1 1 Aspetti introduttivi: i controlli interni. 2 o La definizione di controllo o Livelli di...

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1Aspetti introduttivi: i controlli interni

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o La definizione di controllo

o Livelli di controllo: operativo, direzionale e strategico

o Corporate e control governance

o Le differenze tra controllo direzionale e controllo interno

o L’evoluzione delle tematiche di controllo interno

Parole e concetti chiave

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“…. definisce comportamenti fondamentali da parte di chi è chiamato al suo esercizio, quali: la sorveglianza degli eventi, l’esercizio del potere, la verifica accurata dell’esattezza e della validità dei fatti”

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Il termine controllo negli studi aziendali….. lo stretto legame tra amministrazione e controllo

L’amministrazione e il controllo come «funzioni presenti nella conduzione di tutte le aziende, di cui ne qualificano il sistema di produzione delle informazioni» [Brusa]

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Il termine controllo negli studi aziendali

Lo stretto legame tra amministrazione e controllo

si manifesta:

nello svolgimento del processo di

pianificazione, programmazione e

controllo;

nella definizione dei modelli di governo

aziendale.

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Il processo di pianificazione,

programmazione e controllo

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Il processo di pianificazione, programmazione e controllo è inteso come l’insieme delle attività aziendali che consente, in un dinamico divenire, di:

◦ definire gli obiettivi strategici della gestione;

◦ individuare le linee d’azione da intraprendere per raggiungere quegli obiettivi;

◦ redigere i programmi operativi di riferimento;

◦ verificare il raggiungimento dei risultati intermedi e la costanza degli obiettivi strategici;

◦ attivare le azioni correttive in caso di scostamenti dai programmi operativi o di riformulazione delle scelte strategiche.

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Queste attività, tra loro strettamente connesse, costituiscono un processo unico che coinvolge tutti i responsabili ai vari livelli organizzativi, ma che trova nel vertice aziendale il responsabile unico della sua costruzione, implementazione e correzione.

Nell’ambito di tale processo il controllo si sviluppa nei tre tradizionali livelli (strategico, direzionale e operativo) e da corpo ad una serie di attività, processi e meccanismi, che, nel quotidiano, si ordinano, sovrappongono e confondono, disegnando l’efficacia e l’efficienza della gestione aziendale.


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I tre tradizionali livelli di controllo

controllo operativo: riguarda compiti individuali ed ha lo scopo di garantire che tali attività siano svolte con la prevista efficacia ed efficienza.

controllo direzionale o controllo di gestione: è finalizzato ad orientare i comportamenti individuali ed organizzativi verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

controllo strategico: è finalizzato a verificare l’efficacia di attuazione delle strategie aziendali adottate ai vari livelli ed a fornire informazioni necessarie al loro rafforzamento o alla loro modificazione.


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Il controllo operativo…. può essere realizzato mediante:

◦ la definizione procedure: consente di valutare il grado di efficienza realizzato dai vari operatori nello svolgimento della loro attività, verificando se esse sono osservate;

◦ la supervisione preventiva: rappresenta una forma di controllo ex-ante che realizza mediante la definizione di meccanismi di autorizzazione e di verifica da rispettare prima dello svolgimento di particolari attività;

◦ la responsabilizzazione delle azioni: consiste nell’attribuire ai dipendenti la piena responsabilità nello svolgimento di determinati compiti;

◦ le limitazioni del comportamento individuale: si estrinsecano in restrizioni e vincoli posti all’attività dei singoli, volti ad evitare che essi possano compiere azioni dannose all’impresa.


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Il controllo direzionaleIl controllo direzionale può essere svolto attraverso strumenti

amministrativo contabili tipici


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Il controllo strategico

Si realizza attraverso il confronto tra gli obiettivi e le

strategie definite nei piani e gli andamenti delle variabili

interne ed esterne rilevanti per il loro raggiungimento.

L’attività di controllo strategico non si limita a valutare i

risultati conseguiti nel breve periodo, ma è diretto a

sorvegliare l'andamento complessivo dei fattori interni ed

esterni da cui dipende il successo delle strategie aziendali.


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I modelli di governo aziendale.

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Il legame che unisce l’amministrazione e il controllo aziendale si estende anche alla definizione dei modelli di governo aziendale.

Il modello di governo (o di amministrazione e controllo) di un azienda si riferisce alla identificazione dei ruoli, delle relazioni e delle responsabilità dei diversi soggetti coinvolti nella vita aziendale.

In particolare, se riferito alle imprese costituite in forma di società di capitali, il modello di governo richiama le attribuzioni dei manager, del consiglio di amministrazione, degli organi di controllo, dell’assemblea dei soci e degli organi di vigilanza del mercato e degli altri soggetti pubblici o privati interessati alle sorti dell’azienda.


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In questo ambito il controllo è inteso come un

insieme di poteri/doveri di vigilanza e reazione in capo a

diversi soggetti da contrapporre ai poteri/doveri degli

amministratori.

I poteri/doveri di controllo mirano, in questo ambito,

ad assicurare la trasparenza, la correttezza e

l’imparzialità dell’attività di gestione svolta dagli

amministratori.


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I modelli di amministrazione e controllo devono ispirarsi a regole di governo societario (cosiddette regole di corporate governance) che garantiscano un modello organizzativo chiaro e ben definito, con adeguate ripartizioni di responsabilità e con un corretto equilibrio dei poteri.

Le tipologie di controllo in questo senso individuabili trovano il loro fondamento, nella disciplina dettata dal diritto societario e dalle norme comportamentali (best practice) che definiscono e ordinano i rapporti interni tra gli organi societari e quelli esterni con i soggetti portatori di interessi.


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Si parla, in questo ambito, di diverse tipologie di controlli:

◦ di legittimità: svolto dall’organo di controllo sull’amministrazione;

◦ contabile : svolto dall’organo di controllo contabile;

◦ sull’adeguatezza del sistema amministrativo contabile e sul suo concreto funzionamento: svolto dall’organo di controllo sull’amministrazione;

◦ di merito sulle scelte di gestione: in capo agli amministratori.


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Non sfugge, così, come le disposizioni inerenti i modelli di amministrazione e controllo, e quindi la distribuzione dei poteri di controllo sopra citati, costituisca il principale aspetto su cui ruotano le tematiche della corporate governance.

Tematiche che recentemente hanno trovato, anche in Italia, preziosi arricchimenti con la complessiva riforma del diritto societario.


La presenza ed il corretto funzionamento di tali controlli costituisce una inderogabile garanzia di tutela per gli interessi di cui sono portatori i soci di un’azienda, in particolare quelli non coinvolti nell’amministrazione, ed i terzi.

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Il sistema di controllo interno

Da quanto sinora descritto si può allora affermare che il sistema di controllo di un’organizzazione si basa, da un lato sull’efficienza degli strumenti del controllo della gestione, dall’altro sull’efficacia delle regole di governo aziendale.

Tali aspetti costituiscono le basi su cui è edificato il sistema di controllo interno di un’impresa, che, appunto, si identifica nel funzionamento dei meccanismi operativi di controllo e trova fonte di energia e impulso nel modello di governo aziendale adottato.

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Il sistema di controllo interno

(o controllo interno o controlli interni)

È un concetto che si è sviluppato anche in Italia, (seppur in ritardo rispetto ad altri

paesi), insieme alle tematiche della corporate governance

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Sistema di

controllo interno

Sistema di

controllo interno

Sistema di

controllo di

gestione

Sistema di

controllo di

gestione

Control

governance

Control

governance

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Per corporate governance si intende l’insieme di regole alla base della gestione e del controllo delle società.

Attraverso la composizione ed il funzionamento degli organi

societari interni (CdA, Assemblea soci, Collegio Sindacale) ed esterni

(CONSOB e società di revisione) la struttura della CG definisce la

distribuzione dei diritti e delle responsabilità tra i partecipanti alla

vita di una società, in riferimento alla ripartizione dei compiti,

all’assunzione di responsabilità e al potere decisionale.

La definizione di “La definizione di “corporate”corporate” e di e di““controlcontrol”” governance governance

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Per control governance, invece, si fa riferimento a l’insieme dei processi, mezzi e risorse, presenti a tutti i livelli dell’organizzazione, che danno ragionevole garanzia sul raggiungimento degli obiettivi aziendali e che qualificano il sistema di responsabilità degli organi della governance aziendale

La definizione di “La definizione di “corporate”corporate” e di e di““controlcontrol”” governance governance

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“…ha come obiettivo prioritario quello di aiutare i vertici aziendali a guidare l’impresa verso i propri obiettivi strategici e, in particolare, a compiere scelte funzionali alla creazione del valore economico”.

Guida al sistema di controllo di gestione, Borsa Italiana SpA, 2003

Una definizione diUna definizione di sistema di sistema di controllo di gestionecontrollo di gestione

CDG SCI

Sono fenomeni distinti ma con forti punti di contatto

Le differenze tra sistema di Le differenze tra sistema di controllo di gestione e sistema di controllo di gestione e sistema di

controllo internocontrollo interno

FinalitàFornire informazioni a supporto alle decisioni

Fornire ragionevole sicurezza sull’adeguatezza dell’informazione

Attori Responsabili CDG Tutto il personale

Strumenti

Tipici del controllo direzionale:

COAN, budgeting, reporting, balance scorecard, ….Tipici della pianificazione strategica:

Benchmarking, BPR, analisi di portafoglio,….

Sistematica analisi dei processi aziendali attraverso principi e tecniche tipicamente audit (compliance, financial, operational, management)

FocusFornisce informazioni per la gestione dei rischi aziendali

Fornisce informazioni su l’identificazione e la valutazione dei rischi aziendali

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L’evoluzione e la qualificazione dei controlli

interni nelle aziende è stata ed è legata a due

percorsi principali:

Le esigenza gestionali legati al controllo della

struttura

L’applicazione di regole di governance

societaria.

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I controlli interni hanno assunto un’importanza

crescente nel tessuto organizzativo delle aziende, per effetto

della crescente sensibilità del management verso il

monitoraggio e la gestione dei fattori interni ed esterni che

pregiudicano o rischiano di compromettere gli obiettivi di

economicità e il perseguimento della mission aziendale.

Una prima lettura …. “gestionale”

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L’evoluzione del concetto di controllo interno appare, pertanto,

legata all’affermazione di fattori un tempo non rilevanti per il

management e che hanno assunto progressivamente un ruolo

strategico per il successo dell’organizzazione, quali:il tempo, la qualità dei prodotti/servizi erogati e utilizzati,la qualità delle procedure aziendalil’adeguatezza (EEE) dei processi gestionali,la flessibilità dell’organizzazione,i rapporti con l’ambiente esterno (competitivo, istituzionale

sociale).,…….


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L’evoluzione dei sistemi di controllo si pone, infatti, come conseguenza dell’allargamento degli obiettivi generali dell’azienda non più legati solo alla redditività dell’esercizio o ai suoi indicatori, ma allargati alla creazione del valore, al monitoraggio del vantaggio competitivo, al controllo strategico.

Parlare di sistema di controllo interno significa, allora, riconoscere, analizzare e valutare attività, comportamenti, meccanismi, regole e procedure che regolano la vita dell’organizzazione, al fine di favorire il raggiungimento degli obiettivi aziendali predefiniti.


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Acquisiscono così “valore” le azioni relative a:

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Processo aziendale (o business process)

…… è un insieme di attività interrelate, svolte all'interno

dell'azienda, che creano valore trasformando delle risorse

(input del processo) in un prodotto (output del processo)

destinato ad un soggetto interno o esterno all'azienda (cliente).

Il processo è teso al raggiungimento di un obiettivo aziendale,

determinato in sede di pianificazione se questa è presente.

Tanto le risorse quanto il prodotto possono essere beni,

servizi o informazioni oppure una combinazione di questi

elementi. La trasformazione dell'input in output può essere

eseguita con l'impiego di lavoro umano, di macchine o di

entrambi.


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Alcuni esempi di processi aziendali


Rischio aziendale (o business risk)

Fatto (o evento) di origine interna o esterna che può

influire sul conseguimento degli obiettivi aziendali.

Gli eventi che possono avere un impatto NEGATIVO sul

conseguimento degli obiettivi aziendali vengono definiti

Gli eventi che possono avere un impatto POSITIVO sul

conseguimento degli obiettivi aziendali vengono definiti


Le tematiche proprie del controllo interno (o Internal Control) si sono sviluppate globalmente come elemento inscindibile di una buona corporate governance.

Ciò significa che gli organi deputati all’amministrazione e il controllo della aziende sono stati investiti progressivamente di specifiche responsabilità (poteri e doveri) in merito a:

la costruzione, il mantenimento e il potenziamento di un adeguato sistema di controllo interno;

la vigilanza e il controllo sull’effettivo funzionamento dei controlli interni aziendali

Lo sviluppo delle tematiche di Controllo interno nell’ambito della Corporate Governace

Elementi essenziali di una buona CG sono:

• un sistema di responsabilità che garantisca un’adeguata trasparenza nelle scelte strategiche e delle operazioni in potenziale conflitto di interessi

• l’effettivo funzionamento di un efficace sistema di controllo societario

• la tutela degli azionisti di minoranza

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Gli organi aziendali investiti progressivamente di specifiche responsabilità in merito ali controlli interni sono:

MANAGEMENT

RESPONSABILI AMMINISTRATIVI

CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

REVISORI INTERNI

ALTRO PERSONALE

REVISORI ESTERNI

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MANAGEMENT

CEO (Chief Executive Officer)

Si identifica nell’amministratore delegato. È posto al vertice del management aziendale.

COO (Chief operating officer)

Figura assimilabile al direttore generale delle società italiane.

Dirigenti superiori responsabili delle maggiori aree funzionali (vendite, marketing,

produzione, approvvigionamento, finanza, personale, …)

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RESPONSABILI AMMINISTRATIVI

CFO (chief financial officer)

Direttore amministrativo o responsabile di bilancio

Controller

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CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Audit committee

Compensation commitee

Nominating committee

Employee Benefit Committee

…….

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REVISORI INTERNI

Valutano l’efficacia del sistema dei controlli interni,

contribuendo a renderlo funzionale in via continuativa e

durevole.

Collaborano con gli organi di amministrazione e

controllo.

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Altro personale

Chiunque operi in un’azienda è responsabile del

controllo interno.

È necessario che questa responsabilità sia

menzionata in modo esplicito nella descrizione delle

mansioni di ciascun dipendente.

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REVISORI ESTERNI

Il revisore interno è responsabile, attraverso

l’espressione di appositi giudizi, del controllo:

dell’attendibilità delle informazioni di bilancio

dell’affidabilità dei sistemi di controllo interno esistenti

in relazione al processo di informativa finanziaria

Aspetti normativi: le norme che disciplinano la responsabilità degli organi di governance sul sistema di controlli interni.

I modelli di riferimento per la comprensione del sistema dei controlli interni: le componenti da analizzare in azienda.

Aspetti metodologici di analisi dei controlli interni: struttura organizzativa, meccanismi operativi, obiettivi.

Per approcciare la tematica dei controlli interni seguiremo tre diverse direttrici

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