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100 TRUCCHI

Word

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© 2005 J.Group S.r.l.

Direzione e redazioneJ.Group S.r.l.

Via Rosellini, 12 - 20124 Milano Tel. 0289078800 - Fax 0289078.833 - email: [email protected]

AutoriRoberto Ceriani, Laura Fiorini

Direttore responsabileMassimiliano Anticoli

Progetto grafico e copertina Joint srl - Milano

ImpaginazioneAsterisko sas - S. Donato Milanese (MI)

Tutti i diritti sono riservati. Manoscritti, dattiloscritti, articoli, fotografie e disegni non si restituiscono an-che se non pubblicati. Nessuna parte di questa pubblicazione può essere riprodotta in alcun modo, in-cluso qualsiasi tipo di sistema meccanico ed elettronico, senza autorizzazione scritta preventivadell’Editore, fatta eccezione per brevi passaggi a scopo di recensione. Gli autori e l’Editore non potran-no in alcun caso essere responsabili per incidenti o conseguenti danni che derivino o siano causati dal-l’uso improprio delle informazioni contenute. Prezzo della rivista € 3,00. Arretrati il doppio del prezzodi copertina. L’Editore si riserva la facoltà di modificare il prezzo nel corso della pubblicazione, se co-stretto da mutate condizioni di mercato. Per questa pubblicazione l’IVA è assolta dall’Editore ai sensidell’art. 74 - 1° comma Lettera C del D.P.R. n. 633/72 e successive modificazioni. Contenuto pubblici-tario non superiore al 45%. Gli articoli contenuti in questo speciale hanno uno scopo prettamente di-dattico e divulgativo. L’Editore non si assume alcuna responsabilità per l’eventuale cessazione o modi-fica delle attività (totale o parziale) dei siti citati all’interno della pubblicazione. L’Editore declina ogni re-sponsabilità circa l’uso improprio delle tecniche, dei tutorial e del software che vengono descritti al suointerno. Nomi e marchi citati sono generalmente depositati e registrati dalle rispettive case produttrici.

Il libro è frutto del lavoro coordinato e integrato dei due autori. In particolare i capitoli 2, 4, 5 sono daattribuire a Laura Fiorini e i capitoli 1, 3, 6 sono da attribuire a Roberto Ceriani.

PC Book n. 7PC Book – Registrazione al Tribunale di Milano n. 329 del 19/05/03Stampa: Legoprint Spa (Trento)Distribuzione So.Di.P. – Via Bettola, 18 – 20092 Cinisello Balsamo (MI)

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Nella stessa collana:

Mago dell’hardware in 24 ore – Massimiliano Acquafresca & Domenica OrlandoMago di Outlook in 24 ore – Antonietta CudaMago di Flash in 24 ore – Michele LocatelliTrucchi per Photoshop e PaintShop Pro – Giovanni TrambustiTrucchi per la sicurezza del tuo PC – Luigi ManzoTutto Photoshop subito – Giovanni TrambustiOltre 100 trucchi per Excel – Roberto CerianiMago di Linux in 24 ore – Enrico Bottari365 trucchi per Windows XP – Luigi Manzo

Per gli arretrati: www.jgroup.it oppure [email protected]

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INTRODUZIONE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XI

CAPITOLO 1 - USARE LE FUNZIONI DI BASE . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1

SELEZIONARE IL TESTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1È possibile selezionare parti di documento non contigue fra di loro? . . . . . . . .1Che differenza c’è in Word fra i paragrafi e le frasi? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2Perché, quando si sposta il cursore a sinistra del testo, esso assume la forma di freccia che punta verso destra? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

LETTERE MAIUSCOLE E MINUSCOLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4In che modo si può trasformare in minuscolo un testo scritto erroneamente in maiuscolo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4Se il testo è in francese, quale strumento è possibile utilizzare per accentare correttamente le parole? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

RICERCHE E SOSTITUZIONI SPECIALI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6Come è possibile evitare eccessive ripetizioni di una parola? . . . . . . . . . . . . . . .6Come si può sapere quante volte è presente una certa parola in un testo? . .8Come si possono eliminare i troppi spazi inseriti in un testo? . . . . . . . . . . . . . . .9Come si possono eliminare troppi segni di paragrafo adiacenti? . . . . . . . . . . .10

RIMANDI PARTICOLARI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11Come si può fare in modo che alcuni punti interessanti di un documento siano raggiungibili con facilità? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11È possibile, quando si apre un documento, riprendere direttamenteil lavoro nel punto in cui lo si è lasciato? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13Come si può cercare un foglio di lavoro Excel all’interno di un documento di Word? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13

SOMMARIO

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Come si può individuare un oggetto qualsiasi presente in un documento Word? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15

USARE LE CASELLE DI TESTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16Come si fa a inserire in un documento un box non in linea con il testo? . . . .16È possibile dare alle caselle di testo forme diverse dal rettangolo? . . . . . . . .17Cosa si può fare se la casella di testo non riesce a contenere tutto il testo? .18

STAMPARE I DOCUMENTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19Come si possono stampare più pagine su un unico foglio? . . . . . . . . . . . . . . . .19Come si può stampare dall’ultima pagina alla prima? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20Come si può stampare in fronte-retro? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21È possibile stampare le proprietà del documento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21Come si possono apportare modifiche al testo quando ci si trovain anteprima di stampa? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23Come è possibile impedire che venga stampata l’ultima pagina di un documento formata da poche righe? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24Come è possibile ridimensionare un documento per adattarlo a fogli di dimensioni diverse? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25Come mai in stampa, a volte, non compaiono le parole scritte con il carattere utilizzato durante la stesura del documento? . . . . . . . . . . . . . .26

CAPITOLO 2 - IMPAGINARE I TESTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

IMPOSTARE LE PAGINE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27È possibile, all’interno di un documento impaginato verticalmente, inserire una pagina stampata orizzontalmente? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27Come è possibile numerare le righe di un testo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29Come è possibile inserire elementi identificativi del documento? . . . . . . . . . .30

IMPAGINARE IN COLONNE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Come si può scrivere un testo su più colonne? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32Come si può ottenere una colonna di dimensioni diverse dalle altre? . . . . . .33Che differenza c’è fra un’impaginazione per tabelle e un’impaginazione per colonne? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34È possibile scrivere su più colonne solo in una parte di una pagina? . . . . . . .35Come si può rendere più leggibile un testo impaginato su colonne strette? .36Come iniziare una frase in una colonna, anche se la precedente non è scritta fino in fondo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37

USARE LE TABULAZIONI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Come si impostano le tabulazioni? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38Come si può evitare di confondere le righe leggendo un catalogo? . . . . . . . .39Come è possibile in una lettera creare paragrafi rientrati? . . . . . . . . . . . . . . . . .40

LAVORARE CON LE TABELLE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42È possibile importare in Word una tabella creata con Excel o Access? . . . . .42È possibile fare calcoli con una tabella di Word? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43

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Come è possibile ordinare i dati di una tabella? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44In che modo è possibile evidenziare i dati di una cella? . . . . . . . . . . . . . . . . . .45Come si può convertire un elenco di indirizzi E-mail da Excel a Word? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46Come si può convertire una tabella di indirizzi E-mail in un indirizzario da usare per spedire un messaggio a più destinatari? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47Si può scrivere un testo orientato verticalmente? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .50Come si aggiunge uno sfondo alla tabella? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52Una tabella è troppo estesa: è possibile modificare l’impostazione del foglio da verticale a orizzontale? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .53

CAPITOLO 3 - PERSONALIZZARE L’AMBIENTE . . . . . . . . . . . . . . . . .55

USARE IL RIGHELLO E LA RIGA DI STATO . . . . . . . . . . . . . . . . .553.1 – Come si possono definire rapidamente i margini di un paragrafo? . . . .55È possibile utilizzare il righello per definire i margini del foglio? . . . . . . . . . . . .58Con il righello si possono impostare anche le tabulazioni? . . . . . . . . . . . . . . . .58

SEPARARE LO SCHERMO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60Come si può lavorare su un documento tenendo sotto controllo un’altra parte di testo lontana varie pagine? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60

VISUALIZZARE I DOCUMENTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61È possibile nascondere lo spazio vuoto fra le pagine in visualizzazione Layout di stampa? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61È possibile individuare automaticamente qual è lo zoom ideale per lavorare su un documento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63È possibile, in fase di stesura di un testo, lavorare a video su più pagine? . .64È possibile scorrere un lungo testo in condizione di Anteprima di stampa? .65

USARE LE BARRE DEGLI STRUMENTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66Come si possono elencare tutte le barre degli strumenti disponibili? . . . . . .66Quali sono le barre degli strumenti disponibili? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67

PERSONALIZZARE LE BARRE DEGLI STRUMENTI . . . . . . . . . . .67Come si possono aggiungere o togliere pulsanti a una barra degli strumenti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67Come si possono visualizzare i menu completi? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69Come si può vedere in anteprima l’effetto di un carattere selezionato? . . . . .71

CAPITOLO 4 - ABBELLIRE I DOCUMENTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

LAVORARE CON LE IMMAGINI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75Quali immagini è possibile utilizzare in un documento e come si inseriscono? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75

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Come si posizionano le immagini nel punto desiderato? . . . . . . . . . . . . . . . . . .77In che modo si possono spostare più immagini contemporaneamente? . . . .78È possibile ruotare un’immagine? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79In che modo è possibile distribuire il testo intorno ad una ClipArt? . . . . . . . .80È possibile sovrapporre più immagini? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .81Se un’immagine è troppo grande per il documento, come si può ridimensionarla? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .82Come si può ritagliare un particolare di un’immagine? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83È possibile modificare le caratteristiche cromatiche di una ClipArt? . . . . . . . .84Un documento contenente immagini e salvato in Rich Text Format (.rtf) è molto pesante. Come è possibile ridurne il peso? . . . . . . . . . . . . . . . . .86Come si possono aggiungere forme a un’immagine? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .87Quale strumento si può utilizzare per posizionare in modo preciso le forme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88Come si possono ottenere altre piccole immagini? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89Come si possono realizzare titoli di grande impatto visivo? . . . . . . . . . . . . . . .90Come si possono modificare titoli creati in WordArt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91Come si può realizzare velocemente l’organigramma dell’ufficio? . . . . . . . . . .93Quale strumento si può utilizzare per realizzare un diagramma che spieghi le funzioni espresse nel documento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94È possibile con Word realizzare un diagramma di flusso? . . . . . . . . . . . . . . . . .94

USARE I CAPOLETTERA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96Come si può dare forte rilievo alle parole di inizio di un testo? . . . . . . . . . . . .96Si può modificare il capolettera dopo l’inserimento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98È possibile colorare un capolettera, in modo da renderlo particolarmente efficace? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99

GESTIRE I TEMI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100È possibile modificare l’aspetto di un documento senza dover modificare tutte le formattazioni del testo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100

CREARE SFONDI PARTICOLARI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101È possibile modificare il colore della pagina di un testo? . . . . . . . . . . . . . . . .101Che differenza c’è fra uno sfondo e una filigrana e come si può applicare una filigrana a un documento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103Come fare se la filigrana rende poco leggibile il testo del documento principale? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

CAPITOLO 5 - UTILIZZARE LE FUNZIONI PER IL TESTO . . . . . . . . .105

CONTARE LE PAROLE DI UN TESTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105Come posso sapere quante sono le parole contenute in un documento? . .105Come si può conoscere la lunghezza totale delle note associate a un testo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

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CONTROLLARE L’ORTOGRAFIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107Quale strumento si può utilizzare se non si ricorda l’ortografia di una parola? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107Word fornisce aiuti per ridurre semplici errori di digitazione ? . . . . . . . . . . .109In che modo si possono evidenziare gli errori di battitura? . . . . . . . . . . . . . . .109Come si può arricchire il vocabolario delle parole note a Word? . . . . . . . . . .111

CORREGGERE AUTOMATICAMENTE UN TESTO . . . . . . . . . . . . .111In che modo si attiva la sillabazione automatica? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111Esiste uno strumento di Word che aiuta a trovare i sinonimi di una parola? .112È possibile la revisione linguistica se il testo non è scritto in italiano? . . . . . .113Come funzionano i servizi linguistici nei testi multilingue? . . . . . . . . . . . . . . . .114

RIASSUMERE AUTOMATICAMENTE UN DOCUMENTO . . . . . . . .114Si possono individuare automaticamente le parti più importanti di un testo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114È possibile ottenere il riassunto automatico di testi multilingue? . . . . . . . . . .115

CAPITOLO 6 - USARE LE FUNZIONI AVANZATE . . . . . . . . . . . . . . . .117

USARE SIMBOLI PARTICOLARI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117Come si può inserire un carattere speciale, per esempio il simbolo di copyright?Come si possono inserire simboli particolari, per esempio un numero frazionario? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118Come si può tenere traccia delle correzioni apportate a un testo? . . . . . . . .119Come si può personalizzare la revisione di un testo? . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122È possibile conservare le precedenti versioni di un testo senza generare nume-rosi file? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122

PROTEGGERE I DOCUMENTI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124È possibile fare in modo che un documento non possa essere letto da persone non autorizzate? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124Come si può evitare che un utente modifichi il contenuto di un documento? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126Come si può togliere una password da un documento? . . . . . . . . . . . . . . . . .127Come si può modificare una password associata a un documento? . . . . . .128

USARE I COLLEGAMENTI IPERTESTUALI . . . . . . . . . . . . . . . . .129È possibile fare in modo che i titoli di un sommario rimandino automaticamente al paragrafo corrispondente? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129è possibile creare all’interno di un documento collegamenti non associati ai titoli dei paragrafi? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130È possibile collegare le parole di un documento ad altri file o a pagine Web? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132

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O

QcocochfrEspQsetidNntorisoSpstp

SALVARE IN FORMATO HTML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133È possibile trasformare un documento di Word in formato HTML per poterlo pubblicare su Web? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133È possibile attribuire alle immagini e ai collegamenti un titolo nel rispetto delle regole dell’accessibilità per persone con problemi visivi? .134

PER CHI VUOLE SAPERE PROPRIO TUTTO . . . . . . . . . . . . . . .135Come si fa per personalizzare un punto elenco? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135Come si può creare un elenco puntato con immagini su più livelli? . . . . . . .137Come è possibile aggiungere didascalie a un’immagine? . . . . . . . . . . . . . . . .138Come è possibile confrontare il contenuto di due documenti? . . . . . . . . . . . .139Come si possono unire due documenti in uno? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140Come si può confrontare la formattazione tra due selezioni di testo? . . . . .140Si può scrivere un testo verticalmente? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142Come si può leggere comodamente un documento a video senza dover ingrandire le pagine? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143

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OBIETTIVI

Questo libro non è un manuale di Word. Chi desidera imparare ad usare icomandi di Word uno ad uno può utilizzare l’help in linea o i vari manuali incommercio. Questo libro, al contrario, presuppone che l’utente abbia già qual-che competenza nell’uso di questo software e che lo utilizzi con una discretafrequenza, anche se a livello elementare.E’ questo l’utente che deve affrontare frequentemente problemi nuovi e chespesso li risolve con procedure laboriose e risultati non sempre soddisfacenti.Questo utente troverà in questo libro una serie di suggerimenti pensati persemplificargli la vita e per trovare soluzioni rapide ai più comuni problemi quo-tidiani.Non si tratta, se non raramente, di “trucchi” da professionisti o di ardite soluzio-ni che richiedono ore di apprendimento per poi guadagnare solo qualche minu-to nel lavoro quotidiano. La gran maggioranza delle soluzioni proposte nonrichiede lunghi tempi di apprendimento o notevoli capacità di astrazione, masolo qualche attenzione partecipata.Si tratta quasi sempre di piccoli accorgimenti che anche l’utente professionistapuò a volte trovare interessanti; la regola fondamentale che sta alla base di que-sto libro è cercare soluzioni semplici, di buon senso, facili da capire e da usare,per semplificare la vita a un utente non professionale.

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COME UTILIZZARE QUESTO LIBRO

Nulla proibisce di leggere questo libro dalla prima pagina fino all’ultima, maquesto è certamente il modo peggiore per trarne buoni frutti. Infatti questo nonè un romanzo, ma un manuale di consultazione pensato per risolvere problemipratici.Per questa ragione non esiste nessun ordine di priorità fra le domande. Ognidomanda è collocata all’interno di un paragrafo, in modo da facilitare la ricercaper argomento, ma nessuna domanda richiede come prerequisito la letturadelle domande precedenti.Il testo è suddiviso in sei capitoli, che trattano rispettivamente le funzioni di basedi Word, l'impaginazione di testi, la personalizzazione dell'ambiente, alcuni truc-chi estetici, i servizi linguistici e le funzioni avanzate di questo software di elabo-razione testi. Ogni capitolo è suddiviso a sua volta in paragrafi. Il lettore non èinvitato a leggere un capitolo per intero, ma a ricercare le risposte ai suoi pro-blemi specifici, consultando l’indice dei paragrafi.Per esempio, un lettore che desidera semplificare le operazioni di stampa faràbene a cercare le risposte ai suoi problemi nel paragrafo che tratta proprio que-sto argomento, rimandando la lettura di altri temi al momento in cui ne sentiràil bisogno.

CONVENZIONI ADOTTATE

Questo testo utilizza convenzioni tipografiche comuni alla maggior parte deitesti del settore. Nei limiti del possibile si è preferito evitare l’uso di lunghe frasitipo “...dopo aver attivato il menu Formato scegliere il comando Riga, seguitodal sottocomando Adatta...”.Per semplificare la trattazione si preferisce, in questo caso, usare la sequenza diparole FORMATO Riga Adatta, affidando al tipo di carattere (maiuscoletto, gras-setto, ecc.) l’individuazione della gerarchia e della sequenza dei comandi da uti-lizzare.

COMPETENZE RICHIESTE

Per poter leggere questo libro traendone il massimo di beneficio è necessarioavere già lavorato con Word almeno per affrontare i problemi più semplici (scrit-tura di una lettera, formattazione di caratteri, ecc.).

Trucchi sommario.qxd 12-12-2007 11:03 Pagina XII

Come minimo si richiede di saper usare la tastiera per scrivere testi, corregger-li, salvarli e stamparli. Se poi il lettore è già in grado anche di impaginare testi,controllare l'ortografia, usare le tabulazioni, ecc. la lettura di questo libro risulte-rà una piacevole passeggiata su terreni già in parte conosciuti.In ogni caso crediamo che anche un utente discretamente avanzato possa tro-vare in alcune parti del libro soluzioni originali ai suoi problemi più comuni.L’ambizione del testo è infatti quella di fare in modo che chiunque lo legga possaprima o poi dire “Oh! Finalmente! Questo piccolo trucco fa proprio al mio caso.Ma come ho fatto a non pensarci prima?”.

Milano, novembre 2004Laura Fiorini e Roberto Ceriani

Introduzione

XIII

maonmi

nicara

sec-o-è

o-

ràe-rà

eisito

dis-i-

ot-

Trucchi sommario.qxd 12-12-2007 11:03 Pagina XIII

SELEZIONARE IL TESTO

Esercizio 1.1È POSSIBILE SELEZIONARE PARTI DI DOCUMENTO NONCONTIGUE FRA DI LORO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiDalla versione XP di Word in poi è finalmente possibile effettuare selezioni mul-tiple di parti di testo non contigue. Questo tipo di selezione è molto comoda intutti i casi in cui occorre attribuire particolari proprietà, per esempio la stessaformattazione, a vari parti di documento.Per esempio, come si vede nella figura 1.1, è possibile selezionare molti nomipropri o sigle aziendali, per poi attribuire in un solo colpo a tutti la stessa for-mattazione (anche se, in questo caso, sarebbe preferibile utilizzare gli stili dicarattere).Per selezionare più parti di un documento non contigue occorre tenere pre-muto il tasto CTRL mentre le parti vengono selezionate una a una.

USARE LE FUNZIONI DI BASE

1

Capitolo 1

Trucchi01_6.qxd 12-12-2007 10:38 Pagina 1

1.2

EPDP

LiTeSndQsi•

••

Figura 1.1Selezione multipla di testo.

Esercizio 1.2 CHE DIFFERENZA C’È IN WORD FRA I PARAGRAFI E LEFRASI?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiIn Word un paragrafo sta a indicare tutto il testo digitato prima del simbolo diparagrafo (¶) che si ottiene premendo il tasto INVIO. Un paragrafo può quindiessere costituito da qualsiasi testo, anche privo di significato. Un paragrafo puòanche essere completamente vuoto: per esempio, premendo successivamentepiù volte il tasto INVIO si generano automaticamente più paragrafi vuoti suc-cessivi.

Una frase, invece, indica tutta la parte di testo racchiusa fra due successivi segnidi interpunzione di terzo livello. I segni di interpunzione possono così essereclassificati:• primo livello: la virgola;• secondo livello: due punti e punto e virgola;• terzo livello: punto, punto esclamativo e punto di domanda.All’elenco dei segni di terzo livello occorre aggiungere, per Word, il simbolo diparagrafo (¶), generato ogni volta che viene premuto il tasto INVIO.Nella figura 1.2 si vede come, all’interno di un lungo paragrafo, sia possibile sele-zionare solamente una frase. Per selezionare una frase occorre:

2

NotaNel linguaggio di Word la parola paragrafo, dall’inglese paragraph, equivalealla parola italiana capoverso.


1. portare il cursore in un punto qualsiasi della frase;2. premere per tre volte il tasto funzione F8.

Figura 1.2Frase selezionataall’interno di un paragrafo.

Esercizio 1.3 PERCHÉ, QUANDO SI SPOSTA IL CURSORE A SINISTRADEL TESTO, ESSO ASSUME LA FORMA DI FRECCIA CHEPUNTA VERSO DESTRA?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiSe si porta il puntatore del mouse a sinistra del testo digitato in Word, si puònotare che esso cambia forma e si trasforma in una freccia che punta in alto adestra.Quando il cursore si trova in questa zona della pagina, è possibile operare diver-si tipi di selezione:• singola riga: con un clic sinistro. Eventualmente si possono selezionare

più righe non contigue ripetendo l’operazione e tenendo premuto il tastoCTRL dopo la prima selezione di riga (figura 1.3);

• paragrafo: con un doppio clic sinistro (figura 1.4);• intero documento: con un triplo clic sinistro (oppure con un singolo clic

sinistro mentre si tiene premuto il tasto CTRL).

Capitolo 1

3

E

didiòtec-

nire

di

e-

SuggerimentoLe selezioni di frase, paragrafo, intero documento possono essere prodotteanche premendo successivamente più volte il tasto funzione F8.


ESBP

LiTeSzaBMscto

Figura 1.3Selezione multipla di più righe isolate.

Figura 1.4Selezione di unparagrafo.

LETTERE MAIUSCOLE E MINUSCOLE

Esercizio 1.4 IN CHE MODO SI PUÒ TRASFORMARE IN MINUSCOLO UNTESTO SCRITTO ERRONEAMENTE IN MAIUSCOLO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Può succedere, mentre si digita un testo, di premere erroneamente il tastoBLOC MAIUSC che imposta le lettere in maiuscolo. Non è necessario riscrivereil testo: basta selezionarlo, tenere premuto il tasto MAIUSC e premere contem-poraneamente il tasto F3. A una prima pressione il testo diventerà tutto minu-scolo, a una seconda solo le prime lettere delle parole selezionate diventeran-no maiuscole, a una successiva pressione le lettere torneranno tutte maiuscole.Questa è una comoda scorciatoia. È anche possibile scegliere il comandoFORMATO Maiuscole/minuscole per aprire una finestra con numerose opzioni,come si può vedere nella figura 1.5.

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Figura 1.5Finestra per operare sulle lettere maiuscole e minuscole.

Figura 1.6Un esempiodi capolettera.

Esercizio 1.5 SE IL TESTO È IN FRANCESE, QUALE STRUMENTO È POSSI-BILE UTILIZZARE PER ACCENTARE CORRETTAMENTE LEPAROLE?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Se il testo su cui si sta lavorando è in francese, è possibile impostare la visualiz-zazione di suggerimenti relativi ai caratteri maiuscoli accentati. Bisogna scegliere Opzioni dal menu STRUMENTI e selezionare la schedaModifica. A questo punto selezionando la casella di controllo Caratteri maiu-scoli accentati in francese, come mostrato nella Figura 1.7, si otterrà il risulta-to desiderato.

Capitolo 1

5

N

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Figura 1.7Finestra per impostare i caratteri maiuscoliaccentati in francese.

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RICERCHE E SOSTITUZIONI SPECIALI

Esercizio 1.6 COME È POSSIBILE EVITARE ECCESSIVE RIPETIZIONI DIUNA PAROLA?

Livello: FacileTempo necessario: 10 minutiSe, dopo aver riletto un lungo testo in prima bozza, ci si accorge che una paro-la è stata utilizzata in modo eccessivo (figura 1.8), si può scegliere di utilizzaredei sinonimi per migliorare lo stile del testo.

Figura 1.8Testo con eccessivaripetizionedi una parola.

6


Per cercare i sinonimi di una parola occorre selezionarla e scegliere il coman-do STRUMENTI Lingua Thesaurus. Nel riquadro attività di Word appaiono alcu-ni suggerimenti, come si può vedere nella figura 1.9.

Figura 1.9Ricerca dei sinonimi di una parola.

Individuato il sinonimo migliore, lo si seleziona e si preme il tasto Sostituisci.Automaticamente il sinonimo prende il posto della parola presente nell’originale.

Figura 1.10Ricerca e sostituzione.

Capitolo 1

7

DI

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1.23

InSopnAd

Esercizio 1.7 COME SI PUÒ SAPERE QUANTE VOLTE È PRESENTE UNACERTA PAROLA IN UN TESTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiWord non è dotato di un comando apposito che permetta di calcolare le ricor-renze di una parola, ma con un piccolo trucco si può comunque realizzare que-sto obiettivo. Supponiamo, per esempio, di voler sapere se nel romanzo “I pro-messi sposi” Renzo viene citato più o meno spesso di Lucia.Dopo aver caricato in Word il testo del romanzo, per esempio dopo averlo sca-ricato dal sito www.liberliber.it, per calcolare quante volte appare la parola Renzoè sufficiente chiedere a Word di sostituire la parola Renzo con la parola Renzostessa (figura 1.11).

Figura 1.11Sostituzione di una parola con se stessa.

Dopo aver premuto il pulsante Sostituisci tutto, Word pubblica il numero divolte che ha sostituito la parola richiesta con se stessa; questo numero indica ilnumero di ricorrenze della parola in oggetto. Come si vede in figura 1.12, neiPromessi sposi la parola Renzo appare ben 599 volte. Ripetendo l’operazione con Lucia si scopre che la promessa sposa viene citatasolo 397 volte, quasi come dire che il suo ruolo nel romanzo è pari solo al66,3% di quello del pluricitato amato! Per i più curiosi ricordiamo che DonAbbondio appare 234 volte, Agnese 219 volte, Fra Cristoforo 136 volte, la peste102 volte, l’Innominato 93 volte, mentre la Provvidenza fa da fanalino di codacon solo 22 citazioni.

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Figura 1.12Numero di sostituzioni di una parola.

Esercizio 1.8 COME SI POSSONO ELIMINARE I TROPPI SPAZI INSERITIIN UN TESTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiQuando riceviamo un testo scritto da persone poco abili nell’uso di Word capi-ta frequentemente che, per esigenze di impaginazione, l’autore abbia digitatolunghe sequenze di spazi, in modo da ottenere incolonnamenti o posiziona-menti di testo più o meno precisi.Queste impaginazioni improvvisate creano molti problemi quando occorreintervenire sul testo, perché, dopo ogni inserimento o cancellazione, gli spazi sispostano in posizioni indesiderate e tutta l’impaginazione va a farsi benedire.Per eliminare gli effetti di questi interventi improvvisati occorre eliminare tutti glispazi inutili. A questo scopo, si potrebbe pensare di usare il comando MODIFICA

Sostituisci e chiedere la sostituzione del carattere spazio con un insieme vuotodi caratteri; questa scelta, però, cancellerebbe tutti gli spazi del documento, tra-sformandolo in un’unica parola di enorme lunghezza.La scelta consigliata è quindi:

1. selezionare il comando MODIFICA Sostituisci;2. nella casella Trova scrivere due volte il carattere spazio;3. nella casella Sostituisci con scrivere una sola volta il carattere spazio.

In questo modo, dopo aver attivato il comando premendo il pulsanteSostituisci tutto, a ogni coppia di spazi ne verrà sostituito uno solo. Per esem-pio, se erano stati digitati 10 spazi successivi, al termine dell’operazione il loronumero si sarà ridotto a cinque.A questo punto occorre solo ripetere più volte lo stesso comando fino a quan-do apparirà una finestra di dialogo che comunicherà che non è possibile effet-

Capitolo 1

9

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PInInvoa suSriso(aAveSb

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ECRC

LiTeQrifigriseeSteac

tuare altre sostituzioni: questo sarà il segnale che nel documento sono sparititutti gli spazi doppi (figura 1.13).

Figura 1.13Sostituzione di tuttii doppi spazicompletata.

Esercizio 1.9 COME SI POSSONO ELIMINARE TROPPI SEGNI DI PARA-GRAFO ADIACENTI?

Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minutiCome tutti sanno, persone poco esperte nell’uso di Word possono ricorrere adartifici di impaginazione che possono creare più problemi di quanti ne risolvo-no. Uno di questi tipici ‘trucchi’ (che trucchi però non sono, ma solo espedien-ti poco professionali) consiste nel premere più volte il tasto INVIO in modo dafare apparire un determinato titolo all’inizio della pagina successiva (figura 1.14).

Figura 1.14Sequenza di segni di paragrafo.

10


Per passare a una nuova pagina sarebbe meglio utilizzare il comando INSERISCI

Interruzione Pagina, oppure premere la combinazione di tasti CTRL+INVIO.Infatti, una sequenza di a capi produce effetti negativi nell’impaginazione ognivolta che il testo viene ritoccato. Per eliminare le inutili ripetizioni del simbolo dia capo occorre seguire una procedura analoga a quella usata per eliminare lesuccessioni di spazi bianchi.Si tratta di sostituire un singolo paragrafo a ogni coppia di simboli di paragrafo,ripetendo quindi più volte l’operazione. Questo simbolo può essere ricercato esostituito nella finestra Trova di Word per mezzo della sequenza di caratteri ^p(accento circonflesso seguito da una “p” minuscola).A questo punto è sufficiente utilizzare il comando MODIFICA Sostituisci e scri-vere ^p^p nella casella Trova e ^p nella casella Sostituisci con (figura 1.15).Se si preme più volte il pulsante Sostituisci tutto verranno eliminati tutti i sim-boli di paragrafo doppi presenti nel testo.

Figura 1.15Sostituzione di doppisimboli di paragrafocon simboli di paragrafo singoli.

RIMANDI PARTICOLARI

Esercizio 1.10 COME SI PUÒ FARE IN MODO CHE ALCUNI PUNTI INTE-RESSANTI DI UN DOCUMENTO SIANO RAGGIUNGIBILICON FACILITÀ?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiQuando si lavora con documenti piuttosto lunghi può capitare che sia necessa-rio accedere frequentemente a un determinato paragrafo, a una particolarefigura, a una parola specifica o a un altro elemento che caratterizza il testo. Laricerca manuale di questo punto di riferimento, attraverso lo scorrimentosequenziale del documento, può risultare eccessivamente laboriosa e fonte dierrori.Si rende allora necessario utilizzare i segnalibri, ossia appositi marcatori all’in-terno del documento che Word può individuare con facilità, esattamente comeaccade con i classici segnalibri cartacei inseriti fra le pagine di un libro.

Capitolo 1

11

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Dopo aver individuato un punto interessante di un documento, per inserire unsegnalibro occorre:

1. selezionare la parte di testo che deve essere raggiunta dal rimando;2. selezionare il comando INSERISCI Segnalibro;3. nella finestra di dialogo che appare scrivere un nome appropriato per

ricordare facilmente il contenuto del nuovo segnalibro (figura 1.16);4. premere il pulsante Aggiungi.

Figura 1.16Inserimentodi un nuovosegnalibro.

Una volta costruito il nuovo segnalibro, mentre si sta lavorando in un punto qual-siasi del documento sarà sempre possibile attivare il comando MODIFICA Vai(oppure premere il tasto funzione F5). Si aprirà la finestra di dialogo mostrata nella figura 1.17, nella quale si potrà sele-zionare il segnalibro desiderato e, grazie a questo, portare immediatamente ilcursore nel punto in cui si trova il segnalibro, anche se questo punto dovessetrovarsi a decine di pagine dal punto di partenza.

Figura 1.17Rimando automaticoverso la posizione di un segnalibropreesistente.

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Esercizio 1.11 È POSSIBILE, QUANDO SI APRE UN DOCUMENTO,RIPRENDERE DIRETTAMENTE IL LAVORO NEL PUNTO INCUI LO SI È LASCIATO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiQuando si lavora su un lungo documento, solitamente lo si apre e lo si richiudepiù volte in modo da poterlo modificare e completare intervenendo ogni giornosu un aspetto particolare. Solitamente, in fase di revisione, un documento vienecorretto fino a un certo punto e quindi salvato per poter poi essere ripresodurante la successiva sessione di lavoro.In questo modo è molto raro il caso in cui il lavoro viene interrotto alla fine deldocumento, mentre è molto più frequente il caso in cui il lavoro deve essereripreso da un punto intermedio del testo. Ma dove si trova questo punto? Comeè possibile ricordarsi esattamente il punto in cui si è interrotto il lavoro primadell’ultimo salvataggio?Forse l’utente non lo ricorda, ma Word sì. Per riprendere il lavoro dove lo si èinterrotto l’ultima volta occorre:

1. aprire il documento;2. premere la combinazione di tasti MAIUSC+F5 (il cursore si porta automa-

ticamente nel punto in cui si trovava al momento dell’ultimo salvataggio);3. riprendere il lavoro.

Esercizio 1.12 COME SI PUÒ CERCARE UN FOGLIO DI LAVORO EXCELALL’INTERNO DI UN DOCUMENTO DI WORD?

Livello: DifficileTempo necessario: 30 minutiInnanzitutto occorre chiarire come si può inserire un foglio di Excel all’interno diun documento di Word. Un foglio di Excel è un oggetto; per inserirlo in un docu-mento di Word occorre usare il comando INSERISCI Oggetto. Appare una fine-stra di dialogo che permette di scegliere quale tipo di oggetto si desidera inse-rire (figura 1.18).

Capitolo 1

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Figura 1.18Inserimento di un foglio Excelall’internodi un documentoWord.

Una volta che nella posizione del cursore appare una casella contenente unfoglio Excel (figura 1.19), si può lavorare nella tabella come se si stesse lavoran-do con Excel; anche i comandi di Word verranno sostituiti da Excel fino a quan-do il cursore si trova all’interno della tabella.

Figura 1.19Tabella Excel inseritain un documentoWord.

Se in seguito, lavorando all’interno del documento Word, si desidera individua-re la tabella di Excel, l’operazione potrebbe essere piuttosto laboriosa nel casoin cui il documento fosse costituito da decine di pagine.Conviene quindi utilizzare il comando MODIFICA Vai che, fra le numerose possi-bilità disponibili, offre l’opportunità di ricercare direttamente uno degli oggettipresenti nel documento (figura 1.20).

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Figura 1.20Ricerca di un oggettoin un documentoWord.

In particolare, invece di accettare la proposta predefinita di cercare qualsiasioggetto, si può selezionare dall’elenco a discesa proprio l’oggetto Foglio dilavoro di Excel (figura 1.21). Questa scelta è particolarmente conveniente senel documento sono presenti numerosi tipi di oggetti diversi.In questo modo, il cursore si porterà direttamente nella posizione in cui si trovala prima tabella di Excel. Solo nel caso che il documento contenga numerosetabelle di Excel occorrerà ripetere l’operazione più volte fino a individuare latabella desiderata.

Figura 1.21Ricerca di una tabellaExcel all’interno di un documentoWord.

Esercizio 1.13 COME SI PUÒ INDIVIDUARE UN OGGETTO QUALSIASIPRESENTE IN UN DOCUMENTO WORD?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiAnalogamente a quanto si è visto nella domanda precedente, la ricerca di unoggetto qualsiasi all’interno di un documento Word può essere condotta con ilcomando MODIFICA Vai seguito dall’opzione Oggetto.Come si vede nella figura 1.22, è possibile ricercare oggetti appartenenti a unaclasse specifica. I tipi di classi disponibili dipendono dalla particolare installazio-ne con cui si lavora, oltre che da alcuni programmi aggiuntivi eventualmente dis-ponibili, non necessariamente compresi nel pacchetto Office.

Capitolo 1

15

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Figura 1.22Ricerca di un oggettoinserito in un documento.

USARE LE CASELLE DI TESTO

Esercizio 1.14 COME SI FA A INSERIRE IN UN DOCUMENTO UN BOX NONIN LINEA CON IL TESTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 5 minutiPer creare box non in linea con il testo si può utilizzare lo strumento casella ditesto. Un box di questo tipo può tornare utile, per esempio, per inserire appro-fondimenti del documento. Per disegnare velocemente una casella occorre utilizzare la barra degli stru-menti Disegno, oppure selezionare il comando INSERISCI Casella di testo. Aquesto punto, si fa clic nel documento e, tenendo premuto il pulsante delmouse, si trascina fino a creare una casella delle dimensioni desiderate.

Figura 1.23Casella di testo.

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NotaUna casella di testo può contenere sia testo che immagini.


Per modificare gli attributi di una casella di testo, per esempio il colore di riem-pimento, è possibile utilizzare le opzioni della barra degli strumenti DisegnoColore riempimento e Colore linea.

Esercizio 1.15 È POSSIBILE DARE ALLE CASELLE DI TESTO FORME DIVER-SE DAL RETTANGOLO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiLe caselle di testo possono assumere forme diverse utilizzando la barra deglistrumenti Disegno. Questa barra, solitamente attiva nella parte inferiore delloschermo, contiene la voce Forme, facendo clic sulla quale viene visualizzatauna grande possibilità di scelte (figura 1.24).

Figura 1.24Menu Forme della barra del Disegno.

Disegnata la forma scelta, è possibile scrivere al suo interno facendo clic con iltasto destro del mouse e selezionando la voce Aggiungi testo, come mostra-to nella figura 1.25.

Capitolo 1

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Figura 1.25Forma con testo.

Esercizio 1.16 COSA SI PUÒ FARE SE LA CASELLA DI TESTO NON RIESCEA CONTENERE TUTTO IL TESTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiSe la casella di testo non contiene tutto il testo digitato, la si può allargare uti-lizzando le maniglie di ridimensionamento (i piccoli cerchietti che appaiono sulbordo della casella). Altrimenti, se il tipo di documento lo permette, si può river-sare il testo in eccesso in un’altra casella di testo.

Figura 1.26Testo distribuito in duecaselle di testo.

Occorre disegnare la seconda casella di testo, fare un clic per evidenziare laprima, premere il pulsante Crea collegamento con un’altra casella sullabarra degli strumenti Casella di testo e portare il puntatore del mouse sullaseconda. Il puntatore si trasforma in una brocca che, con un clic del mouse,riversa il testo in eccesso nella prima casella (figura 1.26).Se si desidera interrompere il collegamento tra due caselle, occorre essere nellavisualizzazione Layout di stampa. Da questa visualizzazione occorre selezionarela casella di testo dalla quale si desidera interrompere il riversamento del testo.

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Per far questo, bisogna spostare il puntatore sul bordo della casella di testo fin-ché diventa una freccia a quattro punte, quindi fare clic sul bordo. Sulla barradegli strumenti Casella di testo occorre premere il pulsante Interrompi col-legamento tra caselle. La seconda casella di testo ora si presenta vuota.

STAMPARE I DOCUMENTI

Esercizio 1.17 COME SI POSSONO STAMPARE PIÙ PAGINE SU UN UNICOFOGLIO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiPer vedere come si presenteranno le pagine nel loro insieme dopo la stampa,oltre a usare l’anteprima di stampa per vedere il layout a schermo, è possibilestampare più pagine su un unico foglio. Le pagine vengono automaticamenteridotte alle dimensioni adeguate e raggruppate in un’unica pagina. Per ottene-re questo risultato occorre scegliere Stampa dal menu FILE. All’interno dellasezione Zoom, bisogna quindi selezionare, nella casella Pagine per foglio,l’opzione desiderata. Per stampare, ad esempio, un documento di quattro pagi-ne su un unico foglio, fare clic su 4 pagine (figura 1.27).

Figura 1.27Finestra per stamparepiù pagine su un unico foglio.

Capitolo 1

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Esercizio 1.18 COME SI PUÒ STAMPARE DALL’ULTIMA PAGINA ALLAPRIMA?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiLe stampanti sono sempre state una delle croci di qualsiasi utente di computer.A volte viene da pensare che i costruttori di computer e quelli delle stampantivivano su pianeti diversi non comunicanti fra loro. Forse l’esempio è esagerato,ma alzi la mano chi non ha mai avuto problemi con una stampante!Uno dei tanti problemi che possono sorgere è quello relativo all’ordine dellepagine. La maggior parte delle stampanti moderne fanno uscire i fogli stampa-ti in modo che mostrino il lato non stampato verso l’alto; in questo modo, unavolta preso in mano l’intero pacchetto di fogli e giratolo dalla parte corretta, tro-viamo in alto la prima pagina e sotto le altre pagine in numerazione progressi-va. Per motivi misteriosi esistono tuttavia stampanti che fanno uscire i fogli conla stampa verso l’alto. La cosa è molto comoda se si stampano fogli singoli, maappena si stampano sequenze di due o più pagine ci si ritrova in mano un pac-chetto di pagine in ordine inverso rispetto a quello desiderato, il che costringe ariordinare i fogli a mano. Se l’operazione riguarda la stampa di un documento didecine di pagine è evidente la perdita di tempo e il rischio di errori che ne con-segue. Per ovviare al problema occorre utilizzare il comando di stampa in ordi-ne inverso che permette di stampare il documento iniziando dall’ultima pagina.Bisogna aprire il menu STRUMENTI, scegliere la voce Opzioni e la schedaStampa (figura 1.28).

Figura 1.28Finestra per impostare la stampa del documento.

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Nella sezione Opzioni di stampa selezionare la casella di controllo Cambiaordine di stampa.

Esercizio 1.19 COME SI PUÒ STAMPARE IN FRONTE-RETRO?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiNella scheda Stampa della finestra di dialogo Opzioni è contenuta anche l’op-zione che consente di stampare le pagine in fronte-retro, ossia su entrambe lefacciate del foglio di carta.Prima occorre stampare le pagine dispari, quindi si tolgono dalla stampante lepagine stampate, le si reinseriscono e si stampano le pagine pari. Occorre pre-stare molta attenzione al verso delle pagine quando le si reintroducono nel cas-setto della stampante per la stampa sul retro. Nella finestra delle opzioni, all’interno della sezione Opzioni per stampafronte e retro si deve attivare per prima cosa la casella di controlloOrdStampa1 e procedere alla stampa; dopo aver reinserito i fogli per la stam-pa sul retro si attiva la casella di controllo OrdStampa2 e si stampa nuova-mente il documento.

Esercizio 1.20 È POSSIBILE STAMPARE LE PROPRIETÀ DEL DOCUMEN-TO?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiUna funzione un po’ trascurata è quella delle proprietà del documento, che for-nisce informazioni sul file quali il nome dell’autore, le parole chiave o i commentiche possono essere utili anche per la ricerca del documento stesso (figura 1.29).Se si desiderano stampare le proprietà del documento dopo la stampa deldocumento, occorre aprire il menu STRUMENTI, scegliere il comando Opzioni eattivare la scheda Stampa (figura 1.30).

Capitolo 1

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Figura 1.29Finestra Proprietà.

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Figura 1.30Scheda Stampa della finestra Opzioni.

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Nell’area Includi nel documento occorre attivare la casella di controlloRiepilogo informazioni.Se invece si desiderano stampare soltanto le proprietà del documento, occorrescegliere il comando Stampa dal menu FILE e, dalla casella Stampa di, sce-gliere Riepilogo informazioni (figura 1.31).

Figura 1.31Finestra Stampa con attivato il comando Riepilogoinformazioni.

Esercizio 1.21 COME SI POSSONO APPORTARE MODIFICHE AL TESTOQUANDO CI SI TROVA IN ANTEPRIMA DI STAMPA?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiPrima di stampare un documento è bene vedere quale sarà l’effetto finale uti-lizzando il comando Anteprima di stampa del menu FILE. Attivando questocomando si entra in un altro tipo di visualizzazione e viene attivata la barra dellafigura 1.32.

Figura 1.32Barra di Anteprima di stampa.

Attivando il quarto pulsante, si possono vedere contemporaneamente più pagi-ne del documento.

Capitolo 1

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LTeCleminOpEcp(f

È anche possibile apportare delle modifiche al documento in questa visualizza-zione. A questo scopo occorre disattivare la lente di ingrandimento premendo ilpulsante Lente di ingrandimento dalla barra degli strumenti (è il secondo): inquesto modo si può scrivere direttamente nell’anteprima di stampa.

Esercizio 1.22 COME È POSSIBILE IMPEDIRE CHE VENGA STAMPATA L’UL-TIMA PAGINA DI UN DOCUMENTO FORMATA DA POCHERIGHE?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiDopo aver impaginato il testo ed essere pronti per la stampa, ci si può accor-gere che l’ultima pagina è costituita da poche righe che rendono poco elegan-te il documento (figura 1.33).Con Word è possibile fare in modo che le ultime righe vengano portate nellapagina precedente evitando così inutili ‘code’ di documento.

Figura 1.33Documento visto in Anteprima di stampa con ultimapagina costituita da poche righe.

24

SuggerimentoPer uscire dall’anteprima di stampa è necessario fare clic sul pulsante Chiudio premere il tasto ESC.


Questa operazione può essere fatta nella visualizzazione di Anteprima distampa utilizzando il pulsante Riduci di una pagina della barra degli stru-menti..

Esercizio 1.23 COME È POSSIBILE RIDIMENSIONARE UN DOCUMENTOPER ADATTARLO A FOGLI DI DIMENSIONI DIVERSE?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiCome le fotocopiatrici che dispongono di una funzione per ingrandire o ridurrele dimensioni dei testi, in Microsoft Word sono disponibili vari metodi per ridi-mensionare un documento per la stampa, senza dover regolare i margini o leinterruzioni di riga. Occorre tenere conto che, quando si ridimensiona un documento per la stam-pa, le modifiche avranno effetto solo sul documento stampato. Ecco come procedere: scegliere Stampa dal menu FILE. Nella casella di grup-po Zoom, fare clic sull’opzione desiderata nella casella Adatta al formato(figura 1.34).

Figura 1.34Finestra per modificare le dimensioni del documento.

Capitolo 1

25

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AttenzioneDopo aver ridotto il numero di pagine e aver salvato il documento, è abba-stanza difficile ritornare alla situazione originale.


In questo modo il documento sarà adattato per la sessione di stampa corrente.Per adattare i documenti per tutte le sessioni di stampa, scegliere Opzioni dalmenu STRUMENTI, fare clic sulla scheda Stampa e selezionare la casella di con-trollo Conversione automatica Lettera USA/A4 per avere sempre garantitala stampa corretta su fogli di formato A4.

Esercizio 1.24 COME MAI IN STAMPA, A VOLTE, NON COMPAIONO LEPAROLE SCRITTE CON IL CARATTERE UTILIZZATO DURAN-TE LA STESURA DEL DOCUMENTO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiNon tutti i caratteri presenti in Word sono anche disponibili nella stampante. Perquesto motivo il documento visualizzato a schermo risulta diverso da quellostampato.È possibile cambiare il tipo di carattere che viene utilizzato automaticamente insostituzione di quello non disponibile. Scegliere Opzioni dal menu STRUMENTI,quindi fare clic sulla scheda Compatibilità (figura 1.35).Fare clic su Sostituzione tipi di carattere. In questa casella selezionare ilnome del carattere mancante dall’elenco Tipo di carattere mancante. Nellacasella Tipo di carattere sostitutivo selezionare un tipo di carattere diverso.

Figura 1.35Finestra per sostituireil carattere di defaultdella stampante.

26


IMPOSTARE LE PAGINE

Esercizio 2.1 È POSSIBILE, ALL’INTERNO DI UN DOCUMENTO IMPAGI-NATO VERTICALMENTE, INSERIRE UNA PAGINA STAMPA-TA ORIZZONTALMENTE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiQuando si scrive una relazione di più pagine, capita frequentemente di doverinserire tabelle, per esempio copiate da un foglio di lavoro Excel. Non semprequeste tabelle hanno dimensioni tali da stare comodamente all’interno di unanormale pagina verticale, quindi si rende necessario inserire una pagina oriz-zontale.Questa esigenza, tuttavia, può contrastare con quella di presentare il resto deldocumento impaginato verticalmente. Si potrebbe pensare che la soluzione delproblema consista nello stampare due documenti differenti (uno impaginatoverticalmente e un altro orizzontalmente) e quindi provvedere manualmente ainserire la pagina orizzontale all’interno del pacchetto di pagine stampate verti-calmente.Questo metodo, anche trascurandone la macchinosità, ha il difetto di rendereimpossibile una corretta numerazione sequenziale delle pagine.Fortunatamente Word fornisce un metodo alternativo molto più semplice per

IMPAGINARE I TESTI

27

Capitolo 2


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LiTeCleid

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ottenere lo stesso effetto all’interno di un unico documento, che risulterà con-tenere pagine da stampare sia in verticale sia in orizzontale.Supponendo di operare con un documento impaginato verticalmente, per inse-rire una o più pagine stampate orizzontalmente è sufficiente:

1. selezionare la parte di testo da impaginare orizzontalmente;2. attivare il comando INSERISCI Interruzione;3. scegliere l’opzione Interruzione di sezione pagina successiva;4. la parte di testo selezionata in precedenza appartiene a una sezione di

documento diversa da quella precedente e dalla successiva;5. con il cursore in un punto qualsiasi della sezione così creata attivare il

comando FILE Imposta pagina;6. nella scheda Margini scegliere l’orientamento Orizzontale (figura 2.1).

Figura 2.1Impaginazioneorizzontale all’internodi una sezione di testo.

In questo modo, la sezione creata in precedenza verrà stampata in orizzontale,mentre il resto del documento resta verticale. Questo procedimento, applicabi-le in particolare a sezioni di testo contenenti tabelle di una certa larghezza, puòessere ripetuto più volte nello stesso documento, in modo da ottenere un testola cui stampa sarà di volta in volta su pagine verticali oppure orizzontali.Per esempio, nella figura 2.2 si vede l’anteprima di stampa di un documento incui una pagina è verticale e un’altra orizzontale.

Figura 2.2Documentoimpaginato in parteverticalmente e inparteorizzontalmente.

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Esercizio 2.2 COME È POSSIBILE NUMERARE LE RIGHE DI UN TESTO?

Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minutiCome si vede nella figura 2.3, un brano letterario, una poesia o un documentolegale sono esempi di testi in cui può essere necessario numerare le righe peridentificarle meglio nelle citazioni che fanno riferimento ad esse.

Figura 2.3Testo letterario con lerighe numerate.

Per ottenere questo effetto occorre selezionare il comando FILE Imposta pagi-na e, nella scheda Layout, attivare il pulsante Numeri di riga: viene visualiz-zata la finestra di dialogo riportata nella figura 2.4.

Figura 2.4Inserimento dei numeri di riga.

Capitolo 2

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Nella figura 2.2 si può osservare che le righe del brano letterario vengononumerate ogni cinque, iniziando dalla prima riga del romanzo, ignorando nelconteggio le righe iniziali del titolo. Per ottenere questo effetto si è dovuto ricor-rere a un piccolo trucco:

1. all’inizio del testo letterario è stata inserita un’interruzione di sezione con-tinua con il comando INSERISCI Interruzione (figura 2.5);

2. nella seconda sezione (quella costituita dal testo che segue l’interruzionedi sezione) è stato inserito il comando di numerazione di righe con l’opzio-ne Ricomincia ad ogni sezione.

Figura 2.5Inserimento di un’interruzione di sezione continua.

Esercizio 2.3 COME È POSSIBILE INSERIRE ELEMENTI IDENTIFICATIVIDEL DOCUMENTO?

Livello: medio Tempo necessario: 10 minuti Quando un documento stampato è costituito da più fogli, è facile confondere ilcorretto ordinamento delle pagine; per questa ragione è utile identificare ognipagina stampata utilizzando un numero progressivo. Inoltre, se si stampano più documenti diversi, può capitare di confondere lepagine di un documento con quelle di un altro; conviene allora inserire un tito-lo ricorrente, o anche il nome del file in uso, in modo appaiano su ogni paginadel documento.

30

NotaLa produzione di una nuova sezione continua implica che la nuova sezione ini-zia nella stessa pagina della precedente.


Per inserire i dati identificativi del documento, occorre aprire il menu VISUALIZZA

e scegliere il comando Intestazione e piè di pagina. Questo comando atti-va la relativa barra degli strumenti (figura 2.6); inoltre, vengono visualizzati duerettangoli tratteggiati, uno all’inizio e uno alla fine della pagina.

Figura 2.6Barra degli strumentiIntestazione e piè di pagina.

Se si desidera inserire alcune informazioni a piè di pagina occorre fare clic all’in-terno del rettangolo che si trova in fondo al documento e utilizzare la barra deglistrumenti, che presenta i seguenti comandi:

• Inserisci voce di glossario, che contiene al suo interno altri comandi;• numero di pagina;• numero di pagine;• formato pagina numeri;• inserisci data;• inserisci ora;• imposta pagina;• mostra/nascondi testo documento;• come sezione precedente;• alterna intestazione/piè di pagina;• mostra precedente;• mostra successiva.

Ipotizziamo che sia necessario inserire, nel piè di pagina del documento sulquale si sta lavorando, il nome del file, l’autore e il numero di pagina. Per ilnome del file e dell’autore del documento occorre fare un clic sul pulsanteInserisci voce di glossario e selezionare, ripetendo l’operazione, Nome filee, successivamente, Autore. Per inserire il numero di pagina premiamo ilsecondo pulsante della barra. Per documenti lunghi è consigliabile inserireanche il numero complessivo di pagine che lo compongono, separandolo dalnumero di pagina con un segno, ad esempio “/”.Dopo aver inserito i campi desiderati, che in questo caso saranno apparsi nelrettangolo a piè di pagina, si può uscire dalle opzioni facendo clic sul pulsanteChiudi della barra degli strumenti. Si torna quindi nella modalità di gestione deldocumento: i campi inseriti nel piè di pagina (o nell’intestazione) saranno visua-lizzati su tutti i fogli del documento.

Capitolo 2

31

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IMPAGINARE IN COLONNE

Esercizio 2.4 COME SI PUÒ SCRIVERE UN TESTO SU PIÙ COLONNE?

Livello: FacileTempo necessario: 10 minutiIl modo più semplice per fare in modo che una parte di testo appaia su piùcolonne consiste nel:

1. selezionare la parte di testo da riportare su più colonne2. fare clic sul pulsante Colonne (figura 2.7) e scegliere con il mouse il

numero di colonne desiderato.

Figura 2.7Scelta del numero dicolonne desiderate.

La parte di testo selezionata apparirà automaticamente impaginata nel nume-ro di colonne prescelto (figura 2.8).

Figura 2.8Testo parzialmente sutre colonne.

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Esercizio 2.5 COME SI PUÒ OTTENERE UNA COLONNA DI DIMENSIONIDIVERSE DALLE ALTRE?

Livello: FacileTempo necessario: 10 minutiDopo che una parte di testo è impaginata su più colonne, è possibile modifica-re la larghezza di qualsiasi colonna usando il comando FORMATO Colonne.Appare la finestra di dialogo mostrata nella figura 2.9, grazie alla quale si puòstabilire la dimensione di ciascuna colonna e quella dello spazio fra una colon-na e l’altra.

Figura 2.9Scelte possibili per le colonne.

È anche possibile inserire una linea di separazione fra colonne contigue, inmodo da facilitare la lettura del testo. Si ottiene così un’impaginazione analogaa quella mostrata nella figura 2.10.

Figura 2.10Colonne di diversalarghezza separateda una linea.

Capitolo 2

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Esercizio 2.6 CHE DIFFERENZA C’È FRA UN’IMPAGINAZIONE PERTABELLE E UN’IMPAGINAZIONE PER COLONNE?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiUn’impaginazione su colonne è pensata per una lettura sequenziale; per esem-pio, un articolo di giornale è normalmente impaginato su più colonne. Nellafigura 2.11 si vede l’ordine di lettura di un testo impaginato su tre colonne.Un’impaginazione di un testo in formato tabellare è invece tipica di un catalogo:in ogni riga sono presenti le proprietà di un certo elemento. L’ordine di lettura diuna tabella non è determinabile a priori. Una caratteristica di una tabella è chel’altezza di una cella è pari all’altezza massima delle celle nella stessa riga (figu-ra 2.12).

Figura 2.11Impaginazione su tre colonne.

Figura 2.12Impaginazione in formato tabella.

Per ottenere un’impaginazione per colonne occorre il comando FORMATO

Colonne, mentre se si vuole impaginare in formato tabellare occorre scrivere iltesto nelle celle che appaiono dopo aver costruito una tabella con il comandoTABELLA Inserisci.

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Esercizio 2.7 È POSSIBILE SCRIVERE SU PIÙ COLONNE SOLO IN UNAPARTE DI UNA PAGINA?

Livello: Medio Tempo necessario: 30 minutiUn documento di Word è costituito da una o più sezioni. Una sezione è unaparte di documento caratterizzata da una particolare impaginazione. Per esem-pio, tutte le pagine di una sezione hanno in comune l’ampiezza dei margini el’orientamento della pagina (orizzontale o verticale).Per indicare a Word che si desidera separare il documento in due o più sezionioccorre usare il comando INSERISCI Interruzione, attivando l’opzioneInterruzione di sezione nella finestra di dialogo visualizzata. Fra i diversi tipi di interruzione di sezione disponibili, si può scegliere l’interru-zione Continua, che permette di modificare l’impaginazione all’interno dellastessa pagina.Le modifiche disponibili con l’interruzione continua non sono tutte quelle che sipotrebbero realizzare iniziando una nuova sezione in una pagina nuova (peresempio, è impossibile che le due sezioni presenti nella stessa pagina realizzi-no l’una un’impaginazione su foglio verticale e l’altra un’impaginazione orizzon-tale), tuttavia è possibile che il numero di colonne di una sezione differisca daquello di un’altra.Come si vede nella figura 2.13, è possibile che su una stessa pagina appaianoparti di testi impaginate su una, due o tre colonne.

Figura 2.13Testo impaginato in parte su una colonna, in parte su due e in parte su tre colonne.

Capitolo 2

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Per ottenere questo effetto è sufficiente selezionare una parte di testo e clicca-re sul pulsante Colonne, in modo da scegliere il numero di colonne per il testoselezionato. Word provvederà automaticamente a inserire i tagli di sezione, evi-tando all’utente questo compito a volte un po’ laborioso.

Esercizio 2.8 COME SI PUÒ RENDERE PIÙ LEGGIBILE UN TESTO IMPAGI-NATO SU COLONNE STRETTE?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiQuando la dimensione di una colonna è piuttosto ridotta, in particolare se sidesidera usare la giustificazione dei paragrafi, può capitare che su una singolariga vengano mostrate poche parole separate da spazi antiestetici che rendonodifficoltosa la lettura (figura 2.14).

Figura 2.14Effetto antiestetico di un testo giustificatosu colonne strette.

Per ridurre questo sgradevole effetto è consigliabile utilizzare il comandoSTRUMENTI Lingua Sillabazione che fa apparire la finestra di dialogo mostratanella figura 2.15.

Figura 2.15Impostazione dei criteri di sillabazione.

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In questo modo il testo potrà riempire più efficacemente gli spazi bianchi fra unaparola e la successiva, ottenendo sia un risparmio di carta sia un effetto esteti-co migliore, che facilita la lettura.

Esercizio 2.9 COME INIZIARE UNA FRASE IN UNA COLONNA, ANCHE SELA PRECEDENTE NON È SCRITTA FINO IN FONDO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiQuando si scrive un testo su più colonne, può capitare che si renda necessarioiniziare un nuovo paragrafo all’inizio di una nuova colonna, oppure può esserenecessario iniziare una nuova colonna con un titolo o con una frase particolare. In questi casi, se la colonna precedente non è arrivata alla fine della pagina, gliutenti meno esperti battono più volte il tasto INVIO, fino a spostare la frase desi-derata all’inizio della nuova colonna (figura 2.16).A parte la macchinosità e la scarsa eleganza di questo metodo, in questo casol’intera impaginazione può risultare rovinata in conseguenza di piccole modifi-che al testo. Infatti, ogni volta che si aggiunge o si elimina una parte di testo siverifica uno spostamento di tutta la parte di testo rimanente che segue.Per evitare questi risultati sgradevoli occorre:

1. portare il cursore nel punto precedente alla parola con cui deve iniziare lanuova colonna;

2. attivare il comando INSERISCI Interruzione;3. scegliere l’opzione Di colonna.Si ottiene così lo stesso risultato apparente, con in più il vantaggio di poter intro-durre piccole modifiche al testo senza dover rifare nuovamente l’impaginazione(figura 2.17).

Figura 2.16Spostamentoscorretto su unanuova colonna.

Capitolo 2

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Figura 2.17Spostamento correttosu una nuovacolonna.

USARE LE TABULAZIONI

Esercizio 2.10 COME SI IMPOSTANO LE TABULAZIONI?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiIn un documento può essere necessario impostare delle tabulazioni, per esem-pio, per allineare un elenco di dati di un listino prezzi.Nella figura 2.18, le voci del listino sono state impostate con la tabulazione a sini-stra, il numero di confezioni con tabulazione centrata, l’importo in euro contabulazione decimale.

Figura 2.18Esempio di listinoprezzi.

Per impostare una tabulazione occorre che sullo schermo sia visibile il righello.Se non è presente, basta aprire il menu VISUALIZZA e selezionare il comandoRighello. Il righello presenta, all’estremità di sinistra, un pulsante: ogni volta chelo si preme, appare un tipo di tabulazione differente.

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Il punto di tabulazione consente di posizionare e allineare il testo sulla pagina.Word offre quattro tipi di tabulazione. Utilizzando il primo pulsante il testo vienedisposto a destra rispetto al punto di tabulazione; il secondo dispone il testo alcentro rispetto al punto di tabulazione; con il terzo il testo viene disposto a sini-stra rispetto al punto di tabulazione. Se il testo si estende oltre lo spazio dispo-nibile a sinistra, proseguirà a destra del punto di tabulazione. Il quarto pulsantepermette di impostare la tabulazione utilizzando anche numeri decimali: il testoche precede la virgola decimale viene disposto a sinistra, mentre il testo chesegue la virgola decimale si estende a destra. Scelta la tabulazione opportuna,si deve fare clic sul righello orizzontale nel punto in cui si desidera impostare latabulazione. Premendo il tasto TAB, il puntatore si posiziona nel punto di tabu-lazione e il testo viene scritto secondo l’impostazione assegnata.Eliminare un punto di tabulazione è semplice: basta posizionare il puntatore delmouse sopra di essa e, tenendo premuto il tasto sinistro, trascinarla verso l’alto.

Esercizio 2.11COME SI PUÒ EVITARE DI CONFONDERE LE RIGHE LEG-GENDO UN CATALOGO?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiL’indice del catalogo o, in generale, del documento che si sta realizzando, costi-tuisce una parte importante specialmente per l’utente finale. Il lettore, infatti, inun catalogo costituito da più pagine, consulta subito l’indice per trovare l’infor-mazione che sta cercando. Per questo motivo, come si vede nella figura 2.19,risulta più pratico unire con dei segni, chiamati caratteri di riempimento, la vocedell’indice alla relativa pagina.

Figura 2.19Esempio di tabulazione con caratteri di riempimento.

Capitolo 2

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Per ottenere tabulazioni con i caratteri di riempimento occorre, dopo che si èscritto il testo, evidenziarlo e scegliere il comando Tabulazioni del menuFORMATO (figura 2.20). Nella finestra visualizzata, si sceglie quindi il tipo di carat-tere di riempimento da utilizzare con la tabulazione, selezionandolo dalla sezio-ne Carattere di riempimento.Dopo aver impostato i valori, premere OK e il gioco è fatto. L’indice sarà di faci-le lettura.

Figura 2.20Finestra Tabulazioni.

Esercizio 2.12 COME È POSSIBILE IN UNA LETTERA CREARE PARAGRAFIRIENTRATI?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiQuando si scrive una lettera, è convenzione far rientrare la prima riga del para-grafo. Questa scelta stilistica aiuta il lettore a comprendere meglio il contenutodel messaggio e a cogliere gli argomenti che vengono trattati (figura 2.21).Per creare il rientro della prima riga del paragrafo occorre portare il cursore sul-l’indicatore di rientro della prima riga, cioè sul triangolo rivolto verso il basso cheappare a sinistra sul righello, e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, tra-scinarlo verso destra nella posizione in cui si vuole fare rientrare la prima rigadel paragrafo. Rilasciare il mouse quando il triangolo ha raggiunto la posizionedesiderata.

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Figura 2.21Esempio di letteracon rientro prima rigadi paragrafo.

Per creare, come nella figura 2.22, un rientro sporgente utilizzato spesso con glielenchi puntati, occorre trascinare l’indicatore di rientro sporgente, cioè il trian-golo con la punta rivolta verso l’alto, nella posizione iniziale del rientro.

Figura 2.22Esempio di elencopuntato con rientrosporgente.

Per impostare misure più esatte per il rientro sporgente, si consiglia di sceglie-re Paragrafo dal menu FORMATO e selezionare la scheda Rientri e spaziatu-ra (figura 2.23). Nella sezione Rientri si sceglie, dalla casella di riepilogoSpeciale, la voce Sporgente. Nella casella Rientra di si imposta quindi laquantità di spazio desiderata per il rientro sporgente.

Figura 2.23Finestra Paragrafoper impostare il rientro sporgente.

Capitolo 2

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LAVORARE CON LE TABELLE

Esercizio 2.13 È POSSIBILE IMPORTARE IN WORD UNA TABELLA CREATACON EXCEL O ACCESS?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti Un tabella può essere importata da Excel o da Access attraverso gli Appunti diWindows; per le tabelle importate valgono tutte le proprietà delle tabelle gene-rate direttamente con Word. Una tabella di Word può anche essere esportatada Excel o da Access, anche se nei lavori usuali è più frequente l’importazionedell’esportazione.Quando si importa una tabella occorre prestare attenzione alle dimensioni dellapagina di Word. Se la pagina è troppo stretta si può dare l’impostazione oriz-zontale; in alternativa si possono ridimensionare le colonne della tabella trasci-nando il bordo di una colonna mentre nessuna cella è selezionata.Per inserire una tabella creata in Excel in un documento di Word, occorre apri-re il foglio Excel interessato, selezionare l’area che si intende copiare e, dopoaver premuto il tasto destro del mouse, scegliere Copia dal menu visualizzato(figura 2.24).

Figura 2.24Selezione di una partedella tabella di Excelda copiare nel documento di Word.

Dopo essere tornati al documento di Word, si posiziona il mouse nel punto delfoglio in cui si vuole venga copiata la tabella di Excel e si preme il tasto destrodel mouse, scegliendo quindi Incolla dal menu visualizzato.

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Esercizio 2.14 È POSSIBILE FARE CALCOLI CON UNA TABELLA DI WORD?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiAnche con Word è possibile fare dei calcoli, evitando quindi di dover aprire Excele poi importare la tabella o i risultati (figura 2.25).

Figura 2.25Somma di datiall’interno di una tabella di Word.

Per fare la somma in una tabella, come quella della figura, occorre che il cur-sore sia posizionato all’interno della cella che deve contenere il risultato dellasomma, aprire il menu TABELLA e selezionare il comando Formula (figura2.26).

Figura 2.26Finestra del comandoFormula.

Nel campo Formula appare la funzione di somma =SUM(above). PremendoOK la funzione sommerà i valori contenuti nelle celle sopra il campo che con-terrà il totale.

Capitolo 2

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Nella finestra Formula si può scegliere l’operazione da effettuare tra quelle pro-poste dal menu Incolla funzione e scegliere il formato del risultato dell’opera-zione tra le proposte del menu Formato numero.

Esercizio 2.15 COME È POSSIBILE ORDINARE I DATI DI UNA TABELLA?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minuti In una tabella si possono ordinare testo, numeri o dati in ordine crescente (da Aa Z, da zero a 9 o dalla data meno recente a quella più recente) o in ordinedecrescente (da Z ad A, da 9 a zero o dalla data più recente a quella menorecente). Si può ordinare una singola colonna o l’intera tabella. Dopo aver selezionato l’a-rea da ordinare, occorre aprire il menu TABELLA e selezionare il comandoOrdina (figura 2.27).

Figura 2.27Finestra per ordinarenumeri della tabella.

La finestra permette di fare le opportune scelte: se c’è, è riportato il nome del-l’intestazione della colonna che si desidera ordinare o, altrimenti, il numero dellacolonna; si possono, inoltre, ordinare i dati in senso crescente o decrescente.Fatte le scelte desiderate, occorre fare clic sul pulsante OK per chiudere la fine-stra e applicare l’ordinamento.

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Esercizio 2.16 IN CHE MODO È POSSIBILE EVIDENZIARE I DATI DI UNACELLA?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiWord permette di applicare formattazioni di bordo diverse a ogni lato delle celledella tabella. In questo modo, i dati più importanti possono essere messi in evi-denza, come nella figura 2.28, e favorire la lettura della tabella.

Figura 2.28Tabella con celleevidenziate con bordidi formato e colorediverso.

Per modificare le caratteristiche dei bordi, occorre selezionare le celle di tabel-la che contengono i dati da evidenziare, aprire il menu FORMATO e selezionare ilcomando Bordi e sfondo (figura 2.29).Nella sezione della finestra, in basso a destra, occorre aprire la finestra a tendi-na dell’area Applica a e selezionare la voce CellePer modificare la caratteristica del bordo occorre scegliere quello desiderato trale proposte della casella Stile; per cambiare il colore, scegliere tra quelli dellacasella Colore; per attribuire uno spessore diverso, utilizzare Spessore.

Figura 2.29Finestra del comandoBordi e sfondo.

Capitolo 2

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1.2

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7.

Per attribuire caratteristiche diverse ai bordi della stessa cella, come nell’esem-pio precedentemente proposto, occorre agire sull’anteprima cliccando sui bordidel diagramma, come indicato dalla breve spiegazione scritta nella finestra, outilizzare i pulsanti posizionati intorno all’anteprima.

Esercizio 2.17 COME SI PUÒ CONVERTIRE UN ELENCO DI INDIRIZZI E-MAIL DA EXCEL A WORD?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiDato un indirizzario E-mail disponibile in Excel, può essere utile convertirlo inuna normale tabella di Word, in modo da sottoporlo ad elaborazioni di testonormalmente impossibili all’interno di Excel.

Figura 2.30Indirizzario E-mail in Excel.

Per esempio, l’indirizzario Excel mostrato in figura 2.30 può essere facilmenteconvertito nella tabella Word di figura 2.31 con le seguenti semplici operazioni:1. selezionare la parte di tabella da portare in Word;2. copiarla negli Appunti (CTRL+C, oppure MODIFICA Copia);3. aprire Word e portare il cursore nel punto di inserimento;4. copiare gli appunti (CTRL+V, oppure MODIFICA Incolla).

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Figura 2.31Indirizzario Excelcopiato in Word.

Esercizio 2.18 COME SI PUÒ CONVERTIRE UNA TABELLA DI INDIRIZZI E-MAIL IN UN INDIRIZZARIO DA USARE PER SPEDIRE UNMESSAGGIO A PIÙ DESTINATARI?

Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minutiSpesso è disponibile un indirizzario in formato di tabella, prodotto direttamentein Word o, come si è visto nella domanda precedente, proveniente da un data-base costruito con Excel, Access o altre fonti (per esempio una pagina Web). Per poter usare questo elenco all’interno di un messaggio di posta elettronicaoccorre convertirlo nel formato adatto. Per realizzare questo obiettivo occorre:

1. eliminare le righe inutili (per esempio le intestazioni di campo);2. eliminare le colonne inutili (cioè tutte le colonne esclusa quella contenen-

te gli indirizzi e-mail);3. si ottiene una tabella analoga a quella mostrata nella figura 2.32;4. selezionare l’intera tabella;5. attivare il comando TABELLA Converti Tabella in testo;6. si apre la finestra di dialogo della figura 2.33 in cui conviene scegliere l’op-

zione Segni di paragrafo;7. si ottiene un elenco di paragrafi, ognuno dei quali costituito esclusivamen-

te da un indirizzo e-mail (figura 2.34).

Capitolo 2

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1.23

4

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Figura 2.32Tabella Wordcontenenteesclusivamenteindirizzi e-mail.

Figura 2.33Conversione di una tabella in testonormale.

Figura 2.34Paragrafi costituiti da indirizzi e-mail.

A questo punto il problema diventa la conversione di questo elenco di indirizzinella forma richiesta da un normale programma di posta. I passi necessari perrealizzare questo secondo obiettivo sono:

48


1. selezionare l’intero elenco di indirizzi E-mail presente nel documento Word;2. attivare il comando MODIFICA Sostituisci;3. nel campo Trova scrivere ^p (è il simbolo riservato da Word per indicare

un’interruzione di paragrafo, che appare a video come una P rovesciata ¶);4. nel campo Sostituisci con scrivere ‘; ‘ cioè punto e virgola seguito da uno

spazio bianco (figura 2.35);5. scegliere il pulsante Sostituisci tutto;6. si ottiene un elenco di indirizzi e-mail analogo a quello mostrato nella figu-

ra 2.36.

Figura 2.35Sostituzione dei simboli di paragrafo con il separatorerichiesto dal programma di posta.

Figura 2.36Elenco di indirizzipronto per esserecopiato in unprogramma di posta.

A questo punto è sufficiente selezionare l’intero indirizzario e copiarlo nell’ap-posita casella dei destinatari di un messaggio di posta per poter inviare lo stes-so messaggio anche a centinaia di destinatari contemporaneamente (figura2.37).

Capitolo 2

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zier


AnodOpp

PseRWmstA

Figura 2.37Messaggio inviato da OutLook a più destinatari.

Esercizio 2.19 SI PUÒ SCRIVERE UN TESTO ORIENTATO VERTICALMEN-TE?

Livello: MedioTempo necessario: 10 minutiPuò capitare, realizzando una tabella, che le celle di intestazione contenganoparole molto lunghe, a differenza del contenuto e dei dati delle sottostanti celle.Per questo motivo è utile scrivere le intestazioni di tabella in senso verticale,come mostrato nella figura 2.38, per evitare di avere tabelle troppo estese oriz-zontalmente.

Figura 2.38Esempio di tabellacon intestazioniverticali.

Per orientare un testo verticalmente, operazione possibile solo nelle tabelle,occorre selezionarlo, fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare ilcomando Orientamento testo dal menu contestuale visualizzato.La finestra propone due diversi orientamenti: basta selezionare quello desidera-to e premere OK. Ora il testo si presenta in senso verticale, come nell’esempioprecedentemente proposto.

50

AttenzioneNon usare questo trucco a scopo di spamming. Inoltre è buona educazionecopiare gli indirizzi nel campo Ccn, o Bcn, al fine di non violare la privacy deidestinatari.


A questo punto si consiglia di ridurre la grandezza delle colonne con intestazio-ne verticale e, se sono contigue, di assegnare loro la stessa larghezza. La primaoperazione da fare è ridimensionare manualmente le colonne tenendo contodello spazio occupato dai dati già immessi. Occorre posizionare il cursore sulla linea che delimita la colonna e, quando ilpuntatore del mouse assume la forma indicata nella figura 2.39, trascinare nellaposizione desiderata.

Figura 2.39Forma del puntatoredel mouse per ridimensionaremanualmente le colonne.

Per fare in modo che le due colonne abbiano la stessa larghezza, è necessarioselezionarle, aprire il menu TABELLA, portare il mouse su Adatta e, infine, suRipartisci uniformemente colonne.Word offre anche la possibilità di allineare il testo, quale che sia il suo orienta-mento, all’interno delle celle. Dopo aver compiuto la stessa operazione che èstata fatta per l’orientamento testo, occorre selezionare il comandoAllineamento celle che apre la finestra della figura 2.40.

Figura 2.40Finestra del comandoAllineamento celle.

Capitolo 2

51

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In questo modo è possibile scegliere la posizione del testo all’interno della cella,rendendo più gradevole e omogeneo l’aspetto della tabella

Esercizio 2.20 COME SI AGGIUNGE UNO SFONDO ALLA TABELLA?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiL’evidenziazione dei dati può essere resa ancora più incisiva colorando lo sfon-do della cella o di parti della tabella. Per operare sugli sfondi occorre innanzitutto selezionare la cella o le celle dellatabella da modificare, aprire il menu FORMATO, selezionare la voce Bordi esfondo e scegliere la scheda Sfondo (figura 2.41).

Figura 2.41Scheda Sfondo della finestra del comando Bordi e sfondo.

Facendo un clic sui quadratini della tavolozza si applica un colore allo sfondodelle celle selezionate. Cliccando sul pulsante Altri colori si possono crearecolori differenti rispetto a quelli proposti dalla tavolozza.

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Esercizio 2.21 UNA TABELLA È TROPPO ESTESA: È POSSIBILE MODIFI-CARE L’IMPOSTAZIONE DEL FOGLIO DA VERTICALE AORIZZONTALE?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiPuò succedere, dopo l’importazione della tabella da Excel o la conversione diun testo in tabella, che la tabella risulti troppo estesa rispetto alle dimensioni delfoglio.La prima operazione che si può provare è adattare la tabella al foglio. Occorreprima di tutto selezionare la tabella, facendo clic sull’icona che appare nell’an-golo in alto a sinistra della tabella quando si porta il cursore in quella posizione(figura 2.42), oppure, dopo aver inserito il puntatore in una cella qualsiasi, apri-re il menu TABELLA, fare clic sulla voce Seleziona e scegliere la voce Tabella.

Figura 2.42Icona per evidenziarela tabella con un clicdel mouse.

Perché la tabella assuma le dimensioni della pagina, occorre aprire il menuTABELLA, selezionare la voce Adatta e scegliere il comando Adatta alla pagi-na. Se in questo modo le celle risultano troppo ampie in senso verticale, è benemodificare l’impostazione della pagina. È sufficiente aprire il menu FILE e sele-zionare Imposta pagina. Nella scheda Margini è possibile scegliere l’orienta-mento selezionando la voce desiderata, orizzontale o verticale. È importante determinare se l’impostazione deve valere per tutto il documentoo solo da questo punto in avanti: queste opzioni si attivano aprendo la finestra atendina della voce Applica a: della sezione Anteprima, sempre della schedaMargini.

Capitolo 2

53

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USARE IL RIGHELLO E LA RIGA DI STATO

Esercizio 3.1 COME SI POSSONO DEFINIRE RAPIDAMENTE I MARGINI DIUN PARAGRAFO?

Livello: FacileTempo necessario: 10 minutiIl metodo tradizionale per stabilire le dimensioni dei margini e dei rientri di unparagrafo consiste nell’utilizzare il comando FORMATO Paragrafo e definendo ledimensioni desiderate con la finestra di dialogo mostrata nella figura 3.1.Esiste tuttavia un metodo più semplice e immediato per ottenere lo stessoscopo, utilizzando il righello di Word. Per attivare questo strumento occorreselezionare il comando VISUALIZZA Righello (figura 3.2). Questo comando fun-ziona come un interruttore: quando è selezionato, il righello viene visualizzato;se lo si seleziona nuovamente, il righello viene nascosto.Una volta che il righello è visibile sotto le barre degli strumenti, oltre a un elen-co di numeri che stabiliscono in centimetri la posizione del testo nella paginastampata, appaiono anche alcuni triangolini e altri simboli (figura 3.3).Grazie a questi triangolini è molto semplice stabilire i rientri di un paragrafo. Perfarlo è sufficiente trascinare con il mouse un triangolino nella posizione richie-sta e ottenere l’effetto desiderato. Si possono per esempio ottenere facilmenteparagrafi con le seguenti proprietà:

PERSONALIZZARE L’AMBIENTE

55

Capitolo 3

Trucchi03.qxd 12-12-2007 10:53 Pagina 55

Figura 3.1Scelta di margini e rientri di un paragrafo.

Figura 3.2Visualizzazione del righello di Word.

Figura 3.3Righello con triangolini di ridimensionamento.

••

•

56


o.

• paragrafo con rientro sinistro di 2 centimetri (figura 3.4);• paragrafo con rientro sinistro di 2 centimetri e prima riga rientrante di un

centimetro ulteriore (figura 3.5);• paragrafo con rientro sinistro di 2 centimetri e prima riga rientrante di un

ulteriore centimetro, con rientro destro a 8 centimetri dal bordo sinistro(figura 3.6).

Figura 3.4Paragrafo con rientrosinistro di 2centimetri.

Figura 3.5Paragrafo con rientroprima riga rientrantedi un centimetro.

Figura 3.6Regolazione del rientro destro.

Capitolo 3

57


AotLem

Dpdrico

Esercizio 3.2 È POSSIBILE UTILIZZARE IL RIGHELLO PER DEFINIRE IMARGINI DEL FOGLIO?

Livello: FacileTempo necessario: 5 minutiIl righello di Word è normalmente utilizzato per definire i rientri dei paragrafiselezionati, ma può essere utilizzato anche per modificare i margini di una pagi-na. Alle sue estremità si può notare una zona più scura (grigia o azzurra), cheindica appunto la dimensione dei margini della pagina. Portando il cursore nelpunto in cui il righello cambia di colore, esso assume la forma di doppia frecciaorizzontale (figura 3.7). Trascinando il cursore a destra o a sinistra si può variare il margine sinistro oquello destro, ottenendo lo stesso risultato che si otterrebbe utilizzando ilcomando FILE Imposta pagina Margine.

Figura 3.7Cursore sul Righello in posizione di variazione del margine del foglio.

Esercizio 3.3 CON IL RIGHELLO SI POSSONO IMPOSTARE ANCHE LETABULAZIONI?

Livello: FacileTempo necessario: 10 minutiSolitamente le posizioni delle tabulazioni si stabiliscono usando il comandoFORMATO Tabulazioni, ma lo stesso obiettivo può essere raggiunto anche conun semplice clic sul righello di Word. Per farlo occorre innanzitutto scegliere il tipo di tabulazione desiderato, facen-do clic sul simbolo che appare all’estrema sinistra del Righello (figura 3.8). I varitipi di tabulazione appariranno in sequenza fino a ottenere quello desiderato.

58


Figura 3.8Selezione del tipo di tabulazionedesiderata.

A questo punto, cliccando sul righello nella posizione desiderata, si possonoottenere automaticamente le tabulazioni richieste (figura 3.9). Le tabulazioni così ottenute possono essere spostate con il mouse, oppure eli-minate semplicemente trascinandole fuori dal righello.

Figura 3.9Tabulazionipredisposte sul righello.

Dopo aver impostato una tabulazione con il mouse, è possibile modificarne leproprietà facendo doppio clic sul simbolo che appare sul righello. Nella finestradi dialogo visualizzata si potrà, per esempio, decidere di inserire un carattere diriempimento (figura 3.10), in modo da facilitare la lettura della tabella in fase dicostruzione.

Figura 3.10Inserimento di un carattere di riempimentoassociato a un tabulatore.

Capitolo 3

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SEPARARE LO SCHERMO

Esercizio 3.4 COME SI PUÒ LAVORARE SU UN DOCUMENTO TENENDOSOTTO CONTROLLO UN’ALTRA PARTE DI TESTO LONTANAVARIE PAGINE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiQuando si lavora su testi lunghi, capita frequentemente di dover scrivere unaparte di testo che fa riferimento ad altre parti distanti magari diverse pagine. Per esempio, può essere necessario fare un riferimento a un’altra parte di testo,copiarne una o più frasi oppure semplicemente ricordare cosa si è scritto altro-ve, per evitare di introdurre inutili ripetizioni o concetti contraddittori.La soluzione più intuitiva a questo problema consiste nello stampare la parte ditesto già prodotta e tenerne una copia cartacea accanto alla tastiera, ma a partelo spreco di carta questo metodo richiederebbe numerose stampe aggiornateman mano che il testo viene completato.Ecco allora venire in aiuto un piccolo accorgimento disponibile con Word, chepermette di dividere la videata in due parti, in ognuna delle quali può esserevisualizzata una parte di documento indipendente dall’altra. Nella figura 3.11 si vede la freccia del cursore che indica la posizione di una pic-cola barretta collocata nella parte destra in alto dello schermo, all’altezza delrighello.

Figura 3.11Barretta di separazione dello schermo.

Portando il puntatore su questa barretta, esso assume la forma di una doppiafreccia (figura 3.12). A questo punto, facendo clic e trascinando la barretta ver-ticalmente, si ottiene una suddivisione dello schermo in due parti delle dimen-sioni desiderate (figura 3.13).In questo modo, mentre si lavora su una parte del testo si può guardare ciò cheè contenuto in un’altra parte visualizzata nell’altra metà dello schermo.In ogni caso, cliccando su una delle due parti di schermo, si può scorrere a pia-

60


cere il testo in quella parte, lasciando ferma quella rimanente. In questo modoè possibile esplorare meglio il testo completo.

Figura 3.12Trascinamento della barra di separazione dello schermo.

Figura 3.13Schermo suddiviso in due partiindipendenti fra di loro.

VISUALIZZARE I DOCUMENTI

Esercizio 3.5 È POSSIBILE NASCONDERE LO SPAZIO VUOTO FRA LEPAGINE IN VISUALIZZAZIONE LAYOUT DI STAMPA?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiQuando si chiede a Word di mostrare a video come apparirà in stampa il docu-mento su cui si sta lavorando (con il comando VISUALIZZA Layout di stampa),

Capitolo 3

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SuggerimentoSe il testo è strutturato si può usare il comando VISUALIZZA Mappa docu-mento per ottenere un effetto simile a quello mostrato in questa domanda.


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il testo appare impaginato esattamente come apparirà stampato su carta. Il van-taggio di questa visualizzazione è indiscutibile, ma a volte può creare qualchepiccolo problema. Il testo in visualizzazione Layout di stampa comprende anche la visualizzazionedei bordi laterali, inferiore e superiore, sotto forma di spazi vuoti grigi.Questi spazi vuoti sono minimi, ma se il monitor ha dimensioni ridotte anchequesto piccolo spazio vuoto può tornare utile.Per esempio, come mostrato nella figura 3.14, se occorre scrivere in una partedi testo prossima a un bordo superiore o inferiore, una parte rilevante dellaschermata risulta occupata dagli spazi vuoti fra le pagine, togliendo spazio utileal testo in fase di elaborazione.Per ovviare a questo inconveniente si può utilizzare il comando VISUALIZZA

Normale, che però ha il limite di produrre una visualizzazione diversa da quel-la stampata nel caso che si utilizzino testi su più colonne, immagini o altre carat-teristiche particolari.

Figura 3.14Visualizzazione degli spazi vuoti fra una pagina e la successiva.

Una soluzione più pratica consiste nel portare il cursore sullo spazio vuoto chesepara una pagina dalla successiva. Quando il cursore si trova in quella posizio-ne, assume la forma di due rettangoli, all’interno dei quali si può notare una pic-cola freccia.Facendo clic con il pulsante sinistro del mouse, lo spazio vuoto fra le pagineverrà temporaneamente nascosto (figura 3.15).Quando gli spazi vuoti sono nascosti, portando il cursore sulla linea separatricefra le pagine il cursore cambia forma e, facendo clic con il pulsante sinistro delmouse, si ripristinerà la visualizzazione originale con gli spazi vuoti.

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Figura 3.15Spazi vuoti nascostiper visualizzare più testo.

Esercizio 3.6 È POSSIBILE INDIVIDUARE AUTOMATICAMENTE QUAL ÈLO ZOOM IDEALE PER LAVORARE SU UN DOCUMENTO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiSulla barra degli strumenti Standard è presente la casella a discesa Zoom(figura 3.16) che consente di scegliere lo zoom desiderato.Esistono sia voci di ingrandimento (150%, 200%, ecc.) sia di riduzione (75%,50%, ecc.), ma le più interessanti sono due:

• Larghezza: imposta la percentuale di zoom più adatta per mostrare inte-ramente la pagina, compresi i bordi laterali. Per esempio, questa percen-tuale potrebbe essere del 77%.

• Larghezza testo: ricerca la percentuale di zoom più adatta per mostrareinteramente la pagina, esclusi i bordi laterali. Per esempio, questa percen-tuale potrebbe essere del 91%.

Solitamente, durante la stesura del testo, è comodo scegliere l’impostazioneLarghezza testo, che garantisce di visualizzare tutto il testo al massimo ingran-dimento possibile. L’impostazione Larghezza è invece consigliabile quando sidesidera vedere l’effetto complessivo dell’impaginazione, a prezzo di una picco-la riduzione dei caratteri visualizzati.

Figura 3.16Pulsante a discesa perl’impostazione dellozoom.

Capitolo 3

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Esercizio 3.7 È POSSIBILE, IN FASE DI STESURA DI UN TESTO, LAVORA-RE A VIDEO SU PIÙ PAGINE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiPer vedere a video l’effetto di stampa di due pagine (per esempio per vederecome apparirà in un libro aperto la coppia di pagine pari e dispari rispettiva-mente a sinistra e a destra), si può usare il pulsante a discesa Zoom e sceglie-re la voce Due pagine (figura 3.17).Questa modalità di visualizzazione, tranne nei casi in cui le dimensioni fisichedelle pagine siano molto piccole, solitamente è poco agevole per intervenire sultesto, in quanto i caratteri risultano troppo piccoli su monitor con risoluzionenormale.È invece molto utile sia per vedere l’effetto complessivo dell’impaginazione siaper modificare la posizione di alcune figure. Infatti, a differenza dell’anteprima distampa, questa visualizzazione è dinamica e permette interventi di modifica sultesto e sulla posizione delle figure.

Figura 3.17Visualizzazione di due pagine in fasedi lavoro.

Se invece si utilizza il comando VISUALIZZA Zoom, appare una finestra di dialo-go analoga a quella mostrata nella figura 3.18 in cui, oltre alle normali scelte dipercentuale dello zoom, si può scegliere il numero di pagine da visualizzare conun pulsante a discesa chiamato Più pagine.

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Figura 3.18Finestra di dialogoZoom

Esercizio 3.8 È POSSIBILE SCORRERE UN LUNGO TESTO IN CONDIZIONEDI ANTEPRIMA DI STAMPA?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiLa modalità Anteprima di stampa (attivata mediante il comando FILE

Anteprima di stampa) è una comoda visualizzazione di ciò che apparirà sucarta una volta stampato il documento. Questa modalità, tuttavia, non è il mas-simo quando si desidera visualizzare una specifica pagina all’interno di un testomolto lungo.Per evitare di scorrere numerose pagine alla ricerca di quella desiderata è pre-feribile utilizzare il comando VISUALIZZA Anteprima, che separa in due finestrela schermata: in quella di destra appare l’anteprima di una pagina, in quella disinistra appaiono piccole miniature di tutte le pagine del documento.Facendo clic sulla pagina desiderata fra quelle elencate nelle miniature vienevisualizzata l’anteprima della pagina prescelta (figura 3.19).

Figura 3.19Anteprima della paginaminiaturizzataprescelta.

Capitolo 3

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USARE LE BARRE DEGLI STRUMENTI

Esercizio 3.9 COME SI POSSONO ELENCARE TUTTE LE BARRE DEGLISTRUMENTI DISPONIBILI?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiPer elencare tutte le barre degli strumenti disponibili esistono due metodi:

• usare il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti (figura 3.20);• fare clic destro in un punto qualsiasi di una barra degli strumenti già visi-

bile.

Accanto alle barre degli strumenti visualizzate appare un segno di spunta.Facendo clic sul nome di una barra che non riporta il segno di spunta la si visua-lizza; facendo clic sul nome di una barra con il segno di spunta, la si nasconde.Oltre alle numerose barre disponibili, esiste anche il comando Personalizza,che permette di costruire altre barre per usi personalizzati.

Figura 3.20Barre degli strumentirichiamate da menu.

66


Esercizio 3.10 QUALI SONO LE BARRE DEGLI STRUMENTI DISPONIBILI?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiL’elenco delle barre degli strumenti che viene visualizzato con il comandoVISUALIZZA Barre degli strumenti, pur essendo piuttosto lungo, è incomple-to. Per vedere l’elenco completo delle barre degli strumenti occorre scegliere ilcomando Personalizza, disponibile in fondo all’elenco che appare con ilcomando VISUALIZZA Barre degli strumenti, e selezionare quindi la schedaBarre degli strumenti dalla finestra di dialogo visualizzata. Appare un lungoelenco di barre disponibili (figura 3.21), fra le quali è possibile scegliere di visua-lizzare tutte quelle ritenute utili. Si consiglia di non esagerare con il numero dibarre visualizzabili, per evitare un eccessivo affollamento che, oltre a toglierespazio di lavoro al testo, renderebbe difficilmente accessibili i comandi realmen-te utili nel lavoro ordinario (figura 3.22).

Figura 3.21Barre degli strumentidisponibili con Word.

PERSONALIZZARE LE BARRE DEGLI STRUMENTI

Esercizio 3.11 COME SI POSSONO AGGIUNGERE O TOGLIERE PULSANTIA UNA BARRA DEGLI STRUMENTI?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiA volte è utile modificare le barre degli strumenti aggiungendo o eliminandoalcuni dei pulsanti.

Capitolo 3

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Figura 3.22Numero eccessivo di barre degli strumenti visibili.

Dopo aver elencato le barre degli strumenti disponibili, è possibile scegliere ilmenu Personalizza e selezionare la scheda Comandi (figura 3.23).

Figura 3.23Aggiunta dell’iconaWordArt a una barradegli strumenti.

A questo punto occorre:1. scegliere la categoria dei comandi in cui si trova quello desiderato (per

esempio Inserisci);2. selezionare il comando desiderato (per esempio WordArt);3. trascinare il comando selezionato, tenendo premuto il tasto sinistro del

mouse, fino al punto desiderato all’interno della barra degli strumenti (figu-ra 3.24);

68


4. una volta rilasciato il pulsante verrà automaticamente creata una nuovaicona (per esempio WordArt) all’interno della barra degli strumenti.

Per rimuovere un pulsante da una barra degli strumenti occorre:1. scegliere il comando Personalizza dall’elenco delle barre degli stru-

menti;2. selezionare l’icona da eliminare dalla barra degli strumenti;3. trascinare l’icona in un punto qualsiasi dello schermo in cui non sia pre-

sente una barra degli strumenti.

Figura 3.24Inserimento di una nuova icona in una barra degli strumentipreesistente.

Esercizio 3.12 COME SI POSSONO VISUALIZZARE I MENU COMPLETI?

Livello: FacileTempo necessario: 10 minutiI menu di Office sono costituiti da molti comandi e ogni utente ne utilizza pre-valentemente solo un sottoinsieme specifico. Word ricorda quali sono le voci dimenu utilizzate più frequentemente durante le ultime sessioni di lavoro enasconde temporaneamente le voci di menu meno utilizzate.Per esempio, se un utente normalmente non utilizza le funzioni di protezione diun documento, il comando STRUMENTI Proteggi documento risulterà nasco-sto quando si apre il menu STRUMENTI (figura 3.25).

Capitolo 3

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SuggerimentoPremendo il pulsante Descrizione viene mostrata una breve spiegazione delnuovo comando che si sta per inserire nella barra degli strumenti.


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Figura 3.25Menu Strumentiincompleto.

Per vedere l’elenco completo delle voci di menu (figura 3.26), comprese le vociprecedentemente nascoste, esistono due possibilità:

• aspettare qualche secondo mentre il menu a discesa è aperto;• fare clic sull’ultima riga del menu, dove si trova un cerchietto con due pic-

cole frecce rivolte verso il basso.

Figura 3.26Elenco completodelle voci di menu.

Questo servizio di Word, pensato per semplificarne l’utilizzo da parte di ogniutente, a volte crea tuttavia qualche problema. Per esempio:

• l’utente meno esperto può restare meravigliato per la mancanza tempora-nea di alcune voci di menu;

• l’apertura automatica del menu completo dopo alcuni secondi può crearesconcerto in chi sta cercando fra le voci del menu quella che più lo inte-ressa.

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Per visualizzare sempre i menu completi occorre effettuare una delle seguentiscelte:

• scegliere il comando STRUMENTI Personalizza Opzioni;• scegliere il comando VISUALIZZA Barre degli strumenti Personalizza e

selezionare la scheda Opzioni;• fare clic destro su una barra degli strumenti visibili e scegliere il comando

Personalizza, quindi selezionare la scheda Opzioni.

Tutte e tre queste operazioni visualizzano la finestra di dialogo mostrata nellafigura 3.27. Per visualizzare sempre i menu completi, è sufficiente attivare lacasella di controllo Mostra sempre menu completi.

Figura 3.27Scelta di mostraresempre tutti i menual completo.

Esercizio 3.13 COME SI PUÒ VEDERE IN ANTEPRIMA L’EFFETTO DI UNCARATTERE SELEZIONATO?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiL’uso dei font di caratteri contribuisce notevolmente alla funzione comunicativadi un testo e una scelta di caratteri adeguata allo scopo aiuta il lettore a con-centrare l’attenzione sulle parti di testo più importanti. Il gran numero di fontinstallati su ogni computer rende tuttavia praticamente impossibile a un utentenormale la memorizzazione degli effetti che si ottengono scegliendo un font alposto di un altro. Per esempio, facendo riferimento alla figura 3.28, probabil-mente nessun lettore è in grado di sapere a priori qual è la forma del fontElephant selezionato nella casella a discesa.

Capitolo 3

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Figura 3.28Elenco di fontriconoscibili dal solonome.

Tuttavia, se l’elenco a discesa appare nella forma mostrata nella figura 3.29,chiunque può facilmente capire che se utilizza il carattere Elephant otterrà uneffetto particolarmente marcato che può essere adatto in alcuni titoli di para-grafo o per evidenziare parole particolarmente importanti.

Figura 3.29Elenco di fontriconoscibili anchedalla forma.

Per passare da una visualizzazione all’altra occorre scegliere il comandoVISUALIZZA Barre degli strumenti (oppure fare un clic destro su qualsiasibarra già visibile) e selezionando quindi Personalizza.Nella scheda Opzioni della finestra visualizzata (figura 3.30) si può attivare lacasella Elenca tipi di carattere utilizzando il carattere stesso.

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Figura 3.30Commutatore fra le possibilimodalità di elencazione dei caratteri.

Capitolo 3

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LAVORARE CON LE IMMAGINI

Esercizio 4.1 QUALI IMMAGINI È POSSIBILE UTILIZZARE IN UN DOCU-MENTO E COME SI INSERISCONO?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiA volte, per rendere più comprensibile il testo si rende necessario inserire delleimmagini all’interno del documento. Word è un elaboratore di testi e, in quantotale, non è un programma di grafica adatto per produrre disegni e grafici di variogenere.Il programma, però, è in grado di importare immagini memorizzate in diversiformati grafici (bmp, pcx, gif, emf, cdr, cgm, epf, tif, drw, wmf, jpg, ecc).Word, inoltre, offre un’ampia galleria di immagini contenuta nella cartellaClipArt. Non sempre questa cartella viene creata durante l’installazione di Word,per evitare di riempire l’hard disk. In questo caso, è sufficiente prendere il discodi installazione di Word e avere così tutte le immagini a disposizione. Per inse-rire una ClipArt occorre selezionare il menu INSERISCI, quindi selezionare

ABBELLIRE I DOCUMENTI

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Capitolo 4


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Immagine e ClipArt. In questo modo si apre, a destra dello schermo, la fine-stra mostrata nella figura 4.1.

Figura 4.1Finestra di sceltadella ClipArt.

L’immagine può essere cercata digitando una parola chiave nella casella Trovae premendo il pulsante Cerca. Nella parte inferiore della sezione, cliccando suRaccolta multimediale, è possibile vedere tutte le ClipArt contenute nel com-puter suddivise per categorie.Quando si apre la finestra della raccolta multimediale, si consiglia di scegliere leClipArt fra quelle elencate nell’insieme di Office, molto ricco di categorie (figu-ra 4.2). Ad esempio: se si desidera inserire nel documento una tigre occorre digitare ola parola esatta, e non sempre si conosce in che modo è stato nominato il file,o preferibilmente l’insieme a cui appartiene l’elemento che si vuole aggiungereal testo; infine si preme il pulsante Cerca. Appaiono alcune immagini e, tra que-ste, la tigre.Portando il cursore sulla ClipArt, appare un rettangolo giallo che contiene alcu-ne informazioni sull’immagine: nome, lunghezza, larghezza in pixel, peso e for-mato (figura 4.3). Nel caso dell’immagine scelta: tre parole chiave (animali, ani-mali selvatici, tigri), le misure di larghezza e altezza (263 x 241), il peso dell’im-magine (20 Kb) e il formato (WMF).Per inserire la ClipArt, bisogna fare clic sul pulsante grigio a destra dell’immagi-ne. Si presentano diverse possibilità: il comando Inserisci che fa apparire l’im-magine nel punto in cui si trova il cursore all’interno del documento; il coman-do Copia al quale deve poi seguire Incolla; infine, il semplice trascinamento,drag & drop, dalla raccolta multimediale al documento tenendo premuto il tastosinistro del mouse.Il riquadro delle attività delle ClipArt resta sempre attivo, nel

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Figura 4.2Finestra di scelta delle ClipArt suddivisein categorie.

Figura 4.3Proprietà della ClipArt.

caso in cui si dovessero inserire altre ClipArt. Per inserire un’immagine memo-rizzata in un file si sceglie il comando Immagine del menu INSERISCI e si sele-ziona quindi Da file; occorre scegliere, fra le cartelle e i dischi disponili, il filecontenente l’immagine desiderata.

Esercizio 4.2 COME SI POSIZIONANO LE IMMAGINI NEL PUNTO DESIDE-RATO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiUn’immagine si comporta in modo simile a una qualsiasi parte di testo digitato.Una volta che nel documento di Word è stata inserita un’immagine, la si puòselezionare con un clic del mouse (figura 4.4), utilizzando poi i comandi di for-mattazione di paragrafo per allinearla.

Capitolo 4

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Figura 4.4Un’immagine è selezionata quandoappare circondata da cerchietti.

Per posizionarla nel punto desiderato occorre, dopo averla selezionata, fare cliccon il tasto destro del mouse e selezionare il comando Formato immagine dalmenu contestuale visualizzato.La scheda Layout presenta varie possibilità: per il nostro caso occorre selezio-nare nell’area Stile l’opzione Incorniciato e Altro nell’area Allineamentoorizzontale. In questo modo l’immagine può essere trascinata in qualsiasipunto del documento.

Esercizio 4.3 IN CHE MODO SI POSSONO SPOSTARE PIÙ IMMAGINICONTEMPORANEAMENTE?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiPer spostare più immagini contemporaneamente e mantenere così la posizioneoriginale, occorre selezionarle tenendo premuto il tasto CTRL.L’operazione è più semplice se le due immagini vengono fuse in una sola, comenella figura 4.5: i cerchi di selezione, intorno alle due ClipArt, dimostrano chel’immagine è considerata unica. Per ottenere questo risultato occorre:

• selezionare le due ClipArt tenendo premuto il tasto CTRL;• fare clic con il tasto destro del mouse;• scegliere il comando Gruppo;• fare clic su Raggruppa.

78


Figura 4.5Le due ClipArt sonostate raggruppate e sono identificatecome un’unicaimmagine.

Per separare nuovamente le due immagini, basta scegliere Separa invece diRaggruppa.

Esercizio 4.4 È POSSIBILE RUOTARE UN’IMMAGINE?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiWord permette anche di ruotare le immagini: in questo modo si dà maggioremovimento all’immagine e il documento risulta più creativo. Selezionando l’immagine si nota sopra di essa un cerchio di colore verde. Ilcursore, portato su questo cerchio, assume una forma particolare che per-mette, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, di ruotare l’immagine comenella figura 4.6. Durante la rotazione, prima di rilasciare il pulsante sinistro del mouse, si puòvedere il perimetro tratteggiato dell’immagine e la sua posizione rispetto all’ori-ginale. Quando l’immagine ha la rotazione desiderata, occorre rilasciare il tasto delmouse.La barra Immagine, che appare quando l’immagine sulla quale si sta operandoè selezionata, presenta il pulsante Ruota a sinistra che permette degli spo-stamenti di 90°. Per effettuare piccole rotazioni di 15° occorre tenere premuto il tasto SHIFTmentre si agisce sul cerchietto verde visto nel primo esempio.

Capitolo 4

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Figura 4.6ClipArt dopo una rotazione.

Esercizio 4.5 IN CHE MODO È POSSIBILE DISTRIBUIRE IL TESTO INTOR-NO AD UNA CLIPART?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiNei documenti di Word, solitamente, l’immagine deve risultare inserita nel docu-mento e il testo, pertanto, deve distribuirsi intorno ad essa.Il testo, invece, quando l’immagine viene inserita, parte dalla linea di base delperimetro dell’immagine. Per ovviare a questo inconveniente occorre:

• far clic con il tasto destro del mouse sull’immagine;• selezionare Formato immagine;• aprire la scheda Layout;• fare le scelte opportune (figura 4.7).

La finestra di Layout si apre con attiva l’opzione In linea con il testo: il testodel documento si interrompe poco prima dell’inizio dell’immagine e riparte dallalinea più bassa dell’immagine, lasciando uno spazio bianco non sempre piace-vole da vedere.Perché il testo si collochi intorno all’immagine occorre selezionare il secondocomando, Incorniciato, che rende attive anche le voci sottostanti che permet-tono di allineare il testo rispetto all’immagine. La combinazione di stileIncorniciato e allineamento A destra fa in modo che l’immagine sia posizio-nata a destra del paragrafo e che il testo sia distribuito alla sua sinistra.

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Figura 4.7Finestra di Layout per distribuire il testointorno all’immagine.

Il comando Ravvicinato è attivo solo se l’immagine ha uno sfondo trasparen-te: con questa opzione il testo segue i contorni dell’immagine.Interessanti anche gli stili Dietro al testo e Davanti al testo che portano leparole dietro o davanti all’immagine.Per dare una maggiore personalizzazione, si consiglia di utilizzare il pulsanteAvanzate che, nella scheda Disposizione testo permette di impostare con pre-cisione la distanza dell’immagine dalle parole che la circondano.

Esercizio 4.6È POSSIBILE SOVRAPPORRE PIÙ IMMAGINI?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiQuando si crea un dépliant o una brochure è bello poter distribuire le immagi-ni in modo più fantasioso, ruotandole e sovrapponendole.Inserendo delle immagini nel documento, si può notare che è possibile avvici-narle, ma non sovrapporle. Per raggiungere questo scopo occorre selezionarel’immagine e aprire la finestra Formato immagine facendo clic con il tastodestro del mouse (è anche possibile fare doppio clic sull’immagine).

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Dopo aver scelto la scheda Layout, occorre premere il pulsante Avanzate(figura 4.8). Nella finestra visualizzata, selezionare la scheda Posizione immagine e attiva-re la casella di controllo Consenti sovrapposizione.

Figura 4.8Impostazioniavanzate del layout.

Esercizio 4.7 SE UN’IMMAGINE È TROPPO GRANDE PER IL DOCUMEN-TO, COME SI PUÒ RIDIMENSIONARLA?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiLe immagini possono essere importate anche dalla macchina fotografica digita-le e da scanner. Spesso le dimensioni di output non vengono definite e le imma-gini risultano di grandi dimensioni e di peso eccessivo. Word permette di ridimensionarle in vari modi, anche se si consiglia di utilizza-re un programma di grafica: infatti l’immagine ridimensionata in Word mantienelo stesso peso e si rischia di appesantire eccessivamente il documento. Il metodo più semplice per ridimensionare un’immagine è l’utilizzo dei cerchiche appaiono quando viene selezionata. È bene utilizzare i cerchietti posti negliangoli per modificare contemporaneamente altezza e larghezza.Per essere sicuri, invece, di mantenere inalterate le proporzioni, occorre segui-re questa procedura:

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• evidenziare l’immagine da ridimensionare;• fare clic con il tasto destro del mouse;• selezionare Formato immagine• scegliere la scheda Dimensioni dalla finestra visualizzata;• attivare la casella di controllo Blocca proporzioni (figura 4.9.

Figura 4.9Scheda Dimensionidella finestra Formatoimmagine.

In questo modo, cambiando una dimensione, verrà modificata in proporzioneanche l’altra, evitando così spiacevoli distorsioni dell’immagine.Sarà sempre possibile ritornare alle dimensioni originali dell’immagine premen-do il pulsante Reimposta.

Esercizio 4.8 COME SI PUÒ RITAGLIARE UN PARTICOLARE DI UN’IMMA-GINE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiQuando l’immagine è troppo grande e nemmeno riducendola si ottiene unrisultato accettabile, si può utilizzare la tecnica di ritagliare un particolare. Con

Capitolo 4

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Word è possibile compiere questa operazione senza utilizzare un programma difotoritocco. Ecco come fare:

1. Selezionare l’immagine che si desidera ritagliare.2. Dalla barra degli strumenti Immagine, selezionare lo strumento Ritaglia.3. Posizionare lo strumento sopra al quadratino di ritaglio ed eseguire una

delle seguenti operazioni: • per ritagliare un lato, trascinare il quadratino centrale verso l’interno di quel

lato;• per ritagliare in modo simmetrico due lati, tenere premuto il tasto CTRL

mentre si trascina il quadratino centrale verso l’interno da uno dei due lati;• per ritagliare contemporaneamente in modo simmetrico tutti e quattro i

lati, tenere premuto il tasto CTRL mentre si trascina verso l’interno uno deiquadratini d’angolo.

Per disabilitare lo strumento Ritaglia, premere nuovamente il pulsante sullabarra.La barra Immagine permette di apportare numerose modifiche alle caratteri-stiche dell’immagine.Nella figura 4.10 è visualizzata una ClipArt alla quale sono stati attribuiti varieffetti utilizzando la barra Immagine: toni di grigio, diminuzione contrasto, dimi-nuzione luminosità, rotazione di 180 gradi, applicazione di un bordo tratteggia-to e colorato.

Esercizio 4.9 È POSSIBILE MODIFICARE LE CARATTERISTICHE CROMA-TICHE DI UNA CLIPART?

Livello: Difficile Tempo necessario: 15 minutiPer esigenze grafiche, può accadere che i colori di una ClipArt non si adattinoal documento sul quale stiamo operando. Con pochi clic è possibile modificarei colori della ClipArt personalizzandola e rendendola originale.Prima di tutto occorre evidenziare l’immagine, fare clic con il tasto destro delmouse, selezionare il comando Gruppo e quindi Separa. Se appare una fine-stra che chiede di convertire in Oggetto Microsoft Office, rispondere affermati-vamente.Se facendo clic con il tasto destro del mouse non appare il comando Gruppo,è sufficiente selezionare la voce Modifica Immagine. Facendo poi clic all’inter-no dell’immagine verranno evidenziate solo alcune parti di essa che potrannoessere modificate.

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Figura 4.10ClipArt alla quale sonostati applicati diversieffetti.

La ClipArt verrà visualizzata come nella figura 4.11, con numerosi cerchietti cherappresentano le varie parti evidenziate dell’immagine.

Figura 4.11Come si presenta la ClipArt dopo il comando Separa.

Facendo clic fuori dalla ClipArt, i cerchi di evidenziazione scompaiono. È orapossibile evidenziare i particolari della ClipArt per modificarli, facendo un clic suuna parte dell’immagine.Per cambiare il colore della parte selezionata e che appare circondata da cer-chietti bianchi, si può utilizzare la barra Disegno e in particolare i pulsantiColore riempimento e Colore linea; oppure, facendo doppio clic sulla parteevidenziata, si attiva la finestra che permette di modificare sia il colore di riem-pimento che il colore e le caratteristiche della linea.

Capitolo 4

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Prendendo, ad esempio, la ClipArt del coniglietto, dopo aver applicato il coman-do Separa o Modifica Immagine, è possibile modificare il colore dell’area odel contorno di alcune parti: l’uovo, il fiocchetto, il manto dell’animale…

Esercizio 4.10 UN DOCUMENTO CONTENENTE IMMAGINI E SALVATO INRICH TEXT FORMAT (.RTF) È MOLTO PESANTE. COME ÈPOSSIBILE RIDURNE IL PESO?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiPer distribuire un documento a più persone senza preoccuparsi di quale ver-sione Word utilizzano, si può salvare il file in formato RTF (Rich Text Format).Purtroppo, un documento che contiene immagini salvato in questo formatodiventa molto pesante.Si deve quindi tornare al formato .doc scegliendo, se possibile, la versione6.0/95, in modo da essere quasi sicuri che i destinatari del documento lo pos-sano leggere senza difficoltà.Un altro metodo, valido solo se le immagini hanno la funzione di abbellimentodel testo o se i lettori le hanno già sul loro computer, consiste nell’inserire leimmagini solo come collegamento. Per comodità è meglio mettere tutte leimmagini in una sola cartella, anche se questa operazione non è obbligatoriaper la riuscita dell’operazione.Per inserire l’immagine seguiamo la solita procedura: si seleziona INSERISCI

Immagine Da file e, dopo aver individuato la cartella e il file d’immagine, si faclic sul pulsante a forma di freccia alla destra di Inserisci e si seleziona ilcomando Collega al file (figura 4.12).

Figura 4.12Collegamento al file.

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In questo modo, nel documento non è veramente presente l’immagine, ma soloil suo collegamento. Infatti, se si sposta il file di immagine in un’altra cartella, onon se ne è più in possesso, non si vede più l’immagine nel documento, ma soloun’area vuota.

Esercizio 4.11 COME SI POSSONO AGGIUNGERE FORME A UN’IMMAGI-NE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiA volte un’immagine può essere ancora più esplicativa se si aggiungono delleforme per indicare dei particolari e aiutare l’attenzione di chi le osserva. Unesempio è riportato nella figura 4.13.

Figura 4.13Immagine arricchitada due forme, la freccia e il fumetto.

Per aggiungere all’immagine, nel caso dell’esempio il telefono, la forma dellafreccia e del fumetto, occorre utilizzare la barra Disegno. Se non è attiva, sele-zionare il menu VISUALIZZA, scegliere Barre degli strumenti e quindiDisegno.La voce Forme offre molte categorie che permettono di scegliere tra numero-si disegni che possono essere molto personalizzati (figura 4.14).

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Figura 4.14La voce Forme della barra Disegno si suddivide in moltecategorie.

La forma può essere trattata come un qualunque disegno:

• quando è selezionata, può essere spostata in un qualsiasi punto della pagi-na attraverso l’operazione di trascinamento;

• ruotata, utilizzando il cerchietto verde;• colorata, utilizzando lo strumento Colore riempimento della barra

Disegno.

Ricordiamo che per disegnare delle linee perfettamente diritte occorre tenerepremuto il tasto CTRL mentre le si traccia; per spostare di pochi pixel una formabisogna tenere premuto il tasto CTRL e utilizzare i tasti freccia.

Esercizio 4.12 QUALE STRUMENTO SI PUÒ UTILIZZARE PER POSIZIONA-RE IN MODO PRECISO LE FORME?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiPer ottenere un disegno molto preciso, si può utilizzare la griglia, contenutanella voce Disegno della barra degli strumenti Disegno (figura 4.15).La griglia traccia sullo sfondo dell’area che contiene le forme, una serie di qua-dretti che aiutano a posizionare gli oggetti. La finestra che si apre dopo averselezionato il comando Griglia permette di personalizzarla a seconda delleproprie esigenze. Ad esempio, è possibile impostare la dimensione dei quadra-ti della griglia, operazione che risulta molto utile se si deve creare un rettango-lo delle dimensioni di cm 5 x 3.

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Figura 4.15Forme distribuite in modo preciso con l’utilizzo della griglia.

È sufficiente, infatti, impostare i rettangoli della griglia della dimensione di cm 1x 1 e procedere alla corretta creazione del rettangolo.

Esercizio 4.13 COME SI POSSONO OTTENERE ALTRE PICCOLE IMMAGINI?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiÈ possibile inserire nel documento alcuni caratteri speciali, scegliendo il coman-do Simboli dal menu INSERISCI. Alcuni di questi caratteri speciali (comeWingding, Zapf Dingbats e altri) sono vere e proprie piccole icone che rappre-sentano oggetti e figure diverse.

Figura 4.16La finestra per l’inserimento dei simboli.

Nella finestra Simbolo è possibile scegliere un tipo di carattere dall’omonimacasella di riepilogo, selezionando quindi il simbolo desiderato dall’elenco sotto-stante e premendo infine il pulsante Inserisci. Il simbolo così inserito, essendoun tipo di carattere, può essere modificato con gli usuali strumenti di formatta-zione. Per esempio, per modificarne le dimensioni lo si deve selezionare, quin-

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di inserire la dimensione desiderata nella casella Dimensione carattere.Solitamente la misura massima è 72: è possibile impostare manualmente unadimensione superiore cliccando all’interno della casella, digitando la grandezzae premendo Invio.

Figura 4.17Simbolo ingrandito e formattato.

Per attribuire altre caratteristiche al simbolo, come nella figura 4.17, bisogna sce-gliere il comando Carattere del menu FORMATO.In questa finestra è possibile modificare il colore e applicare effetti particolari:nella figura precedente sono stati utilizzati gli effetti Contorno eOmbreggiatura.

Esercizio 4.14 COME SI POSSONO REALIZZARE TITOLI DI GRANDEIMPATTO VISIVO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiPer produrre titoli di giornalini, grafica pubblicitaria e per altri utilizzi di tipo crea-tivo, Word propone il programma accessorio WordArt, in grado di generare titolidi grande impatto visivo. Cliccando sul pulsante Inserisci WordArt della barradegli strumenti Disegno appare una vasta gamma di modelli (figura 4.18).Facendo clic sul modello desiderato e premendo OK, si apre la finestra perinserire il testo, nella quale è anche possibile scegliere carattere e dimensione.Premendo OK, appare la scritta di WordArt che può essere trattata come un’im-magine. Si consiglia di applicare subito il layout incorniciato, scegliendolo dallafinestra che si apre selezionando Formato WordArt dal menu FORMATO. Quando è selezionata, si può spostare la WordArt all’interno del documento,ridimensionarla agendo sui cerchi di selezione, inclinarla utilizzando il rombogiallo, ruotarla con l’aiuto del cerchietto verde (figura 4.19).

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Figura 4.18Finestra per sceltaWordArt.

Figura 4.19WordArt modificatacon strumenti di selezione.

Esercizio 4.15 COME SI POSSONO MODIFICARE TITOLI CREATI INWORDART?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiLa WordArt vista in precedenza può essere radicalmente modificata utilizzandola finestra Formato WordArt che si può attivare dalla barra degli strumentiWordArt. Per esempio, per modificare gli effetti di riempimento occorre aprire la casellaa discesa Colore dell’area Riempimento e selezionare il comando Effetti diriempimento (figura 4.20).

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Figura 4.20Finestra FormatoWordArt.

La nuova finestra permette di modificare l’aspetto grafico della scritta. Si puòscegliere l’abbinamento di due colori, stabilire il grado di trasparenza e l’impo-stazione della sfumatura.Nella barra degli strumenti WordArt, mostrata nella figura 4.21, sono presentimolti altri strumenti che possono essere utilizzati per modificare la WordArt:

1. inserisce una WordArt;2. modifica il testo della WordArt sulla quale si sta operando;3. mostra la raccolta di WordArt;4. attiva la finestra Formato WordArt;5. modifica la forma del testo;6. imposta la disposizione del testo intorno alla WordArt;7. dà alle lettere la stessa altezza;8. imposta il testo verticalmente;9. allinea la WordArt;10. imposta la spaziatura fra i caratteri.

Il pulsante indicato con il numero 2 permette di modificare completamente iltesto o di correggerlo se digitato male; con il numero 3 si può cambiare l’aspettografico della scritta e ulteriore personalizzazione della forma del testo si ottieneutilizzando il pulsante 5. Con il tasto 8 si dà alla scritta una direzione verticale: posizionando, ad esem-pio, la scritta a sinistra del foglio si può distribuire il testo del documento impo-stando il layout con l’aiuto del tasto 6. Gli altri tasti sono utili per modificare le caratteristiche delle lettere: con il nume-ro 4 è possibile cambiare il colore del contorno e del riempimento della

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WordArt; il numero 7 dà alle lettere della scritta la stessa altezza; il numero 10permette di modificare la distanza fra i caratteri che compongono la scritta.Questo comando è molto utile per dare chiarezza e leggibilità alla WordArt.

Esercizio 4.16 COME SI PUÒ REALIZZARE VELOCEMENTE L’ORGANI-GRAMMA DELL’UFFICIO?

Livello: Medio Tempo necessario: 30 minutiAll’interno di un progetto o semplicemente per l’ufficio può essere utile visua-lizzare l’organigramma con nomi e ruoli del personale. Premendo il pulsanteDiagramma della barra degli strumenti Disegno, appare una finestra con variepossibilità di scelta: selezionando il primo esempio viene visualizzato un organi-gramma.

Figura 4.22Schema iniziale di un organigramma.

Molto importante per modificare e aggiungere parti all’organigramma sono icomandi seguenti:

• Inserisci forma permette di aggiungere a livelli diversi un subordinato, uncollaboratore, un assistente.

• Layout permette di impostare la ‘forma’ dell’organigramma.

Capitolo 4

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Figura 4.21Barra degli strumentiWordArt.


• Seleziona è utile per formattare parte dell’oggetto.• Formattazione automatica offre un ricco elenco di caratteristiche gra-

fiche.

Nella figura 4.22 è rappresentato un organigramma di scuola: il DirigenteScolastico è il responsabile della scuola e pertanto sta al vertice; al livello sotto-stante sono presenti il Collegio dei Docenti, il DSGA, cioè il responsabile deiServizi Amministrativi, e il personale ATA.Dal DSGA dipendono gli applicati di segreteria e dal Personale ATA i collabora-tori scolastici: è stato creato un terzo livello, collegato alle rispettive caselle delsecondo, con linee di connessione.

Esercizio 4.17 QUALE STRUMENTO SI PUÒ UTILIZZARE PER REALIZZAREUN DIAGRAMMA CHE SPIEGHI LE FUNZIONI ESPRESSE NELDOCUMENTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 30 minutiÈ possibile realizzare diagrammi che possono avere strutture diverse da quelledi un organigramma standard. Facendo clic sul pulsante Diagramma si apreuna finestra dalla quale si può scegliere il modello desiderato.Si possono ottenere diagrammi per rappresentare un ciclo continuo, per visua-lizzare relazioni con un elemento di base, un diagramma a piramide (figura4.23), di Venn o per indicare i passaggi necessari per raggiungere un obiettivo.Anche in questo caso è molto utile la barra che permette di apportare nume-rose modifiche o di cambiare il tipo di diagramma in corso d’opera.

Esercizio 4.18 È POSSIBILE CON WORD REALIZZARE UN DIAGRAMMA DIFLUSSO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiOltre ai diagrammi predefiniti, è possibile realizzare diagrammi di flusso utiliz-zando una combinazione di forme presenti sulla barra degli strumenti Disegno,selezionandoli dal pulsante Forme e scegliendo la categoria.Nella figura 4.24 si può vedere un diagramma di flusso per l’accensione delcomputer.

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Figura 4.23Diagramma a piramide e barradegli strumentiDiagramma.

Figura 4.24Diagramma di flussoper accensione del computer.

Capitolo 4

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Sono state utilizzate le forme rettangolari, definite da Word di “Elaborazione” perindicare le prime due azioni, alzare la leva che dà corrente e premere il tastoPower. Segue la forma a rombo, chiamata “Decisione”: infatti contiene la frase“Il computer si accende”. A sinistra del rombo seguono le azioni che derivanodalla risposta affermativa, a destra se negativa.Le diverse forme sono unite dai connettori che favoriscono la comprensionedelle “direzioni delle azioni”. Per creare un connettore occorre cliccare nuova-mente sulla voce Forme della barra Disegno. Dopo aver selezionato il connettore necessario, occorre posizionarsi sulla primaforma: appaiono alcuni punti blu lungo il perimetro. Fare clic sul punto di con-nessione desiderato, quindi posizionarsi sull’altra forma e fare clic sul secondopunto di connessione. I connettori collegati vengono visualizzati come cerchi rossi. I connettori nonancora uniti alla forma vengono visualizzati come cerchi verdi.Da osservare che se la forma viene spostata, con essa si sposta anche il con-nettore.

USARE I CAPOLETTERA

Esercizio 4.19 COME SI PUÒ DARE FORTE RILIEVO ALLE PAROLE DI INI-ZIO DI UN TESTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiCon Word è possibile inserire un capolettera, utile soprattutto all’inizio di uncapitolo.A questo scopo si può selezionare il comando FORMATO Capolettera, dopoaver selezionato il testo che dovrà fungere da capolettera. Nella maggior partedei casi il testo da selezionare è solo la prima lettera alfabetica di una pagina,ma nulla impedisce di selezionare intere parole o altre parti di testo.Una volta attivato il comando appare la finestra di dialogo mostrata in figura4.25.Dopo aver scelto la posizione del capolettera, per esempio la posizioneInterna, si ottiene l’effetto desiderato analogo a quello mostrato in figura 4.26.È anche possibile selezionare una parola intera, in modo da ottenere un effettosimile a quello mostrato in figura 4.27.

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Figura 4.25Possibili posizioni del capolettera.

Figura 4.26Effetto di capoletteraall’inizio di un racconto.

Figura 4.27Capolettera impostoa una parola intera.

Capitolo 4

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Esercizio 4.20 SI PUÒ MODIFICARE IL CAPOLETTERA DOPO L’INSERIMENTO?

Livello: FacileTempo necessario: 5 minutiDopo aver creato un capolettera è possibile intervenire su di esso in vari modi.Per esempio lo si può spostare, ridimensionare e formattare.Per spostare un capolettera occorre farvi clic sopra, in modo da fare apparire lacornice che lo contiene, quindi si deve portare il puntatore sulla cornice, finchéal puntatore standard non si aggiunge una freccia a quattro punte; a questopunto, si trascina il capolettera nella posizione desiderata (figura 4.28).

Figura 4.28Trascinamento di un capolettera.

Per ridimensionare un capolettera, dopo avervi fatto clic sopra, occorre trasci-narne i bordi o gli angoli, quando il puntatore del mouse assume la forma didoppia freccia. Per formattare il carattere di un capolettera occorre selezionar-ne il contenuto e procedere con le normali operazioni di formattazione di carat-tere (figura 4.29).

Figura 4.29Formattazione di un capolettera.

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Esercizio 4.21 È POSSIBILE COLORARE UN CAPOLETTERA, IN MODO DARENDERLO PARTICOLARMENTE EFFICACE?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiLa colorazione di un capolettera risulta particolarmente efficace se vengonocolorati anche i caratteri del testo, lo sfondo della pagina e lo sfondo del capo-lettera stesso. Per ottenere questi effetti cromatici si possono effettuare, non necessariamen-te in sequenza, i seguenti passaggi:

• colorare lo sfondo della pagina: dopo aver attivato il comando FORMATO

Sfondo occorre scegliere un colore di sfondo (per esempio il giallo chia-ro);

• colorare il carattere del testo: è una normale formattazione di carattere,ma occorre tenere conto che il colore deve essere in forte contrasto conquello scelto per lo sfondo. Per esempio si può scegliere un carattere mar-rone scuro;

• colorare il capolettera: dopo averlo selezionato la colorazione si ottienecome normale formattazione di carattere;

• colorare lo sfondo del capolettera: per dare particolare contrasto alcapolettera rispetto alla parte rimanente della pagina si può colorarne losfondo. Per farlo occorre portare il puntatore del mouse sul bordo dellacornice del capolettera (dopo aver fatto clic sul capolettera stesso) e, conun clic destro, fare apparire il menu contestuale mostrato in figura 4.30.Con il comando Bordi e sfondo verrà visualizzata la finestra con cui sipotranno scegliere le formattazioni preferite.

Figura 4.30Formattazione di bordi e sfondo di un capolettera.

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GESTIRE I TEMI

Esercizio 4.22 È POSSIBILE MODIFICARE L’ASPETTO DI UN DOCUMENTOSENZA DOVER MODIFICARE TUTTE LE FORMATTAZIONIDEL TESTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiQuando si vuole presentare un documento in formato ricco di gradevoli aspet-ti estetici, è necessario curare con molta attenzione tutte le formattazioni deltesto e l’impaginazione.Questo richiede un grande lavoro e, ogni volta che si decide di modificarne l’a-spetto, occorre rivedere gran parte del lavoro di formattazione.Un modo per ridurre fortemente questo lavoro di revisione si basa sull’utilizzointenso degli stili di carattere e di paragrafo, a cui si accede con il comandoFORMATO Stile. Questa scelta, tuttavia, richiede una certa competenza da partedell’autore del testo e un notevole rigore nella produzione del documento.Un altro metodo molto più semplice e di forte impatto consiste nell’utilizzare ilcomando FORMATO Tema. Questo comando fa apparire la finestra di dialogo difigura 4.31 in cui appare un lungo elenco di temi, ognuno dei quali associato aparticolari colori di sfondo e altri elementi di formattazione che caratterizzanofortemente l’impatto visivo di un documento.

Figura 4.31Scelta di un tema di presentazione di un documento

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La scelta del tema non modifica il contenuto del documento, ma ne influenzanotevolmente l’impatto visivo. Per esempio, scegliendo il tema Sovrapponipiuttosto che il tema Giapponese lo stesso documento appare a video nelleforme molto differenti mostrate nelle figure 4.32 e 4.33.

Figura 4.32Documento con il temaSovrapponi.

Figura 4.33Lo stesso documentocon il temaGiapponese.

CREARE SFONDI PARTICOLARI

Esercizio 4.23 È POSSIBILE MODIFICARE IL COLORE DELLA PAGINA DIUN TESTO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiModificare il colore della pagina di un testo è molto semplice: occorre aprire ilmenu FORMATO e selezionare il comando Sfondo. Si apre una casella che pre-

Capitolo 4

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senta una tavolozza di colori: facendo clic su uno di essi, la finestra si chiude ela pagina ha un altro colore. Il colore di sfondo non viene stampato. Se i colori a disposizione non sono suf-ficienti, si può selezionare il comando Altri colori. Si apre in questo modo unafinestra, visualizzata nella figura 4.34, che presenta due schede, Standard ePersonalizzati, con cui è possibile arricchire la tavolozza di altre sfumature.

Figura 4.34Finestra per impostare altricolori in aggiunta a quelli offerti dalla tavolozza.

Un altro comando per modificare il colore di sfondo arricchendolo con sfuma-ture è FORMATO Sfondo Effetti di riempimento, che permette di giocare sullacombinazione di due colori a scelta, di deciderne il grado di intensità e l’orien-tamento.

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Esercizio 4.24 CHE DIFFERENZA C’È FRA UNO SFONDO E UNA FILIGRANAE COME SI PUÒ APPLICARE UNA FILIGRANA A UN DOCU-MENTO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiUno sfondo è visualizzabile solo in Layout Web, mentre una filigrana appareanche nei documenti stampati. Per inserire una filigrana nel documento, che viene visualizzata solo in Layout distampa, scegliere Sfondo dal menu FORMATO, quindi Filigrana stampata(figura 4.35).

Figura 4.35Finestra per inserireuna filigrana nel documento.

Per inserire un’immagine come filigrana, scegliere Filigrana immagine, quin-di Seleziona immagine. Selezionare l’immagine desiderata e scegliereInserisci.Per inserire del testo come filigrana, scegliere Filigrana testo, quindi selezio-nare o digitare il testo desiderato. Selezionare le altre opzioni desiderate, quindifare clic su Applica.

Capitolo 4

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Esercizio 4.25 COME FARE SE LA FILIGRANA RENDE POCO LEGGIBILE ILTESTO DEL DOCUMENTO PRINCIPALE?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiSe l’elemento di sfondo rende difficoltoso leggere il testo, è possibile schiarirlo.Se si sta utilizzando un’immagine, scegliere Sfondo dal menu FORMATO, quindiFiligrana stampata e verificare che la casella di controllo Sfumato nella fine-stra di dialogo Filigrana stampata sia selezionata. Se si sta utilizzando del testo, selezionare la casella di controlloSemitrasparente nella finestra di dialogo Filigrana stampata o selezionareun colore più chiaro, quale il grigio chiaro, dalla casella Colore (figura 4.36).

Figura 4.36Finestra per renderemaggiormentetrasparente la filigrana.

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CONTARE LE PAROLE DI UN TESTO

Esercizio 5.1 COME POSSO SAPERE QUANTE SONO LE PAROLE CONTE-NUTE IN UN DOCUMENTO?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiPer conoscere il numero di parole contenute in un documento occorre usare ilcomando STRUMENTI Conteggio parole che fa apparire la finestra mostrata infigura 5.1. Come si può notare, la finestra non mostra solo il numero di parolecontenute nel documento in esame, ma anche:

• il numero di pagine che verranno stampate;• il numero totale dei caratteri (compresi o meno gli spazi bianchi);• il numero di paragrafi;• il numero di righe.

Un’apposita casella di controllo permette di stabilire se nel conteggio devonoo meno essere incluse anche eventuali note a piè pagina o in calce al docu-mento.

UTILIZZARE LE FUNZIONI PER IL TESTO

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Capitolo 5


EvcoForiso

1.

23

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Figura 5.1Statistiche associate a un documento.

Il pulsante Mostra barra degli strumenti fa apparire la barra degli strumentiConteggio parole mostrata in figura 5.2. Questa barra, che può essere visua-lizzata anche con il menu VISUALIZZA Barre degli strumenti oppure con unclic destro su qualunque barra visibile, permette di effettuare facilmente nume-rosi conteggi in breve tempo. Si osservi che, se si desiderano effettuare conteggi su parti limitate di un docu-mento, occorre prima selezionare la parte di documento interessata e poi uti-lizzare i comandi di conteggio.

Figura 5.2Barra degli strumentiConteggio parole.

Esercizio 5.2 COME SI PUÒ CONOSCERE LA LUNGHEZZA TOTALE DELLENOTE ASSOCIATE A UN TESTO?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiPer determinare la lunghezza complessiva di tutte le note a piè pagina occor-rerebbe:

1. selezionare il testo delle note in calce a una pagina;2. usare il comando STRUMENTI Conteggio parole;3. prendere nota del numero di caratteri conteggiati;4. ripetere l’operazione per tutte le note a piè pagina;5. sommare fra loro i valori così ottenuti.

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Evidentemente si tratta di un’operazione piuttosto laboriosa che, oltre allo spre-co di tempo, è facilmente fonte di errori di calcolo. Fortunatamente esiste un piccolo trucco che permette di ottenere lo stessorisultato in modo molto più semplice ed efficace. Le operazioni da svolgeresono:

1. non selezionare nessuna parte di testo (questa scelta equivale, nel conteg-gio, a selezionare l’intero testo);

2. attivare il comando STRUMENTI Conteggio parole;3. selezionare la casella di spunta Includi note a piè di pagina e di chiusu-

ra (figura 5.3);4. prendere nota del numero di battute del testo;5. ripetere il conteggio senza selezionare la casella di spunta Includi note a

piè di pagina e di chiusura;6. calcolare la differenza fra il numero di battute inclusivo delle note e quello

del puro testo. Si ottiene così il numero di battute delle sole note.

Figura 5.3Conteggio parolecomprensivo di note.

CONTROLLARE L’ORTOGRAFIA

Esercizio 5.3 QUALE STRUMENTO SI PUÒ UTILIZZARE SE NON SIRICORDA L’ORTOGRAFIA DI UNA PAROLA?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiQuando si scrive può capitare di avere dei dubbi sulla corretta ortografia di unaparola. Per questo motivo è bene attivare la correzione automatica durante ladigitazione, che corregge gli errori nel momento stesso della battitura, prima

Capitolo 5

107

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EWD

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LiTeQspWmaOqgA

1.234

ancora che vengano evidenziati dal correttore ortografico. Per esempio se scri-viamo la parola essicare (con una c) o perchè (con l’accento grave, che è erra-to), Word scriverà automaticamente essiccare (con due c) e perché (con l’ac-cento acuto, che è corretto).Questo comportamento di Word, apparentemente magico, si basa su un “cor-rettore invisibile” abbastanza semplice; per capirlo basta attivare il comandoSTRUMENTI Opzioni correzione automatica. Appare una sequenza di parole errate (nell’elenco di sinistra), accanto al qualesono elencate le corrispondenti parole corrette (nell’elenco di destra). Ognivolta che si digita una parola dell’elenco di sinistra, Word la sostituisce con lacorrispondente dell’elenco di destra.

Figura 5.4Finestra delle opzionidi correzioneautomatica.

Come si può vedere in figura 5.4, la correzione automatica può essere estesaanche a parole inizialmente non presenti in Word. Infatti si può estendere l’ambito di correzione di Word in modo da comprende-re anche errori non previsti dalla versione originale. Per farlo occorre:1. scrivere nella casella Sostituisci la parola che si ha l’abitudine di scrivere

in modo errato (per esempio la parola familia)2. scrivere nella casella Con la parola corretta che deve sostituire quella pre-

cedentemente digitata (per esempio la parola famiglia)3. cliccare su OK.

108


Esercizio 5.4 WORD FORNISCE AIUTI PER RIDURRE SEMPLICI ERRORIDI DIGITAZIONE ?

Livello: FacileTempo necessario: 5 minutiUtilizzando le funzioni di correzione automatica, si possono correggere banalierrori di digitazione. Per esempio, si può far in modo che Word inizi tutte le nuove frasi con la maiu-scola, anche se non richiesto esplicitamente con il tasto Maiusc, o che si rifiutidi scrivere parole con due maiuscole iniziali. Si può anche fare in modo che Word sblocchi automaticamente il tasto BlocMaiusc, in modo a evitare l’inversione involontaria di lettere maiuscole e minu-scole.Queste opzioni, e altre ancora, sono attivabili spuntando le caselle mostratenella figura precedente; il significato di queste caselle è chiaramente spiegatonella finestra di dialogo e non richiede ulteriori approfondimenti.

Esercizio 5.5 IN CHE MODO SI POSSONO EVIDENZIARE GLI ERRORI DIBATTITURA?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiQuando si scrive un testo, una volta ottenuta una versione quasi definitiva èspesso necessario correggere gli inevitabili errori di battitura.Word dispone di un dizionario della lingua italiana, costituito da decine dimigliaia di parole, che include i nomi al maschile e al femminile, al singolare eal plurale, le preposizioni articolate, i verbi con le voci coniugate, ecc. Ogni parola scritta in un documento di Word può essere confrontata con tuttequelle memorizzate nel dizionario; grazie a questo strumento di revisione lin-guistica è possibile individuare gli eventuali errori di battitura. A questo scopo occorre:

1. attivare il comando STRUMENTI Opzioni;2. scegliere la scheda Ortografia e grammatica (figura 5.5);3. lasciare attivata l’opzione Controllo ortografico durante la digitazione;4. lasciare disattiva la casella Nascondi errori ortografici nel documento.

Capitolo 5

109

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Figura 5.5Finestra per impostare le opzioni del controlloortografico.

In questo modo il programma di controllo ortografico rimane attivo durante lafase di digitazione del testo. Appena viene digitata una parola scorretta, il pro-gramma evidenzia l’errore con una sottolineatura rossa.

Figura 5.6Proposte di correzionedella parolasottolineata di rosso.

Come mostrato nella figura 5.6, una volta individuato un errore ortografico,Word segnala le motivazioni dell’errore e invita a scegliere se correggere l’erro-re o ignorare il suggerimento proposto. Il menu contestuale mostrato in figuraappare dopo un clic destro sulla parola errata.

110


Esercizio 5.6 COME SI PUÒ ARRICCHIRE IL VOCABOLARIO DELLEPAROLE NOTE A WORD?

Livello: FacileTempo necessario: 5 minutiPuò accadere che, durante le operazioni di controllo ortografico, il programmaevidenzi come errore una parola scritta correttamente, perché non contenutanel dizionario. Per arricchire il dizionario della nuova parola sottolineata in rosso è sufficienteposizionare il cursore sopra di essa, fare un clic con il tasto destro del mouse eselezionare il comando Aggiungi. Quando il controllo ortografico incontrerà ancora questa parola non la segnale-rà più come errore.

CORREGGERE AUTOMATICAMENTE UN TESTO

Esercizio 5.7 IN CHE MODO SI ATTIVA LA SILLABAZIONE AUTOMATICA?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiQuando si arriva a fine riga, durante la digitazione di un testo, normalmenteWord manda a capo l’intera parola che non ha spazio sufficiente nella riga. Inquesto modo, se il testo è allineato su un lato (solitamente a sinistra), si ottieneun effetto di “sbandieramento” sul lato non allineato, che può dare luogo aun’impaginazione piuttosto antiestetica. Se invece il testo è giustificato, vengono create alcune spaziature artificiali fra leparole contigue; in questi casi, in particolare se le righe sono corte, possononascere effetti sgradevoli per la lettura, dovuti a un pagina che presenta troppezone bianche.Per evitare problemi di questo genere è opportuno attivare l’opzione di sillaba-zione automatica, tramite il comando STRUMENTI Lingua Sillabazione (figura5.7).Con questo comando si apre una finestra di dialogo; attivando l’opzioneSillaba automaticamente documento Word sillaberà automaticamente ildocumento. Al contrario, il pulsante Manuale permette all’utente di accettare o meno ognisingola sillabazione proposta da Word.

Capitolo 5

111

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LiTeGgLamstinUrepPgenbStendW

Figura 5.7Finestra per impostare la sillabazione.

Inoltre, dato che le parole costituite esclusivamente da caratteri maiuscoli indi-cano solitamente sigle o abbreviazioni, è opportuno disattivare l’opzione Sillabaparole maiuscole. Se si desidera ottenere un’impaginazione che facilita la let-tura, è necessario sillabare le parole di fine riga, mandando a capo le parti diparola che eccedono la lunghezza della riga.

Esercizio 5.8 ESISTE UNO STRUMENTO DI WORD CHE AIUTA A TROVA-RE I SINONIMI DI UNA PAROLA?

Livello: Facile Tempo necessario: 10 minutiPer arricchire la varietà linguistica di un testo, o per meglio precisare un con-cetto particolarmente importante, è spesso utile far ricorso ai sinonimi più adat-ti, oppure cercare vocaboli di significato contrario. A questo scopo Word dispone di un dizionario di sinonimi e contrari di facile uti-lizzo. Per usare il dizionario dei sinonimi occorre selezionare la parola in esamee selezionare il comando STRUMENTI Lingua Thesaurus.

Figura 5.8Finestra Thesaurusper la ricerca di sinonimi.

112


Appare la finestra di dialogo della figura 5.8, con un elenco di significati tra iquali si può selezionare quello più adatto al nostro scopo. Da osservare che laricerca dei sinonimi viene effettuata sul dizionario adatto alla lingua in cui èscritto il documento. Una volta individuato il termine migliore, si può premere il pulsante Sostituisci(oppure fare doppio clic sul sinonimo), per sostituire il termine inizialmente sele-zionato con quello scelto come sinonimo; in alternativa, con il pulsante Cerca,si può cercare un sinonimo del sinonimo selezionato. La ricerca quindi può ramificarsi ulteriormente, fino a individuare il vocabolodesiderato.

Esercizio 5.9 È POSSIBILE LA REVISIONE LINGUISTICA SE IL TESTO NONÈ SCRITTO IN ITALIANO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiGli strumenti di revisione linguistica offerti da Word sono disponibili anche in lin-gue diverse dall’italiano. La versione di Word normalmente commercializzata in Italia è dotata di stru-menti di revisione adatti all’italiano e all’inglese USA. Se si vogliono utilizzarestrumenti di revisione progettati per altre lingue occorre acquistarli a parte einstallarli sul disco rigido. Una volta installati questi strumenti per tutte le lingue desiderate si può sceglie-re la lingua di lavoro, indicando a Word quali tra questi strumenti deve utilizzareper il testo in esame. Per farlo è sufficiente selezionare la parte di testo scritta in una determinata lin-gua e selezionare il comando STRUMENTI Lingua Imposta lingua. Appare unelenco delle lingue utilizzabili da Word; quelle realmente disponibili appaiononella parte alta dell’elenco, mentre le altre elencate più in basso sono acquista-bili a parte (figura 5.9). Si osservi che, attivando l’opzione Rileva lingua automaticamente, in untesto in cui esistono parti scritte in una lingua e altri parti scritte in altre lingue,non solo si possono utilizzare strumenti di revisione linguistica diversi per lediverse parti di testo, ma lo strumento più adatto viene scelto direttamente daWord.

Capitolo 5

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LiTeSlin

Figura 5.9Finestra che mostrale lingue installate in Word.

Esercizio 5.10 COME FUNZIONANO I SERVIZI LINGUISTICI NEI TESTIMULTILINGUE?

Livello: FacileTempo necessario: 10 minutiSe all’interno di una stessa frase sono presenti parole di più lingue, Word sce-glie come lingua della frase quella in cui sono presenti più parole e, di conse-guenza, segnala come errate le parole scritte nell’altra lingua.

RIASSUMERE AUTOMATICAMENTE UN DOCUMENTO

Esercizio 5.11 SI POSSONO INDIVIDUARE AUTOMATICAMENTE LE PARTIPIÙ IMPORTANTI DI UN TESTO?

Livello: Difficile Tempo necessario: 15 minutiWord permette di realizzare automaticamente il riassunto di un testo attraversoil sunto automatico, anche se è opportuno verificare che contenga tutte le partiessenziali del documento. È bene utilizzare il sunto automatico con documentiabbastanza semplici, quali relazioni e articoli. La funzione di sunto automatico analizza il documento e determina i punti fon-damentali, assegnando un punteggio a ogni frase; il punteggio risulta più altoper le frasi che contengono le parole utilizzate più di frequente. Per visualizza-re il riassunto, è sufficiente scegliere le frasi con il punteggio più alto.

114


Per fare il sunto automatico occorre aprire il menu STRUMENTI e selezionareSunto automatico. Viene mostrata una finestra, visualizzata nella figura 5.10,nella quale è possibile scegliere in che modo visualizzare il riassunto: far vede-re evidenziati in giallo i punti chiave; inserire il sunto all’inizio del documento oin uno nuovo; visualizzare nel documento originale solo le parti che compongo-no il riassunto.

Figura 5.10Finestra per l’impostazione del sunto automatico.

È importante determinare la lunghezza del riassunto: la finestra imposta auto-maticamente il 25% del testo originale, che può essere aumentato o diminuitoagendo sulla casella di riepilogo a discesa. La barra del sunto automatico (figu-ra 5.11), che appare dopo aver fatto la prima operazione, permette di imposta-re la percentuale di sunto rispetto all’originale e di visualizzare, evidenziati ingiallo, i periodi che compongono il sunto o solo il riassunto del testo.

Esercizio 5.12 È POSSIBILE OTTENERE IL RIASSUNTO AUTOMATICO DITESTI MULTILINGUE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiSe l’installazione in uso di Word è corredata con gli strumenti linguistici adatti alingue particolari, è possibile creare un riassunto automatico di testi in cinese,

Capitolo 5

115

TI

e-e-

TI

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n-toa-


Figura 5.11Barra del suntoautomatico.

inglese, francese, tedesco, giapponese, coreano, portoghese (brasiliano), spa-gnolo e svedese. Il sunto generato dalla funzione sunto automatico è scritto nella stessa linguaimpostata durante l’installazione di Microsoft Word o Microsoft Office. Se undocumento contiene testo in diverse lingue, il sunto verrà creato nella lingua piùutilizzata nel documento.

116


USARE SIMBOLI PARTICOLARI

Esercizio 6.1 COME SI PUÒ INSERIRE UN CARATTERE SPECIALE, PERESEMPIO IL SIMBOLO DI COPYRIGHT?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiInserire un carattere speciale come il simbolo di copyright ©, di marchio depo-sitato ™, ecc. è un’operazione semplice. Occorre aprire il menu INSERISCI e sce-gliere il comando Simbolo.La finestra che si apre è formata da due schede: bisogna scegliere quella eti-chettata dalla voce Caratteri speciali (figura 6.1).Se un carattere speciale viene usato frequentemente è bene imparare la com-binazione di tasti di scelta rapida. Per esempio:l per “scrivere” il segno di copyright © occorre premere la combinazione di

tasti Alt+Ctrl+C.l per “scrivere” il segno di marchio depositato ® occorre premere la combi-

nazione di tasti Alt+Ctrl+R.

USARE LE FUNZIONI AVANZATE

117

Capitolo 6


ECA

LiTeRes

Figura 6.1Scheda Caratterispeciali.

l per “scrivere” il segno di marchio registrato ™™ occorre premere la combi-nazione di tasti Alt+Ctrl+T.

Esercizio 6.2 COME SI POSSONO INSERIRE SIMBOLI PARTICOLARI, PERESEMPIO UN NUMERO FRAZIONARIO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiDurante la stesura di testi, soprattutto se specialistici, può essere necessariointrodurre simboli e caratteri di altre lingue. Word offre un ampia scelta suddivisa in diversi tipi di carattere. Per visualizzarlioccorre aprire il menu INSERISCI, selezionare Simbolo e attivare la schedaSimboli nella finestra visualizzata.All’interno di un tipo di carattere è possibile individuare un sottoinsieme, adesempio Operatori matematici, come nel caso rappresentato in figura 6.2.Nella parte inferiore della scheda è indicato il Codice di carattere. Ciò significache se si digita la sequenza “221E” e poi si preme la combinazione di tastiAlt+X verrà inserito il simbolo matematico di “infinito”.Alcuni simboli possono anche essere ottenuti con una combinazione di tasti, adesempio quello dell’euro (¤), che utilizza la combinazione Ctrl+Alt+E; è pos-sibile modificare le combinazioni di tasti premendo il pulsante Tasti di sceltarapida. Viene visualizzata la finestra mostrata nella figura 6.3. A questo punto,si fa clic nella casella Nuova combinazione e si preme, sulla tastiera, la nuovasequenza di tasti, confermando infine con Assegna.

118


Figura 6.2Scheda Simboli.

Figura 6.3Finestra Personalizzatastiera per modificare la combinazione di tasti per l’inserimento di un simbolo.

Esercizio 6.3 COME SI PUÒ TENERE TRACCIA DELLE CORREZIONIAPPORTATE A UN TESTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 30 minutiRaramente un testo viene digitato direttamente nella versione definitiva. Se siescludono le battiture di testi scritti inizialmente a mano e alcuni altri rari casi,

Capitolo 6

119

i-

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ds-tao,va


•

•

•

•

normalmente un testo viene scritto, modificato, rivisto, modificato nuovamente,prima di assumere la veste definitiva.In molti casi, poi, uno stesso testo viene scritto a più mani ed è molto utile a ogniautore riconoscere facilmente le proposte di modifica apportate dai coautori,mantenendo la possibilità di accettare o meno le proposte di variazione.Per venire incontro a queste esigenze si può utilizzare il comando STRUMENTI

Revisioni (figura 6.4), che fornisce una serie di servizi estremamente utili peril lavoro di gruppo, ma anche per la revisione di un testo apportata dallo stessoautore iniziale.

Figura 6.4Comando StrumentiRevisioni.

Selezionando questo comando appare la barra strumenti Commento, conte-nente vari pulsanti utili in fase di revisione del testo.Una volta attivato questo comando, le modifiche apportate al testo verrannoinserite in colore rosso e si terrà conto delle parti di testo eliminate introducen-do alcuni commenti automatici (figura 6.5).

Figura 6.5Memorizzazioneautomatica delle revisioniapportate a un testo

Fra i pulsanti disponibili nella barra Commento ricordiamo, per esempio:

120


• il pulsante Mostra (figura 6.6) che permette di scegliere che cosa visua-lizzare: la versione Finale o quella Iniziale del testo, cioè quella dopo oprima delle modifiche apportate, gli eventuali commenti e annotazioni,inserimenti ed eliminazioni e altro ancora;

• i pulsanti Precedente e Successivo che permettono di accedere diretta-mente alle modifiche in sequenza, evitando di ricercarle manualmente neltesto;

• i pulsanti a discesa Accetta modifica e Rifiuta revisione/Elimina com-mento (figura 6.7) che permettono di decidere cosa fare con le revisioniproposte;

• il pulsante Inserisci commento che permette di aggiungere al testocomodi call-out di suggerimento per l’autore.

Figura 6.6Pulsante Mostra.

Figura 6.7Pulsante Accettamodifica.

Capitolo 6

121

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Esercizio 6.4 COME SI PUÒ PERSONALIZZARE LA REVISIONE DI UNTESTO?

Livello: FacileTempo necessario: 10 minutiQuando si decide di mantenere traccia delle revisioni apportate a un testo, uti-lizzando il comando STRUMENTI Revisioni, le modalità di visualizzazione di que-ste revisioni possono essere personalizzate a piacere.Per farlo, una volta che è visibile la barra degli strumenti Commento, occorrepremere il pulsante a discesa Mostra e selezionare il comando Opzioni.Viene visualizzata la finestra di dialogo Revisioni che, come mostrato in figura6.8, permette di modificare le modalità di visualizzazione in diversi modi. Peresempio, normalmente il testo eliminato in fase di revisione viene mantenuto,ma evidenziato con una barra che simula una cancellazione a matita di un dat-tiloscritto. È tuttavia possibile cambiare il colore del testo eliminato, oppure for-mattarlo in grassetto, corsivo o altri modi a piacere.

Figura 6.8Possibilità di formattazione di un testorevisionato.

Esercizio 6.5 È POSSIBILE CONSERVARE LE PRECEDENTI VERSIONI DIUN TESTO SENZA GENERARE NUMEROSI FILE?

Livello: Medio Tempo necessario: 30 minutiIn molte situazioni di lavoro è importante mantenere memoria delle fasi di pro-duzione di un testo. Per esempio, quando si produce una relazione scritta, in

122


particolare se si tratta di un lavoro svolto da più persone, può capitare cheoccorra ricostruire una precedente versione del testo, in quanto si consideranoerrate le modifiche apportate successivamente.Per evitare complicate ricostruzioni mnemoniche, solitamente si mantengonosu disco più versioni di uno stesso documento, nominando i rispettivi file connomi tipo: Relazione (versione 1).doc, Relazione (versione 2).doc, ecc.,oppure con nomi che aiutino a ricordare la data di produzione della versionespecifica, tipo Relazione-24-10-04.doc, Relazione-12-11-04.doc, ecc.È tuttavia possibile evitare questi laboriosi meccanismi selezionando il comandoFILE Versioni, così da aprire la finestra di dialogo mostrata in figura 6.9.Al momento del salvataggio di una versione viene richiesto di inserire un oppor-tuno commento, in modo da facilitare l’individuazione della versione memoriz-zata. In seguito, dopo aver modificato il documento, si potranno salvare unaseconda versione, poi una terza e così via senza limiti.

Figura 6.9Inserimento di un commentoassociato a una versione del documento.

Quando nello stesso file sono disponibili più versioni di uno stesso documento,sarà possibile recuperarne una precedente con un semplice doppio clic sull’e-tichetta che la identifica (figura 6.10).

Figura 6.10Versioni memorizzatesuccessivamente.

Capitolo 6

123

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Dopo aver richiesto di lavorare su una specifica versione si otterrà automatica-mente l’apertura del documento sia nella versione finale sia nella versionerichiesta, ciascuna delle quali sarà visualizzata nella propria finestra (figura 6.11).

Figura 6.11Doppia finestra con diverse versioni di un documento.

Si potrà allora lavorare sulla versione precedente, eventualmente facendo ricor-so alle modifiche successive mostrate nell’altra finestra, e alla fine del lavoro sal-vare la versione precedente con un altro nome, in modo da ottenere un docu-mento indipendente da quello originario, contenente le successive versioni dilavoro.

PROTEGGERE I DOCUMENTI

Esercizio 6.6 È POSSIBILE FARE IN MODO CHE UN DOCUMENTO NONPOSSA ESSERE LETTO DA PERSONE NON AUTORIZZATE?

Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minutiLa garanzia del diritto alla privacy è sempre un grande problema in tutti i casi incui le informazioni sono memorizzate in formati elettronici. In particolare, i

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documenti Word, che costituiscono la gran parte dei file prodotti ogni giorno damigliaia di utenti, sono uno dei punti deboli del mantenimento del diritto allariservatezza.Il problema si pone in particolar modo se i documenti vengono inviati comeallegati di posta elettronica. Per ovviare a questi inconvenienti Word è dotato dialcuni meccanismi di protezione basati sull’utilizzo di password note solo agliutenti autorizzati.Si osservi che la comunicazione di una password da un utente a un altro devesempre utilizzare canali di comunicazione differenti da quelli usati per trasmet-tere il documento protetto.Per fare in modo che un documento possa essere aperto solamente da chi neconosce la password di apertura occorre:

1. selezionare il comando STRUMENTI Opzioni;2. aprire la scheda Protezione;3. digitare la password prescelta;4. premere OK;4. digitare una seconda volta la password nella finestra di dialogo visualizza-

ta, per verificare di averla immessa correttamente (figura 6.12).

Figura 6.12Digitazione di una password per poter aprire un documento.

A questo punto, dopo aver salvato il documento, esso potrà essere aperto soloda chi conosce la sua password di apertura. Quando si cerca di aprire il docu-mento, infatti, viene visualizzata la finestra di dialogo mostrata in figura 6.13; sel’utente non conosce la password, non potrà aprire il file.Il documento così ottenuto non solo è protetto con una password di apertura,ma è anche crittografato in modo da renderlo incomprensibile. Per esempio, sesi apre un documento protetto da password con il Blocco note, se ne può vede-re il contenuto anche se il documento è protetto, ma tale contenuto risulta total-mente incomprensibile (figura 6.14).Si potrebbe pensare che gli strani caratteri che appaiono a video con BloccoNote siano dovuti ai sistemi di formattazione di Word non riconosciuti da BloccoNote. In realtà, anche se si apre il documento protetto con WordPad, che è un

Capitolo 6

125

a-e).

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programma in grado di riconoscere le formattazioni di Word, il documento rima-ne sempre illeggibile.Si osservi che la protezione offerta da Word può essere superata utilizzandoappositi software facilmente reperibili, commercializzati ufficialmente come sup-porto all’utente che “ha dimenticato la password”. Questi prodotti riescono aindividuare le password tanto più facilmente quanto più brevi sono le passwordscelte dall’utente.

Figura 6.14Contenuto di un documentocrittografato protettoda password.

Esercizio 6.7 COME SI PUÒ EVITARE CHE UN UTENTE MODIFICHI ILCONTENUTO DI UN DOCUMENTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiSe un utente produce un documento e lo invia a un altro, può avere l’esigenzadi impedirne la modifica, in modo da poter garantire l’originalità della fonte ini-ziale. Questa esigenza può essere presente sia nel caso di documenti protetti dapassword di apertura, sia nel caso di documenti disponibili all’apertura da partedi chiunque (per esempio: può essere necessario proteggere da modifica ancheun documento pubblico scaricabile da Internet).La protezione da modifica può essere attivata inserendo un’apposita password.A questo scopo, selezionare il comando STRUMENTI Opzioni; nella finestra delleopzioni, scegliere la scheda Protezione (figura 6.15) e, nella casella Passworddi modifica, inserire la password desiderata.

126

Figura 6.13Apertura di un documentoprotetto da password.


Figura 6.15Protezione da modifica di un documentoprotetto anche da aperture illecite.

In fase di apertura di un documento protetto da modifica appare una finestra didialogo analoga a quella mostrata in figura 6.16. Come si vede dal testo che appare nella finestra di dialogo, è possibile ancheaprire il documento senza conoscere la password di modifica (basta premere ilpulsante Sola lettura), ma in questo caso il documento si aprirà in modalità disola lettura e per salvarne eventuali versioni modificate sarà necessario salvareil documento con un nome differente, senza poter modificare il documento ori-ginario.

Figura 6.16Apertura di un documentoprotetto da passworddi modifica.

Esercizio 6.8 COME SI PUÒ TOGLIERE UNA PASSWORD DA UN DOCU-MENTO?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiUn documento Word può essere protetto da password che ne impediscono:

• l’apertura da parte di persone non autorizzate;• il salvataggio di modifiche senza cambiare nome al documento.

Se un utente che conosce la password decide di rilasciare una nuova versionedel documento priva di password, per farlo deve:

Capitolo 6

127

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1. aprire il documento digitando la password necessaria;2. selezionare il comando STRUMENTI Opzioni;3. selezionare la scheda Protezione;4. cancellare la password di apertura, quella di modifica o ambedue (figura

6.17).

Si ricordi che, in fase di cancellazione, non è necessario immettere nuovamen-te la password, in quanto questa è stata eliminata.

Figura 6.17Cancellazione di una password di protezione del documento.

Esercizio 6.9 COME SI PUÒ MODIFICARE UNA PASSWORD ASSOCIATA AUN DOCUMENTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minutiSe si ha un documento di Word protetto da una password, chi la conosce puòdecidere di rilasciare una nuova versione del documento proteggendolo conuna password differente. Per farlo è necessario:

1. aprire il documento digitando la password necessaria;2. scegliere il comando STRUMENTI Opzioni;3. selezionare la scheda Protezione;4. digitare la nuova password di apertura, di modifica o ambedue;5. ridigitare la password per confermarla;6. salvare il documento con le nuove password.

128


USARE I COLLEGAMENTI IPERTESTUALI

Esercizio 6.10 È POSSIBILE FARE IN MODO CHE I TITOLI DI UN SOMMA-RIO RIMANDINO AUTOMATICAMENTE AL PARAGRAFOCORRISPONDENTE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiSe il documento è molto lungo, è bene creare un sommario, cioè l’elenco deititoli del documento, che rimandi ai rispettivi argomenti trattati. Word permettedi fare questa operazione in modo veloce e quasi automatico se, in fase di scrit-tura, si sono creati i titoli utilizzando un apposito stile.Nella barra di formattazione è possibile modificare lo stile impostato per impo-stazione predefinita (figura 6.18). Il modo più semplice per creare un sommarioconsiste nell’utilizzare i formati dei livelli struttura o gli stili titolo predefiniti.

Figura 6.18Finestra a tendinache mostra gli stili del documento.

Per creare un sommario occorre posizionare il cursore nel punto in cui si desi-dera farlo apparire. Si procede aprendo il menu INSERISCI; occorre poi scegliereil comando Riferimento, fare clic sulla voce Indici e sommario e aprire lascheda Sommario.

Capitolo 6

129

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Figura 6.19Finestra per impostare le caratteristiche del sommario.

Come visualizzato in figura 6.19, la finestra presenta diverse possibilità di scelta:

l se mostrare i numeri di pagine e allinearlii a destra, l quale carattere di riempimento utilizzare, l quale formato di sommario utilizzare, l fino a quale livello far arrivare le voci.

Una volta stabilito come deve essere il sommario desiderato, un clic su OK locostruirà immediatamente. A questo punto, per portare automa-ticamente il cursore in un punto qualsiasi del documento saràsufficiente cliccare su un titolo che appare nel sommario.

Esercizio 6.11 È POSSIBILE CREARE ALL’INTERNO DI UN DOCUMENTOCOLLEGAMENTI NON ASSOCIATI AI TITOLI DEI PARA-GRAFI?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiUn documento può presentare alcune parole che fungono da collegamentocon altre parti del file. Queste parole prendono il nome di collegamenti iperte-stuali; la parola o la frase alla quale arriva il collegamento deve essere prece-duta da un segnalibro.Per prima cosa è necessario creare il segnalibro: occorre posizionare il cur-sore immediatamente prima del passo a cui deve puntare il collegamentoipertestuale. Bisogna aprire il menu INSERISCI e selezionare Segnalibro. Si

130


apre la finestra della figura 6.20, all’interno della quale va inserito il nome delsegnalibro.

Figura 6.20Finestra per impostare il segnalibro.

È bene utilizzare nomi significativi, in modo che sia più facile poi ricordarsi diquale segnalibro si tratta. Selezionando il pulsante Aggiungi si chiude la fine-stra.A questo punto si può creare il collegamento: occorre innanzitutto selezionarela parte di testo che fa da collegamento, aprire quindi il menu INSERISCI e sele-zionare Collegamento ipertestuale (figura 6.21).

Figura 6.21Finestra per inserire il collegamentoipertestuale.

Nella finestra che si apre bisogna selezionare, a sinistra, il pulsante Inserisci neldocumento, cercare la voce Segnalibri e selezionare il segnalibro appenacreato. Le parole selezionate, che fungono da collegamento ipertestuale, sono ora dicolore blu e sottolineate; tenendo premuto il tasto Ctrl e facendo clic sul colle-gamento si viene portati automaticamente alla parte di testo preceduta dal

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segnalibro. Nella parte superiore della pagina, insieme alle altre, appare la barraWeb: la freccia azzurra con la punta rivolta verso sinistra permette di tornare alpunto di partenza.Un’osservazione: il collegamento ipertestuale può essere arricchito da un titoloche ne fa capire meglio la funzione (figura 6.22). Per crearlo occorre utilizzareil pulsante Descrizione nella finestra Inserisci collegamento ipertestuale.

Figura 6.22Le parole contenutenel rettangolo giallodescrivono la funzionedel collegamentoipertestuale.

Esercizio 6.12 È POSSIBILE COLLEGARE LE PAROLE DI UN DOCUMENTOAD ALTRI FILE O A PAGINE WEB?

Livello: MedioTempo necessario: 10 minutiIl collegamento presente all’interno di un documento può rimandare a file diWord o di altri programmi o addirittura a pagine Web. In quest’ultimo caso, perpoterle visualizzare sarà necessario essere collegati ad Internet. Nel caso di collegamenti ad altri file, si consiglia di raccogliere tutto il materialedi riferimento in un’unica cartella, in modo da rendere più facile una eventualeesportazione su altri computer o come allegati di posta elettronica.Per creare il collegamento occorre, dopo avere selezionato le parole che deb-bono fungere da collegamento ipertestuale, aprire il menu INSERISCI e selezio-nare Collegamento ipertestuale: all’apertura della finestra occorre verifica-re che, nell’area di sinistra sia selezionato il pulsante File o pagina Web esi-stente (figura 6.23). A questo punto basta cercare e selezionare il file all’interno delle cartelle dis-ponibili sui dischi del proprio computer, oppure scrivere l’indirizzo della paginaWeb al quale deve arrivare il collegamento utilizzando la casella Indirizzomostrata nella finestra di dialogo.Il collegamento può essere anche costituito da un indirizzo di posta elettronica.Per impostarlo, selezionare il pulsante a sinistra della finestra e inserire l’indiriz-zo di posta elettronica desiderato, facendolo precedere dalla dicitura “mailto:”(figura 6.24).

132


Figura 6.23Finestra per inserireun collegamentoipertestuale a un file o a una pagina Web.

Figura 6.24Finestra per inserire il collegamento a un indirizzo di postaelettronica.

SALVARE IN FORMATO HTML

Esercizio 6.13 È POSSIBILE TRASFORMARE UN DOCUMENTO DI WORDIN FORMATO HTML PER POTERLO PUBBLICARE SU WEB?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiConvertire un documento di Word in un formato adatto per la pubblicazione suWeb è un’operazione semplice e veloce, anche se richiede alcune attenzioni.Dopo aver aperto il documento di Word da modificare, selezionare il comandoFILE Salva come pagina Web, che visualizza la finestra Salva con nome.Per impostazione predefinita, il titolo della pagina Web creata con questocomando sarà uguale a quello del nome del file; per esempio, se il titolo deldocumento è “Lettera”, il titolo della pagina Web sarà “Lettera”. Se lo si desidera, è possibile modificare il titolo della pagina (che viene visualiz-zato nella barra del titolo del browser) facendo clic sul pulsante Cambia tito-

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lo; viene visualizzata una piccola finestra di dialogo, denominata Imposta tito-lo pagina, nella quale è possibile specificare il titolo desiderato, confermando-lo con OK (figura 6.25).

Figura 6.25Finestra per salvare in formato Web e per attribuire un titolo.

Durante il trasferimento del file sul Web, inoltre, è bene far attenzione che il pro-gramma crea, oltre al file in formato HTML, anche una cartella che contieneimmagini e altri oggetti del documento di Word. Questa cartella ha lo stessonome del file in questione, seguito dalla scritta “_file”.

Esercizio 6.14 È POSSIBILE ATTRIBUIRE ALLE IMMAGINI E AI COLLEGA-MENTI UN TITOLO NEL RISPETTO DELLE REGOLE DELL’AC-CESSIBILITÀ PER PERSONE CON PROBLEMI VISIVI?

Livello: Facile Tempo necessario: 5 minutiI non vedenti navigano in Internet con il supporto di appositi software chiamatiscreenreader, cioè sintetizzatori vocali che leggono il codice della paginaHTML. Senza entrare in particolari tecnici, soffermiamoci sulle immagini, che lo screen-reader può spiegare se l’autore del file ha aggiunto una breve descrizione del-l’immagine o della sua funzione, come si può vedere nella figura 6.26.Per aggiungere questa importante caratteristica occorre aprire in Word il docu-mento in formato HTML e selezionare l’immagine.

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Figura 6.26Immagine con brevespiegazione della sua funzione.

Facendo un clic con il pulsante destro del mouse, si apre un menu dal qualebisogna scegliere il comando Modifica collegamento ipertestuale.Premendo il pulsante Descrizione, appare la finestra, come visualizzata nellafigura 6.27, con un campo nel quale può essere scritta la breve descrizione.

Figura 6.27Finestra per inseriredescrizione della funzionedell’immagine.

PER CHI VUOLE SAPERE PROPRIO TUTTO

Esercizio 6.15 COME SI FA PER PERSONALIZZARE UN PUNTO ELENCO?

Livello: Medio Tempo necessario: 10 minuti Gli elenchi puntati possono essere creati facilmente durante la digitazione deltesto utilizzando il tasto sulla barra degli strumenti che inserisce l’ultimo tipo dipunto elenco utilizzato. Per sceglierne un altro, fra quelli proposti, occorre aprire il menu FORMATO escegliere il comando Elenchi puntati e numerati, che visualizza la finestrariportata in figura 6.28.Se gli esempi proposti non soddisfano ancora, occorre fare clic su una qualsia-si delle caselle e premere il pulsante Personalizza per visualizzare la finestradella figura 6.29.

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Figura 6.28Finestra per modificare elenchipuntati

Figura 6.29Finestra per personalizzare gli elenchi puntati.

Si può scegliere così tra un simbolo, un altro tipo di carattere, ma anche un’im-magine; si può impostare la distanza del punto elenco dal testo e dal marginevedendo immediatamente l’anteprima nella parte inferiore della finestra.Occorre osservare che la scelta del tipo di punto elenco influenza significativa-mente la leggibilità del testo e l’estetica della pagina. Per esempio è sconsiglia-

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bile utilizzare immagini o simboli molto appariscenti se si lavora su un testosobrio di carattere argomentativo.

Esercizio 6.16 COME SI PUÒ CREARE UN ELENCO PUNTATO CON IMMA-GINI SU PIÙ LIVELLI?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Un elenco puntato con immagini su più livelli può essere paragonato a unastruttura elenco numerato dove le voci dell’elenco sono mostrate su livelli diver-si: vengono utilizzati punti elenco con immagini differenti per rappresentare cia-scun livello. Per ottenere questo risultato occorre:

1. scegliere Elenchi puntati e numerati dal menu FORMATO;2. selezionare la scheda Struttura;3. selezionare uno stile di punto elenco con immagine esistente;4. scegliere Personalizza;5. nella casella Livello selezionare 1;6. nella casella Stile numero selezionare un’immagine esistente oppure fare

clic su Nuova immagine per selezionare un’immagine;7. ripetere i passaggi selezionando un livello diverso e un punto elenco con

immagine differente per ciascun livello fino al termine dell’operazione;8. scegliere OK: verrà visualizzato un punto elenco con immagine per il primo

livello;9. digitare il testo dell’elenco, premendo INVIO dopo ciascuna voce.

I successivi punti elenco con immagine verranno automaticamente inseriti all’i-nizio di ciascuna riga al primo livello. Per spostare una voce dell’elenco puntato al livello desiderato, effettuare unadelle seguenti operazioni sulla barra degli strumenti Formattazione:

• per spostare una voce a un livello più basso, fare clic in un punto qualsiasidella voce, quindi fare clic sul pulsante Aumenta rientro;

• per spostare una voce a un livello più alto, fare clic in un punto qualsiasidella voce, quindi fare clic su Riduci rientro;

• per spostare l’intero elenco verso destra o verso sinistra, fare clic sul primopunto elenco e trascinarlo nella posizione desiderata.

L’intero elenco verrà spostato e i punti elenco non subiranno alcuna modifica. Inalternativa fare clic sul primo punto elenco, quindi premere TAB oMAIUSC+TAB oppure fare clic su Aumenta rientro o su Riduci rientro.

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Esercizio 6.17 COME È POSSIBILE AGGIUNGERE DIDASCALIE A UN’IM-MAGINE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Le didascalie possono essere considerate come delle etichette, per esempio“Figura 12”, che vengono aggiunte a una tabella, a una figura o a un altro ele-mento. Per aggiungerne in modo automatico occorre seguire questa procedura:

1. scegliere Riferimento dal menu INSERISCI, quindi Didascalia figura 6.30);2. fare clic su Didascalia automatica (figura 6.31);3. dalla casella di riepilogo Didascalia automatica selezionare gli elementi

a cui si desidera venga applicata automaticamente una didascalia;4. selezionare le opzioni desiderate;5. scegliere OK.

Figura 6.30Finestra per impostare la didascalia di una tabella.

Figura 6.31Finestra per personalizzare la didascalia.

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Per modificare il testo della didascalia inserito automaticamente, basta faredoppio clic su di essa e digitare il testo desiderato.

Esercizio 6.18 COME È POSSIBILE CONFRONTARE IL CONTENUTO DI DUEDOCUMENTI?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Può succedere di avere due documenti simili e che sia necessario metterli aconfronto per evidenziarne le differenze. Il comando Confronta e unisci ver-sioni mette in evidenza le differenze rilevate come se fossero delle revisioni(figura 6.32).

Figura 6.32Le differenze vengonoevidenziate sottoforma di revisioni.

Per confrontare due documenti occorre visualizzare il primo documento, aprireil menu STRUMENTI e selezionare la voce Confronta e unisci documenti. Siapre una finestra di dialogo per la ricerca del documento con il quale fare ilconfronto. È necessario, nella parte in basso a destra della finestra di dialogo, attivare lacasella Anteprima confronto per non passare direttamente alla fase di unio-ne, probabilmente non ancora necessaria (figura 6.33).In questo modo verrà creato un nuovo documento che contiene le note di revi-sione che mettono in evidenza le differenze fra un file e l’altro.

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Figura 6.33Le differenze vengonoevidenziate sottoforma di revisioni.

Esercizio 6.19 COME SI POSSONO UNIRE DUE DOCUMENTI IN UNO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti Per unire due documenti occorre innanzitutto visualizzare la visualizzazione laversione modificata. Occorre poi aprire il menu STRUMENTI e scegliere il coman-do Confronta e unisci documenti. Nella finestra di dialogo visualizzata, sele-zionare il documento originale e fare clic sulla freccia accanto a Unisci. È ora possibile scegliere dove visualizzare i risultati dell’unione, come mostratonella figura 6.34. L’unione può essere effettuata nel documento corrente o in unnuovo documento.

Figura 6.34Casella di riepilogo a tendina per scegliere doveeffettuare l’unione.

Per garantire i migliori risultati possibili, è opportuno attivare la casella di con-trollo Memorizza numero casuale per migliorare la correttezza dell’u-nione nella scheda Protezione della finestra di dialogo Opzioni, che si aprescegliendo Opzioni dal menu STRUMENTI (figura 6.35).

Esercizio 6.20 COME SI PUÒ CONFRONTARE LA FORMATTAZIONE TRADUE SELEZIONI DI TESTO?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minuti

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Figura 6.35Casella per ottimizzarel’unione di documenti.

È possibile confrontare due selezioni di testo per verificare le differenze nellaformattazione. Questa procedura può essere utile, ad esempio, se si desiderasapere quali sono le proprietà differenti in due paragrafi che presentano unaspetto diverso. Occorre scegliere il comando Informazioni sul formato delmenu FORMATO e selezionare il paragrafo che si desidera confrontare. In questomodo, come si vede in figura 6.36, vengono visualizzate tutte le caratteristichedel testo selezionato, tipo di carattere, paragrafo e sezione.

Figura 6.36Informazioni sul formato del testoselezionato.

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Nella sezione Testo selezionato occorre attivare la casella di controlloConfronta con altra sezione: nella casella Differenze di formattazioneverranno descritte le differenze tra le due selezioni. Quando, invece, le due selezioni sono esattamente identiche, viene visualizzatoNessuna differenza nella formattazione al posto della descrizione. Performattare la seconda selezione in modo che corrisponda alla prima, bisognafare clic sulla freccia accanto alla seconda casella in Testo selezionato, quin-di scegliere Applica formattazione della selezione originale (figura 6.37).

Figura 6.37Casella di riepilogoa tendina per applicareformattazione della selezioneoriginale.

È anche possibile fare clic sul testo sottolineato in blu nella casella Differenzenella formattazione e correggere qualsiasi incoerenza o apportare altremodifiche alla seconda selezione di testo.

Esercizio 6.21 SI PUÒ SCRIVERE UN TESTO VERTICALMENTE?

Livello: Difficile Tempo necessario: 30 minutiNormalmente un testo scritto con Word appare orientato orizzontalmente, maesistono casi in cui è possibile utilizzare diverse orientazioni del testo. Per esem-pio è possibile cambiare l’orientamento del testo in oggetti, quali caselle di testo,forme, callout (figura 6.38), celle di tabelle (figura 6.39).

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Figura 6.38Callout con scrittaorientataverticalmente.

Figura 6.39Tabella Word con intestazioniorientateverticalmente.

Per ottenere un orientamento diverso da quello orizzontale, nei casi in cui que-sto è possibile, occorre portare il cursore nella zona in cui tale orientamento èdisponibile (per esempio all’interno di una cella di una tabella) e selezionare ilcomando FORMATO Orientamento testo. Si aprirà una finestra di dialogo analoga a quella mostrata in figura 6.40, chepermette di scegliere l’orientamento più adatto al problema in esame.

Esercizio 6.22 COME SI PUÒ LEGGERE COMODAMENTE UN DOCUMENTOA VIDEO SENZA DOVER INGRANDIRE LE PAGINE?

Livello: Medio Tempo necessario: 15 minutiLa lettura di un testo a video può creare qualche problema di affaticamento visi-vo quando il testo è piuttosto lungo oppure quando i caratteri utilizzati sono didimensioni ridotte.

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Figura 6.40Sceltadell’orientamento del testo.

Per ridurre queste difficoltà si può pensare di ingrandire la pagina mostrata avideo (VISUALIZZA Zoom), ma questo metodo, oltre a rendere più grandi i carat-teri visualizzati, provoca anche l’ingrandimento dell’intera pagina, il che costrin-ge a continui spostamenti per poter leggere interamente le righe che non stan-no nella larghezza del video.Esiste un metodo per risolvere questi problemi, consistente nell’utilizzare ilcomando VISUALIZZA Layout di lettura. Grazie a questo comando il testoviene mostrato a video su una pagina simulata, di dimensioni modificabili, inmodo che risulti sempre leggibile con caratteri di dimensioni adeguate.Il vantaggio di questo metodo è che nella pagina simulata i testi vengono prov-visoriamente rimpaginati, il che, pur non modificando l’impaginazione del docu-mento, permette di leggerli più facilmente (figura 6.41).

Figura 6.41Testo visualizzato in Layout di lettura.

Un altro vantaggio di questo metodo consiste nell’uso della barra strumentiLayout di lettura che appare quando si sceglie questa modalità. Come si vedein figura 6.42, in questa barra esistono alcuni pulsanti particolarmente utili. Per esempio il pulsante Aumenta dimensioni testo permette di rimpaginarela pagina simulata in modo da permettere al lettore di leggere più facilmente iltesto. Ovviamente, le dimensioni possono essere ridotte usando il pulsanteRiduci dimensioni testo.

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Figura 6.42Testo ingrandito in Layout di lettura.

Il pulsante Consenti pagine multiple (figura 6.43) permette di vedere a videodue pagine contemporaneamente, in modo da simulare meglio la lettura di unnormale libro stampato.Si osservi che, quando si apre un documento Word allegato a un messaggio diposta elettronica ricevuto con OutLook, mentre il messaggio è ancora attivo, ildocumento viene proposto automaticamente in visualizzazione di lettura su duepagine.

Figura 6.43Layout di lettura su due pagine.

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