FORMAZIONE UNIFICATA FLOTTA POOLCUSTOMER SERVICE FLEET MANAGEMENT

ALD Automotive Italia

Sommario

1. Descrizione servizi erogati

2. Attività dei centri - obiettivo , procedure e reg ole

3. Strumenti di gestione informatica – Webrelief

4. Attività dei centri -Flusso arrivo \ disponibilità

5. Attività dei centri - Vettura Sostitutiva

6. Attività dei centri - Vettura in Preassegnazione

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6. Attività dei centri - Vettura in Preassegnazione

7. Attività dei centri – Cambio user

8. Gestione del Ticket -Tool di supporto al fornitore

9. Procedura di gestione del carburante sui veicoli

10. Procedura gestione doppie chiavi

11. Contatti

1 ) Flotta Pool : descrizione servizi erogatiFlotta Pool : descrizione servizi erogati

Il progetto COMODATO GRATUITO di fornitura ai CENTRI è regolato dal Contratto Servizi (allegato E) ed ha lo scopo di regolamentare le vetture della Flotta Pool ALD ai seguenti fini :

Sostituzione per fermo tecnico temporaneo dovuto a riparazione di meccanica e\o carrozzeria della vettura del CLIENTE ALD. Tale attività viene regolata dal Contratto Servizi ( allegato E )

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Preassegnazione temporanea dovuta alla necessità di fornire al CLIENTE ALD una vettura di gruppo e livello e tariffa richiesta in attesa che venga prodotta e consegnata la vettura definitiva con contratto NLT (noleggio a lungo termine) .Tale attività viene regolata dal Contratto Servizi(allegato E)

Il prodotto di Preassegnazione si divide nelle seguenti specifiche :

AHR (noleggio giornaliero)MINIRENT (noleggio maggiore a 30 giorni)PRELEASING (noleggio legato ad un ordine

Il team Flotta Pool ha come obiettivo primario fare in modo che i centri che hanno in assegnazione le vetture le rendano DISPONIBILI in perfetto stato di funzionalità e pulizia come previsto da contratto servizi e questo di farlo NEL PIU’ BREVE TEMPO POSSIBILE nei modi e con gli strumenti a sua disposizione e di informare tempestivamente il reparto Flotta Pool per competenza ( CHI ? ),qualora la

2 ) Attività dei centri : obiettivo , procedure e regole2 ) Attività dei centri : obiettivo , procedure e regole

Flotta Pool per competenza ( CHI ? ),qualora la possibilità di rendere efficiente la vettura sia ostacolata da problemi tecnici , di sistema e\ooperativi.

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Si raccomanda di tenere nella massima attenzione i seguenti aspetti :

Vetture sempre sotto controllo sia in entrata che in uscita per dotazione documentazione , efficienza , pulizia , verifica di eventuale manutenzione ordinaria o straordinaria tramite sis temi di gestione carrozzeria WINCAR e meccanica WEBMECSistema informatico di Webrelief sempre aggiornato all’istante nelle fasi di accettazione – arrivo – disponibilità della vetturaSistema informatico di Webrelief sempre aggiornato nelle fasi di check out e

Attività dei centri : regole , procedure e comportamenti Attività dei centri : regole , procedure e comportamenti

Sistema informatico di Webrelief sempre aggiornato nelle fasi di check out e check in che presuppone l’apertura e la chiusura dei noleggi con scansione ed abbinamento del documento firmato dal cliente all’interno del sistema.Sistema informatico di Webrelief sempre aggiornato per Inventario per verificare periodicamente l’ubicazione dei veicoli della flotta pool sul territorio, ed eventualmente correggere le situazioni anomale. L’inventario per essere efficace, deve essere compilato entro un breve lasso di tempo, in modo da “congelare” la situazione della flotta in un determinato momento.

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Vetture sempre sotto controllo in entrata a seguito trasferimento con bisarca o riconsegna del cliente , con rilevamento dei danni di carrozzeria e gestione dei danni rilevati o su bolla ( trasferimento ) o verifica della emissione della denunciarilasciata dal cliente in fase di rientro , verifica se inserita o da inserire sul sistema Web all’indirizzo :

http://ald.automotivedn.com/driver/

E’ importante annotare sull’attestato di locazione elettronico il carburante del veicolo, e richiedere al cliente di riconsegnare il mezzo nello stesso stato e nel caso di problematiche, vi chiediamo di informarci tempestivamente. La gestione del

Attività dei centri : regole , procedure e comportamenti Attività dei centri : regole , procedure e comportamenti

di problematiche, vi chiediamo di informarci tempestivamente. La gestione del carburante sarà da ALD coordinata in termini di addebito diretto al cliente

I mezzi che verranno dedicati al progetto e trasferiti presso la vostra struttura dovranno essere custoditi con cura , ogni danno accidentale dovrà essere segnalato prontamente ad ALD , che deciderà in autonomia se procedere o meno al ripristino.

ALD si riserva sempre ( previo preavviso) la sostituzione o la rimozione dei mezzidal centro di stazionamento per politiche aziendali o scelte strategiche

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Nel caso di mancata, ritardata o inesatta comunicazione del rientro di un veicolo Pool, secondo quanto previsto dall’ art. 13.1 del Contratto Servizi, ALD , a partire dal giorno successivo, si riserva la facoltà di addebitare al CENTRO una penalità pari a 30,00 (trenta/00) euro per ogni giorno intercorrente tra la data del rientro del veicolo e l’effettiva comunicazione scritta da parte del CENTRO

Nel caso di impossibilità di utilizzo di un veicolo Pool derivante dalla violazione da parte del CENTRO delle procedure operative previste nel Contratto Servizi sarà addebitata al CENTRO una penalità pari a 30,00 (trenta/00) euro per ogni giorno di

Attività dei centri : regole , procedure e comportamenti Attività dei centri : regole , procedure e comportamenti

addebitata al CENTRO una penalità pari a 30,00 (trenta/00) euro per ogni giorno di fermo del veicolo

Nel caso in cui ALD sia soggetta a sanzioni amministrative a causa delle inadempienze del CENTRO sui controlli previsti al punto 3 del Contratto Servizi, saranno addebitati al CENTRO tutti i costi sostenuti

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La vettura viene assegnata , per

rientro o 1° invio , al centro e posta

nello stato “ASSEGNATA”

Il centro provvede alla “ACCETTAZIONE “ o eventuale “RIFIUTO” della vettura

In seguito al trasferimento il centro provvede A vettura ritirata ed emesso l’attestato di

La vettura consegnata al cliente potrebbe ritornare sul centro di consegna originario

oppure essere rilasciata su altro centro ALD

3 ) Flotta Pool:attività dei centri flusso assegnazione 3 ) Flotta Pool:attività dei centri flusso assegnazione –– WebreliefWebrelief

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In seguito al trasferimento il centro provvede al controllo ed acquisizione del veicolo ed

alla dichiarazione di “ARRIVO”

Se vettura NON ok ( documenti e stato carrozzeria e maccanica) il centro

provvede al passaggio della vettura nello stato di “DISPONIBILE” e successivo

“SOSPESO”

Segnalate le anomalie e risolte le problematiche la

vettura viene posta dal centro nello stato di

“DISPONIBILE” pronta per il noleggio

A vettura disponibile segue prenotazione per relief e pre-rent e la

vettura assume lo stato di “PRENOTATA” in attesa ritiro

A vettura ritirata ed emesso l’attestato di consegna su Web la vettura passa nello

stato di “NOLEGGIO”

La flotta pool è seguita tramite il portale WEBRELIEF ed accedendo sul sito all’indirizzo : http://webrelief.serviziauto.it/ logandovi con le vostre credenziali fornite dalla Rete Assitenza accederete al menù di gestione delle vetture comodato. Una volta avuto accesso alla maschera principale potete accedere alle varie voci del menù che danno l’ingresso alle attività operative del sito – vedi anche il MANUALE COMODATO -> download manuale sito

Attività dei centri : Strumenti di gestione informaticaAttività dei centri : Strumenti di gestione informatica

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Username officina es. 201595_1056

Attività dei centri : Strumenti di gestione informaticaAttività dei centri : Strumenti di gestione informatica

Password officina es. 12345

Richiesta nuovi dati accesso WR scrivere a : http://assistenzafornitori.aldautomotive.it/apertura-ticket

Le funzionalità di WebreliefLe funzionalità di Webrelief

• Il menù

• Monitoring comodato: filtri di ricerca

• Monitoring comodato: schermata principale

• Monitoring comodato: agenda prenotazioni

• Monitoring comodato: dettaglio

• Monitoring comodato: storico dettagli

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• Monitoring comodato: storico dettagli

• Webrelief: attestato di consegna (addebito carburante)

• Webrelief: elenco prerent

• Webrelief: elenco movimenti

• Webrelief: ricerca targa

• Webrelief: inventario fisico veicoli

WebreliefWebrelief: Il menù: Il menù

Ricerca targa:Permette di verificare se il veicolo fa parte della flotta ALD

Gestione noleggi relief/prerent:Qui si possono chiudere i noleggi erogati da altro fornitore e i preleasing

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Monitoring:In questa sezione si gestiscono le vetture Pool

Inventario:Entrando in questa sezione si può lavorare l’inventario dei veicoli pool

MonitoringMonitoring comodato: filtri di ricercacomodato: filtri di ricerca

IN QUESTA VERSIONE DELPORTALE, I VEICOLI SONOLEGATI ALL’UTENZA CONLA QUALE SI ACCEDE AL

Premendo su questo pulsantesi passa alla visualizzazioneclassica del monitoring(quella della precedenteversione del sito)

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LA QUALE SI ACCEDE ALSITO. In base a quanto detto,premendo il pulsante diricerca, saranno visualizzatisolo i veicoli legati all’utenzautilizzata. Se si vuole vederetutti i veicoli gestiti, occorrespuntare il checkbox “Tutte lesedi”.

MonitoringMonitoring comodato: schermata principalecomodato: schermata principale

Agenda prenotazioni:Tramite questo diagramma sipuò verificare visivamente l’agenda prenotazioni delveicolo prescelto. Sonoevidenziati in rosso i giornirelativi ad un noleggio attivo,in arancio e in giallo i giorniprenotati.Se si passa con il mouse sui

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Dettagli modelloDotazioni del

veicolo

Se si passa con il mouse suigiorni del calendario, ilsistema visualizza il numerodi pratica legato al periodointeressato.

Stato del veicolo in tempo reale

Stato del noleggio

MonitoringMonitoring comodato: agenda prenotazionicomodato: agenda prenotazioni

In questa versione del sito, èpossibile prenotare i veicoli poolcon largo anticipo, utilizzando lafunzione “AGENDA”. Per ogniveicolo si potrà vedere i periodiin cui è prenotato e agire perottimizzarne l’utilizzo.In fase di prenotazione sonoprevisti due giorni “cuscinetto”prima e dopo il periodoconsiderato, non utilizzabiliperché a rischio di

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Stato del veicolo

Tipo e numero di pratica

perché a rischio disovrapposizione con i noleggiprecedenti e successivi.

Cliccando sulla targa si entranella schermata di dettaglio, dacui si può gestire il veicolo.

Assegnata

Accettata

Arrivata

Documentazione incompleta, se non

presente libretto e /o assicurazione

Disponibile

Per rendere disponibile un veicolo nel monitoring, occorre passare per le seguenti fasi

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MonitoringMonitoring comodato: dettagliocomodato: dettaglioPer visualizzare maggioriinformazioni su un veicolo,basta cliccare sulla targa

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Per visualizzare tutti imovimenti relativi ad unveicolo basta cliccare suquesta icona

MonitoringMonitoring comodato: storico dettagli comodato: storico dettagli

Cliccando sull’icona relativa allo storicomovimenti, si apre questa scheda, in cuisono visibili i più importanti dati del veicolo

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Scorrendo verso il bassopossiamo vedere l’ elencodi tutti i passaggi di statoche un veicolo ha avuto.Nelle note ci sono alcuneinformazioni aggiuntive

WebreliefWebrelief: attestato di consegna: attestato di consegna

Il Centro in fase di consegna del veicolo pool al driver, ed in fase di rientro, è tenuto a compilare l’attestato di veicolo in locazione. In particolare occorre compilare i seguenti campi:1. Km del veicolo pool2. Livello del carburante3. Elenco dei danni4. Elenco delle dotazioni

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1

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3 Negli specifici box sonoesplicitati gli importi extra cheALD addebiterà al cliente(carburante e Km extra). (5)

L’attestato deve esserestampato in fase di apertura echiusura del noleggio,presentato al driver per la firma.Una copia del documentofirmato deve essere caricatonella pratica.

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IMPORTA L’ ATTESTATO NELLA PRATICA: il verbale firmato dal cliente, va scansionato ed inserito nella pratica CHIUSA, rientrando nella stessa dall’elenco richieste, poi spedito in originale ad ALD.

WebreliefWebrelief: caricamento pratica: caricamento pratica

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WebreliefWebrelief: Elenco : Elenco prerentprerent

In questa sezione si possono lavorare le richieste di pressegnazione, in modo analogo a quanto si fa per le vetture sostitutive.

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WebreliefWebrelief: Elenco movimenti: Elenco movimenti

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Entrando in questa voce di menù si può chiudere un noleggio relativo ad un veicolo pool, anche se la vettura è uscita da un’ altro centro.Inserire la targa pool e la data di chiusura del noleggio. Premendo il pulsante di ricerca saranno visualizzati tutti i noleggi ancora aperti legati al veicolo considerato

WebreliefWebrelief: ricerca targa: ricerca targa

Inserire la targa del veicolo da verificare

In questa sezione si può verificare se un veicolo è appartenente alla flotta ALD. Sono visualizzate le informazioni più importanti tra cui il tipo di contratto. In questo caso si tratta di veicolo pool.

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WebreliefWebrelief: inventario fisico veicoli: inventario fisico veicoli

Con cadenza trimestrale il sistema richiedela compilazione di un inventario fisico deiveicoli pool. Il centro avrà la possibilità suieseguire le seguenti operazioni:1. Confermare le informazioni proposte

dal sistema.a. ES: veicolo uscito dal centro

per preassegnazioneb. ES: veicolo prenotato (stato IN

NOLEGGIO) anche se nonancora ritirato.

2. Modificare le informazioni proposte.

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2. Modificare le informazioni proposte.a. Inserire solo note di dettaglio

senza cambiare stato. (ES:Vettura uscita con gommeinvernali)

b. Cambio stato. (ES: la vetturanon è in noleggio ma sospesaper manutenzione)

3. Inserisci nuovo veicolo.Inserire i dati di un veicolo pool

non presente nella lista.(Nota: Un veicolo assegnato allo

stesso centro ma ad altrasede, risulta comunquepresente nella lista ma non èlavorabile)

5) 5) Attività dei centri Attività dei centri –– Prenotazione vettura Sostitutiva Prenotazione vettura Sostitutiva Le richieste possono essere inserite per i fermi di carrozzeria attraverso il sito

(http://webrelief.serviziauto.it ) o per meccanica attraverso il portale Webmecc(http://ald3.wm.serviziauto.it ) dopo caricamento del preventivo e trasferimento dei dati sul Webrelief.

Con la nuova versione del portale Webrelief sarà possibile gestire le vetture comodato Ald attraverso un sistema di booking (prenotazione) con previsione di uscita e rientro dei veicoli comodato calendarizzati.

La ricerca del veicolo sostitutivo attraverso il sistema di geolocalizzazione (punto d’interesse, indirizzo o officina riparatrice).

Tale strumento sarà unico, pertanto i canali utilizzati in precedenza (telefono o mail) non saranno accettati, eccetto in casi di mancato funzionamento del sito.

Per i cambi auto, sblocco pratiche, cambi nominativi, cambi data ritiro, annullamento prenotazioni, si dovrà scrivere al seguente indirizzo per apertura ticket http://assistenzafornitori.aldautomotive.it/apertur a-ticket o altrimenti consultare la sezione Faqhttp://assistenzafornitori.aldautomotive.it/faq

Le richieste potranno essere inoltrate nell’orario di ufficio dalle ore 08:30 alle 17:30, fuori da tali orari bisognerà indirizzare i clienti a contattare Aci Global al numero 02/66165166 che provvederà alla ricerca del veicolo sostitutivo.

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Prenotazione vettura Sostitutiva Prenotazione vettura Sostitutiva Per le problematiche inerenti a prolungamenti di pratiche scadute si potrà scrivere all’indirizzo mail

fermotecnico.controllo_ald@fleetsupport.it

Non si procede con inserimento della richiesta di auto sostitutiva quando digitando la targa a video compaiono la seguenti diciture:

“nessuna sostitutiva da contratto per la vettura ta rgata …” o “contattare Network-Preassegnazione” o quando un cliente chiede di assegnare una vettura sostitutiva più grande.

Nei casi summenzionati prego indicare al cliente di contattare il Customer Service al n.verde800426426 o scrivere una mail all’indirizzo servizio.clienti@aldautomotive.com800426426 o scrivere una mail all’indirizzo servizio.clienti@aldautomotive.com

Le utenze per accedere al portale possono essere richieste all’indirizzo mail http://assistenzafornitori.aldautomotive.it/apertur a-ticket

A seguire il dettaglio della lavorazione sul Webrelief.

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Flusso richiesta di auto sostitutiva c/o i centri Rent a CarFlusso richiesta di auto sostitutiva c/o i centri Rent a Car

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Flusso richiesta di auto sostitutiva Comodato Flusso richiesta di auto sostitutiva Comodato AldAld

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Inserimento richiesta per intervento carrozzeriaInserimento richiesta per intervento carrozzeria

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Richiesta sostitutiva per intervento di meccanica Richiesta sostitutiva per intervento di meccanica http://ald3.wm.serviziauto.ithttp://ald3.wm.serviziauto.it//

Trasferimento pratica da Webmecc a Webrelief

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Compilazione praticaCompilazione pratica

targa

Nome e cognome utilizzatore

cellulare

Date noleggioSelezionareVeicolo marciante o non

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Ricerca punto di noleggio tramite: 1) Indirizzo 2) Officina riparatrice (se forniti di comodato)

3) Punto d’interesse

Km

Note intervento carrozzeria o meccanica

Note richiesta da parte del cliente

a) Ritiro sostitutiva su indirizzo specifico a) Ritiro sostitutiva su indirizzo specifico

• Selezionare ritiro nei pressi di “indirizzo”

• Cliccare su lente d’ingrandimento

• Si aprirà tendina di Google Maps dove digitare indirizzo della ricerca

• Selezionare dai risultati l’indirizzo specifico

• Attendere che il programma si geolocalizzi

• Digitare in basso su “visualizza” e • Digitare in basso su “visualizza” e appariranno tutti i punti di noleggio della zona indicata

• Successivamente cliccare su “salva”

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Ritiro sostitutiva su indirizzo specificoRitiro sostitutiva su indirizzo specifico

• In automatico il sistema assegnerà alla pratica il punto di noleggio Hertz più vicino (da policy aziendale), per poi proseguire su altri fornitori nel caso non ci sia disponibilità.

• Qualora sia necessario, per richiesta • Qualora sia necessario, per richiesta esplicita del cliente, andare su un altro noleggiatore, scriverlo nel campo “nota richiesta”.

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b) Ritiro sostitutiva su punto d’interesseb) Ritiro sostitutiva su punto d’interesse

• Selezionare ritiro nei pressi di “punto d’interesse”

• Selezionare un punto d’interesse fra

- Aeroporto

- Stazione

- Porto

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Ritiro sostitutiva su punto d’interesseRitiro sostitutiva su punto d’interesse

• Selezionare Regione e Provincia

• Successivamente selezionare la lente d’ingrandimento

• Si aprirà Google Maps e in automatico l’aeroporto (in questo caso Linate)

• Cliccare su Visualizza per visionare i punti di noleggio nei pressi dell’Aeroportopunti di noleggio nei pressi dell’Aeroporto

• Successivamente cliccare “salva”

• Lo stesso sistema di ricerca è valido anche se vengano selezionati come punti d’interesse “porto” o “stazione”

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c) Ritiro sostitutiva su Officina Riparatrice (Comodatoc) Ritiro sostitutiva su Officina Riparatrice (Comodato)

• Selezionare ritiro presso “officina riparatrice”

• Cliccare sulla lente d’ingrandimento e si aprirà google maps con l’indirizzo officina

• Cliccare su “salva” e successivamente si aprirà il monitoring con tutte le vetture comodato disponibile e non presso il comodato disponibile e non presso il centro

• Di seguito vediamo nel dettaglio tale gestione

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Ricerca per targa Ricerca per targa

Elenco richieste Webrelief

Num. di targa da visionare

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Cliccare su macchinetta per passare pratica in consegnata al cliente

Status pratica

RecallRecall--ProlungamentoProlungamento pratica sostitutiva scadutapratica sostitutiva scaduta

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Cliccare in basso a dx recall- prolungamento e poi tasto “attiva”

Digitare su data prevista consegna e si aprirà calendario

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Cliccare su motivo ritardo e selezionare dal menù la motivazione, poi salva richiesta

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Inserimento vettura pronta Inserimento vettura pronta

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A fine lavori, entrare nella pratica dal lucchetto, selezionare data ,orario e invio sms

vettura pronta

Chiusura pratica vettura ComodatoChiusura pratica vettura Comodato

Blocco Popup, cliccare , sbloccare e ripetere salvataggio

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1) Cliccare sul campo Check in e data

2) Cliccare su Chiudi

3) Cliccare su Salva

La prenotazione precedentemente inserita dal reparto Preleasing, risulterà nel basket “da Confermare” nello stato AUTORIZZATA.

ROSSICliccando sull’icona del

Le richieste di preassegnazione transiteranno sul webrelief, cliccando sul link elenco pre-rent.

6 ) Modalità per gestione Preassegnazioni6 ) Modalità per gestione Preassegnazioni

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sull’icona del lucchetto aperto, si potrà accedere alla prenotazione per confermare il buono stato del veicolo.

In seguito al controllo effettuato sulla vettura, il centro dovrà eseguire la compilazione della check list , spuntando con un flag le voci dei relativi box.

N.B.: "ATTENZIONE": Per confermare la disponibilità della vettura dovranno essere selezionate tutte le voci sopra indicate, previo controllo. In caso di mancata selezione di una delle voci sopra descritte è necessario indicare nelle NOTE FORNITORE (box presente sopra la check-list) il dettaglio dell’anomalia riscontrata sull’autoveicolo.

Per passare la pratica ad ALD, cliccare sul pulsante SALVA.

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Quando l’utilizzatore ritirerà il mezzo, dovrà essere compilato il verbale di consegna del veicolo comodato. Per procedere si dovrà accedere al WebRelief � Elenco Prerent �Pratiche Confermate �Lucchetto.

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Entrati nella pratica si dovrà compilare il campo Check-out, inserendo orario e data di uscita e poi cliccando su “salva”.

In automatico si aprirà il verbale, compilare i campi che troverete liberi sulla parte destra della schermata. Per mettere la pratica in Consegnata al cliente flaggare il campo “dati finali veicolo in uscita” ed inserire la “data firma”. La pagina andrà poi salvata, stampata e chiusa. La vettura risulterà così in noleggio.

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Quando una vettura in preassegnazione uscita dal vostro centro rientra su di voi, dovete entrare in WebRelief, poi cliccare su Elenco Pre-Rent e poi cercare il noleggio in “Consegnate

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Andrà poi compilato il campo check in e poi si dovrà cliccare su Salva. Si aprirà il verbale di rientro, che andrà compilato nella parte di destra, inserendo Km e livello carburante. Il verbale poi andrà salvato (flaggando su dati finali veicolo in rientro ed inserendo la data firma), stampato e chiuso.

Nella parte inferiore del verbale di rientro dovranno essere indicati gli eventuali danni presenti sul veicolo e spuntare le voci relative agli oggetti presenti sul mezzo. Infine si dovrà inserire la DATA FIRMA (ovvero la data di rientro del mezzo), spuntare la voce DATI FINALI VEICOLO IN RIENTRO, cliccare su SALVA, stampare il modulo e poi cliccare su CHIUDI.

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Nel caso in cui rientri presso il vostro centro una comodato in preassegnazione uscita da un altro Service Point ALD, per trovare la pratica nel WebRelief si dovrà entrare nella sezione Elenco Movimenti. Inserendo la targa del veicolo, la data e l’orario di rientro, dopo aver fatto “cerca” si potrà chiudere il noleggio, compilando il verbale di consegna nel modo abituale, salvandolo, stampandolo e chiudendolo. La pratica passerà da “Consegnata al Cliente” a “Chiusa”.

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7 ) Attività dei centri – Gestione del servizio di Cam bio Utilizzatore

CONCETTI PRELIMINARICONCETTI PRELIMINARI

Presa e riconsegna Presa e riconsegna per cambio Utilizzatore

TrasferimentTrasferiment o per cambio Utilizzatore

Cambio Cambio UserUser in un in un unico unico Service PointService Point

Cambio User in due due Service Point differentiService Point differenti

CONCETTI PRELIMINARICONCETTI PRELIMINARI

• LE VETTURE COINVOLTE IN NOLEGGIO AI CLIENTI NOLEGGIO AI CLIENTI ( NON SONO QUINDI VETTURE APPERTENENTI ALLA FLOTTA POOL/COMODATO)

• IL SERVIZIO DI CAMBIO UTILIZZATORE NON CHIUDE IL CONTRATTO NON CHIUDE IL CONTRATTO (CAMBIO USER DIVERSO DA RESTITUZIONE PER FINE CONTRATTO

• OCCORRE COMPILARE L’APPOSITO VERBALE “MODULO MODULO DIDI RICONSEGNA PER CAMBIO RICONSEGNA PER CAMBIO UTILIZZATOREUTILIZZATORE” ” ( scaricabile da sito www.aldautomotive.it nella sezione “Assistenza Fornitori”)

• L’UTILIZZATORE NONNON CONOSCE IL SERVIZIOCONOSCE IL SERVIZIO. IL SERVICE POINT SIIL SERVICE POINT SI.

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7 ) Attività dei centri 7 ) Attività dei centri –– Gestione del Gestione del servizioservizio didi CambioCambio utilizzatoreutilizzatore

RICONSEGNA VETTURARICONSEGNA VETTURA• Compila in triplice copia entro 3 ore dalla riconsegna, in tutte le sue parti, il Verbale di Riconsegna Veicolo

per cambio Utilizzatore ed inoltralo via e-mail all’indirizzo servizio.clienti@aldautomotive.com .

• Verifica la completezza della documentazione di bordo e, qualora non dovessero essere presenti uno o più documenti, segnalare tale mancanza all’interno del modulo precedentemente citato e segnalarlo non appena lo stesso viene inviato

• Verifica con l’attuale Utilizzatore (o suo delegato) l’esistenza di danni ; le eventuali denunce di sinistro (con o senza controparte), che non siano già state regolarmente effettuate dall’Utilizzatore che riconsegna il Veicolo.

• Verifica la necessità di eventuali interventi (Meccanica, Carrozzeria, Allestimento interno) che minano sicurezza, stabilità, comfort del veicolo.

CONSEGNA AL NUOVO UTILIZZATORECONSEGNA AL NUOVO UTILIZZATORE• Effettuare pulizia interna ed esterna del veicolo prima del ritiro da parte del nuovo Utilizzatore

• Redigere “Verbale di Riconsegna per cambio Utilizzatore ” avendo cura di compilare la parte “Estremi di chi ritira la vettura” Effettuare fotocopia del un Documento d’Identità (e/o Patente di Guida ) del nuovoUser/Delegato.

• Informare il Servizio Clienti dell’avvenuto cambio di Utilizzatore inviando e-mail con il verbale in allegato , rispondendo alla precedente comunicazione di attivazione servizio di cambio User

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Gestione del Gestione del servizioservizio didi CambioCambio utilizzatoreutilizzatore

DATI SOCIETA’ CLIENTE

E VETTURA

DESCRIZIONE DANNI

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DESCRIZIONE DANNI

ACCESSORI

INFO DRIVER USCENTE

INFONUOVO

DRIVER CHE RITIRA

TIMBRO ED INFO SERVICE POINTTIMBRO ED INFO SERVICE POINT

DATA E FIRMA DRIVER

Gestione del Gestione del servizioservizio didi CambioCambio utilizzatoreutilizzatore

TRASFERIMENTO DELLA VETTURA PER CAMBIO USERTRASFERIMENTO DELLA VETTURA PER CAMBIO USER

SERICE POINT SERICE POINT DIDI PARTENZAPARTENZA

• Occuparsi di svolgere quanto previsto per la procedura di “Riconsegna Vettura”

• Recepire le istruzioni in merito al trasferimento inviate tramite comunicazione mail dal Customer Service ALD. All’interno della stessa è presente il Numero di Autorizzazione attraverso cui fattura il servizio effettuato.effettuato.

• Segnalare accuratamente nel documento di trasporto/bolla, in partenza, tutti gli accessori asportabili (es. antenna esterna), tutti i documenti a bordo del veicolo ed eventuali effetti personali presenti

• Inserire una copia del verbale a bordo del veicolo (oppure allegala alla Bolla di Trasporto);

• Prendere accordi con la Società Trasportatrice in merito al ritiro del veicolo

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Gestione del Gestione del servizioservizio didi CambioCambio utilizzatoreutilizzatoreTRASFERIMENTO DELLA VETTURA PER CAMBIO USERTRASFERIMENTO DELLA VETTURA PER CAMBIO USER

SERVICE POINT SERVICE POINT DIDI ARRIVOARRIVO

• Comunicare l’avvenuto scarico presso la propria struttura entro 3 ore , rispondendo alla precedente comunicazione di attivazione servizio di cambio trasferimento (servizio.clienti@aldautomotive.com )

• Verificare l’effettiva presenza di Documento Di Trasporto e Verbale di Ric onsegna redatto dal Centro di partenza. Se assente comunicarlo via mail al Servizio Clienti i quali provvederanno al recupero.

• Prendere visione del Verbale di Riconsegna redatto dal Centro di partenza che fotografa lo stato della vettura all’avvio del trasferimento. In caso di incongruità, comunicarci tempestivamente quanto riscontrato in modo da aprire un’indagine interna.

• Effettuare un controllo sul veicolo allo scopo di garantire sicurezza, stabilità, comfort e corretta presenza della Documentazione di bordo. Per eventuali danni che non compromettono sicurezza e marcia del Veicolo, potrà essere riassegnato al nuovo Utilizzatore, nello stato in cui si trova.

• Recepire le informazioni riguardo il nuovo Driver comunicate dal Servizio Clienti ed allo scopo di concordare la consegna

• Effettuare pulizia interna ed esterna del veicolo prima del ritiro da parte del nuovo Utilizzatore

• Redigere Verbale di Riconsegna per cambio Utilizzat ore nelle modalità specificate in precedenza ed inviarlo rispondendo alla precedente comunicazione di attivazione servizio di cambio User

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La sezione, dedicata ai fornitori , è stata progettata per fornire le informazioni più utili in risposta alledomande più frequenti e logandosi all’indirizzo :

http://assistenzafornitori.aldautomotive.it/faq

Avrete accesso alle faq che sono state divise in 3 macro

categorie (sempre pronte ad essere ampliate):

� Gestione interventi di meccanica ;

8 ) Gestione del Ticket 8 ) Gestione del Ticket –– paginapagina FaqFaq

� Gestione interventi di meccanica ;

� Gestione interventi di carrozzeria;

� Aspetti di carattere economico/amministrativo.

Cliccando su “invia una richiesta” il fornitore atterrasulla pagina che gli permette di inoltrare una richiestadi assistenza (ticket).

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Gestione del Ticket Gestione del Ticket

Nel form il fornitore dovrà inserire:

� Partita Iva (è previsto un controlloper il riconoscimento)

� Email (a cui saranno notificati glistati di avanzamento del ticket)

Solo dopo il riconoscimento potràproseguire con la compilazione dellarichiesta, indicando Categoria dellarichiesta, Tipologia , Descrizione e Messaggio

Grazie alla profilazione delle categorie, tutti i ticket verranno smistati

e indirizzati agli operatori di competenza .

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CHECK-IN ADDEBITO CARBURANTE: : E’ importante che in fase di Check-in della vettura, venga fatto firmare al cliente l’attestato che, stampato dal portale Web Relief , presenti come da figura in basso, l’importo dell’addebito che ALD addebiterà direttamente al cliente. Quest’ ultimo se vuole può provvedere in autonomia al rifornimento del carburante, prima della chiusura del noleggio, ed in questo caso non si procederà con l’addebito.

9 ) Procedura di gestione del carburante9 ) Procedura di gestione del carburante

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RICHIESTA RIFORNIMENTO CARBURANTE : E’ possibile richiedere tramite Webmecc/Wincar il rimborso per il rifornimento di carburante (veicoli POOL). alla richiesta dovrà essere allegata la seguente documentazione :

a. ricevuta del distributore.b. verbale di riconsegna relativo il noleggio con addebito, firmato dal cliente.n.b. Se il verbale non è stato compilato corretta mente, se dovesse presentare correzioni, e non fosse coerente con ciò che è stato registrato sulla prenotazione, la richiesta potrebbe essere respinta.

Nel caso la vettura Pool arrivi proveniente da un altro centro, quindi già presente su Web Relief, e fosse necessario il rifornimento, dopo avere inserito la richiesta sul portale Webmec\Wincar alla ricevuta del distributore ed alla fattura andrà allegato l’attestato di accettazione vettura stampato da Webrelief ad accettazione effettuata.

Procedura di gestione del carburanteProcedura di gestione del carburante

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allegato l’attestato di accettazione vettura stampato da Webrelief ad accettazione effettuata.Le fatture che invierete per richiedere il rimborso del carburante, dovranno essere redatte singolarmente per ogni richiesta ed inviate alla attenzione della contabilità fornitori.

FATTURAZIONE RIFORNIMENTO CARBURANTE : Per la corretta fatturazione del ripristino carburante, alla fattura contenente il n. di autorizzazione, va allegata la seguente documentazione ;

a. ricevuta del distributore.b. verbale di riconsegna relativo il noleggio con addebito, firmato dal cliente.

n.b. in mancanza di tale documentazione, la fattura p otrà essere respinta da ALD, per eventuali contestazioni è possi bile utilizzare lo strumento Ticketing.

AGGIORNAMENTO LIVELLO CARBURANTE: E’ possibile aggiornare il livello di carburante della vettura POOL tramite la funzionalità “ MOVIMENTO IMPRODUTTIVO “ presente sul monitoring, tale stato è selezionabile mettendo la vettura nello stato SOSPESO, e scegliendo MOVIMENTO IMPRODUTTIVO come motivazione.L’aggiornamento del livello carburante rimarrà tracciato. In alternativa potete segnalare la correzione del livello carburante aprendo un TICKETevidenziando il livello nella fase di check in\out ed il numero di pratica.

Procedura di gestione del carburanteProcedura di gestione del carburante

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10) Procedura di gestione delle doppie chiavi 10) Procedura di gestione delle doppie chiavi

Tutte le doppie chiavi di vetture Pool, vanno tenute in un archivio centralizzato per motivi di sicurezza,a tal proposito, ogni volta che viene consegnata una vettura nuova ad un Centro, oppure nel caso in cui lo stesso se ne trovi in possesso per qualsivoglia motivo, deve immediatamente chiederne il ritiro al centro sotto indicato.

n.b. vi chiediamo cortesemente di mettere su ogni n.b. vi chiediamo cortesemente di mettere su ogni chiave l’indicazione della targa della vettura.

Centro Servizi Eur srl

Agenzia Maxim

Via Boccea 541 c/d

00166 Roma

gestionechiavi@centroservizi.it

cristina.agostini@centroservizi.it

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11 ) Flotta Pool 11 ) Flotta Pool -- logistica e distribuzione logistica e distribuzione -- Contatti Contatti

Per ogni necessità di informazioni legate alla gestione delle vetture della Flotta Pool il centro deve segnalare la problematica avvalendosi del portale di GESTIONE DEL TICKET consultabile al seguente indirizzo ( vedi modalità di gestione pagina apposita ) ;

http://assistenzafornitori.aldautomotive.it/apertur a-ticket

Dopo avere effettuato l’apertura del Ticket , sarà cura del Back Office interno rispondere al fine della soluzione della problematica .

Nel caso di impellente URGENZA Vi informiamo che il contatto telefonico attuale è il seguente :

Fornari Maurizio tel. 06/65685 977

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11) 11) Sostitutive Sostitutive –– Prenotazioni e ContattiPrenotazioni e ContattiPer ogni necessità di informazioni legate alla gestione delle Prenotazioni Sostitutive vetture della Flotta Pool il centro deve segnalare la problematica avvalendosi del portale di GESTIONE DEL TICKET consultabile al seguente indirizzo ( vedi modalità di gestione pagina apposita ) ;

http://assistenzafornitori.aldautomotive.it/apertur a-ticket

Dopo avere effettuato l’apertura del Ticket , sarà cura del Back Office interno rispondere al fine della soluzione della problematica .

Nel caso di impellente URGENZA Vi informiamo che il contatto telefonico attuale è il seguente :

Andrea Settefrati tel. 06/65685 321

Le richieste potranno essere inoltrate nell’orario di ufficio dalle ore 08:30 alle 17:30, fuori da tali orari

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Le richieste potranno essere inoltrate nell’orario di ufficio dalle ore 08:30 alle 17:30, fuori da tali orari bisognerà indirizzare i clienti a contattare Aci Global al numero 02/66165166 che provvederà alla ricerca del veicolo sostitutivo.

Per le problematiche inerenti a prolungamenti di pratiche scadute si potrà scrivere all’indirizzo mail : fermotecnico.controllo_ald@fleetsupport.it

Non si procede con inserimento della richiesta di auto sostitutiva quando digitando la targa a video compaiono la seguenti diciture:“nessuna sostitutiva da contratto per la vettura ta rgata …” o “contattare Network-Preassegnazione” o quando un cliente chiede di assegnare una vettura sostitutiva più grande.

Nei casi summenzionati prego indicare al cliente di contattare il Customer Service al n.verde800426426 o scrivere una mail all’indirizzo servizio.clienti@aldautomotive.com

11 ) Preassegnazioni11 ) Preassegnazioni Prenotazioni Prenotazioni –– ContattiContatti

Per ogni necessità di informazioni legate alla gestione delle Prenotazioni Preassegnazioni vetture della Flotta Pool il centro deve segnalare la problematica avvalendosi dell’indirizzo e mail :

preassegnazioni@aldautomotive.com

Nel caso di impellente URGENZA Vi informiamo che il contatto telefonico attuale è il seguente :

Helpdesk: 06/65685390

Daniele PierottiElisabetta MaggiLuigi FrancoMarco Gagliardi

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11 ) Cambio 11 ) Cambio UserUser –– ContattiContatti

Contatti relativi esclusivamente per il servizio in questione :

servizio.clienti@aldautomotive.comattestatiald@olsainformatica.com

Comunicazione via e-mail :

In caso di contatto via mail, scrivere rispondendo sempre alla comunicazione iniz iale inviata dal Servizio Clienti. All’interno della stessa sarà presente il Referente del Reparto con a cui chiedere e/o comunicare qualsiasi aspetto relativo al Servizio in questione. Nell’oggetto della comunicazione, infine, sarà presente il Numero di Segnalazione correlato al Servizio erogato.