A) Testi con un obiettivo comunicativo esplicitamente PERSUASORIO Prof. Luigi Spedicato -...

A) Testi con un obiettivo

comunicativo esplicitamente PERSUASORIO

Prof. Luigi Spedicato - Università del Salento

Fine immediato:

far fare o non far

fare

B) Testi con un obiettivo

comunicativo esplicitamente COMUNICATIVO

Fine immediato:

far sapere

A) Strategie in cui predomina l’intento fattivo

– persuadere qualcuno con l’obiettivo di far fare qualcosa oppure non far fare

qualcosaB)Strategie in cui l’elemento fattivo

lascia il posto al convincimento attraverso argomentazioni di

carattere logicoProf. Luigi Spedicato - Università del Salento

A) la strategia della complicità

B) la strategia della distanza


tende a far sentire il cittadino-destinatario come un “complice” o un protagonista del discorso della Pubblica Amministrazione


si manifesta, di solito, attraverso l’uso del pronome NOI con funzione inclusiva, oppure, sul piano dell’immagine, attraverso la presenza del cittadino comune

chi produce il messaggio e chi lo riceve NON sono messi sullo stesso piano. L’autore del messaggio dimostra di avere competenza su un certo argomento, e determina le modalità dell’accesso a questo argomento da parte del destinatario.


LE CAMPAGNE CONTRO LA DROGA PROMOSSE DALLA PRESIDENZA DEL

CONSIGLIO DEI MINISTRI DI SOLITO SONO BASATE SU ESEMPI POSITIVI:


“Ragazzi, la vita è questa: non bruciatela con la droga”

A) I giovani ai quali il messaggio è destinato spesso percepiscono la

propria realtà come molto diversa da quelle rappresentate nello spot – ad

esempio,difficoltà nel trovare lavoro, ecc.


B) La fonte del messaggio, la Presidenza del Consiglio dei Ministri, NON viene considerata autorevole e/o

affidabile

Lo spot sulla droga in cui si vede il viso di un giovane in

primo piano che alla musica di un carillon ruota lentamente di 360° per tornare nella posizione di partenza. Si scopre allora che

il volto non ha più occhiProf. Luigi Spedicato - Università del Salento

Perché gli occhi sono l’elemento più rappresentativo dell’identità

personale


Lo spot suggerisce che usare la droga significa perdere la propria identità individuale

Pay off: “SE TI DROGHI TI SPEGNI”

Il destinatario della comunicazione viene invitato ad identificarsi con il protagonista dello spot, che parla in

prima persona. Chi crea la comunicazione, anche in questo

caso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, “nasconde” la propria

identità istituzionale dietro al viso del protagonista: la

comunicazione diventa così faccia-a-faccia,

interpersonale, diretta, basata sulla fiducia



Il destinatario può produrre una auto-giustificazione per

NON identificarsi con la storia narrata e con il

protagonista della comunicazione (teoria della

dissonanza cognitiva)


UNA REGOLA GENERALE:QUALSIASI STRATEGIA COMUNICATIVA NON SI RISOLVE NELLA REALIZZAZIONE DI UN TESTO

CONVINCENTE

PER ESSERE TALE, UN TESTO DEVE TENERE CONTO DEL

PUBBLICO AL QUALE SI INDIRIZZA, DELLE CARATTERISTICHE ESPRESSIVE DEL

LINGUAGGIO PRESCELTO E DEI FORMATI DEL MEZZO DI

COMUNICAZIONE CHE VEICOLA IL MESSAGGIOProf. Luigi Spedicato - Università del

Salento


1. Dai un contributo informativo secondo quanto è richiesto dagli obiettivi dello scambio comunicativo

2. Non dire ciò che credi falso3. Non dire ciò per cui non hai prove

adeguate4. Evita l’oscurità di espressione5. Evita l’ambiguità6. Sii breve7. Sii ordinato nell’esposizione8. Sii pertinente


“Scrivere in maniera oscura e incomprensibile, spesso

ambigua, significa di fatto negare un diritto e ostacolare il rispetto delle leggi. Significa,

inoltre, ampliare in modo improprio la discrezionalità di

chi interpreta ed attua le norme”


Punto di vista TECNICO: vi sono elementi che non si possono cambiare, come ad esempio il riferimento a leggi e decreti o altre formule con valenza giuridica

Punto di vista PRAGMATICO: oltre alla correttezza, ci si deve preoccupare dell’efficacia dellacomunicazione rispetto ad uno scopo


Punto di vista IDEOLOGICO: un determinato linguaggio può essere usato per mantenere uno status-quo politico sociale; per difendere interessi di parte; per escludere dalla comunicazione determinati soggetti o fasce sociali; per sottolineare l’esistenza, giudicata positiva o negativa, di una minoranza; ecc.Punto di vista ESTETICO: esprime il giudizio di gusto sul linguaggio (bello/brutto; sciatto/ricercato; personale/impersonale; colto/popolare; ecc.)Punto di vista ETICO: esprime il giudizio morale sul linguaggio (buono/cattivo; giusto/ingiusto; democratico/elitario; ecc.)

1. Pianificare il testo


Pianificare il testo significa chiedersi preliminarmente:

"Chi è il destinatario?".


a) Chi è il destinatario? A chi scrivo?

Farsi questa domanda significa fare delle ipotesi sul destinatario e su alcune sue caratteristiche (età, sesso, provenienza

geografica, luogo di residenza, professione o mestiere esercitato, titolo di studio

posseduto, capacità linguistiche, abitudini di lettura ecc.).

Il vario modo di combinarsi di queste caratteristiche nelle diverse persone è ciò

che rende un testo difficile o incomprensibile per alcuni, semplice o di

media difficoltà per altri.


Occorre avere le idee chiare sul contenuto del testo.

Parlare e scrivere in modo chiaro deriva

quasi sempre dal pensare in modo chiaro.Prof. Luigi Spedicato - Università del

Salento

b) Qual è il contenuto? Che cosa scrivo?

Un testo può avere diversi scopi come: informare su qualcosa, sollecitare uncomportamento individuale o collettivo, chiedere un pagamento, emanare una sanzione, regolare rapporti privati e pubblici.Prof. Luigi Spedicato - Università del

Salento

c) Qual è l'obiettivo? Perché scrivo?

2. Organizzare le informazioni


Un testo è chiaro se contiene in modo esplicito tutte le informazioni necessarie a chi lo legge o ascolta. Esso non deve chiedere al destinatario di fare riferimento a conoscenze implicite, cioè presupposte o date per scontate dal testo.


a) Raccogliere le informazioni

Dopo aver raccolto tutte le informazioni possibili sull'argomento

da trattare, il passosuccessivo è annotarsele in forma di

appunti.


b) Prendere appunti

Sulla base degli appunti, si procede, poi, a fare una scaletta degli

argomenti che si intendetrattare, anche senza seguire un

ordine preciso.


c) Fare la scaletta

Nell'ordinare i punti della scaletta, prima di scrivere il testo, i criteri da seguire sono

essenzialmente due:


d) Ordinare i punti della scaletta

· Avere chiara la rilevanza delle informazioni. É

consigliabile organizzare le informazioni in modo tale

che siano inequivocabilmente evidenti

e distinguibili quelleprincipali dalle altre,

secondarie o di supporto.

· Decidere la gerarchia delle informazioni. Si tratta

di presentare le informazioni

secondo un preciso ordine: da quella più generale a quella più particolare.

3. Scrivere il testo


Poiché la scrittura non è la pura trascrizione delle idee e delle informazioni raccolte e selezionate, occorre che chi scrive sappia tenere a bada il flusso delle proprie idee.La stesura dei singoli punti della scaletta corrisponde a una prima suddivisione del testo in paragrafi, cioè in blocchi omogenei, completi e coerenti.Prof. Luigi Spedicato - Università del

Salento

a) Dare forma linguistica alle proprie idee

L'indicazione esplicita dell'oggetto del testo costituisce un aiuto alla lettura e alla comprensione di questo.

Perché sia davvero di aiuto, l'oggetto, oltre ad essere esplicito, deve essere presentato in modo semplice e chiaro.


b) Esplicitare l'oggetto del testo

Perché i testi siano chiari devono contenere tutte le informazioni necessarie alla loro comprensibilità.Anche per i testi della pubblica amministrazione vale la famosa regola del giornalismo anglosassone che suggerisce di fornire sempre le informazioni che derivano dalle risposte alle cosiddette 5 w (who?, what?, when?, where?, why?, cioè "chi?", "che cosa?", "quando?", "dove?" e "perché/come?").Prof. Luigi Spedicato - Università del

Salento

c) Fornire tutte le informazioni necessarie

Le informazioni essenziali non solo devono essere presenti nel testo, ma devono essere ordinate, di norma, secondo precisi criteri gerarchici. Pertanto, ai fini della chiarezza del testo, è preferibile che le informazioni principali precedano quelle secondarie. Esse devono essere cioè immediatamente riconosciute come tali da chi legge.


d) Ordinare le informazioni

Quanto più il testo è esteso, tanto più occorre raggruppare le informazioni in blocchi(paragrafi e capoversi) coerenti, completi e ordinati.


e) Raggruppare le informazioni in blocchi omogenei

Un testo è coerente quando le sue varie parti parlano "della stessa cosa", cioè quando esiste tra esse un continuo ed evidente legame di significato.Un testo ha una sua coesione, invece, quando il collegamento tra le varie parti è assicurato da legami linguistici di tipo grammaticale (come i pronomi) o di tipo lessicale (come le congiunzioni, gli avverbi ecc.).Prof. Luigi Spedicato - Università del

Salento

g) Badare alla coerenza e alla coesione del testo

Un testo è chiaro se chi legge capisce tutte le parole che esso contiene. Chi scrive il testo deve usare parole di uso comune perché sono più facili e comprensibili di quelle di uso elevato, raro o arcaico.


1. Usare parole comuni

Un testo è chiaro se usa parole non solo note a tutti, ma di significato

immediato e concreto.Per esempio, i verbi danno alle frasi un senso immediato, concreto e preciso.


2. Usare parole concrete e dirette

La maggior parte dei termini tecnici usati nei testi della pubblica amministrazione deriva da altri linguaggi specialistici, come quello giuridico, economico-finanziario ecc. Quando è possibile, è preferibile usare parole di uso comune al posto di termini tecnici, meno noti e chiari. Quando è inevitabile usare termini tecnici, è necessario fornire brevi e semplici spiegazioni la prima volta che sono usati nel testo (per esempio: derogatorio, cioè che fa eccezione).Altre volte, infine, quando si tratta di testi lunghi in cui ci siano molti termini tecnici o usati con sensi specifici, può essere utile fare un elenco delle parole principali (glossario) e spiegarle in modo semplice.


3. Usare pochi termini tecnico-specialistici

Nei testi diretti a un vasto pubblico è preferibile scrivere per esteso ciò che nel linguaggio corrente della pubblica amministrazione è indicato spesso con un'abbreviazione o con una sigla.Per quanto riguarda il modo di scrivere le sigle non esiste una norma comune osservata da tutti. É comunque opportuno che all'interno dello stesso testo (e all'interno della stessa amministrazione) si adoperi sempre lo stesso criterio di scrittura. Quando in un testo occorre ripetere più volte una sigla, la prima volta che si usa è opportuno riportare per esteso la parola o l'espressione da cui ha origine la sigla, seguita dalla sigla tra parentesi tonde. Le volte successive basta usare la sigla.


4. Usare poche sigle e abbreviazioni

Dopo aver scritto il testo, controllare se sono stati rispettati i suggerimenti relativi

all'organizzazione logico-concettuale, alla sintassi, al lessico.

a) Riscrivere singole parti del testo o frasi se esse non sono abbastanza brevi, semplici, chiare.b) Rileggere attentamente il testo dopo averlo riscritto in modo più semplice.c) Far rileggere il testo ad altre persone (che non hanno partecipato alla pianificazione e stesura del testo) per controllarne la leggibilità e comprensibilità.


Rivedere e controllare il testo

Per quanto riguarda la sintassi, cioè il modo di organizzare le parole in frasi, meno queste sono lunghe e complesse, meno

problemi incontra chi legge il testo. Però anche le frasi brevi, alcune volte, possono essere oscure o difficili da capire. Questo succede se chi scrive condensa in poche parole molte idee o informazioni senza spiegarle. Pertanto un testo è tanto più

facile da leggere e da capire quanto più le sue frasi sono brevi, ma anche semplici e

lineari.Prof. Luigi Spedicato - Università del Salento


1. Scrivere frasi brevi

Un testo è chiaro se le sue frasi sono brevi, cioè non superano le

20-25 parole.


2. Scrivere frasi semplici e lineari

Sono semplici e lineari le frasi uniproposizionali, costituite cioè da una sola proposizione con un soggetto, verbo e qualche complemento. Anche se non è sempre possibile scrivere frasi uniproposizionali, occorre contenere al massimo la loro lunghezza e complessità.Inoltre bisogna preferire le frasi di forma coordinata a quelle di forma subordinata.


3. Scrivere frasi con verbi di forma attiva

Le frasi che contengono verbi di forma attiva sono più semplici e comprensibili. Infatti laforma attiva è più diretta e più chiara della forma passiva o impersonale perché costringe chi scrive a esprimere sempre il soggetto dell'azione e il complemento oggetto.


4. Specificare sempre il soggetto

Per evitare ambiguità specificare sempre il soggetto della frase e preferire soggetti animati e concreti a soggetti inanimati e astratti. I soggetti animati sono quelli che si riferiscono a persone concrete (cittadini, contribuenti, pensionati ecc.) che devono fare qualcosa. Sono inanimati, invece, i soggetti che si riferiscono a obblighi, operazioni, a uffici.


5. Scrivere frasi di forma affermativa

Le frasi di forma affermativa sono più chiare di quelle negative perché sono più dirette.


6. Preferire, se possibile, modi e tempi verbali semplici

Tra i modi verbali è preferibile scegliere quelli più semplici che sono quelli più diffusi nell'uso comune. Per esempio l'indicativo è preferibile al congiuntivo o al condizionale, quando non ha riflessi sul senso della frase. Ciò è possibile se, nella scelta delle congiunzioni, si preferiscono quelle più comuni, cioè usate nella lingua parlata (se, anche se, perché, quando ecc.) a quelle di tono più elevato o raro (a condizione che, qualora, ove, purché, benché, dal momento che, affinché ecc.). Queste ultime, infatti, richiedono, di solito, l'uso del congiuntivo.É preferibile evitare l'uso del gerundio quando il suo soggetto sia diverso da quello della proposizione principale. Anche per i tempi verbali, è preferibile ricorrere a quelli più usati nella lingua parlata. Per esempio nella lingua parlata sono molto diffusi il presente, il passato prossimo e il futuro semplice.


Guida all'impaginazione dei documenti amministrativi di Giovanni Garroni

Scopo della Guida é fornire un orientamento essenziale per la produzione corrente di documenti. Quindi un manuale di grafica, ma più semplicemente un piccolo breviario di buon senso visivo. Le proposte contenute nella guida, che a volte potranno sembrare rigide, sono un semplice testo orientativo per la pubblica amministrazione, con i suoi complessi problemi di comunicazione a un ampio pubblico.


1.1. Lo strumento di scrittura

Qualsiasi trascrizione é una forma di impaginazione

Quando trascriviamo un qualsiasi documento, scrivendo a mano, con la macchina da scrivere, con il personal computer, dobbiamo progettare la sua impaginazione.

1. Orientamenti generali



Rendere efficace il messaggio

La pagina e il testo dovranno essere pensate in relazione al tipo di messaggio e al tipo di lettore e alle sua abitudini visive.



Facilitare la lettura con una impaginazione chiara

Per l'impaginazione valgono le stesse regole utilizzate redazione del testo. La chiarezza della struttura logica della nostra informazione scritta deve essere dimostrata dalla presentazione grafica.


1.2. Il personal computer

Non farsi dominare dallo strumento

Tenere sempre sotto controllo l'aspetto del documento riducendo al minimo le varianti.


1.2. Il personal computer

Utilizzare caratteri chiari e leggibili

Non abusare della grande offerta di caratteri da stampa del personal computer. Per i documenti correnti utilizzare il carattere della macchina da scrivere (es. Courier)


1.3. La pagina e la sua struttura

La pagina é una mappa

Già al primo impatto, la struttura logica del testo deve essere chiara. La comunicazione al pubblico deve colpire l'osservatore in modo tale che si soffermi sui dati essenziali della comunicazione.



La lettura di un testo

In genere non si legge ma si guarda, si dà un'occhiata; cioè con il testo si ha un approccio essenzialmente visivo, rinviando la lettura più accurata.



Dove si sofferma lo sguardo

La nostra lettura non é lineare, ma procede a balzi con frequenti ritorni dell'occhio all'indietro. La nostra scrittura, detta minuscola, concentra molte informazioni sulla parte superiore delle lettere.Per abitudine il nostro occhio, durante la lettura, si sofferma principalmente sulla parte superiore delle lettere.



Usare caratteri tipografici ben leggibili

I caratteri sono dei segni convenzionali. La loro leggibilità è determinata principalmente dall'abitudine. Nonostante ciò tra i vari tipi di carattere normalmente utilizzati ci sono comunque differenze significative di leggibilità. Le lettere minuscole sono più ricche di informazioni delle lettere maiuscole. I caratteri con le grazie (che sono i piccoli fili alle estremità delle aste) sono piùricchi di informazioni dei caratteri senza grazie, detti bastoni. Un testo scritto tutto in maiuscolo é più faticoso da leggere di un testo scritto in minuscolo. Un testo scritto con un carattere senza grazie richiede più attenzione di lettura di un testo scritto con un carattere con le grazie.


1.4. La gabbia di impaginazione

Ogni testo sulla pagina ha una gabbia di impaginazione

La gabbia di impaginazione é quella struttura di linee invisibili che organizzano il testo sulla pagina



La gabbia deve facilitare la lettura del testo

La costruzione della pagina scritta deve sostenere la struttura logica del testo



La gabbia deve accettare tutte le varianti del testo

La gabbia deve essere sperimentata per accogliere tutte le varianti presenti in un testo, senza che queste producano una sensazione di disordine.



Verificare la composizione per colonne specializzate

Un esperimento utile consiste nel dividere la pagina, con i suoi margini già definiti, in tre o quattro colonne. La colonna a sinistra può essere usata per le evidenziazioni, come richiami, titolazioni, sintesi, e le restanti colonne per il testo.



Costanza nella posizione del testo

Ogni categoria di testo (titoli, titoletti, richiami, testo corrente, note, tabelle eccetera) deve trovare forma e allineamento costanti all'interno di uno stesso documento



Non confondere le intestazioni con i contenuti

Non confondere le intestazioni con i contenutiCon il personal computer é frequente la produzione delle intestazioni della carta insieme al testo. Deve sempre essere evidente la differenza tra i due testi


1.5. I caratteri tipografici

Il lettore non deve vedere i caratteri tipografici

I caratteri tipografici sono dei segni convenzionali, frutto di abitudini secolari di scrittura e di lettura. Per una lettura scorrevole dei testi correnti il carattere non deve essere in primo piano.



Caratteri senza grazie

I caratteri senza grazie sono quelli composti di semplici aste, in genere di spessore costante. In genere sono forniti in molte varianti dello spessore delle aste, ciò ne favorisce l'uso per titolazioni e elementi da porre in evidenza.



Caratteri con grazie

I caratteri con le grazie sono quelli che hanno un raccordo tra le aste verticali e le linee orizzontali. Sono i più diffusi per i testi correnti.



Evitare caratteri con disegni fantasiosi

Ci sono in commercio infiniti caratteri.Noi ci limiteremo a queste sole due categorie di base: con le grazie e senza grazie. Con queste si può affrontare la mole maggiore del lavoro di impaginazione dei testi.



Caratteri per il personal computer

Si é imposto un elenco standard di caratteri che i produttori vendono già installati nelle macchine o nei programmi. L'elenco comprende i caratteri più diffusi di ogni categoria: un carattere da macchina per scrivere, in genere il Courier; qualche carattere con le grazie, dove non manca mai il Times e il Palatino; qualche carattere senza grazie, l'Helvetica - o il suo equivalente Arial – e l'Univers. Questi caratteri sono stati scelti dai produttori sia per la loro fama che per dei particolari di disegno, che ne rendonoparticolarmente buona la resa su video.


1.6. Raccomandazioni sul trattamento del testo

Tondo

Il testo deve essere scritto di norma in carattere tondo chiaro, cioè il carattere normale di una serie, possibilmente della famiglia dei romani (i caratteri con le grazie).



Corsivo

Il corsivo ha un significato preciso e non può essere usato al posto del tondo. In linea di principio vanno in corsivo i titoli di libri, film e opere d'arte, le parole straniere, e raramente leparole a cui si vuole dare evidenza.



Neretto

Bisogna evitare l'uso del neretto dentro testi composti in tondo chiaro. Il neretto si può usare per elementi definiti nella pagina, come le numerazioni di capoversi o i titoletti. Il neretto non deve mai essere usato con le funzioni del corsivo e infatti dispone di un suo corsivo.



MAIUSCOLO

Il maiuscolo va utilizzato con grande parsimonia e mai per i testi correnti. Anche nelle titolazioni bisogna cercare di evitare i testi scritti in maiuscolo, che risultano di difficile lettura. In alternativa è meglio utilizzare variazioni di corpo (la dimensione del carattere), il neretto, un carattere alternativo. I titoli tutti in maiuscolo devono essere molto brevi (quattro o cinque parole). Non devono essere composti testi in maiuscolo corsivo, questo serve esclusivamente ad accompagnare il corsivo minuscolo.



Scegliere l'ordine di composizione

Il modo con cui il testo é ordinato sulla pagina deve essere costante e non deve creare problemi di lettura.



Composizione a blocchetto o pacchetto

Il testo é allineato sia a destra che a sinistra. Per evitare spaziature eccessive nelle singole linee si deve, dove necessario, spezzare le parole. Questo tipo di composizione si dice anche "testo giustificato"



Composizione a bandiera

La bandiera sinistra é il testo allineato solo sul lato sinistro. Permette di mantenere invariati gli spazi tra le lettere e tra le parole. Si usa prevalentemente per testi composti in colonne strette, didascalie ecc.

La bandiera destra va evitata in quanto la nostrascrittura procede da sinistra a destra e la variabilità nell'inizio delle righe rende faticosa la lettura.



Composizione a lapide, epigrafe o centrata

I centri di ogni riga di testo sono allineati su un asse verticale. Si utilizza per epigrafi, titoli, targhe.



Non variare la lunghezza delle linee di un testo

Il testo si può comporre in pagine o in colonne (testi di una giustezza determinata che scorrono nella stessa pagina su colonne adiacenti). Le colonne o le pagine di un medesimo testo devo essere composte con linee identiche. Qualunque variazioneinduce a pensare che si tratti di testi diversi.



Proporzioni della composizione dei testi

Per la buona leggibilità di un testo, oltre alla scelta del carattere, sono fondamentali le proporzioni tra parte stampata e spazi bianchi. In particolare tra dimensione del carattere e intervallo tra le linee di scrittura (interlinea), e tra lunghezza della riga e interlinea.



Spaziatura verticale

Non si dovrà mai scendere sotto il 120% del corpo del carattere si sta usando (es. corpo 1O -interlinea 12). Un altro elemento determinante é la lunghezza della riga, sempre in rapporto all'altezza del carattere. Righe lunghe necessitano di una interlinea più ampia, per evitare faticose ricerche dell'inizio della nuova riga.



Spaziatura orizzontale

E' lo spazio tra le lettere e lo spazio tra le parole. Chi ha progettato il carattere con cui scriviamo ha pensato anche a ottimizzare le spaziature, per cui in genere non dobbiamo preoccuparci. I problemi possono sorgere quando il testo viene giustificato senza spezzare le parole; in questo caso il programma di scrittura potrebbe spaziare in modo abnorme le righe di testo. In linea di principio su righe lunghe é bene giustificare il testo, con l'accortezza di sillabare, mentre su linee corte é preferibile il testo a bandiera, con o senza sillabazione.



Capoversi

I capoversi di un testo possono essere segnalati o da uno spazio supplementare all'inizio della prima riga di un paragrafo, o da un'interlinea maggiore tra l'ultima riga di un paragrafo e la prima del nuovo. I due sistemi sono alternativi. Di norma i titoli e laprima linea di un capitolo non dovrebbero avere il capoverso rientrato



Elenchi

Gli elenchi contenuti all'interno di un paragrafo dovrebbero essere facilmente leggibili come un'informazione secondaria rispetto a quella principale. Quindi, ad esempio, il testo dell'elenco sarà tutto rientrato rispetto alla linea di testo che loanticipa.



Verifica del testo in rapporto all'impaginazione

Una volta scritto, o riscritto, un documento dovremo sottoporlo a un nuova verifica legata alla forma con cui apparirà sulla pagina. Se la nostra scrittura é già soddisfacente, per il compito che ci siamo proposti, allora sarà sufficiente un'impaginazionesemplice.



Alleggerire il testo se l'impaginazione é espressiva

Se riterremo utile un'impostazione grafica più articolata, potrà essere necessario un ulteriore lavoro sul testo. Alcune parti potranno essere sostituite da elementi tipografici e grafici (come elenchi, richiami, evidenziazioni grafiche eccetera). Il testo trattato graficamente tenderà a perdere il tono discorsivo, a favore di una forte visualizzazione della struttura logica.


2.1. Generalità

Nell'ambito della produzione di documenti semplici possiamo distinguere tre schemi base di organizzazione della pagina

2. Criteri di impaginazione dei

documenti amministrativi


2.1. Generalità

Composizione della pagina con un solo carattere


2.1. Generalità

L'organizzazione più semplice di un testo corrente é quella che usa un solo tipo di carattere. L'obiettivo é una pagina pulita, ben spaziata, con i capoversi chiaramente delineati, con un uso corretto e moderato delle possibilità che la serie del carattere prescelto ci offre (il maiuscolo, il minuscolo, il maiuscoletto, il corsivo, oltre ovviamente il tondo).


2.1. Generalità

Quando scriviamo testi semplici dobbiamo essere molto sobri nella scelta del carattere.Per il testo si deve usare un carattere molto familiare. In questo senso deve essere tenuto sempre presente il tipico caratteredella dattilografia (come il Courier), e la possibilità di comporlo senza giustificarlo (quindi a bandiera sinistra).


2.1. Generalità

Bisogna assolutamente evitare cambi nella dimensione del corpo del carattere all'interno del testo, dobbiamo invece operare con le varianti di disegno (tondo, corsivo, maiuscoletto)


2.1. Generalità

Composizione della pagina con due caratteri


2.1. Generalità

Se scegliamo di utilizzare due serie di caratteri, nell'ambito di una pagina organizzata tradizionalmente, la cura della coerenza dovrà essere ancora più elevata. Le serie devono essere di due famiglie diverse. Preferibilmente una serie della famiglia dei romani (caratteri con le grazie) e una serie della famiglia deibastoni (senza le grazie).


2.1. Generalità

Il romano, con cui preferibilmente comporremo il testo, dovrà seguire le regole fino ad ora esposte; il bastone invece lo utilizzeremo per identificare la struttura deldocumento (titolazioni, intestazioni dei paragrafi, numerazione di capoversi e quanto altro evidenzi lo schema logico del testo)


2.1. Generalità

Composizione della pagina per blocchi grafici

In questo caso nella pagina, oltre alla presenza delle due serie citate al punto precedente, introdurremo un'organizzazione del testo per blocchi grafici relativi ai diversi argomenti trattati.


2.1. Generalità

Verificare la struttura logica dell'impaginazione

Dopo ogni impaginazione si deve verificare la coerenza tra struttura logica del testo e impostazione grafica. La grafica deve sostenere nella lettura dei contenuti. La composizione grafica per concetti é in genere più rigida della scrittura corrente; è probabile che dovranno essere riscritte alcune parti del testo per ottenere una forte coerenza tra immagine e contenuto.


2.2. La corrispondenza

La corrispondenza, nella sua semplicità, contiene molti degli elementi di base che ritroveremo anche in altri documenti più complessi.



Deve essere indicato l'ente che emette il documento, l'ufficio specifico, l'indirizzo, i numeri di telefono e, possibilmente, il nome del responsabile dell'ufficio.

Intestazione



Data



Deve contenere tutte le indicazioni necessarie per l'identificazione del documento.

Protocollo



Destinatari



Deve indicare sinteticamente il contenuto del documento.

Oggetto



Contenuto

Firma


2.3. Gli atti amministrativi

Gli atti amministrativi sono quei documenti scritti dalle amministrazioni che hanno una particolare rilevanza per i cittadini. Una volta chiarito che tipo di atto dobbiamo scrivere e quale informazione dobbiamo trasmettere, possiamo suddividere il documento in blocchi di testo omogenei e coerenti.



Dovremo, approssimando, arrivare ai seguentiblocchi:• Intestazione

• Data

• Protocollo

• Destinatario

• Oggetto


Bisogna indicare con la massima precisazione che cosa l'amministrazione ha deciso nel caso concreto

Decisione



In questa parte vanno indicati i motivi che hanno portato alladecisione

Motivazione



Ciò che il cittadino destinatario dell'atto deve, eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si intende il percorso completo, quindi: quali documenti sono richiesti, cosa bisogna fare, dove si deve andare

Procedure



Firma



E' necessario che le informazioni richieste al cittadino siano quelle essenziali. Richieste inutili o confuse producono errori e allungamenti dei tempi costringendo il cittadino a ritornare nell'ufficio, gli impiegati a raddoppiare il contatto con gli utenti e cosi via.

Chiedere solo informazioni essenziali

2.4 La modulistica


Anche nel caso di concessione di determinati servizi ad altri soggetti (uno degli esempi più evidenti é il caso della concessione del servizio di riscossione dei tributi) é necessario che l'amministrazione controlli la qualità dei moduli

Controllare i concessionari

2.4 La modulistica


Per il modulo si dovrà utilizzare un solo formato di carta unificato: l'Uni A4 (210 mm x 297 mm) é da escludere qualunque altro formato, soprattutto perché l'utilizzazione di formati diversi rende complicato il trasporto e la conservazione dei documenti, sia al cittadino che all'amministrazione

Formato

2.4 La modulistica


Il margine sinistro deve essere, indicativamente, almeno a 3 centimetri dal bordo del foglio, per permetterne l'agevole classificazione . Anche il margine destro e quello inferiore non devono essere risicati, in quanto per molte persone é difficile scrivere troppo vicino al bordo. Si deve facilitare la direzione di lettura del modulo, dall'alto al basso e da sinistra a destra, evitando il proliferare di finestre e tasselli che spesso sfuggono al lettore

Gabbia

2.4 La modulistica


Il nome dell'amministrazione dovrà essere sempre indicato, così come l'ufficio, in posizione costante su tutti i moduli

Intestazione

2.4 La modulistica


L'uso a cui é destinato sarà posto in evidenza con il criterio di un titolo breve e un eventuale sottotitolo più esteso.

Uso del modulo

2.4 La modulistica


Nei moduli, di preferenza, saranno utilizzati due caratteri di famiglie diverse: un carattere con le grazie per il testo prestampato che costituisce l'oggetto del modulo e un carattere senza grazie, più piccolo ma di buona leggibilità, per le spiegazioni dei campi da compilare da parte del cittadino. Il cittadino deve poter riempire il modulo anche leggendo il solo testo composto con il carattere senza grazie.

Carattere

2.4 La modulistica


Prima devono essere progettati gli spazi che il cittadino dovrà compilare e solo dopo andrà costruito il testo prestampato.Infatti costringere la compilazione in angusti spazi residui mette in difficoltà il cittadino, e spesso rende difficile la decifrazione della scrittura. Per le cifre, come ad esempio il codice fiscale, si deve prevedere un aiuto verticale che permetta al cittadino di verificare la presenza di tutti gli elementi richiesti

Spazi di scrittura

2.4 La modulistica


Il modulo é chiaro quando non sono necessarie istruzioni per compilarlo oltre all'indicazione del contenuto sulla stessa riga da compilare

Istruzioni per la compilazione

2.4 La modulistica


Bisogna evitare qualunque confusione su data e firma. Si deve indicare sempre se per data si intende la data di compilazione o quella di presentazione. Per la firma per esteso bisogna chiarire, quando si richiede che sia leggibile, che non si tratta della sigla

Data e firma

2.4 La modulistica


Nel caso di moduli che interessano un grande numero di cittadini é bene valutare la convenienza di produrre moduli predispostiper la lettura ottica e la successiva elaborazione automatica dei dati.

Informatizzazione della modulistica

2.4 La modulistica


Lo sviluppo della telematica rende oggi disponibili tecnologie molto evolute per lo scambio, l'acquisizione, il trattamento, l'archiviazione delle informazioni. Già oggi si possono ottenere certificati per telefono o documenti attraverso appositi terminalisenza alcun modulo di richiesta. Il futuro va in questa direzione e prima di progettare un nuovo modulo é bene meditare sulla sua reale necessità

La telematica

2.4 La modulistica

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