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1 Corso di Sistemi Informativi Anno Accademico 1999-2000 Trasparenze MT03 La pianificazione dei S.I* C. Batini Adattata e integrata a partire da una metodologia di pianificazione proposta dall’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione predisposta da G. Lazzi *

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Corso di Sistemi InformativiAnno Accademico 1999-2000

Trasparenze MT03La pianificazione dei S.I*

C. Batini

Adattata e integrata a partire da una metodologia di pianificazione proposta dall’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione predisposta da G. Lazzi

*

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Approccio didattico alla pianificazione

•Vedremo dapprima alcune linee metodologiche per la fase di pianificazione, che cercano di integrare il meglio delle metodologie esistenti

•Esamineremo poi un piano di grandi dimensioni (il piano triennale 1997-1999 della Pubblica Amministrazione italiana) circa 8.000 miliardi

•Vedremo infine poi uno studio di caso di dimensioni relativamente più’ contenute (il piano di realizzazione del sistema informativo delle Prefetture) - circa 100-150 miliardi

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Linee metodologiche

•Introduzione generale•Definizione degli obiettivi•Descrizione di una metodologia•Indice tipo di un piano

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Introduzione generale:definizioni e criteri generali

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La pianificazione dei sistemi informativi

obiettivo generale• Individuare, a partire dalla situazione attuale

del sistema informativo e informatico e del budget disponibile gli interventi e progetti in un arco temporale di 3/5 anni che massimizzano gli obiettivi della organizzazione rispetto all’ uso della risorsa informazione

• Come conseguenza:– La pianificazione dei SI si intreccia con la pianificazione del

sistema organizzativo (in generale avviene dopo)– Scopo fondamentale della pianificazione e’ scegliere e dare

una priorità’ ai progetti e associare costi orientativi a tali progetti.

– La pianificazione puo’ essere effettuata:» Ogni tre/cinque anni, ed alla fine del ciclo ripetuta» Ogni anno, con il cosiddetto piano a slittamento

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Chi fa la pianificazione IT in una organizzazione

E piu’ in generale: dove e’ localizzata in una organizzazione la funzione

informatica?

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Pianificazione S.I.: struttura organizzativa di supporto

Imposta ciclo di pianificazione e controllo degli investimenti informatici di una organizzazione

• definisce finalità dell’utilizzo dei Sistemi Informativi automatizzati

• coordina, attraverso la redazione di un piano triennale annualmente riveduto, i progetti e i principali interventi di sviluppo e gestione dei S.I. automatizzati

• promuove progetti intersettoriali e di infrastruttura informatica e telematica

• verifica periodicamente i risultati conseguiti nella organizzazione

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Aspetti fondamentali osservati durante la pianificazione

•Organizzazione•Processi • Informazioni•Stato attuale del sistema

informativo•Mercato e scenari tecnologici•Budget disponibile

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Il principio base della pianificazione: il miglioramento continuo

Esercizio Erogazione servizi Attività operativa Gestione risorse

Verifica Misurazioni di qualità Verifica dei risultati

Pianificazione Rappresentazione ed esame dei processi Individuazione di problemi e cause Definizione obiettivi e direzioni di intervento

PLAN

DO

ACT

CHECK

Realizzazione Predisposizione piani operativi Realizzazione progetti Gestione e completamento dei progetti

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La pianificazione come prima fase del ciclo di pianificazione e controllo

• Fase di pianificazione– Diagnosi processi, informazioni e sistemi– Individuazione progetti – Stesura Piano Triennale

• Fase di attuazione– Studi di fattibilità– Pareri– Gare ed approvvigionamento– Attività realizzative– Gestione e manutenzione sistemi

• Fase di monitoraggio– Monitoraggio e verifica progetti– Consuntivazione– Produzione indicatori

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Definizione degli obiettivi

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Pianificazione S.I. - Obiettivi

•Gli obiettivi cambiano a seconda che l’ organizzazione sia pubblica o privata

•Nel caso di una organizzazione pubblica l’ obiettivo fondamentale e’ sfruttare l’ I.C.T. per migliorare i servizi

•Nel caso di una organizzazione privata l’ obiettivo fondamentale e’ massimizzare i profitti, rispetto alla concorrenza

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Pianificazione S.I. - Obiettivi: dettaglio

• Obiettivi generali per i S.I. della Pubblica Amministrazione (decreto istitutivo della Autorita’ per l’ Informatica nella P.A.)

– miglioramento dei servizi– trasparenza dell’azione amministrativa– potenziamento dei supporti conoscitivi

per le decisioni pubbliche– contenimento dei costi dell’azione

amministrativa

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Obiettivi della pianificazione S.I. nella P.A: conseguenze

• Visione della P.A. come sistema di servizi– Forte connessione tra investimenti in I.T.

e livello di servizio fornito– Attenzione centrale ai processi di

servizio nel loro complesso piuttosto che alle tecnologie come elemento a sé stante

– Focus su tutte le componenti del processo di servizio

• Piano strategico annuale– Focus su elementi specifici che ogni anno

assumono valenza centrale nelle scelte di piano

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Pianificazione S.I. in una organizzazione privata: obiettivi

•Ottimizzare il profitto partendo dalle risorse disponibili

•Migliorare le modalita’ di vendita dei prodotti

•Diversificare i prodotti•Avvicinare i prodotti ai clienti•Ottimizzare la struttura produttiva in

modo da ridurre i costi•Utilizzare al meglio l’ evoluzione

tecnologica

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Descrizione della metodologia

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Obiettivi generali e piano strategico

•Gli obiettivi fanno parte essenziale del compito istituzionale della organizzazione

•A volte, l’ organizzazione puo’ decidere di far precedere il piano da un piano strategico o linee strategiche di piano, che definiscono gli obiettivi specifici in quel particolare anno o in quella particolare congiuntura

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Il piano strategico: esempio della P.A. italiana

• 1994 (piano 1995-97)– Focus su processi servizio (obiettivo efficacia

Amministrazioni)– Studio fattibilità e progettazione (obiettivo

efficacia/efficienza progetti)– Progetti intersettoriali (unitarietà P.A.)

• 1995 (piano 1996-98)– Focus su risparmi (obiettivo efficienza settore informatico)– Importanza fasi gestione, manutenzione e conduzione

sistemi

• 1996 (piano 1997-99)– Focus su collegamento Amministrazioni: la P.A: come rete

di amministrazioni che forniscono servizi– Interconnessione, interoperabilità, cooperazione sulla base

del progetto di Rete Unitaria– Reingegnerizzazione dei processi e dei sistemi– La Qualita’ e la misurazione della qualita’

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Approcci alla fase di pianificazione

• Approccio bottom-up– Vengono raccolte le esigenze delle diverse

unita’ organizzative– La pianificazione ha lo scopo di integrarle,

individuando le priorita’• Approccio top-down

– Si parte dagli obiettivi strategici – Un gruppo disegna lo schema generale del

SI– Vengono generati i piani di sviluppo delle

diverse unita’ organizzative

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Caratteristiche dei due approcci

• Bottom up– Conservativo– sacrifica innovazione– scarsi rischi realizzativi– punta al miglioramento dell ‘esistente

• Top down– Innovativo– Crea discontinuita’– Causa tensioni e rischi organizzativi– Sacrifica l’ esistente

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Approccio proposto: misto

•1. Individuazione delle strategie generali di evoluzione

•2. Richiesta alle diverse unita’ della organizzazione di elaborazione di un piano della specifica unita’ che sia coerente con le linee generali

•3. Integrazione dei piani con verifica della coerenza globale rispetto agli obiettivi

•4. Definizione del piano finale

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Attivita’ di pianificazione nell’ approccio misto

Definizione criteri di Piano

Stesura bozza di Piano

Validazione e verifica Piano

Approvazione Piano

Gestione del Piano

Funzioni Istituzionali

S.Informatico

S.Informativo

Dati di piano

Linee strategiche

Bozza di Piano

Piano validato

Piano approvato

Direzione per la pianificazione Struttura organizzativa

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Metodologia di pianificazione(per le fasi 2, 3 e 4 precedenti)

Pianotriennale

Elaborazione“visione”

di servizio etecnologica

Diagnosidei processi

Diagnosi dellarisorsa

informazione

Attuazionepiani precedenti

Elaborazionepiano triennale

situazione progetti in corsosituazione patrimonio informatico

obiettivi, esigenze“di servizio”

obiettivi, esigenzeinformative

architettura tecnologicadi riferimento

Indicazionigeneralisui servizierogati

Ricostruzione dello stato

processi e macroprocessi

aree di coesione tra processi e informazioni (aree di business)

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Pianificaz. S.I. - Dettaglio Elab. Piano Triennale

Individuazioneprogetti

“orizzontali”(nuovi e di

migrazione)

Individuazioneprogetti

“verticali”(nuovi e di

ridisegno appl.)

Ridefinizioneprogetti

“in corso”ed attività

evoluzione S.I.

Definizioneattività

di gestionee manutenzione

Formulazionebozza

di piano

situazione patrimonio informatico situazione progetti in corso

Valutazionepatrimonioinformatico

Valutazioneandamento

progetti

Studi di fattibilità

architettura tecnologica di riferimento obiettivi/esigenze di servizio e informative

Progetti intersettoriali e dicooperazione

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Passo di “Diagnosi dei processi”

obiettivi, esigenze

“di servizio”

EVOLUZIONE VERSO

Diagnosidei processi processi

reingegnerizzati

esigenzeinformative

Diagnosidei processi

Reingegnerizzazionedei

processi

obiettivi, esigenze “di servizio”

(processi non reing.)

processi“critici”

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Passo di ricostruzione dello stato del sistema informativo esistente: fasi

•Individuazione e descrizione dei processi

•Correlazione dei processi con la organizzazione

•Individuazione della architettura generale dele informazioni

•Individuazione delle aree di business

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Ricostruzione dello stato: le informazioni trattate

Processi Aree organizzative

Oggetti informatici(o Entita’)

Sistemi applicativi(o sistemi informatici)

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Ricostruzione dello stato

•Le informazioni ottenute possono essere descritte per mezzo di un insieme di matrici:

•Processi/ organizzazione•Processi/ oggetti informatici•Sistemi / organizzazione•Processi/ sistemi•Sistemi/ oggetti informatici

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Faremo vedere le matrici per mezzo di esempi

• L’ esempio tratta il S.I. di una agenzia di viaggi, che deve fornire servizi di varia natura ai clienti; tali servizi sono a loro volta venduti da tour operator.

• Nella agenzia esiste una struttura di accoglienza del cliente, una struttura per reclami e contestazioni, ed una struttura di gestione deirapporti con i fornitori.

• Esistono infine due strutture, una per il personale ed una che si occupa di amministrazione.

• I processi principali sono:– Servizio clienti– Rapporto con i fornitori– Gestione personale

• Il dettaglio si trova nella dispensa degli studenti

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Esempio di matrice processi/ organizzazione

Direzionegenerale

Direttore diAgenzia

Amministratore Banconistasenior

BanconistaJunior

PanoramaInformativo

D D

CostruzioneViaggio

CD D CF

Prenotazione D D

Contestaz. D CF

Biglietteria CD D

Definizionerap. Fornitori

D CF CD

Aggiornam.Offerte

D CF CF

Ricezionecataloghi

CD D CF

Distribuzineruoli

D CF CD

Addestram. D CF

Assunzione/ finerapport.

CF D CD

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Esempio di matrice processi/oggetti informatici

Catalogo

Struttura

Località

offertespec.

Aggiornam.

Touroperator

Compagnia

Reclamo

Biglietto

Proposta

Itinerario

Cliente

Statodipendente

Infodipendente

PanoramaInformat.

U U U U C

Costruz.Viaggio

U U U U U U U C

Prenotazione

U U U U U U C

Contestazione

U C U U U U

Biglietteria U C U

Def. rapp.Fornitori

C C U

Aggiorn.Offerte

U C C

Ricezionecataloghi

C C C U

Distribuz.ruoli

C U

Addestramento

U U U U U

Assunzione/fine rapp.

U C

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Importanza della matrice processi/ oggetti

•Usualmente le matrici vengono generate oltre che per avere una precisa descrizione delle relazioni tra processi, organizzazione, informazioni e sistemi esistenti, anche per capire quali siano le aree di coesione piu’ importanti tra processi e informazioni (le due risorse fondamentali del sistema informativo e informatico).

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Importanza della matriceprocessi/ oggetti

•A tale scopo possono essere generate le cosiddette aree di business aziendale, cioe’ i gruppi processi/ oggetti informativi caratterizzati dal massimo di coesione interna e dal massimo di disaccoppiamento con altre aree.

•Lo strumento tipico per generare le aree di buiness e’ la analisi di affinita’.

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Importanza della matrice processi/ oggetti

•Le aree di business sono percio’ gli elementi invarianti rispetto alla organizzazione e sono dunque il punto di partenza classico delle metodologie top-down.

•Vediamo ora un esempio (per i dettagli, dispensa studenti)

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Esempio di analisi di affinita’

Proposta

Itinerario

Cliente

Reclamo

Biglietto

Touroperator

Compagnia

offertespeciali

aggiornamento

catalogo

struttura

località

statodipendente

PanoramaInformativo

C U U U U

CostruzioneViaggio

U C U U U U U U

Prenotazione

C U U U U U U

Contestaz.

U U C U U

Biglietteria

U C U

Definizionerap.Fornitori

U C C

Aggiornam.Offerte

C C U

Ricezionecataloghi

U C C C

Distribuzineruoli

C

Addestram.

U U U U U

Assunzione/ finerapport.

U

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Esempio di individuazione di aree di business

Proposta

Itinerario

Cliente

Reclamo

Biglietto

Touroperator

Compagnia

offertespeciali

aggiornamento

catalogo

struttura

località

statodipendente

infodipendente

PanoramaInformativo

C U U U U

CostruzioneViaggio

U C U U U U U U

Prenotazione

C U U U U U U

Contestaz.

U U C U U U

Biglietteria

U C U

Definizionerap.Fornitori

U C C

Aggiornam.Offerte

C C U

Ricezionecataloghi

U C C C

Distribuzineruoli

C U

Addestram.

U U U U U

Assunzione/ finerapport.

U C

Rapporti con il

pubblico

Biglietteria

Rapporti

fornitori

Gestione informazioni

sui fornitori

Gestione

personale

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Esempio di matrice sistemi organizzazione

Direzionegenerale

Direttore diAgenzia

Amministratore Banconistasenior

BanconistaJunior

Prenotazione C CBiglietteria C CContabilità pag CQuote commis. P P PGestione clienti P P

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Esempio di matrice processi/ sistemi

prenotazione Biglietteria Contabilità Quotecommissioni

Gestione clienti

PanoramaInformativoCostruzioneViaggio

C

Prenotazione C P

Contestaz. P

Biglietteria C

Definizionerap. Fornitori

P

Aggiornam.OfferteRicezione cataloghi

Distribuzineruoli

C

Addestram.

Assunzione/ fine rapport. C

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Esempio di matrice sistemi/entita’

Catalogo

Struttura

Località

offertespec.

Aggiornam.

Touroperator

Compagnia

Reclamo

Biglietto

Proposta

Itinerario

Cliente

Statodipendente

Infodipendente

Prenotazioni

X X X X

Biglietteria

X X X

Contabilità

X X X

Quotecommisiioni

X X X X

Gestioneclienti

X X X

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Passo di Elaborazione della “Visione di servizio”

• Strategie in merito ai servizi erogati, in termini di nuovi servizi e di miglioramenti dei servizi attuali

• Strategie relative a nuove modalità di erogazione dei servizi

• Strategie relative alle principali scelte organizzative (accentramento/decentramento, attribuzioni di responsabilità, revisione struttura unità organizzative..)

• La visione di servizio deriva dal quadro legislativo, dagli indirizzi di governo, dall’esperienza e dalle indicazioni del top-management, dalla valutazione di esperienze analoghe

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Passo di elaborazione della “Visione tecnologica”

Definizione dell’architettura tecnologica di riferimento in termini di:

• infrastrutture tecnologiche generali della struttura organizzativa

– architettura di rete (architettura della rete interna e modalità di connessione con l’esterno)

– architettura poli elaborativi (accentramento/distribuzione)

– architettura dati (distribuzione dati sui poli elaborativi)

• servizi informatici di base: posti di lavoro, regole interoperabilità, servizi di office automation di base..

• architettura applicativ: ambienti di esercizio e di sviluppo, grado di adesione agli standard..

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Passi di diagnosi dei processi e della informazione

•Saranno trattati piu’ diffusamente nella parte del corso relativa alla diagnosi dei sistemi informativi

•Qui accenniamo a una metodologia per i processi ispirata ai cosiddetti metodi socio tecnici e basata sulla diagnosi della:–corenza interna–coerenza esterna

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Coerenza interna

•Rappresenta la coerenza tra le varie componenti del processo

•Componenti: prodotto/servizio, organizzazione, personale, flusso, fruitori, informazioni, tecnologie

•Classificazione delle componenti secondo griglia di valutazione

•Definizione obiettivi per raggiungere coerenza tra componenti

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Coerenza esterna

•Rappresenta la soddisfazione dell’utenza

•Si basa su un modello di qualità da applicare al processo

• Il modello si esprime attraverso fattori qualità e pesi relativi

•Prevede la misura dello scostamento dalla situazione attesa

•Mette in relazione componenti e fattori di qualità, individuando gli obiettivi da raggiungere

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Passo di Reingegnerizzazione dei processi

• Insieme di metodi e tecniche attualmente in rapida espansione. Li vedremo piu’ avanti nel corso.

• Impone la definizione correlata di obiettivi misurabili, modalità di verifica, iniziative di cambiamento

• Prevede il “ridisegno” del processo agendo contemporaneamente su flussi operativi, personale addetto, informazioni disponibili, tecnologie

• Può avere un approccio radicale o pragmatico– Radicale: intervento su tutti aspetti, basato su tecnologie

innovative (es. riconoscimento vocale), utilizza esperienze e “best practices”

– Pragmatico: intervento solo su alcuni aspetti

• Utilizza tecniche specifiche quali l’analisi del ciclo cliente-fornitore, l’analisi dei costi basata sulle attività...

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Diagnosi dei processi e individuazione dei progetti

Modalità continue di controllo dei risultati e della spesaMisurazioni sistematicheGestione del patrimonio informativo e informatico

Visione strategica dell’amministrazione (di servizio e tecnologica)Stimoli esterni (governo e società civile)Indicazioni politiche e direzionali

Business Process Reengineering

Diagnosi dei processi e dell’organizzazione(Approcci orientati al TQM)

Diagnosi della risorsa informazione e del patrimonio informatico (TQM)

Progetti non informatici

Progetti informaticiapplicativi

Progetti informatici di infrastruttura

Progetti informatici direingegnerizzazione

Progetti informaticidi esternalizzazione o acquisizione servizi

Programma di cambiamento

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Passo di “Diagnosi della risorsa informazione”

Analisi delle basi informative•secondo un modello di qualità semplificato

•fattori qualità (ne vedremo poiu’ avanti le definizioni quando parleremo di diagnosi della qualita’ dei dati):–completezza, correttezza, disponibilità

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Passo di “Valutazione patrimonio informatico”

• Valutazione dello stato di applicazioni, basi di dati, tecnologie in termini di:

– Rispondenza alle esigenze operative– Situazione tecnica– Qualità delle basi di dati– Necessità di manutenzione– Costi di gestione

• Si avvale di indicatori generali e specifici– es. costi unitari di manutenzione, vetustà

media del patrimonio, numero di errori...• Produce indicazioni per le scelte di

manutenzione, reingegnerizzazione, migrazione, “incapsulamento”....

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Passo di “Attuazione piani precedenti”

•Attività corrente di gestione dei progetti e dell’attuazione del piano

•Produce tramite le attività di consuntivazione la definizione della situazione attuale del patrimonio informativo e informatico

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Passo di “Valutazione andamento progetti in corso”

•Riesame dei progetti alla luce della nuova situazione

•Evidenza delle necessità di revisione e ritaratura progetti

•Necessità salvaguardia investimento (= fuoco su progetti ancora in fase iniziale)

•Modifiche di minore entità = revisione progetto in corso

•Modifiche di rilevante entità = definizione di un vero e proprio nuovo progetto

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Passo di “Ridefinizione progetti in corso e attività evoluzione S.I.”

• Ridefinizione progetti in corso– sulla base dell’andamento– sulla base della nuova situazione – sulla base di esigenze interne

• Evoluzione S.I.– insieme attività di minore entità, che

singolarmente considerate non giustificano veri e propri progetti

– tendenzialmente limitata alla sola evoluzione “fisiologica”

– comprende la “manutenzione evolutiva” significativa

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Passo di “Definizione attività di gestione e manutenzione”

• Vincolata da esigenze continuità operativa• Derivata da analisi patrimonio informatico

– legata a scelte migrazione, reingegnerizzazione...– tesa alla eliminazione del patrimonio obsoleto

• Orientata a recupero di efficienza e produttività– mirata alla definizione di soluzioni ottimali dal

punto di vista costi/benefici attraverso l’utilizzo di strumenti tecnici, operativi, contrattuali...

– Focalizzata in particolare su basi di dati e applicazioni destinati alla condivisione tra diverse aree della organizzazione

– recupero correttezza, completezza, disponibilità– con ipotesi di “incapsulamento”

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Passo “Definizione progetti”

Selezione obiettivi e individuazione progetti• Selezione obiettivi per priorità• Aggregazione obiettivi• Definizione progetti verticali• Definizione progetti orizzontali

.............attraverso studi di fattibilità che:– Individuano soluzione tecnico-organizzativa– Descrivono soluzione tecnico-organizzativa– Stimano costi e valutano benefici– Analizzano il ritorno dell’investimento– Definiscono una modalità realizzativa

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Progetti “verticali” e “orizzontali” • Progetto “verticale”

Progetto che incide su un processo di servizio, tendenzialmente operando su tutte le sue componenti

(es. nuova applicazione a supporto di una specifica area operativa come l’erogazione della pensione, la consegna della carta di circolazione ecc.)

Progetto “orizzontale”

Progetto che fornisce una infrastruttura tecnologica o di servizio tendenzialmente a tutta l’Amministrazione e che quindi è di supporto ad una pluralità di processi di servizio

(es. impianto di una infrastruttura di rete, distribuzione di stazioni di lavoro, realizzazione di un servizio generalizzato di posta elettronica interna ecc.)

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Passo di “Elaborazione piano triennale”

•Revisione ed integrazione dei prodotti dell’insieme delle attività descritte

•Produce un documento di piano •Produce un insieme di tabelle riepilogative sui costi

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I costi dei progetti nella fase di pianificazione

•La determinazione dei costi e’ essenziale in fase di pianificazione, e tuttavia, per la indeterminatezza della struttura dei progetti (spesso definiti da poco piu’ di un titolo) molto difficile da effettuare con precisione

•Tipicamente ci si basa sul costo di progetti analoghi negli anni precedenti, aggiornati con la variazione dei costi delle tecnologie (tipicamente in diminuzione negli anni). Oppure .....

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I costi dei progetti nella fase di pianificazione (continua)

•Altre volte sono determinati dopo lo studio di fattibilita’ e inseriti nel piano dell’ anno successivo

•Vale la pena ricordare che in un piano e’ importante determinare con precisione i soli costi del primo anno, per gli anni successivi si puo’ attendere lo studio di fattibilita’

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Conclusioni: come e’ organizzato un piano

Contesto culturale e organizzativoVisione strategica di servizio e tecnologicaDiagnosi dei processi (x n processi)

descrizione del processoconclusioni del ciclo di coerenza esternaconclusioni del ciclo di coerenza internaobiettivi di miglioramento

Diagnosi informazioni e tecnologieconclusioni diagnosi basi informativeconclusioni valutazioni patrimonio informaticoobiettivi relativi al patrimonio informativo e informatico

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Come e’ organizzato un piano (continua)

Progetti (x n progetti)descrizione progetti: modifiche ai servizi, al flusso, all’organizzazione, al personale, interventi informatici (basi dati, applicazioni, tecnologie)beneficipianocosti

Modifiche ai progetti in corso (descrizione variazioni)

Attività di evoluzione del S.I. (descrizione e costi)

Attività di gestione del S.I. (descrizione e costi)