APPLICAZIONI ED

TURISMO CONGRESSUALE

APPLICAZIONI ED OPPORTUNITA’

LE ORIGINI

� L’attività congressuale nasce dall’umana propensione a riunirsi e mettere a confronto esperienze e culture diverse.

� Simposio deriva infatti dal latino “symposium” e significa metaforicamente “attingere alla coppa della conoscenza” appagando così uno dei bisogni fondamentali dell’individuo

FASI DELL’ORGANIZZAZIONE CONGRESSUALE

� FASE TECNICA, ossia l’area organizzativa vera e propria

� FASE TURISTICA, per tutto quanto concerne le attività strettamente legate all’attività congressuale come i

� FASE RICETTIVA, con l’organizzazione dell’apparato ricettivo e di supporto

congressuale come i viaggi, le escursioni, le gite ed ogni altra attività ludico ricreativa e di intrattenimento.

PCOPROFESSIONAL

La figura dell’organizzatore professionale di congressi

PROFESSIONALCONGRESSORGANIZER (MEETING PLANNER)

TIPOLOGIA CONGRESSUALE

1. CONGRESSO

� E’ considerato una riunione periodica che comporta la partecipazione di parecchie centinaia e migliaia di persone appartenenti alla medesima sfera di interessi, riunite generalmente in gruppi associativi.

� La cadenza ed il tema del congresso sono fissati con molto anticipo rispetto alla fase di realizzazione e la sua periodicità può essere annuale o pluriennale

2. BRIEFING

�Quelle riunioni di lavoro o di aggiornamento che precedono una aggiornamento che precedono una manifestazione congressuale

3. SEMINARIO

� E’ un incontro di specialità, da 10 a 50 persone, con specifiche competenze fra loro diverse ma con particolare interesse comune che si riuniscono per particolare interesse comune che si riuniscono per un aggiornamento. Il programma di lavoro di un seminario ha il preciso scopo di arricchire le conoscenze professionali

4. TAVOLA ROTONDA

� Raduna un gruppo di esperti su base paritaria per passare in rassegna e discutere argomenti specialistici e professionali. L’incontro può essere a porte chiuse o davanti ad una platea; quasi sempre si preferisce usare la seconda forma e si fa seguire all’incontro stesso un dibattito pubblico che ha lo all’incontro stesso un dibattito pubblico che ha lo scopo di sensibilizzare la coscienza della collettività. Questa forma viene anche utilizzata all’interno stesso di un congresso (nel caso di un congresso scientifico viene definita “panel” e rappresenta un modo per porre in evidenza, attraverso un dibattito tra esperti, un problema di attualità).

5. WORKSHOP

� Riunione di un gruppo ristretto e selezionato di partecipanti per apprendere nuove tecniche di lavoro, oppure ha lo scopo di far incontrare tra loro sellers e buyers di beni e/o servizi con l’opportunità sellers e buyers di beni e/o servizi con l’opportunità di fornire ulteriori informazioni riguardo al prodotto. In quest’ultimo caso c’è un abbinamento dell’aspetto congressuale con quello espositivo.

6. POSTER SESSION

� Particolari riunioni in cui la discussione si svolge su comunicazioni scritte su poster affissi a pannelli o con diapositive.

7. CONVEGNO

� Qualsiasi gruppo organizzato (ente pubblico o privato, azienda o associazione di categoria) che intende aprire un dibattito può utilizzare lo intende aprire un dibattito può utilizzare lo strumento del convegno. In genere si tratta di convegni di studio con una ricerca a monte. La dimensione del gruppo di partecipanti è più ridotta e gli scambi conoscitivi più facili.

8. CONFERENZA

� Sono riunioni operate su scala più ristretta rispetto ai congressi o ai convegni. La loro caratteristica è quella di avere per tema un soggetto di attualità e di di avere per tema un soggetto di attualità e di discutere secondo una visione più ampia rispetto a quella specialistica

9. SIMPOSIO

� Sono riunioni che prevedono la partecipazione esclusivamente su invito. Il simposio tratterà temi altamente specialistici e avanzati nel campo della ricerca. Spesso i simposi sconfinano nei “seminari”, ossia in una riunione di persone altamente specializzate su determinati aspetti di una materia.

10. MEETING

� E’ utilizzato all’interno di una strategia aziendale. Si tratta di riunioni nell’ambito di un universo ben identificato come, ad esempio, un’azienda o identificato come, ad esempio, un’azienda o un’associazione sportiva.

11. CONVENTION

� Una riunione assembleare di dipendenti o di forze vendita di un’azienda allo scopo di presentare un nuovo prodotto ed informare sui programmi, sulle nuovo prodotto ed informare sui programmi, sulle politiche economiche e di mercato dell’azienda stessa e di motivare i partecipanti.

12. BARCAMP

� E’ una non-conferenza perché va contro la presentazione canonica non interattiva di slide.

� E’ un evento collaborativo dove chiunque può salire in podio e proporre un argomento e parlarne agli altri.altri.

IL “MEETING PLANNER”

QUALITA’ E FUNZIONI PER ESERCITARE

QUESTA PROFESSIONE

QUALITA’QUALITA’ FUNZIONIFUNZIONI

�Capacità di relazione

�Capacità di comunicazione

� Definizione di una proposta di fattibilità sulla base di un’idea del committente

� Stipulazione di un preventivo di spesa e di un bilancio “aperto”

PCO

comunicazione

� Stile e rigore

�Disponibilità

� Senso dell’organizzazione

�Capacità di mettersi in mostra

spesa e di un bilancio “aperto”� Gestione del periodo precongressuale

e verifiche con la committenza dell’andamento delle operazioni

� Selezionee formazione del personale di assistenza

� Coordinamento e controllo delle operazioni congressuali

� Gestione della post-experience (post-evento)

L’Italia è ricca di luoghi ideali per l’organizzazione congressuale, anche se il nostro Paese non è positivamente sfruttato per questo

La scelta della location e delle strutture ricettive è elemento cruciale della pianificazione ed organizzazione del lavoro del PCO.

sfruttato per questo tipo di manifestazioni e pertanto l’Italia soffr pesantemente della concorrenza di altre mete internazionali.

La scelta dell’albergo va effettuata dopo aver indagato su alcuni elementi importanti quali:

� caratteristiche e requisiti tecnici dell’impianto;

� distanza dall’aeroporto e dalla stazione ferroviaria;

� collegamenti diretti;

� capienza e costo di eventuali parcheggi;

� possibilità di noleggio auto;

� ristorazione: capienza della sala, arredo, specialità della casa, qualità della “mise en table” e qualità del servizio

RUOLO DEL CONVENTION BUREAU

Il Convention Bureau è responsabile della gestione della destinazione come meta congressuale.

� Promuove la destinazione come località congressuale a livello internazionale;

� Partecipa in maniera diretta o indiretta all’organizzazione degli eventi;

� Coordina l’offerta turistica a

In particolare...

� Coordina l’offerta turistica a livello di destinazione e, a volte, di singola impresa;

� Supporta le imprese congressuali nello sviluppo della propria offerta e nell’organizzazione degli eventi;

Il ruolo del convention bureau

I modelli di business possibili

CB facilitatore CB fiera-centrico CB controller

� Barcellona�Amsterdam�Torino�Praga

�Rimini�Firenze

�Vienna

� CB “FACILITATORE” SUPPORTA LE IMPRESE LOCAL I SENZA INGERIR IRE NEI PROCESS I DEC IS IONAL I .

I modelli di business possibili

PROCESS I DEC IS IONAL I .

� CB “FIERA-CENTRICO” SUPPORTA LE IMPRESE LOCAL I , MA PRESENTA UN FORTE LEGAME CON I CENTRI ESPOS IT IV I , CHE GEST I SCONO AMPI SPAZ I CONGRESSUAL I NELLA DEST INAZ IONE .

� CB “CONTROLLER” FUNZ IONA DA CAB INA D I REGIA , COORDINANDO LE ATT IV ITA ’ DELLE S INGOLE IMPRESE E GESTENDO I L CALENDARIO EVENTI DELLA DEST INAZ IONE .

. .OGNI INDIVIDUO, SODDISFATTO UN BISOGNO,

La gerarchia dei bisogni di Maslow

SODDISFATTO UN BISOGNO, E’ SPINTO VERSO OBIETTIVI

SEMPRE PIU’ ALTI…

…COMPITO PERCIO’ DI UN’AZIENDA È QUELLO DI

…VIAGGI INCENTIVE

UN’AZIENDA È QUELLO DI METTERE IL DIPENDENTE

NELLE MIGLIORI CONDIZIONI POSSIBILI PER PEMETTERGLIDI REALIZZARE IL PROPRIO

FINE.

Negli ultimi anni l’incentivazione del lavoro ha acquisito un particolare rolievo, diventando un premio di incoraggiamento che rinsalda i rapporti ed i legami tra azienda e persone e

rende queste ultime coinvolte e partecipi nei destini aziendali. rende queste ultime coinvolte e partecipi nei destini aziendali. Una campagna di incentivazione, pertanto, non è solamente un “viaggio”, ma uno strumento motivazionale e favore dei lavoratori e degli addetti ad un’impresa. Incentivazione e

motivazione sono così, alla fine, aspetti strettamente correlati che permettono al fruitore di attribuire al premio un significato che va al di là del suo costo materiale.

Caratteristiche specifiche

� Il viaggio ha per meta un luogo prestigioso, possibilmente lontano;

� il vincitore non viaggia da solo ma in compagnia di altri ed a volte ha anche l’opportunità di portare con sé la moglie o un familiare stretto;

� I servizi ricettivi sono di

� Tutte le spese, con la sola

esclusione delle spese strettamente personali, dovranno essere incluse nel servizio e nel pacchetto;

� attenzioni particolari che ricordino al viaggiatore il nome dell’azienda possono essere messe in atto, a � I servizi ricettivi sono di

prim’ordine: il tono dell’albergo e la qualità dell’assistenza devono esprimere l’alta considerazione in cui l’azienda tiene i partecipanti, oltre a rappresentare positivamente l’immagine della stessa società promotrice;

condizione che il viaggio mantenga quel carattere di evasione e di premio che sono le cartteristiche principali dell’incentivazione

PARTECIPARE AD UN VIAGGIO INCENTIVE E ’ QUINDI UN SEGNO DI R ICONOSCIMENTO DEL LAVORO SVOLTO DA PARTE DELL ’AZIENDA,

INCENTIVAZIONE

LAVORO SVOLTO DA PARTE DELL ’AZIENDA, UNA DELLE POSSIBILI GRATIFICAZIONI E PERMETTENDO DI AVVICINARE I VERTICI

AZIENDALI IN UN CLIMA DIVERSO, DISTESO E RILASSANTE RISPETTO A QUELLO CHE

CARATTERIZZA LE NORMALI RELAZIONI SUL POSTO DI LAVORO DANDO ANCHE MAGGIORE RISALTO AL SENSO DI APPARTENENZA AL

GRUPPO DIPENDENTE FACENDOLO SENTIRE P IU ’ COINVOLTO E MENO ANONIMO.

� CHI SONO I CLIENTI/AZIENDA

QUALE E ’ LA F ILOSOFIA AZIENDALE

Definizione del target group

� QUALE E ’ LA F ILOSOFIA AZIENDALE

� CHI SONO I CLIENTI/PARTECIPANTI

� QUANTI SONO

� CHE CARATTERISTICHE HANNO

� QUALI ESIGENZE INTENDIAMO SODDISFARE

ARTICOLAZIONE DEL MARKETING MIXLINEA “INCENTIVE”

� PRODOTTO: Su misura – è essenziale che il briefing del cliente sia il più dettagliato possibile esplicitando i destinatari, il grado di coinvolgimento del management aziendale, il tipo e la classe di trasporto, il tipo di sistemazione, il trattamento desiderato, gli optional da inserire, le escursioni, i regali, le manifestazioni da organizzare,

� VENDITA: Il venditore di Incentives funge da interfaccia fra il Cliente ed i servizi interni del tour operator; la struttura di vendita deve essere leggermente sovradimensionata per assicurare lo sviluppo nelle aree e nei settori prescelti.

regali, le manifestazioni da organizzare, il livello di servizio, le gratuità necessarie, l’animazione ed il tipo di assistenza richiesto.

� PREZZO: Una volta definito il margine di riferimento si può lavorare a preventivo chiuso o ad open-book, clausola di oscillazione, validità.

� PUBBLICITA’: E’ essenziale disporre di una bella brochure di presentazione, ma il veicolo pubblicitario chiave è il passaparola e la reputazione accumulata.

� ORGANIZZAZIONE: Per progetto, con integrazione dei diversi servizi.