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Provincia autonoma di TrentoProvincia autonoma di TrentoServizio Attività CulturaliServizio Attività Culturali

Ufficio per il Sistema Bibliotecario TrentinoUfficio per il Sistema Bibliotecario Trentino

4-31 Marzo 20044-31 Marzo 2004* Gli standard OSI : dalla biblioteca-catalogo alla biblioteca-nodo di rete /Antonio Scolari. - Milano : Editrice bibliografica,1995

BIBLIOTECONOMIA 2

APPLICAZIONI INFORMATICHE ALLE BIBLIOTECHE

Dalla biblioteca-catalogo alla

biblioteca-nodo di rete*

Università degli Studi di Trento - Facoltà Università degli Studi di Trento - Facoltà di Lettere e Filosofiadi Lettere e Filosofia

SommarioSommario

Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4Applicazioni informatiche alle biblioteche - 4

1° 1° lezionelezione: : Automazione e biblioteca: definizione Automazione e biblioteca: definizione e storiae storia

2° lezione: Standardizzazione/organizzazione2° lezione: Standardizzazione/organizzazione

33° lezione: ° lezione: Automazione del catalogoAutomazione del catalogo

44° lezione: ° lezione: Automazione Acquisti/Gest. Automazione Acquisti/Gest. Periodici/InventarioPeriodici/Inventario

55° lezione:° lezione: Prestito/OPAC Prestito/OPAC

66° lezione: D° lezione: Documenti digitaliocumenti digitali

77° lezione: Marketing e valutazione - ° lezione: Marketing e valutazione - EsercitazioneEsercitazione

88° lezione:° lezione: Esercitazione - L’automazione in Esercitazione - L’automazione in ItaliaItalia

99° lezione: ° lezione: CBT- Legge/Storia/Modello CBT- Legge/Storia/Modello organizzativoorganizzativo

1010° lezione:° lezione: CBT- Servizi interni/servizi CBT- Servizi interni/servizi all’utenteall’utente

Biblioteca ibrida: livelli di automazione/informatizzazioneBiblioteca ibrida: livelli di automazione/informatizzazione


• Riprodurre il processo manuale in automatico• Integrare informazioni/servizi della biblioteca• Integrare più biblioteche• Interazione con soggetti esterni

2) Organizzazione e standardizzazione2) Organizzazione e standardizzazione


Organizzazione del processo di automazione

1) Analisi dei dati [bibliotecari e informatici]

2) Analisi dei processi di immissione, di recupero [“]

3) Verifica degli standard [bibliotecari, informatici]

4) Impostazione dei prodotti

5) Creazione modello [informatici]

6) Test [bibliotecari, informatici]

7) Correzioni (bug)

8) Rilascio in produzione

9) Manutenzione e sviluppi

4) Automazione dei servizi interni4) Automazione dei servizi interni

Acquisizione-Gestione periodici-InventariazioneAcquisizione-Gestione periodici-Inventariazione


BibliografiaBibliografia::

L’automazione in biblioteca / a cura di Susanna Peruginelli e Corrado Pettenati. – Milano : Editrice Bibliografica, 1987. – (Atti e documenti ; 11)

I livello di automazione - 2) analisi della proceduraI livello di automazione - 2) analisi della procedura

Acquisizione - La proceduraAcquisizione - La procedura


Scelta opere da acquisireScelta opere da acquisire

Mission della bibliotecaMission della biblioteca

richieste dei lettoririchieste dei lettori

fondifondi

integrazione mancanzeintegrazione mancanze

RepertoriRepertori

Controlli Controlli

patrimonialepatrimoniale

in ordinazionein ordinazione

in venditain vendita

Individuazione fornitoreIndividuazione fornitore

OrdinazioneOrdinazione

Redazione lettera d’ordineRedazione lettera d’ordine

Verifica disponibilitàVerifica disponibilità

Impegno di spesaImpegno di spesa

Solleciti (eventuali)Solleciti (eventuali)

Altre comunicazioniAltre comunicazioni

RicevimentoRicevimento

InventariazioneInventariazione

FatturazioneFatturazione

I livello di automazione - 1) analisi datiI livello di automazione - 1) analisi dati

Acquisizione - I datiAcquisizione - I dati




richieste dei lettori: informazioni richieste dei lettori: informazioni bibl.bibl.

fondifondi


Repertori: informazioni bibl.Repertori: informazioni bibl.

Controlli Controlli





Elenco fornitoriElenco fornitori

Ordinazione: Ordinazione: OrdiniOrdini

Redazione lettera d’ordineRedazione lettera d’ordine

Verifica disponibilitàVerifica disponibilità

Impegno di spesaImpegno di spesa

Solleciti (eventuali)Solleciti (eventuali)

Altre comunicazioniAltre comunicazioni

RicevimentoRicevimento

Inventariazione: Inventariazione: registraz. inventariale con registraz. inventariale con info biblinfo bibl

Fatturazione: Fatturazione: fatturafattura


Acquisizione - I dati “duplicati” internamenteAcquisizione - I dati “duplicati” internamente




richieste dei lettori: informazioni bibl.

Fondi: info economiche

integrazione mancanze: info bibl.

Repertori: Repertori: info bibl.

Controlli: Controlli: ricerca info bibl.





Elenco fornitori

Ordinazione: Ordinazione: OrdiniOrdini

Redazione lettera d’ordine al Redazione lettera d’ordine al fornitore con info bibl

Verifica disponibilità Verifica disponibilità Fondi

Impegno di spesa sul Impegno di spesa sul fondo

Solleciti (eventuali) al Solleciti (eventuali) al fornitore citando citando l’ordine e e l’info bibl

Altre comunicazioni al Altre comunicazioni al fornitore citando citando l’ordine e e l’info bibl

Ricevimento dell’Ricevimento dell’ordine

Inventariazione: Inventariazione: registraz. inventariale con info bibl

Fatturazione: Fatturazione: fattura, con imputazione spesa fattura, con imputazione spesa su su fondo


Acquisizione - I dati “essenziali”Acquisizione - I dati “essenziali”


Informazioni bibliografiche

Fondi: info economiche

Fornitori

Record informazioni bibliografiche

autore, titolo, edizione, editore, ISBN

Record fondo

disponibilità iniziale, impegno, spesa, residuo

Record fornitore

nome, indirizzo, telefono, e-mail, URL, modalità pagamento, modalità pagamento, sconti, spese fisse, valuta, tempi di attesa (solleciti)

I livello di automazione - 3) verifica degli standardI livello di automazione - 3) verifica degli standard

Acquisizione - Gli standardAcquisizione - Gli standard


EdifactEdifactEDI: Electronic Data Interchange= EDI: Electronic Data Interchange= sostituisce lo scambio di documenti cartacei per attività e servizi di tipo commerciale con una serie di messaggi in formato elettronico

- richiesta offerta (biblioteca)

- presentazione offerta (fornitore)

- ordinazione (biblioteca)

- fatturazione (fornitore)

- pagamento (biblioteca)

* Gli standard OSI : dalla biblioteca-catalogo alla biblioteca-nodo di rete /Antonio Scolari. - Milano : Editrice bibliografica,1995

I livello di automazione - 3) verifica degli standardI livello di automazione - 3) verifica degli standard

Acquisizione - Gli standardAcquisizione - Gli standard


EdifactEdifactEDI: Electronic Data Interchange= EDI: Electronic Data Interchange= impatto sull’organizzazione amministrativa

- valore legale del documento elettronico

- concetto di firma elettronica

- conservazione dei documenti

Storia dello standardStoria dello standard: sviluppo di standard di settore “isole EDI”, che non comunicano fra loro

ISO-TC154ISO-TC154: 1988 pubblica EDIFACT (ISO 9735, poi ISO 7372)

I livello di automazione - 5) creazione del modelloI livello di automazione - 5) creazione del modello

Acquisizione - L’automazioneAcquisizione - L’automazione



Mission della biblioteca e analisi patrimoniale: Mission della biblioteca e analisi patrimoniale: analisi statistica del database

richieste dei lettori: informazioni bibl.: richieste dei lettori: informazioni bibl.: interazione con gli utenti (Internet, e-mail, db per info bibl., stato richiesta, etc.)

fondifondi


Repertori: informazioni bibl.Repertori: informazioni bibl.

Controlli Controlli





Elenco fornitoriElenco fornitori


Acquisizione - L’automazioneAcquisizione - L’automazione


Ordinazione: OrdiniOrdinazione: Ordini

Record dell’ordine

Tipo di acquisizione

Info bibl. (per ogni tipo di materiale)

Quantità

Prezzo + gestione tassi cambio

Fornitore

Date ordine/sollecito/ricevimento

Verifica disponibilità fondo

Impegno di spesa fondo

Stato dell’ordine

Ricevimento: Ricevimento: è un’operazione (data)

Inventariazione: Inventariazione: registraz. inventariale con info bibl + info dell’ordine

Fatturazione: Fatturazione: fattura con prezzo da pagare, identificazione info bibl, n. inventario

I livello di automazione - 4) impostazione dei prodottiI livello di automazione - 4) impostazione dei prodotti

Acquisizione - I prodottiAcquisizione - I prodotti


La reportisticaLa reportistica

Richiesta preventivoRichiesta preventivo

Lettere d’ordineLettere d’ordine

Lettere di sollecitoLettere di sollecito

Mandato di pagamentoMandato di pagamento

Registro d’inventarioRegistro d’inventario

Bollettino nuove accessioniBollettino nuove accessioni

Organizzazione: economia di scalaOrganizzazione: economia di scala


Evitare di ri-creare informazioni già createEvitare di ri-creare informazioni già create

Evitare di effettuare operazioni già fatteEvitare di effettuare operazioni già fatte

Chi fa le stesse cose?Chi fa le stesse cose?

Info bibliografiche: utenti, fornitori, bibliotecari, Info bibliografiche: utenti, fornitori, bibliotecari, amministrazioneamministrazione

Info amministrative: fornitori, bibliotecari, Info amministrative: fornitori, bibliotecari, amministrazioneamministrazione

Info anagrafiche: fornitori, bibliotecari, amministrazioneInfo anagrafiche: fornitori, bibliotecari, amministrazione

II livello di automazioneII livello di automazione

Acquisizione - Integrazione con altre funzioni bibliotecarieAcquisizione - Integrazione con altre funzioni bibliotecarie


Informazioni bibliograficheInformazioni bibliografiche

Ricerca nel dbRicerca nel db

Catalogazione> verifica iter controllo qualità del dato (info secondo le Catalogazione> verifica iter controllo qualità del dato (info secondo le regole, ISBD, regole, ISBD,

RICA)RICA)

Utenti Utenti

integrazione con sistema di prenotazioni prestitiintegrazione con sistema di prenotazioni prestiti

avviso utente arrivo opera desiderata al ricevimento/alla catalogazioneavviso utente arrivo opera desiderata al ricevimento/alla catalogazione

alertingalerting

Dati statisticiDati statistici

Tempi di risposta fornitoreTempi di risposta fornitore

Tempi dell’iter (inoltro desiderata, ordine, documento pronto per l’utente)Tempi dell’iter (inoltro desiderata, ordine, documento pronto per l’utente)

IV livello di automazioneIV livello di automazione

Acquisizione - Interazione con funzioni esterneAcquisizione - Interazione con funzioni esterne


Altre banche dati bibliograficheAltre banche dati bibliografiche

Ricerca fonti informative (Z39.50)Ricerca fonti informative (Z39.50)

Catalogazione derivata (Z39.50, MARC, regole adeguate)Catalogazione derivata (Z39.50, MARC, regole adeguate)

Fornitori (Erdifact; EDI= Electronic Data Interchange)Fornitori (Erdifact; EDI= Electronic Data Interchange)

Integrazione con gestione ordine dei fornitori (es. Amazon, Internetbookshop)Integrazione con gestione ordine dei fornitori (es. Amazon, Internetbookshop)

Utenti extra-biblioteca Utenti extra-biblioteca

info su opere in acquisizioneinfo su opere in acquisizione

db desiderata con possibilità integrata di recupero info bibliografiche da db esternidb desiderata con possibilità integrata di recupero info bibliografiche da db esterni

utente riconosciuto con user account integrato nella gestione Prestiti/Consultazioniutente riconosciuto con user account integrato nella gestione Prestiti/Consultazioni

sistema di alertingsistema di alerting

AmministrazioneAmministrazione

trasmissione info amministrative trasmissione info amministrative

I livello di automazione - 2) analisi della proceduraI livello di automazione - 2) analisi della procedura

Gestione periodiciGestione periodici


Sottoscrizione abbonamenti/rinnovo/annullo/gestione Sottoscrizione abbonamenti/rinnovo/annullo/gestione fatture/impegnifatture/impegni

Registrazione bibliograficaRegistrazione bibliografica

Controllo dell’arrivo dei fascicoliControllo dell’arrivo dei fascicoli

- - registrazione possedutoregistrazione posseduto

- solleciti per numeri in ritardo- solleciti per numeri in ritardo

Gestione rilegatureGestione rilegature

InventariazioneInventariazione

Avviso interessatiAvviso interessati

I livello di automazione - 1) analisi dei datiI livello di automazione - 1) analisi dei dati



Controllo dell’arrivo dei fascicoliControllo dell’arrivo dei fascicoli - Elementi caratterizzanti - Elementi caratterizzanti

- alta imprevedibilità degli arrivi- alta imprevedibilità degli arrivi

- numerosi item non prevedibili (n. speciali, supplementi, - numerosi item non prevedibili (n. speciali, supplementi, n. doppi)n. doppi)

I livello di automazione - 1) analisi dei datiI livello di automazione - 1) analisi dei dati



Controllo dell’arrivo dei fascicoliControllo dell’arrivo dei fascicoli

Strumento manuale= Strumento manuale= schedone schedone amministrativoamministrativo

II livello di automazione - 3) verifica standard - 5) creazione del modelloII livello di automazione - 3) verifica standard - 5) creazione del modello

Gestione periodici - L’automazioneGestione periodici - L’automazione


- informazione bibliografica: - informazione bibliografica: integrazione con integrazione con catalogazione/ricercacatalogazione/ricerca

> ISBD(S) per descrizione

> definizioni titoli secondo agenzia ISDS per identificazione

> necessario sistema di correlazioni

- fornitore: - fornitore: integrazione con Acquisizioniintegrazione con Acquisizioni

> EDIFACT

- dati dei fascicoli arrivati (posseduto): - dati dei fascicoli arrivati (posseduto): integrazione con integrazione con catalogocatalogo

> Holding format (MARC 21)


Gestione periodici - L’automazioneGestione periodici - L’automazione


Controllo degli arriviControllo degli arrivi

““Modello di previsione” (prediction pattern)Modello di previsione” (prediction pattern)

basati su:

periodicità “attesa” (= frequenza)

data ultimo arrivo

articolazione dei fascicoli (annata, fascicoli)

obiettivo: rapidi strumenti di controllo per solleciti (politica solleciti)

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