Software di gestione degli obblighi normativiSoftware di gestione degli obblighi normatividei professionisti ai sensi deldei professionisti ai sensi del

Decreto Legislativo nr. 56 del 20.02.2004 Decreto Legislativo nr. 56 del 20.02.2004 in materia di Antiriciclaggioin materia di Antiriciclaggio

Gestione Antiriciclaggio

By Apogeo S.r.l.

Questa presentazione di carattere informativoha il solo scopo di tracciare una panoramica dello strumento.

Specifici e dettagliati supporti all'uso del programma sono forniti nelle note di release unitamente allo stesso.

Per eventuali problemi o suggerimenti all'uso del softwarel'utente potrà contare sul servizio del proprio rivenditore.

Gestione Antiriciclaggio

Sommario (selezionare il link desiderato)

• Inquadramento normativo

• Tabelle

• Soggetti obbligati

• Collaboratori

• Archivi utilizzati

• Responsabili antiriciclaggio

• Documentazione collaboratori / responsabili

• Clienti

• Prestazioni

• Segnalazioni UIC

• Funzioni utilità

• Stampe utilità

• Stampe normativa riferimento

• Comunicazioni

Il 7 aprile 2006 con la pubblicazione del Regolamento nr. 141, ha trovato applicazione quanto stabilito dal Decreto Legislativo nr. 56/2004 in materia di obblighi antiriciclaggio a carico dei professionisti (dottori e ragionieri commercialisti, consulenti del lavoro, revisori contabili, società di revisione, notai ed avvocati).

Sono soggetti a registrazione tutti gli incarichi professionali attinenti operazioni aventi ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di importo superiore a 12.500 euro o di valore indeterminato o indeterminabile (rientrano in quest'ultima categoria la costituzione, gestione ed amministrazione di società, gli incarichi di revisione contabile e di tenuta di contabilità, paghe e contributi).

Gestione Antiriciclaggiobreve inquadramento normativo

Sintesi degli obblighi sanciti dalla normativa:

> identificazione dei clienti e delle operazioni

> annotazione degli incarichi professionali soggetti a rilevazione

> tenuta e conservazione delle registrazione per i 10 anni

successivi alla fine dell'incarico

> segnalazione delle operazioni sospette in relazione alla

presunta origine dei fondi

Gestione Antiriciclaggiobreve inquadramento normativo

Art. 3 – Obbligo di identificazione… Il cliente che si avvale della prestazione professionale del libero professionista per conto di terzi deve indicare per iscritto, sotto la propria personale responsabilità, i dati identificativi dei soggetti per conto dei quali opera. Qualora il cliente operi in nome o per conto di una società, di un ente, trust o strutture analoghe, il libero professionista verifica l'esistenza del potere di rappresentanza.

Art. 4 - Modalità di identificazioneL'identificazione viene effettuata dal libero professionista in presenza del cliente al momento in cui inizia la prestazione professionale a favore del cliente, anche attraverso propri collaboratori, mediante un documento valido per l'identificazione non scaduto.

Gestione Antiriciclaggiobreve inquadramento normativo

Art. 5 – Obbligo di conservazione il libero professionista, negli stessi casi in cui è tenuto ad assolvere all'obbligo di identificazione dei clienti, riporta a propria cura nell'archivio dedicato alla raccolta e conservazione di informazioni a fini antiriciclaggio i seguenti dati:

a) le complete generalità (nome, cognome, luogo, data di nascita e indirizzo di residenza o domicilio per le persone fisiche; la denominazione e la sede legale in caso di altri soggetti), il codice fiscale ove disponibile e gli estremi del documento di identificazione per le persone fisiche;

b) i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera;

...segue

Gestione Antiriciclaggiobreve inquadramento normativo

Art. 5 – Obbligo di conservazione il libero professionista, negli stessi casi in cui è tenuto ad assolvere all'obbligo di identificazione dei clienti, riporta a propria cura nell'archivio...

c) l'attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce ;

d) la data dell'avvenuta identificazione;

e) la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita;

f) il valore dell'oggetto della prestazione professionale di cui all'articolo 1 del presente regolamento, se conosciuto.

Gestione Antiriciclaggiobreve inquadramento normativo

Il software è fornito completo delle numerose tabelle contemplate dal provvedimento UIC nonchè di tabelle operative indispensabili all'attivazione dei numerosi automatismi e controlli di cui dispone l'applicativo.Segnaliamo che in molti casi le codifiche tabellari della normativa Antiriciclaggio differiscono da quelle normalmente utilizzate in ambito fiscale (es: natura giuridica, e paesi esteri).

Gestione: Tabelle

Gestione: Tabelle

La normativa prevede che i professionisti procedano ad individuare “eventuali incongruenze rispetto alla capacità economica, alle attività svolte e al profilo di rischio di riciclaggio”.

A questo scopo sono state realizzate apposite tabelle che consentono l'attribuzione di parametri di rischio e di anomalie per la profilazione del cliente e della sua attività e fornire uno “strumento operativo da utilizzare per le verifiche”, così come precisato dal provvedimento UIC.

Gestione: Tabelle

Profili di rischio e indicatori di anomalia prevedono l'attribuzione di un valore da 1 a 9 gestibile dal professionista.Questo accorgimento consente di ottenere valutazioni automatiche del livello di rischio del cliente e del livello di anomalia delle prestazioni.

Gestione: Tabelle

Il software suggerisce un flusso operativo semplice e chiaro. Per prima cosa occorre procedere all'inserimento dei soggetti obbligati.

Gestione: soggetti obbligati

Gestione: soggetti obbligati

...creare gli eventuali collaboratori...

Gestione: collaboratori

...poichè il software si presta ad un utilizzo in studi associati con più soggetti obbligati e vari collaboratori nonchè ad un uso “conto terzi”, in una ottica di servizio ai clienti assistiti (ad es: avvocati e notai che intendano delegare il servizio al commercialista), occorre associare ai soggetti obbligati i collaboratori che potranno operare identificazioni e/o annotazioni.

Gestione: collaboratori

...questi elementi consentono al programma di operare controlli di congruità sulla gestione e l'inserimento dei dati...

Gestione: collaboratori

...in seguito occorrerà creare uno o più archivi informatici...

Gestione: archivi utilizzati

...associare i professionisti obbligati...

Gestione: archivi utilizzati

Gestione: archivi utilizzati

...ed attribuire ad ognuno una password di accesso...

Gestione: archivi utilizzati

..ogni soggetto obbligato ha la facoltà di delegare a terzi la gestione delle problematiche organizzative e procedurali di antiriclaggio.

Gestione: responsabili antiriciclaggio

Una volta impostati i dati anagrafici dei responsabili antiriciclaggio, occorre procedere all'associazione degli stessi ai professionisti obbligati che si avvalgono della loro opera.

Gestione: responsabili antiriciclaggio

Gestione: responsabili antiriciclaggio

Gestione: responsabili antiriciclaggio

...in seguito è consigliato produrre la documentazione per i collaboratori

Gestione: documentazione collaboratori

..le stampe vengono generate in formato RTF modificabile dall'utente...

Gestione: documentazione collaboratori

Gestione: documentazione collaboratori

...e per gli eventuali responsabili antiriciclaggio

Gestione: documentazione responsabili

Gestione: documentazione responsabili

...l'identificazione e l'inserimento di un cliente è altrettanto semplice...

Gestione: clienti

Gestione: clienti

...l'attribuzione del profilo di rischio consente il calcolo automatico del livello di rischio in funzione dei valori impostati dal professionista

Gestione: clienti

...in conformità a quanto previsto dalla normativa, ogni elemento dell'archivio non può essere liberamente modificato. Ogni variazione deve essere quindi “tracciata” in termini temporali ed assumere un diverso “stato” di conservazione nell'archivio.

Gestione: clienti

Gestione: clienti

Gestione: clienti

Gestione: clienti

...le informazioni variate sono memorizzate e reperibili ma non sono modificabili

Gestione: clienti

...è possibile associare appunti memo all’anagrafica dei clienti. La presenza di questi appunti testuali verrà evidenziata in altre fasi di gestione...

Gestione: clienti

Gestione: clienti

... nei confronti della clientela, oltre alla stampa della scheda di identificazione, esistono altre utili stampe di servizio...

Gestione: clienti – stampe servizio

Gestione: clienti – stampe servizio

Gestione: clienti – stampe servizio

Gestione: clienti – stampe servizio

...la stampa della lettera per l'incarico professionale permette la rilevazione automatica della prestazione nell'archivio unico

Gestione: clienti – stampe servizio

Gestione: clienti – stampe servizio

...la rilevazione di prestazioni professionali avviene con la stessa semplicità...

Gestione: prestazioni

...la procedura consente anche la rilevazione di operazioni frazionate nel tempo o multiple (per le quali si è ricevuto l'incarico da più soggetti o per piu' professionisti)...

Gestione: prestazioni

...dopo la memorizzazione si potranno attribuire gli eventuali indicatori di anomalia...

Gestione: prestazioni

...l'attribuzione degli indicatori di anomalia consente il calcolo automatico del livello di anomalia in funzione dei valori impostati dal professionista

Gestione: prestazioni

Gestione: prestazioni

L'elenco delle prestazioni viene proposto dal programma in ordine cronologico dalla più recente alla più datata.

...la griglia di interrogazione delle operazioni permette di ottenere diversi ordinamenti semplicemente cliccando in corrispondenza del titolo della colonna. Cliccando una seconda volta si ottiene l'ordinamento inverso.

Gestione: prestazioni

...è possibile attivare anche filtri di ricerca per ridurre l'elenco di consultazione dei dati. La composizione dei filtri è conforme a quanto previsto dal provvedimento UIC.

Gestione: prestazioni

Gestione: prestazioni

...in conformità a quanto disposto dal provvedimento UIC anche le eventuali variazioni delle prestazioni sono memorizzate in modo palese e sempre ricostruibili.

Gestione: prestazioni

...ogni operazione dispone di un numero identificativo.Il sistema di numerazione progressiva ideato, consente di individuare con semplicità operazioni complesse come le prestazioni multiple (primi due numeri del progressivo) e/o le prestazioni frazionate (terzo e quarto numero del progressivo).Gli ultimi 4 numeri progressivi sono riservati alle variazioni.

Gestione: prestazioni

...tra le funzioni di utilità, la Gestione data conclusione prestazione, consente di indicare per ca. prestazione la data di conclusione della prestazione. L’indicazione della data di conclusione della prestazione non è un elemento richiesto e previsto nel Provvedimento UIC, con la conseguenza che lo stesso non deve essere considerato obbligatorio per assolvere agli obblighi di tenuta e di conservazione dell’Archivio Unico Informatico imposti dall’UIC. La sua indicazione è tuttavia indispensabile qualora si intenda, nei termini di legge (10 anni), procedere ad una manutenzione dell’AUI tramite cancellazione fisica della prestazioni concluse.

Gestione: prestazioni

Gestione: prestazioni

...la data di conclusione prestazione può essere inserita direttamente dalle griglia oppure attraverso l’aggiornamento automatico (duplica prestazione)…

Gestione: prestazioni

... La funzione di duplica consente di procedere in modo automatico all’effettuazione delle seguenti operazioni:

- scrittura automatica della data di conclusione della prestazione, con riferimento alla prestazione selezionata.

- generazione di una nuova prestazione con gli stessi dati di quella conclusa.

- stampa della lettera di incarico riferita alla nuova prestazione…

Gestione: prestazioni

Gestione: prestazioni

…la funzione in esame può quindi essere efficacemente utilizzata con riferimento ad eventuali prestazioni ricorsive, che periodicamente si concludono per rinnovarsi contestualmente o dopo poco tempo.

Gestione: prestazioni

...le operazioni ritenute “sospette” dal professionista ai sensi della normativa, dovranno essere gestite come “segnalazioni”, riprodotte su apposito documento ed inoltrate al UIC.

Gestione: segnalazioni UIC

Gestione: segnalazioni UIC

...la videata di gestione si sviluppa su cinque pagine a linguetta, conformemente alla struttura della segnalazione definita nell'allegato D del Provvedimento UIC

...il provvedimento UIC prevede espressamente che la segnalazione deve essere accompagnata da una lettera di trasmissione

Gestione: segnalazioni UIC

Gestione: segnalazioni UIC

Gestione: segnalazioni UIC

...è prevista anche la funzione di generazione automatica delle segnalazioni UIC partendo dalla prestazione

Gestione: segnalazioni UIC

Gestione: segnalazioni UIC

...il bottone evidenziato in giallo segnala la presenza della segnalazione UIC legata alla prestazione

Gestione: segnalazioni UIC

Il D.Lgs. nr. 56/2004 pone a carico dei professionisti l’obbligo di comunicazione al Ministero dell’Economia e delle Finanze delle infrazioni alle limitazioni dell’utilizzo di denaro contante. Il limite al di sopra del quale scatta l’obbligo di comunicazione, riguarda le operazioni in contanti di importo superiore ai 12.500 euro, di cui il professionista venga a conoscenza.

Gestione: comunicazioni

Gestione: comunicazioni

Gestione: comunicazioni

L’articolo 5 del Decreto del M.E.F. del 13/02/2006 n.141 precisa che “… i dati e le informazioni contenute nell’archivio devono essere conservati per 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale, a cura del libero professionista…”.

All’uopo esiste una funzione di utilità che consente la cancellazione di tutti i soggetti preventivamente eliminati in “Gestione clienti” (stato 2) e per i quali è trascorso il termine di 10 anni dalla data di identificazione.

La data di sistema costituisce la data in cui viene eseguita l’operazione di cancellazione, e quindi è la data di raffronto per il calcolo del termine di 10 anni.

Gestione: funzioni utilità

La funzione di cancellazione archivio prestazioni consente di procedere alla cancellazione dall’archivio unico informatico dei movimenti relativi alle prestazioni concluse o annullate da almeno 10 anni.

La data di conclusione o di rettifica da utilizzare per il calcolo dei 10 anni viene confrontata con la data di sistema.

Gestione: funzioni utilità

...le stampe di utilità prevedono numerose opzioni di stampa e costituiscono un valido strumento di supporto all'analisi dei dati ed alla organizzazione del lavoro.

Gestione: stampe utilità

...tra gli adempimenti D.Lgs.196/03 è presente la stampa informativa privacy che consente di produrre l’informativa con la relativa dichiarazione di consenso con esplicita indicazione che i dati raccolti sono utilizzati anche ai fini degli adempimenti in materia di antiriciclaggio

Gestione: stampe utilità

Gestione: stampe utilità

...sono inoltre disponibili i testi integrali dei riferimenti di legge...

Gestione: normativa riferimento

Gestione: normativa riferimento

Maggiori informazioni possonoMaggiori informazioni possonoessere richieste direttamente al Rivenditoreessere richieste direttamente al Rivenditore

Per chi non è ancora utente di Magix2000 Per chi non è ancora utente di Magix2000 esiste la soluzione Antiriciclaggio Stand Aloneesiste la soluzione Antiriciclaggio Stand Alone

In questo caso si consiglia di richiedere anche una dimostrazione In questo caso si consiglia di richiedere anche una dimostrazione gratutita delle caratteristiche di base del software completo gratutita delle caratteristiche di base del software completo

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