quali Alitalia Società Aerea Italiana e Global Loyalty Company si impegnano a fornire

servizi, consulenza e assistenza alla Società.

8) la Società ha individuato i Datori di Lavoro ai sensi del Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81 in

materia di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro nonché nominato i responsabili del

Trattamento dei dati ai sensi del Decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 in materia di tutela e

sicurezza dei dati personali.

2.4 Sistema di controllo interno

Il sistema di controllo interno è un insieme di regole, procedure e strutture organizzative avente lo scopo di

monitorare il rispetto delle strategie ed il conseguimento delle seguenti finalità:

(i) efficacia ed efficienza dei processi e operazioni aziendali (di business, di staff,, ecc.);

(ii) adeguato controllo dei rischi;

(iii) qualità e affidabilità dell’informazione economica e finanziaria;

(iv) rispetto di leggi e regolamenti, delle norme e delle procedure aziendali;

(v) salvaguardia del valore delle attività aziendali e del patrimonio sociale e protezione dalle perdite.

I principali soggetti attualmente responsabili dei processi di controllo, monitoraggio e vigilanza nella Società

(anche ai fini del D.Lgs. 231/2001) sono:

- il Consiglio di Amministrazione;

- il Collegio Sindacale;

- l’Organismo di Vigilanza ai sensi del D.Lgs. 231/2001;

- la Funzione Internal Audit di Alitalia Società Aerea Italiana e l’Etihad Aviation Group Ethics and

Compliance Office operante anche in Global Loyalty Company.

La funzione di Internal Audit di Alitalia opera in service anche per Alitalia Loyalty sulla base di un contratto

di servizio stipulato tra la stessa Alitalia e Alitalia Loyalty.

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Ai diversi Responsabili di Funzione - e a tutti i Dipendenti (anche se di Alitalia Società Aerea Italiana o GLC

ove trattasi di attività da quest’ultima svolte sulla base del Contratto di servizio, in appresso per brevità tutti

“Dipendenti”), ciascuno nell’ambito del proprio ruolo e delle proprie attribuzioni/attività svolte - è poi

affidato l’importante attività costituita dai “controlli di linea” (o controlli di primo livello).

In coerenza con le migliori prassi di governo e controllo aziendale, il SCI di Alitalia è stato progettato sulla

base del “modello delle tre linee di difesa”, ovvero:

- controlli di primo livello - o controlli di linea - diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni.

I controlli sono effettuati dalle stesse strutture operative o di staff e sono incorporati nelle procedure e nelle

altre regole aziendali;

- controlli di secondo livello - o controlli di monitoraggio - affidati a unità specializzate nel monitoraggio e

nel controllo dei rischi e diversi da quelli di linea (i.e. controllo di gestione, qualità, ecc);

- controlli di terzo livello – effettuati dall’Internal Audit - finalizzati alla valutazione e verifica periodica ed

indipendente , della funzionalità e dell’adeguatezza del sistema dei controlli interni.

In questo sistema si integra il Modello organizzativo 231, come rappresentazione di sintesi degli standard di

controllo “generali” e “specifici” finalizzati alla prevenzione dei cosiddetti “reati presupposto”

Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi esistente è stato definito considerando i seguenti

standard di controllo:

- Standard di controllo generali, applicabili a tutte le Attività Sensibili prese in considerazione;

- Standard di controllo specifici, applicabili per ciascuna delle Attività Sensibili per la quale sono individuati.

Standard di controllo generali

Gli standard di controllo generali, applicabili ad ogni attività aziendale e posti a base degli strumenti e delle

metodologie utilizzate per strutturare i presidi specifici di controllo possono essere sintetizzati come segue.

- Esistenza di procedure formalizzate: esistenza di disposizioni aziendali idonee a fornire principi di

comportamento, modalità operative per lo svolgimento delle attività sensibili nonché modalità di

archiviazione della documentazione rilevante.

- Tracciabilità e verificabilità ex post delle transazioni tramite adeguati supporti documentali/informatici e

oggettivizzazione delle scelte: per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale su cui

si possa procedere in ogni momento all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le

motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione

stessa e, in ogni caso, sono disciplinati con dettaglio i casi e le modalità dell’eventuale possibilità di

cancellazione o distruzione delle registrazioni effettuate. La salvaguardia di dati e procedure in ambito

informatico può essere assicurata mediante l’adozione delle misure di sicurezza già previste dal D.Lgs. n.

196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) per tutti i trattamenti di dati effettuati con

strumenti elettronici.

- Segregazione dei compiti: il sistema deve garantire l’applicazione del principio di separazione di funzioni,

per cui l’autorizzazione all’effettuazione di un’operazione, deve essere sotto la responsabilità di persona

diversa da chi esegue operativamente o controlla l’operazione. Inoltre, occorre che: i) i poteri e le

responsabilità siano chiaramente definiti e conosciuti all’interno dell’organizzazione; ii) i poteri autorizzativi

e di firma siano coerenti con le responsabilità organizzative assegnate. Tale segregazione è garantita

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dall’intervento, all’interno di uno stesso macro processo aziendale, di più soggetti al fine di garantire

indipendenza e obiettività dei processi. La separazione delle funzioni è attuata anche attraverso l’utilizzo di

sistemi informatici che abilitano certe operazioni solo a persone identificate ed autorizzate. La segregazione

viene valutata considerando l’attività sensibile nel contesto dello specifico processo di appartenenza e tenuto

conto della complessità della medesima attività.

- Esistenza di un sistema di poteri coerente con le responsabilità organizzative assegnate: i poteri

autorizzativi e di firma assegnati devono essere: i) coerenti con le responsabilità organizzative e gestionali

assegnate; ii) chiaramente definiti e conosciuti all’interno della Società. Sono definiti i ruoli aziendali ai

quali è assegnato il potere di impegnare la Società in determinate spese specificando i limiti e la natura delle

spese. L’atto attributivo di funzioni deve rispettare gli specifici requisiti eventualmente richiesti dalla legge

(es. delega in materia di salute e sicurezza dei lavoratori).

Standard di controllo specifici

Per ciascuna delle attività a maggior rischio - a seconda della categoria di reato cui sono potenzialmente

soggette - oltre all’applicazione delle misure generali di cui al precedente paragrafo, sono inoltre definiti

degli standard di controllo specifici oggetto di trattazione all’interno delle Parti Speciali.

Gli standard di controllo generali sopra indicati prevedono la formazione di protocolli di controllo specifici

che stabiliscono:

a) che tutte le operazioni, la formazione e l’attuazione delle decisioni della Società rispondono ai principi e

alle prescrizioni contenute nelle disposizioni di legge, dello Statuto, del Codice Etico e delle procedure

aziendali;

b) che sono definite e adeguatamente comunicate le disposizioni aziendali idonee a fornire principi di

comportamento, modalità operative per lo svolgimento delle attività sensibili nonché modalità di

archiviazione della documentazione rilevante;

c) che per tutte le operazioni di normale gestione:

- sono formalizzate le responsabilità di gestione, coordinamento e controllo all’interno della Società, nonché

i livelli di dipendenza gerarchica e la descrizione delle relative responsabilità;

- sono sempre documentabili e ricostruibili le fasi di formazione degli atti;

- sono sempre formalizzati e documentabili i livelli autorizzativi di formazione degli atti, a garanzia della

trasparenza delle scelte effettuate;

- l’assegnazione e l’esercizio dei poteri nell’ambito di un processo decisionale è congruente con le posizioni

di responsabilità e con la rilevanza e/o la criticità delle sottostanti operazioni economiche;

- non vi è identità soggettiva fra coloro che assumono o attuano le decisioni, coloro che devono dare

evidenza contabile delle operazioni decise e coloro che sono tenuti a svolgere sulle stesse i controlli previsti

dalla legge e dalle procedure contemplate dal sistema di controllo interno;

- l’accesso ai dati della Società è conforme al D.Lgs. n. 196 del 2003 e successive modifiche e integrazioni,

anche regolamentari;

- l’accesso e l’intervento sui dati della Società è consentito esclusivamente alle persone autorizzate;

- è garantita la riservatezza nella trasmissione delle informazioni;

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- i documenti riguardanti la formazione delle decisioni e l’attuazione delle stesse sono archiviati e conservati,

a cura dell’Unità Organizzativa competente, con modalità tali da non permetterne la modificazione

successiva, se non con apposita evidenza. L’accesso ai documenti già archiviati è consentito solo alle

persone autorizzate in base alle norme interne, nonché al Collegio Sindacale, alla Società di Revisione e

all’Organismo di Vigilanza.

d) che tutti i rapporti con le controparti siano adeguatamente formalizzati e tracciati. In particolare, per i

rapporti che prevedono l’utilizzo di contratti è esplicitamente prevista l’applicazione, ai fini della

conclusione del contratto, di clausole con cui i terzi: dichiarano di essere a conoscenza delle disposizioni di

cui al Decreto e di aver acquisito il Modello di Alitalia Loyalty; si obbligano a non adottare atti o a tenere

comportamenti non conformi con il Modello e con il Codice Etico (Code of Business Conduct); si obbligano

a non porre in essere alcun atto od omissione, a non dare origine ad alcun fatto e a non tenere alcun

comportamento che possa esporre Alitalia Loyalty al rischio dell’applicazione delle sanzioni previste dal

D.Lgs. 231/01 o da cui possa comunque derivare una responsabilità di Alitalia Loyalty sulla base di

quest’ultimo. La Società ha puntualmente individuato le categorie di controparti (ossia: lessors, primarie

controparti finanziarie, rilevanti corporations non italiane) in merito alle quali, anche a fronte della mancata

accettazione di tale clausola, è comunque ammessa la conclusione del contratto, purchè la controparte sia

dotata di un proprio codice etico.

2.5 Rapporti infragruppo

Nell’ambito dei processi di organizzazione del Gruppo, si è proceduto all’accentramento presso Alitalia

Società Aerea Italiana di funzioni ed attività al fine di conseguire sinergie, nonché di razionalizzare e rendere

più incisiva ed efficiente la complessiva azione del Gruppo.

Allo stesso modo GLC, al fine di supportare la Società nello svolgimento di attività specifiche svolge

funzioni e servizi in favore di Alitalia Loyalty.

Conseguentemente sono stati stipulati tra le società e nell’interesse di ciascuna di esse contratti che

disciplinano i servizi che Alitalia SAI e GLC forniscono ad Alitalia Loyalty assicurandole supporto nella

gestione delle correlate attività. Tali contratti contengono le clausole standard (oggetto, durata, etc.), le

caratteristiche essenziali dei servizi e la determinazione dei corrispettivi.

In particolare, sulla base di tali contratti, Alitalia SAI e GLC forniscono servizi di supporto, consulenza e

assistenza riguardanti funzioni ed attività tradizionalmente definite di Corporate.

Nell’esecuzione di questi contratti, la Società erogante il servizio deve:

- attenersi ai principi etico-comportamentali definiti e fatti propri dalla Società con l’adozione del Codice

Etico;

- applicare un sistema di controllo interno che tuteli dalla possibile commissione di illeciti previsti dal

Decreto.

3 IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO

3.1 Premessa

La decisione di adottare un modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001, oltre a

rappresentare un motivo di esenzione dalla responsabilità della Società con riferimento alla commissione dei

12

reati richiamati dal D.Lgs. 231/2001, costituisce in primo luogo, un atto di responsabilità della Società stessa

nei confronti dei propri dipendenti, clienti, fornitori, finanziatori, istituzioni, collettività, ambiente, ecc.

L’adozione del modello ed una sua efficace implementazione contribuisce inoltre ad una migliore gestione

del sistema di controllo interno favorendo, altresì, il consolidarsi di una cultura aziendale che valorizzi i

principi di trasparenza, eticità, correttezza e rispetto delle regole anche a beneficio dell’immagine di Alitalia

Loyalty e più in generale del Gruppo e del rafforzarsi del sentimento di fiducia che i passeggeri e aderenti al

programma Millemiglia nutrono nei confronti della stessa (asset, questo, sempre più prezioso).

L’introduzione di un ulteriore sistema di controllo dell’agire imprenditoriale, unitamente alla definizione e

divulgazione di principi etici, migliora i già elevati standard di comportamento adottati dalla Società e

contribuisce a meglio regolare i comportamenti e le decisioni di quanti, quotidianamente, sono chiamati ad

operare nell’interesse di Loyalty.

Nella definizione del Modello si è, quindi, tenuto conto:

- delle Linee guida di Confindustria, oltre che dei Codici di comportamento delle principali associazioni

rappresentative e delle best practice relative alle diverse aree di attività;

- dei principi del Modello adottato dalla controllante Alitalia Società Aerea Italiana ai quali Loyalty si è

sempre attenuta operando in virtù del menzionato contratto di fornitura di svariati servizi funzionali allo

svolgimento dell’attività societaria;

- dei principi contenuti nel Code of Business Conduct di GLC;

- della struttura organizzativa della Società;

- dell'evoluzione della giurisprudenza e della dottrina;

- della prassi delle società italiane ed estere in ordine all’adeguamento al D.Lgs. 231/2001;

- del processo di risk assessment.

3.2 Funzione del Modello

La Società intende, in definitiva, affermare e diffondere una cultura di impresa improntata:

- alla legalità, trasparenza, eticità, correttezza e rispetto delle regole anche ribadendo che, coerentemente con

i rigorosi principi adottati da Alitalia Società Aerea Italiana e Global Loyalty Company cui ha inteso aderire,

nessun comportamento illecito può ritenersi consentito, anche qualora commesso nell’interesse o a vantaggio

dell’impresa;

- al controllo, che deve governare tutte le fasi decisionali e operative dell’attività sociale, nella piena

consapevolezza dei rischi derivanti dalla possibile commissione di reati.

Il raggiungimento delle predette finalità si concretizza in un sistema coerente di principi, procedure

organizzative, gestionali e di controllo e disposizioni che danno vita al Modello che la Società, alla luce delle

considerazioni che precedono, ha predisposto e adottato. Tale Modello ha tra gli obiettivi principali quelli di:

- sensibilizzare i soggetti che collaborano, a vario titolo, con Alitalia Loyalty S.p.A. (dipendenti, consulenti,

fornitori, ecc.), richiedendo loro, nell’ambito delle attività svolte nell’interesse della Società, di adottare

comportamenti corretti e trasparenti, in linea con i valori etici a cui la stessa si ispira nel perseguimento del

proprio oggetto sociale e tali da prevenire il rischio di commissione degli illeciti contemplati nel Decreto;

13

- determinare nei predetti soggetti la consapevolezza di potere incorrere, in caso di violazione delle

disposizioni impartite dalla Società, in conseguenze disciplinari e/o contrattuali, oltre che in sanzioni penali e

amministrative comminabili nei loro confronti;

- istituire e/o rafforzare controlli che consentano alla Società di prevenire o di reagire tempestivamente per

impedire la commissione di illeciti da parte dei soggetti apicali e delle persone sottoposte alla direzione o alla

vigilanza dei primi che comportino la responsabilità amministrativa della Società;

- consentire alla Società, attraverso un’azione di monitoraggio sulle aree di attività a rischio, di intervenire

tempestivamente, al fine di prevenire o contrastare la commissione dei reati e sanzionare i comportamenti

contrari al proprio Modello;

- garantire la propria integrità, adottando gli adempimenti espressamente previsti dall’art. 6 del Decreto;

- migliorare l’efficacia e la trasparenza nella gestione delle attività aziendali;

- determinare una piena consapevolezza nel potenziale autore dell’illecito che la commissione di un

eventuale illecito è fortemente condannata e contraria - oltre che alle disposizioni di legge - sia ai principi

etici ai quali la Società intende attenersi sia agli stessi interessi della Società anche quando apparentemente

potrebbe trarne un vantaggio.

3.3 I Destinatari del Modello

Sono Destinatari del Modello sia le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o

di direzione nella Società o in una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale,

nonché chi esercita, anche di fatto, la gestione e il controllo della Società, sia le persone sottoposte alla

direzione o alla vigilanza di uno dei predetti soggetti (ai sensi dell’art. 5, D.Lgs. 231/2001), ma, anche, più in

generale, tutti coloro che operano per il conseguimento dello scopo e degli obiettivi della Società. Fra i

Destinatari del Modello sono, quindi, annoverati i componenti degli organi sociali, i soggetti coinvolti nelle

funzioni dell’Organismo di Vigilanza, i Dipendenti, i Consulenti, i Partner, le controparti finanziarie.

3.4 La metodologia di Loyalty per la definizione del modello di organizzazione, gestione e controllo ex

D.Lgs. 231/2001

La metodologia adottata per il progetto di predisposizione del Modello, in termini di organizzazione,

definizione delle modalità operative, strutturazione in fasi, assegnazione delle responsabilità tra le varie

funzioni aziendali, è stata definita con l’obiettivo di garantire la definizione di un processo in linea con le

migliori prassi, sostenibile nel tempo ed integrato nel cotesto organizzativo ed operativo della Società.

Si riportano di seguito le principali fasi logiche:

- risk assesment: individuazione dei processi e delle attività nel cui ambito possono essere commessi i reati

richiamati dal D.Lgs. 231/2001 ed identificazione delle modalità esemplificative attraverso cui, in modo

teorico, i reati presupposto sono potenzialmente applicabili alla realtà aziendale tenendo conto del contratto

di servizi in essere con Alitalia SAI e GLC, del risk assesment effettuato e del modello organizzativo di

quest’ultima;

- interviste e gap analysis; condivisione del profilo di rischio, rilevazione dei presidi di controllo in essere ed

identificazione di eventuali carenze/gap;

- elaborazione del Modello.

Risk Assessment

14

L’art. 6, comma 2, lett. a) del D.Lgs. 231/2001 indica, tra i requisiti del modello di organizzazione, gestione

e controllo, l’individuazione dei processi e delle attività nel cui ambito possono essere commessi i reati

espressamente richiamati dal Decreto. Si tratta, in altri termini, di quelle attività e processi aziendali che

comunemente sono definiti “sensibili” (di seguito, “attività sensibili” e “processi sensibili”).

Scopo della presente fase è stato, pertanto, l’identificazione degli ambiti aziendali e l’individuazione

preliminare dei processi e delle attività sensibili, nonché la definizione delle modalità esemplificative

attraverso cui, in via teorica, i reati presupposto possono concretamente attuarsi nella realtà aziendale.

Propedeutica all’individuazione delle attività sensibili è stata l’analisi della struttura societaria ed

organizzativa, tenendo in particolare conto del rapporto integrato con Alitalia Società Aerea Italiana, secondo

quanto in precedenza rappresentato.

Sulla base dell’analisi del modello di business della Società - e, in tale contesto, delle attività svolte da

Alitalia Società Aerea Italiana e GLC in favore di Alitalia Loyalty nel quadro dei rapporti contrattuali in

essere tra le parti e del sistema dei poteri rappresentativi - unitamente agli atti organizzativi, è stata effettuata

una prima individuazione dei processi/attività sensibili e una preliminare identificazione delle Unità

organizzative responsabili di tali processi/attività.

Nello specifico, sono state svolte le seguenti attività finalizzate all’individuazione dei processi/attività

sensibili:

- raccolta della documentazione relativa alla struttura societaria ed organizzativa (ad esempio: organigrammi,

manuali operativi, deleghe di funzione, procure, ecc.);

- analisi della documentazione raccolta per l’approfondimento del modello di business della Società;

- rilevazione degli ambiti aziendali di attività e delle relative responsabilità funzionali;

- individuazione preliminare dei processi/attività sensibili ex D.Lgs. 231/2001;

- declinazione per ogni fattispecie di reato;

- individuazione preliminare delle Unità organizzative responsabili dei processi sensibili identificati.

Interviste e gap analysis

Lo scopo di tale fase è stato quello di identificare le risorse con una conoscenza approfondita dei

processi/attività sensibili e dei meccanismi di controllo attualmente in essere, completando e approfondendo

l’inventario preliminare dei processi/attività sensibili nonché delle Unità organizzative e dei soggetti

coinvolti (di seguito, “key officer”).

Tale analisi è stata svolta sia attraverso l’analisi della documentazione aziendale, sia attraverso incontri di

approfondimento tecnico effettuati con i key officer che hanno avuto anche lo scopo di stabilire per ogni

attività sensibile i processi di gestione e gli strumenti di controllo, con particolare attenzione agli elementi di

compliance e ai controlli preventivi esistenti a presidio delle stesse.

I key officer sono stati identificati nelle persone di più alto livello organizzativo in grado di fornire le

informazioni di dettaglio sui singoli processi aziendali e sulle attività delle singole Unità organizzative, al

fine di raggiungere un livello di informazione/dettaglio idoneo a comprendere il sistema dei controlli in

essere.

15

Di seguito sono elencate le attività svolte nel corso della presente fase operativa, al termine della quale è

stata definita una preliminare “mappa dei processi/attività sensibili” verso cui indirizzare l’attività di analisi e

gli approfondimenti:

- raccolta di ulteriori informazioni attraverso analisi documentale e incontri con i referenti interni del

Progetto;

- identificazione di ulteriori soggetti in grado di dare un apporto significativo alla comprensione/analisi delle

attività sensibili e dei relativi meccanismi di controllo;

- predisposizione della mappa che “incrocia” i processi/attività sensibili con i relativi key officer;

- analisi dei contratti di servizio in essere che regolano i rapporti con Alitalia Società Aerea Italiana e GLC;

- esecuzione di “interviste” strutturate con i key officer, nonché con il personale da loro indicato, al fine di

raccogliere, per i processi/attività sensibili individuati nelle fasi precedenti, le informazioni necessarie a

comprendere:

o i processi elementari/attività svolte;

o le Unità organizzative/soggetti interni/esterni coinvolti;

o i relativi ruoli/responsabilità;

o il sistema dei controlli esistenti;

- condivisione con i key officer di quanto emerso nel corso delle “interviste”;

- mappatura dei processi e delle attività individuate come sensibili in apposito documento che raccoglie le

informazioni ottenute e le eventuali criticità individuate sui controlli del processo sensibile analizzato.

Con specifico riferimento all’attività di Gap analysis l’obiettivo è stato quello di individuare i) i requisiti

organizzativi caratterizzanti un modello organizzativo idoneo a prevenire i reati richiamati dal D.Lgs.

231/2001 e ii) le eventuali azioni di miglioramento del modello organizzativo e di controllo esistente.

Al fine di rilevare ed analizzare in dettaglio il modello di controllo esistente a presidio dei rischi riscontrati

ed evidenziati nell’attività di risk assessment sopra descritta e di valutare la conformità del modello stesso

alle previsioni del D.Lgs. 231/2001, è stata effettuata un’analisi comparativa (la c.d. “gap analysis”) tra il

sistema organizzativo e di controllo esistente (“as is”) e un modello astratto di riferimento valutato sulla base

del contenuto della disciplina di cui al D.Lgs. 231/2001 (“to be”).

Definizione del Modello

Lo scopo della fase è stata la definizione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs.

231/2001 della Società (tenuto conto delle Linee guida di Confindustria sulla materia e dei principi del

Modello adottato da Alitalia Società Aerea Italiana), articolato in tutte le sue componenti e personalizzato

alla realtà aziendale.

La realizzazione di tale fase è stata supportata dai risultati delle fasi precedenti ed ha visto la costante

condivisione delle diverse strutture coinvolte, compreso l’Organismo di Vigilanza.

3.1 Struttura del Modello

Il Modello è strutturato in due principali sezioni:

16

(i) la presente Parte generale, che descrive il quadro normativo di riferimento e disciplina il funzionamento

complessivo del sistema di organizzazione, gestione e controllo adottato volto a prevenire la commissione

dei reati presupposto;

(ii) Parti speciali, volte ad integrare il contenuto della Parte generale con una descrizione relativa:

- alle attività sensibili presenti nella realtà aziendale, nel cui ambito potrebbero astrattamente realizzarsi le

fattispecie di reato previste dal D.Lgs. 231/2001. Tale sezione riporta anche alcune modalità esemplificative

attraverso cui tali fattispecie di reato potrebbe essere commesse;

- ai principi di comportamento cui i destinatari del presente Modello devono ispirarsi nello svolgimento delle

attività;

- agli standard di controllo specifici, applicabili a ciascuna delle Attività Sensibili per la quale sono

individuati.

Con riferimento alla struttura delle Parti Speciali, sono state individuate le seguenti sezioni, organizzate per

“famiglia di reato”:

- Parte Speciale A: Reati contro la pubblica amministrazione e induzione a non rendere dichiarazioni o a

rendere dichiarazioni mendaci all’autorità giudiziaria;

- Parte Speciale B: Reati societari e Reati ed illeciti amministrativi di abuso di mercato;

- Parte Speciale C: Reati di criminalitá organizzata, Reati commessi con finalità di terrorismo o di eversione

dell'ordine democratico e Reati transnazionali;

- Parte Speciale D: Reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita,

nonché autoriciclaggio;

- Parte Speciale E: Reati di Omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime commessi con violazione

delle norme sulla tutela della Salute e Sicurezza sul Lavoro;

- Parte Speciale F: Reati contro l‘industria e il commercio e Reati di falsità in monete, in carte di pubblico

credito, in valori di bollo e in strumenti o segni di riconoscimento;

- Parte Speciale G: Reati contro la personalità individuale e Reati in materia di violazione del diritto

d‘autore;

- Parte Speciale H: Reati ambientali;

- Parte Speciale I: Impiego di cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare;

- Parte Speciale L: Reati informatici e trattamento illecito di dati.

3.2 Rapporto tra Modello e Codice Etico

A integrazione degli strumenti di controllo previsti nell’ambito del citato D.Lgs. 231/2001, la Società ha

fatto propri i valori del Code of Business Conduct (d’ora in avanti Code) di Global Loyalty Company,

espressione di un contesto aziendale ove primario obiettivo è quello di soddisfare, nel migliore dei modi, le

necessità e le aspettative degli stakeholder (es. azionisti, dipendenti, clienti, consulenti, fornitori) del Gruppo.

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Il Code ha lo scopo, tra l'altro, di favorire e promuovere un elevato standard di professionalità e di evitare

pratiche comportamentali difformi rispetto agli interessi dell'Azienda o devianti rispetto alla legge, nonché

contrastanti rispetto ai valori che la Società intende mantenere e promuovere.

Il Code è rivolto ai componenti degli Organi Sociali, a tutti i dipendenti di ogni ordine e grado del Gruppo e

a tutti coloro che, stabilmente o temporaneamente, interagiscono con la Società e con il Gruppo.

Il Code deve essere considerato, quindi, quale fondamento essenziale del Modello, poiché insieme

costituiscono un corpus sistematico di norme interne finalizzato alla diffusione di una cultura dell’etica e

della trasparenza aziendale. Il Modello (Parte generale e Parti speciali) e il Code sono elementi essenziali del

sistema di controllo; le regole di comportamento in essi contenute si integrano, pur rispondendo i due

documenti a una diversa finalità:

a) il Code rappresenta uno strumento adottato in via autonoma ed è suscettibile di applicazione sul piano

generale da parte della Società; esso esprime principi di “deontologia aziendale” riconosciuti come propri e

sui quali richiama l’osservanza di tutti;

b) il Modello risponde anche a specifiche prescrizioni contenute nel Decreto, finalizzate a prevenire la

commissione di particolari tipologie di reati (per fatti che, commessi apparentemente a vantaggio

dell’Azienda, possono comportare una responsabilità amministrativa in base alle disposizioni del Decreto

medesimo).

Con specifico riguardo alle segnalazioni degli stakeholders è stata attivata una linea di comunicazione

denominata “Ethics Line” raggiungibile all’indirizzo web http://expolink.co.uk/whistleblowing/submit-a-

report/italian/ (codice di accesso: ethics line”) cui possono essere inoltrate le segnalazioni attraverso la

compilazione di un apposito form. Le segnalazioni possono essere inviate anche a mezzo posta all’indirizzo

“Organismo di Vigilanza di Alitalia Loyalty S.p.A., Piazza Almerico da Schio, 3, Palazzina Bravo – 00054

Fiumicino (RM)”.

3.3 Attività sensibili per la Società

L’adozione del Modello, quale strumento in grado di orientare il comportamento dei soggetti che operano

all’interno della Società e di promuovere a tutti i livelli aziendali comportamenti improntati a legalità e

correttezza, si riverbera positivamente sulla prevenzione di qualsiasi reato o illecito previsto

dall’ordinamento giuridico.

In considerazione dell’analisi del contesto aziendale, dell’attività svolta dalla Società sono stati considerati

rilevanti, e quindi specificamente esaminati nel Modello, le seguenti attività sensibili:

- Predisposizione di bilanci e documentazione di natura contabile;

- Gestione dei rapporti infragruppo, compresa l'erogazione di servizi;

- Gestione dei flussi monetari e finanziari;

- Gestione delle relazioni con le autorità fiscali e dei relativi adempimenti;

- Gestione delle assicurazioni e degli intermediari finanziari;

- Gestione delle relazioni con la società di revisione;

- Gestione degli acquisti di beni e servizi;

18

- Gestione degli acquisti di consulenze e prestazioni professionali;

- Gestione degli acquisti / dismissioni di materiali

- Gestione dei rapporti con le organizzazioni sindacali;

- Gestione della selezione ed assunzione del personale;

- Gestione della attività di valutazione, sviluppo e formazione del personale;

- Gestione amministrativa del personale e dei relativi adempimenti previdenziali;

- Gestione della formazione finanziata;

- Gestione dei rimborsi spese e delle spese di rappresentanza;

- Gestione degli adempimenti societari e gestione dei rapporti con organi di controllo;

- Gestione del contenzioso giudiziale e stragiudiziale;

- Gestione dei conferimenti, degli utili e delle riserve e operazioni straordinarie;

- Gestione dei rapporti con autorità di pubbliche e di vigilanza in materia legale e normativa;

- Gestione dei rapporti istituzionali;

- Gestione dei rapporti con i media e della comunicazione esterna;

- Gestione dei controlli e delle ispezioni della PA

- Gestione delle attività di sponsorizzazione

- Gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro;

- Gestione dei sistemi informativi;

- Gestione degli aspetti ambientali;

- Gestione degli omaggi, regalie e facilitazioni;

- Gestione delle opere dell'ingegno protette da diritto d'autore e dalla proprietà intellettuale.

3.8 Adozione, aggiornamento e adeguamento del Modello

3.8.1 Competenza

Il Consiglio di Amministrazione è l’Organo competente per l’adozione, l’aggiornamento e l’adeguamento

del Modello.

Si precisa che le procedure adottate in attuazione del presente Modello e dei suoi aggiornamenti sono

predisposte a cura delle competenti funzioni.

L’Organismo di Vigilanza è tempestivamente e costantemente informato dell’aggiornamento e

dell’implementazione delle predette procedure.

3.8.2 Verifiche e controlli sul Modello

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All’Organismo di Vigilanza, nell’ambito dei poteri allo stesso riservati conformemente all’art. 6, comma 1,

lett. b) ed all’art. 7, comma 4, lett. a) del Decreto e a quanto previsto dal presente Modello, restano, in ogni

caso, attribuiti precisi compiti e poteri in merito alla cura, sviluppo e promozione del costante aggiornamento

del Modello stesso.

A tal fine, l’Organismo di Vigilanza formula osservazioni e proposte, attinenti l’organizzazione ed il sistema

di controllo, alle strutture a ciò preposte o, in casi di particolare rilevanza, al Consiglio di Amministrazione.

L’Organismo di Vigilanza segnala al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale

tempestivamente fatti, circostanze o carenze organizzative riscontrate nell’attività di vigilanza che

evidenzino la necessità di aggiornare o adeguare il Modello nonché, con cadenza almeno semestrale

nell’ambito della propria relazione periodica (trasmessa anche all’Organismo di Vigilanza di Alitalia, al

Comitato per il Controllo Interno di Alitalia e al Collegio Sindacale di Alitalia), gli eventuali ulteriori

aggiornamenti di cui se ne ravvisasse l’opportunità.

Anche con tale finalità, l’Organismo di Vigilanza predispone e comunica preventivamente al Consiglio di

Amministrazione ed al Collegio Sindacale il proprio programma delle attività su base annua, ferma restando

la possibilità per lo stesso Organismo o suoi componenti di effettuare anche verifiche e controlli non

programmati.

3.8.3 Aggiornamento e adeguamento

Il Modello deve essere oggetto di aggiornamento o adeguamento ogni qual volta se ne ravvisi la necessità o

l’opportunità e comunque in conseguenza di circostanze che attengano a fatti quali:

- violazioni o elusioni delle prescrizioni del Modello, ove si riscontrasse la possibilità di ulteriore protezione

ai fini della prevenzione degli illeciti sanzionati ai sensi del D.Lgs. 231/2001;

- significative modificazioni dell’assetto organizzativo della Società e/o delle modalità di svolgimento delle

attività d’impresa; identificazione di nuove attività sensibili, o variazione di quelle precedentemente

identificate, anche eventualmente connesse all’avvio di nuove attività d’impresa, modificazioni dell’assetto

interno della Società e/o delle modalità di svolgimento delle attività d’impresa;

- modifiche del quadro normativo di riferimento rilevanti per la Società (ad es., vengano introdotte nuove

tipologie di reato rilevanti ai sensi del Decreto);

- valutazioni di inadeguatezza all’esito dei controlli eseguiti.

Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi deve garantire il costante “adeguamento dinamico” del

Modello, con riferimento sia alle sue componenti principali (Parte generale, Parti speciali e Code) sia al

complessivo impianto organizzativo, procedurale e di controllo.

L’approvazione dell’aggiornamento del Modello viene immediatamente comunicata all' Organismo di

Vigilanza, il quale, a sua volta, vigila sulla corretta attuazione e diffusione degli aggiornamenti operati.

4 L’ORGANISMO DI VIGILANZA AI SENSI DEL D.LGS. 231/2001

4.1 L’Organismo di Vigilanza di Alitalia Loyalty

In base alle previsioni del D.Lgs. 231/2001 – art. 6, comma 1, lett. a) e b) – una società può essere esonerata

dalla responsabilità conseguente alla commissione di reati da parte dei soggetti qualificati ex art. 5 del D.Lgs.

231/2001 se l’organo dirigente ha, fra l’altro, affidato il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza

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del modello (adottato e efficacemente attuato) e di curarne l’aggiornamento5 ad un organismo dotato di

autonomi poteri di iniziativa e controllo.

In questo quadro il Consiglio di Amministrazione ha nominato un Organismo di Vigilanza collegiale

composto da 3 membri.

4.2 nomina dell’ODV

L’OdV di Alitalia Loyalty è costituito da un organo collegiale composto da tre soggetti che abbiano

comprovata esperienza in materia di “internal audit” e/o D.Lgs. 231/01:

a) 1 professionista avente la qualifica di avvocato iscritto in un albo nazionale continuativamente da

almeno 10 anni;

b) 2 professionisti esperti nelle funzioni legal e/o internal audit e/o compliance e/o funzioni

analoghe.

Il Consiglio di Amministrazione (di seguito C.d.A.) delibera in ordine alla nomina dell’OdV, tenendo conto

delle composizione come sopra declinata.

Il C.d.A., al fine di garantire il maggiore grado possibile di autonomia ed indipendenza all’organismo

attribuisce il ruolo di Presidente dell’OdV al soggetto con il più alto grado possibile di indipendenza dalla

Società.

Il C.d.A. rende edotti i componenti prescelti per svolgere le funzioni di OdV i quali accettano l’incarico con

dichiarazione scritta indirizzata al C.d.A.

Successivamente alla nomina dell’OdV la società comunica (anche attraverso una missiva mail ovvero

esponendo un comunicato nella bacheca destinata alle comunicazioni aziendali) a tutti i livelli aziendali

l’esistenza dell’OdV, del presente regolamento, nonché i nominativi dei componenti del medesimo ed una

sintetica descrizione dei compiti e delle funzioni dell’organismo.

4.3 Requisiti dei componenti dell’ODV

La nomina dei componenti dell’OdV è subordinata alla ricorrenza congiunta, in capo ai membri, dei seguenti

requisiti:

a) essere in possesso di una adeguata preparazione professionale nelle materie giuridiche. Tale

preparazione è desumibile oltre che dalle qualifiche professionali, anche dalle funzioni svolte,

dagli incarichi assunti precedentemente e dall’esperienza professionale maturata negli anni

attraverso l’acquisizione di titoli e cariche;

b) essere a conoscenza dell’organizzazione aziendale ed aver partecipato al programma di

formazione a distanza (avente ad oggetto il codice di condotta aziendale ed i processi di

funzionamento dell’azienda medesima) istituito dalla società Etihad Aviation Group PJSC

(azionista di maggioranza di Alitalia Loyalty) e fruibile attraverso il rilascio di credenziali

personali al sito web EAcademy.com;

c) essere in grado di agire con autonomia e indipendenza: a tal fine il C.d.A. assicura all’OdV

libertà di azione nel proprio ambito e completa autonomia, anche finanziaria;

21

d) essere in grado di garantire la Continuità di azione: per garantire una costante applicazione del

Modello Organizzativo, ciascun membro dell’OdV si impegna ad agire curando gli adempimenti

previsti dal presente regolamento e a rispettare le relative scadenze;

e) non incorrere in una delle causa di ineleggibilità di cui al successivo punto 4.

I componenti dell’OdV al momento dell’accettazione dell’incarico si impegnano a sottoscrivere una

dichiarazione nella quale attestano la ricorrenza dei requisiti sopra menzionati.

4.4 Cause di ineleggibilita’ dei componenti dell’ODV

Rappresentano cause di ineleggibilità e, pertanto, assolutamente impeditive all’assunzione dell’incarico di

componente dell’OdV le seguenti evenienze:

a) possedere relazioni parentali con componenti del consiglio di amministrazione o con azionisti di

maggioranza;

b) aver riportato sentenze di condanna passate in giudicato per i reati previsti e puniti richiamati dal

D.Lgs. 231/2001;

c) aver riportato sentenze di condanna passate in giudicato (anche per reati non attinenti al D.Lgs.

231/2001) che comportino tra le pene quella dell’interdizione, anche temporanea, dagli uffici

direttivi delle persone giuridiche e delle imprese;

d) versare in una delle condizioni previste dall’art. 2382 c.c., ossia l’interdizione, l’inabilitazione, il

fallimento o la condanna ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici

uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi;

e) essere membri del C.d.A. di Alitalia Loyalty o del C.d.A. delle società azioniste di Alitalia

Loyalty;

Qualora dovesse verificarsi, nel corso dell’incarico, anche una sola della cause di ineleggibilità sopra

indicate, a carico di un componente dell’OdV, questi decadrà automaticamente dalla carica.

E’ fatto obbligo, ai fini della continuità di azione, al componente eventualmente investito da una causa di

ineleggibilità, comunicare l’evenienza, immediatamente e senza ritardo, sia ai componenti dell’OdV che al

C.d.A.

I componenti dell’OdV, al momento dell’accettazione dell’incarico, si impegnano a sottoscrivere una

dichiarazione nella quale attestano l’assenza delle cause di ineleggibilità sopra menzionate.

4.5 Revoca dell’ODV

La revoca di ciascun componente dell’OdV può avvenire solo per giusta causa e deve essere deliberata

esclusivamente dal C.d.A., il quale dispone la revoca del membro interessato e provvede tempestivamente

alla sua sostituzione.

Per giusta causa deve intendersi:

a) l’interdizione o l’inabilitazione, ovvero una grave infermità fisica e/o mentale che comprometta

in tutto o in larga parte le funzioni del componente dell’OdV in ordine all’incarico chiamato a

svolgere;

b) assenza continuata per un periodo superiore a sei mesi;

22

c) grave inadempimento dei doveri di OdV così come derivatigli dal presente regolamento;

d) emissione di una sentenza di condanna passata in giudicato a carico della società per uno dei

reati previsti e puniti dal D.Lgs. 231/01 ove, nelle motivazioni della condanna, risulti indicato

specificatamente la ricorrenza, nel caso di specie, di omessa o insufficiente vigilanza da parte

dell’OdV ex art. 6, comma 1, lett. d) D Lgs. 231/01;

e) esistenza di una sentenza di condanna irrevocabile, a carico del componente dell’OdV, ad una

pena che comporti l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero interdizione

temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese.

La revoca per giusta causa è disposta con delibera del C.d.A., assunta con il voto favorevole dei due terzi dei

presenti, previo parere del Collegio Sindacale.

In caso di revoca per giusta causa dell’intero OdV il C.d.A. provvede tempestivamente alla sua

ricostituzione.

4.6 Durata dell’ODV

Al fine di garantire una costante attuazione del Modello organizzativo ed in ossequio al principio della c.d.

continuità di azione è stabilito che l’OdV rimanga in carica 3 anni a decorrere dell’accettazione dell’incarico.

La durata è tacitamente prorogata, senza limitazione del numero di mandati, di ulteriori tre anni qualora non

intervenga comunicazione di recesso da parte del C.d.A. almeno 60 giorni prima della data di scadenza.

4.7 Cessazione dell’ODV

La cessazione dall’incarico dell’OdV può avvenire esclusivamente per scadenza dell’incarico, revoca

dell’OdV da parte del C.d.A., rinuncia esplicita e motivata dell’OdV a mezzo comunicazione scritta

indirizzata al C.d.A.

4.8 Rinuncia dell’ODV e sostituzione dei componenti rinuncianti

Ciascun membro dell’OdV potrà rinunciare al proprio incarico con un preavviso minimo di 60 giorni da

effettuarsi con comunicazione motivata in forma scritta inviata al C.d.A.

A seguito della rinuncia di uno o più componenti, il C.d.A., ricevuta la comunicazione di cui sopra, provvede

senza ritardo alla sostituzione dei membri rinuncianti assumendo una delibera ad hoc. I componenti di nuova

nomina a seguito di rinuncia dureranno in carica sino alla scadenza prevista per i membri sostituiti.

4.9 Autonomia dell’ODV e potere di spesa

L’OdV agisce in piena autonomia rispetto a tutti i livelli aziendali con una propria struttura autonoma dotata

di risorse finanziarie necessarie al proprio funzionamento.

L’OdV, inoltre, opera in posizione di terzietà rispetto alla società, risultando in posizione apicale e

riportando esclusivamente al C.d.A.

4.10 Risorse finanziarie destinate all’ODV

23

L’OdV – al fine di garantire il corretto svolgimento della propria attività improntata ai principi di autonomia

ed indipendenza – è dotato di risorse finanziarie specifiche.

A tal fine, in occasione della formazione del budget annuale aziendale il C.d.A., seguendo le usuali

procedure aziendali in materia, assegnerà una dotazione finanziaria adeguata all’OdV, nella misura richiesta

e adeguatamente motivata dall’OdV medesimo.

4.11 Utilizzo delle risorse finanziarie

Le risorse finanziarie destinate all’OdV potranno essere utilizzate per lo svolgimento delle seguenti attività:

a) richiesta di pareri specialistici a professionisti esterni in materie che risultino di particolare

complessità;

b) trasferte;

c) creazione del data base (supporti informatici, cancelleria, e tutto quanto necessario a tal fine)

tenuto dall’OdV;

d) servizi di traduzione di regolamenti, circolari, comunicazioni dell’OdV che debbano essere

divulgati presso l’azienda in lingue diverse da quella italiana.

4.12 Disponibilita’ delle risorse finanziarie

Qualora la dotazione finanziaria annuale si rivelasse insufficiente a seguito di attività sopravvenute (il cui

svolgimento risultasse necessario e non rinviabile), l’OdV potrà richiedere lo stanziamento di ulteriori

risorse, seguendo le procedure aziendali previste per le spese extra-budget (ed eventualmente direttamente al

C.d.A.) .

4.13 Compiti e poteri dell’ODV

L’art. 6, comma 1 del D. Lgs. 231/01 disciplina i compiti dell’OdV stabilendo che il medesimo debba

vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello avendo cura di mantenerlo aggiornato.

Più specificatamente all’OdV sono attribuiti i seguenti compiti e poteri:

a) potere di vigilanza e controllo in ordine all’efficacia ed effettiva applicazione del modello

organizzativo e delle procedure in esso previste ai fini della prevenzione dei reati;

b) potere di indagine, ispezione, richiesta dati e documenti e accertamento dei comportamenti dei

dipendenti della società in ordine a possibili violazioni delle disposizioni di cui al D.Lgs. 231/01,

anche senza preavviso;

c) compito di monitorare le aree aziendali più a rischio, proponendo al C.d.A. gli interventi di

implementazione ritenuti necessari;

d) compito di catalogare e conservare gli esiti delle attività di verifica ed ispezione svolte;

24

e) compito di assicurarsi che l’azienda svolga le attività di formazione del personale in ordine alla

corretta applicazione del modello organizzativo;

f) compito di assicurarsi che l’azienda divulghi il modello organizzativo presso tutte le funzioni

aziendali ed i relativi eventuali aggiornamenti;

g) compito di richiedere all’azienda di attivare e mantenere un indirizzo mail dedicato ove poter

ricevere richieste e segnalazioni;

h) potere di richiedere qualsiasi documentazione a qualsiasi funzione aziendale utile ai fini dello

svolgimento della funzione di OdV così come disciplinata dal presente regolamento;

i) compito di conservare la documentazione di cui al precedente punto g) e h);

j) potere di proporre sanzioni – in conformità con quanto previsto dal Modello – nei confronti dei

soggetti che non abbiano rispettato le prescrizioni contenute nel modello stesso;

k) potere di farsi coadiuvare, nell’esercizio delle proprie funzioni, da personale incaricato

appositamente il quale sarà tenuto al rispetto del presente regolamento, dovrà necessariamente

essere dotato dei requisiti previsti per l’assunzione dell’incarico di OdV ed agirà sotto la

responsabilità dell’OdV;

l) potere di richiedere una apposita dotazione finanziaria così come stabilito ai precedenti punti 9 e

10;

m) potere di richiedere pareri a professionisti esterni su specifiche materie tecniche di particolare

complessità con dovere di informazione preventiva al C.d.A. e facendo esclusivamente ricorso

alla dotazione finanziaria assegnata;

n) compito di mantenere un apposito data base (cartaceo o informatico) in ordine alle attività svolte

(verifiche, verbalizzazione delle riunioni, segnalazioni ricevute, pareri resi, attività formative

compiute, ecc…) la cui conservazione dei contenuti dovrà avvenire per 5 anni;

o) compito di riunirsi periodicamente – e comunque ogni 6 mesi – ogni qualvolta se ne ravvisi la

necessità a seguito di segnalazioni rilevanti ricevute, ovvero a seguito di accertamento di

comportamenti contrari al modello ed in caso di mutamenti normativi;

p) compito di partecipare alle riunioni del C.d.A. nelle quali all’ODG vi siano questioni attinenti la

modifica, l’implementazione, l’aggiornamento del modello, ovvero questioni attinenti a

comportamenti di soggetti che siano rilevanti sotto il profilo della violazione del modello

medesimo;

q) compito di proporre al C.d.A qualsiasi intervento sul modello che sia finalizzato al

miglioramento dell’efficacia dei protocolli di controllo in esso contenuti;

r) compito di vigilare sui flussi informativi da/verso l’OdV;

s) compito di fornire, ove richiesto dagli organi ispettivi e dall’Autorità Giudiziaria, il supporto

necessario ad agevolare le attività di indagine anche attraverso la messa a disposizione della

documentazione conservata agli atti dell’OdV;

t) compito di relazionare il C.d.A. in ordine alle attività svolte almeno 2 volte all’anno. Tale

compito potrà essere assolto alternativamente con l’invio di un’apposita relazione scritta ovvero

25

partecipando alle riunioni del C.d.A. previa richiesta di inserimento nell’ODG di uno specifico

capoverso di trattazione.

4.14 Funzionamento dell’ODV

L’OdV si riunisce con cadenza semestrale secondo la seguente modalità:

a) Il Presidente dell’OdV convoca le riunioni con un preavviso minimo di giorni 15 avendo cura di

inviare a tutti i componenti una mail di convocazione contenente l’indice degli aggiornamenti

che si intendono trattare, il luogo e l’ora dello svolgimento della riunione;

b) I componenti dell’OdV, ricevuta la convocazione, nei successivi 3 giorni potranno chiedere al

Presidente di inserire nell’indice ulteriori argomenti da trattare;

c) Qualora a seguito di convocazione uno dei membri sia indisponibile alla partecipazione, avrà il

dovere di informarne senza ritardo il Presidente il quale provvederà ad una nuova e successiva

convocazione;

d) Ogni qualvolta se ne ravvisi la necessità o a seguito di accadimenti incidenti sul buon

funzionamento del modello organizzativo (violazione delle procedure, commissione di reati,

interventi normativi modificativi, ricevimento di segnalazioni rilevanti, ecc…) l’OdV si riunirà

d’urgenza, potendo il Presidente convocare la riunione immediatamente senza il rispetto delle

formalità di cui ai precedenti punti;

e) Ciascun membro dell’OdV ha il potere di proporre al Presidente la convocazione delle riunioni

indicando il motivo della convocazione ed i temi da trattare;

f) Affinché la riunione sia validamente costituita è necessaria la presenza di tutti i componenti

dell’OdV;

g) Costituitasi validamente la riunione dell’OdV, il Presidente provvede alla nomina di un

segretario scelto fra i componenti il quale, unitamente al Presidente, procedere alla redazione del

verbale della riunione;

h) I verbali delle riunioni, sottoscritti in ogni pagina da tutti i componenti dell’OdV, vengono

conservati nell’apposito libro vidimato;

i) L’OdV delibera a maggioranza dei componenti in carica i quali avranno ciascuno diritto ad un

voto. A parità di voti prevarrà quello del componente più anziano.

j) Qualora nel corso delle riunioni si debbano trattare specifiche questioni tecniche di rilevante

difficoltà, l’OdV potrà invitare a partecipare alle riunioni medesime, esperti della materia i quali

avranno una funzione esclusivamente informativa e consultiva. Eventuali esperti inviati, prima

del’inizio dei lavori avranno l’obbligo di sottoscrivere un impegno di riservatezza in ordine ai

temi trattati ed alle informazioni di cui sono venuti in possesso nel corso delle riunioni.

4.15 Attivita’ di informazione dell’odv nei confronti del c.d.a.

26

L’OdV assume l’obbligo di informare gli organi di governante della società (in specie il C.d.A.) in ordine

all’attività svolta.

Tale obbligo informativo si articola come segue:

a) L’OdV relaziona il C.d.A. in ordine alle attività svolte almeno 2 volte all’anno. Tale compito

potrà essere assolto alternativamente con l’invio di un’apposita relaziona scritta ovvero

partecipando alle riunioni del C.d.A previa richiesta di inserimento nell’ODG di uno specifico

capoverso di trattazione;

b) L’OdV, in una delle 2 relazioni semestrali avrà cura di inserire, se ne ricorre l’evenienza, un

capitolo relativo alle attività di intervento che, in aggiunta alle attività ordinariamente svolte,

intende attuare rispetto a temi specifici (intervenuta modificazione della normativa, cambiamento

delle procedure aziendali, aumento del livello di rischio in talune aree aziendali, ec.);

c) L’OdV relaziona, in ogni caso, immediatamente, il C.d.A. su fatti, atti e comportamenti appurati

in occasione dello svolgimento della propria attività che abbiano una rilevanza – anche solo

potenziale – sotto il profilo del D. Lgs. 231/01;

d) L’OdV potrà essere convocato dal C.d.A. per consultazioni in ordine a questioni che abbiano

attinenza con il D. Lgs. 231/01 e sulle quali si renda necessario un parere tecnico dell’OdV

medesimo.

4.16 Gestione dei flussi informativi verso l’organismo di vigilanza

a) Le segnalazioni attinenti a sospette violazioni del D.Lgs. 231/01 potranno avvenire in forma

sia anonima che non anonima – tanto dai dipendenti quanto da altre parti – e a tal riguardo

l’OdV si impegna a salvaguardare il soggetto responsabile della segnalazione da qualsiasi

ipotesi di discriminazione e/o ritorsione correlata alla segnalazione effettuata;

b) L’OdV garantisce la riservatezza dei dati del segnalante e si impegna a non divulgarli fatta

eccezione per le richieste che dovessero pervenire dagli organi ispettivi o dall’Autorità

Giudiziaria;

c) L’OdV valuta tutte le segnalazioni ricevute assegnando preliminarmente ad ogni

segnalazione un grado di rilevanza da 0 a 5 ove il valore 0 si riferisce ad una segnalazione

non attinente o infondata ed il valore 5 ad una segnalazione gravemente rilevante o che abbia

trovato immediato e diretto riscontro;

d) Ricevuta la segnalazione e classificata la medesima, l’OdV potrà convocare sia il

responsabile della segnalazione che il soggetto cui la segnalazione si riferisce per una

audizione formale di cui verrà conservata, agli atti dell’OdV, apposita verbalizzazione;

e) A seguito della segnalazione, qualora la medesima abbia una classificazione superiore al

valore 0, l’OdV si attiverà utilizzando i propri poteri ispettivi e di verifica;

f) L’ODV ha facoltà di avvalersi, per le proprie attività ispettive, dell’ Etihad Aviation Group

Ethics and Compliance Office;

27

g) Esaurite le verifiche o le attività ispettive in ordine alla segnalazione ricevuta, l’OdV

redigerà una sintetica relazione scritta sull’attività compiuta e sugli esiti della medesima

proponendo al C.d.A., a seconda che la segnalazione abbia trovato o meno un riscontro

fondato, gli opportuni provvedimenti sanzionatori ovvero, in caso di segnalazione infondata

o irrilevante, un provvedimento di archiviazione senza seguito.

4.17 Riservatezza delle informazioni trattate dall’ODV

L’OdV si obbliga a trattare come strettamente confidenziali tutte le notizie, le informazioni, le

comunicazioni ed ogni altra notizia acquisita o appresa durante l’espletamento delle proprie funzioni.

E’ fatto divieto all’OdV (dovendosi considerare la violazione come grave inadempimento e violazione dei

doveri nascenti dall’incarico così come disciplinato dal precedente punto 5b) utilizzare le informazioni di cui

è venuto in possesso durante l’espletamento delle proprie funzioni per scopi estranei all’incarico.

L’OdV potrà comunicare le notizie, le informazioni, le comunicazioni ed ogni altra notizia acquisita o

appresa durante l’espletamento delle proprie funzioni – venendo così meno il vincolo di riservatezza di cui

sopra – esclusivamente nei seguenti casi:

a) attività di informazione nei confronti del C.d.A.;

b) comunicazioni e richieste provenienti dagli organi ispettivi e dall’Autorità Giudiziaria.

L’OdV inoltre si impegna a trattare le informazioni di cui è in possesso nel rispetto del D. Lgs. 196/2003

seguendo,a riguardo, le procedure aziendali già in vigore.

5 SISTEMA DISCIPLINARE

5.1 Principi generali

L’art. 6, comma 2, lett. e) e l’art. 7, comma 4, lett. b) del D.Lgs. 231/2001 indicano, quale condizione per

un’efficace attuazione del modello di organizzazione, gestione e controllo, l’introduzione di un sistema

disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello stesso9.

La definizione di un adeguato sistema disciplinare costituisce, pertanto, un presupposto essenziale della

valenza scriminante del modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/2001 rispetto alla

responsabilità amministrativa degli enti.

Le sanzioni previste devono essere applicate a ogni violazione delle disposizioni contenute nel Modello a

prescindere dalla commissione di un reato e dallo svolgimento e dall’esito del procedimento penale

eventualmente avviato dall’Autorità Giudiziaria.

Le sanzioni contemplate per violazioni alle disposizioni contenute nel Modello sono da intendersi applicabili

anche nelle ipotesi di violazione alle disposizioni contenute nel Code.

Per la contestazione, l’accertamento delle infrazioni e l’applicazione di sanzioni disciplinari restano validi i

poteri già conferiti, nei limiti delle rispettive deleghe e competenze.

28

In ogni caso, le fasi di contestazione della violazione, nonché quelle di determinazione ed effettiva

applicazione delle sanzioni, sono svolte nel rispetto delle norme di legge e di regolamento vigenti, nonché

delle previsioni della contrattazione collettiva.

5.2 Misure nei confronti di lavoratori subordinati

La violazione delle singole disposizioni e regole comportamentali di cui al Modello da parte dei Dipendenti

della Società costituisce sempre illecito disciplinare.

La Società chiede ai propri Dipendenti di segnalare le eventuali violazioni e valuta in senso positivo il

contributo prestato, anche qualora il soggetto che ha effettuato la segnalazione abbia contribuito a tale

violazione.

Quanto alla tipologia di sanzioni irrogabili, nel caso di rapporto di lavoro subordinato, qualsiasi

provvedimento sanzionatorio deve rispettare le procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori,

caratterizzato, oltre che dal principio di tipicità delle violazioni, anche dal principio di tipicità delle sanzioni,

e le disposizioni in materia disciplinare previste dal contratto di lavoro applicabile ai Dipendenti.

Il licenziamento e ogni altro provvedimento disciplinare non pregiudicano le eventuali responsabilità civili

per danni nelle quali sia incorso il lavoratore.

Il Codice disciplinare (principalmente: disposizioni del Contratto collettivo applicato relative al sistema

disciplinare; norme aziendali in materia disciplinare; Codice Etico; Parte generale del Modello; altra

documentazione aziendale afferente il sistema disciplinare) è diffuso con le modalità previste dal menzionato

art. 7 della Legge n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori).

5.2.1 Misure nei confronti del personale non dirigente

I comportamenti posti in essere dal personale dipendente in violazione delle regole comportamentali

contenute nel Modello e nel Code, assurgono a inosservanza di una obbligazione primaria del rapporto stesso

e, conseguentemente, costituiscono illeciti disciplinari.

9 «L’efficace attuazione [del Modello] esige, tra l’altro, l’adozione di un “sistema disciplinare idoneo a

sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello”, tanto nei confronti dei soggetti in

posizione apicale (art. 6, comma 2, lett. e), quanto verso i soggetti sottoposti all’altrui direzione (art. 7,

comma 4, lett. b).», cit. Confindustria, Linee Guida 2014, p. 50.

10 «La valutazione disciplinare dei comportamenti effettuata dai datori di lavoro, salvo, naturalmente, il

successivo eventuale controllo del giudice del lavoro, non deve, infatti, necessariamente coincidere con la

valutazione del giudice in sede penale, data l’autonomia della violazione del codice etico e delle procedure

interne rispetto alla violazione di legge che comporta la commissione di un reato. Il datore di lavoro non è

tenuto quindi, prima di agire, ad attendere il termine del procedimento penale eventualmente in corso. I

principi di tempestività ed immediatezza della sanzione rendono infatti non soltanto non doveroso, ma altresì

sconsigliabile ritardare l’irrogazione della sanzione disciplinare in attesa dell’esito del giudizio

eventualmente instaurato davanti al giudice penale», cit. Confindustria, Linee guida 2008, p. 30.

La sanzione irrogata dovrà essere proporzionata alla gravità della violazione commessa, e, in particolare si

dovrà tener conto:

- dell’elemento soggettivo, ossia dell’intenzionalità del comportamento o del grado di colpa (negligenza,

imprudenza o imperizia);

29

- del comportamento complessivo del dipendente con particolare riguardo alla sussistenza o meno di

precedenti disciplinari;

- del livello di responsabilità e di autonomia del dipendente autore dell’illecito disciplinare;

- del coinvolgimento di altre persone;

- della gravità degli effetti dell’illecito disciplinare, ossia del livello di rischio cui la Società ragionevolmente

può essere esposta in seguito alla violazione contestata;

- di altre particolari circostanze che accompagnano l’illecito.

Le sanzioni che si possono applicare sono quelle previste dal Contratto Collettivo Aziendale applicabile al

personale dipendente.

Si riportano in appresso le sanzioni disciplinari ex D.Lgs. 231/2001, con la specificazione dei comportamenti

che le determinano.

1. Rimprovero verbale

Incorre nel provvedimento di “rimprovero verbale” il lavoratore che violi una delle procedure interne

previste dal Modello (ad esempio, che non osservi le procedure prescritte, ometta di dare comunicazione

all’Organismo di Vigilanza delle informazioni prescritte, ometta di svolgere controlli, ecc.), o adotti

nell’espletamento di attività nelle aree sensibili un comportamento non conforme alle prescrizioni del

Modello stesso. Tali comportamenti costituiscono una mancata osservanza delle disposizioni impartite dalla

Società.

2. Rimprovero scritto

Incorre nel provvedimento di “rimprovero scritto” il lavoratore che sia recidivo nel violare le procedure

previste dal Modello o nell’adottare, nell’espletamento di attività nelle aree sensibili, un comportamento non

conforme alle prescrizioni del Modello. Tali comportamenti costituiscono una ripetuta mancata osservanza

delle disposizioni impartite dalla Società.

3. multa non superiore all’importo di quattro ore della retribuzione o “multa pari alla indennità oraria per

quattro ore di volo

Incorre nel provvedimento della “multa non superiore all’importo di quattro ore della retribuzione” o della

“multa pari alla indennità oraria per quattro ore di volo” il lavoratore che nel violare le procedure interne

previste dal Modello, o adottando nell’espletamento di attività nelle aree sensibili un comportamento non

conforme alle prescrizioni del Modello, esponga l’integrità dei beni aziendali ad una situazione di oggettivo

pericolo. Tali comportamenti, posti in essere con la mancata osservanza delle disposizioni impartite dalla

Società, determinano una situazione di pericolo per l’integrità dei beni della Società e/o costituiscono atti

contrari agli interessi della stessa.

4. Sospensione dal servizio e dalla retribuzione fino a un massimo di 10 giorni

Incorre nel provvedimento della “sospensione dal servizio e dalla retribuzione fino a un massimo di 10

giorni” il lavoratore che nel violare le procedure interne previste dal Modello, o adottando nell’espletamento

di attività nelle aree sensibili un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello, arrechi danno

alla Società compiendo atti contrari all’interesse della stessa, ovvero il lavoratore che sia recidivo oltre la

terza volta nell’anno solare nelle mancanze di cui ai punti 1, 2 e 3. Tali comportamenti, posti in essere per la

30

mancata osservanza delle disposizioni impartite dalla Società, determinano un danno ai beni della Società e/o

costituiscono atti contrari agli interessi della stessa.

5. Licenziamento con preavviso

Incorre nel provvedimento del “licenziamento con preavviso” il lavoratore che adotti, nell’espletamento delle

attività nelle aree sensibili, un comportamento non conforme alle prescrizioni del Modello e diretto in modo

univoco al compimento di un reato sanzionato dal D.Lgs. 231/2001. Tale comportamento costituisce una

grave inosservanza delle disposizioni impartite dalla Società e/o una grave violazione dell’obbligo del

lavoratore di cooperare alla prosperità della Società.

6. Licenziamento senza preavviso

Incorre nel provvedimento del “licenziamento senza preavviso” il lavoratore che adotti nell’espletamento

delle attività nelle aree sensibili un comportamento in violazione alle prescrizioni del Modello, tale da

determinare la concreta applicazione a carico della Società delle misure previste dal D.Lgs. 231/2001,

nonché il lavoratore che sia recidivo oltre la terza volta nell’anno solare nelle mancanze di cui al punto 4.

Tale comportamento fa venire meno radicalmente la fiducia della Società nei confronti del lavoratore,

costituendo un grave nocumento morale e/o materiale per l’azienda.

5.3 Misure nei confronti dei Dirigenti

I Dirigenti della Società, nello svolgimento della propria attività professionale, hanno l’obbligo sia di

rispettare sia di far rispettare ai propri collaboratori le prescrizioni contenute nel Modello.

Sono da considerarsi sanzionabili, a titolo esemplificativo, per violazione delle disposizioni contenute del

Modello i comportamenti illeciti posti in essere dal dirigente il quale:

- ometta di vigilare sul personale da lui stesso gerarchicamente dipendente, affinché venga assicurato il

rispetto delle disposizioni del Modello per lo svolgimento delle attività nelle aree a rischio reato e per le

attività strumentali a processi operativi a rischio di reato;

- non provveda a segnalare mancate osservanze e/o anomalie inerenti l’adempimento degli obblighi di cui al

Modello, qualora ne abbia notizia, tali da rendere inefficace il Modello con conseguente potenziale pericolo

per la Società alla irrogazione di sanzioni di cui al D.Lgs. 231/2001;

- non provveda a segnalare all’Organismo di Vigilanza criticità inerenti lo svolgimento delle attività nelle

aree a rischio reato, riscontrate in occasione del monitoraggio da parte delle autorità preposte;

- incorra egli stesso in una o più gravi violazioni alle disposizioni del Modello, tali da comportare la

commissione dei reati contemplati nel Modello, esponendo così la Società all’applicazione di sanzioni ex

D.Lgs. 231/2001.

In caso di violazione delle disposizioni e delle regole comportamentali contenute nel Modello da parte di un

dirigente, la Società, sulla scorta del principio di gravità, di recidività, di inosservanza diretta, di mancata

vigilanza, adotta nei suoi confronti la misura ritenuta più idonea in conformità a quanto previsto dalla

disciplina contrattuale e normativa applicabile.

5.4 Misure nei confronti dei componenti gli organi sociali

Alla notizia di violazione delle disposizioni e delle regole di comportamento del Modello da parte di membri

di organi sociali, l’Organismo di Vigilanza dovrà tempestivamente informare dell’accaduto il Consiglio di

Amministrazione e il Collegio Sindacale.

31

I soggetti destinatari dell’informativa dell’Organismo di Vigilanza potranno assumere gli opportuni

provvedimenti.

Al fine di garantire il pieno esercizio del diritto di difesa deve essere previsto un termine entro il quale

l’interessato possa far pervenire giustificazioni e/o scritti difensivi e possa essere ascoltato.

6 PIANO DI FORMAZIONE E COMUNICAZIONE

6.1 Premessa

La Società, al fine di dare efficace attuazione al Modello, intende assicurare una corretta divulgazione dei

contenuti e dei principi dello stesso all’interno ed all’esterno della propria organizzazione.

In particolare, obiettivo della Società è estendere la comunicazione dei contenuti e dei principi del Modello

non solo ai propri Dipendenti ma anche ai soggetti che, pur non rivestendo la qualifica formale di

dipendente, operano - anche occasionalmente - per il conseguimento degli obiettivi della Società in forza di

rapporti contrattuali.

Sono Destinatari del Modello, infatti, sia le persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di

amministrazione o di direzione nella Società o in una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria

e funzionale, nonché chi esercita, anche di fatto, la gestione e il controllo della Società, sia le persone

sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei predetti soggetti (ai sensi dell’art. 5 D.Lgs.231/2001), ma,

anche, più in generale, tutti coloro che operano per il conseguimento dello scopo e degli obiettivi della

Società. Fra i Destinatari del Modello sono, quindi, annoverati i componenti degli organi sociali, i soggetti

coinvolti nelle funzioni dell’Organismo di Vigilanza, i Dipendenti, i Consulenti e i Partner.

La Società, infatti, intende:

- determinare, in tutti coloro che operano in suo nome e per suo conto nelle attività “sensibili”, la

consapevolezza di poter incorrere, in caso di violazione delle disposizioni ivi riportate, in un illecito passibile

di sanzioni;

- informare tutti coloro che operano a qualsiasi titolo in suo nome, per suo conto o comunque nel suo

interesse che la violazione delle prescrizioni contenute nel Modello comporterà l’applicazione di apposite

sanzioni ovvero la risoluzione del rapporto contrattuale;

- ribadire che la Società non tollera comportamenti illeciti, di qualsiasi tipo ed indipendentemente da

qualsiasi finalità, in quanto tali comportamenti (anche nel caso in cui la Società fosse apparentemente in

condizione di trarne vantaggio) sono comunque contrari ai principi etici cui la Società intende attenersi.

L’attività di comunicazione e formazione sarà diversificata a seconda dei Destinatari cui essa si rivolge, ma

dovrà essere, in ogni caso, improntata a principi di completezza, chiarezza, accessibilità e continuità al fine

di consentire ai diversi Destinatari la piena consapevolezza di quelle disposizioni aziendali che sono tenuti a

rispettare e delle norme etiche che devono ispirare i loro comportamenti.

Tali soggetti Destinatari sono tenuti a rispettare puntualmente tutte le disposizioni del Modello, anche in

adempimento dei doveri di lealtà, correttezza e diligenza che scaturiscono dai rapporti giuridici instaurati

dalla Società.

L’attività di comunicazione e formazione è promossa dall’Organismo di Vigilanza, cui è assegnato, tra gli

altri, il compito di promuovere, di concerto con le funzioni a ciò preposte, programmi di formazione e

32

comunicazione interna, con riferimento al Modello, agli standard di comportamento e alle procedure adottate

ai sensi del Decreto.

6.2 Dipendenti

Ogni dipendente è tenuto a: i) acquisire consapevolezza dei principi e contenuti del Modello; ii) conoscere le

modalità operative con le quali deve essere realizzata la propria attività; iii) contribuire attivamente, in

relazione al proprio ruolo e alle proprie responsabilità, all’efficace attuazione del Modello, segnalando

eventuali carenze riscontrate nello stesso.

Al fine di garantire un’efficace e razionale attività di comunicazione, la Società intende promuovere ed

agevolare la conoscenza dei contenuti e dei principi del Modello da parte dei Dipendenti, con grado di

approfondimento diversificato a seconda della posizione e del ruolo dagli stessi ricoperto.

Deve essere garantita ai Dipendenti la possibilità di accedere e consultare la documentazione afferente e

correlata al Modello (estratto del Modello, Code of Business Conduct, informazioni sulle strutture

organizzative della Società, sulle attività e sulle procedure aziendali) direttamente sull’Intranet aziendale in

un’area dedicata. Ogni dipendente deve provvedere a stampare e conservare copia cartacea di tale estratto del

Modello. In ogni caso, per i Dipendenti che non hanno accesso alla rete Intranet, tale documentazione viene

messa a loro disposizione con mezzi alternativi quali ad esempio l’allegazione al cedolino paga o con

l’affissione nelle bacheche aziendali Il sistema disciplinare previsto dal Modello è comunicato al personale

con le modalità previste dall’art. 7 della citata Legge n. 300/1970.

Le competenti funzioni coadiuvano l’Organismo di Vigilanza nell’identificazione della migliore modalità di

fruizione dei servizi di formazione sui principi e contenuti del Modello, in particolare a favore di quanti

operano nell’ambito di attività ritenute sensibili ai sensi del D.Lgs. 231/2001 (ad esempio: staff meeting,

corsi on line ecc.).

A conclusione dell’evento formativo, i partecipanti compilano un modulo, attestando, così, l’avvenuta

frequentazione del corso.

Idonei strumenti di comunicazione sono adottati per aggiornare i destinatari del presente paragrafo circa le

eventuali modifiche apportate al Modello, nonché ogni rilevante cambiamento procedurale, normativo o

organizzativo.

L’Organismo di Vigilanza effettua il monitoraggio del livello di conoscenza dei contenuti del Modello

attraverso verifiche ad hoc.

Altri Destinatari

L’attività di comunicazione dei contenuti e dei principi del Modello dovrà essere indirizzata anche ai soggetti

terzi che intrattengano con la Società rapporti di collaborazione contrattualmente regolati o che

rappresentano la Società senza vincoli di dipendenza (ad esempio: Partner e Consulenti).

A tal fine, la Società determina:

- le tipologie di rapporti giuridici con soggetti esterni alla Società, ai quali è opportuno applicare, in ragione

della natura dell’attività svolta, le previsioni del Modello;

- le modalità di comunicazione di un estratto del Modello e del Code ai soggetti esterni interessati e le

procedure necessarie per il rispetto delle disposizioni in essi contenute in modo da assicurarne l’effettiva

conoscenza.