Sistema di Valutazionedel personale tecnico

amministrativo di Ateneo

Sara Cervai

Punti di partenza Valutazione come strumento di gestione delle risorse

umane (HRM) Sistema creato per e nell’organizzazione

Tavolo tecnico n. 24---

Sara Cervai, Luisa Balbi, Maurizio Brusini Anna Bucci, Valentina Celli, Gabriella Deconi,

Raffaella Di Biase, Francesca Paperio, Porzia Spadavecchia, Gabriella Staraz, Elena Veludo

Sfida: fondo incentivante

Valutazione come strumento di HRM Valutazione come processo di crescita e miglioramento Sistema di valutazione dichiarato e trasparente Responsabilità della valutazione Non arbitraria

Indicatori di performance Comportamenti organizzativi

Condivisione Sperimentazione

Ambiti di applicazione

Analisi individuale Comportamenti organizzativi

Analisi organizzativa: dei processi dei punti di miglioramentoai fini della riorganizzazione funzionale

Raccolta di Pareri Indicatori di performance della struttura

Analizzare il servizio offerto

Un primo passo per arrivare ad un sistema di customer satisfaction (auspicato dal MFP già dal 2004)

Parere: valutazione del servizio offerto in relazione ad ogni singolo processo1. Accessibilità, trasparenza e chiarezza2. Completezza e correttezza delle informazioni

fornite3. Puntualità e rispetto dei tempi4. Capacità e tempestività nella risoluzione dei

problemi (assistenza utenti)

Esito delle valutazionivisibile

Mappa dei Pareri ambiente informatizzato un parere composto da 4 indicatori con scala da 1 a 7 Scegliendo i servizi “fruiti”

Controllo finale:Quali/quanti sono i legami tra strutture

Mappatura dei processi trasversale

Mappa dei pareri: chi valuta? Ogni Responsabile (A) di struttura fornisce i pareri dei

processi di cui la struttura fruisce (B) e (C)

AA

BibliotecaBiblioteca

AffariFinanziari

AffariFinanziari

ISIISI 5

4

AA

54

7

13

Per ogni processo svolto dalla struttura

Chi fornisce i pareri? Il Personale con posizione organizzativa (capo

sezione, capo ripartizione)

i Presidi di Facoltà, i Direttori di Dip.to Per i processi relativi all’amministrazione centrale e ad

altre strutture coadiuvati dallo SDAF, Consiglio di Facoltà Segretario amm.vo, Consiglio di Dip.to

Il Consiglio di Dipartimento/ il Consiglio di Facoltà Per i processi interni al Dip.to/ Facoltà

P

Quando Una volta all’anno (entro 20 novembre) per

dare modo di raccogliere e restituire i dati entro dicembre

Ad ogni responsabile di struttura viene restituito l’esito (dal 1 dicembre): dei singoli pareri corredati da indicatori sintetici

BB

54

7

13

Quale il risultato? Valutazione del sistema

Mappatura dei processi (servizi fruiti, non fruiti) Aree critiche e aree di eccellenza

Base per la valutazione della persona Indicatori di performance della struttura Risultato del lavoro svolto da chi

opera nella struttura

Valutazione dei comportamenti organizzativi Valutazione come processo e momento di

crescita è una funzione del responsabile di struttura ed uno strumento di gestione delle risorse umane

Il diretto superiore … con l’ausilio e i vincoli forniti dai pareri con la collaborazione di altre figure di

responsabilità in alcuni specifici casi

Chi valuta chi… Capo Sezione & Capo Ripartizione Personale

delle ripartizioni Direttore di Dip.to & il Segretario amministrativo

Personale amministrativo dei Dip.ti Direttore di Dip.to & il referente tecnico (EP o

docente) Personale tecnico dei Dip.ti Preside di Facoltà Personale dei Centri Servizi

di Facoltà

dal 10 dicembre al 31 dicembre

Chi valuta chi - posizioni org.tive

Capo Sezione Capo Ripartizione Dirigente & Direttore amm.vo Capo

Sezione Direttore di Dipartimento & Direttore

amm.vo Segretario amm.vo Preside & Direttore amm.vo SDAF

§ Centri Autonomi di Spesa come Sezioni

dal 10 al 31 gennaio

chi valuta cosa I comportamenti organizzativi Variano a seconda del ruolo organizzativo e della

“categoria” contrattuale

Matrice suddivisa per categoria e comportamenti Definizioni, declaratoria

Controllo sulla base dei pareri basato sul rapporto tra pareri negativi / positivi raccolti sui processi in cui l’individuo è coinvolto

EP D p.org D C Barea gestionale

programmazioneorganizzazione

organizzazione proprio lavorocontrollo

controllo operativocoinvolgimento individuale

area relazionalegestione del personale

gestione del gruppo di lav.lavorare in gruppo

negoziazioneorientamento all'utente

area intellettivaanalisi

interpretazione normeraccolta elaborazione dati

stesura di reportproblem solving

risoluzione problemi operativi

area innovativaproposta di soluzioni innovative

iniziativaadattabilità e flessibilità

16 14 12 8 6

La matrice

Categoria contrattuale

15

Scheda di valutazione dati sull’incontro (data, luogo, durata) nomi e firme dei presenti (valutato e valutatore) sintesi dei processi in cui il singolo è coinvolto

(scegliendo dalla lista dei processi della struttura) sintesi dei pareri:

n. valutazioni negative / totale pareri indicatori sintetici link ai pareri individuali

Scheda di valutazione Sistema di controllo

Compilata dal responsabile

EP D p.org D C B

area gestionaleprogrammazione @

organizzazione @ @

organizzazione proprio lavoro @ @ @

controllo @ @

controllo operativo @ @ @

coinvolgimento individuale @ @ @

area relazionalegestione del personale @ @

gestione del gruppo di lav. @ @

lavorare in gruppo @ @ @ @ @

negoziazione @ @ @

orientamento all'utente @ @ @ @ @

area intellettivaanalisi @ @ @

interpretazione norme @

raccolta elaborazione dati @ @ @ @

stesura di report @ @ @

problem solving @ @ @

risoluzione problemi operativi @ @

area innovativaproposta di soluzioni innovative @

iniziativa @ @ @

adattabilità e flessibilità @ @ @ @ @

16 14 12 8 6

La matriceScheda del dott. Valutato

Inserire

un punteggio da 1 a 7

In tutti gli indicatori

Sistema di controlloQuando la valutazione dell’individuo è

sensibilmente diversa dai pareri raccolti nei processi in cui l’individuo è

coinvolto

in positivo o in negativo

il valutatore è chiamato a motivare tale apparente incoerenza

Post valutazione Risalendo la linea gerarchica funzionale

dell’organigramma, pareri e valutazioni giungono al vertice (D.A.)

Ad ogni EP viene richiesto di proporreuna relazione che individui carenze e strategie di miglioramento Reingegnerizzazione dei processi

Il colloquio di valutazione Non è solo una scheda È un momento ansiogeno.. da entrambe le

parti

Preparazione Svolgimento

Preparazione del colloquio Programmazione

Avvisare per tempo Avere tempo a disposizione (45 minuti) Evitare interruzioni Spazio adeguato (!) Materiale a supporto (schede pareri)

Conduzione del colloquio Abbiamo davanti un collega, non un estraneo Ruolo strutturato: valutatore / valutato

Tante riflessioni.... Un consiglio: buon senso!

Alcuni fenomeni … umani (… ma controllabili) prima impressione effetto alone indulgenza / severità appiattimento (alto/basso/medio) stereotipi proiezione

Qual è l’obiettivo Non semplicemente compilare la scheda Dare un riscontro sul lavoro svolto, sui punti

di forza e sui punti di miglioramento: Ognuno di noi ne possiede qualcuno !!

Quali sono i timori maggiori? Ritorsione ….

Attaccamento …

Quindi che fare

se è così.. se ne accorgerà il prossimo anno di quanto sarò (NON)disponibile

che provi a chiedermi

ancora qualcosa in più…

dopo tutte le volte che l’ho coperto

Fondo disincentivante

È da anni che lavoriamo assiemeÈ un amico più che un collega

Non me la sento…

Cultura della valutazione Accettare la valutazione come momento di

crescita Consapevolezza che la valutazione è un

processo, non un esito finale Accettare il confronto per migliorare

StrumentiSistema dichiaratoStrumenti (scheda)

IndicatoriSupporto dell’organizzazione

Formazione

StrumentiSistema dichiaratoStrumenti (scheda)

IndicatoriSupporto dell’organizzazione

Formazione

Feedback sulla valutazione Anno sperimentale Richiesta di commenti e suggerimenti

Il percorso di formazione continua… In piccoli gruppi 2010… Confrontandosi sull’esperienza diretta

EP D p.org D C B

area gestionaleprogrammazione @

organizzazione @ @

organizzazione proprio lavoro @ @ @

controllo @ @

controllo operativo @ @ @

coinvolgimento individuale @ @ @

area relazionalegestione del personale @ @

gestione del gruppo di lav. @ @

lavorare in gruppo @ @ @ @ @

negoziazione @ @ @

orientamento all'utente @ @ @ @ @

area intellettivaanalisi @ @ @

interpretazione norme @

raccolta elaborazione dati @ @ @ @

stesura di report @ @ @

problem solving @ @ @

risoluzione problemi operativi @ @

area innovativaproposta di soluzioni innovative @

iniziativa @ @ @

adattabilità e flessibilità @ @ @ @ @

16 14 12 8 6

La matrice

Area 1gestionale

Area 2relazionale

Area 3intellettiva

Area 4innovativa

@