A CURA DI :Maria Giovanna Briganti- Conservatore Registro delle Imprese di Forlì-Cesena

La Presentazione dei bilanci d’esercizio e consolidati al

registro delle imprese

anno 2010

Forlì, 29 aprile 2010

SPECIFICHE TECNICHE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

- D.LGS. 7 marzo 2005, n. 82 – codice dell’amministrazione digitale: artt. 20, 22, 23 e 71-

- Art. 3 D.P.C.M. 13 gennaio 2004 sostituito a gennaio 2010 dal DPCM 30 marzo 2009

- ISO 19005-1 (sito http://www.pdfa.org) pubblicato il 1° ottobre 2005

- Art. 37 comma 21 D.L. 4 luglio 2006, n. 223 convertito nella Legge 4 agosto 2006, n. 248

- D.P.C.M. 10 DICEMBRE 2008 (G.U. N. 304 DEL 31 DICEMBRE 2008)

D.LGS. 7 marzo 2005, n. 82 – codice dell’amministrazione digitale: artt. 20, 22, 23

e 71-

Il documento informatico ha piena validità giuridica, e fa piena prova fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da parte del sottoscrittore, se:

Sottoscritto con firma digitale; Formato in conformità alle regole tecniche di cui

all’art. 71

Alle predette condizioni vengono garantite identificabilità dell’autore, integrità ed immodificabilità del documento

D.LGS. 7 marzo 2005, n. 82 – codice dell’amministrazione digitale: artt. 20, 22, 23

e 71-

Le regole tecniche sono stabilite in prima battuta dal codice dell’amministrazione digitale, fino alla entrata in vigore di apposite disposizioni adottate con decreti del PCM o del Ministro delegato per l’Innovazione e le Tecnologie, di concerto con il Ministro della Funzione Pubblica e le amministrazioni di volta in volta indicate nel codice, sentiti la Conferenza Stato Regioni ed il garante per la Privacy, previa acquisizione del parere dell’ex CNIPA.

D.P.C.M. 30 marzo 2009 (GU 6/6/09, n. 129) regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la

validazione, anche temporale, dei documenti informaticiArt. 3- comma 3

“ Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli effetti di cui all’art. 21 comma 2 del Codice*, se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati”

* Efficacia di scrittura privata, fa piena prova fino a querela di falso della provenienza (art. 2702 c.c.)

ISO 19005-1L’organizzazione Internazionale per la Normazione (ISO), ovvero

la più importante organizzazione a livello mondiale per la definizione delle norme tecniche, ha definito il 28 settembre 2005 le specifiche per usare il formato PDF dei documenti elettronici per la conservazione a lungo termine.

In particolare ha definito lo standard PDF/A

   Il PDF/A è un sottoinsieme dello standard  PDF,

Lo standard  PDF/A è suddiviso in due parti.

Solo il PDF/A-1 è approvato, questo è suddiviso in due livelli:

-  PDF/A-1a= massimo richiesto dallo standard  

-  PDF/A-1b= minimo richiesto dallo standard

Ai fini della conservazione dei documenti elettronici , è possibile utilizzare entrambi i livelli indistintamente

PDF/A

Le caratteristiche del formato PDF/A Garantisce che il documento sia visualizzabile

sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo ed a prescindere dal tipo di software utilizzato;

Nel documento sono incorporate tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione dello stesso, siano esse testo, immagini, vettori grafici, colori o qualsiasi altra informazione;

Non contiene macroistruzioni, ovvero porzioni di codice eseguibile nascoste all’interno del documento che possano modificarne in modo automatico il contenuto

 

PDF/A

•   STRUMENTI DI CREAZIONE DEL FORMATO PDF/A

Gratuiti (es. OpenOffice, PDFCreator) A pagamento (es. Adobe Acrobat 9, Miscrosoft Office 2007)

NB: Verificare sempre che nelle specifiche tecniche del software sia espressamente indicata la funzionalità di creazione di file PDF/A-1 conformi allo standard ISO 19005-1

Sul sito Telemaco è disponibile un’apposita funzione di verifica del formato PDF/A utilizzabile dall’utenza prima dell’inoltro al registro delle imprese.

Art. 37 comma 21 D.L. 4 luglio 2006, n. 223 convertito nella Legge 4 agosto 2006, n. 248

-Le Camere di Commercio comunicano all’anagrafe tributaria in formato elettronico elaborabile i dati e le notizie contenuti nelle domande di iscrizione, variazione e cancellazione al registro delle imprese ed all’albo delle imprese artigiane, anche se relative a singole unità locali, nonché i dati dei bilanci di esercizio depositati;- si rinvia ad apposito D.P.C.M. la definizione delle specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile per la presentazione dei bilanci di esercizio e degli altri atti al registro delle imprese

D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08)- DEPOSITO BILANCI

Prevede una fase di prima applicazione ed una norma a regime per la decorrenza dell’obbligo di adottare il nuovo formato elettronico elaborabile

Obbligatorio il formato XBRL per Bilanci con chiusura successiva al 16 febbraio 2009 (data di pubblicazione sul sito XBRL indicato dal CNIPA- ora DigitPA- delle tassonomie, sentito il parere dell’OIC )

NB: La tassonomia ufficiale di riferimento è pubblicata su HREF=http://www.cnipa.it”§MACROBUTTON HtmlResAnchor www.cnipa.it

Le tassonomie sono disponibili per i seguenti prospetti contabili:

- conto economico- Stato patrimoniale (inclusi conti d’ordine)Gli altri atti soggetti a deposito, compresa la nota integrativa,

vanno prodotti in formato PDF/A (in attesa della definizione delle specifiche tecniche XML, come previsto dall’art. 6 del DPCM)

D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08)

DOCUMENTI CHE DEVONO ESSERE PRESENTATI IN FORMATO PDF/A

- Documenti soggetti a deposito o iscrizione nel registro delle imprese, sezioni ordinaria e speciali (atti notarili ed altri documenti definibili atti) es: verbale approvazione bilancio,nota integrativa,relazione sulla gestione, relazione collegio sindacale..

- I bilanci presentati in aggiunta a quelli in formato XBRL (art. 5 comma 5 del DPCM). In tale caso non è ammessa la presentazione in forma di immagini scansionate di documenti cartacei

- I bilanci presentati dai soggetti non tenuti alla presentazione nel formato XBRL

D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08)

DOCUMENTI ESCLUSI DALL’OBBLIGO DEL FORMATO PDF/A

- documenti presentati ad probationem (es verbali rinnovo cariche)

- Documenti relativi alla iscrizione di dati nel R.E.A.- In genere tutti gli atti non destinati alla pubblicazione

NB: il Modello C-17 per società cooperative va presentato in formato PDF – non va convertito in formato PDF/A (Sul sito www.webtelemaco.infocamere.it sono disponibili il nuovo software per la compilazione del modello C17 - versione 3.04 -, il manuale operativo ed il manuale di compilazione. E’ obbligatorio per ComUnica. Mentre è facoltativo per la comunicazione dei dati di bilancio (modulo in pdf da allegare al bilancio, disponibile fino al 31 luglio 2010). Attenzione:il modello deve essere firmato digitalmente dal legale rappresentante – trattandosi di originale informatico -, anche se presentato dal professionista incaricato.

D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08)- interpretata con Nota Unioncamere del 21 aprile 2010

- Se conto economico e stato patrimoniale sono resi in formato XBRL, non occorre allegare i predetti documenti anche in formato PDF/A

Eccezione: solo se la tassonomia non è sufficiente a rappresentare la situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e verità, ex art. 2423 c.c., va depositato anche il prospetto contabile in PDF/A.

In tale caso, poiché l’assemblea ha approvato il bilancio in formato difforme alla tassonomia XBRL, è necessario che, il depositante – in calce alla nota integrativa - inserisca la dicitura “lo stato patrimoniale e il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità richiesti dall’art. 2423 del codice civile”. La dichiarazione va quindi firmata digitalmente dal depositante.

D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08)- Circolare Unioncamere- CNDCEC del 21 aprile

2010BILANCI IN FORMATO XBRL:- BILANCI ORDINARI codice atto 711- BILANCI ABBREVIATI codice atto 712- BILANCI CONSOLIDATI D’ESERCIZIO codice atto 713- BILANCI PATRIMONIALI DI CONSORZI codice atto 720

Tipo documento: B06 –bilancio XBRL; vanno indicate convenzionalmente pagina iniziale: 1 e pagina finale:1

Negli altri casi occorre allegare il documento in formato PDF/A. es: - Per le società in liquidazione: bilancio finale di liquidazione e

Rendiconto sulla gestione amministratori ex art. 2487 bis comma 3 c.c.da allegare al 1° bilancio successivo alla nomina dei liquidatori

- Situazioni economico-patrimoniali allegate ai progetti di fusione e scissione;

- Bilancio sociale, anche in forma consolidata (DM 24/01/2008)- patrimoni destinati ad uno specifico affare : rendiconto ex art.

2447septies c.c. da allegare al bilancio d’esercizio ovvero rendiconto finale ex art. 2447novies c.c.;

- Bilancio di società estere con sede secondaria in Italia- Rendiconti consolidati redatti all’estero per società ex art. 27 c.5

D.Lgs. N.127/1991

D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del

31/12/08) interpretata con Nota Unioncamere del 21 aprile 2010

Prevede una fase di prima applicazione ed una norma a regime anche per l’individuazione dei soggetti tenuti all’obbligo di presentazione del bilancio nel nuovo formato elettronico elaborabile (art. 3 comma 2)

In fase di prima applicazione non sono obbligati all’XBRL:- società di capitali quotate in mercati regolamentati (azioni o

altri strumenti finanziari)- Società anche non quotate che redigono i bilanci di esercizio

o consolidato secondo gli IAS/IFRS (applicazione di tutti i principi);

- Le società esercenti attività di assicurazione e riassicurazione ex art. 1 D.Lgs. N.209/05;

- Le società tenute a redigere i bilanci secondo il D.Lgs. N. 87/1992(banche ed altri istituti finanziari)

- Le società controllate e le società incluse nel bilancio consolidato redatto dalle società indicate ai punti precedenti

D.P.C.M. 10 dicembre 2008 (GU n. 304 del 31/12/08)

Soggetti obbligati all’utilizzo dell’XBRL- Tutti gli altri soggetti tenuti al deposito al registro delle imprese del

bilancio di esercizio e del bilancio consolidato- I consorzi con attività esterna relativamente alla situazione

patrimoniale (Nota Unioncamere del 23 dicembre 2009)

Il sistema camerale ha messo a disposizione dell’utenza uno strumento gratuito per la compilazione (in formato Excel ovvero OpenOffice.org), sul proprio PC, del file XBRL ed un servizio on line di validazione del file XBRL (“Tebe Plus”: segnala eventuali errori bloccanti e consente la visualizzazione del bilancio in formato Html o PDF per la stampa) accessibili dal sito HREF=http://www.registroimprese.it”§ MACROBUTTON HtmlResAnchor www.registroimprese.it. I programmi consentono anche si stampare i prospetti contabili secondo il cosiddetto foglio di stile ufficiale (Può essere portato in approvazione dell’assemblea)

Esistono comunque sul mercato appositi software offerti da software house

SPECIFICHE TECNICHE DELLE DOMANDE DI DEPOSITO DEI BILANCI

- DI sulla modulistica del RI : attualmente il DM 14 agosto 2009: modello B, secondo istruzioni Circolare MSE n. 3628/C del 9

settembre 2009. Sono stati inseriti nuovi campi per:- bilancio sociale;- situazione patrimoniale imprese sociali;

- dichiarazione distribuzione utili ai soci; - mancato rispetto del limite del 70% per imprese sociali. modello S limitatamente ad elenco soci di s.p.a., s.c.p.a,

s.a.p.a.(no per s.r.l. e s.c.a.r.l., società con azioni quotate in mercati regolamentati), allegato al modello B,

allegazione dei file previsti dalle norme vigenti a seconda del tipo di soggetto obbligato al deposito.

- NB: la presentazione della pratica avviene al di fuori della procedura di Comunicazione Unica

DIRITTI DI SEGRETERIA E BOLLI

Per il 2010 il D.M. 21 dicembre 2009 ha previsto che i diritti di segreteria dovuti per il deposito dei bilanci sono maggiorati di € 2,70 anziché €3 come per gli anni scorsi

Diritti segreteria imposta bollo modalità deposito

€62,70 €65,00 via telematica

€92,70 €65,00 supporto informatico

Per le cooperative sociali

€32,70 esente via telematica

€47,70 esente supporto informatico

TERMINI DEPOSITO BILANCI 2010Entro 30 giorni dalla data di approvazione. Ai fini del computo

del termine il sabato è considerato giorno festivo e quindi si considera tempestivo il deposito effettuato il 1° giorno lavorativo successivo (art. 3 D.P.R. n. 558/1999)

Termini massimi per bilanci chiusi il 31/12/09adempimento Approvazione termine

ordinario (120gg)Approvazione termine

prorogato (180gg)

Approvazione in 1° convocazione

30 aprile 29 giugno

Deposito Registro Imprese

31 maggio 29 luglio

     

Approvazione in 2° convocazione

31 maggio 29 luglio

Deposito Registro Imprese

30 giugno 28 agosto

TERMINI DEPOSITO BILANCI 2010BILANCIO CONSOLIDATO

Sono tenuti a redigere il bilancio consolidato:- s.p.a., s.a.p.a. e s.r.l. che controllano un’impresa;- Enti pubblici economici, cooperative e mutue assicuratrici

che controllano una società per azioni o a responsabilità limitata;

- Società di persone i cui soci illimitatamente responsabili siano s.p.a., s.a.p.a. e s.r.l.

La data di riferimento del bilancio consolidato coincide con la data di chiusura del bilancio d’esercizio dell’impresa controllante

Termine di presentazione: il bilancio consolidato va depositato contestualmente al bilancio di esercizio, ovvero nella medesima giornata

NB: il bilancio consolidato deve essere depositato con una pratica distinta da quella di deposito del bilancio d’esercizio

DICHIARAZIONI E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA

La domanda di deposito va firmata da:- un amministratore o liquidatore della società;- Dal professionista incaricato ai sensi dell’art. 31 comm2

quater e 2 quinquies della Legge 24 novembre 2000, n. 340: in tale caso il professionista, qualora non in possesso del certificato di sottoscrizione con ruolo, deve dichiarare:” IL sottoscritto…, iscritto all’Albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di… al n……, dichiara, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R.445/00, consapevole delle conseguenze penali previste dal predetto decreto in caso di dichiarazione mendace o non veritiera, di non avere provvedimenti disciplinari in corso che comportino la sospensione dell’esercizio dell’attività professionale”.La dichiarazione va inserita nel Modulo Note da allegare al modello B

NB: non è prevista la possibilità di utilizzare intermediari diversi tramite “procura speciale”

DICHIARAZIONI E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA

Dichiarazioni e firme da apporre sui documenti allegati alla pratica

Regole generali: Le dichiarazioni di conformità dei documenti infomatici

allegati alla pratica agli originali conservati presso la società sono apposte in calce ai singoli documenti e sono firmate digitalmente dal dichiarante;

Tutti i documenti che compongono la pratica devono essere contenuti in file distinti ed ogni file deve essere firmato digitalmente dal depositante

DICHIARAZIONI E SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI CHE COMPONGONO LA PRATICA

Casi particolari Nel caso in cui la società abbia approvato i prospetti contabili nella

versione cartacea del bilancio XBRL attraverso la stampa tramite dei fogli di stile predefiniti associati alla Tassonomia, va inserita in calce alla nota integrativa, a cura del depositante, la seguente dicitura: “Il documento informatico in formato XBRL contenente lo stato patrimoniale ed il conto economico è conforme ai corrispondenti documenti originali depositati presso la società”

Nel caso in cui il prospetto contabile in formato XBRL allegato alla pratica rappresenti il file informatico originale conservato presso la società non occorre alcuna dichiarazione di conformità; è sufficiente la firma digitale del legale rappresentate

In caso di società che redige il bilancio secondo i principi contabili internazionali è obbligatorio, ai fini dell’esonero dall’obbligo di presentazione in formato XBRL, che gli amministratori inseriscano la dicitura in modo chiaro nella nota integrativa “in piena conformità a tutti i principi contabili internazionali in vigore al momento di formazione del bilancio d’esercizio”.

STRUMENTI PER LA COMPOSIZIONE DELLA PRATICA

BILANCI ON LINE per società con riconferma elenco soci ovvero per soggetti che non presentano l’elenco soci (srl., Soc. coop, bilanci consolidati)

FEDRA PLUS O PROGRAMMI COMPATIBILI

Controlli dell’ufficio Registro delle Imprese

E’ previsto un controllo automatizzato di validità del file XBRL

Possibili errori rilevabili- errore nella validazione della firma digitale apposta al file

XBRL- Errore nell’allegato XBRL, ovvero il file non è in formato

XBRL, oppure non è conforme alla tassonomia ufficiale di riferimento;

- Il codice fiscale della società è errato nel file XBRL- Il file XBRL non contiene alcun dato significativo per

l’esercizio- Errore di quadratura del prospetto contabile: totale attivo e

totale passivo dello SP non sono congruenti; alcune voci del patrimonio netto non sono congruenti con le corrispondenti voci del CE;

- Impossibilità di identificare le colonne d’annualità d’esercizio;

- Altri errori: errore nel calcolo delle voci principali del prospetto contabile

Controlli dell’ufficio Registro delle Imprese

La mancata conformità dei documenti elettronici elaborabili alle regole tecniche

Gli errori contenuti nella precedente scheda

non comportano l’irricevibilità della pratica, ma l’attivazione della procedura prevista all’art. 7 del DPCM 10 dicembre 2010:

- protocollazione;- Sospensione e richiesta di correzione;- In caso di inadempimento nei termini prefissati, rigetto

dell’istanza

NB: In caso di reinvio di bilancio su richiesta di rettifica, occorre presentare nuovamente tutta la documentazione a corredo della pratica, con l’indicazione nel Modulo XX-Note che trattasi di deposito a rettifica nonché del numero di protocollo assegnato al 1° deposito

ALTRE RETTIFICHE SU INIZIATIVA DEL DEPOSITANTE

NON è ammesso l’ANNULLAMENTO di una pratica già depositata ed evasa dall’ufficio

Si può richiedere un NUOVO DEPOSITOCasi pratici:a) E’ errata o incompleta la copia depositata al RI, ma è corretto

il bilancio approvato nuovo deposito, senza elenco soci, completo degli allegati, unitamente a dichiarazione amministratori nel Modello XX Note da allegare al Mod B con cui si evidenziano le parti aggiunte, modificate o soppresse. Bolli €65, diritti €30

b) E’ errato il bilancio approvato nuovo deposito, con elenco soci, completo degli allegati, unitamente a dichiarazione amministratori nel Modello XX Note da allegare al Mod B con cui si evidenzia che trattasi di nuova approvazione del bilancio a rettifica della precedente (riferimento n. prot. 1° pratica). Bolli €65, diritti €62,70 ovvero €92,70.

ALTRE RETTIFICHE SU INIZIATIVA DEL DEPOSITANTE

c) E’ errato o incompleto l’elenco soci depositato nuovo deposito elenco soci, senza bilancio, unitamente a dichiarazione amministratori nel Modello XX Note da allegare al Mod B con cui si evidenzia che trattasi di rettifica di precedente elenco depositato (riferimento n. prot. 1° pratica). Bolli €65, diritti €30

d) Viene rettificato il verbale di approvazione del bilancio nuovo deposito dell’intera pratica di bilancio – compreso elenco soci nel caso in cui si rettifichi la data di approvazione del bilancio-, completo degli allegati, unitamente a dichiarazione degli amministratori nel Modello XX Note da allegare al Mod B con cui si evidenzia che trattasi di rettifica della precedente delibera (riferimento n. prot. 1° pratica). Nel caso in cui la rettifica riguardi la data di approvazione del bilancio occorre altresì allegare documentazione probatoria ovvero rendere apposta dichiarazione ai sensi del DPR n. 445/00 con assunzione di responsabilità penale in caso di dichiarazione mendace o non veritiera (saranno predisposte verifiche d’ufficio). Bolli €65, diritti € 30.