12 Le opzioni di visualizzazione

In Microsoft Excel 2016 abbiamo a disposizione tre diverse modalità di visualizzazione:

Normale, Layout di pagina (Figura 1) e Anteprima interruzioni di pagina (Figura 2). Si

trovano tutte nella scheda Visualizza, gruppo Visualizzazioni cartella di lavoro.

Figura 1 – La visualizzazione Layout di pagina.

Figura 2 - L'anteprima interruzioni di pagina

Normale è senza dubbio la visualizzazione che si usa più spesso e corrisponde

all’impostazione predefinita di tutte le versioni di Excel.

Layout di pagina invece ci dà un’anteprima di quella che sarà la nostra stampa, mentre

Anteprima interruzioni di pagina ci permette di gestire manualmente le interruzioni di

pagina1. In entrambe queste visualizzazioni possiamo lavorare normalmente nelle nostre

celle.

Fino alla versione 2010 esisteva anche la modalità Schermo intero che faceva scomparire

la barra multifunzione mettendo il nostro foglio di lavoro a tutto schermo. Sempre nella

scheda Visualizza, abbiamo le possibilità di eliminare dalla vista il Righello, la Barra della

formula, la Griglia e le Intestazioni di riga e colonna (vedi Figura 3) usando gli omonimi

pulsanti che si trovano nel gruppo Mostra. In realtà il Righello si può far comparire o

scomparire soltanto nella visualizzazione Layout di pagina.

Figura 3 - La scheda Visualizza, gruppo Mostra

Nel gruppo Zoom troviamo i pulsanti che ci permettono di regolare la percentuale di

ingrandimento del nostro foglio di lavoro; il pulsante Zoom 100% ci riporta con un clic alla

zoomata predefinita, che è appunto del 100%. Una possibilità interessante è quella data dal

pulsante Zoom selezione: se selezioniamo un gruppo di celle della tabella, queste vengono

zoomate il massimo possibile. Serve, ad esempio, quando mostriamo un file di Excel ad una

platea usando un videoproiettore. La zoomata si può regolare ancora, come nelle versioni

precedenti, con i pulsanti + e – presenti nell’angolo in basso a destra dello schermo.

Cliccando su di essi si aumenta o diminuisce il livello di ingrandimento del 10% alla volta.

Se invece vogliamo vedere contemporaneamente due diversi file, dopo averli aperti

clicchiamo sul pulsante Affianca (scheda Visualizza, gruppo Finestra) e le due finestre

divideranno lo schermo esattamente a metà2. In seconda battuta con il pulsante Disponi

tutto possiamo scegliere se le due finestre devono essere affiancate verticalmente o

orizzontalmente (vedi Figura 4). Cliccando ancora su Affianca lo schermo torna a mostrare

un solo file.

1 Approfondiremo questa opzione quando parleremo della stampa. 2 Viene attivato automaticamente lo Scorrimento sincrono, in modo che si fa scorrere un foglio, anche l’altro si muovo parallelamente.

Il pulsante Nuova finestra invece apre lo stesso file in una nuova finestra, consentendoci

di aprirlo due volte e quindi, per esempio, di visualizzare due suoi fogli contemporaneamente

grazie ad Affianca.

Figura 4 - Due file affiancati verticalmente.

Il comando Disponi tutto invece permette di visualizzare a schermo contemporaneamente

tutti i file aperti, anche se sono più di due. Cliccando su di esso appare una finestra (Figura

5) che ci chiede se vogliamo disporre le finestre verticalmente, orizzontalmente, affiancarle

o sovrapporle.

Figura 5 - La finestra di Disponi tutto

Un altro problema piuttosto frequente in Excel è quella di avere a che fare con tabelle

estremamente larghe che ci costringono ad usare continuamente la barra di scorrimento

orizzontale per spostarci verso destra. Spesso infatti non riusciamo a vedere

contemporaneamente tutte le colonne del foglio, salvo che il nostro PC non abbia un monitor

ad alta risoluzione.

Excel ci viene in aiuto grazie ad una funzione che permette di espandere e contrarre

le colonne della tabella, come fosse una fisarmonica. La funzione in oggetto è contenuta

nella scheda Dati, gruppo Struttura, tasto Raggruppa. Prima di utilizzarlo però dobbiamo

tassativamente selezionare le colonne che vogliamo raggruppare. Fatto ciò clicchiamo

Raggruppa e vedremo una riga nera apparire sopra le colonne ad indicare che sono

appunto raggruppate, due numeri (1 e 2) in alto a sinistra rispetto alla tabella ed un - a destra

della riga nera citata prima. Cliccando sul - o sul numero 1 le colonne raggruppate vengono

ridotte ai minimi termini ed in pratica scompaiono dalla nostra vista; nella tabella rimangono

visibili soltanto le colonne che non sono state raggruppate. Cliccando il + o il 2 le colonne

riappaiono. La nostra tabella ora si apre e si chiude a piacimento, rendendo la lettura dei

dati molto più comoda, visto che leggiamo comodamente tutte le colonne che ci interessano

senza dover scorrere lateralmente (vedi Figura 6)

Figura 6 – Una tabella con colonne raggruppate.

Possiamo anche creare una struttura di raggruppamento su più livelli. Riapriamo la tabella

cliccando sul + o sul numero 2, selezioniamo soltanto una parte delle colonne già

raggruppate e ripetiamo ancora il comando Raggruppa. In questo modo abbiamo creato un

secondo livello di raggruppamento.

Se commettiamo degli errori per eliminare i raggruppamenti utilizziamo il pulsante Separa,

sempre dalla scheda Dati, gruppo Struttura.

Anche le tabelle che si estendono su tante righe ci creano un problema: quando scorriamo

verso il basso, ad un certo punto non riusciamo più a vedere la riga d’intestazione delle

colonne e quindi sia leggere, che inserire i dati può diventare difficoltoso. Nella scheda

Visualizza, gruppo Finestra, troviamo il pulsante Blocca riquadri che ha tre diverse

opzioni: Blocca riquadri, Blocca riga superiore e Blocca prima colonna. Cliccando su

Blocca riga superiore il problema è risolto; se ora scorriamo verso il basso, la riga delle

intestazioni sarà sempre visibile. Cliccando ancora sul medesimo pulsante, l’opzione viene

disattivata3. Attenzione però, quando eseguiamo questo comando Excel blocca la prima riga

visibile in quel momento nel foglio; se questa non dovesse essere la 1 ma, per ipotesi, la

47, quest’ultima verrebbe bloccata. Discorso identico per le colonne.

Volendo possiamo bloccare un gruppo di righe o colonne: selezioniamo ad esempio la

riga 8 di una tabella, premiamo Blocca riquadriBlocca riquadri e le prime sette righe

rimarranno sempre a schermo. Infine, se volessimo tenere bloccate sia la prima riga sia

la prima colonna, dobbiamo selezionare con un clic la cella che fa d’angolo, ovvero la B2

e cliccare Blocca riquadriBlocca riquadri.

Quando un riquadro è bloccato dobbiamo necessariamente sbloccarlo per poterne bloccare

un altro.

3 Troviamo scritto Sblocca prima riga e non più blocca.