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INFO2000.biz

Contenuto iii

Contenuto

AlCa Gestione del tuo Negozio 1

Introduzione............................................................................................................................... 1Cos’è ........................................................................................................................... 1Requisiti ...................................................................................................................... 1Aggiornamento............................................................................................................ 1Supporto tecnico.......................................................................................................... 2

Utilizzo ...................................................................................................................................... 2Avvio........................................................................................................................... 2Licenza ........................................................................................................................ 2

Menù iniziale 3

Pulsanti........................................................................................................................ 3Barra dei menù ............................................................................................................ 4

multiutenza e sicurezza.............................................................................................................. 5Come attivare un nuovo utente: .................................................................................. 5Griglia utenti ............................................................................................................... 6Log utenti .................................................................................................................... 7Password dimenticata.................................................................................................. 7

Magazzino 8

Creare un articolo in magazzino................................................................................................ 9Generalità di un articolo.............................................................................................. 9

come inserire una Variante ...................................................................................................... 10Barra dei menù del “magazzino”............................................................................................. 11

Menù navigazione: .................................................................................................... 11menù “Articoli”:........................................................................................................ 11menu “Tools” ............................................................................................................ 13

Uso del barcode remoto........................................................................................................... 14carico in magazzino................................................................................................... 14

Box di ricerca .......................................................................................................................... 15ricerca sezione Articoli: ............................................................................................ 15Ricerca sezione varianti – identita’ ........................................................................... 16Ricerca equivalenti.................................................................................................... 17Ricerca Meta articoli ................................................................................................. 18Ricerca servizi ........................................................................................................... 18

Banco 19

VendITA DI UN SOLO articolo ............................................................................... 19Vendita di più articoli allo stesso cliente................................................................... 20vendita con richiamo di Scheda cliente ..................................................................... 21vendita di articoli con varianti................................................................................... 22Reso di un articolo o storno della vendita ................................................................. 24Altre funzioni ............................................................................................................ 24

Documenti 25

Come inserire una fattura o un ddt in Ingresso.......................................................... 26Rapporti di conversione ............................................................................................ 27

iv Contenuto Help Help

Creare una fattura o un DDT in Uscita...................................................................... 28Aggangio DDT in fattura in uscita ............................................................................ 30Stato documento........................................................................................................ 31Pagamenti Frazionati................................................................................................. 31Preventivi e contratti ................................................................................................. 32Altre funzioni ............................................................................................................ 32Stampare un documento ............................................................................................ 33

Globale 34

Scadenzario 37

Stampe 38

Quali tipi di stampanti usare.................................................................................................... 38Quali fogli usare ...................................................................................................................... 39Eseguire una stampa ................................................................................................................ 39

Stampa delle etichette 40

come creare un nuovo report di etichetta personalizzato......................................................... 43stampare le etichette con etichettatrice Dymo ......................................................................... 44come creare un nuovo report Dymo personalizzato: ............................................................... 45stampare le etichette con etichettatrice brother........................................................................ 47Servizio stampa etichette ......................................................................................................... 48

Anagrafica 49

Come inserire un nuovo contatto............................................................................................. 49Come variare o eliminare un contatto...................................................................................... 50

Altre funzioni ............................................................................................................ 50

Fidelity 52

Promozioni .............................................................................................................................. 52Formule di conversione............................................................................................. 53Punti extra ................................................................................................................. 54Premi ......................................................................................................................... 54Punti .......................................................................................................................... 55Premi consegnati ....................................................................................................... 55Punti maturati ............................................................................................................ 55

Equivalenti 56

Come associare un equivalente ................................................................................. 57Altre funzioni ............................................................................................................ 57

Identità 58

Come creare una identità........................................................................................... 58Come eseguire una ricerca sulle identità ................................................................... 59Come vendere una identità ........................................................................................ 59Altre funzioni ............................................................................................................ 59

Varianti 61

Come creare una variante .......................................................................................... 61Come eseguire una ricerca delle varianti .................................................................. 62Come vendere una variante ....................................................................................... 63Altre funzioni ............................................................................................................ 63

Contenuto v

Garanzie 64

Come inserire una garanzia ....................................................................................... 64Altre funzioni ............................................................................................................ 65

Meta articoli 66

Come inserire un meta articolo ................................................................................. 66

Ordini a fornitore 67

Articoli in scadenza 67

Noleggi 68

Come inserire un noleggio ........................................................................................ 68Altre funzioni ............................................................................................................ 69

Sub Magazzino 70

Attribuzione di un articolo nel Sub magazzino ......................................................... 70Rientro di un articolo dal Sub magazzino ................................................................. 71Attribuzione di una Identità nel Sub magazzino ....................................................... 71Vendita di un articolo associato al Sub magazzino ................................................... 71Altre funzioni ............................................................................................................ 72

Schede clienti 73

Come creare una nuova scheda ................................................................................. 73Come caricare gli articoli nella scheda...................................................................... 74Come indicare gli acconti.......................................................................................... 74Altre funzioni ............................................................................................................ 74

Servizi 76

Come inserire un nuovo servizio............................................................................... 76Altre funzioni ............................................................................................................ 77

Prenotazioni 78

Come inserire una prenotazione ................................................................................ 78Come stampare le prenotazioni ................................................................................. 80Altre funzioni ............................................................................................................ 81

Rimanenze 83

Altre funzioni ............................................................................................................ 83

Riordino semplice 85

IVA 86

Statistiche 87

Vendite per articolo................................................................................................... 87Come effettuare una ricerca ...................................................................................... 87Vendite per cliente .................................................................................................... 88

Pannello di controllo 89

Generiche................................................................................................................................. 89Configurazione registratore di cassa (ECR) .............................................................. 91

vi Contenuto Help Help

Configurazione BarCode remoto.............................................................................. 93Banco....................................................................................................................................... 95Database .................................................................................................................................. 96Magazzino ............................................................................................................................... 97Documenti ............................................................................................................................... 97Log .......................................................................................................................................... 98

Menù strumenti 98

Configurazione in rete............................................................................................. 105Configurazione in rete per database Access............................................................ 106Configurazione in rete per database Sql Server ...................................................... 106

Copia di sicurezza 109

Backup uso del database access: ............................................................................. 109Backup uso del database SQL:................................................................................ 109Il software ............................................................................................................... 111Dati.......................................................................................................................... 111

Indice 113

AlCa Gestione del tuo Negozio 1

AlCa Gestione del tuo Negozio

Introduzione

Cos’èALCA è un programma multiutente per la gestione della tua azienda se necessiti in tempo reale del controllo del magazzino, delle vendite, della fatturazione e di tutto quanto gira intorno ad un’attività commerciale al dettaglio o piccolo ingrosso.Concepito per risolvere i problemi quotidiani della gestione aziendale, risponde esaurientemente alle aspettative anche del cliente più esigente; la grafica è stata curata in modo particolare, tale da rendere il lavoro più veloce e semplice possibile, soprattutto nella gestione del banco e magazzino.ALCA sostituisce i tuoi appunti per le schede clienti e fidelity, i preventivi, gli acconti, gli inventari: tutto è già incluso e pronto all'uso! Anche la fatturazione è già compresa senza dover acquistare moduli esterni. ALCA non è modulare: tutto è incluso in un unico programma.ALCA può essere usato sia in piccole realtà usando il database Access che in realtà che lavorano in rete, con decine di migliaia di articoli e chiedono prestazioni elevati grazie al database SQL Server.Potrai facilmente inventariare la merce appena arriva nella tua azienda, anche se sei lontano dal PC: successivamente potrai caricare tutti gli articoli in un unico clic!ALCA inoltre è integrato con i lettori di codici a barre più comuni ed è garantito al 100% con il nostro lettore di codici a barre ProTracer; inoltre supporta vari modelli di registratori di cassa ed è integrato con la suite Microsoft Office: è sicuramente il programma più completo ma economico sul mercato italiano! Scaricalo adesso gratuitamente e valuta di persona la qualità.Inoltre se sei un programmatore Visual Basic puoi usare ALCA SDK: Tool di sviluppo gratuito per creare i propri programmi, incluse interfacce web, e collegarli ad ALCA per estenderne le funzionalità.

RequisitiALCA può girare su un qualsiasi computer che ospita Windows XP o superiore. La RAM disponibile dovrebbe essere almeno pari a 100MB e comunque dipende dalle modalità d’uso di ALCA e dal carico di attività che deve gestire. In linea di massima un computer moderno senza particolari caratteristiche è più che sufficiente per usare ALCA.ALCA è in grado di girare su sistemi meno moderni a partire da Windows 98, in ogni caso la RAM disponibile deve essere sufficiente ed, in presenza, di migliaia di articoli, si potrebbero verificare rallentamenti, Fa’ eccezione il caso in cui si usi un sistema operativo non moderno (vedi Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000) ma con un computer moderno.Accessori consigliati sono il lettore di codici a barre, una stampante laser od a getto di inchiostro. Se non hai ancora trovato il lettore di codici a barre, puoi valutare ProTracer (un prodotto Info2000).

AggiornamentoPer scaricare gli aggiornamenti riferisciti al sito www.info2000.biz ed al documento relativo alla “Politica degli aggiornamenti”. L’installazione di una nuova versione non coperta dalla tua attuale licenza d’uso, potrebbe inibire il funzionamento di ALCA: qualora avessi dubbi contattaci prima di procedere con l’aggiornamento: [email protected]

http://www.info2001.it/protracer

http://www.info2000.biz/proTracer

http://www.info2000.biz/

mailto:[email protected]


2 AlCa Gestione del tuo Negozio Help Help

Supporto tecnicoNella eventualità necessiti di supporto tecnico, puoi contattarci trami te il forum: www.info2000.biz/forum. Ticonsigliamo inoltre di guardare le FAQ sul nostro sito.

Utilizzo

AvvioFai doppio click sull’icona creata durante la procedura di installazione, la prima finestra che compare è simile a questa:

Le informazioni contenute hanno il seguente significato:

Facendo click qui, ti colleghi sul nostro sito web per verificare la presenza di una nuova versione di ALCA

Facendo click qui, chiudi ALCA

Facendo click qui puoi vedere altre informazioni relative alla tua licenza d’uso Qualora questa scritta fosse visibile, significa che stai usando una versione Beta di ALCA ossia una

copia in lavorazione: controlla periodicamente sul sito il rilascio della versione finale

Questa informazione, qui solo indicativa, identifica la versione corrente di ALCA.Questa sezione invece identifica i dati relativi alla tua licenza d’uso. Se ALCA non è intestato a nessuno, quindi sitratta di una versione dimostrativa troverai delle informazioni relative al periodo di valutazione. Per avviare ALCA fai click su punto qualsiasi della zona gialla, attendi qualche attimo e la finestra principale del programma comparirà.

Licenza

Per usare ALCA senza limitazioni, successivamente all’acquisto, riceverai una licenza d’uso: le istruzioni per l’uso della licenza d’uso sono qui: www.info2000.biz/licenza

Se la licenza finale è installata correttamente, scompariranno le informazioni relative alla scadenza e compariranno i tuoi dati.

http://www.info2000.biz/forum

http://www.info2000.biz/faq

http://www.info2000.biz/licenza

Menù iniziale 3

Menù iniziale

Il menù iniziale ti consente di accedere a tutte le principali funzioni di ALCA. E’ possibile accedere a funzioni specifiche unicamente dalle funzioni principali. Oltre ai pulsanti in primo piano, questa finestra è dotata di barra dei menù con menù a tendina che consentono l’accesso ad altre funzionalità.

Pulsanti Il magazzino è la sezione dove puoi inserire i tuoi articoli e tutte le loro proprietà

Il globale è una funzionalità di ricerca avanzata per poter rintracciare articoli usando criteri di ricerca incrociati e complessi

Al banco gestisci la vendita esattamente come se fossi al tuo banco, con emissione dello scontrino fiscale, gestione dei resi

Tutto ciò che riguarda la gestione dei documenti, fiscali e non, come Fatture, DDT, preventivi e contratti

Elenco completo dei clienti e fornitori con tutti i propri dati

In questa sezione puoi associare ad un certo cliente, una serie di vendite e ricezione di pagamenti, in modo da tener traccia, per le gestioni non ordinarie, dei movimenti di quel cliente. Tipicamente usato dai clienti professionali che ritirano la merce anche più volte a settimana ed eseguono saldi parziali e successivi

Gestione cpompleta di tutti i report: inventari, etichette, giornale di vendita, etc.

4 Menù iniziale Help Help

Esce da ALCA. Nota che prima di uscire ALCA esegue un aggiornamento delle giacenze odierne quindi l’uscita potrebbe richiedere qualche istante.

Barra dei menùLa barra dei menu è presente in tutte le schermate e consente, attraverso la scelta delle opzioni nei vari menù atendina, di accedere alle varie funzioni del programma. In ciascuna schermata di ALCA è possibile accedere alle funzioni attinenti alla schermata di attività in corso. La barra dei menù della schermata principale si differenzia in:

1. Navigazione2. Avanzate3. MiniOffice4. Help

o Dal menù di “Navigazione” puoi accedere a:

Banco: gestisci le tue vendite esattamente come se fossi al banco del tuo negozio, mandi in stampa lo scontrino fiscale (se hai il modulo DF_ECR) e gestisci i resi

Documenti: gestisci tutti i tuoi documenti fiscali e non, come Fatture, preventivi, DDT e contratti

Magazzino: Questo menù ti fa’ accedere al magazzino, ovvero alla gestione degli articoli e tutte le loro proprietà

Anagrafica: Elenco completo dei clienti e fornitori Globale: Il globale è una funzionalità di ricerca avanzata per poter

rintracciare articoli usando criteri di ricerca incrociati e complessi Scadenzario: Controllo dei documenti in scadenza per una facile gestione

degli incassi e pagamenti Schede Clienti: Gestione degli articoli ceduti ed incassi per cliente Servizi: Gestione dei servizi che puoi offrire, tipicamente usato dalle

attività che forniscono servizi oltre agli articoli (installazione, riparazione, assemblaggio etc.)

Prenotazioni: Gestione degli articoli richiesti e prenotati dai tuoi clienti IVA: Calcolo dell’IVA a credito ed a debito Statistiche: Visualizzazione delle più comuni statistiche di vendita: per articolo, per cliente, etc.

Report: Accesso ai report e stampa delle etichette

o Dal menù “Avanzate” puoi accedere a:

Fidelity: Campagne promozionali, assegnazione punti e gestione dei premi Equivalenti: Gestione dei codici equivalenti ai codici di magazzino Identità: Assegnazione delle identità dei codici di magazzino Garanzie: Gestione delle garanzie Meta articoli: Gestione e creazione dei meta articoli Ordini a fornitore: Gestione delle richieste di materiali ai tuoi fornitori Noleggi: Noli degli articoli in magazzino Sub magazzino: Gestione e trasferimento degli articoli ai sub magazzini Articoli in scadenza: Elenco degli articoli con data di scadenza imminente Rimanenze: Istantanea delle quantità nel tuo magazzino Riordino semplice: Modello di calcolo per dedurre quali e quanti articoli acquistare Pannello di controllo: Tutti gli elementi configurabili sono controllabili da qui

o Dal menù “Minioffice” puoi accedere a:

Banche: Ricerca dei dati bancari ABI, CAB Codici postali: Ricerca dei CAP di tutte le località italiane Codici catastali: Ricerca dei codici catastali Prefissi telefonici nazionali: Ricerca dei prefissi telefonici nazionali Prefissi telefonici internazionali: Ricerca dei prefissi telefonici internazionali

Menù iniziale 5

Codice fiscale: Calcolo del codice fiscale Data aggiornamento: Data di aggiornamento dei dati trattati da MiniOffice

o Dal menù “Help” accedi al manuale d’uso

multiutenza e sicurezzaL’attivazione della funzionalità “Multiutente”, ti consente di avere il controllo di tutti gli operatori che utilizzano il programma nonché la storia di tutte le attività che essi svolgono; inoltre avrai la possibilità di abilitare od escludere l’uso di alcune funzioni e la durata delle utenze.In altri termini avrai:

1. Accesso multiutente con autenticazione2. Determinazione del livello di accesso3. Determinazione della scadenza delle password

La gestione delle utenze avviene nel menù “Sicurezza” cliccando su “Avanzate < Sicurezza” del menù principale

Come attivare un nuovo utente:

1. Seleziona “Utenti > Nuovo”2. Inserisci i dati relativi all’utente, la password di accesso, la durata dell’utenza ed indica le varie funzioni di

accesso dell’utenza.3. Seleziona lo stato dell’utenza “Abilitato” o “Non Abilitato” per consentire l’operatività nel software4. Seleziona “Utente Master” cioè un utente al quale è consentito l'accesso a tutte le funzioni del programma

con totale gestione delle funzionalità (visualizzazione, creazione, modifica ed eliminazione) oppure “Utente Normale” e successiva abilitazione/disabilitazione (true/false) delle funzioni ad esso associate; per es. si potrà avere un utente che avrà accesso al “Banco” ma non potrà effettuare operazioni di vendita e così via.

6 Menù iniziale Help Help

5. Salva la nuova utenza selezionando “Utente > Salva”.Dopo aver creato ed abilitato le utenze bisognerà attivare la funzione “Multi Utente”:Per attivare la funzione accedi al “Pannello di Controllo” e dal menu “Generiche” seleziona

All’attivazione della funzione ALCA si chiuderà e sarà necessario riaprirlo; alle successive aperture sarà visualizzata la schermata relativa all’inserimento di nome utente e password.

Se si attiva la modalità “Multiutente” ma non è stato impostato alcun utente autorizzato all’accesso al programma, vi si potrà accedere con l’utenza di default:

L’utenza di default “alca” con password “alca” è una utenza che ha tutte le autorizzazioni in altri termini è un utente “Master” ossia l’amministratore che può accedere a tutte le funzioni, può creare, modificare ed eliminare dati. Il nome dell’utente che sta utilizzando il software nella sessione in corso, sarà riportato in alto sulla barra di stato della schermata in cui ci si trova:

Griglia utentiNelle principali schermate dove è possibile avere una serie di azioni effettuate (vendita, resi, trasferimenti a sub magazzino ecc.) ed in particolare nella sezione “Banco” ed in quella dei “Documenti” si possono controllare e verificare quali operazioni sono state effettuate e da chi; per ottenere l’elenco delle operazioni con l’indicazione dell’utente che le ha eseguite, basterà selezionare la vista della colonna “User” e trascinarla sull’intestazione della griglia.

Per selezionare una colonna da visualizzare nella griglia:1. Click destro sull’intestazione della griglia2. Scegli la colonna da visualizzare selezionandola direttamente dalla finestra che ti si propone3. Trascina la colonna scelta direttamente sull’intestazione della griglia fino alla comparsa delle frecce rosse

che ne indicano la posizione sulla griglia

Menù iniziale 7

Log utentiUn elenco più dettagliato di tutte le operazioni effettuate dai singoli utenti connessi è possibile ottenerlo tramite la visualizzazione del “Log Utenti” che può essere visualizzata esclusivamente dall’utente “Master”.Per visualizzare il “Log Utenti”:

1. Accedi al”Pannello di controllo” nella sezione “Log”2. seleziona “Log > Aggiorna” o F53. Indica il numero degli ultimi eventi che vuoi visualizzare e

clicca su “Ok”

Il “Log Utenti” mantiene i dati in archivio per 2 anni e la sua pulizia avverrà in modo automatico cancellando gli eventi superiori a 2 anni.

Password dimenticataNel caso in cui ci si dimentichi la password di accesso dell’utenza “Master”si possono verificare i seguenti 2 casi:

1. Se esiste uno solo un utente di tipo “Master” indipendentemente dagli altri “Normali” e l’utente ha le credenziali di default ossia non ha cambiato né il nome utente né la password, basterà cliccare sul tasto “lucchetto” che visualizza i codici di accesso: “alca” e “alca”

8 Magazzino Help Help

2. Se esistono più utenti di tipo “Master” e nessuno ricorda i dati di accesso, bisognerà effettuare un reset delle password impostate riportandole tutte a quella di default che è “alca” in modo da poter accedere nuovamente al programma; questa operazione viene eseguita con una procedura esterna ad ALCA e deve essere richiesta direttamente allo staff Info2000 mia mail a [email protected]

Magazzino

La funzione "Magazzino" consente di caricare e gestire gli articoli in magazzino tramite l'inserimento diretto degli stessi; è possibile creare o caricare il magazzino anche tramite documento in ingresso (fattura immediata - DDT). Questa è sicuramente una delle funzioni più importanti di tutto il programma, definire e mantenere uno standard aziendale in questo punto è fondamentale! Si può predisporre un'efficace gestione di magazzino conoscendo, per ogni articolo, lo stato della disponibilità in tempo reale e l'intera movimentazione avvenuta. E' possibile avere un controllo preciso delle scorte, delle quantità in ordine e dell'inventario di magazzino.


Magazzino 9

Creare un articolo in magazzino

Quando si inizia la gestione dell’attività di magazzino, è necessario caricare la disponibilità iniziale di ogni articolo, che può avvenire sia manualmente che tramite documento in ingresso.Per fare il primo carico con inserimento manuale procedere in questo modo:Seleziona il menù “Magazzino”

1. Fai click su “Articoli > Nuovo” o Ctrl+N2. Compila i campi che ti interessano3. Fai click su “Articoli > Salva” o Ctrl+S

Nota che alcuni campi vengono già compilati da ALCA con valori di default.

Il campo “codice” deve essere compilato; si tratta di un dato univoco che identifica il tuo prodotto, quindi non potrai avere due codici uguali all’interno del programma. Nella eventualità che inserisca un codice già esistente, ALCA ti chiederà se desideri aggiornare quello precedente.Se desideri catalogare due articoli simili ma con alcuni dettagli differenti come colore e taglia, puoi usare le varianti, ovvero carichi un articolo con le caratteristiche comuni, compili le quantità totali e successivamente dividi i colori e le taglie nelle relative varianti.Alcuni campi come: “deposito”, “colore”, “marca produttrice”, “genere” e “categoria merceologica”possono essere compilati facendo click su , questo pulsante aprirà una tendina con tutti i valori già usati per il campo di riferimento.Quando si crea un nuovo articolo, ad esso viene associato automaticamente un codice a barre di tipoEAN13 (13 caratteri numerici). Il codice “EAN13”, così come il “codice”, non può essere duplicato in quanto è tipicamente letto dal lettore di codici a barre ed usato quindi per identificare velocemente il tuo articolo; per questo motivo è altamente consigliato sostituire il codice “EAN13” generato da ALCA

con quello che troverai sulla confezione dell’articolo stesso usando ; il pulsante invece controlla che il codice EAN13 sia conforme agli standard ed eventualmente lo corregge.Se invece il tuo articolo dispone di un codice a barre di tipo diverso dall’EAN13, tipico per gli alimenti, libri e riviste, puoi usare il campo “codice originale” e qui digitare il codice letto dalla confezione.Considera che non è possibile avere due articoli con “codice”, “EAN13” e “codice originale” uguali.Nelle note si può indicare una descrizione tipo "giacenza iniziale".

Generalità di un articolo

Di seguito alcun delle caratteristiche che un articolo potrebbe avere:

Codice: è il codice univoco che identifica l’articolo, tipicamente dovrebbe essere il codice che il cliente vede sulla confezione stessa, ad esempio il modello di un mouse, il modello del paio di scarpe (non importano taglia/colore), il pistone Fiat XYZ, etc.

Quantità: quantità totale in magazzino di questo articolo (incluse eventuali varianti).

Quantità minima: è la soglia di scorta minima che si vuole applicare all'articolo. Se si scende al di sotto di questa, quando dal "banco"si cercherà di vendere un articolo sotto scorta, verrà visualizzato un avviso che dovrebbe favorire il riordino di quell’articolo.


Verificato: è un campo libero pensato inizialmente per inserirvi un “sì” o “no”, utile nel caso si faccia l’inventario e quindi indicare che questo articolo è stato verificato.

Genere: si intende un raggruppamento logico dell'articolo, ad esempio penne, hard disk, scarpe,etc. Può essere usato come si preferisce.

Categoria merceologica: si intende raggruppamento più ampio ed in generale pensato come la famiglia d'appartenenza di questo genere d'articolo ad esempio: cancelleria, ricambi, abbigliamento, bevande. Utile in particolar modo per le attività che vendono vari di beni o hanno varie aree. Può essere usato come si preferisce.

Listino senza IVA: si intende il prezzo d'acquisto al fornitore, IVA esclusa.

Ultimo: Ultimo prezzo d'acquisto al fornitore. Tipicamente non si dovrebbe compilare questo campo, in quanto ALCA lo compila automaticamente inserendo direttamente quello che appare nel listino senza IVA.

Pubblico senza IVA: Il prezzo di vendita da praticare al pubblico ovvero quello che il cliente finale vede.

Numero di etichette: è possibile mandare in coda di stampa un certo numero di etichette relative all’articolo visualizzato. La gestione delle etichette è facoltà del menù “stampe”.

EAN13: è uno dei campi chiave e contiene unicamente con codice numerico di 13 cifre detto EAN13. Il codice deve essere univoco all’interno del programma e tipicamente è il codice a barre sulla confezione dell’articolo.

Codice originale - è un codice opzionale che può essere attribuito al prodotto, per esempio il codice attribuito dal fornitore. Qualora il codice EAN13 od il “codice” non dovessero bastare ad identificare l’articolo, è possibile usare questo campo per depositarvi il codice attribuito all’articolo dal vostro fornitore, è utile anche per memorizzare un codice a barre diverso dal classico EAN13, caso tipico delle aziende alimentari, edicole, librerie

Taglia, colore: questi campi identificano le caratteristiche fisiche dell’articolo e sono opzionali. Non bisogna usarli nel caso si vendano articoli del tipo di questo articolo ma differenziati in taglia e colori, tipico caso dei negozi di abbigliamento e scarpe. Nel caso di quantità di articoli simili ma che si differenziano in taglia e colori o semplicemente per codice a barre diverso, si devono usare le varianti dell’articolo

Più campi si compilano, più dettagliate le informazioni che potrai ottenere dal tuo magazzino.

come inserire una VarianteLe varianti sono una funzione utile tipicamente a chi vende ad esempio abbigliamento e scarpe, dove un certo articolo con delle caratteristiche simili, è identificato univocamente anche per taglia o colore o codice a barre diversi. Ad esempio della scarpa modello “Roma”, ne vendo una certa quantità di una certa misura e di un certo colore e così via. In questo caso bisogna caricare un articolo con codice “Roma”, inserendo la quantità complessiva a prescindere le varianti, quindi bisognerà creare tante varianti quanti sono i pezzi dell’articolo “Roma”: il numero totale delle varianti deve coincidere con la “quantità” totale altrimenti ALCA visualizzerà un messaggio tipo

il seguente: .

Le varianti possono essere considerate come articoli figli dell'articolo "generico", ereditano le caratteristiche come il prezzo dall'articolo generico, ma sono vendibili e gestibili singolarmente.

1. Per creare una variante, è necessario selezionare un articolo già in precedenza creato quindi, dopo averlo richiamato, portarsi nella sezione “dati avanzati”, come mostra l’immagine:

Magazzino 11

2. Adesso fai click su , compila i campi relativi alla taglia al colore, al colore ed eventualmente le note, quindi fai click su , a questo punto ALCA ti chiederà quante varianti vuoi creare con le stesse caratteristiche:

Le quantità inserite corrisponderanno al numero di varianti che saranno create. Nota che il codice ‘bar code’ sarà uguale per tutte le varianti, mentre sarà attribuito un codice seriale diverso per ciascuna variante. Questo codice è di tipo EAN13 e se non inserito, ALCA baderà a crearne uno. Consigliamo che tu lo legga direttamente dalla confezione dell’articolo.

Barra dei menù del “magazzino”In “Magazzino” troviamo la barra dei menù suddivisa in:

1. Navigazione – consente lo spostamento tra le varie finzioni (Banco, Coda etichette, Identità ecc.)2. Articoli – accorpa tutte le operazioni sugli articoli3. Tools – mostra gli strumenti a disposizione4. MiniOffice – richiama il software MiniOffice per ricerche di CAP, dati bancari, prefissi telefonici ecc.)

Menù navigazione:Consente lo spostamento tra le vari funzioni di ALCA:

Banco o Ctrl+B: raggiunge il banco Coda etichette: raggiunge la coda delle etichette mandate in stampa Globale o Ctrl+G: raggiunge il globale Identità: raggiunge le il menù Identità Prenotazioni: raggiunge il menù Prenotazioni Rimanenze: raggiunge il menù Rimanenze Sub Magazzino: raggiunge il Sub Magazzino Menù o Ctrl+M: raggiunge il menù Principale Help o F1: richiama l’help

menù “Articoli”:

Nuovo o Ctrl+N: consente l’inserimento di un nuovo articolo

Salva o Ctrl+S: memorizza l’articolo appena inserito o aggiornatutte le eventuali variazioni apportate all’articolo corrente

Annulla o F7: annulla l’inserimento corrente


Elimina o Shift+Del: consente di cancellare un articolo dall’anagrafica articoli del magazzino, considera comunque che se l’articolo è entrato in circolo, ad esempio è stato venduto o proviene da documento o sono state eseguite operazioni gestionali, l’articolo non potrà essere cancellato. In quest’ultimo caso potresti valutare la possibilità di bloccarlo.

Duplica: consente di creare un clone del tuo articolo ma con un codice diverso. Nota che saranno copiate unicamente le caratteristiche dell’articolo, ma la provenienza, le vendite, le varianti e qualsiasi altro riferimento non saranno duplicate. Inoltre il codice EAN13 e il codice originale non potranno essere duplicati.

Articolo bloccato: consente di bloccare l’articolo in modo che non possa essere richiamato e gestito in nessun caso all’interno del programma. Il blocco esclude la possibilità di effettuare operazioni di carico e scarico delle quantità, di visualizzarlo al banco ed inoltre ne impedisce la vendita. Nel caso si tentasse di vendere un articolo bloccato, richiamandolo al “Banco” ALCA visualizzerebbe un messaggio di questo tipo:

Per bloccare un articolo, è necessario richiamarlo, fare la propria scelta sul menù

in modo che appaia il segno di spunta e salvare l’articolo (Articolo >

salva o Ctrl+S); per sbloccarlo, fare la propria scelta sul menù in modo che non appaia il segno di spunta e salvare l’articolo (Articolo > salva o Ctrl+S)

Sconti per quantità: In questa finestra è possibile impostare uno sconto che sarà calcolato in funzione delle quantità vendute. E’ possibile decidere uno o più intervalli di quantità e quindi la quantità e tipo di sconto da applicare. Ad esempio volendo scontare un articolo, bisogna

richiamarlo, accedere al menù e, ad esempio, compilare come quantità minima 2 e come quantità massima 5, quindi nella casella inserire il valore di 10. In questo modo, in caso di vendita di questo articolo allo stesso cliente, in quantità compresatra 2 e 5, ALCA applicherà uno sconto pari al 10%. Allo stesso modo è possibile inserire degli sconti fissi e scale di sconti diverse al variare delle quantità.

Annulla variante: annulla l’inserimento della variante corrente

Elimina variante: elimina la variante corrente

Duplica variante: duplica la variante corrente, copiandone esattamente ogni dato compreso il codice seriale ad essa attribuita, ALCA mostrerà il messaggio indicante il numero di duplicati che si vogliono ottenere dalla variante selezionata:

Stampa scheda: viene visualizzata la scheda dell’articolo selezionato, come mostra l’immagine e

dal pulsante dell’anteprima di stampa si procede alla stampa dei dettagli dell’articolo

Magazzino 13

Visualizza varianti raggruppate: vengono visualizzate tutte le varianti esistenti in magazzino, relative all’articolo selezionato raggruppate per taglia e colore, come mostra l’immagine:

Visualizza storia articolo: per ogni articolo selezionato, visualizza la provenienza dello stesso, indicandoti i dati relativi all’eventuale documento di acquisto (se lo si è caricato in magazzino tramite documento), in modo da poter risalire al fornitore dal quale lo si è acquistato un determinato lotto, come mostra l’immagine:

Passa articolo al banco: ti consente di portare l’articolo selezionato, direttamente al “Banco” per effettuarne la vendita

Passa variante al banco: ti consente di portare la variante dell’articolo selezionato, direttamente al “Banco” per effettuarne la vendita

menu “Tools” Invia in coda etichette: se selezionato dopo aver visualizzato un

articolo e riportato nella relativa casella dei “Dati avanzati” il numero di etichette da stampare, troveremo in “coda di stampa”il relativo numero di etichette, pronte per essere stampate; tale funzione è molto valida soprattutto in fase di inizializzazione delmagazzino, in quanto insieme al carico iniziale si mandano in stampa le etichette;


Calcolatrice: richiama la calcolatrice di Windows; Diapositiva: visualizza la foto associata all’articolo corrente, se è stata indicata tra i “Dati avanzati”

Bar code Remoto: Attiva/disattiva la lettura dei dati dal Barcode Remoto

Uso del barcode remoto

È possibile effettuare le normali operazioni di carico di magazzino utilizzando un lettore remoto che ti consente di rilevare i dati della merce da inventariare anche stando lontano dalla postazione di lavoro e caricarli successivamente, solo dopo aver riposto il lettore remoto nella culla collegata alla postazione di lavoro.

carico in magazzinoIl carico del magazzino con lettore remoto, deve essere effettuato con articoli già esistenti in anagrafica. Per avviare questo tipo di funzionalità collegare il Barcode Remoto secondo la procedura e seguire queste istruzioni:

1. Leggere i codici degli articoli da inventariare utilizzando il lettore Remoto dotato di programma “Esempio N1” e riportarne la quantità;

2. Accedere al menu “Magazzino” di ALCA;

3. Attivare l’uso del Barcode Remoto, in modo che risulti selezionato con un segno di spunta (e deselezionare se non se ne vuol fare uso).

4. Selezionare l’opzione del Bar code Remoto secondo quanto si vuole ottenere facendo attenzione a:

Aggiungi quantità: la quantità letta dal lettore viene automaticamente aggiunta alla quantità già presente nella scheda dell’articolo di riferimento;

Sottrai quantità: la quantità letta da lettore viene automaticamente sottratta alla quantità già presente nella scheda dell’articolo di riferimento;

Sovrascrivi quantità: la quantità letta da lettore viene automaticamente sostituita e quindi sovrascritta alla quantità già presente nella scheda dell’articolo di riferimento.

Attenzione: l’uso di queste opzioni dà luogo ad operazioni irreversibili. Se si usa un Barcode Remoto, assicurarsi che non vengano effettuate delle letture improprie di codici che non necessitano di aggiornamento e accertarsi di disattivarlo quando non è necessaria la sua funzione.

5. Riporre il terminale nella sua culla collegata al PC, a questo punto comincerà a lampeggiare ad indicare che il collegamento è attivo ed aggiornerà le quantità in magazzino secondo l’opzione impostata. La presenza di codici di articoli non esistenti in anagrafica, darà origine ad un messaggio di ALCA che indicherà l’impossibilità di aggiornare le quantità.

Magazzino 15

Box di ricerca

Tramite il box di ricerca presente in tutte le schermate dei vari menù, si possono effettuare le ricerche di articoli semplici o avanzate. Se un articolo è stato salvato con l'indicazione di più codici (codice inserimento, codice a barre, codice originale) la ricerca porterà allo stesso articolo utilizzando uno qualsiasi dei codici ad esso associato. La ricerca può essere impostata in differenti sezioni:

1. Articoli2. Varianti – Identità3. Meta articoli4. Servizi5. Equivalenti6. Mini globale

ricerca sezione Articoli:

Per avviare una ricerca nel campo di questo tipo è necessario posizionarsi nella linguetta “Articoli” che poi è il valore predefinito, in quanto normalmente ALCA si posiziona su tale valore. Quando si inizia a digitare il codice articolo, ALCA proporrà il primo che inizia con le lettere digitate, ma se si volesse avere un elenco di tutti i codici a portata di mano, basta cliccare sul pulsante con la freccetta verso il basso

, sempre dopo aver digitato le prime lettere di un codice.Il risultato della ricerca sarà l’elenco degli articoli che contengono parte del codice indicato, quindi si basterà selezionare quello voluto.

Con la ricerca “Articoli” si possono effettuare i seguenti tipi di ricerca:

Per codice attribuito all'articolo

Per codice originale del proprio fornitore (se inserito in fase di inserimento nuovo articolo)

Per descrizione

Per codice a barre - EAN13 (inserito manualmente o letto con penna ottica)

Opzioni di ricerca ArticoliQuando si effettua una ricerca semplice ossia una ricerca nella sezione “Articoli” è possibile attivare una serie di opzioni che ampliano il campo di ricerca, tale funzione può risultare molto utile quando per esempio si vuole risalire ad un articolo e non si ha a disposizione il codice ma ci si ricorda magari solo la descrizione. Attraverso l’uso degli operatori “True/Vero” e “False/Falso” si può attivare la ricerca nei seguenti campi:

1. Sezione Opzioni Articoli Codice: se impostato True, la ricerca viene

effettuata sul codice dell’articolo di magazzino,


altrimenti pur indicando un codice esistente non sarà prodotto alcun risultato; Codice originale: se impostato True, la ricerca viene effettuata anche sul codice originale riportato nei

dettagli degli articoli (se riportato in sede di carico); Descrizione: se impostato a True, la ricerca viene effettuata anche sulla descrizione degli articoli; per es. si

possono cercare tutti gli articoli che nella descrizione riportano il testo “olio”, risultato della ricerca sarà dato da tutti gli articoli di magazzino che nella descrizione hanno la dicitura “olio”; (es. art. 1290 – oliomotore sintetico)

EAN13: se impostato True, la ricerca viene effettuata anche sul codice EAN13 degli articoli.

2. Sezione Opzioni Varianti Mostra solo taglie articolo selezionato: se

impostato True, quando si effettua una ricerca di una variante, vengono visualizzati solo ed esclusivamente le taglie ed i colori impostati nelle varie suddivisioni dell’articolo stesso che si ricerca, quindi per es. in caso di ricerca di un capo di abbigliamento le cui varianti esistenti sono: S, M, L, XL , verranno visualizzati solamente quelli e non anche 36, 37, 38 ecc.

3. Sezione Opzioni Globali Se iniziano per: se impostato True oltre che nella

descrizione, quando si effettua una ricerca, come nell’esempio del testo “Vortice” viene restituito l’elenco degli articoli la cui descrizione inizia appunto per il testo riportato;

Intellisense: se impostato True, man mano che si riporta un codice nella casella dell’articolo suggerito, viene composto il primo articolo corrispondente al valore inserito;

Suggerisci primi: indica il numero massimo di articoli rispondenti alle caratteristiche inserite e che visualizza in fase di ricerca.

Ricerca sezione varianti – identita’

Per eseguire questo tipo di ricerca avanzata è necessario attivare il box di ricerca “Varianti-Identità" che consente di verificare la giacenza in magazzino di un articolo per taglia e per colore. Questo tipo di ricerca è piuttosto utile per il richiamo di una identità dal "Banco" o da "Documenti" per effettuarne la vendita.

Come esempio si può cercare la giacenza dell'art. Art20090003; se esistono delle varianti associate a tale articolo, vengono immediatamente elencate tutte le combinazioni di “taglie” e “colori” disponibili nei rispettivi riquadri “Taglie” e “Colori”;

Se si vuol visualizzare l’intero elenco di quelle disponibili per quell’articolo basterà cliccare sulla prima righa dei

Magazzino 17

campi “taglie e colori”, cliccare sul tasto e selezionare quella corrispondente alla propria ricerca (nell’esempio sono disponibili 2 Pz. di taglia M e di colore azzurro e 3 Pz. di taglia L e di colore nero)

Se, invece si volesse richiamare esattamente una variante che corrisponda alla taglia “L” e di colore “nero”, sarà opportuno selezionare rispettivamente “L” nella sezione Taglia “nero” nella sezione Colore e

premere , sarà visualizzato il numero di articoli corrispondenti alla selezione impostata.

Se non vi è disponibilità di una variante corrispondente al colore ed alla taglia selezionati sarà restituito ilseguente messaggio:

Per facilitare la ricerca delle varianti è consigliabile optare per l’attivazione dell’Opzione Variante“Mostra solo taglie articolo selezionato” TRUE in modo da visualizzare esclusivamente le taglie impostate per quell’articolo.

Ricerca equivalenti

La ricerca per "Equivalenti" consente di richiamare gli articoli che per caratteristiche possono sostituirne altri. L’esito di questa ricerca darà risultati solo e solo se i codici “padri” ed i codici “equivalenti” sono stati accoppiati nella tabella della funzione “Equivalenti ”, in cui ALCA per ogni codice "padre" convertirà i relativi equivalenti. Questa funzione può risultare molto utile nel caso ad esempio nelle farmacie, dove solitamente accanto ai medicinali “griffati” vi sono i farmaci “generici” che per le loro caratteristiche possono sostituire i primi oppure per i negozi di ricambi dove si possono avere ricambi “originali” sostituibili dai ricambi non originali, simili per caratteristiche ma più economici.

Per eseguire questo tipo di ricerca è necessario attivare il box di ricerca “Equivalenti"

Come esempio ricerchiamo l’articolo 00446 per il quale sono già stati associati i relativi codici equivalenti; immettendo tale codice nella casella “articolo suggerito” sarà visualizzato l’elenco degli articoli equivalenti associati a quell’articolo come nell’immagine.


Ricerca Meta articoli

La ricerca per "Meta Articoli" consente di richiamare gli articoli assemblati che si compongono che per caratteristiche possono sostituirne altri. L’esito di questa ricerca darà risultati solo e solo se i codici “padri” ed i codici “equivalenti” sono stati accoppiati nella tabella della funzione “Equivalenti ”, in cui ALCA per ogni codice "padre" convertirà i relativi equivalenti. Questa funzione può risultare molto utile nel caso ad esempio nelle farmacie, dove solitamente accanto ai medicinali “griffati” vi sono i farmaci “generici” che per le loro caratteristiche possono sostituire i primi oppure per i negozi di ricambi dove si possono avere ricambi “originali” sostituibili dai ricambi non originali, simili per caratteristiche ma più economici.

Per eseguire questo tipo di ricerca è necessario attivare il box di ricerca “Equivalenti"

Come esempio ricerchiamo l’articolo 00446 per il quale sono già stati associati i relativi codici equivalenti; immettendo tale codice nella casella “articolo suggerito” sarà visualizzato l’elenco degli articoli equivalenti associati a quell’articolo come nell’immagine.

Ricerca serviziIl box di ricerca consente la ricerca dei Servizi che si possono offrire insieme alla vendita dei propri prodotti. Data la natura immateriale dei servizi, il richiamo degli stessi può essere eseguita solo nella sezione “Documenti” per addebitarli in fattura al proprio cliente, quindi solo dopo aver creato un documento in uscita.Come mostra l’immagine, la sezione “Servizi” del box di ricerca visualizza tutti i servizi disponibili, servizi che possono essere richiamati sia da un codice a barre (sconsigliato in quanto difficile ricordare – a meno che non effettui una stampa delle etichette relative ai servizi) che da un codice descrittivo. Basta selezionare il servizio al quale si è interessati e proseguire con la normale operazione di vendita con indicazione della quantità e di eventuale sconto.

Banco 19

Banco

La funzione "Banco" consente la vendita dei tuoi prodotti esattamente come se fossi al banco del tuo negozio, ovvero richiami un articolo dal magazzino, lo vendi e questo sarà immediatamente scaricato della relativa quantità venduta.La vendita può anche essere dettagliata dal nome cliente e da un eventuale sconto e può essere associata anche ad una campagna punti. Dal "Banco" inoltre, si possono verificare tutte le movimentazioni di magazzino quali: trasferimenti di articoli ai Sub magazzini, rientri, resi vendite tramite documento nonché le vendite effettuate al banco stesso. Al primo utilizzo di ALCA, prima di eseguire qualsiasi operazione al “Banco” è opportuno impostare e verificare i parametri del “Pannello di controllo” nella sezione Banco.Questa è la schermata che appare ad ogni apertura del menu “Banco” ; sono visibili le sezioni relative all’articolo richiamato alla vendita, il box di ricerca articoli ed il riepilogo delle operazioni giornaliere.

VendITA DI UN SOLO articolo1. Seleziona un articolo dal box di ricerca, o richiama una variante2. Indica i dati della vendita: quantità, sconto, causale, nome del cliente (se inserito in anagrafica eredita

eventuali sconti e condizioni particolari sulla vendita) etc. 3. Clicca sul tasto “Invio” oppure “Banco > Vendita” oppure F3;4. Indica l’importo versato e conferma la vendita corrente cliccando sul relativo tasto della schermata che

appare come da immagine.

20 Banco Help Help

5. Tutti i dati della vendita appariranno nella sezione sottostante chiamata “Banco giornaliero” che riepiloga tutte le operazioni.

Successivamente alla conferma della vendita in magazzino viene effettuato lo scarico delle relative quantità vendute e, se risultano articoli al di sotto del livello minimo di scorta, viene rilasciato un messaggio di questo tipo:

Per avere un quadro generale degli articoli sotto scorta basterà avviare un inventario per rimanenze.

Vendita di più articoli allo stesso cliente1. Seleziona un articolo dal box di ricerca, o richiama una variante2. Indica i dati della vendita: quantità, sconto, causale, nome del cliente (se inserito in anagrafica eredita

eventuali sconti e condizioni particolari sulla vendita )etc.3. Cerca il prossimo articolo, mentre il precedente viene mantenuto in memoria nella griglia “Cliente

corrente” dove appare anche l’importo, e continua ad inserire i dati di vendita (quantità, sconto, ecc)

4. Clicca sul tasto “Invio” oppure “Banco > Vendita” oppure F3;5. Indica l’importo versato e conferma la vendita corrente cliccando sul relativo tasto della schermata che

appare come da immagine.

Banco 21

6. Tutti i dati della vendita appariranno nella sezione sottostante chiamata “Banco giornaliero” che riepiloga tutte le operazioni ed il banco visualizzerà il totale aggiornato degli incassi.

Eliminazione articolo dalla vendita corrente

Qualora durante la vendita di più articoli fosse necessario cancellare un articolo già addebitato al cliente corrente è possibile eliminarlo dalla lista della spesa in questo modo:

1. Selezionare l’articolo direttamente dalla lista presente nella griglia “Cliente corrente”;

2. Richiamare il menù: "Rimuovi articoli selezionati"3. Continuare la selezione degli articoli o terminare la vendita.

Mantieni sconto al bancoE’ possibile impostare una percentuale di sconto che sarà applicata alle vendite di articoli effettuata allo stesso cliente ed in una unica sessione; qui i dettagli.

vendita con richiamo di Scheda clienteQualche volta è necessario ricordare gli articoli venduti in una scheda cliente, ad esempio quando il cliente ritira la merce ma non la paga contestualmente, oppure quando il cliente ritira frequentemente merce nell'arco della giornatae paga in unica soluzione. Per eseguire una vendita con l’uso della scheda cliente:

1. Richiamare l’articolo da vendere

2. Cliccare sul pulsante che richiama l’elenco delle schede disponibili3. Selezionare la scheda del cliente al quale effettuare la vendita, inserire l’eventuale acconto versato e

terminare la vendita.

22 Banco Help Help

Per avere un riepilogo delle operazioni effettuate mediante l’uso della scheda cliente è necessario raggiungere il menù “Schede”

vendita di articoli con variantiQuando si vuole procedere con la vendita di un articolo presente in magazzino con varianti di taglia e colore (come nel caso di negozi di calzature o abbigliamento) si dovrà procedere con il richiamo dell’articolo da vendere tramite la sezione “Varianti - Identità” del box di ricerca articoli.Supponiamo di avere in “Magazzino” l’articolo “Art20090001” con 6 varianti di taglia e colore, ognuna delle quali ha caratteristiche uniche quali:

Art2009001 1332818865779 Disponibile azzurro XL 2 pz. Art2009001 4305231571197 Disponibile bianco S 1 pz. Art2009001 3801015019417 Disponibile grigio M 1 pz. Art2009001 7351297736169 Disponibile nero XL 2 pz.

Potremo eseguire la vendita sia dal menù “Banco” che dal menù “Documenti” sia richiamando l’articolo direttamente tramite codice seriale (il codice seriale sarà presente sull’etichetta dell’articolo che avremo mandato in stampa nella sezione di “Stampa etichette”) sia richiamando l’articolo tramite codice di magazzino con filtro su taglie e colori.

Vendita richiamando l’articolo tramite codice seriale1. Posiziona la ricerca sul campo “Varianti – Identità” del box di ricerca2. Richiama il codice seriale della variante da vendere

leggendolo con il lettore di codici a barre o riportandolo manualmente (come da es.

“1332818865779”) e clicca su – in automatico sarà richiamata dal magazzino

Banco 23

esattamente la variante dell’art. “Art2009001” di colore “azzurro” e taglia “XL”.

3. Indica i dati della vendita: quantità, sconto, causale, nome del cliente (se inserito in anagrafica eredita eventuali sconti e condizioni particolari sulla vendita) etc.

4. Clicca sul tasto “Invio” oppure “Banco > Vendita” oppure F3.

Vendita richiamando l’articolo tramite codice di magazzino con filtro

1. Posiziona la ricerca sul campo “Varianti – Identità” del box di ricerca2. Richiama il codice generico della variante da vendere (come da es. “Art2009001”) – e seleziona per es.

“XL” e “azzurro” subito attiva la ricerca abbassando la tendina dal pulsante in automatico sarà richiamata dal magazzino esattamente la variante dell’art. “Art2009001” di colore “azzurro” e taglia “XL” o l’elenco delle varianti che rispondono a quella selezione (nell’es. 2 pz)

5. Seleziona una delle due varianti rispondenti alla ricerca eseguita - in automatico sarà richiamata dal magazzino esattamente la variante dell’art. “Art2009001” di colore “azzurro” e taglia “XL”.

3. Indica i dati della vendita: quantità, sconto, causale, nome del cliente (se inserito in anagrafica eredita eventuali sconti e condizioni particolari sulla vendita) etc.

4. Clicca sul tasto “Invio” oppure “Banco > Vendita” oppure F3.A seguito della vendita tramite variante dell’articolo “Art2009001” in magazzino sarà eseguito lo scarico della relativa quantità e la variante venduta risulterà “non disponibile” in modo da non poter essere nuovamente richiamata per essere venduta. Una variante venduta può essere anche stornata con un reso allo stesso modo di un qualsiasi altro articolo venduto.

24 Banco Help Help

Reso di un articolo o storno della vendita Quando un cliente rende della merce per es. perché non di suo gradimento è opportuno stornare la vendita dal “banco giornaliero” e reintegrare il magazzino della quantità rientrata. Questa operazione si effettua con la funzione “Reso” in questo modo:

1. Selezionare l'operazione di vendita dalla griglia del “banco giornaliero”;

2. Cliccare su “Banco > Reso” e confermare l’operazione.

L’articolo rientra in magazzino anche se si tratta di variante e nel “banco giornaliero” accanto all’operazione di vendita di quell’articolo reso sarà indicata la dicitura “reso”.

E' possibile eliminare una vendita senza effettuarne il reintegro della quantità in magazzino. Questa funzione è una forzatura del sistema ed andrebbe usata con cautela in quanto non resta traccia dell’operazione. Per eliminare una vendita:

1. Selezionare l'operazione di vendita dalla griglia del “banco giornaliero”;2. Cliccare su “Banco > Elimina” e confermare l’operazione.

Le operazioni riepilogate nel “Banco” ma non eseguite direttamente dal banco come nel caso di vendite tramite documento o trasferimento a “Sub magazzino” non possono rientrare né essere eliminate, ma possono essere gestite solo menù che le ha generate.L’eventuale storno di punti Fidelity deve essere effettuato manualmente.

Altre funzioni

Tutte le altre funzioni attivabili dalla barra dei menù sono le seguenti:

Raggiungi menù anagrafica: "Navigazione > Anagrafica" o Ctrl+N - raggiunge direttamente il menù "Anagrafica" senza passare per il menù principale.

Raggiungi menù globale: "Navigazione > Globale" o Ctrl+A - raggiunge direttamente il menù "Globale" senza passare per il menù principale.

Raggiungi menù magazzino: "Navigazione > Magazzino" o Ctrl+G - raggiunge direttamente il menù "Magazzino" senza passare per il menù principale.

Raggiungi menù schede: "Navigazione > Schede" - richiama la tenuta delle schede per cliente, per la gestione delle vendite con pagamenti differiti.

Raggiungi menù principale: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale.

Vendita: "Banco > Vendita" o F3 - vende l'articolo selezionato e ne esegue lo scarico dal magazzino.

Lock: "Banco > Lock" o F9 - attiva/disattiva calcolo del totale acquisti effettuati da un certo cliente.

Documenti 25

Elimina: "Banco > Elimina" - selezionando l'operazione dal riepilogo del banco, consente di eliminare completamente la vendita di un certo articolo senza però effettuare il rientro in magazzino della stessa quantità. Per ristabilire la giacenza corretta è necessario reintegrare la quantità in magazzino manualmente. Quando si elimina la vendita di una "Variante", oltre a ristabilire la corretta giacenza in magazzino dell'articolo di riferimento è necessario riportare la variante dallo stato "Non disponibile" allo stato "Disponibile" altrimenti dal magazzino non sarà visibile.

Refresh: "Banco > Refresh" o F5 - esegue un refresh

Zoom: "Banco > Zoom" o F4 - visualizza lo zoom sul prezzo di vendita.

Giornale: "Stampa > Giornale" - è un report del banco che elenca tutte le operazioni eseguite giornalmente.

Scheda articolo: "Stampa > Scheda articolo" o F6 - è un report che visualizza i dati relativi all'articolo selezionato.

Calcolatrice: "Tools > Calcolatrice" o F8 - richiama prontamente la calcolatrice standard di Windows.

Diapositiva: "Tools > Diapositiva" - se è stato inserito il percorso ad un file contenete la foto di un articolo, consente di visualizzare la foto.

Vendite per articolo: "Vendite > per Articolo" - elenca le vendite per articolo, effettuate alla data corrente e complessivamente consentendo di risalire alla data di vendita e alle proprietà delle vendita.

Vendite per cliente: "Vendite > per Cliente" - elenca le vendite per cliente, effettuate alla data corrente e complessivamente consentendo di risalire alla data di vendita e alle proprietà delle vendita.

Documenti

In questa parte del software vengono creati e gestiti tutti i documenti fiscali e non, sia in ingresso che in uscita: ovvero DDT, fatture, preventivi e contratti. Nella prima sezione si inseriscono solo gli estremi del documento (numero e tipo di documento, dati relativi all’intestatario) e si è rinviati alla schermata di magazzino per l'inserimento dei prodotti in ingresso o in uscita con contestuale carico (nel caso di documento in ingresso) e scarico dal magazzino (nel caso di documento in uscita).

26 Documenti Help Help

Come inserire una fattura o un ddt in Ingresso

Selezionare "Filtro documenti > Tipo documento > Fatture e DDT"

Cliccare Su “Ingresso” e selezionare "Documenti > Nuovo" o Ctrl+N.

Compilare i campi utili, se nell'anagrafica non esiste il fornitore esso verrà creato (è consigliabile inserire tutti i dati anagrafici e fiscali per avere l'anagrafica completa); inserire l'importo totale del documento e quindi "Documenti > Salva" o Ctrl+S.

N.B: se si sta inserendo una fattura è necessario compilare il campo “Tipo documento” selezionando “Fattura” dal menù a tendina che si apre, mentre per i DDT è necessario selezionare “DDT”.

Documenti 27

Successivamente al salvataggio del documento, ALCA propone la schermata di "Magazzino" per il carico degli articoli. Procedere inserendo i dati partendo dal codice articolo, tenendo presente che:

se l'articolo esiste, al richiamo del codice esso verrà visualizzato e per incrementare la quantità in magazzino, basterà inserire la quantità acquistata utilizzando il box "Conversione unità di misura" che appare (assicurandosi che nel caso di unica unità di misura, le quantità espresse nella formula siano uguali), indicare il nuovo prezzo di listino senza Iva e selezionare "Magazzino > Salva" per effettuarne l'aggiornamento;

Per unica unità di misura si intende acquisto in pezzi con carico in pezzi; la formula è stata impostata in questo modo per consentire il carico di articoli che vengono acquistati a peso e caricati in magazzino a pezzi (come nel caso dei tabacchi)

se l'articolo non esiste, procedere con l'inserimento di un nuovo articolo.

N.B.: Quando si carica il magazzino da documento, l'inserimento delle quantità acquistate e l'indicazione del prezzo di listino è possibile solo dal box "Conversione unità di misura", che oltre a consentire il carico con differenti unità di misure, aggiorna la storia degli articoli (associa ad ogni articolo il riferimento al documento d'acquisto).

E' possibile registrare i documenti (sia in entrate che in uscita) senza inserire gli articoli. In questo caso i documenti saranno visualizzati con tutti i dati tranne l'importo totale; per visualizzare l'importo totale è necessario inserire gli articoli:

Selezionare il documento interessato (evidenziandolo dalla lista)

Selezionare "Navigazione > Inserisci articoli" o Ctrl+Ins

Procedere con il normale inserimento degli articoli

Rapporti di conversione

E' possibile definire una conversione fra gli articoli in fattura e quelli che entrano realmente nel magazzino. Questa funzione è stata creata per facilitare gli acquisti eseguiti dai tabaccai, i quali comprano il tabacco a peso e lo vendono a pacchetti; in questo caso bisognerà utilizzare la formula di conversione così come segue:

indicare nella prima riga "Quantità" la quantità di tabacco acquistato (inserendo la cifra e l'unità di misura);


aggiornare il rapporto di conversione (in basso nel riquadro) indicando per es. 1 nella casella di sin. della formula e 50 nella casella di destra (stabilendo che 1 kg di tabacco equivale a 50 pacchetti di sigarette);

la seconda riga "Quantità" visualizzerà l'equivalente in pacchetti del tabacco acquistato (in base al rapporto di conversione indicato) che rappresenta la quantità caricata a magazzino;

indicare nella riga "Listino 1 senza IVA" il prezzo d'acquisto al Kg del tabacco, senza IVA;

il "Listino 2 Senza IVA" riporterà automaticamente il prezzo d' acquisto, riferito al singolo pacchetto (solo dopo aver inserito il prezzo d'acquisto al Kg)

N.B.: La gestione delle conversioni è accessibile solo quando si carica il magazzino da documento, quindi dal menù "Documenti" successivamente alla registrazione di una fattura o di un DDT.

La funzione che esprime un rapporto di conversione può essere utilizzata in qualsiasi attività commerciale che effettua operazioni di acquisto e vendita in diverse unità di misura. Es. acquisto in litri e vendita in pezzi ecc.

Creare una fattura o un DDT in Uscita

Selezionare "Filtro documenti > Tipo documento > Fatture e DDT"

Cliccare Su “Uscita” e selezionare "Documenti > Nuovo" o Ctrl+N.

N.B: se si sta inserendo una fattura è necessario selezionare “Fattura” dal menù a tendina che si apre, mentre per i DDT è necessario selezionare “DDT” – fare attenzione al messaggio che propone il cambio di numerazione progressiva dei documenti in uscita e confermare o meno il cambio.

Compilare i campi utili, richiamare il cliente dall’anagrafica e se non esiste crearlo indicando tutti i dati (è consigliabile inserire sia i dati anagrafici che fiscali per avere l'anagrafica completa), quindi cliccare "Documenti > Salva" o Ctrl+S e procedere con il richiamo degli articoli in fattura che verranno scaricati

Documenti 29

dal magazzino (nel caso di emissione di fattura accompagnatoria o di DDT) oppure agganciare i DDT emessi nel mese allo stesso cliente .

Subito dopo aver salvato il documento, viene proposta la funzionalità di inserimento degli articoli in fattura:

1. Selezionare l'articolo dal magazzino scrivendone il codice nel box di ricerca.2. Definire quantità e prezzo. 3. Cliccare "Prodotti > Aggiungi" per l’inserimento di ciascun articolo in coda al documento 4. Ripetere questi passi per ogni articolo da inserire in fattura.

Gli articoli indicati in fattura, visibili nella parte superiore della schermata di inserimento prodotti, verranno scaricati dal magazzino facendo click su "Prodotti > Scarica" e comunque quando si abbandona la schermata ritornando alla sezione documenti “Navigazione > Documenti” o Ctrl+D, l’operazione di scarico viene autorizzata da un messaggio:


In nessun caso verranno scaricati più volte gli stessi articoli, anche se successivamente al primo scarico si ritorna in “inserimento articoli” per aggiungere nuovi articoli da inserire in fattura (nel caso di fatture aperte nel corso della stessa giornata).

Si ricorda che è anche possibile fatturare servizi professionali oltre agli articoli del magazzino.

Qualora fosse necessario apportare delle variazioni agli articoli inseriti in fattura, prima di procedere alla stampa e consegna al cliente, è possibile rientrare nella schermata di inserimento articoli selezionando la fattura in cui apportare variazioni e cliccando “Navigazione > Inserimento articoli” o Ctrl + INS. Effettuare le variazioni del caso e far seguire il nuovo scarico degli articoli, ricordandosi che se si eliminano degli articoli che hanno già avuto uno “Scarico” bisogna reintegrare manualmente le quantità in magazzino.

Aggangio DDT in fattura in uscitaPer agganciare i DDT emessi nel periodo al cliente nei confronti del quale si sta emettendo fattura procedere nel seguente modo:

1. Creare il documento fattura, con indicazione dei dati del cliente, salvare ma non inserire gli articoli nel documento;

2. Selezionare la fattura appena creata e cliccare sul pulsante relativo al “Riferimento” che aprirà un menù a tendina nel quale appariranno tutti i DDT emessi nei confronti dello stesso cliente, selezionare i DDT e cliccare su “Associa”

Documenti 31

3. In fattura appariranno tutti gli articoli precedentemente inseriti nei vari DDT e l’importo della fattura sarà dato dal totale dei DDT associati.

Stato documento Tra i dati di una fattura può essere utile compilare gli stati: Saldata, Non saldata, Parziale, al fine di avere sotto controllo la gestione dei pagamenti. In questo modo le fatture possono essere raggruppate per stato di pagamento e in qualsiasi momento si può ottenere la visualizzazione per stato: "Saldate" "Non saldate" "Parziali" e “Tutte” per modificarne lo stato nel momento in cui variano le condizioni (alla registrazione di un pagamento). Per visualizzare le fatture in base ad uno stato di pagamento cliccare "Filtro documenti > Pagamenti > Saldate/Non Saldate/Parziali/Tutte"

In base alla selezione, verranno visualizzate solo le fatture (in entrata o in uscita) che soddisfano la selezione.

Quando si inserisce una fattura (sia in ingresso che in uscita) lo stato di default è sempre "Saldata" quindi prestare attenzione all’inserimento di ogni singola fattura; per modificarne lo stato:

1. selezionare la fattura interessata alla variazione 2. indicare il nuovo stato da associare e salvare il documento ("Documenti > Salva").

Pagamenti Frazionati

Per i pagamenti a rate che si concedono a clienti o che si ottengono dai fornitori si ha la possibilità di gestire le scadenze delle singole rate, semplicemente annotando l'importo e la scadenza nella sezione "Pagamenti frazionati". L'annotazione sarà riportata automaticamente anche nello "scadenzario".


Come inserire un pagamento frazionato:1. Selezionare la fattura di riferimento2. Accedere alla sezione relativa ai pagamenti, che visualizza “Nessun pagamento”

3. Inserire importo, data di pagamento (scadenza), eventuali note e cliccare su “Immetti”

Preventivi e contratti

Il software gestisce i preventivi e i contratti esattamente come se fossero dei documenti fiscali. Per creare un preventivo selezionare "Filtro documenti > Tipo documento > Preventivi". Visualizzare i documenti in Uscita e selezionare "Documenti > Nuovo" o Ctrl+N. Compilare i campi utili, se nell'anagrafica non esiste il cliente esso verrà creato (è consigliabile inserire tutti i dati anagrafici e fiscali per avere l'anagrafica completa); quindi cliccare "Documenti > Salva" o Ctrl+S e procedere con il carico degli articoli nel documento “Preventivo” così come si esegue per le fatture, ma in questo caso non verranno scaricati dal magazzino.

Se il preventivo viene accettato, è' possibile convertire un preventivo in fattura semplicementerichiamando il preventivo e selezionando "Documenti > Conversioni > Fattura"; il software creerà un documento nuovo con riferimento a quello di provenienza e copierà quindi gli articoli o i servizi presenti nel documento di origine. Quando si converte un preventivo in fattura, sarà opportuno richiamare la fattura generata e scaricare gli articoli dal magazzino.

Altre funzioni


Documenti 33

Raggiungi menù anagrafica: “Navigazione > Contatti" - raggiunge il menù "Contatti" senza passare per il menù principale.

Inserimento articoli: "Navigazione > Inserimento articoli" o Ctrl+Ins - consente l'inserimento degli articoli nel documento selezionato (in ingresso o in uscita).

Raggiungi menù globale: "Navigazione > Globale" - raggiunge il menù "Globale" senza passare per il menù principale.

Raggiungi menù scadenzario: "Navigazione > Scadenzario" - raggiunge il menù "scadenzario" senza passare per il menù principale.

Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" - raggiunge direttamente il menù principale.

Nuovo: "Documenti > Nuovo" o Ctrl+N - consente l'inserimento di un nuovo documento nella sezione visualizzata (ingresso/uscita).

Salva: "Documenti > Salva" o Ctrl+S - salva l'inserimento di un nuovo documento o le modifiche apportate al documento selezionato.

Annulla: "Documenti > Annulla" - annulla l'operazione avviata (se non è stata ancora salvata).

Elimina: "Documenti > Elimina" - elimina il documento selezionato. Se si elimina un documento in "Uscita" il magazzino non viene reintegrato con il rientro degli articoli che erano stati scaricati con l'emissione del documento, così come a seguito di cancellazione di un documento in "Ingresso" il magazzino non viene ridotto della quantità relativa agli articoli acquistati con la fattura cancellata, pertanto in entrambi i casi è opportuno variare manualmente le quantità in magazzino.

Cerca: "Documenti > Cerca" o F3 - consente di effettuare una selezione tra i documenti (in ingresso o in uscita) con più chiavi di ricerca. All'occorrenza si potrà risalire ad un documento in particolare, senza far scorrere manualmente la lista, ma effettuando una ricerca per più chiavi (per numero di documento, per ragione sociale e per città).

Conversioni: "Documenti > Conversioni > Fattura/Contratto/Preventivo - converte il documento selezionato in un altro (Fattura/Contratto/Preventivo), mantenendone gli stessi dati. La funzione di conversione è applicabile solo ai documenti in "Uscita".

Visualizza tipo documento: "Filtro documenti > Tipo documento > Fattura/Preventivo/Fattura" -visualizza i soli documenti (in entrata o in uscita) del tipo Fatture/Contratti/Preventivi, consentendo di effettuare tutte le successive operazioni (creazione di nuovi documenti, modifica, inserimento articoli ecc) nella stessa classe di documento.

Visualizza tipo pagamento: "Filtro documenti > Tipo pagamento > Saldate/Non saldate/Parziali/Tutte" - visualizza solo le fatture (in entrata o in uscita) che soddisfano lo stato di pagamento selezionato (saldate/non saldate/parziali) o tutte insieme.

Rif: Il riferimento ad altri documenti e successivamente l'associazione ai documenti selezionati, consente di copiare gli articoli dei documenti selezionati nel documento di base. Questa funzione può essere utile nel caso di fatture differite, per riferirsi ad i DDT precedentementericevuti ed usati per caricare il magazzino.

Stampare un documentoE’ possibile stampare un qualsiasi documento in “Uscita” - Fattura/DDT/Preventivo - in questo modo:

Selezionare il documento dall’elenco visualizzato e cliccare sul pulsante

34 Globale Help Help

Il documento verrà visualizzato in pre-stampa, cliccare nuovamente sul tasto "stampa" del documento visualizzato.

NB.: Ogni report di stampa, oltre ad essere stampato su carta, crea un copia in digitale nella cartella qui: %PROGRAMFILES%\Info2000\ALCA\export; può essere utile ogni tanto pulire la cartella per ridurre lo spazio su disco comunque sarà sempre creata una copia in formato PDF nella cartella %PROGRAMFILES%\Info2000\ALCA\export.

Globale

Il Globale è una potente funzione di ricerca. Permette di cercare articoli nel magazzino tramite chiavi di ricerca anche parziali. Inoltre è possibile eseguire delle ricerche su più cambi e con delle condizioni. Questa funzione è particolarmente utile quando si cercano articoli in base a criteri generici. Ad esempio digitando “vapore”, è possibile avere una lista di articoli con la parola “vapore” nella descrizione:

Globale 35

Il risultato sarà quindi:

E’ possibile ad esempio raffinare la ricerca filtrando in base alle quantità:

E’ possibile quindi stampare il risultato tramite il menù:

E’ possibile anche visualizzare l’intero magazzino – operazione che potrebbe richiedere parecchi secondi di attesa in presenza di molti articoli o computer lenti:

36 Globale Help Help

Scadenzario 37

Scadenzario

La funzione Scadenzario è raggiungibile dal menù generale oppure può essere richiamato dal menù “Documenti”

Nello scadenzario confluiscono tutti i documenti sia in “Ingresso” che in “Uscita” con indicazione della data di scadenza.

38 Stampe Help Help

Stampe

La funzione “Stampe” raggiungibile direttamente dal menù principale consente la stampa di qualsiasi tipologia di documento gestito dal programma, suddivise in Magazzino, Venduto, Vari, Anagrafica e Tools.

Ogni stampa eseguita da ALCA fa uso dei "modelli di stampa predefiniti" che determinano l'aspetto che dovrà avere il documento finale, con una vasta scelta di dettagli dei dati visualizzati. Per ogni tipologia di stampa è possibile, a seconda delle esigenze, adottare un modello di stampa personalizzato mediante l’uso dello strumento di reportistica “Designer” che consente la gestione più completa del tipo di “layout” che si vuole dare ai propri documenti, come nel caso di inserimento del logo aziendale su fatture e DDT oppure nella scelta del modello di etichette. La gestione delle stampe personalizzate va poi gestita nel menù “Parametri di stampa” raggiungibile dal “Pannello di controllo”.Qualsiasi tipo di stampa è dotato di “anteprima di stampa” che consente di osservare a video un documento prima di produrlo su carta. La sua utilità si nota soprattutto quando si eseguono delle prove o quando non si è sicuri del risultato: in questi casi una stampa su carta ha un certo costo ed un tempo di produzione relativamente lungo mentre l’uso dell’anteprima si rivela decisamente pratico e vantaggioso.Attenzione: in alcuni casi l’anteprima può presentare delle lievi imperfezioni causate dalla necessaria approssimazione della risoluzione video. Le stampe definitive su carta saranno corrette.

Quali tipi di stampanti usareALCA effettua la stampa su qualsiasi stampante supportata da Windows. La qualità e la velocità di stampa dipendono esclusivamente dalla tipologia di stampante in uso; particolare attenzione va riservata alla stampa delle

etichette, che può essere effettuata utilizzando Dymo LabelWriter 400 e Brother

Stampe 39

Quali fogli usareI modelli di stampa previsti dal programma in tutte le tipologie di documento sono adatti ai comuni fogli in formato A4. Per la stampa delle etichette, i modelli proposti come predefiniti, si riferiscono ai seguenti modelli di fogli fustellati in versione A4:

ALCA modello 1 - DIM. 37x70 (HxL) (CARTA NO BORDI) ALCA modello 2 - DIM. 37x70 (HxL) (CARTA NO BORDI)ALCA modello 3 - DIM. 37x70 (HxL) (CARTA NO BORDI)ALCA modello 4 - DIM. 29,7X50 (HxL) (CARTA NO BORDI) ALCA modello 5 - DIM. 21,2x38,1 (HxL) (CARTA CON BORDI – 10mmDX/SX - 10,7mm SUP/INF)ALCA modello 6 - DIM. 23,5X35 (HxL) (CARTA CON BORDI - 0mm DX/SX – 7,5mm SUP/INF)ALCA modello 7 - DIM. 42x70 (HxL) (CARTA NO BORDI)ALCA modello 8 - DIM. 23,5X35 (HxL) (CARTA CON BORDI - 0mm DX/SX – 7,5mm SUP/INF)ALCA modello 9 - DIM. 72X105 (HxL) (CARTA NO BORDI)ALCA modello 10 - DIM. 21,2x38,1 (HxL) (CARTA CON BORDI – 10mmDX/SX - 10,7mm SUP/INF)ALCA modello 11 - DIM. 72X105 (HxL) (CARTA NO BORDI) - questo modello riproduce il codice a barre 2D

Se si usa l’etichettatrice Dymo LabelWriter 400 viene utilizzato il mod. 11354 (57 x 32mm ) della Dymo, mentre per la Brother il mod. di dimensione 29 x 90mm della Brother.

Eseguire una stampaQuesta è la schermata che si presenta al richiamo del menù “Stampe”:

1. Selezionare il tipo di stampa che si vuole effettuare scegliendola direttamente dal “Pannello” (es. Magazzino > per marche e prezzi)

2. A video apparirà l’anteprima di stampa di tutto il magazzino con la suddivisione per marche e prezzi; nella barra dei menù vi è l’indicazione del numero di pagine di cui si compone la stampa visualizzata.

40 Stampa delle etichette Help Help

3. Cliccare sul pulsante “Print” direttamente dall’anteprima di stampa.

Stampa delle etichette

Per eseguire la stampa delle etichette selezionare “Stampa etichette” dal pannello “Tools”

Apparirà la schermata relativa alla “Gestione della coda etichette” suddivisa in sezioni: Etichette in coda di stampa

Magazzino Varianti

Utilizzando il Box di ricerca, bisognerà procedere a richiamare gli articoli di cui stampare le etichette. Per ogni ricerca effettuata, nella sezione centrale della schermata denominata “Magazzino”, appariranno i dati relativi agli articoli rispondenti alla ricerca stessa e se esistono delle varianti collegate, queste verranno visualizza nella sezione in basso, denominata “Varianti”. A questo punto selezionare l’articolo di cui si vuol stampare l’etichetta e cliccare “Etichette > Aggiungi da Magazzino o F2”; subito dopo l’etichetta dell’articolo selezionato apparirà nella sezione “Etichette in coda distampa” e man mano si aggiungeranno le altre etichette;


Altre opzioni del menù “Etichetta”: Aggiungi da Varianti o F3: manda in coda di stampa la variante relativa all’articolo selezionato; Aggiungi tutte le Varianti: manda in coda di stampa tutte le varianti esistenti per l’articolo

selezionato; Elimina selezionata: elimina la riga selezionata, corrispondente ad una etichetta, dalla coda di

stampa; Elimina tutte: elimina tutte le etichette pronte in coda di stampa; Una etichetta per ogni articolo: invia in coda di stampa tutto il magazzino, creando per ciascun

articolo una sola etichetta anche in presenza di più pezzi per uno stesso articolo. Questa funzione necessita di diversi secondi In caso di magazzino particolarmente ricco di articoli;

Tutto il magazzino: invia in coda di stampa tutto il magazzino, creando una etichetta per ciascun pezzo dello stesso articolo. Questa funzione necessita di diversi secondi In caso di magazzino particolarmente ricco di articoli. E’ particolarmente consigliata in caso di inizializzazione del magazzino, per la codifica di tutti gli articoli.

Refresh o F5: effettua un aggiornamento della schermata. E ‘ consigliato subito dopo il richiamo o l’eliminazione delle etichette di tutto il magazzino.

Dopo aver ottenuto la coda di stampa, rappresentata dall’elenco degli articoli presenti nella sezione principale della schermata, cliccare su “Navigazione > Stampa etichette” o Ctrl+P; in questa schermata sarà possibile selezionare il modello di stampa che si vuole adottare, scegliendolo tra quelli che appaiono nella lista, nell’esempio utilizziamo il mod. 2


Il modello selezionato viene visualizzato nell’anteprima di stampa; qualora fosse necessario adottare dei margini di stampa, si potrà utilizzare il riquadro relativo al margine superiore e quello sinistro affinché l’inizio della stampa corrisponda con i bordi a disposizione sui fogli in dotazione. Per procedere con la stampa definitiva premere il tasto

sull’anteprima di stampa.


come creare un nuovo report di etichetta personalizzatoPer creare il proprio modello di etichette è necessario partire da un un modello etichetta preesistente, a titolo di esempio “ALCA_modello_etichette_3.mrt” presente nella cartella “Report” nella directory di installazione di ALCA: fare doppio click sul file ed attendere l’apertura del report designer.La prima volta che si apre il report designer si presenterà questa finestra come questa alla quale si consiglia di premere “Ok”, successivamente comparirà il modello:

Si consiglia di variare solamente le dimensioni ed alcuni dei dati da visualizzare.NB: in alto a destra è possibile cambiare la


lingua del report designer.Agendo sul box “Proprietà” si possono visualizzare tutti i dati relativi ai singoli elementi di cui si compone l’etichetta.Per ogni oggetto si possono modificare a piacimento le proprietà le quali sono abbastanza intuitive e parlanti.Le proprietà per modificare la dimensioni della pagina di ottengono cercando nell’oggeto Pagina le proprietà: Larghezza pagina ed Altezza pagina.Il numero di colonne di etichette per pagina si trova selezionando l’oggetto di tip Dati e cercando nel gruppo Colonne la voce “Colonne”.Per associare una informazione ad un oggetto, come ad esempio la descrizione di un articolo, selezionare o creare un oggetto di tipo Testo ed alla proprietà “Testo”, fare click sul pulsante che aprirà una finestra.Questa finestra contiene la gerarchia dei dati visualizzabili, semplicemente fare doppio click sul dato che si desidera visualizzare e confermare il tutto. E’ possibile anche concatenare più informazioni per campo di testo.A modifiche ultimate salvare e richiamare da ALCA il report per verificarne le modifiche.Esistono parecchie altre proprietà che di possono sperimentare per capirne il significato e migliorare il proprio report od addirittura inserire dei calcoli o scripting.Questo strumento di report, come tutti quelli di questo genere, richiede un po’ disinvoltura con l’impaginazione e di tentativi per raggiungere l’obbiettivo soprattutto in particolar modo centrare le stampe sul foglio reale. Consigliamo vivamente l’uso di una etichettrarice in quanto i risultati sono più veloci e meno costosi dell’uso di una stampante laser/getto d’inchiostro.

stampare le etichette con etichettatrice DymoEseguire tutta la procedura per la creazione della coda di stampa delle etichette vista in “Stampa delle etichette”:

1. Dalla schermata di “Gestione delle etichette” che mostra tutti modelli di stampa disponibili, cliccare direttamente sul pulsante dell’etichettatrice Dymo LabelWriter;


2. Dalla finestra di dialogo che apparirà, selezionare il modello di stampa predefinito .label che si troverà nella cartella seguente:%PROGRAMFILES%\Info2000\ALCA\Report\Esempi\Etichette\Dymo

come creare un nuovo report Dymo personalizzato:

Qui di seguito alcuni passi pratici per procedere alla creazione dei propri modelli di etichetta, ma per l’uso del programma di gestione delle etichette, si rimanda alla guida del software “Dymo Label Software”:

Installare Dymo Label Software nella ver. 7.8.0 o successiva

Creare una nuova etichetta utilizzando il comando File > Nuovo ed impostarne le dimensioniselezionando un modello dall’elenco disponibile (come da immagine)


Dymo Label Software mostrerà l’etichetta vuota dove potranno essere inseriti i vari oggetti e campi; come esempio inseriamo un oggetto codice a barre ed un oggetto testo:

1. Attivare il Designer con il comando “Editor Etichetta > Visualizza Designer” ed inserire l’oggetto

“codice a Barre” cliccando direttamente sull’icona della relativa barra degli strumenti e posizionarlo nell’etichetta;

2. Definire le proprietà dell’oggetto “codice a barre” (clic destro “Proprietà oggetto”) avendo cura di indicare come nome oggetto EAN13 in quanto il campo dovrà essere valorizzato dalle informazioni inviate da ALCA ed è necessario mantenere lo standard del nome dei campi;

3. Definire le impostazioni dell’oggetto “codice a barre” (clic destro ”Impostazioni oggetto) indicando il tipo “Dati” Fisso con l’inserimento di qualche cifra (l’inserimento è indicativo in quanto il codice da visualizzare sarà inviato da ALCA), la simbologia di codice a barre da visualizzare, che nel nostro caso è EAN 13 direttamente selezionato dal menù a tendina, ed indicare la formattazione dei testi secondo proprio gradimento


4. Inserire l’oggetto “testo” cliccando direttamente sull’icona della relativa barra degli strumenti e posizionarlo nell’etichetta;

5. Definire le proprietà dell’oggetto “testo” (clic destro “Proprietà oggetto”) avendo cura di indicare come nome oggetto il nome del campo che si vuole visualizzare scegliendolo tra i seguenti (senza utilizzo di “):

"EAN13" per visualizzare il codice a barre"Colore.Colore" per visualizzare il colore dell’articolo"Taglia.Taglia" per visualizzare la taglia dell’articolo"Taglia.Descrizione" per visualizzare l’eventuale descrizione della taglia "Articolo.Descrizione" per visualizzare la descrizione dell’articolo"Articolo.DescrizioneSecondaria" per visualizzare l’eventuale descrizione secondaria dell’articolo"Articolo.MarcaProduttrice" per visualizzare la marca produttrice dell’articolo"Articolo.Genere" per visualizzare il genere dell’articolo"Articolo.ListinoNOIVA" per visualizzare il prezzo di listino senza IVA"Articolo.ListinoIVA" per visualizzare il prezzo di listino con IVA"Articolo.PubblicoNOIVA" per visualizzare il prezzo al pubblico senza IVA"Articolo.PubblicoIVA" per visualizzare il prezzo al pubblico con IVA"Articolo.IVA" per visualizzare il valore dell’IVA dell’articolo"Articolo.CodiceOriginale" per visualizzare il codice originale dell’articolo"Articolo.UnitaDiMisura" per visualizzare l’unità di misura dell’articolo"Articolo.CategoriaMerceologica" per visualizzare la categoria merceologica dell’articolo"Articolo.Deposito" per visualizzare il deposito in cui si trova l’articolo "Articolo.DataScadenza" per visualizzare la data di scadenza dell’articolo

6. Definire le impostazioni dell’oggetto “testo” (clic destro ”Impostazioni oggetto) per indicare la formattazione dei testi secondo proprio gradimento;

7. Salvare il modello appena creato “File > Salva con nome” (es. Etichetta_Personalizzata.LWL). Per facilitare l’aggancio dei report personalizzati si consiglia di salvare i nuovi report nella stessa cartella dei report predefiniti di ALCA%PROGRAMFILES%\Info2000\ALCA\Report\Esempi\Etichette\Dymo – che sarà poi richiamato come nel punto 2 della modalità di stampa delle etichette con etichettatrice

stampare le etichette con etichettatrice brother

Eseguire tutta la procedura per la creazione della coda di stampa delle etichette vista in “Stampa delle etichette”:1. Dalla schermata di “Gestione delle etichette” che mostra tutti modelli di stampa disponibili, cliccare

direttamente sul pulsante dell’etichettatrice Brother;


1. Dalla finestra di dialogo che apparirà, selezionare il modello di stampa predefinito .lbl che si troverà nella cartella seguente:%PROGRAMFILES%\Info2000\ALCA\Report\Esempi\Etichette\Brother

Servizio stampa etichette

Per gli utenti che non hanno la possibilità e la voglia di investire nella stampa delle proprie etichette, Info2000 offre il servizio di design e stampa di etichette. Si tratta di un servizio di stampa professionale; per maggiori dettagli potete contattarci qui: www.info2000.biz/StampaEtichette

http://www.info2000.biz/StampaEtichette

Anagrafica 49

Anagrafica

La gestione contatti rappresenta una vera e propria rubrica dove vanno indicati tutti i nominativi di clienti e fornitori con relativi dati fiscali. L'inserimento di un nuovo nominativo o il richiamo di un contatto esistente può essere effettuato direttamente dalla schermata della gestione “Documenti” e “Banco”.L'immagine mostra la finestra d'apertura del menù "Contatti", che visualizza in dettaglio il contatto selezionato:

Come inserire un nuovo contattoPer inserire un nuovo contatto, seguire questi passi:

1. Selezionare dal “Filtro” (in alto a destra) la visualizzazione del tipo di contatto “Cliente o Fornitore” in base al tipo di contatto che si vuole inserire:

2. Selezionare “Contatti > Nuovo” o Ctrl+N;

50 Anagrafica Help Help

3. Compilare tutti i campi utili al fine di avere una scheda anagrafica il più completa e dettagliata possibile e salvare "Contatti > Salva" o Ctrl+S

Come usare alcuni campi:

E’ possibile indicare il tipo di pagamento associato al cliente, lo stesso verrà riportato al momento del richiamo del cliente in fase di emissione della fattura;

E’ possibile indicare la percentuale di sconto incondizionato che usualmente si applica al singolo clienti (se si applica); lo stesso sarà calcolato in automatico al richiamo del cliente in fase di vendita sia al banco che tramite l’emissione di fattura;

E’ possibile indicare un codice da attribuire al cliente in modo da poter richiamare il cliente per quel codice oltre al richiamo tramite nominativo.

Come variare o eliminare un contatto Per effettuare una variazione:

1. Selezionare il nominativo da variare2. Inserire i dati e cliccare "Contatti > Salva" o Ctrl+S

Per eliminare un contatto:1. Selezionare il nominativo da eliminare2. Cliccare "Contatti > Elimina"

Altre funzioni


Raggiungi menù banco: "Navigazione > Banco" o Ctrl+B - raggiunge direttamente il menù "Banco" senza passare per il menù principale.

Raggiungi menù documenti: "Navigazione > Documenti" - raggiunge direttamente il menù "Documenti" senza passare per il menù principale

Raggiungi vendite per cliente: "Navigazione > Vendite per cliente" - raggiunge direttamente il menù "Vendite per cliente" senza passare per il menù principale.

Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" - raggiunge direttamente il menù principale.

Anagrafica 51

Nuovo: "Contatti > Nuovo" o Ctrl+N - consente l'inserimento di un nuovo contatto.

Salva: "Contatti > Salva" o Ctrl+S - salva l'inserimento di un nuovo contatto o le modifiche apportate al nominativo selezionato.

Annulla: "Contatti > Annulla" - annulla l'operazione avviata (se non è stata ancora salvata).

Elimina: "Contatti > Elimina" - elimina il nominativo selezionato.

52 Fidelity Help Help

Fidelity

La funzione "Fidelity" consente di gestire le promozioni degli articoli, la gestione dei premi associati alle promozioni, la gestione dei punti, la gestione delle consegne dei premi e la visione dei punti maturati.

Promozioni

La promozione è una campagna promozionale che ha una certa durata ed all'interno della quale si dovranno definire le regole di associazione dei punti, i premi e la soglia di raggiungimento. Il programma in automatico a seguito delle vendite calcolerà i punti e li assegnerà al cliente.

Il primo passo è creare una nuova Promozione (detta anche campagna) digitando “Promozioni > Nuova” o Ctrl+N, di seguito la descrizione dei campi da compilare:

1. Inserire un nome che identifica univocamente la campagna. E' sufficiente un nome anche criptico

2. Inserire una descrizione che estende il senso del nome 3. Eventualmente è possibile allegare dei commenti utili al caso 4. Definire la data di inizio di validità della promozione. Se una certa vendita è eseguita

nell'intervallo della data di inizio e di fine, allora i punti saranno derivati dalla campagna

Fidelity 53

5. Definire la data di fine validità della promozione. Come per la data di inizio, la data di vendita deve essere compresa tra la data di inizio e di fine in modo che si possano ricavare i punti associati a tale promozione

6. Salvare la promozione

Non attiva: Identifica lo stato della promozione: se attiva e se la vendita si trova all'interno delle date definite, i punti saranno dedotti dalle formule di conversione altrimenti la campagna sarà ignorata. E' possibile attivare e disattivare le promozioni quando si desidera, in quanto non impatta sui punti già assegnati ma unicamente sulle vendite eseguite durante il periodo di inattività ovvero ignorando la campagna in corso e quindi non assegnando eventualmente punti che a campagna attiva sarebbero attivi. Se ci sono altre campagne attive, queste saranno ritenute valide sempre a condizione che si verifichino le condizioni di vendita idonee. Le promozioni sono il primo passo per la definizione di una campagna completa in quanto bisogna definire successivamente all'interno di una certa campagna: le formule di calcolo dei punti, gli eventuali punti extra, i premi ed i premi consegnati.

Formule di conversione Le formule di conversione identificano il modello di calcolo in base al quale i punti sono calcolati in funzione dell'importo del venduto. In altri termini i punti sono proporzionali al venduto e si tratta di definire questo rapporto. Ovvero si potrebbe voler associare 10 punti per euro per una vendita compresa tra 0€ e 100€ e magari associare 20 punti per euro per una vendita superiore ai €100: in questo modo è possibile incentivare il cliente all'acquisto di merce ulteriore. Le formule non sono a scaglioni ma proporzionali ovvero tutto l'importo del venduto concorrerà alla realizzazione dei punti nell'intervallo idoneo predisposto.Per creare una nuova formula:

1. selezionare la campagna di riferimento e quindi click su Promozioni->Formule->Nuova2. salvare la formula di conversione

54 Fidelity Help Help

1. Da Identifica l'importo intero minimo dal quale di calcoleranno i punti 2. A Identifica l'importo massimo dove se l'importo del venduto fosse compreso tra Da ed A, i punti sarebbero

calcolati 3. Punti per unità I punti da calcolare per unità intera del venduto: all'aumentare di questo numero,

aumentano i punti associati alla vendita per unità di valuta (euro) venduta Il simulatore di formule è uno strumento comodo per verificare il comportamento di ALCA e quindi il calcolo dei punti che sarebbero assegnati a fronte di una certa di vendita.

Punti extra I punti extra consentono di assegnare ad una certa vendita oltre agli eventuali punti per il venduto definiti nelle formule di conversione, anche dei punti extra qualora si sia venduto un certo bene/servizio. Questo può essere utile per incentivare la vendita di taluni beni/servizi.

E' possibile avere una campagna senza formule di conversione ma solo con punti extra.

Per creare nuovi punti extra:

selezionare la campagna di riferimento e quindi click su Promozioni->Punti Extra->Nuovi

salvare i punti extra dopo aver compilato i singoli campi

1. Codice: e’il codice identificativo del bene/servizio cercato tramite il box di ricerca 2. Tipo: campo compilato da ALCA, non necessita interazioni dall'utente e segnala il tipo di

bene/servizio richiamato dal box di ricerca 3. Punti: I punti da associare alla vendita relativi al certo bene/servizio

Premi

I premi sono i regali che saranno di diritto del cliente quando raggiungerà una certa quota punti relativo al premio stesso.

Per creare un premio:

selezionare la campagna di riferimento e quindi click su Premi->Nuovo

salvare i premi dopo aver compilato i singoli campi

Il premio non è un bene già presente nel magazzino ma una entità autonoma e quindi a seguito della assegnazione al cliente, questo non sarà scaricato dal magazzino automaticamente nell'ipotesi che coincida con un articolo in magazzino.

1. Nome: E' il codice identificativo del premio e può anche essere identico ad un codice bene/servizio già esistente nel magazzino in quanto non c'è relazione tra i premi ed il magazzino

2. Descrizione: E' possibile associare una descrizione esaustiva del premio 3. Punti: I punti necessari minimi per accedere al premio. Questi saranno decurtati qualora questo

premio sarà consegnato al cliente al raggiungimento dell'obbiettivo punti 4. Note: Eventuali commenti ad uso interno

Fidelity 55

Punti

ALCA associa automaticamente i punti al cliente a seguito della vendita e li scala a seguito della consegna dei premi, in alcuni casi è necessario associare o decurtare manualmente dei punti ai propri clienti, per questa esigenza è stata creata la funzionalità Punti.

Per associare dei punti:

click su Punti->Nuovo

salvare i punti associati dopo aver compilato i dati

1. Ragione sociale/Partita IVA: Identificano il cliente al quale i punti saranno associati, è consigliato richiamare il cliente tramite il pulsante di ricerca

2. Punti: La quantità di punti da assegnare al cliente. Se il numero è negativo i punti saranno decurtati. In ambedue i casi il numero non è decimale (intero)

3. Provenienza: E' una causale libera relativa al motivo per il quale i punti sono associati4. Data: Data nella quale risulterà l'associazione dei punti 5. Note: Eventuali commenti ad uso interno

Premi consegnati

Quando il cliente raggiunge una soglia definita di punti è possibile che maturi un premo, in questa sezione si informa ALCA della consegna di un certo premio che quindi provvederà a registrare e decurtare i punti per il quantitativo relativo al premio consegnato.

Per consegnare un premio:

selezionare la campagna di riferimento, click su Premi Consegnati->Nuovo

salvare il premio consegnato dopo aver compilato i campi

1. Ragione sociale/Partita IVA: Identificano il cliente al quale sarò consegnato il premio, è consigliato richiamare il cliente tramite il pulsante di ricerca

2. Premio/Descrizione: Identificano il premio caricato precedentemente nella sezione premi che sarà consegnato al cliente. Per richiamare il premio, selezionarlo tramite il pulsante Saranno elencati solo i premi relativi alla promozione selezionata

3. Note: Eventuali commenti ad uso interno

Punti maturati

Questa sezione visualizza l'elenco di tutti i clienti che hanno maturato punti fidelity. Non richiede interazione da parte dell'utente. E' possibile vedere i punti maturati da un certo cliente anche al banco a seguito della vendita ed a condizione che la relativa opzione sia attiva.

56 Equivalenti Help Help

Equivalenti

Gli equivalenti sono visti come degli articoli che per caratteristiche possono sostituirne altri. La gestione degli equivalenti è stata ideata per attività come rivendite di componenti elettronici e ricambistica in genere, dove per es. accanto ai ricambi "originali" si trovano anche ricambi compatibili. La funzione consente di associare al codice di un articolo una serie di sotto-codici sinonimi del primo (equivalenti) così da avere sempre una tabella disponibile per la consultazione.

L'immagine mostra la finestra d'apertura del menù "Equivalenti", dove vengono indicati gli elementi più importanti:

1. Barra dei menù 2. Codice dell'articolo al quale sono associati gli equivalenti (cod. originale) 3. Codice dell'articolo equivalente 4. Visualizzazione del 1° equivalente 5. Visualizzazione del 2° equivalente

Equivalenti 57

Come associare un equivalente Richiamare attraverso il box di ricerca il codice di un qualsiasi articolo al quale si vuole associare un equivalente, selezionare "Equivalenti > Nuovo" o Ctrl+N e indicare il codice dell'articolo equivalente; inserire eventuali note e salvare cliccando "Equivalenti > Salva" o Ctrl+S. Ripetere l'operazione per ogni articolo da associare.

Inserire il codice dell'articolo al quale associare gli equivalenti

Cliccare su "nuovo".

Compilare i campi con il codice dell'articolo equivalente con eventuali note e cliccare su "salva".

Altre funzioni


Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale. Nuovo: "Equivalenti > Nuovo" o Ctrl+N - consente di associare un nuovo articolo equivalente a quello selezionato. Salva: "Equivalenti > Salva" o Ctrl+S - salva l'inserimento di un nuovo equivalente Annulla: "Equivalenti > Annulla" - annulla l'operazione avviata (se non è stata ancora salvata). Elimina: Equivalenti > Elimina" - elimina l'equivalente selezionato.

58 Identità Help Help

Identità

Le identità sono personalizzazioni di articoli presenti in magazzino, contraddistinguibili univocamente mediante un codice seriale. L'utilità di una identità è quella di identificare un preciso "pezzo" della quantità "n" di un articolo caricato in magazzino, al quale per es. possono essere legate condizioni di vendita particolari o garanzie. In altri termini si può pensare agli articoli come a delle persone ed alle identità come ai codici fiscali ad esse associate.

Come creare una identità

Per creare un'Identità procedere nel seguente modo:

Digitare il codice dell'articolo al quale associare le identità.

Selezionare "Identità > Nuova"

Inserire i dati relativi all'identità

Cliccare "Identità > Salva"

Procedere nello stesso modo per l'inserimento di tutte le identità che si desidera creare. Il codice richiesto per definire univocamente una identità è creato automaticamente dal programma nel formato EAN13, consentendo così l'etichettatura ed è visibile solo nella finestra delle identità. La stampa delle etichette con visualizzazione del codice seriale oltre al codice padre è disponibile nel menù "Report" nella sezione "Stampa etichette".

Attenzione:

Identità 59

Il programma non controlla che le quantità nel magazzino corrispondano a quelle caricate nelle identità, ma avverte semplicemente quando le identità disponibili sono maggiori degli articoli disponibili. E' fortemente consigliabile mantenere sempre allineati i due valori.

Modificare il numero di identità non modifica il numero di articoli nel magazzino: ovvero se abbiamo 30 identità di un certo articolo, è possibile avere 5 pezzi dell'articolo "padre". Fare molta attenzione nell'uso delle identità poiché potrebbe creare disavanzi nelle quantità caricate e quelle giacenti realmente!

Ogni identità indica un solo pezzo con determinate caratteristiche. Tra i campi descrittivi delle singole identità viene sempre riportata la quantità giacente in magazzino dell'articolo "padre".

Come eseguire una ricerca sulle identità Tutte le identità associate agli articoli di magazzino sono gestite dal menù Identità, dove viene riportato il codice art. al quale si riferiscono, il codice seriale e lo stato: "Disponibile" se è presente realmente in magazzino, "Non Disponibile" se è stato ceduto. Per poter visualizzare solo le identità associate ad un singolo codice art., deve essere utilizzato il box di ricerca articoli dove, immettendo un codice articolo, se esistono delle identità associate, queste verranno elencate riportandone tutti i dati, se non esistono possono essere create con la procedura di creazione.

Come vendere una identità La vendita di una identità è come la vendita di un qualsiasi altro articolo, che avviene però, con l'inserimento del codice seriale. Può essere eseguita sia dal menù "Banco" che dalla gestione "Documenti" (nel caso di vendita con fattura).

Attivare Seriale/Variante dal Box di ricerca

Inserire il cod. serale dell'identità

procedere con la regolare vendita (se l'identità esiste ed è "disponibile")

N.B.: La ricerca di una identità viene effettuata esclusivamente tramite codice seriale.La compilazione dei campi di vendita è la stessa della vendita di un articolo generico. A seguito di vendita, una

identità non risulta più in magazzino (se si prova a fare una ricerca sarà visualizzato il messaggio di seriale non presente in magazzino), ma sarà comunque mantenuta nella lista delle identità allo stato "non disponibile", pertanto non potrà mai essere venduta una seconda volta.

Altre funzioni Tutte le altre funzioni attivabili dalla barra dei menù sono le seguenti:

Raggiungi menù magazzino: "Navigazione > Magazzino" o Ctrl+A - raggiunge il menù "Magazzino" senza passare per il menù principale.

60 Identità Help Help

Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale. Nuovo: "Identità > Nuova" o Ctrl+N - consente l'inserimento di una nuova Identità associata all'articolo selezionato dal box di ricerca. Salva: "Identità > Salva" o Ctrl+S - salva l'inserimento delle Identità o le modifiche apportate al documento selezionato. Annulla: "Identità > Annulla" - annulla l'operazione avviata (se non è stata ancora salvata). Elimina: "Identità > Elimina" - elimina l'Identità selezionata. Rendi disponibile: "Identità > Rendi disponibile" - consente di rendere disponibile lo stato di una Identità (lo stato è "Disponibile" quando l'articolo non è uscito dal magazzino ed è "Non disponibile" quando invece è stato scaricato tramite l'uscita dal banco) Visualizza solo disponibili: "Filtro > Visualizza solo Disponibili" - al richiamo di un articolo con Identità associate, visualizza solo quelle disponibili. Visualizza tutte: "Filtro > Visualizza tutte" - al richiamo di un articolo con Identità associate, visualizza sia le "Disponibili" che le "Non disponibili".

Varianti 61

Varianti

Le varianti sono un sinonimo delle identità è sono state create per favorire l'utente che gestisce, di un certo articolo, taglie e colori diversi in modo da sapere in tempo utile e per ogni articolo, la giacenza di un certo colore o di una certa taglia.

Es. In magazzino carico l'art. COUNTRY (Stivaletto donna in pelle) per un totale di 15 pz. Dei 15 pz. non so quanti siano di un numero e quanti di un altro, così come non so quanti di un colore e quanti di un altro; se creo delle varianti potrò tenere sotto controllo l'esistenza per taglia e per colore. N.B.: La differenza tra il campo taglia/colore presente nelle caratteristiche dell'articolo e quello delle varianti consta nel fatto che nel primo caso quella taglia o colore è la stessa per tutti i pezzi, nel secondo invece si identifica un pezzo particolare con altrettanti caratteristiche.

L'immagine mostra la schermata di magazzino relativa alle "Varianti", le cui funzioni principali sono:

1. Barra dei menù 2. Dati articolo a cui sono associate le varianti 3. Box di ricerca 4. Elenco varianti totali associate all'articolo

Come creare una variante

62 Varianti Help Help

Le varianti vengono gestite direttamente dal menù "Magazzino" ed indirettamente dal menù "Identità". Prima di creare una variante bisogna aver creato l'articolo di magazzino al quale associarle. Per creare una variante procedere nel seguente modo:

Inserire nel box di ricerca il codice dell'art. al quale si vogliono associare delle varianti

Alla visualizzazione dell'art. aprire la linguetta "Nessuna Variante" riportata in basso a sinistra della schermata.

Cliccare sul pulsante "Nuovo"

Inserire i dati che contraddistingueranno ciascuna variante (taglia e colore)

Cliccare su "salva".

In sede di salvataggio viene richiesto quante varianti uguali si devono creare per evitare di scrivere ridondantemente sempre le stesse informazioni (nel caso di varianti con dati simili) ma ognuna di esse sarà trattata indipendentemente.

Attenzione:

Ogni variante indica un solo pezzo con determinate caratteristiche, pertanto se si hanno per 10 paia di scarpe taglia "38" di colore "nero" bisogna creare 10 varianti con taglia 38 e colore nero. Tra i campi descrittivi delle singole varianti viene sempre riportata la quantità giacente in magazzino dell'articolo "padre".

Il programma avvisa se il numero di varianti è diverso dalle quantità presenti nel medesimo campo dell'articolo.

Come eseguire una ricerca delle varianti

La ricerca delle varianti è gestita dal magazzino. Quando si inserisce il codice di un art. insieme a tutti i dati identificativi appare l'indicazione del numero di varianti esistenti, ma se si vuole ricercare una variante che soddisfi un determinato criterio di ricerca es. tutti gli stivali di un certo art. del "N. 38" e di colore "nero" è necessario avviare una "Ricerca avanzata":

Attivare la ricerca per variante cliccando sul pulsante "Box di ricerca varianti"

Inserire il nome dell'art. del quale si vogliono cercare le varianti

Indicare taglia e colore

Avviare la ricerca

Varianti 63

La ricerca di una variante viene effettuata esclusivamente mediante attivazione della ricerca varianti con immissione del codice art. e indicazione della taglia e del colore.

Come vendere una variante

La vendita di una variante è come la vendita di un qualsiasi altro articolo, che avviene però, attivando la funzione di ricerca varianti ed immettendo il codice art. con l'indicazione della taglia e del colore. Se la variante è disponibile in magazzino essa sarà visualizzata per poter essere venduta regolarmente. Può essere eseguita sia dal menù "Banco" che dalla gestione "Documenti" (nel caso di vendita con fattura).

A seguito di vendita, le varianti associate ad un articolo risulteranno ridotte (in quanto non più disponibili) ma sarà comunque mantenuta traccia nel menù "Identità" allo stato "non disponibile".

Altre funzioni

Tutte le altre funzioni relative alla gestione delle varianti, attivabili dalla pulsantiera sono le seguenti:

Nuovo - consente l'inserimento di una nuova variante associata all'art. corrente, corrispondente a determinate caratteristiche. Annulla - annulla la digitazione di dati effettuata. Salva - salva la variante creata. Elimina - elimina la variante selezionata. Parziale - visualizza solo le varianti che soddisfano il criterio di ricerca nel box di "ricerca avanzata". Tutte - elenca tutte le varianti disponibili esistenti per l'art. selezionato.

64 Garanzie Help Help

Garanzie

La gestione delle garanzie consente, se necessita, di associare ad un certo articolo individuato univocamente tramite un codice seriale, un periodo di garanzia fissando una data di inizio e di fine. E' necessario avere delle identità create al fine di gestire le garanzie.

Come inserire una garanzia Per inserire un articolo coperto da garanzia è necessario disporre di un codice seriale:

Attivare la ricerca per "Seriale/Variante" (dal box di ricerca).

Immettere il codice seriale dell'identità alla quale associare la garanzia e avviare la ricerca.

Selezionare "Garanzie > Nuovo" o Ctrl+N.

Inserire le date di inizio e fine garanzia ed eventuali note.

Cliccare "Garanzie > Salva" o Ctrl+S.

Garanzie 65

Altre funzioni


Raggiungi menù magazzino: "Navigazione > Magazzino" - raggiunge il menù "Magazzino" senza passare per il menù principale. Raggiungi menù banco: "Navigazione > Banco" - raggiunge il menù "Banco" senza passare per il menù principale. Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale. Nuovo: "Garanzie > Nuovo" o Ctrl+N - consente l'inserimento di una garanzia sull'articolo selezionato. Salva: "Garanzie > Salva" o Ctrl+S - salva la garanzia creata. Annulla: "Garanzie > Annulla" - annulla l'operazione avviata (se non è stata ancora salvata). Elimina: "Garanzie > Elimina" - elimina la garanzia selezionata.

66 Meta articoli Help Help

Meta articoli

Il meta articolo è un raggruppamento di articoli, servizi ed identità, molto utile per la vendita e conseguente scarico degli articoli. Un esempio applicativo potrebbe essere il seguente: supponiamo che la tua attività sia di rivendita di computer; può capitare che acquisti i componenti sfusi e li rivenderai quindi sottoforma di PCassemblato, unendo inoltre il tuo tempo per l'assemblaggio stesso. Senza la gestione dei meta articoli la vendita sarebbe stata effettuata vendendo singolarmente i singoli componenti e quindi il servizio di assemblaggio. Grazie al concetto di meta articoli potrai creare un meta articolo chiamato ad esempio "PC 1" e raggruppare gli articoli, le identità ed i servizi professionali correlati. Quando andrai a vendere al banco o tramite fattura questo meta articolo, il software scaricherà automaticamente i vari pezzi che compongono il meta articolo.

Il meta articolo è simile all'articolo ma non gode di tutte le caratteristiche ed azioni dell'articolo stesso; questo è limitato alla vendita al banco e fatturazione. Inoltre l'IVA del meta articolo è calcolata come la media delle singole IVA che lo compongono. A causa di questa limitazione, è fortemente consigliato creare meta articoli con IVA identiche.

Come inserire un meta articolo

Per inserire un articolo coperto da garanzia è necessario disporre di un codice seriale:

Selezionare "Meta articoli > Nuovo" o Ctrl+N.

Inserire il nome del meta articolo

Cliccare "Meta articoli > Salva" o Ctrl+S.

A questo punto, tipicamente, usa il pannello "selezioni dirette" per associare i vari articoli e servizi, pescati dalle relative tendine.

Ordini a fornitore 67

Ordini a fornitore

Articoli in scadenza

68 Noleggi Help Help

Noleggi

La gestione dei noleggi consente di "affittare" gli articoli presenti in magazzino per un certo periodo ad un certo cliente. Esattamente come accade nelle classiche attività di noleggio, come ad esempio cd e dvd, è possibile scaricare dal magazzino temporaneamente un articolo, avere una lista degli articoli noleggiati e di tutti i dettagli del noleggio. Ad ogni uscita e rientro, corrisponde una scrittura informativa nel banco.

Come inserire un noleggio

Per noleggiare un articolo seguire questa procedura:

Richiamare l'articolo

Selezionare "Noleggi > Nuovo" o Ctrl+N.

Inserire i dati del noleggio

Noleggi 69

Selezionare "Noleggi> Salva" o Ctrl+S.

Altre funzioni

Ogni noleggio è numerato e possiede anche con codice a barre univoco, utile per creare i modelli riepilogativi. E' inoltre possibile associare in anagrafica un codice a barre ad ogni cliente, in modo da richiamarlo anche tramite tessera magnetica.

Quando rientra un articolo noleggiato, ricercarlo usando la funzione di ricerca (CRTL+F), quindi selezionarlo ed usare il pulsante con il logo dell'altoparlante per cambiare lo stato del noleggio da "Non restituito" a "Restituito". A seguito di questo cambio, la data di consegna reale sarà impostata al momento del rientro, quindi Selezionare "Noleggi> Salva" o Ctrl+S per confermare il rientro. A seguito di questa conferma, nel banco sarà create una riga di richiamo.

70 Sub Magazzino Help Help

Sub Magazzino

Il concetto di Sub magazzino è utile a chi ha dei collaboratori e ordinariamente gira loro del materiale in c/vendita o solo in visione. La gestione del Sub magazzino consente di trasferire all'esterno merce propria in attesa di essere venduta, tenendone traccia. E' possibile creare un Sub magazzino per ogni nominativo inserito nell'elenco contatti.

L'immagine mostra la schermata d'apertura del menù "Sub magazzino" le cui funzioni principali sono:

Barra dei menù

Dati articolo selezionato (da attribuire al sub magazzino)

Elenco articoli presenti nel sub magazzino selezionato

Elenco contatti

Attribuzione di un articolo nel Sub magazzino

L'assegnazione di un articolo ad un Sub magazzino è sempre accompagnato da una annotazione automatica nel "Banco", che tiene traccia dei trasferimenti dell'articolo e della persona che lo prende in carico; allo stesso modo, se l'articolo rientra nel "Banco" risulterà il rientro.

Per assegnare un articolo procedere nel seguente modo:

Sub Magazzino 71

Richiamare l'articolo da cedere (utilizzando il box di ricerca per facilitare l'individuazione)

Selezionare dall'elenco contatti il soggetto al quale cedere l'articolo (intestatario del Sub magazzino)

Cliccare "Sub magazzino > Aggiungi"

Indicare se scaricare o meno l'articolo dal proprio magazzino.

Rientro di un articolo dal Sub magazzino

Un articolo rientrato in magazzino comporta delle variazioni. Procedere in questo modo:

Richiamare il contatto al quale è associato il sub magazzino

Selezionare l'articolo da far rientrare

Selezionare "Sub magazzino > Rientro"

N.B. Se rientra un articolo che era stato scaricato in fase di assegnazione ad un Sub magazzino, sarà nuovamente caricato per effetto del rientro.

Attribuzione di una Identità nel Sub magazzino

Nel caso si voglia trasferire ad un sub magazzino un articolo con seriale (identità) procedere in questo modo:

Attivare il pulsante di ricerca per Seriale/Variante (nel box di ricerca) ed inserire il codice seriale dell'articolo

Selezionare dall'elenco contatti il soggetto al quale cedere l'articolo

Cliccare "Sub magazzino > Aggiungi"

N.B. Una identità trasferita può conservare lo stato "disponibile" nel proprio magazzino ed in tal caso sarà mantenuta in carico e visibile al richiamo del codice originario, oppure "non disponibile" per cui risulterà scaricata e visibile solo dalla gestione "Identità" al richiamo del codice originario con la visualizzazione del "Filtro < Tutte"

Vendita di un articolo associato al Sub magazzino

Un articolo associato ad un sub magazzino può essere venduto definitivamente, questo comporta alcune variazioni.

1. Se l'articolo è stato scaricato in fase di assegnazione:

72 Sub Magazzino Help Help

Effettuare il rientro dello stesso

Proseguire con la vendita dello stesso, dal "Banco" o con l'emissione di fattura dal menù "Documenti".

2. Se l'articolo non è stato scaricato in fase di assegnazione:

Selezionare l'articolo

Selezionare "Sub magazzino > Elimina"

Proseguire con la vendita dello stesso, dal "Banco" o con l'emissione di fattura dal menù "Documenti".

Altre funzioni


Raggiungi menù magazzino: "Navigazione > Magazzino" o Ctrl+A - raggiunge il menù "Magazzino" senza passare per il menù principale. Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale. Aggiungi: "SubMagazzino > Nuovo" o Ctrl+N - consente l'inserimento di un articolo nel sub magazzino selezionato. Rientro: "SubMagazzino > Salva" o Ctrl+S - consente il rientro dell'articolo dal sub magazzino selezionato al proprio magazzino. Elimina: "SubMagazzino > Elimina" - elimina l'articolo dal sub magazzino selezionato. Stampa: "SubMagazzino > Stampa" - consente la stampa del sub magazzino selezionato. Cerca: "SubMagazzino > Cerca solo nel Sub Magazzino" - se attivo, le ricerche eseguite dal box di ricerca, verificheranno l'esistenza dell'articolo solo nel sub magazzino (solo se attribuiti ad un sub magazzino).

Schede clienti 73

Schede clienti

La tenuta delle "Schede clienti" consente la gestione delle vendite con pagamenti sospesi che vengono eseguite nei confronti di particolari clienti. Consiste nell'aprire un conto intestato ad un cliente, dove vengono annotati gli articoli acquistati, gli acconti versati e per differenza viene calcolato il residuo da esigere.

L'immagine mostra la finestra d'apertura del menù "Schede", dove vengono indicati gli elementi più importanti:

1. Barra dei menu2. Dati scheda selezionata 3. Visualizza solo schede "Sospese" 4. Visualizza solo schede "Saldate" 5. Visualizza solo schede "Aperte" 6. Visualizza tutte le schede 7. Elenco schede visualizzate 8. Elenco acconti versati dai singoli intestatari di scheda 9. Elenco articoli acquistati dai singoli intestatari di scheda

Come creare una nuova scheda

74 Schede clienti Help Help

Ad ogni scheda può essere associato uno stato (Aperta, Sospesa o Saldata). Lo stato di una scheda indica effettivamente la posizione della stessa, facilitando così il riepilogo delle schede insolute o sospese. Per aprire una nuova scheda:

Selezionare "Schede > Nuova" o Crtl+N

Inserire i dati e cliccare "Schede > Salva".

Come caricare gli articoli nella scheda Le annotazioni nella scheda personale di un cliente avvengono direttamente dal banco nel momento in cui si effettua la vendita, richiamando la scheda intestata al cliente stesso dall'apposito elenco. Ogni articolo venduto al cliente al quale è associata la scheda verrà riportato automaticamente nella sezione "articoli" della stessa scheda.

Come indicare gli acconti

Gli acconti dei clienti sulle proprie schede vanno gestiti dal menù "Schede":

Selezionare la scheda del cliente in questione

Visualizzare la parte relativa agli acconti

Cliccare "Acconti > Aggiungi"

Inserire i dati relativi all'acconto

L'acconto inserito sarà visibile nella scheda del cliente nella sezione "acconti".

Altre funzioni


Schede clienti 75

Raggiungi menù banco: "Navigazione > Banco" o Ctrl+B - raggiunge il menù "Banco" senza passare per il menù principale. Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale. Nuova scheda: "Schede > Nuova" o Ctrl+N - consente l'inserimento di una nuova scheda. Salva scheda: "Schede > Salva" o Ctrl+S - salva l'inserimento di una nuova scheda o le modifiche apportate alla scheda selezionata. Annulla scheda: "Schede > Annulla" - annulla l'operazione avviata (se non è stata ancora salvata). Elimina scheda: "Schede > Elimina" - elimina la scheda selezionata. Cerca scheda: " Schede > Cerca" - consente di ricercare una scheda inserendo il nome dell'intestatario. Numera scheda: " Schede > Numera" -Stampa scheda: "Schede > Stampa" - consente la stampa della scheda visualizzata. Aggiungi acconto: "Acconti > Aggiungi" - consente l'inserimento di un acconto nella scheda selezionata. Elimina acconto: "Acconti > Elimina" - consente di eliminare l'acconto selezionato. Elimina articolo: "Articoli > Elimina" - elimina l'articolo indicato nella scheda.

76 Servizi Help Help

Servizi

In questa parte del programma, possono essere codificate le "prestazioni di servizio" che spesso vengono effettuate insieme alla vendita di beni, es. installazione, riparazione ecc. ALCA gestisce tali attività con l'attribuzione di un codice come se si trattasse di articoli di magazzino, in modo da poter essere richiamate in sede di fatturazione.

L'immagine mostra la finestra d'apertura del menù "Servizi", dove vengono indicati gli elementi più importanti:

Barra dei menù

Descrizione del servizio offerto

Elenco servizi offerti.

Come inserire un nuovo servizio

Per creare un nuovo servizio:

Selezionare "Servizi > Nuovo" o Ctrl+N

Inserire tutti i dati e cliccare "Servizi > Salva" o Ctrl+S

Servizi 77

I servizi possono essere creati con l’attribuzione di un codice a barre (non consigliabile perché scomodo da ricordare) o tramite l’attribuzione di un “codice descrittivo” in modo da risalire immediatamente alla prestazione/servizio da addebitare al cliente es. Assistenza, Garanzia prodotti, Installazione ecc.

Consiglio: se insieme alla vendita di prodotti si è soliti offrire servizi che formano un conto unico con i prodotti, il servizio può essere creato in magazzino come se fosse un articolo, in modo da poter essere richiamato anche al “Banco” quando per esempio si vende ll’art. 128 – Pantaloni velluto bimbo insieme al Sevizio sartoriale “Orlo pantaloni”. L’articolo riferito al servizio subisce ugualmente lo scarico dal magazzino, pertanto di tanto in tanto è necessario rimpinguare manualmente la quantità in stock.

Altre funzioni


Raggiungi menù Documenti: "Navigazione > Documenti" - raggiunge il menù "Documenti" senza passare per il menù principale.Raggiungi menù Meta articoli: "Navigazione > Meta articoli" - raggiunge il menù " Meta articoli " senza passare per il menù principale. Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale. Nuovo servizio: "Servizi > Nuovo" o Ctrl+N - consente l'inserimento di un nuovo servizio. Salva servizio: "Servizi > Salva" o Ctrl+S - salva l'inserimento del servizio appena inserito o le modifiche apportate al servizio selezionato. Annulla servizio: "Servizi > Annulla" - annulla l'operazione avviata (se non è stata ancora salvata). Elimina servizio: "Servizi > Elimina" - elimina il servizio selezionato.

78 Prenotazioni Help Help

Prenotazioni

La funzione "Prenotazioni" consente di riservare un qualsiasi articolo, anche se non è ancora disponibile nel magazzino, ad una persona che ne fa richiesta. La prenotazione consiste nella registrazione di un appunto in una scheda che visualizza: la data della prenotazione, i dati dell'articolo con relativa quantità, l'acconto versato, la data del ritiro e qualsiasi altra informazione inserita nelle note.

L'immagine mostra la schermata "Prenotazioni" le cui funzioni principali sono:

Barra dei menù

Dettaglio prenotazione

Box di ricerca articolo

Elenco prenotazioni esistenti

Come inserire una prenotazione

Per inserire una nuova prenotazione:

Selezionare "Prenotazione > Nuova" o Ctrl+N

Richiamare l'articolo da associare alla prenotazione

Inserire tutti i dati e cliccare "Prenotazione > Salva" o Ctrl+S

Prenotazioni 79

Al richiamo dell'articolo vengono riportati la quantità presente in magazzino ed il prezzo al pubblico; inserire la quantità che viene richiesta in prenotazione, il nominativo del cliente, l'acconto rilasciato, la data di consegna ed eventuali note es. "consegnare in via ....../ effettuare sconto ...% alla consegna" ecc. Tutte le prenotazioni esistenti sono visualizzate nella griglia sottostante e possono essere modificate, chiuse, riattivate ed eliminate.

Una prenotazione attiva sarà sempre visibile sia dal "Magazzino" che dal "Banco"; con questo controllo ogni volta che si richiama un articolo, viene visualizzata la quantità in giacenza ed il numero di prenotazioni che sono state registrate, per differenza si può ottenere la disponibilità libera alla vendita e la quantità da riordinare per far fronte alle prenotazioni o alle vendite dirette al banco (es. in magazzino risultano 9 pz. dell'art. Dada3 e 5 prenotazioni associate, da ciò si deduce che ne posso vendere solo 4 e allo stesso tempo devo provvedere a riordinare l'articolo).


Come stampare le prenotazioni

Le prenotazioni possono essere stampate sia "per cliente" che "globalmente". Per avviare una stampa "per cliente" procedere in questo modo:

Selezionare dall'elenco la prenotazione di un determinato cliente

Cliccare su "Prenotazione > Stampa"

Per avviare una stampa "globale" procedere in questo modo:

Selezionare "Prenotazione > Visualizza tutte", in modo da visualizzare tutte le schede

Cliccare su "Prenotazione > Stampa globale"

Nella stampa globale, insieme all’elenco degli articoli in prenotazione è visibile la giacenza in magazzino aggiornata al momento della stampa; in questo modo si potrà avere sott'occhio tutta la situazione e cioè:

l'art. "lettino marina feri3" risulta in magazzino con 2 q.tà e ne ha 1 in prenotazione (ne resta 1 per la vendita libera)

l'art. "66356" risulta in magazzino con 5 q.tà e ne ha 3 in prenotazione (ne restano 2 per la vendita libera)

l'art. "80233799910313" risulta in magazzino con 0 q.tà e ne ha 1in prenotazione (deve provvedere al riordino)

Il report viene aggiornato ad ogni variazione delle prenotazioni e con la movimentazione del magazzino.

Prenotazioni 81

Altre funzioni


Raggiungi menù banco: "Navigazione > Banco" o Ctrl+B - raggiunge direttamente il menù "Banco" senza passare per il menù principale. Raggiungi menù magazzino: "Navigazione > Magazzino" o Ctrl+A - raggiunge direttamente il menù "Magazzino" senza passare per il menù principale. Raggiungi menù principale: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale. Nuova prenotazione: "Prenotazione > Nuova" o Ctrl+N - consente l'inserimento di una nuova prenotazione. Salva: "Prenotazione > Salva" o Ctrl+S - effettua il salvataggio del nuovo inserimento o delle variazioni apportate ad una prenotazione esistente. Annulla: "Prenotazione > Annulla" - annulla il nuovo inserimento dati. Elimina: "Prenotazione > Elimina" - elimina la prenotazione selezionata. Chiudi: "Prenotazione > Chiudi" - consente di disattivare la prenotazione selezionata. Una prenotazione chiusa non viene visualizzata dalla ricerca in "Magazzino" o in "Banco". Riattiva: "Prenotazione > Riattiva" - consente di riabilitare la prenotazione selezionata. Cerca: "Prenotazione > Cerca" - consente la ricerca delle prenotazioni esistenti per nome cliente e per articolo. Visualizza tutte: "Prenotazione > Visualizza tutte" - consente di visualizzare tutte le prenotazioni esistenti. Stampa: "Prenotazione > Stampa" - consente di stampare la prenotazione selezionata; selezionando una prenotazione effettuata da un cliente che ha richiesto più articoli, viene stampata selezionata (se è stata eseguita una ricerca di prenotazioni per articolo, viene stampato solo il risultato della ricerca.

Rimanenze 83

Rimanenze

Il menu "Rimanenze" riporta tutti gli articoli la cui giacenza in magazzino è in numero uguale od inferiore alla quantità minima prevista (indicata come scorta minima in fase di inserimento articolo).

Dalla visualizzazione delle "Rimanenze" è possibile tenere sotto controllo le scorte di magazzino.

Altre funzioni

84 Rimanenze Help Help


Raggiungi menù magazzino: "Navigazione > Magazzino" o Ctrl+A - raggiunge il menù "Magazzino" senza passare per il menù principale. Raggiungi menù: "Navigazione > Menù" o Ctrl+M - raggiunge direttamente il menù principale. Esegui controllo: "Rimanenze > Controllo" o F5 - controlla l'esattezza delle quantità in magazzino. Stampa: "Rimanenze > Stampa" - esegue la stampa degli articoli sotto scorta visualizzati.

Riordino semplice 85

Riordino semplice

La funzione "Riordino" consente di visualizzare la movimentazione delle merci in magazzino, in modo da tenere sotto controllo la giacenza e la quantità minima di ogni articolo, oltre alle quantità vendute in un determinato periodo. La visualizzazione di questi dati, origina una previsione di quelle che potrebbero essere le vendite future e quindi definire l'ordine.

Per visualizzare il riordino: dal "Pannello" selezionare "Riordino" e cliccare su "stampa" (la stampa appare prima a video, per stampare fare clic sul pulsante "Stampa" del documento visualizzato).E' possibile inoltre visualizzare il riordino ad una certa data oltre che a quella attuale: selezionare dal calendario la data desiderata e quindi avviare il report del riordino.Il riordino semplice si basa sulla differenza algebrica, nella tale data, tra la quantità esistente e la quantità minima.

86 IVA Help Help

IVA

Il menù "Iva" riepiloga l'Iva a credito e l'Iva a debito per trimestre di gestione e per l'intero anno solare , sia per l'anno in corso che per il precedente. Il calcolo che esegue è da ritenersi del tutto indicativo, in quanto il software non ha carattere fiscale.

L'immagine mostra la finestra d'apertura del menù "Iva", dove vengono indicati gli elementi più importanti:

Barra dei menù

Seleziona trimestre da visualizzare

Seleziona anno da visualizzare

Calcola movimentazione Iva del periodo selezionato

Statistiche 87

Statistiche

Vendite per articolo

In questa parte del software vengono elencate tutte le informazioni relative alla vendita dei singoli articoli. Per ogni articolo vengono descritte le quantità vendute ad un certo prezzo, ad un certo cliente e quanto altro; rappresenta cronologicamente tutte le operazioni effettuate su un articolo.

L'immagine mostra la finestra d'apertura del menù "Vendite per articolo", dove vengono indicati gli elementi più importanti:

3. Barra dei menù 4. Riepilogo vendite per articolo selezionato 5. Seleziona data per richiesta riepilogo 6. Box di ricerca

Come effettuare una ricerca

1. Se si vuole ottenere l'elenco di tutte le movimentazioni che ha avuto un certo articolo:

Selezionare dal box di ricerca l'articolo da verificare

Cliccare "Cerca"

2. Se si vogliono visualizzare solo le movimentazioni di un certo giorno:

88 Statistiche Help Help

Selezionare dal calendario la data dell'interrogazione

Selezionare l'articolo da verificare

Cliccare "Riepilogo > Solo data considerata" e subito dopo "Riepilogo > Avvia ricerca"

3. Per effettuare la stampa delle ricerche:

Selezionare "Riepilogo > Stampa"

N.B.: Il livello di dettaglio dipende dai campi compilati in sede di vendita.

Vendite per cliente

Il riepilogo per clienti visualizza tutte le informazioni relative agli acquisti eseguiti dei singoli clienti. Per ogni cliente vengono elencati i vari articoli acquistati, le condizioni di acquisto e quanto altro; rappresenta cronologicamente tutte le operazioni effettuate da un cliente.

L'immagine mostra la finestra d'apertura del menù "Vendite per cliente", dove vengono indicati gli elementi più importanti:

4. Barra dei menù 5. Riepilogo vendite per cliente selezionato 6. Seleziona data per richiesta riepilogo 7. Seleziona cliente.


Pannello di controllo

Il menù "Pannello di controllo" è utile per configurare le varie opzioni disponibili di ALCA in modo da poterallineare ALCA alle proprie esigenze. E' consigliata la modifica di queste opzioni solo se in piena coscienza del significato in quanto l'uso improprio di talune opzioni potrebbe compromettere l'integrità dei dati stessi. In casi di dubbio eseguire un backup dei dati prima di procedere ed eventualmente chiedere supporto: www.info2000.biz/forum. Si ricorda inoltre che ogni pulsante è provvisto di commenti: è sufficiente portare il mouse sul pulsante di interesse ed attendere qualche secondo: un messaggio d'aiuto contestuale sarà visualizzato.Per accedere al Pannello di Controllo:Dalla barra di navigazione del menù principale Cliccare Avanzate | Pannello di Controllo

Dal Pannello di Controllo si gestiscono le seguenti opzioni:1. Generiche2. Banco3. Database4. Magazzino5. Documenti

GenericheQuesta sezione contiene alcuni parametri utili a tutto il programma, ovvero non relativi di una specifica finestra. Se riportano il puntino verde risultano attivati.



90 Pannello di controllo Help Help

Sconto automatico per cliente: in fase di vendita per un certo cliente ne calcola automaticamente l'eventuale sconto associato.Gestione Multi Utente: attiva la modalità di accesso in sicurezza al programma, dietro inserimento di nome utente e password. Ad ogni utente potranno essere assegnate le funzioni da svolgere; Configura ECR: accesso al menù per l'inserimento dei parametri del collegamento al registratore di cassa: click qui per ulteriori dettagliIntellisense: nei vari campi di scrittura rende disponibile il suggerimento dei codici degli articoli, dellecausali ecc. dopo aver digitato le prime lettere che compongono la stringa.Crea anagrafica automaticamente: consente di popolare in modo automatico l’anagrafica Clienti/FornitoriGenera EAN13 a partire da: se si indica una cifra da 0 a 9, tutti i codici a barre generati avranno come cifra iniziale quella impostata, altrimenti la generazione è completamente casuale. Questo tipo di codifica può essere utile per riconoscere il tipo di articolo dalla cifra iniziale (es. art. Stagionali, art. Fuori produzione ecc.);Configura identità ALCA:Usa cache: se attivata ALCA si appoggerà ad un sistema di memoria interna per ottimizzare le ricerche e la visualizzazione dei dati.Applica sconto quantità: se gli sconti per quantità sono stati inseriti per un certo articolo nella scheda di magazzino dell’articolo stesso, ne suggerisce lo sconto in sede di vendita.Modalità di debug: consente di attivare un controllo sulle operazioni che si effettuano al fine di verificare la presenza di errori, tramite l’analisi di un file di riferimento che ne viene generato; tale modalità deve essere attivata solo se richiesta dal supporto tecnico;Barcode Remoto: menu di configurazione del lettore di codice a barre remoto. I modelli supportati sono disponibili nella pagina del prodotto: www.info2000.biz/alca. Il lettore di codici a barre remoto, detto anche calamaio, si differisce dai classici lettori di codici a barre via cavo o via radio, in quanto dotato di base collegata al PC, tramite la quale le letture eseguite Off Line, vengono inviate successivamente ad

http://www.info2000.biz/alca


ALCA. Questo lettore è consigliato per chi possiede il magazzino lontano dai PC e lì dove i lettori di codici a barre via radio non hanno copertura;Assegna punti Fidelity automaticamente: assegna in modo automatico i punti relativi ad una vendita promozionale se impostata;Ritardo intellisense ms: individua il ritardo tra la digitazione di una lettera del codice e la successiva nel box di ricerca, tale per cui l’intellisense (il suggerimento) si attiva; IVA di default: indicare la percentuale di Iva da utilizzare come valore di default, ad esempio quando si crea un nuovo articolo, ALCA suggerirà come IVA quella segnata in questo campo;Test Errore: simula la presenza di un errore;Blocca vendita articoli con quantità “zero”: se attivo, impedisce la vendita di un articolo che viene visualizzato in magazzino con quantità zero;Attiva log: se abilitato, terrà traccia di telle le operazioni fatte da ALCA in un determinato periodo; tale funzione è utile in sede di assistenza, per risalire per esempio, ad una situazione di errore.

Configurazione registratore di cassa (ECR)Il menù "Configura ECR" prevede l'inserimento dei parametri di riferimento per consentire il collegamento con il registratore di cassa compatibile. La prima operazione da eseguire è il collegamento fisico tra PC e registratore di cassa tramite un cavo tipicamente fornito dal concessionario del Suo registratore di cassa; questo cavo ha uno dei due terminali predisposti per l'inserimento nell'apposita interfaccia RS 232 a 9 vie del PC (raramente il collegamento è di tipo diverso ad esempio USB). Il buon funzionamento del collegamento del registratore di cassa dipende dalla configurazione di:

registratore di cassa porta seriale sul PC configurazione di ALCA.

La regola generale da seguire è che tutti e tre questi componenti siano allineati alla stessa configurazione.

L'immagine mostra la schermata dei “Parametri di comunicazione” del menù "Configura ECR" ed indica i valori di default da utilizzare per collegare il registratore di cassa “Sarema Extra XonXoff”; i dati da inserire sono i seguenti:

Aprire la tendina e selezionare Sarema Extra XonXoff dalla lista disponibile Porta COM indicare il numero della porta seriale utilizzata per il collegamento al PC (1, 2 ,3) Velocità indicare il "Baude rate" ossia la velocità di invio dei dati (9.600) Parità indicare il "Parity" ossia il parametro di controllo della trasmissione dei dati (nessuna parità) Dati indicare il "Data" (8 dati) Stop indicare lo "Stop bits" (1 stop)

ALCA colloquia con i registratori tramite la libreria df_ecr (www.info2000.biz/df_ecr) di nostra produzione che a propria volta, dipendentemente dall'ecr, usa altre librerie. Queste librerie possono essere scaricate della pagina web di ALCA: www.info2000.biz/alcadrivers e comunque sono tipicamente già distribuite con ALCA.

http://www.info2000.biz/df_ecr

http://www.info2000.biz/alcadrivers


Le variabili che intervengono nella buona configurazione tra il software ed il registratore di cassa possono essere:

1. set up del registratore di cassa2. set up del software ALCA 3. set up della porta seriale in Gestione Sistema4. (raramente il cavo di collegamento errato o difettoso)

Il primo punto dipende completamente dal registratore di cassa ed in caso di difficoltà è fortemente consigliato chiedere al proprio concessionario se il registratore di cassa sia abilitato ai protocolli supportati da ALCA e sia configurato correttamente. Questo punto è essenziale e si consiglia di non sottovalutarlo. In questo punto è compreso anche il buon funzionamento del cavo di collegamento. Una nota particolare deve essere fatta per i modelli Sarema: verificare che siano abilitati al protocollo Xon/Xoff.Il secondo punto è piuttosto semplice ed è già stato descritto in questa sezioneIl terzo punto non complesso ma tipico di chi ha conoscenze tecniche, è qualche volta causa di mal funzionamenti.Si consiglia di far eseguire un test/collaudo da personale tecnico in modo che verifichi, senza ALCA, che il circuito PC->ECR sia collegato correttamente, magari eseguendo qualche comando dal PC da eseguire sull'ECR, successivamente a questo collaudo, provare ad usare ALCA.

Configurazione registratore Dataprocess saturnoParticolare attenzione merita il collegamento dell’ ECR Dataprocess Saturno. Come per collegare qualsiasi altro ECR è necessario disporre del cavo seriale RS 232 a 9 vie ed abilitare l’ECR al collegamento con il PC (secondo istruzioni da manuale), operazione riconducibile essenzialmente ai seguenti punti:

Accedere dell’assetto “SET” per abilitare il collegamento al PC;

Configurare la porta seriale dove sarà necessario riportare i seguenti parametri di collegamento Standard: Baudrate 19200 – DataBits 7- Stop Bits 1 – Parità Dispari (ODD)

Riportare l’ECR all’assetto “REG” semplicemente premendo il tasto chiave e passare alla configurazione in ALCA.

Accedere al menù di configurazione di ALCA: Menù principale > Avanzate > Pannello di controllo > Generiche > Configura ECR


Questa è la schermata che appare;

se il registratore è collegato correttamente tramite cavo, basta cliccare su ed appaiono i parametri di default da indicare .

Per cause non definite, la configurazione dell’ECR Saturno, qualora fallisse da ALCA deve essere eseguita come segue:

1. Configurare l’ecr nel pannello di controllo di ALCA2. Eseguire al banco un test di apertura cassetto (anche se non si dispone del cassetto)3. In caso di problemi proseguire ugualmente con il punto successivo.4. All'apertura di FPConnector configurare manualmente questo con gli stessi parametri di ALCA5. Come verifica ulteriore aprire il file di testo:

%CommonProgramFiles%\Info2000Libraries\DF_ECR\FpConnector.ini e verificare che nella sezione [Com Settings] ci siano i parametri esattamente come di cui sotto a meno del valore ComPort il quale dovrà riportare al posto della X la porta seriale dove l’ecr è collegato:

[Com Settings]ComPort=XSettings=19200,o,7,1FrameRetry=3TimeWaitForAck=1000TimeWaitForEtx=5000TxMessageRetry=5Ident=VTimeWaitForLONGEtx=50000

6. Eseguire un riavvio del pc

Configurazione BarCode remotoUna delle esigenze di piccole- medie aziende e di operatori al dettaglio è quella di leggere a distanza i codici a barre e poi scaricarli in unica soluzione. Questa funzionalità può essere eseguita mediante il collegamento di un terminale laser che unisce in sé numerosi vantaggi che si possono tradurre in ergonomia, praticità e semplicità d’uso ed efficienza il “Formula Wizard distribuito da Datalogic”, che rappresenta la più semplice e conveniente soluzione per la lettura a distanza di codici a barre.Affinché vi possa essere il corretto collegamento con ALCA, bisogna verificare che:

1. Il kit “Wizard Formula” sia collegato al proprio PC tramite cavo seriale “RS232” avuto in dotazione


2. Sul terminale, ovvero il lettore di codici a barre, risulti installata la EasyGen Application : “esempio N°1” Code + Quantity disponibile in – %PROGRAMFILES% \Datalogic\EasyGen - Demo Version\EasyGen\Examples\Italiano\Example 1 (Code+Quantity)\ Example1.app” – trasferito sul terminale tramite l’uso di SysTools 2001 (programma di gestione e per la diagnostica fornito da Datalogic) tramite la funzione “Utility > Send EasyGen Application”

A questo punto su display del lettore apparirà la seguente informazione:

ed il lettore remoto è pronto per poter essere utilizzato3. Effettuare il SetUp del Barcode direttamente in ALCA: da ”Menù principale > Avanzate > Pannello di

controllo > “ ed assicurarsi di aver impostato correttamente tutti i propri parametri di connessione così come indica l’immagine:

Problemi di collegamentoIn caso di problemi di collegamento, si consiglia di verificare i valori impostati direttamente sul lettore Formulautilizzando l’applicazione “SysTools 2001” che viene fornito insieme al lettore, che permette di programmare il terminale con vari programmi in base a quello che si vuolo far rilevare dal terminale stesso, ma che nel nostro caso utilizzeremo solo per diagnosticarne il corretto funzionamento.I valori di collegamento impostati dal produttore sono accessibili qui:

1. Lanciare il programma SysTools 20012. Cliccare Network Setup, così come mostra l’immagine

3. Riportare gli stessi valori nel “SetUp del Barcode” di ALCA come visto precedentemente.


BancoQuesta sezione contiene i parametri opzionali da utilizzare nella vendita al “Banco”. Se riportano il puntino verde risultano attivati.

Avviso di sotto scorta: quando si chiama un articolo, ALCA visualizza un messaggio di avvertimento qualora la quantità presente in magazzino sia inferiore a quella minima impostata. L'elenco completo degli articoli sotto scorta è accessibile tramite l'apposito report;Blocca vendita con 'identità': se un articolo caricato in magazzino dispone di identità associate, non consente la vendita di tale articolo ma unicamente delle identità ad esso associate;Mantieni sconto al banco: se attivato, in caso di vendita di più articoli all’interno della stessa sessione, viene applicato lo stesso sconto per tutti gli articoli acquistati dallo stesso cliente (anche se “generico”);si verifica una unica sessione di vendita quando si richiama un articolo e senza premere “Vendita” o F3 se ne accodano altri che vanno in coda di vendita; la coda di vendita viene scaricata infine con una unica pressione del tasto “Vendita”.

Vendita automatica: effettua la vendita dell'articolo selezionato immediatamente dopo la ricerca, non consente di inserire indicazioni come il cliente, alle condizioni di vendita particolari ecc. Le vendite effettuate con questo criterio non consentono la visualizzazione del riepilogo per cliente. Questa funzione e' consigliata per quelle attività che effettuano vendite dirette e senza sconti (es. Farmacie).Cerca anche tra gli equivalenti: se un articolo non è disponibile, ne cerca uno equivalente (se inserito nella relativa finestra)Visualizza totale separato:


Visualizza le prime (vendite):Emetti scontrino al banco: alla fine di una vendita emette lo scontrino fiscale sul registratore di cassa collegato e configurato.Visualizza totale venduto: visualizza il totale del venduto per la data considerata.Attiva seriale/variante: predispone il box di ricerca direttamente con l'opzione seriale/variante attiva. Utile alle attività che usano seriali/varianti in misura superiore rispetto agli articoli classici di magazzino.Visualizza punti Fidelity dopo la vendita: a seguito della vendita, attiva un messaggio che informa dei punti raggiunti da un certo cliente.Visualizza fatturato cliente: visualizza il totale venduto ad un certo cliente. Utile per avere una idea della "bontà" del cliente.Posiziona sul box di ricerca: a seguito di una ricerca tramite il box di ricerca, riporta il cursore nella casella di ricerca, disponibile per una ulteriore ricerca.Visualizza colonna 'marca': per vedere nella griglia del banco anche la marca di un certo articolo. E' sconsigliato l'uso di questa opzione, in quanto potrebbe non visualizzare alcune vendite se non presenti più, con il relativo codice, in magazzino.Assegna punti Fidelity automaticamente: calcola i punti Fidelity, li assegna al cliente ed alla campagna promozioni attiva alla data della vendita.

DatabaseQuesta sezione contiene i principali comandi di pulizia dell’archivio. Prima di procedere con la pulizia si consiglia di effettuare una copia di sicurezza dei dati, in quanto si tratta di operazioni irreversibili, per cui se inavvertitamente si lancia una sola delle operazioni, non è più possibile recuperare.La scelta del tipo di database da utilizzare “Access” o “SQL” è gestita dal menù “Strumenti” accessibile esternamente e l’accesso deve essere seguito ad istanze di ALCA chiuse.

Le manovre di pulizia sono le seguenti:

Pulisci banco: elimina tutte le operazioni al banco.Pulisci documenti: elimina tutti i movimenti con fatture.Pulisci magazzino: elimina tutti gli articoli di magazzino.


Pulisci anagrafica: elimina tutti i contatti in anagrafica (clienti e fornitori).Pulisci giacenze: elimina tutte le giacenze di merci.Pulisci fidelity: elimina tutti dati relativi alle fidelity.Pulisci schede: elimina tutti i dati relativi alle schede cliente.Pulisci Submagazzino: elimina tutti i dati presenti nel sub magazzino.Pulisci ordini: elimina tutti gli ordini in corso.Pulisci garanzie: elimina tutte le garanzie attivate sugli articoli.Pulisci “Identità/varianti”: elimina tutti gli identificativi di articoli con identità e varianti.Pulisci meta articoli: elimina tutti gli articoli correlati ai meta articoli.Pulisci noleggi: elimina i noleggi.Pulisci prenotazioni: elimina le prenotazioni.Pulisci servizi: elimina i servizi.Pulizia completa: effettua un reset completo del data base.

MagazzinoQuesta sezione contiene alcune funzionalità da imporre alla visualizzazione dei dati di magazzino. Se riportano il puntino verde risultano attivati.

Cancella automaticamente le informazioni di giacenza più vecchie di giorni: inserire un numero di giorni per il quale si vogliono cancellare le giacenze.Aggiorna giacenze automaticamente: questa funzione consente l’aggiornamento quotidiano delle giacenze, che è alla base del calcolo del riordino; se attiva, ALCA riporta quotidianamente in archivio la giacenza dei singoli articoli in modo da poter fornire un inventario ad una data precedente a quella di interrogazione (es. al 30/04/2010 si può sapere la quantità in magazzino dell’art. “X” del giorno 23/11/2009), in altri termini è uno “storico” delle giacenze. In presenza di un quantitativo importante di articoli di magazzino, l’aggiornamento delle giacenze porta a forti rallentamenti in chiusura di ALCA, soprattutto se si usa il database “Access”, pertanto se ne consiglia la disattivazione. Visualizza messaggio di disallineamento quantità varianti: ricorda che può non esservi allineamento di quantità tra le varianti e l’articolo padre da cui vengono generate le varianti.Aggiorna giacenze odierne: questa funzione consente l’aggiornamento delle giacenze tenendo conto le vendite del giorno, che è alla base del calcolo del riordino.

DocumentiIn questa sezione va indicato il numero massimo di documenti da visualizzare nella sezione “Documenti”.

98 Menù strumenti Help Help

Log

Menù strumenti

Il menù “Strumenti” è raggiungibile esternamente ad ALCA e consente di accedere alla sezione relativa alla gestione dei Report di tutti i documenti che si possono stampare e modificare e alla sezione di gestione del Database.

Menù strumenti 99

L’accesso al menù Strumenti deve essere eseguito ad istanze chiuse di ALCA (in caso di uso in rete, accertarsi chenessun computer collegato ad ALCA abbia il programma in esecuzione.)

report designer:Selezionando “Report Designer” si accede direttamente al tool grafico che consente di modificare e creare i propri modelli di stampa da utilizzare in ALCA in sostituzione di quelli di “default”.

DataBase:Selezionando “Database” si accede direttamente alla sezione che riguarda la configurazione e la manutenzione della base dati utilizzata da ALCA.

Pannello di controllo database: Uso del database ACCESS

Il tipo di database da usare può variare a seconda della quantità e del numero di utenti che avranno accesso al database (uso in rete), pertanto la scelta sarà rivolta verso “ACCESS” o “SQL SERVER” in base soprattutto alla mole dei dati da gestire. E’ consigliabile l’uso di SQL SERVER in caso di presenza di più di 3.000 articoli in magazzino. Questa la schermata che appare per la corretta indicazione del database:

http://www.info2000.biz/public/Help/ReportDesigner/Html/default.htm


Selezionare “Access” e cliccare su “Configura” Agire sul pulsante “Seleziona” e indicare il path in cui si trova il file Base_Dati_ALCA .mdb (che può

risiedere localmente o in un percorso di rete LAN)selezionandolo dalla finestra di dialogo che si apre; se non si cambia la cartella di installazione il file in questione si trova nella cartella “Dati” sotto la directory di installazione (D:\Programmi\Info2000\AlCa\Dati)

Confermare la scelta del file con “Apri”

Cliccare su “Test” affinché ALCA possa verificare la presenza del database seguendo il path indicato ed attendere l’esito della verifica;

Cliccare su “Ok” ed avviare ALCA in quanto il database risulta correttamente connesso.

Menù strumenti 101

Errore di collegamento con il database

Se il database non può essere raggiunto, o se il file indicato non è quello corretto “Base_Dati_ALCA .mdb” il test restituirà il seguente messaggio di errore in quanto non è stato possibile agganciare il database .

Cliccare su “Ok” e ripetere la procedura di selezione del file in modo corretto, rivedendo anche i diritti di accesso alla rete (in caso di configurazione in rete)

Uso del database SQL ServerLa scelta dell’uso del database SQL SERVER richiede l’installazione di Microsoft SQL Server 2008 e comunque bisogna disporre del database con la struttura dati usata da ALCA “alca.mdf”, creata ma non contenente dati già usati in ALCA o creata con il servizio di migrazione dati (in quanto prima sui usava ACCESS). Se non si dispone del database con la struttura dati di ALCA seguire quiLa procedura di collegamento di un database SQL ad ALCA si effettua in 2 tempi: 1 – Configurazione nel “Pannello di controllo” di ALCA2 –Configurazione in Microsoft SQL Server

Questi i passi da seguire nel pannello di controllo di ALCA:

Selezionare “SQL Server” e cliccare su “Configura”

All’apertura della finestra di selezione del database selezionare l’istanza del server “SQL Server” procedendo in due modi differenti:

o Autenticazione “SQL Server” -o Autenticazione integrata Windows

Autenticazione “SQL Server” – utilizzando questa opzione, per avere accesso al database di ALCA è necessario indicare il nome utente e la password impostati per default che sono: Utente: AlCa e Password: N'qUc4LpsQouKXmCm' – cliccando su “Auto” vengono riportati automaticamente. Cliccare su “OK”.

http://www.info2000.biz/public/Globalization/it-IT/faq/ALCA/SqlServer.aspx

http://www.info2000.biz/public/Globalization/it-IT/faq/ALCA/SqlServer.aspx


Autenticazione integrata di Windows – utilizzando questa opzione, per accedere al database di ALCA vengono utilizzate le credenziali di accesso dell’utente collegato a Windows, pertanto vengono riportate in modo automatico senza alcuna interazione. Cliccare su “OK”.

In entrambi i casi cliccare su “OK” per confermare ed attendere il messaggio di conferma.

Uscire dal pannello di configurazione database ed avviare ALCA

Questi i passi da seguire in Microsoft SQL management Server:

1. Richiamare Microsoft SQL Server dal menù “Avvio” del proprio pc (bisogna averlo installato precedentemente) e connettersi al proprio Server SQL

Menù strumenti 103

2. Clic destro su Database e selezionare “Attach”

3. Nella finestra di dialogo che si andrà ad aprire, cliccare su “Aggiungi” e specificare il database “AlCa.mdf” da collegare raggiungendolo nel suo path che solitamente è D:\Programmi\Info2000\ALCA\dati\SqlServer\AlCa.mdf

4. La finestra di dialogo che seguirà darà l’indicazione del file “Collegato” ed i relativi dettagli; se il Database indicato è quello corretto “alca.mdf” cliccare “OK”


5. Immediatamente dopo l’aggancio del database, nella struttura ad albero di Microsoft QSL Server sarà visualizzato il database di ALCA.

6. Chiudere Microsoft QSL Server e lanciare ALCA.

CompattazioneLa compattazione del database usato da ALCA è un'operazione molto importante da eseguire con scadenze regolari per ottimizzare al meglio l’accesso ai dati e per recuperare un po' di spazio sul disco, visto che in molti casi si verificano problemi di grandezza e di smisurata crescita dei file. Per avviare la procedura richiamare la funzione dal menù esterno:

ALCA si posizionerà direttamente sul database da compattare, presente nella cartella “Dati” della directory di installazione, selezionare il file “Base Dati AlCa.mdb”

Menù strumenti 105

Attendere la fine dell’operazione annunciata dal seguente messaggio:

La compattazione ve eseguita solo se si usa ACCESS come database predefinito e va eseguita con le istanze di ALCA chiuse.La compattazione oltre ad ottimizzare lo spazio su disco, crea anche una copia di sicurezza dello stesso. Il file di backup creato sarà nominato “Base Dati AlCa.mdb.DATAXXXXXX.bak” e sarà disponibile sempre nella cartella “Dati” della directory di installazione. Per poter utilizzare un backup basterà rinominare lo stesso in “Base Dati AlCa.mdb”. Questa operazione può essere eseguita anche giornalmente (a chiusura di attività) in modo da avere una copia del proprio database aggiornato quotidianamante.

Configurazione in rete

L’installazione di ALCA in rete non richiede particolari accorgimenti, va eseguita singolarmente su ciascuna postazione che dovrà punterà al database centralizzato che risiedere sul pc Server. Il prerequisito è che la rete locale sia già impostata e funzionante e che i protocolli di rete minimi attivi devono essere:

Client per reti Microsoft

NetBEUI (in XP potrebbe chiamarsi Condivise file per reti Microsoft)

TCP/IP


Configurazione in rete per database Access

Condividere la cartella contenente la base dati, questa sarà raggiungibile dagli altri PC in rete a questo indirizzo \\tuocomputerserver\ALCA\Dati\

Dalle postazioni client di ALCA, ad istanze chiuse, eseguire la connessione al database come visto per laconfigurazione del database Access, richiamando il menu’ esterno al ALCA,indicando il path di rete per risalire al database centralizzato ““Base Dati ALCA.mdb”

ALCA usa la tecnologia File Server per dialogare in rete con Access, questo significa che il traffico in rete potrebbe essere "pesante" da un numero di 2-3 postazioni in poi e da un migliaio di articolo in su.

Configurazione in rete per database Sql Server

La configurazione per SQL Server richiede una conoscenza avanzata dell'uso del PC ed una conoscenza di base di SQL Server: saranno qui definiti i punti di massima.Prerequisito per ospitare il database di ALCA è che SQL Server sia installato. ALCA lavora con database SQL Server e SQL Server Express (versione gratuita). In questa guida ci riferiremo a SQL Server Express con l'installazione di SQL Server Management Studio Express, ovvero l'interfaccia grafica gratuita di SQLServer.

Avviare SQL Server Management Studio Express e collegarsi con il database preventivamente installato. I parametri di collegamento differiscono in base alla modalità di installazione prescelta.

Menù strumenti 107

Fare click sul pulsante New Query , quindi sul pulsante Open File , portarsi nella cartella di installazione di ALCA quindi Dati\SqlServer e selezionare il file createDataBase.sql, a questo punto il file dovrebbe essere caricato e la schermata dovrebbe essere simile a questa:


Avviare lo script SQL appena caricato facendo click su Execute ed attendere la fine dello script: dovrebbe comparire un messaggio indicante che tutto è andato a buon fine. A questo punto come verifica ulteriore espandete l'oggetto Explorer\Databases e dovrebbe comparire ALCA come da figura:

La procedura di creazione del database deve essere eseguita una sola volta! Adesso per ogni postazione client di ALCA, bisogna informare ALCA che il database da usare sarà SQL Server ed inoltre dell'indirizzo di tale database. Accedere in modalità configurazione e selezionare il SqlServer come database predefinito, comparirà quindi il wizard di connessione:

In questo pannello lasciare i valori predefiniti salvo che non siano stati cambiati esplicitamente in SqlServer, quindi fare click su sulla freccia verde

per accedere all'altra pagina di configurazione.

Inserire l'indirizzo dell'istanza SqlServer dove è stato creato il database ALCA. La stringa nell'immagine di è solo un esempio. Eseguire un test facendo click su “Verifica connessione” per controllare che tutto sia andato a buon fine. In caso di errori, riferirsi ad un informatico in quanto questa procedura è relativamente complessa.


Copia di sicurezza

Backup uso del database access:La procedura di Back-up è eseguita tramite la funzione di compattazione o copiando manualmente il file “Base Dati AlCa.mdb”.Questo software è formato da due parti: il software stesso ed i dati in esso inseriti. Procedete con il backup di ambedue le parti per essere sicuri di non perdere i propri dati.I file da copiare sono stati elencati ai punti di sopra, adesso copiateli su un CD rom, floppy disk, disco in rete o dovunque preferiate; è importante mantenere un ciclo di copia dei backup. Ad esempio un ciclo settimanale prevede la creazione di 7 supporti, (CD, floppy disk, etc) , registrate quindi il backup del momento sul disco contrassegnato col giorno della settimana in cui state eseguendo la copia di sicurezza. In questo modo potrete sempre tornare indietro nel tempo ed avrete più di una copia di sicurezza dei dati. E' chiaro che la frequenza e la modalità dei dati è soggettiva e varia al variare di una serie di considerazioni legate al rischio.

Backup uso del database SQL:Quando in ALCA il data base predefinito e’ SQL Server e’ molto importante ricorrere a procedure manuali per effettuare il backup dei dati al fine di proteggere i tuoi dati. Il componente di backup e ripristino di SQL Server rappresenta uno strumento importante per la salvaguardia e la protezione dei dati archiviati nei database di SQL Server. Una strategia di backup e ripristino ben pianificata consente di proteggere i database dalla perdita di dati che si verifica in seguito ai danni causati da vari tipi di guasti. I backup consentono di ripristinare i dati dopo un errore, o dopo la rottura o il danneggiamento dell’unita’ disco che contiene il database.Eseguire il backup in questo modo:

Avviare “SQL Server Management Studio” e premere il tasto “CONNETTI” per effettuare la connessione al database

Espandere mediante click su “+” la voce “database” Selezionare con un click la voce “ALCA”, premere il tasto destro del mouse e selezionare le voci “Attività”

e “Backup”;

110 Copia di sicurezza Help Help

Si aprirà la seguente maschera:

Premere il tasto “Aggiungi” per selezionare il path ed il nome del file di backup. Attenzione: quest’ultimodeve avere estensione “.bak”.

Premere il tasto “OK” per tornare alla maschera principale della funzione di backup.


Il softwareIl software stesso è proprio il file contenente il pacchetto di installazione, tipicamente si chiama ALCAMagazzino.exe ed è quello che avete usato per installare questo software. E' consigliato mantenere una copia del pacchetto di installazione in quanto, nonostante sia sempre scaricabile dal sito www.info2000.biz, è possibile che l'ultima versione non sia compatibile con questa, per sicurezza farne una copia.Parte del software è anche la licenza d'uso che Le è stata spedita via mail ed è tipicamente il file chiamato: ALCA.lic

Questo file deve essere salvato in quanto sblocca il software e quindi Vi consente di utilizzare il vostro software anche a seguito di una nuova installazione ed esempio a seguito di crash del sistema. Il backup del software richiede un salvataggio una tantum.

DatiTutti i dati sono contenuti nel seguente file: Base Dati AlCa.mdbE' consigliato di comprimerlo con software come Winzip in modo da risparmiare spazio sul discoInoltre eseguire una copia del file “ALCA.ini” Questo file non contiene dati ma contiene alcune informazioni di configurazione.

Indice 113

Indice

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