БИЗНЕС И БУХГАЛТЕРИЯ БЕЗ БУМАГ

Рябченко Игорьдолжность

#DOCCONF

Сколько сотрудников в вашей компании обрабатывают документы?

Документооборотс контрагентами

Налоговые проверки

Внутренний документооборот

Бухгалтерская отчетность

Представление в суды

Хозяйственное обеспечение

Документооборот на практике

• Пакеты документов теряются

• Неизвестно, где ваши закрывающие документы

• Ошибки в документах

• Вы не можете быстро найти оригинал документа

• В случае налоговой проверки, бухгалтерии не хватает времени

СРАВНЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ БУМАЖНОГО И ЭЛЕКТРОННОГО ТИПОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Традиционный бумажный документооборот

Электронный документооборот

ЗАЧЕМ НУЖЕН ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ С КОНТРАГЕНТАМИ?

Экономика

• ФНС и суды признают электронные документы в качестве оригиналов

• Сокращение расходов до 80% в год на печать, доставку, обработку и хранение

• Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантии принятия документов

• Соблюдение сроков предоставления документов в ИФНС

Контрагенты и Бизнес-процессы

• Снижение трудоемкости: получение и отправка ЭД прямо из учетной системы (1С, SAP и др.)

• Ускорение внутренних бизнес-процессов

• Мгновенное получение и отправка ЭД

• Онлайн контроль статуса ЭД

(получен, подписан, отказ в подписи)

Отрасли с актуальной потребностью в ЭДО

Ритейли торговля

Финансовые услуги

Энергетика и ЖКХ

Производство

Автопром

Телеком

IT-услуги

Фармацевтика

Строительство и недвижимость

Логистика

Нефтегазовые компании

ЧТО ТАКОЕ

О сервисеДиадок — это система обмена юридически значимыми электронными документами с контрагентами.• Счета-фактуры, формат и порядок обмена

которыми регулируется Минфином и ФНС

• Акты и ТОРГ12, формат которых определен ФНС и пригоден для предоставления в контролирующие органы

• Неформализованные документы, (договора, акты выполненных работ, платежные поручения и т.д.)

Диадок – проект компании• Оператор отчетности

ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР и другие контролирующие органы

• Оператор ЭДО свидетельство № 0002 от 13.06.2012

• Более 1 200 000 клиентов

• Крупнейший разработчик SaaS в Россиипо данным Cnews.ru

Веб-версия сервиса Диадок

Этапы прохождения документа

Как выглядит распечатанный электронный документ?

> 850 000

> 37 700 000

компаний уже зарегистрировано в Диадоке

передано электронных документов через Диадок за период с 01.08.2010 по 31.12.2014Считаем только электронные документы, документооборот по которым завершен

не включая тестовые и пилотные ящики в сервисе

Перспективы ЭДО

ИФНС поддерживает ЭДО

•Дорожная карта проекта «Совершенствование налогового администрирования» •Обязанность обеспечить получение требований по ТКС (134-ФЗ)

•С 1.01.2015 покупатель может принять к вычету счет-фактуры, полученные до подачи декларации (382-ФЗ от 29.11.2014)

•Сведения из Книги покупок и продаж исключительно в электронном виде с 01.01.2015

Рост трафика ЭДОПо нашим прогнозам ожидаем рост в 3,5 раза к концу 2015 года

УДОБСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ЧЕРЕЗ ДИАДОК

Получение и обработка

•Ликвидируется потребность в ручном распределении и сканировании документов

Хранение

•Нет расходов на содержание архива•Нет штрафов при потере бумажных документов

Истребования

•Нет расходов по бумажной печати•Снижение расходов на доставку (Почта России, курьер)

Сокращение финансовых издержек

Снижение трудоемкости

Получение

•Автоматическое распределение документов в нужное подразделение

Обработка

•Работа с ЭД в учетной системе (УС): получение, учет, создание и отправка непосредственно из УС

Хранение

•Легкий и быстрый поиск и извлечение документов из электронного архива

Истребования

•Подготовка документов сокращается до их сбора и загрузки в систему электронной отчетности

Готовые интеграционные решения

• Работайте с электронными документами прямо из вашей учетной системы

• 1С, SAP, Oracle, Docsvision, Directum, MS Sharepoint, Парус, ЭЛАР, EnSol

Интеграционный модуль 1С

Для клиентов, использующих 1С 7.7, 8.2, 8.3, разработан готовый интеграционный модуль.

Модуль реализован в виде внешней обработки и не требует изменений в конфигурации.

Клиенты, установившие Модуль 1С

Интеграция на уровне программы

Диадок можно встроить с помощью API в любую информационную систему:

• Любые системы бухгалтерского учета

• ERP-системы

• ECM / СЭД

• Биллинговые системы

Техническая поддержка со стороны СКБ КонтураКоманда Диадока накопила значительный опыт внедрения сервиса в крупные компании

ПРОВЕРЬТЕ — КТО ИЗ ВАШИХ КОНТРАГЕНТОВ УЖЕ РАБОТАЕТ В ДИАДОКЕdiadoc.ru

ПЕРЕХОД НА ЭДО Группа ЧПТЗ

О компании

ЧТПЗ – промышленная группа металлургического комплекса России, производитель трубной продукции с общей долей рынка около 20%.Входит в десятку крупнейших трубных компаний мира.

Выручка компании превышает $2 млрд, на заводах компании ЧТПЗ работает около 32 000 человек.

Количество контрагентов:Ежегодный документооборот на бумаге:

Группа ЧТПЗ объединяет предприятия и компании черной металлургии: •ОАО "Челябинский трубопрокатный завод",•ОАО "Первоуральский новотрубный завод", •ЗАО Торговый дом "Уралтрубосталь", •ООО "МЕТА" - по заготовке и переработке металлолома, •"Римера" - нефтесервисный дивизион .

Производственная отрасль

Особенности документооборота:

•Большой объем документооборота

•Первичная документация формируются в разных учетных системах.

Ключевые задачи:

•Необходимость оперативно редактировать документы

•Сокращение времени и расходов на доставку и сбор документов

•Необходимость в оптимизации расходов

Этапы прохождения документа

Структура пакета документов

• Сертификат качества

• ЖД квитанция

• Счет-фактура

• ТОРГ-12

Этапы внедрения ЭДО

Перевод в промышленную эксплуатацию занял 4,5 месяцев

Этап Период внедрения Этапы интеграции

1 с Февраля по Июнь 2014 г.

Опытная эксплуатация

2 с 10 июня 2014 г. Промышленная эксплуатация

3 с декабря 2014 г. Начало работы с контрагентами

4 с 1 квартала 2015 г. Запуск электронного обмена с другими предприятиями группы ЧТПЗ (в том числе с ООО «Мета»).

Интеграция

• Реализована интеграция на основе получения и отправки пакета документов (счет фактура, ТОРГ-12, ж/д квитанция, сертификат качества) из личного кабинета организации в Диадок

• реализована возможность автоматического занесения документов в корпоративную систему

• автоматическое подписание и возврат через Диадок подписанной накладной ТОРГ-12 по акцепту счетов-фактур

Объемы электронных документов

По ПНТЗС 10. 06.2014 по сегодня:

•Отправлено: 62 733 документа•Входящие: 1 500 документов

По ЧТПЗС 10. 06.2014 по сегодня:

•Отправлено: 29 577 документа•Входящие: 49 510 документов

• Экономия при полном переходе на ЭДО составляет до 70 % от текущих затрат

• Нет риска потери оригиналов документов

• Гарантия доставки

• Возможность организации электронного архива

• Уменьшение количества сотрудников занятых обработкой входящих и исходящих документов

• Отсутствие печатных форм документов

• Быстрое манипулирование документами в сервисе

Жизнь после перехода на ЭДО

Как сейчас все работает

1. Как все работает сегодня (когда и как поступают документы, процесс выставления, обработки, отправки и получения контрагентов документов)

2. Любые подробности, особенности, нюансы, которые бы Вы хотели отметить в работе компании

Результаты внедрения ЭДО

Какой не денежный эффект получен от проекта (расписать по возможности подходящие варианты в конкретных/ более или менее реальных цифрах):

•Контроль исполнения поручений и задач

•Повысилось качество и оперативность взаимодействия внутри компании, и с контрагентами

•Автоматизация бизнес-процессов

•Сокращение срока согласования документа в 7 раз

•Сокращение потребности в дополнительном персонале (отказались от 3х доп. Ставок)

Эффекты внедрения ЭДОна примере ГГАЗ

ПоказательБумажный документооборот

ЭДО Экономия

материальные затраты:

на 1 документна объем документов *

80 руб.

80*70 098 = 5 607 840 руб.

10 руб.

10*70 098 = 700 980 руб.

70 руб.

4 907 742 руб.

Сроки доставки документов

5-7 дней почта России

3-7 секунды Диадок

Существенная

Время сотрудников на обработку документов*

100% 20% 80% времени

Активные клиенты в Диадоке

Выгоды подключения к Диадоку

• Подключение к системе — 0 руб.

• Входящие документы — 0 руб.

• Готовый бесплатный модуль для 1С 7.7, 8.2, 8.3

• Оплата только за завершенные циклы документооборота

• Храним бесплатно документы на сервере

• Бесплатная профессиональная техподдержка 24*7*365

• Для работы в системе подходит сертификат КЭП для отчетности в ФНС

Ценовое предложение

Входящие документы Бесплатно

Исходящие формализованные документы(СФ, торг-12, акт выполненных работ) 7 руб.

Исходящие неформализованные документы 3,5 руб.

Хранение документов на сервере Бесплатно

Модуль 1С Бесплатно

Мы пройдем весь этот путь вместе с вами!

Проведем пилот, сделаем интеграцию, подключим контрагентов!

Опыт работы с крупнейшими компаниями на diadoc.ru

ВОПРОСЫ?

Рябченко Игорь

Руководитель сбытовых проектов

+7 (951) ххх-хх-хх+7 (351) ххх-хх-хххххх@skbkontur.rudiadoc.ru

Проект компании

#DOCCONF