Formazione e gestione delle Formazione e gestione delle raccolteraccolte

Rossana MorrielloRossana Morriello

Venezia, 5 dicembre 2005Venezia, 5 dicembre 2005

• Acquisizione

• Selezione

• Sviluppo delle raccolte

• Gestione delle raccolte

Gestione delle raccolte:Gestione delle raccolte:

Gestione consapevole e pianificata del sistema (non discrezionale)

Crescita qualitativa e coerentePassaggio a utente - analisi di comunità

- monitoraggio costante dell’uso

Aggiornamento e revisione continueCooperazione interna ed esterna

Gestione delle raccolteGestione delle raccolte

• Definizione fisionomia documentaria• Definizione scopi ed obiettivi • Pianificazione processo• Individuazione fonti per controllo sulla

produzione editoriale• Selezione ponderata documenti• Acquisizione• Trattamento e mediazione documenti• Monitoraggio costante dell’uso• Aggiornamento e revisione continue

Gestione delle raccolte come Gestione delle raccolte come processoprocesso

Il processo di elaborazione di una politica di gestione delle raccolte comincia con un gruppo di persone interessate al futuro della loro biblioteca che si riuniscono per discutere come sviluppare quella biblioteca al meglio; per pianificare, programmare e realizzare, in modo che possa essere fornito un servizio ottimale con un uso appropriato e giudizioso delle risorse

Programmazione in base aProgrammazione in base a

• mission biblioteca

• organizzazione e contenuto raccolte

• utenza reale e potenziale

• spazio fisico a disposizione

• contesto documentario in cui la biblioteca opera

SelezioneSelezione

• Risorse cartacee (libri, periodici)

• Non-book materials (videoregistrazioni, dia)

• Risorse digitali (siti web, periodici elettronici, banche dati, e-books)

Valutazione: il metodo sistematicoValutazione: il metodo sistematico

• Obiettivi - Strategia• Letture preliminari• Criteri• Analisi (completa, abile scrematura, sguardo

esperto) - Correlazioni • Pubblicazioni confrontabili - Opinioni

aggiuntive - Informazioni supplementari• Conclusioni personali - Risultati finali -

Applicare i risultati

Criteri WhittakerCriteri Whittaker

Persone (autore, curatore, editore, tipografo)

Piano (argomento, origini, scopo, pubblico)

Contenuti (fiction – non fiction)

Organizzazione (disposizione grafica, indici, rinvii)

Progetto grafico (formato, leggibilità, aspetti estetici)

Produzione (metodi, “abilità artigianale”, materiali)

Posizionamento (nei confronti mercato, nei confronti raccolte)

Contenuti – Non fictionContenuti – Non fiction

• Reputazione• Ricerca: metodi e fonti• Validità• Lunghezza• Ambito• Dettaglio• Punto di vista• Pregiudizi• Equilibrio• Livello

• Stile• Accuratezza• Aggiornamento• Revisione• Durata• Inform. bibliografica• Inform. iconografica• Caratt. particolari• Materiali di supporto• Effetto

Contenuti - FictionContenuti - Fiction

• Reputazione• Ricerca: metodi e fonti• Osservazione• Inventiva• Lunghezza• Intreccio• Ambientazione• Personaggi• Livello

• Approccio• Stile• Spirito• Durata• Informazione

iconografica• Materiale di supporto• Effetto• Potere

Libri per ragazziLibri per ragazzi

non – fiction:• Livello• Leggibilità• Stile• Effetto• Apparato

iconografico• Informazioni

bibliografiche

fiction:• Livello• Informazione

iconografica• Approccio• Pregiudizi• Effetto

Modello ConspectusModello Conspectus

Livelli di copertura disciplinare:

0 – nessuna copertura1 – livello minimo2 – livello di base3 – livello di istruzione4 – livello di ricerca5 – livello di specializzazione

Codici lingua

Uso della CDD

740 Disegno – Arte decorativa 3F 741 Disegni 1E 742 Prospettiva 1E 743 Temi e motivi vari di disegno 2E 744 Disegno geometrico e tecnico 1E 745 Arti minori 4W 746 Stoffe 1E 747 Arredamento – Decorazione interna 1E 748 Arte vetraria 5W 749 Mobili 1E E=prevalenza italiano F=italiano e inglese W=tutte le lingue ...

Livello di copertura disciplinare Livello di copertura disciplinare (Conspectus)(Conspectus)

Descrizione Biblioteche

Livello 1

Biblioteche

Livello 2

Biblioteche Livello 3

Narrativa adulti

Minimo Di base Di studio /

istruzione

Saggistica adulti

Minimo Di base Di studio

Informatica Minimo Minimo Di studio

Archeologia Minimo Minimo Di base

I documenti multimedialiI documenti multimediali(Whittaker)(Whittaker)

• Persone:Persone: nuove figure tecniche nuove figure tecniche (webmaster, computer grafico, ecc.)(webmaster, computer grafico, ecc.)

- identificazione chiara dei ruoliidentificazione chiara dei ruoli- informazioni bibliografiche e biograficheinformazioni bibliografiche e biografiche- contatticontatti- responsabilità editoriale esplicitaresponsabilità editoriale esplicita

I documenti multimedialiI documenti multimediali

• Contenuti:Contenuti: aggiornamento e revisione, aggiornamento e revisione, informazione iconograficainformazione iconografica

- autorevolezza responsabili e contenuto- autorevolezza responsabili e contenuto

- buona gestione dei link interni ed esterni- buona gestione dei link interni ed esterni- validità e controllo dei link validità e controllo dei link - informazioni bibliograficheinformazioni bibliografiche- informazione iconograficainformazione iconografica

I documenti multimedialiI documenti multimediali

• Progetto grafico:Progetto grafico: grafica dei contenuti e grafica dei contenuti e della confezione, leggibilità e della confezione, leggibilità e accessibilitàaccessibilità

- design del contenuto multimedialedesign del contenuto multimediale

- leggibilità/accessibilitàleggibilità/accessibilità

- utilità e coerenza immaginiutilità e coerenza immagini

I documenti multimedialiI documenti multimediali

• Organizzazione:Organizzazione: ipermedialità, ipermedialità, navigabilitànavigabilità

- link di ritornolink di ritorno

- chiarezza icone, bottoni- chiarezza icone, bottoni

- presenza indici, help in linea, motore di presenza indici, help in linea, motore di ricerca internoricerca interno

I documenti multimedialiI documenti multimediali

• Produzione:Produzione: abilità tecniche (HTML, abilità tecniche (HTML, software utilizzato)software utilizzato)

• PosizionamentoPosizionamento (costi, confronti) (costi, confronti)

• Attrezzature:Attrezzature: compatibilitàcompatibilità

Linee guida MINERVALinee guida MINERVA

"adottare un uso intelligente del Web”

Linee guida MINERVALinee guida MINERVA

• enfasi sull’utente

i criteri per la valutazione della qualità di un sito web sono essenziali per misurarne l’efficacia. Alcuni di essi sono generali per il Web, altri sono specifici per i siti Web culturali. Questi ultimi vanno misurati sull’efficacia dell’interazione tra gli obiettivi dell’istituzione culturale, le esigenze dell’utente, e le caratteristiche dell’applicazione Web

Linee guida MINERVALinee guida MINERVA

criteri per l’accessibilità

criteri per l’usabilità

- Contenuti

- Navigabilità - Design

Linee guida MINERVALinee guida MINERVA

criteri per l’accessibilitàcriteri per l’accessibilità

linee guida consorzio W3Clinee guida consorzio W3C

Linee guida MINERVALinee guida MINERVA

Criteri per l’usabilità: contenuti (I)Criteri per l’usabilità: contenuti (I)• aggiornamento aggiornamento • copertura disciplinare (in relazione copertura disciplinare (in relazione

all’utenza)all’utenza)• completezzacompletezza• concisioneconcisione• ricchezzaricchezza• multilinguismomultilinguismo• accuratezzaaccuratezza

Linee guida MINERVALinee guida MINERVA

Criteri per l’usabilità: contenuti (II)Criteri per l’usabilità: contenuti (II)• chiara indicazione di responsabilità (del sito chiara indicazione di responsabilità (del sito

e dei contenuti)e dei contenuti)• politica relativa alla pubblicitàpolitica relativa alla pubblicità• autorevolezza (bibliografia, informazioni)autorevolezza (bibliografia, informazioni)• oggettivitàoggettività• unicitàunicità• appropriatezza e facilità di comprensione appropriatezza e facilità di comprensione

dell’organizzazione, raggruppamenti, dell’organizzazione, raggruppamenti, suddivisione dell’informazionesuddivisione dell’informazione

Linee guida MINERVALinee guida MINERVA

Criteri per l’usabilità: designCriteri per l’usabilità: design• leggibilità (font 10 pt – almeno 12-14 per più leggibilità (font 10 pt – almeno 12-14 per più

di 65 anni)di 65 anni)• carattere standard (TNR e Arial/Helvetica)carattere standard (TNR e Arial/Helvetica)• organizzazione dello spazio (es. informazioni organizzazione dello spazio (es. informazioni

essenziali in alto)essenziali in alto)• uso adeguato delle immaginiuso adeguato delle immagini• uso dei colori (es. sfondi, utenti svantaggiati)uso dei colori (es. sfondi, utenti svantaggiati)

UsabilitàUsabilità

Contenuti:Contenuti: le pagine web dovrebbero le pagine web dovrebbero avere come primo obiettivo quello di avere come primo obiettivo quello di fornire contenuti di qualità che fornire contenuti di qualità che interessano l’utenteinteressano l’utente

Facilità d’usoFacilità d’uso:: la maggiore o minore la maggiore o minore facilità con cui gli utenti riescono a facilità con cui gli utenti riescono a trovare i contenuti che voglionotrovare i contenuti che vogliono

AcquisizioneAcquisizione

• Monografie: editore, commissionaria, libreria

• Periodici: editore, commissionaria, con

gara

• Risorse elettroniche: editori, aggregatori, tramite consorzi

La revisione (Whittaker)La revisione (Whittaker)

• Criteri originari (reputazione, aggiornamento dei contenuti, pubblicazione di edizioni successive)

• Criteri aggiuntivi (uso del documento, condizioni fisiche, disponibilità di altre copie, linee guida

pubblicate)

MUSTIE (SMUSI o IOUPI)MUSTIE (SMUSI o IOUPI)

M = fuorviante o inaccurato

U = usurato, logoro, non più riparabile

S = superato (da nuova edizione o altro libro simile)

T = nessun valore letterario o scientifico

I = irrilevante per interessei comunità

E = ottenibile altrove in ILL

MUSTIE (SMUSI o IOUPI)MUSTIE (SMUSI o IOUPI)

• Criteri MUSTIE

• Uso del documento

• “Anzianità” del documento

es. 8/3/MUSTIE

Politiche di revisione e Politiche di revisione e valutazionevalutazione

• Scarto (macero, donazione, vendita)

• Spostamento a magazzino

• Sostituzioni

• Duplicati

• Rilegatura

• Programmi per conservazione

• Modalità valutazione uso raccolte

Formalizzazione processoFormalizzazione processo

• carta delle collezioni

• piano di sviluppo delle collezioni

• protocolli di selezione

Carta delle collezioniCarta delle collezioni

• Definizione finalità (mission) della biblioteca e delle raccolte

• Profilo della comunità e dell’utenza• Finalità del documento (obiettivi in PSC)• Selezione• Connotati delle collezioni (collezioni speciali,

aree particolari)• Politiche di revisione continua e valutazione• Aree tematiche• Consorzi e accordi di cooperazione

Raccogliere informazioni Raccogliere informazioni sull’utenza reale e potenzialesull’utenza reale e potenziale

Quali fonti?

• la comunità

• la biblioteca

La comunitàLa comunità

Quali dati?

• Profilo geografico-ambientale-urbanistico

• Profilo economico-produttivo• Servizi culturali per il tempo libero• Mobilità• Profilo demografico

La bibliotecaLa biblioteca

• Informazioni dirette o primarie:

Indagini, interviste, gruppi campione (es.gruppi di lettura, amici della biblioteca, …)

• Informazioni indirette o secondarie:

Statistiche interne: prestiti, ILL, DD, catalogazione, reference, …

Collezioni specialiCollezioni speciali

• Ragazzi• Multiculturali• Disabili• Terza età• Storia e cultura locale• Reference• Documentazione di fonte pubblica• ….

Collezione specialeCollezione speciale

“una collezione di libri collegati alla storia locale, a celebrità, industrie, ecc. oppure su un certo soggetto o periodo, o raccolti per qualche ragione particolare, in una biblioteca a carattere generale”

e che di conseguenza, per le specifiche caratteristiche possedute, di solito viene trattata separatamente

Ray Prytherch, Harrods Librarians’ Glossary and Reference Book, Brookfield : Ashgate, 2000

Aree particolariAree particolari

• Doni

• Scambi

• Doppie copie

• Desiderata

Consorzi e accordi cooperazioneConsorzi e accordi cooperazione

• Collezione di un sistema non è solo quella della singola biblioteca, ma la sommatoria di delle raccolte di tutte le biblioteche

• Anche il materiale che si può dare o ricevere da un’altra biblioteca con ILL o DD fa parte della collezione del sistema

• Visione utente della biblioteca moderna deve essere questa

• Utente deve sapere cosa biblioteca ha e cosa condivide

Piano di sviluppo delle collezioniPiano di sviluppo delle collezioni

• Programmazione annua obiettivi

• Traduzione obiettivi in quantità di documenti

• Ripartizione del budget nei vari settori

• Desiderata

• Quantità di copie da acquisire

• Criteri svecchiamento e scarto

Risorse elettronicheRisorse elettroniche

• Includere le risorse elettroniche nel PSC generale

oppure

• Creare PSC specifico per ER

PSC per risorse elettronichePSC per risorse elettroniche

• Scopo e audience• Utenti (es. utenti remoti, e-learning)• Obiettivi (es. alfabetizzazione informatica)• Accesso (es. filtri Internet, gratuità)• Integrazione nella collezione (anche fisica)• Organizzazione e indicazione delle

responsabilità (es. inclusione informatici)• Accordi di cooperazione• Relazione con altri documenti (nel caso sia

specifica per ER)

Protocollo di selezioneProtocollo di selezione

• Settore disciplinare specifico o classe

• Budget messo a disposizione dal PSC

• Ripartizione budget per tipologia materiale (es. reference, monografie)

• Fonti per la selezione del materiale

• Modalità di verifica dei criteri utilizzati

Strumenti di comunicazioneStrumenti di comunicazione

• Utenti, amministratori, finanziatori anche esterni di obiettivi e scelte

• Personale interno

• Personale neo-assunto (training)

• Altre biblioteche

• Partner in progetti di cooperazione

• Fornitori

Strumenti di programmazioneStrumenti di programmazione

• Programmare obiettivi

• Definire standard nella scelta e scarto

• Definire le priorità

• Giustificare utilizzo e richieste fondi

• Rivalutare le collezioni

• Limitare discrezionalità

• Garantire continuità

ValutazioneValutazione

Valutare le raccolte significa

rilevare la loro capacità di

soddisfare le esigenze dell’utenza

ValutazioneValutazione

• Misurazione uso effettivo raccolte-indice di prestito-Indice di prestito materiale recente acquisito-indice di circolazione-indice di scarto-indice di inutilizzo-indice di ILL

• Statistiche sull’uso delle ER• Indagini sull’uso delle raccolte cartacee e digitali

Per approfondimenti:Per approfondimenti:

- AIB-WEB. Formazione e gestione delle raccolte, a cura di Rossana Morriello, c2004-06-29, http://www.aib.it/aib/lis/gest.htm

- Giovanni Solimine, Le raccolte delle biblioteche: progetto e gestione, Milano, Bibliografica, 1999

- Loredana Vaccani, Revisione delle raccolte, Roma, AIB, 2005

- Kenneth Whittaker, Metodi e fonti per la valutazione sistematica dei documenti, edizione italiana a cura di Patrizia Lucchini e Rossana Morriello, Manziana, Vecchiarelli, 2002