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E. Tramontana 1 Microsoft Access E. Tramontana E. Tramontana 2 Microsoft Access Un Database è una collezione di dati relazionati e strutturati MS Access è uno strumento per la gestione di Database Consente di archiviare dati ed operazioni (ricerche, cancellazioni, ordinamenti) sui dati in modo persistente I dati sono raccolti in modo strutturato MS Access permette di ricercare dati secondo criteri creare maschere per semplificare l'input generare report che visualizzano dati I database sono usati dalle imprese ai fini di tenere traccia dei loro prodotti, clienti, vendite, spese, etc.

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E. Tramontana 1

Microsoft AccessE. Tramontana

E. Tramontana 2

Microsoft Access• Un Database è una collezione di dati relazionati e strutturati• MS Access è uno strumento per la gestione di Database

• Consente di archiviare dati ed operazioni (ricerche,cancellazioni, ordinamenti) sui dati in modo persistente

• I dati sono raccolti in modo strutturato

• MS Access permette di• ricercare dati secondo criteri• creare maschere per semplificare l'input• generare report che visualizzano dati

• I database sono usati dalle imprese ai fini di tenere tracciadei loro prodotti, clienti, vendite, spese, etc.

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Elementi di un database• Dati

• Campo: un singolo dato come un nome o un numero• Record: un insieme di campi relazionati• Tabella: un gruppo di record• Database: un insieme di una o più tabelle relazionate

• Altre entità• Query: sono le interrogazioni sul database, mostrano unaselezione dei dati in base ad un criterio• Maschere: sono le impostazioni per le finestre• Report: sono le impostazioni per le stampe• Macro: sono sequenze personalizzate di comandi• Moduli: sono parti di codice (programma) scritto in AccessBasic (una sorta di Visual Basic)

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Progettare un database• Individuare le Tabelle

• Ciascuna tabella contiene i dati (campi) relativi ad una singola entità• Es. Tabelle: Studente, Corso• Per ogni campo determinarne il tipo, es. Stringa, numero• Specificare una chiave primaria (serve ad individuare ciascun

record)• Stabilire le Relazioni fra tabelle• Creare le Maschere per l'immissione dati• Creare le Query per selezionare dati interrogando il

database• Creare i Report per le stampe• Eventualmente creare Macro e/o Moduli

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Come iniziare

• Avviare Access• Aprire un database esistente o cliccare su nuovo

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Pannello di Controllo

Gli oggetti del database sonoraggiungibili dal pannello di controllo

Cliccando su una categoria vengonomostrati tutti gli oggetti presenti

Per ogni categoria esiste una voce“creazione guidata” che avvia unaprocedura che guida l'utente allacreazione di un oggetto della categoria

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Le Tabelle• Le tabelle raccolgono dati relativi ad una specifica

entità• Es. entità: clienti, fatture, studenti, professori, soci, etc.

• sono organizzate in righe e colonne• Ogni tabella conterrà:• un insieme di record - righe (es. record: fattura numero

25)• un insieme di campi - colonne (es. campo: nome

cliente, numero fattura, etc.)

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Tipi di Dati per i Campi

Testo: Testo o combinazioni di testo e numeri senza calcoliMemo: Testi lunghi o combinazioni di testi e numeriNumerico: Dati numerici usati in calcoliData/ora: Valori di data e ora per gli anni da 100 fino a 9999Valuta: Valori monetari e dati numericiContatore: Numero sequenziale (non aggiornabile)Si/No: Contegono solo uno dei due valori (vero/falso)Oggetto OLE: Un oggetto collegato (es. foglio Excel)

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Es: Creazione Tabella

1. Selezionare Tabelle dal Pannello di Controllo2. Fare doppio click su “crea tabella in visualizzazione struttura”

– per permettere la definizione della struttura dell'archivioOppure da menù Crea>Tabella1. Inserire i nomi delle voci (campi) della nostra rubrica ed il tipo del

campo (testo, numerico, etc.)2. Indicare il campo che costituirà la chiave primaria della tabellaEʼ sempre opportuno inserire, per ogni tabella, un campo tipo “Contatore”.Il campo “Contatore” è assegnato automaticamente da Access e consentedi identificare univocamente ogni record

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Visualizzazione Struttura

Specificare tipo

Assegnare o togliere

Chiave primariaInserisci/elimina campiCommutare visualizzazione

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Impostare Formato Campi1. Assegnare una dimensione (campi di testo o numerici)2. Impostare a Richiesto

• evita che quando si inserisce un record il campo venga omesso3. Impostare un formato per la visualizzazione4. Stabilire regole per accettare (o respingere) dati

• in modo che vengano immessi correttamente

Impostare Formato

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Visualizzazione struttura Tabella

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Inserire dati nella Tabella• Aprire la tabella• Inserire i dati scrivendo direttamente nelle

caselle di testo• Usare il tasto di “tabulazione” per passare al

campo/record successivo

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Ordinare i dati nella Tabella

• Selezionare il campo che costituisce il criteriodi ordinamento (es. Cognome)

• Cliccare sull’icona per ottenerel’ordinamento crescente, e sull’icona perottere l’ordinamento decrescente

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Ricercare dati nella Tabella

• Cliccare sull’icona• Riempire opportunamente i campi della

finestra di ricerca che comparira’

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Finestra “Trova”

• Trova: inserire il testo da cercare• Cerca in: selezionare il campo su cui cercare

il testo• Confronta: selezionare una voce

• Campo intero: la ricerca verra’ effettuata sull’intero campo• Parte del campo: verranno trovati i record in cui una parte

del campo selezionato contiene il testo da cercare• Inizio campo: verranno trovati i record in cui il campo

selezionato inizia con il testo da cercare

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Cancellare un record

• Selezionare un campo del record che sidesidera cancellare

• Cliccare sullʼicona per eliminare il recordin modo permanente

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Relazioni

• Per lavorare in modo efficiente con database è opportunoavere più Tabelle

• Eʼ facile lavorare con dati di più tabelle creando Relazionifra esse basate su campi in comune

• Le finestre di dialogo delle autocomposizioni che si usanoper creare oggetti database danno la possibilità diselezionare campi da più tabelle

• Spesso il campo comune è la chiave primaria di unatabella

• Tra le tabelle si possono stabilire Relazioni di tipo:UNO-A-UNO UNO-A-MOLTI MOLTI-A-MOLTI

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Integrita’ Referenziale

• Insieme di regole per conservare la coerenza fra tabelle• Si può impostare lʼintegrità referenziale quando:• Il campo comune della tabella primaria è una chiave primaria• I campi correlati hanno gli stessi tipi

• Bisogna rispettare le seguenti regole:• Quando si aggiunge un record alla tabella correlata, deve già esistere un

record corrispondente nella primaria• Quando si tenta di modificare il valore della chiave primaria, Access inibisce

la modifica se esistono record corrispondenti in una tabella correlata• Quando si tenta di eliminare un record nella tabella primaria, Access inibisce

lʼeliminazione se esistono record corrispondenti in una tabella correlata

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Definire Relazioni fra Tabelle

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Le Query

! Le Query permettono di unire dati di più tabelle,ordinare i dati, calcolare nuovi campi, especificare criteri per selezionare record.

! Le Query non contengono dati ma permettono diriorganizzare i dati delle tabelle.

Quali sono i libri di Manzoni?Quali libri costano più di L. 10.000?Chi ha preso in prestito più di un libro?Quanti libri sono stati prestati?

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Le Query Con una Query si può:

! Specificare i campi da includere nei risultati! Salvare la definizione per poterla riutilizzare! Immettere formule ed espressioni! Reperire informazioni in più tabelle

Tipi di Query:! Di selezione! A campi calcolati (manipolazioni, somme, conteggi,

medie) ed a campi incrociati! Con parametri (richiede dati da usare per la selezione)! Di comando

! di aggiornamento! di accodamento! di creazione tabella! di eliminazione

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Creare una query

1. Cliccare “Crea una query in visualizzazione Struttura”2. selezionare la tabella che contiene i record da reperire3. fare clic su Aggiungi4. ripetere 2) e 3) per ogni tabella da usare5. fare clic su Chiudi per esaminare la query in visualizzazione Struttura6. fare doppio clic per ogni campo da includere7. immettere i Criteri di ricerca8. fare clic su Ordinamento9. fare clic su Salva

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Elementi della finestra queryContiene la lista deicampi delle tabellesu cui la query èbasata

Contiene ladefinizione dellaquery

Specifica dei criteriper includere oescludere i record

Determina se i campiinclusi nella querydevono esseremostrati

Specifica l’ordine concui i record sonomostrati

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Query QBE ed SQL

SQL è il linguaggio con cui implementare Query, tuttavia nonoccorre conoscerlo poiché è possibile fare tutto usando QBE

Visualizzazione strutturadi una Query ovvero grigliaQBE (Query-By-Example)

Visualizzazione SQL (Structured-Query-Language)

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Modificare i campi di una query

Per aggiungere un campo da una query1. Mettere la query in visualizzazione Struttura

2. Nell’elenco dei campi della parte alta della finestra, fare clic e trascinare uncampo su una colonna nella griglia di progettazione

Per togliere un campo da una query1. Mettere la query in visualizzazione Struttura

2. Selezionare il campo con un clic sul suo selettore di colonna e premere Canc.

Pulsante Mostra Tabellapermette di aggiungere campi daaltre Tabelle

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Specificare i criteri

ORCriteri su righe diverse

ANDCriteri nella stessariga

CRITERI

Esempi di Query con criteri:

! mostrare Cliente, Mandante, DataOrdine, PrezzoVendita per gli ordini che hannoimporto inferiore a L. 500.000 oppure superiore a L. 2.000.000 (OR)

! mostrare Cliente, Mandante, DataOrdine, PrezzoVendita per ogni ordine fattonell’anno 2001 e per i clienti della provincia di CT (AND)