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Il flusso delle delibere

degli Organi Collegiali

Caterina Rea

TITULUS ORGANI

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narratio: motivi giuridici per l’adozione

del provvedimento (vista la legge….)

arenga: motivi ideali, di indirizzo che

inducono ad emanare il provvedimento

(considerato opportuno….)

Efficacia ed efficienza del documento:

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dispositio: il vero e proprio dispositivo (delibera che…..)

pubblicazione: assoggettazione alle forme di pubblicità previste dalla normativa

repertoriazione: numero sequenziale di registrazione all’interno di un anno solare

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L’attività amministrativa a supporto della funzione deliberativa degli Organi Collegiali può essere suddivisa in due fasi:

antecedente alla seduta

successiva alla seduta

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FASE ANTECEDENTE

è finalizzata a garantire ai membri dell’organo:

- un quadro il più possibile completo e preciso dell’argomento da trattare

- presupposti giuridici e di fatto del provvedimento

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FASE SUCCESSIVA

è tesa a dare efficacia ai risultati della seduta:

- pubblicità delle decisioni prese attraverso comunicazione agli uffici e pubblicazione in rete

- certezza alle determinazioni adottate attraverso la verbalizzazione

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FASI DELL’ATTIVITA’ ANTECEDENTE ALLA DELIBERAZIONE

1) Istruttoria

l’iniziativa del procedimento spetta all’ufficio di competenza dell’Amministrazione centrale che predispone una proposta di delibera

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La redazione della proposta deve avvenire quando sono state concluse tutte le operazioni preliminari, sono chiari e definiti i punti da riportare nel preambolo (cioè la descrizione degli elementi di fatto e di diritto utilizzando le formule di stile più idonee) e nella motivazione, nonché l’ordine con il quale collocare i suddetti aspetti nel dispositivo della proposta di delibera

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Tale proposta dovrà descrivere i contenuti più significativi emersi nell’iter procedimentale:Fatti: situazioni, circostanze, comportamenti;Atti: atti e documenti prodotti o acquisiti;Accertamenti: risultanze emerse da controlli, ispezioni, accertamenti tecnici, etc.Norme giuridiche: norme primarie e secondarie, giurisprudenza etc., applicabili all’atto amministrativo

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La parte contenutistica relativa agli elementi di fatto può essere indicata in due modi:

Ordine logico oppure ordine cronologico (o misto)

La parte contenutistica relativa agli elementi di diritto deve essere indicata solo in:

Ordine cronologico

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UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA

Propostadi delibera

RTF + allegati

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2) Visto di regolarità contabile

•da parte del servizio contabilità che verificherà gli oneri indotti o edotti

• da parte del servizio bilancio nel caso in cui la proposta di delibera comporti degli impegni di spesa

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La proposta di delibera deve specificare con chiarezza se siano previsti impegni di spesa o oneri di vario titolo a carico del Bilancio UniversitarioSe non comporta oneri o spese a carico del bilancio, questo deve essere specificamente indicato

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La proposta di delibera deve riportare con chiarezza l’importo della spesa a carico del bilancio, specificandone l’eventuale ricaduta su più esercizi (spese pluriennali), e distinguendo l’eventuale compartecipazione finanziaria di altri enti o soggetti esterni Deve essere inoltre indicato con esattezza il conto finanziario sul quale dovrà gravare la spesa

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UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA

Propostadi delibera

Modificadella delibera

Verificabilancio

Verificacontabile

No

No

Verificaregolarità

No

RTF + allegati

Sì

Sì

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4) Esame della proposta di delibera

vi è un primo esame formale e sostanziale da parte dell’ufficio Organi Collegiali

viene poi vagliata dal punto di vista di governo e amministrativo da parte del Rettore e del Direttore Amministrativo

A questo punto si possono avere quattro tipi di soluzione:

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a) la proposta viene accettata così come è stata presentata

d) la proposta viene bocciata

c) la proposta viene tenuta in sospeso

b) la proposta viene accettata con delle modifiche

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Bocciatura

UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA

Propostadi delibera

Modificadella delibera

Verificabilancio

Verificacontabile

No

No

Verificaregolarità

No

Esameproposte

OdG

Sì

FormazioneOdG

Modifica

Convocazionee OdG

Sì

OdG

RTF + allegati

Sì

No

Sì

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5) Elaborazione ordine del giorno

le proposte di delibera vengono inserite all’ordine del giorno secondo una precisa classificazione

6) Consultazione pratiche

i membri degli organi hanno la facoltà di visionare le pratiche, e i relativi allegati, iscritte all’ordine del giorno prima della seduta

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DECISIONE DELL’ORGANO

a questo punto la proposta di delibera diventa delibera vera e propria

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FASI DELL’ATTIVITA’ POSTERIORE ALLA DELIBERAZIONE

1) Risultati

viene inserito in rete l’esito delle varie proposte

Si possono avere quindi una delle seguenti voci:

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•approvata

•approvata con modifica

•rinviata (motivazioni)

•ancora da esaminare

•non accolta

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2) Delibera

vengono poi prodotte le singole delibere che devono contenere ciascuna:

• indicazione della votazione

• indicazione dei presenti/assenti a quella deliberazione

•l’indicazione dei componenti dell’organo

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3) Verbale

si passa alla redazione del verbale contenente la dichiarazione della regolarità della seduta e l’insieme dei provvedimenti esaminati e deliberati

In generale un verbale deve contenere i seguenti elementi:

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tipo di adunanzadatazione topica e cronica

ordine del giorno

i nomi dei componenti presenti, assenti e l’indicazione per questi ultimi se giustificati o meno

chi presiede e la sua qualifica

indicazione dell’organo

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la proposta di delibera

la deliberazione con il numero dei votanti e il tipo di voto

La firma del presidente e

del segretario

indicazione di chi svolge le funzioni di segretario

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5) Comunicazione agli uffici

la delibera deve poi essere inviata all’ufficio competente che provvederà ad inserirla nel relativo fascicolo

6) Pubblicazione

il verbale (o parte di esso) viene messo in rete

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Bocciatura

UOR Contabile e Bilancio Organi Rettore e DA Senato e CdA

Propostadi delibera

Modificadella delibera

Verificabilancio

Verificacontabile

No

No

Verificaregolarità

No

Esameproposte

OdG

Sì

FormazioneOdG

Modifica

Convocazionee OdG

Delibera

Sì

OdG

Risultati Delibera

BrogliaccioRisultati

BrogliaccioDelibera

Verbale

Firmadelibera e verbale

RTF + allegati

Risultati Delibera

Avvio – ProsecuzioneChiusura delprocedimento

Consultazionee ricerca

www

Comunicazioni

Sì

No

Sì

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7) Archiviazione

i repertori delle delibere degli organi collegiali antecedenti agli ultimi cinque anni vanno archiviati presso l’Archivio generale di Ateneo, gli altri sono conservati presso l’ufficio Organi Collegiali

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