A.A. 2005/2006 Risultati dell’attività di controllo

Giornata Annuale ERASMUS Roma 12-13 luglio 2007

A.A. 2005/2006Risultati

dell’attività di controllo


Tipologia dei controlli

Controllo Finanziario

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)

Visite di Monitoraggio

• PERIODO ATTIVITA’: 01/01/07 – 31/05/07

• PRESENTAZIONE RISULTATI ALLA CE: 31/05/07



ISTITUTI CONTROLLATI: n° 26, PER COMPLESSIVI € 1.231.226,34

N° 16 per la Mobilità Studenti e Mobilità Docenti

N° 5 Istituti controllati per la sola Mobilità Studenti

N° 4 Istituti controllati per la sola Mobilità Docenti

N° 1 Istituto controllato per i corsi EILC (1 corso)


1. Università degli Studi di Bergamo

2. Acc.BB.AA. Santa Giulia

3. Università degli studi di Camerino

4. Conserv. di Musica di Campobasso

5. Acc.BB.AA. Di Carrara

6. Ist.Sup. di Studi Musicali “V. Bellini” di Catania

7. Conserv.Statale di Musica di Fermo

8. ISIA di Firenze

9. Conserv. di Musica “L.Refice” di Frosinone

10. Conserv. di Musica “O.Respighi” di Latina

11. Acc.BB.AA. Di Lecce

12. Università Cattolica del Sacro Cuore di Milano

13. Scuola Superiore per Mediatori Linguistici “C. Bo” di Milano

14. Acc. BB.AA. Di Napoli

15. Conserv. Statale di Musica di Padova

16. Università degli Studi di Pavia

17. Conservatorio di Musica di Perugia

18. Conservatorio di Musica di Pescara

19. Conservatorio “S. Cecilia “ di Roma

20. Università Campus Bio-medico di Roma

21. Conservatorio di Musica di Rovigo

22. Conservatorio di Musica di Torino

23. S.I.S.S.A di Trieste

24. Università degli Studi Dell’Insubria di Varese

25. Conservatorio di Musica di Verona

26. Università per Stranieri di Siena

Controllo Finanziario – Istituti controllati


Controllo Finanziario MOBILITA’ IN USCITA

Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale – Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali Emendamenti– Pagamenti agli studenti/docenti– Piano di studio (learning agreement) degli studenti– Attestato di partecipazione– Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti– Rapporto Narrativo studente/docente– Documenti e pagamenti inerenti il contributo EILC agli studenti– Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti– EILC: documenti di spesa e Pagamenti



Rimborsi a seguito del ControlloMobilità Studenti

► 25.200 € (195 mensilità)

► 30 € (Errore nell’Erogazione del Bonus)

► 6 Istituti

Mobilità Docenti

► 666,53 € (costi non ammissibili)

► 7 Istituti

(rinuncia a n. 1 rimborsi inferiori a € 50,00)

Organizzazione della Mobilità

3.470,00 €


RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO

AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06

2000/01 2001/02 2002/03 2003/04 2004/05

2005/06

N° Istituti controllati

4 4 7 8 20 26

Rimborsi SM

richiesti €

5.330,00 1.130,00 5.580,00 10.800,00 1.640,00

25.230,00+

(3.470 € OM)

Rimborsi TS

richiesti €

2.805,10 379,05 960,28 828,20 837,40 666,53


Controllo finanziario

Risultati Gestionali

Learning Agreeement: incompleti (firme, crediti ECTS)

Transcript of Records: OK

Rapporto Narrativo degli studenti: OK



2006/2007

Almeno il 2% degli studenti in uscita e il 5% dei docenti in uscita da almeno N° 20 Istituti



Istituti visitati: n. 7, per complessivi € 1.180.214,14

1. Università degli Studi di Tor Vergata – Roma

2. S.S.M.L. Gregorio VII di Roma

3. Accademia di Belle Arti di Firenze

4. Università Commerciale L. Bocconi di Milano

5. Università degli Studi Milano Bicocca

6. Università degli Studi “S.O.Benincasa” di Napoli

7. Università Ca’ Foscari di Venezia



Fasi principali:

1. Gestione delle attività ERASMUS

2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale”

3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria”

4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti



1. Gestione delle attività ERASMUS

o Politica Internazionale dell’Istituto (EPS)

o Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS

o Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto

o Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS

o Modalità di registrazione delle transazioni

o Tempi e procedure di pagamento

o Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti

o Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto

o Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti ERASMUS in entrata



2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale”

o Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS

o Procedure selezione disabili

o Accordi Bilaterali

o Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS

o Preparazione linguistica

o Materiale informativo eventualmente prodotto


Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio)3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale

o Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM

o Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti

o Piano di studio (learning agreement) dello studente

o Attestato di partecipazione

o Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente

o Rapporto Narrativo dello studente/docente

o Documenti e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti

o Documenti e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti

o Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti



4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e

con un campione di studenti e docenti



Rimborsi a seguito di Audit

Mobilità Studenti

► 3.210 € (8 mensilità+Bonus)

► 2 Istituti

Mobilità Docenti

► 270,14 € (Costi non ammissibili)

► 2 Istituti

Organizzazione della Mobilità

► 90,00 € (Decurtazione di 1 mobilità non ammissibile)

► 1 Istituto


RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO

AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/06

2000/01 2001/02 2002/03 2003/04 2004/05 2005/06

N° Istituti visitati

3 3 5 5 6 7

Rimborsi SM

richiesti €

1.060,00 5.020,00 0 2.760,00 1.220,00 3.220,00

90,00

OM

Rimborsi TS

richiesti €

650,00 115,71 201,02 1.221,03

807,35 SEV

2.001,18

630,00

OM

270,14



2006/2007

N° 5 Istituti che saranno visitati a partire da febbraio 2008


PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1

MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI

Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti

Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dell’attività (Durata minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e non superiore ai dodici mesi) dalla Mensilità (Contributo accordato): il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle mensilità non può essere applicato alla Durata dell’attività

Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile

SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle Mensilità

ESEMPIO: dal 01/01/2006 all’ 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON AMMISSIBILE


Ritardo nell’erogazione dei contributi

alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi

comunicazione all’Agenzia delle eventuali posizioni ancora aperte

i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza



Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione

Documenti necessari:

Richiesta scritta dello studente

Autorizzazione dell’Istituto ospitante

Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività

Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus

Da rendicontare come Mensilità senza contributo

Ritardo nella stipula degli Accordi con gli studenti/docenti, successivamente all’invio dell’Accordo da parte dell’AN



Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro)

Incompletezza degli Accordi: mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma; indicazione dell’a.a. 2004/2005;

Mancanza di documentazione scritta relativa all’erogazione del Bonus (stipulare emendamento per l’a.a. 20062007)

SM: attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità

TS - costi non ammissibili: taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno

TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. L’Importo del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo



Stipula degli Accordi SM/TS: firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente; compilazione da parte dello studente/docente

Pagamenti: applicazione di deduzioni/commissioni bancarie


BEST PRACTICE FINANZIARIE RISCONTRATE DURANTE GLI AUDIT

Modello di Certificato quale attestazione del periodo di studi all’estero

Modulistica e procedura standard per l’autorizzazione di prolungamenti delle mensilità SM

Documento di sintesi del contributo finale spettante firmato sia dall’Istituto che dallo/studente docente

Firma degli Accordi prima da parte del Beneficiario e successivamente dall’Istituto



RACCOMANDAZIONI “GESTIONALI”

Maggiore informazione in generale ed, in particolare, sulla didattica all’estero agli studenti

Maggiore monitoraggio da parte dei docenti

Learning agreement: assicurarsi che venga firmato prima della partenza dello studente

Riconoscimento degli esami: in toto senza integrazioni (v. EUC sottoscritta dai Rettori/Direttori !!!)

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